Hur skapar man en Kanban-tavla i Excel? (Med mallar)

Undrar du hur man skapar en Kanban-tavla i Excel?

En Kanban-tavla ger dig en helhetsbild av ditt arbetsflöde och kan bidra till att förbättra teamets produktivitet. Framför allt slipper du slösa pengar på post-it-lappar. 💸

Och även om det är möjligt att skapa en Kanban-tavla i Excel, ska vi ta reda på om du faktiskt bör göra det.

I den här artikeln går vi igenom vad Kanban är, stegen för att skapa en Kanban-tavla i Excel och några praktiska mallar. Vi går också igenom begränsningarna och lyfter fram ett bättre alternativ till Kanban-tavlor i MS Excel.

Vad är en Kanban-tavla?

En Kanban-tavla är en visuell framställning av uppgifter med olika kolumner som representerar varje steg i arbetsflödet.

⭐ Utvald mall

Har du problem med röriga Excel-tavlor? ClickUps kostnadsfria Kanban-mall hjälper dig att organisera uppgifter visuellt och enkelt följa framstegen. Prova den nu!

Hämta gratis mall

Det gör att du kan följa framstegen och snabbt se vilka uppgifter som har fastnat, är på vänt eller behöver hjälp. Kanban-tavlor kan användas för att hantera projekt, följa arbetsflöden och effektivisera kommunikationen. Genom att använda en Kanban-tavla kan team enkelt samarbeta effektivt för att nå sina önskade resultat.

Med anpassningsbara vyer, enkla dra-och-släpp-funktioner och uppdateringar i realtid hjälper Kanban-tavlor teamen att hålla ordning och ha koll på sitt arbete. Dessutom kan du med den inbyggda varningsfunktionen enkelt skicka meddelanden till teammedlemmarna när uppgifter förfaller, slutförs eller flyttas.

Visualisera arbetet bättre med ClickUp

Och det som gör Kanban-systemet unikt är att det tvingar dig att slutföra den aktuella uppgiften innan du går vidare till nästa.

På så sätt slipper du drunkna i en lång lista med ”att göra”- eller ”pågående”-uppgifter.

Istället får du en längre lista över ”klara” uppgifter! 📄

Fördelarna med Kanban-metoden är också ganska häftiga. Den:

Vill du lära dig hur man använder Kanban för projektledning?

Läs vår ultimata guide till Kanban-projektledning .

Låt oss nu dyka in i hur man skapar en Kanban-tavla!

4 steg för att skapa en Kanban-tavla i Excel

Om du vill implementera Kanban i Excel följer här fyra enkla steg för att skapa en Kanban-tavla i Microsoft Excel:

Steg 1: Förbered din Excel-arbetsbok

Öppna en ny Excel-fil för att skapa din arbetsbok och lägg till två Excel-ark eller flikar.

Namnge det första arket ”Kanban-tavla” och det andra ”Kanban-kort”.

Steg 2: Skapa kolumner för arbetsflödet

En typisk Kanban-tavla har tre steg i arbetsflödet: ”Att göra”, ”Pågår” och ”Klart”.

Relaterat:

Skapa tre sektioner på fliken ”Kanban-tavla” och se till att de har samma bredd och tillräckligt med utrymme för att lägga till dina Kanban-kort.

Vi har till exempel skapat avsnittet ”Att göra” med en bredd på tre Excel-kolumner.

Slå ihop den första raden i de tre markerade kolumnerna och döp cellen till ”Att göra”.

Upprepa processen för att skapa avsnitten ”Pågår” och ”Klart”.

Formatera sedan en kolumn (i valfri färg) mellan varje avsnitt för att skilja åt statusarna. Ditt Kanban-ark eller fliken ”Kanban-tavla” bör se ut ungefär så här:

Kom ihåg att du alltid kan lägga till fler kolumner för arbetsstatus, beroende på ditt arbetsflöde.

Steg 3: Skapa Kanban-kort eller uppgiftskort

Nu när din Kanban-tavla är klar behöver du Kanban-kort.

Det är de här korten som du flyttar från ”att göra” till ”klart” och känner dig fantastisk när du klarar av det.

För att skapa dem går du till fliken ”Kanban-kort” i ditt Excel-ark (det är den andra fliken du skapade) och skapar tre uppgiftskort.

Se till att de har samma bredd (tre Excel-kolumner) som avsnitten för arbetsflödesstatus på fliken ”Kanban-tavla”. Detta gör det enkelt för dig att kopiera och klistra in uppgiftskorten på din Kanban-tavla.

I det här exemplet kommer varje uppgiftskort att innehålla:

När du har markerat de celler som ska ingå i ett kort klickar du på alternativet ”Sammanfoga över”, som visas nedan.

Fyll i uppgiftskorten i olika färger – det lämnar vi åt dig att bestämma.

Så här gör du:

Gör det tredje uppgiftskortet rött så att det visar att det har hög prioritet.

När du är klar bestämmer du vilka fält du vill lägga till på dina kort.

I vårt exempel lägger vi till dessa fem fält:

Hur lägger man till dessa fält?

Skriv bara in dem på varje kort, så borde det räcka.

Steg 4: Börja använda Kanban-tavlan

Nu är du redo!

Nu är det bara att börja använda den Kanban-tavla som du har skapat i Excel.

Hur använder man det?

Beroende på din uppgift kopierar och klistrar du in det önskade Kanban-kortet i rätt kolumn för arbetsflödesstatus på fliken Kanban-tavla. Fyll sedan i relevanta uppgifter i den tomma mallen för uppgiftskort.

Redigera korten varje gång du behöver lägga till en ny uppgift på uppgiftsbrädan.

För att flytta dem från en statuskolumn till nästa är det bara att klippa ut och klistra in dem.

Det var allt. Nu har du äntligen lärt dig hur man skapar en Kanban-tavla i Excel! 🙌

Puh! Tröttsamt, eller hur?

Det finns dock ett sätt att helt slippa skapa en Kanban-tavla i Excel från grunden.

Du kan använda en mall för en Kanban-tavla i Excel!

3 kostnadsfria mallar för Kanban-tavlor i Excel

Här är tre nedladdningsbara mallar för Kanban-tavlor som hjälper dig att komma igång direkt:

1. Mall för kumulativt flödesdiagram i Kanban

Här är en utmärkt Kanban-mall för Excel som hjälper dig att visualisera projektets framsteg.

Det kumulativa flödesdiagrammet kan hjälpa dig att identifiera eventuella hinder i projektet. Det kan också fungera som en Excel-mall för en Kanban-instrumentpanel.

2. Mall för personlig Kanban-tavla

Här är ytterligare ett alternativ för nedladdning av en Kanban-mall i Excel, inspirerad av klisterlappar.

Använd den här enkla och snygga mallen för att hantera dina personliga uppgifter på ett effektivt sätt.

3. Mall för Kanban-kort för uttag i Excel

Den här mallen är idealisk för tillverkningsprocesser och hjälper dig att visualisera en produkts rörelse inom ett lagersystem.

Du kan söka på ”Kanban-mall Excel” på Google för att hitta fler alternativ på webben, bland annat en automatiserad Kanban-mall för Excel, en mall för agil projektledning och mycket mer.

3 begränsningar med Kanban-tavlor i Excel

Även om du kan skapa Kanban-tavlor i Excel har det sina nackdelar att använda Excel för detta. Här är några av dem: 1. Excel är inte optimerat för Kanban-tavlor: Även om du kan skapa en Kanban-tavla i Excel är det inte det bästa eller mest effektiva sättet att göra det på. Excel var aldrig avsett för att skapa och hantera Kanban-tavlor, vilket gör det klumpigt och svårt att använda. 2. Svårt att hantera uppgifter: Med en Kanban-tavla i Excel är det svårt att hålla reda på uppgifterna och deras framsteg. Det är också svårt att flytta runt uppgifterna på tavlan. 3. Begränsad visualisering: Med en Excel-baserad tavla kan du inte få en bra överblick över hur ditt arbetsflöde ser ut. Det beror på att du inte enkelt kan visualisera uppgifternas framsteg och status. 4. Tidskrävande: Att sätta upp en Kanban-tavla i Excel kan vara mycket tidskrävande, särskilt om du vill anpassa den efter ditt projekt. Detta kräver att du manuellt överför information från andra dokument till tavlan.

En bättre lösning: Skapa Kanban-tavlor med ClickUp

ClickUp är din alltid pålitliga partner när det gäller projektledning. Och då menar vi från början till slut.

Från att brainstorma en projektidé till att slutföra flera projekt och uppgifter i tid – ClickUp finns där för dig varje steg på vägen.

Och viktigast av allt: ClickUp är det enda Kanban-verktyget du behöver!

ClickUps Kanban-vy är den ultimata Kanban-vyn. Du kan använda den för att implementera Kanban-metoden med dess smidiga dra-och-släpp-gränssnitt.

För att lägga till tavlevyn klickar du bara på + i verktygsfältet för uppgiftsvyer, så hittar du alternativet för detta.

Använd tavelvyn för att:

I ClickUps tavlevy kan du också ställa in en gräns för pågående arbete (WIP).

Vad är det?

WIP-gränsen är central i Kanban-metoden. Den sätter en gräns för antalet arbetsuppgifter som får finnas i varje Kanban-kolumn eller -steg.

På så sätt överbelastar du inte ditt team med arbete, vilket kan hämma deras produktivitet eller kvalitet.

Du kan till och med lägga till omslagsbilder på dina uppgiftskort för att göra dem snyggare!

Men vänta… tavelvyn är bara en av de många vyerna som ClickUp erbjuder!

Du får också:

ClickUp-kanbantavlor för team

ClickUps Kanban-tavlor kan hjälpa ditt team att hantera uppgifter mer effektivt och smidigt. Testa den här Kanban-tavlemallen från ClickUp till ditt nästa teamprojekt. Den är enkel att anpassa och låter dig lägga till uppgifter, justera förfallodatum, organisera uppgifter i kolumner och se framstegen för varje uppgift.

Du kan också tilldela enskilda uppgifter till teammedlemmar eller hela kolumner med uppgifter på en gång. Börja organisera dig redan idag med Kanban-tavlor!

Hjälp ditt team att utmärka sig med ClickUp-kanban-tavlor!

Att skapa egna Kanban-tavlor i Excel kan vara användbart om du inte har något emot allt manuellt arbete. 🙄

Det viktigaste att komma ihåg är att du i Excel inte arbetar med en Kanban-tavla.

Du arbetar helt enkelt med ett kalkylblad.

Varför göra det när du har kraftfulla specialiserade onlineverktyg för Kanban-tavlor som ClickUp?

Oavsett om du är projektledare, företagare eller bara en anställd kan du använda ClickUp för att skapa Kanban-tavlor, hantera resurser, se arbetsbelastningar, automatisera uppgifter och mycket mer.

Helt gratis!

Skaffa ClickUp gratis idag och arbeta enligt Kanban-metoden!