Operationschefer är som orkesterdirigenter. Precis som dirigenten samordnar alla olika instrumentalister och säkerställer en harmonisk musikupplevelse, övervakar och samordnar en operationschef uppgifter och resurser för att hålla verksamheten synkroniserad.
Oavsett om det handlar om att se över processer för att eliminera överflödiga moment och göra arbetsflödena kostnadseffektiva eller att hantera snabba kvalitetssäkringsprogram, gör en driftschef allt för att hålla företaget igång. 💡
För att förstå komplexiteten i denna position, ta en titt på vår beskrivning av en dag i livet för en driftschef. Förutom de dagliga arbetsuppgifterna kommer vi att utforska olika aspekter av denna viktiga roll, inklusive:
- Önskvärda kvalifikationer
- Verktyg och tekniker som driftschefer använder
Förstå rollen som driftschef
En driftschef har många roller i en organisation. De är involverade i flera viktiga processer och procedurer – från strategisk planering och effektiv uppgiftshantering till kvalitetssäkring. De kommunicerar vanligtvis med andra avdelningar och divisioner inom ett företag, men kan också ibland ha kontakt med kunder.
På grund av jobbets dynamiska natur måste de ha stark teknisk och affärsmässig expertis samt självförtroende att fatta viktiga beslut på stående fot. De måste också ha ett brett spektrum av mjuka färdigheter, såsom tidsplanering och kommunikation.
I följande avsnitt går vi igenom de tre huvudsakliga funktionerna för en driftschef:
1. Planering och prioritering för att öka effektiviteten
Operationschefen måste först ha en grundlig förståelse för organisationens övergripande affärsmål. Deras uppgift är att anpassa företagets övergripande mål till operationsgruppernas mål genom att utarbeta en effektiv operationsstrategi.
Under strategiprocessen fokuserar driftschefen på:
- Operativ planering: Driftschefen definierar de åtgärder som organisationen eller specifika team måste vidta och fastställer deadlines för dem. Dessa planer kommer att ligga till grund för driftschefens kapacitetsplanering och riskhanteringsstrategier.
- Prioritering: Driftschefen samråder med andra ledande befattningshavare för att besluta vilka aktiviteter som ska prioriteras högre på teamets att göra-lista. Att prioritera några få mål åt gången förhindrar kvalitetsproblem längre fram.
- Besluta om prestationsmått: Driftschefen måste ägna tid åt att fastställa de nyckeltal (KPI) som kommer att markera verksamhetens framgång och bidra till företagets hälsa i årsredovisningen.
2. Processdesign samt övervakning och hantering av kvalitetssäkringsprogram
Med hänsyn till företagets mål, lagar och branschstandarder utformar driftschefen policyer och arbetsflöden för hela organisationen. De måste uppdatera dessa policyer och förbättra processerna när ny information kommer in.
Operationschefen måste samordna med andra avdelningar som är involverade i leveransen av produkter och tjänster. Det kan innefatta att driva kvalitetssäkringsprogram för att kontrollera produktionseffektiviteten, kostnadseffektiviteten i den aktuella logistiken och optimal fördelning av personalresurser (HR).
Om den operativa prestandan inte är tillfredsställande kan chefen omforma eller optimera processerna för att göra dem kostnadseffektiva och uppnå gynnsamma resultat.
Operationschefen övervakar också verksamheten både på plats och ute på fältet. Utöver allt detta övervakar de budgetar och utför kostnads-nyttoanalyser för att bedöma den ekonomiska effekten av operativa beslut. 💵
Proffstips: Med den kostnadsfria mallen för kostnads-nyttoanalys från ClickUp kan driftschefer snabbt utvärdera kostnadseffektiviteten hos tillgängliga processer innan de investerar i en. Med sin enkla, färgkodade design förenklar mallen komplexa beslut.
3. Personalhantering
En bra driftschef samarbetar ofta med HR-chefen för att göra följande:
- Håll koll på medarbetarnas scheman
- Introduktion av nya medarbetare
- Planera arbetet effektivt, i enlighet med medarbetarnas kompetens och tillgänglighet.
- Dokumentera bästa praxis och standardrutiner (SOP).
- Utveckla effektiva utbildningsprogram för att förbättra produktionsgruppernas effektivitet.
- Implementera nya system för att registrera anställdas närvaro och arbetstid.
- Skriv processmanualer för att förbättra effektiviteten och teamets produktivitet.
- Implementera säkerhetsåtgärder i fabriker och kontorslokaler
Proffstips: För att bedöma teamets kapacitet och fördela uppgifter effektivt kan chefer använda ClickUps mall för medarbetarschema.
Mallen har olika vyer, till exempel tavla och kalender, så att cheferna kan bedöma arbetet ur olika vinklar. De kan också följa framstegen mot projektspecifika milstolpar.
En typisk dag i livet för en driftschef
Varje dag är unik för en driftschef. Nedan beskriver vi hur en genomsnittlig dag ser ut.
På morgonen
Vanligtvis är driftschefen en av de första som anländer till kontoret. Detta gör att hen kan rensa huvudet så att hen kan ta itu med dagens utmaningar. Hen ser först till att allt är i ordning för att driftsprocesserna ska kunna starta. 🌄
För att se vad som väntar under dagen och kunna planera effektivt går driftschefen igenom sin att göra-lista och kalender. De kollar också sin e-post för att se om det finns några problem som måste hanteras omgående.
Proffstips: Mycket produktiva driftschefer använder vanligtvis en lösning för uppgiftshantering som ClickUp för att hålla ordning på saker digitalt. Till exempel är ClickUps funktion för uppgiftschecklistor ett självklart val för många chefer, eftersom den förenklar komplexa uppgifter och gör dem mer hanterbara.
Daglig problemlösning (med exempel)
Operationschefen ägnar större delen av sin arbetsdag åt att lösa akuta problem. 🚨
Till exempel meddelar leverantören att de är försenade med leveransen av råvaror på grund av väderförhållanden. I så fall utvärderar driftschefen befintligt lager, prioriterar produktionen av de mest brådskande produkterna och informerar kunderna om eventuella förseningar. De kan också kontakta alternativa leverantörer för att minimera störningarna.
Vid ett plötsligt maskinhaveri ringer driftschefen upp eller samlar ett team för att omedelbart ta itu med reparationen. Om en snabb lösning inte är möjlig bestämmer chefen hur allt arbete ska utföras med hjälp av tillgänglig maskinutrustning och hur produktionsförseningar ska undvikas.
Ett annat stressande problemlösningsscenario uppstår när en nyckelmedarbetare måste ta oväntad sjukledighet på obestämd tid. Här har driftschefen till uppgift att hitta en tillfällig ersättare.
Under dagen måste en driftschef alltså vara beredd att hantera dessa oväntade problem, och för detta måste deras riskhantering vara av högsta klass.
Proffstips: När operationschefer står inför ett svårt beslut kan de använda ClickUps mall för värderiskmatris. Mallen låter dem lista alla lösningar på ett problem, tilldela värde- och riskbetyg och visualisera var varje alternativ står i Whiteboard-matrisen. När den optimala lösningen har hittats kan chefen prioritera den i arbetsytan så att teamet kan börja arbeta med den så fort som möjligt.
Möten
Operationschefer deltar eller leder vanligtvis många möten och samtal under dagen, till exempel med:
- Andra chefer: Vanligtvis håller driftschefen veckomöten med alla chefer och avdelningschefer. Under dessa möten sammanfattar de föregående veckans arbete och planerar för nästa vecka. Detta är ett tillfälle att lyfta fram problem och granska rapporter.
- Kunder: Kunder, särskilt nya, brukar ha många frågor och funderingar. Driftschefen besvarar några av dem och förklarar hur företaget kommer att utföra det arbete som det anlitats för.
- Högre chefer: Driftschefen tar upp process- eller kvalitetsproblem med den högsta ledningen, till exempel verkställande direktören (VD) och generaldirektören (GD), för att hitta lösningar i rätt tid.
Proffstips: Att ha en tydlig mötesagenda och hålla sig till den säkerställer att samtalen blir effektiva och givande. Med ClickUp kan chefer skapa agendamallar för olika användningsfall för att påskynda förberedelserna inför framtida möten.
📮 ClickUp Insight: Nästan 35 % av kunskapsarbetare anser att måndagen är den minst produktiva dagen i veckan. Ackumulerade e-postmeddelanden, meddelanden och nya prioriteringar som dyker upp under måndagens standup-möten kan alla bidra till detta.
Men tänk om du kunde samla alla måndagsuppdateringar, uppgifter, möten och e-postmeddelanden på en enda plattform och ta itu med dem alla på en gång? Prova ClickUp, appen som har allt du behöver för jobbet!
Slut på dagen
Operationschefen måste stanna kvar till slutet av dagen ifall det uppstår akuta situationer. De avslutar vanligtvis dagen med att kontrollera sin inkorg, schemalägga möten och förbereda uppgifter för nästa dag. 🌇
Hur branschen kan påverka en driftschefs vardag
De dagliga arbetsuppgifterna för en driftschef varierar beroende på vilken bransch de arbetar i. Ta del av fyra branschspecifika exempel och relevanta ansvarsområden:
- Byggnation: Hantera inköp av material till byggarbetsplatser, spåra resursanvändning, säkerställa underhåll av utrustning, skicka ut utrustning och byggarbetare, övervaka leverantörers prissättning, hantera projektbudgetar.
- Informationsteknik (IT): Övervaka, underhålla och optimera nätverksinfrastrukturen, övervaka säkerhetsåtgärder och dataöverföringar, hantera uppgraderingar av hårdvara och mjukvara, analysera systemprestanda och föreslå förbättringar, lösa betydande tekniska problem.
- Hälso- och sjukvård: Beställa och spåra lager (medicinsk utrustning och förbrukningsmaterial), upprätthålla patientjournaler, fastställa anläggningens policyer och rutiner, säkerställa efterlevnad, utforma strategier för att optimera patientupplevelsen
- Detaljhandel: Bygga och upprätthålla kundrelationer, hantera lager, övervaka order, leveranser, försäljning, utreda kundklagomål och förslag.
Färdigheter och krav för en driftschef
Med tanke på mångsidigheten och vikten av driftledning måste kandidaterna ha rätt kvalifikationer och färdigheter för att komma i fråga för rollen. Ta reda på vad dessa är i avsnitten nedan.
Tekniska krav
Rekryterare kan leta efter följande egenskaper när de anställer driftschefer:
- Utbildning: Vanligtvis en kandidatexamen eller högre examen i driftsledning, företagsekonomi eller relaterat område. Examen indikerar individens teoretiska kunskaper.
- Dokumenterad arbetserfarenhet: Erfarenhet av driftsledning är idealiskt, men erfarenhet från andra ledande befattningar fungerar också.
- Hårda färdigheter: Några av de mest eftertraktade är kunskaper i dataanalys, budgethantering och projektledningsmetoder som Agile och Lean Six Sigma. Erfarenhet av relevant affärs- och ledningsprogramvara är önskvärd.
- Certifieringar: Även om det inte alltid är nödvändigt, visar certifieringar att chefen är villig att fortsätta utveckla sina färdigheter. Giltiga certifieringar för driftschefer inkluderar: Certifierad chefscertifiering (CMC) Projektledningsproffs (PMP) Certifierad säkerhetsövervakning och -hantering (CSM) Certifierad managementrevisor (CMA)
- Certifierad chefscertifiering (CMC)
- Projektledare (PMP)
- Certifierad säkerhetsövervakning och -hantering (CSM)
- Certifierad management accountant (CMA)
- Branschspecifika färdigheter: Kunskap om och erfarenhet av den specifika branschen kan öka chefens chanser att lyckas i rollen.
- Certifierad chefscertifiering (CMC)
- Projektledare (PMP)
- Certifierad säkerhetsövervakning och -hantering (CSM)
- Certifierad management accountant (CMA)
Affärssinne och administration
En driftschef bör ha analytiska färdigheter för att förstå affärsprocesser och inse vad som måste göras för att företaget ska fortsätta att fungera och växa. De bör också kunna tänka strategiskt, bedöma risker och möjligheter samt ha grundläggande kunskaper för att kunna tolka finansiella rapporter.
Färdigheter inom tids- och verksamhetshantering
Eftersom de måste hantera många uppgifter och resurser måste en driftschef vara organiserad. Deras jobb är att skapa scheman med hänsyn till projektets tidsplaner och medarbetarnas tillgänglighet.
Operationschefer använder ofta Gantt-diagram ( tillgängliga i ClickUp ) för att skapa och följa upp projektets tidsplaner.
Interpersonella och kommunikativa färdigheter
Operationschefer interagerar med nästan alla parter som är involverade i verksamheten. Det inkluderar personal, andra chefer, ledning, distributörer och kunder. Därför måste de vara artiga och upprätthålla starka relationer. De bör kunna dela med sig av idéer på ett effektivt sätt i alla medier.
Lednings- och coachningsfärdigheter
När det gäller personalhantering ansvarar driftschefen för att utbilda medarbetarna, hjälpa dem att utveckla sina procedurmässiga färdigheter och bli mer produktiva.
Verktyg och tekniker som operationschefer använder i sitt dagliga arbete
Följande riktlinjer kan hjälpa driftschefer att bli exceptionella i sitt arbete.
1. Utnyttja kraften i programvara och automatisering
När du har fått en djup förståelse för alla operativa processer kan du börja införa teknik. Detta gör att du och ditt team kan arbeta mer effektivt, automatisera vissa rutinmässiga uppgifter och förhindra driftstopp relaterade till administrativa förseningar. Några vanliga programvaror som driftschefer använder är:
- Projektledningsverktyg
- Kommunikationssystem
- Helpdeskverktyg
- Lösningar för hantering av affärsprocesser
Med en omfattande plattform som ClickUp kan du ha alla dessa verktyg för verksamhetsledning under samma tak. 😍
ClickUp kan fungera som en samlingspunkt för all din kunskap, planering och uppföljning av arbetsflöden. Använd ClickUp Tasks och dess inbyggda projektledningsfunktioner för att schemalägga och tilldela uppgifter. Dela upp dem i deluppgifter eller checklistor och ange beroenden för att skapa ett smidigt arbetsflöde för hela teamet.
Visualisera allt kommande arbete i en av ClickUps över 15 anpassningsbara vyer – den klassiska tavelvyn och kalendervyn är favoriter bland driftschefer!
Det är inte allt – effektivisera kundsupporten och samla in feedback med hjälp av ClickUps anpassningsbara formulärvy. Plattformen omvandlar automatiskt svaren till uppgifter, vilket sparar tid jämfört med att bearbeta dem manuellt.
För att kommunicera med team eller individer för snabb problemlösning kan du använda chattfunktionen eller tagga teammedlemmar i uppgiftskommentarer. Och om du vill brainstorma nya strategier och planera processer på ett mer visuellt sätt kan du använda ClickUp Whiteboards och Mind Maps som stöder samarbete i realtid.
Bonusläsning: De bästa mallarna för projektledning för driftteam!
2. Data är din bästa vän
Om du inte mäter prestanda är det svårt att avgöra hur framgångsrik din verksamhet är. Data gör det möjligt för dig att vara objektiv och följa stegvisa framsteg. Det är också nyckeln till att identifiera flaskhalsar innan de eskalerar till betydande problem.
Du behöver också ett effektivt sätt att organisera all data så att du har den till hands. Använd ClickUp Docs, plattformens dokumenthanterare och redigerare med avancerade formateringsfunktioner. Den är utrustad med en inbyggd AI-assistent som kan:
- Bearbeta dataförfrågningar för uppgifter och processer i ditt ClickUp-arbetsutrymme
- Brainstorma lösningar för driftteam (med över 100 förslag)
- Skapa projektplaner och processguider
- Sammanfatta mötesanteckningar
3. Var inte rädd för att analysera konkurrenterna
Du bör titta på de verksamheter och mätvärden som företag och chefer som du ser upp till använder. Fundera på hur du kan implementera dem i dina arbetsflöden. Var dock försiktig så att du inte överdriver. Vissa taktiker kanske inte fungerar för just din nisch.
Bonusläsning: Kolla in dagens bästa verktyg för konkurrentanalys.
4. Övervaka men mikrostyr inte
Många driftschefer gör det svårt för sig själva genom att detaljstyra ALLA anställda – det fungerar inte.
Målet är att medarbetarna ska kunna arbeta självständigt utan ständig övervakning. Du bör visserligen övervaka arbetet för att säkerställa att den dagliga verksamheten flyter smidigt, men det är viktigt att investera i personalutbildning och lita på ditt team. På så sätt kan du fokusera på viktigare uppgifter – att effektivisera arbetsflöden och prestanda.
ClickUp låter dig följa framstegen på distans när arbetet slutförs. Du kan sätta upp mål och mätbara målsättningar. Bläddra bland över 50 rapportkort och ordna dem på din personliga ClickUp-instrumentpanel. På så sätt får du en snabb översikt över teamets eller företagets processer i realtid.
5. Balansera effektivitet och kvalitet
I driftvärlden får varken effektivitet eller kvalitet drabbas. Även om det inte alltid är möjligt att uppnå båda till fullo, är det viktigt att göra din driftsstrategi stark inom båda aspekterna. Att alltid sträva efter denna balans kommer att stärka ditt företags lönsamhet och hållbarhet och positionera det som marknadsledande. ⚖️
Planera och driv verksamheten effektivt med ClickUp
I denna inblick i en driftschefs vardag har du lärt dig om de specifika arbetsuppgifterna och utmaningarna som rollen innebär. Även om jobbet är komplext kan alla driftschefer med rätt inställning, kompetens och motivation driva på effektivitet och innovation med utmärkta resultat.
Med ett verktyg som stöder dessa processer kan du nå dit snabbare. Registrera dig för ClickUp idag och använd någon av de många mallarna och funktionerna för att arbeta smartare – inte hårdare! 😉