Tidigare innebar outsourcing av administrativa uppgifter att man anställde en personlig eller administrativ assistent till en högre kostnad. Nu kan du anställa en virtuell assistent från var som helst i världen och ta med dem i ditt team så att du kan arbeta mer effektivt.
Precis som alla andra duktiga teammedlemmar behöver en virtuell assistent rätt verktyg för att kunna arbeta enklare och effektivare. Det är där den bästa programvaran för virtuella assistenter kommer in i bilden.
Oavsett om du anställer virtuella assistenter eller är en virtuell assistent som letar efter ny teknik har vi de bästa alternativen här. Upptäck den bästa programvaran för virtuella assistenter att lägga till i din verktygslåda 2024.
Vad är programvara för virtuella assistenter?
Programvara för virtuella assistenter är alla verktyg eller program som virtuella assistenter (VA) använder för att effektivisera sitt arbete och kommunicera med teammedlemmar. Det är vanligtvis företagets ägare som bestämmer vilken programvara som ska användas, men om du själv är VA kan du föreslå verktyg till dina medarbetare.
De flesta virtuella assistentprogramvaror innehåller verktyg för fjärrsamarbete, teamkommunikation, påminnelser och dokumenthantering. Du kan också investera i programvara för artificiell intelligens (AI), till exempel AI-verktyg för möten, AI-kalendrar och AI-projektledningsverktyg.
Virtuella assistenter använder dessa verktyg för att hålla kontakten, kommunicera effektivt, hantera projekt och uppgifter samt skapa bättre arbetsrelationer med sina kunder. Med rätt verktyg blir arbetet enklare, snabbare och mer engagerande för alla inblandade. ☀️
Hur du väljer den bästa virtuella assistentprogramvaran för ditt företag
Det finns tusentals verktyg som en virtuell assistent kan använda för att arbeta mer produktivt, vilket kan göra det svårt att begränsa valet. Vet du inte var du ska börja? Här är vad du ska leta efter när du utvärderar olika programvaruverktyg för virtuella assistenter:
- Specialitet: Vad är appens specialitet, och passar den dina behov, till exempel snabbmeddelanden, fakturering, outsourcing av projektledning eller grafisk design?
- Funktioner: Har appen alla funktioner du behöver?
- Kännedom: Vet du och din virtuella assistent redan hur man använder den här appen eller den här typen av programvara?
- Pris: Är verktyget eller appen prisvärd? Finns det en gratisversion?
- Användarvänlighet: Är programvaran lätt att använda? Kan din virtuella assistent lära sig att använda den snabbt?
- Betyg och recensioner: Vad tycker andra användare om programvaran? Hur är kundsupporten?
Använd dessa frågor för att avgöra vad som är viktigast så att du kan ta reda på vilka verktyg du ska investera i och vilka du ska hoppa över. Om du redan arbetar tillsammans med en virtuell assistent, be om deras personliga åsikter och insikter också.
De 10 bästa verktygen för virtuella assistenter
Rätt virtuella assistentverktyg effektiviserar dina arbetsflöden och hjälper dig att få jobbet gjort snabbare och mer effektivt. Om du vill arbeta mer produktivt i år, överväg dessa AI-verktyg och programvaruappar för virtuella assistenter.
1. ClickUp
Oavsett om du vill ha en plattform som underlättar teamsamarbetet med din virtuella assistent eller om du är en VA som letar efter ett verktyg som hjälper dig att hantera kundernas arbete, är ClickUp det bästa valet på marknaden.
ClickUp är utmärkt för projektledning och kan användas för att effektivisera hela processen, från projektidé till färdigställande. Outsourca uppgifter till din virtuella assistent och följ enkelt deras framsteg, eller be din VA att agera som projektledare åt dig.
Organisera projekt och uppgifter, se dina framsteg på ett ögonblick och spåra din aktivitet allteftersom projektet fortskrider. Skapa din egen anpassade inställning eller använd ClickUp Project Management Tasks Plan för att komma igång med processen.
ClickUp kan bli din allt-i-ett-lösning för allt som rör projekt, uppgifter och produktivitet. Organisera projekt, skapa att göra-listor, tilldela uppgifter, övervaka arbetsbelastning, samarbeta i ClickUp Docs och mycket mer – allt på ett och samma ställe.
Om du ännu inte har anställt en virtuell assistent kan du se om ClickUp AI kan fungera som din personliga assistent istället. Använd vår spännande nya AI-funktion för att sammanfatta dokument, skapa åtgärdspunkter, förbättra ditt skrivande, formatera innehåll, brainstorma idéer och mycket mer.
ClickUp Automations återskapar också upplevelsen av att ha en personlig assistent. Spara tid på manuella, repetitiva uppgifter och låt automatiseringen ta hand om dem istället. Använd våra fördefinierade automatiseringar eller anpassa dem med dina egna triggers och regler. ⚒️
ClickUps bästa funktioner
- Skapa uppgifter, tilldela dem till din virtuella assistent och övervaka framstegen med ClickUp Tasks.
- Organisera alla dina kontaktuppgifter så att de är lätta att nå med vårt inbyggda CRM-system.
- Koppla dina mål till din övergripande strategi med ClickUp Goals.
- Samarbeta med dina teammedlemmar med den inbyggda ClickUp Chat.
- Spara tid och effektivisera dina arbetsflöden med ClickUp-mallar.
- Förenkla din personalhantering med ClickUps HR-funktioner.
- Få en översikt över vad som händer med anpassningsbara ClickUp-instrumentpaneler.
- Använd ClickUp Integrations för att ansluta till över 1 000 andra verktyg.
Begränsningar för ClickUp
- Vissa användare kan tycka att mångfalden av funktioner och anpassningsalternativ är överväldigande vid första anblicken.
- ClickUp AI kan redan fungera som din personliga assistent, men det är en ny release, så fler funktioner kommer att presenteras efter hand.
Priser för ClickUp
- Gratis för alltid
- Obegränsat: 5 $/månad per användare
- Företag: 12 $/månad per användare
- Business Plus: 19 $/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
- ClickUp AI: Tillgängligt i alla betalda abonnemang för 5 $/arbetsplatsmedlem per månad.
Betyg och recensioner för ClickUp
- G2: 4,7/5 (över 8 900 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 3 800 recensioner)
2. Slack
Slack är en produktivitetsplattform och ett verktyg för teamkommunikation som gör det enklare att hålla kontakten med dina teammedlemmar och få saker gjorda, liknande Microsoft Teams.
Använd Slack för att skapa en central plats för livechatt eller asynkron chatt, och använd automatiseringar för att förenkla ditt arbetsflöde och spara tid på repetitiva uppgifter. ?
Slacks bästa funktioner
- Kommunicera med dina teammedlemmar i kanaler
- Håll kontakten med frilansare och entreprenörer med Slack Connect.
- Automatisera rutinåtgärder med arbetsflödesbyggaren
- Håll live-ljud- och videosamtal med Huddle
Slacks begränsningar
- Mängden aviseringar kan bli överväldigande om de inte hanteras noggrant.
- VA:er med flera kunder kan inte se alla sina Slack-gemenskaper i ett fönster, och det kan vara besvärligt att växla mellan dem eller öppna dem i separata fönster.
Priser för Slack
- Gratis
- Pro: 7,25 $/månad per användare
- Business+: 12,50 $/månad per användare
- Enterprise Grid: Kontakta oss för prisuppgifter
Slack-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 31 900 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 23 000 recensioner)
3. Zoom
Zoom är ett verktyg för fjärrsamarbete och videokonferenser som kopplar ihop dig med dina teammedlemmar för videosamtal, virtuella möten, teamchatt och digitala whiteboardtavlor. Förutom som programvara för virtuella möten kan du också använda Zoom för att schemalägga möten, virtuella evenemang och webbseminarier online. ?
Zoom bästa funktioner
- Låt din virtuella assistent schemalägga samtal och möten med kunder
- Spela in videosamtal så att du kan använda dem för utbildning och referens.
- Använd konversationsintelligens för att förbättra din strategi för säljsamtal
- Öka din produktivitet med Zoom AI Companion.
Zoom-begränsningar
- Vissa planer har en tidsbegränsning för möten.
- Vissa användare rapporterar driftstopp och stabilitetsproblem.
Priser för Zoom
- Gratis
- Pro: 15,99 $/månad per användare
- Företag: 19,99 $/månad per användare
- Business Plus: 25 $/månad per användare
Zoom-betyg och recensioner
- G2: 4,5/5 (över 53 600 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 13 600 recensioner)
4. QuickBooks
QuickBooks är en samling onlineverktyg för bokföring som är utformade för att underlätta bokföring, lönehantering och tidrapportering för småföretag och entreprenörer.
Använd QuickBooks för att outsourca dessa uppgifter till en virtuell assistent eller virtuell bokförare, eller använd programvaran för att förenkla processen att betala dina entreprenörer – precis som du skulle göra med andra liknande appar som Freshbooks. ?
QuickBooks bästa funktioner
- Spåra inkomster, banktransaktioner, kvitton och mycket mer
- Hantera räkningar, utgifter och skatteavdrag
- Ställ in automatisk löneutbetalning, skatter och formulär
- Arbeta på resande fot: se och godkänn tidrapporter och använd mobila verktyg för tidrapportering.
QuickBooks begränsningar
- Mobilappen är inte alltid lätt att använda för vissa uppgifter, enligt vissa användare.
- Vissa användare rapporterar problem med hastighet och stabilitet.
Priser för QuickBooks
- Premium: 20 $/månad för 1 administratörsanvändare (8 $/månad för varje ytterligare användare)
- Elite: 40 $/månad för 1 administratörsanvändare (10 $/månad för varje ytterligare användare)
Betyg och recensioner av QuickBooks
- G2: 4,0/5 (över 3 100 recensioner)
- Capterra: 4,3/5 (över 6 300 recensioner)
5. Google Kalender
Google Kalender är en onlinekalender som du kan dela med andra och som hjälper dig att hålla ordning och vara produktiv när du arbetar ensam eller med din virtuella assistent. Använd Google Kalender för att planera uppgifter, se en översikt över dina möten och schemalägga möten med andra. ?
De bästa funktionerna i Google Kalender
- Dela din kalender med din virtuella assistent så att hen enkelt kan boka möten.
- Som virtuell assistent kan du lägga till möten, avtalade tider och evenemang i dina kunders kalendrar så att de kan hålla ordning och vara uppdaterade.
- Lägg flera kalendrar i en vy för att snabbt se tillgänglighet.
- Anpassa din kalendervy med olika färger
- Finns som en central del av resten av Googles produktserie eller som en del av de affärsinriktade betalda Google Workspace-abonnemangen.
Begränsningar i Google Kalender
- Det är lätt att av misstag stänga fönstret "skapa ett möte", vilket innebär att du förlorar dina framsteg och måste börja om från början.
- Användare rapporterar att man inte kan markera uppgifter som låg eller hög prioritet som man kan i andra verktyg, till exempel ClickUp.
Priser för Google Kalender
- Gratis
- Business Starter: 6 $/månad per användare
- Business Standard: 12 USD/månad per användare
- Business Plus: 18 $/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner för Google Kalender
- G2: n/a
- Capterra: 4,8/5 (över 3 000 recensioner)
6. Calendly
Calendly är ett verktyg för att boka möten och schemalägga som förenklar processen att outsourca möteshanteringen. Ge din virtuella assistent tillgång till Calendly för att dela din tillgänglighet med andra, ordna möten och skapa system för inkommande leads så att de kan boka samtal med dig. ?
Calendlys bästa funktioner
- Effektivisera din process för schemaläggning av möten, avtalade tider och evenemang.
- Bädda in Calendly på din webbplats så att andra kan boka samtal med dig.
- Lägg till urvalsfrågor på förbokningssidan för att kvalificera kandidater eller förbereda dig inför dina möten med dem.
- Skapa en sekvens där du kan skicka information inför mötet via e-post.
Begränsningar i Calendly
- Alla funktioner är inte tillgängliga på mobilen.
- Alla Calendly-länkar kommer från Calendly-domänen – det finns ingen möjlighet att använda din egen varumärkesprofil.
Priser för Calendly
- Gratis
- Standard: 12 $/månad per användare
- Teams: 20 $/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner för Calendly
- G2: 4,7/5 (över 1 900 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 2 900 recensioner)
7. LastPass
LastPass är en programvara för lösenordshantering och lösenordsförvaring som gör att du kan dela inloggningsuppgifter och lösenord på ett säkert sätt med din virtuella assistent och andra teammedlemmar. Denna programvara eliminerar behovet av att dela konfidentiella inloggningsuppgifter, vilket ger båda parter en känsla av säkerhet. ?
LastPass bästa funktioner
- Dela lösenord och inloggningsuppgifter för verktyg på ett säkert sätt med din virtuella assistent.
- Automatiskt ifyllande av lösenord på alla enheter
- Håll dig säker med klassledande kryptering och globala säkerhetscertifieringar.
- Lagra säker information för flera kunder och projekt på ett och samma ställe.
Begränsningar för LastPass
- Du kan bara komma åt och fylla i lösenord automatiskt om du är online.
- Liksom andra lösenordshanterare har appen haft problem med säkerhetsöverträdelser i det förflutna.
Priser för LastPass
- Teams: 4 $/månad per användare (upp till 50 användare)
- Företag: 7 $/månad per användare (obegränsat antal användare)
Betyg och recensioner för LastPass
- G2: 4,4/5 (över 1 200 recensioner)
- Capterra: 4,6/5 (över 2 700 recensioner)
Kolla in dessa alternativ till LastPass!
8. Google Drive
Google Drive är ett molnbaserat verktyg för fildelning och innehållshantering som ger dig åtkomst till dina filer från vilken plats som helst, liknande Dropbox. Använd Google Drive för att lagra dina pågående arbeten, skapa en wiki att dela med virtuella teammedlemmar eller helt enkelt för digital fillagring. ?
Google Drives bästa funktioner
- Dela och samarbeta på filer från mobila enheter och stationära datorer
- Hitta dina filer snabbare med AI-driven sökfunktion
- Håll dig säker med inbyggt skydd mot skräppost, skadlig kod och ransomware.
- Integrera med Google Docs, Google Sheets och Google Slides för samarbete i appen.
Begränsningar för Google Drive
- Vissa användare tycker att användargränssnittet och standardfilorganiseringen är "rörig".
- Uppdatering och åtkomst av dokument kan ibland vara långsam, enligt vissa användare.
Priser för Google Drive
- Gratis
- Business Starter: 6 $/månad per användare
- Business Standard: 12 USD/månad per användare
- Business Plus: 18 $/månad per användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Betyg och recensioner för Google Drive
- G2: n/a
- Capterra: 4,8/5 (över 27 200 recensioner)
9. Hootsuite
Hootsuite är ett verktyg för hantering av sociala medier som förenklar processen att hantera alla dina sociala medieprofiler – liknande Buffer men med fler funktioner. Ge din virtuella assistent tillgång till Hootsuite för att schemalägga innehåll på sociala medier, interagera med kunder, övervaka omnämnanden av varumärket och köra annonser på sociala medier. ?
Hootsuites bästa funktioner
- Planera och schemalägg inlägg på sociala medier för olika kanaler på ett och samma ställe.
- Skapa anpassade flöden för att övervaka trender och omnämnanden av varumärket.
- Få insikter om de bästa tidpunkterna att publicera på dina sociala medier-konton.
- Interagera med din publik på sociala medier i realtid
Hootsuite-begränsningar
- Det kan ibland vara svårt att tagga konton när man använder detta schemaläggningsverktyg för plattformar som Instagram.
- Vissa användare rapporterar att schemalagda inlägg inte alltid publiceras som förväntat.
Hootsuite-priser
- Professional: 99 $/månad för 1 användare (upp till 10 sociala konton)
- Team: 249 $/månad för 3 användare
- Företag: Kontakta oss för prisuppgifter
Hootsuite-betyg och recensioner
- G2: 4,1/5 (över 4 000 recensioner)
- Capterra: 4,4/5 (över 3 500 recensioner)
10. Process Street
Process Street är ett processhanteringsverktyg som förenklar dina arbetsflöden och processer. Använd detta verktyg för att skapa checklistor, arbetsflöden och standardrutiner (SOP) som din virtuella assistent och andra teammedlemmar kan följa. ?
Process Streets bästa funktioner
- Skapa arbetsflöden som spårar och automatiserar slutförandet av uppgifter.
- Samla information enkelt med anpassningsbara formulär och enkäter.
- Skapa och dela SOP:er med den inbyggda dokumentredigeraren.
- Använd Process AI för att skapa personliga arbetsflöden och öka produktiviteten.
Process Streets begränsningar
- Att skapa en process kan vara komplicerat för nya användare.
- Vissa användare påpekar att det inte alltid är lätt att se oavslutade uppgifter.
Priser för Process Street
- Startup: 100 $/månad för 5 användare
- Pro: Från 415 $/månad
- Företag: Från 1 660 $/månad
Process Street-betyg och recensioner
- G2: 4,6/5 (över 300 recensioner)
- Capterra: 4,7/5 (över 600 recensioner)
Organisera dig med dessa virtuella assistentprogram
Det finns tusentals programvarualternativ, men dessa är verkligen de bästa i sin klass för schemaläggning, fillagring, projektledning och allt annat som en virtuell assistent behöver.
Använd den här listan för att hitta rätt virtuella assistentprogram och förse ditt superstjärniga team med de bästa möjliga resurserna och utrustningen. ✨
Om du är redo att förnya hur du hanterar projekt, uppgifter och dina teammedlemmar, prova ClickUp gratis.
Vår allt-i-ett-plattform för produktivitet har allt du behöver för att framgångsrikt introducera, utveckla, hantera och stärka dina virtuella assistenter så att de kan arbeta på högsta nivå.