Se você não estiver cuidando do seu cliente, seu concorrente cuidará.
Se você não estiver cuidando do seu cliente, seu concorrente cuidará.
Nos negócios, cuidar dos seus clientes significa fazer check-ins e acompanhamentos oportunos. Afinal, carrinhos abandonados raramente são convertidos sem um empurrãozinho.
No entanto, a maioria das empresas não entra em contato mais de uma vez após uma cotação não respondida. Em sua defesa, enviar manualmente essas mensagens de lembrete pode consumir horas por semana.
É aí que entra a automação do WhatsApp. Automatizar mensagens do WhatsApp ajuda a reduzir tarefas repetitivas, como enviar lembretes de compromissos, acompanhamentos, mensagens de boas-vindas ou até mesmo responder a perguntas comuns dos clientes.
Neste artigo, vamos orientá-lo sobre como automatizar mensagens do WhatsApp usando o aplicativo WhatsApp Business, a API do WhatsApp Business e ferramentas populares de automação do WhatsApp.
⭐ Modelo em destaque
Em um mundo onde os chats em equipe acontecem em todos os lugares, é fácil perder atualizações importantes. No entanto, o modelo de mensagem instantânea do ClickUp ajuda você a reunir tudo em um só lugar. Ele ajuda você a:
- Mantenha todas as conversas em um só lugar para que sua equipe possa facilmente encontrar, acompanhar e revisitar atualizações importantes sem precisar alternar entre aplicativos.
- Priorize mensagens importantes com threads organizadas e acompanhamentos estruturados, garantindo que perguntas ou atualizações urgentes recebam a atenção que merecem.
- Garanta que nenhuma mensagem fique sem resposta, transformando conversas em tarefas ou lembretes acionáveis, reduzindo falhas de comunicação e prazos perdidos.
O que significa automação de mensagens do WhatsApp?
Se você acha que suas iniciativas de vendas ou marketing precisam de um pouco mais de impulso, saiba que não está sozinho. Mesmo com as melhores intenções, é difícil capturar todos os leads no momento certo, especialmente quando você responde manualmente.
E com 75% das pessoas em todo o mundo usando aplicativos de mensagens todos os meses, você perderá muitas oportunidades se não acompanhar essa tendência.
A automação do WhatsApp significa configurar suas mensagens do WhatsApp para serem enviadas automaticamente, seja um rápido “olá”, um acompanhamento ou um lembrete útil.
E a melhor parte? Essas mensagens automatizadas do WhatsApp ainda podem parecer pessoais. Seja para compartilhar uma oferta, verificar como está um cliente ou lembrá-lo de uma reserva, sua mensagem pode ser oportuna e atenciosa.
Você pode usar a automação do WhatsApp em diferentes etapas, como:
- Cumprimentar quando alguém entra em contato com sua empresa pela primeira vez
- Respondendo a perguntas frequentes ou ajudando-os a explorar seus serviços
- Lembre-os sobre o carrinho de compras ou ofereça uma promoção especial
Pequenos detalhes, como adicionar uma resposta automática no WhatsApp ou usar modelos de mensagens, também facilitam a resposta dos seus clientes, mantendo a conversa fluindo naturalmente.
📖 Leia também: Como usar mensagens instantâneas no trabalho
Maneiras de automatizar mensagens do WhatsApp
Vamos dar uma olhada nas diferentes maneiras de configurar mensagens automáticas no WhatsApp e ver qual delas se adapta melhor ao seu negócio.
1. Use o aplicativo WhatsApp Business
Se você deseja uma maneira simples de começar a automatizar o WhatsApp, o aplicativo WhatsApp Business é um excelente primeiro passo.
Isso permite que você configure mensagens básicas automatizadas do WhatsApp, como saudações, mensagens de ausência e respostas rápidas — perfeitas para dar as boas-vindas a novos clientes, lidar com mensagens após o expediente ou responder a perguntas comuns sem precisar digitá-las todas as vezes.
Veja como você pode configurar isso:
- Etapa 1: Abra o aplicativo WhatsApp Business no seu celular.
- Etapa 2: toque nos três pontos no canto superior direito e selecione Ferramentas de negócios.
- Etapa 3: escolha o recurso de automação desejado — mensagem de saudação ou mensagem de ausência.
- Etapa 4: ative o recurso e personalize a mensagem para refletir seu estilo e o que você deseja dizer.
- Etapa 5: se você estiver configurando uma mensagem de ausência, escolha quando deseja que ela seja enviada (sempre, fora do horário comercial ou em um horário personalizado).
- Etapa 6: Selecione quem deve receber a mensagem (todos os contatos, novos clientes ou pessoas selecionadas)
- Etapa 7: Salve suas alterações e pronto!
Você também pode usar recursos úteis como:
- Respostas rápidas para salvar mensagens usadas com frequência
- Listas de transmissão para enviar mensagens em massa a um grupo selecionado
- Integração com ferramentas de terceiros, caso deseje explorar uma automação mais avançada posteriormente.
🟠 Quando os clientes têm uma dúvida, eles podem perguntar a você. Mas se você tiver uma dúvida crítica sobre fluxos de trabalho ou processos, a quem você pergunta? É aí que você precisa de um superagente de IA para ajudá-lo a encontrar respostas mais rapidamente!
📖 Leia também: Como usar IA para automatizar tarefas
2. Use a API do WhatsApp Business
Ao contrário do aplicativo WhatsApp Business, que funciona bem para equipes pequenas, a API do WhatsApp Business permite automatizar mensagens do WhatsApp em grande escala e integrá-las às suas ferramentas de negócios existentes.
Sim, é necessário um pouco de planejamento para configurar, mas isso permite que você crie jornadas personalizadas para os clientes, envie mensagens em massa e construa uma automação avançada que funciona perfeitamente em segundo plano. Veja como você pode começar:
- Etapa 1: escolha um provedor confiável de API do WhatsApp Business (também chamado de Provedor de Soluções Empresariais)
- Etapa 2: Registre sua conta do WhatsApp Business através do provedor
- Etapa 3: Configure sua conta da Plataforma WhatsApp Business no Gerenciador de Negócios do Facebook
- Etapa 4: Adicione e verifique o número de telefone da sua empresa
- Etapa 5: crie modelos de mensagens para atualizações, ofertas ou suporte ao cliente
- Etapa 6: Envie seus modelos de mensagem para aprovação
- Etapa 7: Trabalhe com seu desenvolvedor ou provedor para conectar a API ao software da sua empresa.
- Etapa 8: Teste o envio de mensagens da sua conta comercial para garantir que tudo funcione bem.
Com a API, você pode:
- Automatize o suporte ao cliente e as atualizações de pedidos
- Envie mensagens em massa, como promoções, lembretes de compromissos ou alertas.
- Use modelos com botões de resposta rápida e links de call to action.
- Acompanhe o desempenho das suas mensagens usando o painel de controle.
📖 Leia também: Os melhores aplicativos de mensagens instantâneas tudo-em-um
📮 ClickUp Insight: 21% das pessoas afirmam que mais de 80% do seu dia de trabalho é dedicado a tarefas repetitivas. E outras 20% afirmam que as tarefas repetitivas consomem pelo menos 40% do seu dia.
Isso representa quase metade da semana de trabalho (41%) dedicada a tarefas que não exigem muito pensamento estratégico ou criatividade (como e-mails de acompanhamento 👀).
Os agentes de IA do ClickUp ajudam a eliminar esse trabalho árduo. Pense na criação de tarefas, lembretes, atualizações, notas de reuniões, rascunhos de e-mails e até mesmo na criação de fluxos de trabalho completos! Tudo isso (e muito mais) pode ser automatizado em um instante com o ClickUp, seu aplicativo completo para o trabalho.
💫 Resultados reais: A Lulu Press economiza 1 hora por dia, por funcionário, usando as automações do ClickUp, o que levou a um aumento de 12% na eficiência do trabalho.
3. Use chatbots e ferramentas de IA
Se sua equipe está sobrecarregada com respostas a perguntas de clientes no WhatsApp, os chatbots podem simplificar significativamente sua vida. Além disso, plataformas como WATI e Interakt tornam a configuração do chatbot simples e eficaz.
Com o AI Agent da WATI, você pode criar bots que entendem o contexto, lembram-se de conversas anteriores e até mesmo lidam com consultas rotineiras dos clientes, como detalhes do produto ou rastreamento de pedidos. Você pode carregar uma base de conhecimento, definir gatilhos para quando o bot deve assumir o controle e monitorar o desempenho por meio de relatórios detalhados.
O Interakt é outra opção sólida, especialmente se você deseja automatizar conversas com clientes em grande escala. Com seu construtor de chatbot intuitivo do tipo arrastar e soltar, você pode automatizar facilmente até 80% das consultas comuns.
Chatbots como WATI e Interakt ajudam você a:
- Lide automaticamente com consultas de clientes, geração de leads ou solicitações de suporte no WhatsApp.
- Configure gatilhos de palavras-chave, roteamento inteligente e até mesmo conversas orientadas por IA.
- Gerencie mensagens em massa, campanhas e fluxos de chatbot sem precisar programar.
- Ofereça respostas 24 horas por dia, garantindo que seus clientes nunca se sintam ignorados.
Isso é ideal quando você deseja automatizar mensagens do WhatsApp, enviar atualizações em massa ou qualificar leads sem esforço humano.
Mas o que acontece após a interação com o cliente?
👀 Curiosidade: o famoso sinal SOS não era a abreviação de “Save Our Souls” (Salve nossas almas). Ele foi escolhido porque o padrão simples de ponto-ponto-ponto, traço-traço-traço, ponto-ponto-ponto era rápido e claro no código Morse. Assim como as mensagens rápidas de hoje, o objetivo era garantir que ele fosse transmitido rapidamente.
É aí que o ClickUp Brain e o ClickUp Brain MAX reúnem tudo para sua equipe interna. 💡
Em vez de deixar as interações com os clientes terminarem no chatbot, você pode usar o ClickUp Brain para reunir insights de ferramentas externas ou envios de clientes, criar tarefas automaticamente, atribuí-las às pessoas certas e manter seus projetos em andamento.
Suas ferramentas de automação do WhatsApp garantem que nenhum cliente fique esperando, enquanto o ClickUp Brain garante que nenhuma tarefa fique inacabada.
Não é de se admirar que as equipes possam economizar 1,1 dia por semana, trabalhar quatro vezes mais rápido com o Talk to Text e reduzir custos em até 88% simplificando seus fluxos de trabalho com o ClickUp Brain MAX.
📖 Leia também: Vantagens e desvantagens do WhatsApp
4. Integrações de CRM e automação de marketing
Se você usa uma ferramenta de CRM ou marketing para acompanhar seus leads, faz todo o sentido conectá-la ao seu alcance pelo WhatsApp. Afinal, acompanhar os clientes deve ser algo natural, não como pular entre uma dúzia de aplicativos diferentes. É aí que as integrações de CRM e automação de marketing se tornam cruciais.
Essas ferramentas permitem sincronizar suas campanhas do WhatsApp com os dados dos clientes que você já possui. Seja uma nota rápida de agradecimento, uma confirmação de compra ou um lembrete gentil sobre um carrinho abandonado, você pode automatizar tudo diretamente do seu CRM ou plataforma de marketing.
Veja o Zoho Marketing Automation, por exemplo. Ele permite que você crie mensagens personalizadas no WhatsApp, programe-as no momento certo e até mesmo configure fluxos de trabalho automatizados que respondem às ações dos clientes.
📌 Exemplo: digamos que um cliente se inscreva na sua newsletter — o Zoho pode acionar uma mensagem de boas-vindas no WhatsApp automaticamente. Se alguém clicar em uma promoção, mas não comprar, você pode fazer um acompanhamento com um lembrete amigável ou uma oferta especial, tudo sem esforço manual.
O que torna essas integrações valiosas é o equilíbrio que elas alcançam entre automação e personalização. Você pode agrupar contatos com base em interesses, compras anteriores ou como eles interagiram com suas mensagens.
📖 Leia também: Como editar mensagens do WhatsApp após serem enviadas
5. Programe mensagens do WhatsApp usando ferramentas de automação
Todos sabemos como o timing é importante na comunicação com o cliente. Mas ninguém pode ficar online 24 horas por dia, 7 dias por semana, para clicar em “enviar” exatamente quando é necessário.
Um agendador do WhatsApp permite que você redija uma mensagem agora e a envie mais tarde, sem precisar se lembrar ou estar disponível na hora certa.
💡 Dica profissional: ao selecionar um agendador do WhatsApp, procure recursos como modelos de mensagens, opções de personalização, agendamento em massa, segmentação de contatos e análises básicas. Eles ajudam você a enviar mensagens que parecem pessoais, chegam no momento certo e agregam valor real aos seus clientes.
Veja como o processo de agendamento geralmente funciona, independentemente da ferramenta escolhida:
- Etapa 1: Faça login na sua ferramenta de agendamento do WhatsApp preferida
- Etapa 2: Escreva sua mensagem ou escolha um modelo salvo (como uma mensagem de agradecimento ou lembrete)
- Etapa 3: selecione os contatos que você deseja alcançar — podem ser indivíduos ou uma lista de contatos.
- Etapa 4: Defina a data e a hora em que deseja que a mensagem seja enviada.
- Etapa 5: Clique em agendar e deixe a ferramenta cuidar do resto.
A maioria das ferramentas de agendamento também permite que você ajuste sua mensagem posteriormente ou verifique o status de entrega. A melhor parte é que você pode planejar toda a comunicação de uma semana de uma só vez, proporcionando tranquilidade e liberando o tempo da sua equipe.
👋🏾 Aprenda a automatizar fluxos de trabalho facilmente. Assista a este vídeo:
👀 Curiosidade: a palavra “olá” não era uma saudação comum até a invenção do telefone. Thomas Edison a popularizou como uma forma de iniciar uma ligação telefônica.
Limitações e considerações na automação de mensagens no WhatsApp
Antes de mergulhar de cabeça na automação de mensagens do WhatsApp, vale a pena conhecer os limites e as regras básicas que a acompanham e se preparar para alternativas ao WhatsApp:
❗️O WhatsApp exige a aceitação explícita do usuário antes de enviar mensagens automatizadas, e as empresas devem indicar claramente que tipo de comunicação os usuários receberão.
❗️Tanto o aplicativo WhatsApp Business quanto a API têm limites de mensagens, com a API seguindo um sistema em camadas baseado no desempenho comercial e na qualidade das mensagens.
❗️Enviar muitas mensagens ou conteúdo irrelevante pode acionar os filtros de spam do WhatsApp, com risco de bloqueio de mensagens ou até mesmo suspensão da conta.
❗️As respostas automatizadas são restritas, especialmente fora do horário de atendimento ao cliente de 24 horas, quando são necessários modelos de mensagens aprovados.
❗️O aplicativo Business oferece integração limitada com CRMs e ferramentas, enquanto a API é mais adequada para operações maiores que precisam de automação avançada e escalabilidade.
📖 Leia também: Modelos gratuitos de planos de comunicação de projetos
Por que usar o ClickUp para automatizar mensagens
Quando você pensa em automatizar a comunicação, a maioria das ferramentas lida com chats de clientes ou atualizações internas, nunca com ambos.
É aí que o ClickUp se destaca, permitindo a colaboração em tempo real entre os membros da sua equipe. É o primeiro espaço de trabalho convergente com IA que reúne mensagens, gerenciamento de tarefas e IA em um único espaço de trabalho conectado. O resultado? Redução da proliferação de aplicativos e do contexto, marcando o fim dos fluxos de trabalho desconectados e do contexto de trabalho/informações dispersas.
Automatize lembretes, atualizações e acompanhamentos com o ClickUp Automations.
Para começar, você tem o ClickUp Automations, que ajuda a acionar mensagens oportunas com base no seu fluxo de trabalho. Você tem a capacidade de estabelecer lembretes automatizados para prazos próximos ou acionar mensagens de clientes.
Isso pode ser personalizado para aplicativos integrados de terceiros por meio do ClickUp Integrations. Os casos de uso aqui incluem alertar revisores sobre mudanças no status das tarefas ou enviar atualizações ao atingir marcos significativos.
Por exemplo, se uma tarefa de design passar para “Revisão”, o ClickUp pode enviar uma mensagem para o chat da sua equipe com: “Design pronto para revisão — verifique antes das 17h.” Você também pode programar mensagens recorrentes, como um resumo semanal para as partes interessadas ou um lembrete diário para reuniões.
📖 Leia também: Como elaborar um formato de mensagem virtual eficaz
Inicie conversas exatamente onde o trabalho acontece usando o ClickUp Chat.
Com o ClickUp Chat, sua equipe pode compartilhar atualizações, fazer perguntas rápidas e discutir tarefas relacionadas aos clientes, tudo em uma única plataforma. Em vez de alternar entre uma ferramenta de projeto e um aplicativo de chat, você tem um único tópico onde ideias, decisões e links de tarefas ficam juntos.
Por exemplo, os gerentes de projeto podem realizar check-ins semanais diretamente no ClickUp Chat, com cada atualização vinculada às tarefas relevantes. Melhor ainda, quando alguém sinaliza um problema no chat, você pode transformar instantaneamente essa mensagem em uma tarefa ou iniciar uma chamada pelo SyncUps.
👀 Curiosidade: a primeira carta manuscrita conhecida, datada de cerca de 500 a.C., foi enviada pela rainha persa Atossa. Ela supostamente continha instruções para seus governadores, provando que memorandos escritos têm dominado a liderança há séculos.
Crie modelos e scripts reutilizáveis com o ClickUp Docs e a IA.
O ClickUp Docs é perfeito para armazenar modelos de comunicação. Pense em: mensagens de integração, scripts de chatbot ou perguntas frequentes dos clientes. Você pode redigir uma vez, refinar com o ClickUp Brain e atualizar sempre que necessário.
Com esse recurso, uma equipe de suporte ao cliente pode criar um documento compartilhado com respostas pré-escritas para perguntas comuns e atualizá-lo após cada alteração no produto. As equipes de marketing podem criar modelos de anúncios e utilizar o ClickUp AI para ajustar o tom para vários públicos.
💟 Bônus: O Brain MAX é o seu companheiro de desktop com tecnologia de IA que otimiza o suporte ao cliente e o gerenciamento de consultas. Com integração profunda entre suas plataformas de e-mail, chat e suporte, o Brain MAX ajuda você a redigir, organizar e enviar respostas às consultas dos clientes rapidamente, usando modelos inteligentes e sugestões contextuais.
Você pode usar o recurso de conversão de voz em texto para registrar as questões dos clientes ou ditar respostas, e o Brain MAX transcreverá e organizará suas mensagens instantaneamente. Ele também pode automatizar acompanhamentos, definir lembretes para tickets não resolvidos e manter todas as interações com os clientes vinculadas aos casos ou projetos corretos. Isso garante que todas as consultas sejam tratadas com rapidez, profissionalismo e contexto completo, tornando o suporte ao cliente mais rápido, fácil e confiável.
📖 Leia também: Principais ferramentas de comunicação assíncrona
As conversas fluem melhor quando o ClickUp está no circuito
Se há uma coisa que este guia deixou clara, é que manter-se conectado com clientes e equipes significa enviar as mensagens certas no momento certo. A automação do WhatsApp ajuda as empresas a fazer exatamente isso.
Sejam lembretes de compromissos, acompanhamentos ou atualizações rápidas, as mensagens automatizadas mantêm sua marca responsiva, confiável e sempre presente, mesmo quando você não está online.
Mas onde entra o ClickUp? A maioria das ferramentas do WhatsApp se concentra na automação voltada para o cliente.
O ClickUp reúne tudo isso: conversas com clientes, acompanhamentos internos, atualizações de projetos e lembretes automatizados — em um único espaço de trabalho conectado.
Pronto para simplificar seus fluxos de trabalho, melhorar os acompanhamentos e economizar horas de trabalho para sua equipe todas as semanas? Inscreva-se agora no ClickUp!
Perguntas frequentes
O WhatsApp em si não oferece um recurso integrado para mensagens automáticas em contas pessoais. No entanto, se você usar o aplicativo WhatsApp Business, poderá configurar mensagens automáticas de saudação e ausência para responder aos clientes quando não estiver disponível. Para uma automação mais avançada, as empresas podem usar a API do WhatsApp Business, que permite respostas automáticas e mensagens programadas, mas isso normalmente requer configuração técnica ou integração de terceiros.
O agendamento de mensagens do WhatsApp não é suportado nativamente no aplicativo padrão. Em dispositivos Android, você pode usar aplicativos de terceiros, como o SKEDit, para agendar mensagens. Em iPhones, você pode usar o aplicativo Shortcuts para definir lembretes para enviar mensagens em um horário específico, mas precisará enviá-las manualmente. Para usuários empresariais, a API do WhatsApp Business permite o agendamento de mensagens por meio de plataformas de terceiros.
Sim, mas isso depende do seu tipo de conta. O aplicativo WhatsApp Business permite automação básica, como mensagens de saudação e ausência. Para automação mais complexa, como o envio de mensagens com base em gatilhos ou programações, é necessária a API do WhatsApp Business. Contas pessoais do WhatsApp não oferecem suporte à automação nativamente, mas alguns aplicativos de terceiros oferecem recursos limitados de automação.