A aquisição está ganhando destaque. Cerca de 64% dos profissionais que participaram da Pesquisa Global sobre o Estado da Aquisição afirmam que sua influência está crescendo nas organizações.
À medida que as equipes de compras assumem um papel mais importante, elas também enfrentam novos desafios, especialmente quando se trata de processos desatualizados e ineficientes.
É aí que um plano de gestão de compras inteligente faz toda a diferença. É o seu roteiro para tomar decisões de compra com confiança, manter os custos sob controle e construir parcerias sólidas com fornecedores.
Com o plano certo em vigor, você pode reduzir riscos, aumentar o alinhamento dos fornecedores e manter o controle do seu orçamento. Você está pronto para levar seu processo de compras para o próximo nível?
Vamos detalhar as etapas principais para criar um plano de gestão de compras vencedor, para que você possa otimizar seu fluxo de trabalho e entregar resultados de projetos excepcionais.
O que é um plano de gestão de compras?
Um plano de gestão de compras descreve como uma organização ou equipe de projeto irá adquirir os bens e serviços necessários de fornecedores externos.
O plano é um documento estratégico que descreve os objetivos de aquisição, os fatores para a seleção de fornecedores, os processos de controle de contratos e as medidas para evitar riscos. Ele garante que as atividades de aquisição estejam sincronizadas com o cronograma do projeto, os custos e as expectativas de qualidade.
Um plano de compras eficaz evita interrupções na cadeia de suprimentos, aumento de custos e problemas de conformidade. Ele define claramente as funções e responsabilidades, garantindo uma coordenação tranquila entre as partes interessadas, as equipes de compras e os gerentes de projeto.
🧠 Curiosidade: O primeiro contrato de aquisição em grande escala remonta a cerca de 3000 a.C. Ele fornecia pedras e mão de obra para a construção das pirâmides do Egito. O contrato escrito mais antigo, encontrado na Mesopotâmia, apareceu em uma tabuinha de argila.
⭐ Modelo em destaque
O Modelo de Aquisição da ClickUp ajuda a otimizar todo o seu fluxo de trabalho de compras, desde a seleção de fornecedores até o rastreamento de pedidos. Gerencie facilmente solicitações, aprovações e orçamentos em um só lugar para manter as aquisições eficientes, organizadas e prontas para auditoria.
O papel da gestão de compras na gestão de projetos
Na gestão de projetos, a aquisição é uma força motriz por trás de resultados bem-sucedidos.
Ele garante que as equipes tenham acesso oportuno aos recursos certos, ao mesmo tempo em que mantém os custos sob controle e minimiza os riscos. Ao estabelecer contratos claros, definir cronogramas de entrega e padrões de qualidade desde o início, os gerentes de compras estabelecem as bases para que os projetos sejam executados sem problemas.
O gerenciamento eficaz de compras também fortalece o relacionamento com os fornecedores e garante o cumprimento dos contratos, reduzindo a probabilidade de atrasos ou excedentes orçamentários. Igualmente importante, ele traz transparência a todo o processo — acompanhando pedidos de compra, aprovações e desempenho dos fornecedores — para que todos fiquem informados e alinhados.
Em última análise, práticas de aquisição sólidas são essenciais para entregar projetos dentro do prazo, do orçamento e dos mais altos padrões.
👀 Você sabia? 21% dos tomadores de decisão e 24% dos líderes seniores querem que suas equipes de compras se tornem mais ágeis e resilientes a interrupções na cadeia de suprimentos.
Por que um plano de gestão de compras é importante?
Um plano formal evita despesas desnecessárias, atrasos e não conformidade por parte da organização. É importante pelas seguintes razões:
Relação custo-benefício e controle de despesas
Um plano de compras bem elaborado ajuda as organizações a otimizar os gastos, evitando compras desnecessárias e garantindo preços competitivos dos fornecedores. Ele permite que as empresas negociem melhores condições, estabeleçam melhores relações com os fornecedores e reduzam custos.
📌 Imagine uma equipe de marketing que precisa de materiais para um evento. Em vez de comprar de vários fornecedores por preços de última hora, um plano de compras ajuda a negociar contratos anuais com fornecedores preferenciais, economizando tempo e dinheiro.
Alinhamento com a estratégia de negócios
Um plano de compras garante que as atividades de compra estejam alinhadas com os objetivos gerais da organização. Ao antecipar os objetivos de compras, as empresas podem programar compras importantes, evitar despesas desnecessárias e melhorar o planejamento financeiro.
📌 Considere uma empresa de construção que planeja vários projetos ao longo do ano. Com um plano de compras, a equipe de compras pode alinhar as compras de materiais a granel com os cronogramas dos projetos, garantindo descontos e evitando a falta de estoque.
Melhoria na gestão de fornecedores
Um plano de gestão de compras garante que existam critérios claros de seleção de fornecedores, sob os quais as empresas têm a garantia de lidar com fornecedores confiáveis. Com boas relações com os fornecedores, as empresas podem negociar termos contratuais favoráveis, melhorar a qualidade dos serviços e evitar riscos associados ao uso de fornecedores com baixo desempenho.
📌 Imagine uma empresa de varejo que avalia seus fornecedores anualmente por meio de cartões de pontuação com base nos prazos de entrega e na qualidade. Um plano de compras sólido permite que eles substituam fornecedores com baixo desempenho antes que a satisfação do cliente diminua.
Conformidade regulatória e política
As organizações devem aderir às políticas internas e à legislação externa ao realizar aquisições. Um plano formal de gerenciamento de projetos garante que todas as aquisições estejam em conformidade, evitando problemas legais, multas ou perda de reputação por não conformidade.
📌 Uma empresa de saúde, por exemplo, deve garantir que todas as compras de equipamentos médicos atendam às regulamentações governamentais. Um plano de compras incorpora verificações de conformidade em todas as decisões de compra, reduzindo os riscos legais.
Mitigação de riscos e planejamento de contingência
A aquisição é arriscada em caso de falha do fornecedor, flutuação de preços e problemas de qualidade. Um plano de gestão de aquisições inclui processos de gestão de riscos, como avaliação, planejamento de contingência e fontes alternativas, para minimizar a interrupção das operações.
📌 Imagine uma empresa de manufatura que adquire componentes essenciais no exterior. Quando ocorrem atrasos nas remessas, um fornecedor alternativo listado no plano de compras garante que as linhas de produção continuem funcionando sem grandes perdas.
Otimização de tempo e recursos
Sem um processo documentado, as atividades de aquisição estão sujeitas a ineficiências e desperdícios. Com um plano preciso, as organizações podem reduzir os custos administrativos e, consequentemente, concentrar-se nas operações comerciais críticas, em vez de repetir processos de aquisição.
📌 Pense em uma empresa de SaaS em rápido crescimento que está integrando vários fornecedores para assinaturas de software. Um processo de aquisição simplificado reduz a burocracia e a confusão dos fornecedores, permitindo que os funcionários se concentrem em melhorar os produtos, em vez de ficar atrás de aprovações.
👀 Você sabia? Com as contínuas interrupções na cadeia de suprimentos, as rápidas mudanças tecnológicas e a necessidade de um processo mais tranquilo, 47% dos líderes da cadeia de suprimentos lidam com ineficiências operacionais.
Componentes principais de um plano de gestão de compras
Um plano de gestão de compras tem três componentes principais:
| Componente | O que significa |
| Estratégia de compras | ✅ Descreve a direção geral para a aquisição de bens e serviços ✅ Determina o que deve ser adquirido, quando e as limitações orçamentárias ✅ Garante que as aquisições estejam alinhadas com os objetivos da organização, otimizando custos e eficiência |
| Processo de aquisição | ✅ Descreve os procedimentos sequenciais para a aquisição de bens e serviços: identificação de necessidades, seleção de fornecedores, negociação de contratos e gestão de operações ✅ Garante a rentabilidade e a entrega atempada |
| Plano de controle de compras | ✅ Formula um processo para avaliar a atividade de compras ✅ Concentra-se em conter custos, controlar a qualidade e garantir a conformidade com políticas e leis ✅ Mantém as compras dentro do orçamento, apoiando os objetivos organizacionais |
Além desses três, outros componentes incluem:
| Componentes adicionais | Por que são importantes |
| Objetivos e metas de compras | Objetivos claramente definidos impulsionam o processo de aquisição |
| Identificação e envolvimento das partes interessadas | Um planejamento eficaz de compras envolve a participação das principais partes interessadas, como chefes de departamento, gerentes de contratos e usuários finais |
| Análise de mercado e seleção de fornecedores | Um plano de compras sólido inclui uma pesquisa de mercado abrangente para identificar bons fornecedores. Preço, prazo de entrega e desempenho do fornecedor são parâmetros essenciais para tomar decisões de compra inteligentes. |
| Considerações sobre orçamento e custos | O plano de compras deve incluir todas as despesas de compra — custos diretos, impostos, logística e instalação. O monitoramento das despesas por meio de um software de compras ajuda as organizações a cumprir o orçamento e evitar gastos excessivos. |
| Avaliação e mitigação de riscos | A aquisição envolve riscos como atrasos dos fornecedores ou problemas de qualidade. Um bom plano inclui avaliações de risco e estratégias de mitigação, como identificar fornecedores alternativos ou implementar medidas de contingência para reduzir interrupções. |
| Cronograma e prazo de aquisição | Um cronograma formalizado garante que as atividades de aquisição estejam alinhadas com os cronogramas do projeto. Ele inclui marcos importantes, como seleção de fornecedores, assinatura de contratos e cronogramas de entrega, para manter os processos em dia. |
| Administração e gestão de contratos | Uma boa administração de contratos garante que os fornecedores cumpram os termos acordados, facilita as negociações, garante a conformidade e gerencia as alterações contratuais. Isso protege os interesses da organização e melhora o relacionamento com os fornecedores. |
| Medição e avaliação do desempenho | Acompanhar o desempenho das compras por meio de indicadores-chave de desempenho ( KPIs ) permite medir a confiabilidade, o custo e a eficiência dos fornecedores. Verificações regulares ajudam as organizações a racionalizar sua estratégia de compras e melhorar o desempenho. |
💡 Dica profissional: As equipes de compras e os fornecedores devem colaborar estreitamente para modernizar as operações. Ao ampliar as parcerias de forma intencional, eles podem acompanhar a expansão do papel das compras em toda a organização.
Guia passo a passo: como criar um plano de gestão de compras
O plano de gestão de compras certo pode permitir que uma organização adquira bens e serviços adequados pelo melhor valor possível, ao mesmo tempo que alcança eficiência, conformidade e economia. A seguir, apresentamos um processo passo a passo para desenvolver um plano de compras claro.
1. Defina os objetivos de aquisição
O primeiro passo no planejamento de compras é criar objetivos explícitos que correspondam aos definidos nos objetivos de negócios. As organizações precisam saber claramente o que desejam adquirir, por que e o que esperam da compra.
2. Desenvolva estratégias de compras e orçamento
Um plano de compras bem-sucedido explicará como uma organização adquirirá bens e serviços da maneira mais econômica e confiável. As etapas incluem:
- Identificar aquisições globais ou nacionais, contratos de curto e longo prazo ou produção interna versus aquisição de terceiros
- Analise mais detalhadamente a história das compras para descobrir oportunidades de redução de custos
- Definir limites de despesas para evitar gastos excessivos e atribuir fundos com base em despesas prioritárias
3. Solicite propostas/cotações (orçamentos) aos fornecedores
Após identificar os requisitos e estratégias de aquisição, é necessário compreender os fornecedores potenciais e as atividades de convite à apresentação de propostas. Trata-se de solicitações de propostas ( RFPs ) ou solicitações de cotações ( RFQs ) para solicitar propostas competitivas. Estas devem conter:
- Definições claras dos bens ou serviços necessários
- Os prazos de entrega e os padrões de serviço são antecipados
- Critérios de avaliação de fornecedores
4. Compare propostas e escolha fornecedores
Com as propostas apresentadas, as empresas têm de comparar os fornecedores com parâmetros definidos para avaliação. Um processo de avaliação eficaz deve ter em conta o seguinte:
- Custo vs. valor: Comparando custos em relação às vantagens a longo prazo
- Garantia de qualidade: Validação do desempenho anterior, referências de clientes e conformidade com os padrões do setor
- Confiabilidade: Garantia de que os fornecedores podem atender a requisitos comerciais variáveis, mantendo os níveis de serviço
- Termos do contrato: Garantia, política de devoluções e termos de suporte pós-compra
Os fornecedores pré-selecionados podem ser negociados antes da assinatura do contrato para garantir o melhor negócio.
5. Gerencie o processo de aquisição e conclua-o
Depois de selecionar um fornecedor, as organizações devem monitorar a entrega eficiente das aquisições e garantir a conformidade e o controle de qualidade. A seguir estão as principais atividades dessa fase:
- Acompanhe os pedidos: Monitore as entregas para determinar o cumprimento dentro do prazo
- Inspeção de qualidade: Inspecionar os materiais recebidos para garantir a conformidade com as especificações
- Resolução de problemas: Iniciar ações imediatas para resolver discrepâncias ou problemas relacionados a fornecedores
- Processamento de pagamentos: Garantir que todos os pagamentos sejam processados de acordo com os requisitos do contrato
- Relatório final e avaliação: Avaliação do desempenho dos fornecedores para fins futuros e encerramento formal dos contratos de aquisição
👀 Você sabia? Uma redução de 10% nos custos com fornecedores pode aumentar o EBITDA em 32% para empresas da Fortune 500 e em 27% para empresas da FTSE 350, gerando ganhos significativos de lucratividade.
As melhores ferramentas para o planejamento da gestão de compras
As ferramentas certas podem trazer eficiência às compras, economia de custos e adesão às políticas. Softwares modernos de compras e soluções de gerenciamento de projetos ajudam a otimizar processos, automatizar atividades e oferecer visibilidade das despesas. Abaixo está uma lista de algumas das principais ferramentas de gerenciamento de planejamento de compras:
Software de compras
Com um software de compras, as empresas podem gerenciar o relacionamento com fornecedores enquanto monitoram as atividades de compra e automatizam o processo de aquisição. Algumas das soluções mais conhecidas incluem:
SAP Ariba
Uma solução de compras baseada na nuvem para otimizar o sourcing, a gestão de contratos e a colaboração com fornecedores. Ajuda as organizações a obter melhores negócios e otimizar gastos com visibilidade em tempo real das atividades de compras.
Oracle Procurement Cloud
Uma excelente solução que automatiza a compra, a qualificação de fornecedores e a contratação. Garante a conformidade com a política de compras e simplifica o processo de aquisição.
Coupa
Uma solução abrangente de compras para gerenciamento de despesas, gerenciamento de riscos de fornecedores e fluxos de trabalho de aprovação automática. A Coupa se integra a sistemas financeiros para monitoramento de orçamento em tempo real e controle de custos.
🧠 Curiosidade: Os gerentes de compras fazem mais do que apenas solicitar itens; eles negociam contratos, garantem a qualidade e analisam o desempenho dos fornecedores. Eles são frequentemente vistos como os heróis anônimos do mundo corporativo, equilibrando o gerenciamento de custos com a garantia da qualidade
Gerenciamento de projetos e contratos: ClickUp
O ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, reúne todos os seus cronogramas, tarefas e contratos em um único espaço de trabalho unificado. Desde a elaboração de contratos até o acompanhamento de entregas e aprovações, o ClickUp ajuda você a cumprir prazos, controlar custos e gerenciar a responsabilidade dos fornecedores em todas as etapas do processo.
O software de CRM da ClickUp para gerentes de compras oferece aos gerentes de compras uma única fonte de informações para gerenciar todos os aspectos do ciclo de vida do fornecedor.
Esqueça planilhas espalhadas e cadeias de e-mails. O ClickUp CRM mantém todos os dados dos fornecedores, como contatos, termos contratuais, histórico de desempenho e documentos, em um só lugar, para que sua equipe sempre saiba onde procurar e o que fazer a seguir.
Ele pode ajudar você a:
- Crie, aprove e acompanhe pedidos de compra com mais rapidez
- Defina gatilhos de aprovação personalizados, marque os membros relevantes da equipe e atualize automaticamente o status dos pedidos
- Acompanhe os gastos em tempo real com painéis ao vivo
- Defina limites orçamentários, sinalize excedentes automaticamente e mantenha sua equipe financeira informada sem precisar de outra ferramenta
- Use painéis pré-criados para acompanhar os prazos de entrega, problemas de qualidade e desempenho geral dos fornecedores
- Conecte seus sistemas de inventário ao ClickUp para acompanhar os níveis de estoque e acionar pedidos automáticos
No geral, o ClickUp conecta-se às suas ferramentas de aquisição, ERPs e aplicativos de comunicação favoritos para manter seus fluxos de trabalho funcionando sem interrupções.
David U compartilha sua experiência:
O que mais gosto no ClickUp é a sua personalização. Você pode adaptar tudo — visualizações, status, campos, automações — para se adequar perfeitamente ao seu fluxo de trabalho. Ele se adapta a você, e não o contrário.
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Acelere as aprovações de compras e as atualizações dos fornecedores usando a automação
As automações do ClickUp eliminam tarefas manuais, garantindo um processo de aquisição mais eficiente. Com mais de 100 opções de automação, as equipes de aquisição podem automatizar atividades rotineiras, como
- Atribuir tarefas de aquisição com base em gatilhos específicos
- Atualização automática do status das tarefas quando o pagamento é concluído ou os materiais são entregues
- Envio de notificações para aprovações ou alterações
Essas automações reduzem o risco de erros humanos e liberam tempo valioso para a tomada de decisões estratégicas. Com regras de automação personalizadas, as equipes podem adaptar os fluxos de trabalho às suas necessidades específicas de aquisição, levando a um aumento da produtividade e da consistência em todos os projetos
Compartilhe arquivos, acompanhe entregas e comunique-se instantaneamente com fornecedores
A comunicação eficaz é imprescindível em compras. O ClickUp oferece um conjunto de ferramentas de colaboração que facilitam a interação perfeita entre equipes de compras e fornecedores
Crie espaços dedicados para cada fornecedor para centralizar a comunicação e a documentação. Use o chat em tempo real no ClickUp para enviar mensagens instantâneas e resolver problemas rapidamente, o que também melhora o relacionamento com os fornecedores.
Colabore em contratos, propostas e outros documentos essenciais através do ClickUp Docs dentro da plataforma, utilizando o compartilhamento de documentos. Esses recursos garantem que todas as partes interessadas estejam alinhadas, reduzindo mal-entendidos e promovendo relações mais sólidas com os fornecedores.
Fique à frente dos atrasos com o monitoramento de marcos em tempo real
Monitorar o progresso é vital para manter os projetos de aquisição dentro do prazo. Os recursos de acompanhamento de marcos do ClickUp oferecem visibilidade clara dos cronogramas do projeto.
Defina as principais etapas da aquisição como marcos para monitorar o progresso. Visualize todo o cronograma de aquisição usando gráficos de Gantt, identifique dependências e ajuste os cronogramas conforme necessário. Evitar atrasos é fundamental para controlar os custos de aquisição.
Use pistas visuais para avaliar o status de conclusão de cada etapa. Essas ferramentas permitem que os gerentes de compras abordem proativamente possíveis atrasos e garantam a entrega pontual de bens e serviços
Modelo de gerenciamento de compras da ClickUp
O modelo de gerenciamento de compras da ClickUp foi projetado para fornecer uma estrutura abrangente para gerenciar os processos de compras, desde o início até a conclusão. Os principais recursos do modelo incluem:
- Status personalizados: acompanhe o andamento das tarefas de aquisição com status como “Aberto”, “Em andamento”, “Esclarecimentos necessários” e “Concluído”, proporcionando visibilidade clara de cada etapa do processo
- Campos personalizados: capture informações essenciais, como detalhes de contato do fornecedor, status de aprovação da aquisição e informações do solicitante, garantindo que todos os dados relevantes estejam prontamente acessíveis
- Visualizações personalizadas: Utilize várias visualizações, como Lista, Quadro e Calendário, para organizar e visualizar as tarefas de aquisição de acordo com as preferências da equipe e os requisitos do projeto
- Acompanhamento de gastos e economias: monitore as despesas de compras e identifique oportunidades de redução de custos, auxiliando na gestão do orçamento e no planejamento financeiro
- Categorização de fornecedores: classifique os fornecedores com base em níveis e graus de risco para priorizar compromissos e gerenciar relacionamentos com fornecedores de maneira eficaz
Superando desafios na gestão de compras
Muitas peças móveis estão envolvidas na gestão de compras, incluindo seleção de fornecedores, controle do orçamento de compras, conformidade e gestão de riscos. Uma interrupção em qualquer ponto do fluxo de compras pode levar a ineficiências que causam insuficiências orçamentárias ou riscos associados a fornecedores inadequados.
Esses desafios de aquisição exigem gestão estratégica de ponta a ponta, uso adequado da tecnologia e forte colaboração entre as partes interessadas.
1. Gerenciamento de riscos e desempenho de fornecedores
Os fornecedores são essenciais para o sucesso das aquisições de uma organização. No entanto, existem riscos associados, como o não cumprimento da qualidade esperada, atrasos na entrega ou uma situação financeira instável, que podem, por sua vez, afetar as operações. Os riscos podem ser facilmente controlados através de:
- Avalie de forma abrangente os fornecedores antes de contratá-los
- Definir medidas de desempenho (KPIs) para qualidade, prazos e níveis de serviço, monitorando-as ativamente
- Diversificar e gerenciar fornecedores para evitar a dependência de um único fornecedor, de modo a garantir opções alternativas
- Auditorias regulares dos fornecedores e canais de comunicação claros desenvolvem relações sólidas e confiáveis com os fornecedores
2. Mantenha os custos sob controle e dentro do orçamento
Os custos excedentes são problemas comuns em compras, especialmente quando há um custo de emergência ou o fornecedor aumenta o preço. Para manter uma boa disciplina fiscal, sempre:
- Use previsões de gastos e orçamento em tempo real
- Negocie com os fornecedores para estabelecer contratos de longo prazo que definam preços
- Use ferramentas de inventário para monitorar e acompanhar o estoque, garantindo uma produção tranquila
- O software de compras deve aprovar automaticamente os custos, mas os gastos devem estar dentro dos limites do orçamento
3. Garantir a conformidade com regras e políticas
Várias políticas internas, regulamentações do setor e requisitos legais devem ser observados nos processos de aquisição. O não cumprimento dessas normas pode resultar em penalidades, obrigando a organização a lidar com danos à reputação ou disputas contratuais. Para evitar essas situações, é importante:
- Para se manter a par das alterações nos regulamentos relevantes para o processo de aquisição
- Verificação automatizada da conformidade dentro do software relacionado a compras
- Instrua as equipes de compras sobre práticas legais e éticas nas compras
4. Lidando com interrupções na cadeia de suprimentos
Eventos inesperados, como interrupções globais na cadeia de suprimentos, escassez de matérias-primas ou atrasos no transporte, podem retardar os processos de aquisição em uma organização. O desenvolvimento da resiliência pode exigir:
- Desenvolvimento de planos de contingência, como uma rede de fornecedores alternativos
- Garanta o planejamento do estoque com estoques de segurança para materiais críticos
- Identifique riscos potenciais antes que eles se agravem por meio de análises inteligentes no futuro
5. Aumentar a eficiência nas aquisições e obter maior visibilidade
Os processos manuais dentro do setor de compras podem facilmente levar a ineficiências, erros e falta de visibilidade dos gastos. Para melhorar as operações de compras:
- Todos os fluxos de trabalho devem ser automatizados através do uso de software de gestão de compras
- Simplifique as operações para facilitar o rastreamento, centralizar os fornecedores e os dados dos contratos
- Padronize os procedimentos de aquisição para reduzir inconsistências
6. Envolver as partes interessadas
Vários departamentos estão envolvidos nos esforços de aquisição, incluindo equipes financeiras, operacionais e jurídicas. O desalinhamento entre as várias partes interessadas pode retardar os processos ou causar falhas de comunicação interna. Para garantir a colaboração:
- Defina claramente as funções e responsabilidades aplicáveis à aquisição
- Use plataformas de compras centralizadas para visibilidade compartilhada
- Reuniões interfuncionais regulares devem ser realizadas para harmonizar as metas de compras com os objetivos de negócios
7. Usando a tecnologia
O setor de compras está mudando rapidamente devido aos avanços em IA, automação e análise. As empresas que não se adaptarem certamente terão problemas com ineficiências. Para permanecer competitivo:
- Invista em ferramentas digitais de compras para tomar decisões baseadas em dados
- Aproveite a IA usando software de análise de compras para previsão de demanda e avaliação de fornecedores.
- Treine equipes de compras em tecnologias emergentes de compras
💡 Dica profissional: Crie painéis personalizados no ClickUp para visualizar métricas de compras. Monitore os principais KPIs, incluindo prazos de entrega e qualidade, para tomar decisões informadas e otimizar sua estratégia de compras.
Gerenciamento perfeito de compras com o software certo
A aquisição inteligente é a espinha dorsal de projetos bem-sucedidos, mantendo tudo dentro do prazo e do orçamento. Depender de processos dispersos e ad hoc pode levar a ineficiências, riscos de conformidade e atrasos dispendiosos. É aí que o ClickUp se destaca.
Não se trata apenas de mais uma ferramenta de gerenciamento de projetos, mas de uma plataforma completa para compras simplificadas, em conformidade e baseadas em dados. Com o ClickUp, você pode centralizar todas as etapas do seu processo de compras, colaborar de forma integrada com as partes interessadas e obter visibilidade em tempo real dos orçamentos, cronogramas e desempenho dos fornecedores.
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Perguntas frequentes
Quais são os 5 componentes de um plano de gestão de compras?
Um plano de gestão de compras normalmente inclui vários componentes essenciais para garantir um processo tranquilo e eficaz. Primeiro, ele descreve os objetivos e metas de compras, esclarecendo o que a organização pretende alcançar. Ele também identifica e envolve as partes interessadas, garantindo que todos os envolvidos entendam suas funções e responsabilidades. São estabelecidos critérios de seleção de fornecedores para orientar a avaliação e a escolha dos fornecedores. O plano define um cronograma e um prazo para as compras, mapeando marcos importantes e prazos. Por fim, inclui uma avaliação de riscos e uma estratégia de mitigação para antecipar possíveis desafios e delinear medidas para enfrentá-los.
O que faz um plano de gestão de compras?
Um plano de gestão de compras serve como um roteiro para adquirir os bens e serviços necessários para concluir um projeto com sucesso. Ele define como as atividades de compras serão gerenciadas, desde o planejamento e a seleção de fornecedores até a administração de contratos e o monitoramento do desempenho. Ao fornecer estrutura e clareza, o plano ajuda a garantir que as compras sejam feitas de forma eficiente, econômica e alinhada com os objetivos do projeto. Ele também ajuda a minimizar riscos, agilizar a comunicação e manter o projeto dentro do prazo.
O que incluir em um plano de compras?
Um plano de compras abrangente deve cobrir todos os aspectos do processo de compra. Isso inclui os objetivos e o escopo do projeto, bem como as funções e responsabilidades das principais partes interessadas. Ele deve detalhar o processo de análise de mercado e seleção de fornecedores, descrever o orçamento e as considerações de custo e fornecer um cronograma de compras claro. O plano também deve abordar estratégias de gestão de riscos, procedimentos de administração de contratos e métodos para medir e avaliar o desempenho das compras. A inclusão desses elementos garante que o processo de compras seja transparente, responsável e alinhado com os objetivos da organização.
Quais são as 7 etapas do processo de aquisição?
O processo de aquisição geralmente segue sete etapas principais. Ele começa com a identificação das necessidades da organização e a especificação dos requisitos para bens ou serviços. Em seguida, os fornecedores potenciais são selecionados e avaliados por meio de um processo de licitação ou proposta. Depois que as propostas são recebidas, elas são avaliadas e o melhor fornecedor é selecionado por meio de negociação e adjudicação do contrato. O contrato é então gerenciado para garantir a entrega no prazo e o cumprimento dos termos acordados. Por fim, o processo é concluído com a avaliação do desempenho do fornecedor, o registro das lições aprendidas e o encerramento formal da aquisição. Essa abordagem estruturada ajuda as organizações a obter economia de custos, manter a qualidade e reduzir riscos ao longo do ciclo de vida da aquisição.