🔎 Você sabia? 94% dos profissionais de negócios preferem uma plataforma unificada que conecte seus aplicativos e automatize os fluxos de trabalho, eliminando as ineficiências de depender de vários sistemas e processos desconectados.
Seu projeto está no caminho certo. Desde o gerenciamento dos recursos do projeto e a definição do orçamento até a compilação de uma lista de ferramentas e requisitos, você pensou em tudo!
Infelizmente, um pequeno detalhe parece impedir o progresso em todas as etapas: o processo de aprovação. A falta de aprovações oportunas ou claras causa atrasos, falhas de comunicação entre as equipes e retrabalho, às vezes exigindo até mesmo a reformulação completa do projeto.
É aí que um modelo de matriz de aprovação fornece uma estrutura organizada para definir quem tem autoridade de aprovação nas várias etapas de um processo de tomada de decisão.
Se você deseja otimizar seu fluxo de trabalho de aprovação, aqui está uma lista de 12 modelos de matriz de aprovação para ajudá-lo a realizar o trabalho! ✨
O que são modelos de matriz de aprovação?
Um modelo de matriz de aprovação é um documento de fluxo de trabalho que ajuda a otimizar e padronizar o processo de aprovação dentro de uma organização. Ele representa visualmente quem está autorizado a aprovar ações, decisões ou documentos específicos.
Esses modelos geralmente descrevem as diferentes etapas da aprovação e os indivíduos ou departamentos responsáveis em cada etapa, incluindo:
- Fluxos de trabalho de aprovação predefinidos para eliminar confusão e atrasos na tomada de decisões
- Níveis de autoridade de aprovação claramente definidos, especificando quem aprova transações financeiras, propostas de projetos, contratos e outras decisões importantes
- Seções personalizáveis para se alinhar aos processos de aprovação específicos da sua organização, incluindo permissões específicas por departamento e protocolos de escalonamento
- Integração com requisitos de conformidade, garantindo que todas as aprovações sigam as políticas da empresa e os regulamentos do setor
Assim, define a autoridade de aprovação para ajudar a minimizar gargalos, reduzir erros e aumentar a responsabilidade. Responsabiliza as partes interessadas pelas aprovações em tempo hábil, ajudando a evitar gargalos e atrasos no projeto.
💡 Dica profissional: Delegar autoridade de forma eficaz evita gargalos na tomada de decisões e capacita sua equipe a assumir a responsabilidade por suas tarefas.
O que torna um modelo de matriz de aprovação bom?
Um modelo de matriz de aprovação bem projetado deve ser claro e adaptável ao seu caso de negócios. Aqui estão as principais características que tornam um modelo excelente:
- Estrutura clara: procure um modelo de matriz de aprovação que defina claramente quem tem autoridade para aprovar cada decisão. Ele deve dividir o processo de aprovação por função, tarefa e nível de autoridade para evitar confusão ✅️
- Adaptável: procure um modelo de matriz de aprovação adaptável, pois cada organização tem diferentes requisitos de projeto e processos de trabalho. Ele deve permitir ajustes fáceis para diferentes departamentos, projetos, responsabilidades ou tipos de decisão ✅️
- Colaborativo: escolha um modelo de matriz de aprovação que incentive a colaboração, definindo as funções de cada parte interessada no processo de aprovação. Isso garante que todas as partes necessárias estejam envolvidas e que as decisões avancem suavemente de uma etapa para a outra ✅️
- Integração do fluxo de trabalho: selecione modelos de matriz de aprovação integrados ao fluxo de trabalho da sua equipe. Ao usar ferramentas de automação, você simplifica as solicitações de aprovação, acompanha o progresso e elimina acompanhamentos manuais ✅️
📚 Leia também: Como escrever uma proposta de projeto (exemplos e modelos)
12 modelos de matriz de aprovação
Agora que você entende o que é uma matriz de aprovação e o que torna um modelo bom, vamos mergulhar nos melhores modelos de matriz de aprovação disponíveis. Esses modelos da ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho, ajudarão você a definir processos claros de tomada de decisão e otimizar seus fluxos de trabalho de aprovação.
1. Modelo de matriz de aprovação ClickUp
O modelo de matriz de aprovação do ClickUp oferece uma abordagem simplificada e organizada para gerenciar fluxos de trabalho de aprovação. Este modelo ajuda você a definir a autoridade de aprovação, identificar as principais partes interessadas e atribuir tarefas, garantindo que todas as decisões passem pelos canais certos.
Você pode adaptar facilmente este modelo para refletir hierarquias internas, necessidades do projeto ou funções departamentais. A clareza nas cadeias de aprovação leva a respostas mais rápidas e minimiza atrasos causados por falhas de comunicação ou confusão de funções.
🌟 O que você vai adorar:
- Defina funções de aprovação claras para cada etapa do projeto ou processo de tomada de decisão
- Acompanhe facilmente o status das aprovações para garantir a conclusão dentro do prazo
- Personalize linhas e colunas para refletir vários níveis de tomada de decisão ou departamentos
- Integre-se perfeitamente às ferramentas de gerenciamento de tarefas do ClickUp para uma melhor automação do fluxo de trabalho
🔑 Ideal para: Equipes e organizações que precisam estabelecer um processo de aprovação claro e eficiente, garantindo responsabilidade e tomada de decisões tranquila.
2. Modelo de quadro branco de matriz de aprovação ClickUp
O modelo de quadro branco de matriz de aprovação do ClickUp leva seu processo de aprovação para o próximo nível com uma abordagem interativa e visual. Este modelo permite que as equipes mapeiem os fluxos de trabalho de aprovação em um formato dinâmico e fácil de entender, promovendo a colaboração e garantindo que todos saibam sua função em cada etapa da tomada de decisão.
Este modelo de matriz de aprovação usa um layout de quadro branco para fornecer uma visão clara de todo o processo de aprovação, facilitando a identificação de gargalos e a atribuição de tarefas às partes interessadas certas. Seja mapeando o envolvimento das partes interessadas ou reestruturando um fluxo de trabalho em tempo real, este modelo cria um ambiente interativo e transparente para esclarecer quem aprova o quê.
🌟 O que você vai adorar:
- Apresente fluxos de trabalho à liderança com um layout visual claro
- Identifique gargalos na aprovação durante sessões de brainstorming
- Crie uma representação visual e interativa do seu processo de aprovação
- Colabore facilmente com os membros da equipe, atribuindo tarefas e acompanhando aprovações
🔑 Ideal para: Equipes que preferem uma abordagem visual para fluxos de trabalho de aprovação e desejam um ambiente colaborativo para gerenciar decisões.
📮 Insight do ClickUp: 92% dos trabalhadores utilizam métodos inconsistentes para acompanhar itens de ação, o que resulta em decisões perdidas e atrasos na execução. Seja enviando notas de acompanhamento ou utilizando planilhas, o processo é frequentemente disperso e ineficiente. A solução de gerenciamento de tarefas do ClickUp garante a conversão perfeita de conversas em tarefas para que sua equipe possa agir rapidamente e permanecer alinhada.
3. Modelo de matriz de delegação de autoridade do ClickUp
O modelo de matriz de delegação de autoridade do ClickUp ajuda as organizações a definir quem tem autoridade para aprovar decisões em vários níveis organizacionais. Ele garante que todas as decisões sejam tomadas pela pessoa ou equipe certa, com base em suas responsabilidades e nível de autoridade.
Este modelo de decisões de projeto ajuda você a manter o controle e a transparência no processo de tomada de decisões da sua organização. Ele define limites de autoridade entre departamentos e alinha a responsabilidade com os direitos de decisão.
🌟 O que você vai adorar:
- Evite atrasos nas decisões com atribuições de autoridade claras
- Defina e documente claramente os níveis de autoridade para diferentes tarefas e decisões
- Garanta a responsabilidade atribuindo responsabilidades de aprovação às pessoas certas
- Siga a conformidade em ambientes regulamentados ou orientados por políticas
🔑 Ideal para: Empresas, equipes financeiras e departamentos jurídicos que buscam codificar a autoridade de decisão e manter o controle operacional.
📚 Leia também: Como escrever um caso de negócios: a fórmula para obter a aprovação do projeto pelas partes interessadas
4. Modelo de solicitação e aprovação de projetos ClickUp
Centralize a forma como novos projetos são solicitados, avaliados e aprovados com o modelo de solicitação e aprovação de projetos do ClickUp. Ele oferece um fluxo de trabalho padronizado, no qual as partes interessadas enviam ideias de projetos, designam revisores e acompanham as decisões em cada etapa de aprovação.
O modelo minimiza o acompanhamento manual e promove a transparência, registrando os comentários e resultados dos revisores em um formato consistente.
🌟 O que você vai adorar:
- Reúna e organize todos os detalhes das solicitações do projeto em um só lugar
- Simplifique o processo de aprovação com etapas claras e caminhos de aprovação
- Acompanhe o status das solicitações para garantir a tomada de decisões em tempo hábil
- Registre aprovações, rejeições e feedback para garantir a transparência
🔑 Ideal para: PMOs, chefes de departamento e equipes de produto que gerenciam propostas de projetos recebidas.
5. Modelo de processo de aprovação de projetos ClickUp
O modelo de processo de aprovação de projetos da ClickUp é perfeito para equipes e organizações que precisam de uma abordagem estruturada para revisar e aprovar projetos. Este modelo completo fornece uma estrutura formalizada para aprovações de projetos, desde o envio inicial até a aprovação final, e captura detalhes críticos como escopo, orçamento, metas e tomadores de decisão designados.
Com automações integradas e atribuições de tarefas, reduz o atrito e garante que todos saibam o que é necessário antes de um projeto avançar. Chega de perseguir aprovadores ou perder documentação.
🌟 O que você vai adorar:
- Delegue automaticamente revisores com base na categoria do projeto
- Mantenha registros de auditoria para conformidade e referência futura
- Defina cada etapa do processo de aprovação do projeto para obter clareza e eficiência
- Atribua tarefas e aprovações às partes interessadas apropriadas em cada etapa
🔑 Ideal para: Gerentes de projeto e equipes que precisam de um processo formal e repetível para avaliar e aprovar projetos internos ou voltados para o cliente.
💡 Dica profissional: Definir e documentar meticulosamente os requisitos do projeto é a base de qualquer empreendimento bem-sucedido. Veja como fazer isso:
- Defina claramente o que o projeto incluirá e não incluirá e o que você pretende alcançar 🎯
- Entenda as necessidades e expectativas de todas as partes envolvidas, desde a empresa até os usuários finais 🗣️
- Registre formalmente todos os requisitos em um formato claro, conciso e compreensível ✍️
- Confirme os requisitos documentados quanto à precisão e integridade ✅
- Acompanhe as alterações nos requisitos ao longo do ciclo de vida do projeto e gerencie-as de forma eficaz para evitar o aumento do escopo ⚙️
6. Modelo de proposta de projeto ClickUp
Está apresentando uma nova iniciativa? O modelo de proposta de projeto do ClickUp ajuda a estruturar ideias em um formato atraente, com seções para objetivos, escopo, riscos, entregas e aprovações necessárias. O modelo é personalizável para se adequar a qualquer projeto, fornecendo uma estrutura clara para as equipes delinearem os principais detalhes do projeto e garantirem a autorização dos tomadores de decisão.
Este modelo facilita a avaliação objetiva das propostas e garante que as partes interessadas tenham as informações certas para dar feedback ou aprovação em tempo hábil. Além disso, ele preenche a lacuna entre o conceito e a execução.
🌟 O que você vai adorar:
- Inclua links, recursos visuais e tarefas para fortalecer a proposta
- Incentive o feedback por meio de comentários e revisores designados
- Estruture propostas de projetos com seções para objetivos, escopo, cronograma e orçamento
- Colabore em tempo real com membros da equipe e partes interessadas usando comentários e atribuições de tarefas
🔑 Ideal para: Gerentes de projeto, equipes e empresas que desejam criar propostas de projeto organizadas e profissionais que otimizem o processo de aprovação.
Veja o que Judy Hellen, gerente de suporte administrativo da Brighten A Soul Foundation, acha sobre o uso do ClickUp :
O acompanhamento e a organização dos projetos da empresa são muito fáceis e eficazes com o software ClickUp. Desde listas simples até projetos complexos, o software ClickUp tem sido utilizado para realizar tarefas conforme o esperado. É um software muito eficaz para resolver problemas de gerenciamento de tarefas e acompanhar o progresso das tarefas e projetos em andamento de uma organização.
O acompanhamento e a organização dos projetos da empresa são muito fáceis e eficazes com o software ClickUp. Desde listas simples até projetos complexos, o software ClickUp tem sido utilizado para realizar tarefas conforme o esperado. É um software muito eficaz para resolver problemas de gerenciamento de tarefas e acompanhar o progresso das tarefas e projetos em andamento de uma organização.
7. Modelo de proposta orçamentária do ClickUp
O modelo de proposta orçamentária do ClickUp ajuda você a criar propostas orçamentárias detalhadas e precisas para projetos, garantindo que todos os aspectos financeiros sejam cobertos. Seja para enviar orçamentos para projetos internos ou propostas para clientes, este modelo garante que você apresente seu plano financeiro.
O formato permite detalhamentos por categoria e vincula os gastos a resultados estratégicos, fornecendo aos aprovadores o que eles precisam para aprovar com confiança. O modelo simplifica o processo de aprovação do orçamento com seções específicas para custos estimados, ROI, justificativa e cronograma.
🌟 O que você vai adorar:
- Descreva as necessidades de financiamento e os retornos esperados em uma única visualização e divida os custos por tarefa, recurso ou marco
- Vincule solicitações de orçamento a metas gerais do projeto para apoiar o planejamento financeiro com uma lógica clara e detalhada
- Estime e organize os custos do projeto em um formato claro e estruturado
- Monitore os status de aprovação do orçamento para garantir a tomada de decisões em tempo hábil
🔑 Ideal para: Líderes de equipe, solicitantes financeiros e gerentes de operações que enviam propostas orçamentárias detalhadas.
💡 Dica profissional: automatizar fluxos de trabalho repetitivos permite que as equipes se concentrem em tarefas de alto valor e melhorem a eficiência.
8. Modelo de modelo DACI da ClickUp
O modelo DACI da ClickUp foi projetado para definir as funções e responsabilidades na tomada de decisões do projeto. Todos os membros da equipe ficam alinhados sobre quem é responsável, consultado e informado durante a tomada de decisões.
A estrutura DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed) fornece uma estrutura clara que ajuda as equipes a reduzir a confusão, evitar gargalos e tomar decisões com eficiência. É perfeita para equipes que desejam estabelecer funções claras de tomada de decisão e otimizar os fluxos de trabalho dos projetos.
🌟 O que você vai adorar:
- Defina funções claras para cada membro da equipe no processo de tomada de decisão
- Simplifique a comunicação especificando quem precisa ser consultado e informado
- Acompanhe o andamento das decisões e aprovações para garantir ações oportunas
- Crie alinhamento entre departamentos sobre responsabilidades e documente claramente as justificativas e os resultados das decisões
🔑 Ideal para: Gerentes de projeto, equipes, organizações e equipes multifuncionais que gerenciam grandes iniciativas nas quais a clareza na tomada de decisões é fundamental.
9. Modelo de matriz RACI da ClickUp
O modelo de matriz RACI da ClickUp é essencial para definir e esclarecer funções e responsabilidades em qualquer projeto ou tarefa. Ao usar a estrutura RACI (Responsável, Responsável, Consultado, Informado), este modelo permite que todos na sua equipe saibam exatamente qual é a sua função no processo de tomada de decisão e execução.
Este modelo permite que as equipes simplifiquem a comunicação, reduzam a confusão e melhorem a colaboração, definindo quem é responsável por cada tarefa, quem precisa ser consultado e quem precisa ser mantido informado.
🌟 O que você vai adorar:
- Atribua e acompanhe funções usando a estrutura RACI para cada tarefa
- Melhore a colaboração definindo claramente quem é responsável e quem precisa ser consultado
- Elimine a confusão e garanta que todos os membros da equipe estejam alinhados com as responsabilidades do projeto
- Use o ClickUp Tasks para integrar a matriz ao seu fluxo de trabalho geral
🔑 Ideal para: Gerentes de projeto e equipes que precisam esclarecer funções, responsabilidades e processos de tomada de decisão em projetos complexos.
Aqui está um resumo rápido das melhores práticas para configurar um projeto:
10. Modelo de formulário de requisição de compra ClickUp
O modelo de formulário de requisição de compra do ClickUp simplifica e organiza o processo de compra da sua organização. Ele padroniza a forma como as equipes solicitam bens, serviços ou software, para que o processo de compra siga um caminho documentado com as aprovações adequadas.
Além disso, gerencie requisições de compra do início ao fim, garantindo que todas as solicitações passem pelos canais de aprovação corretos, reduzindo erros e mantendo a eficiência do processo.
🌟 O que você vai adorar:
- Envie submissões para o departamento financeiro ou aprovadores instantaneamente
- Reduza atrasos eliminando esclarecimentos repetitivos
- Anexe cotações, especificações ou contratos de fornecedores diretamente
- Acompanhe o status de cada solicitação ao longo do processo de aprovação
🔑 Ideal para: Equipes de compras, departamentos financeiros e empresas que buscam otimizar e padronizar seus processos de requisição de compras.
11. Modelo de revisão de contrato ClickUp
O modelo de revisão de contratos do ClickUp ajuda as equipes a analisar os contratos antes de serem finalizados. Ele oferece suporte ao rastreamento de versões, comentários internos e feedback jurídico, tudo dentro do ClickUp, sem precisar alternar entre ferramentas.
Encaminhe documentos para os revisores relevantes, atribua responsáveis e garanta que todas as cláusulas sejam consideradas antes da assinatura. Este modelo simplifica a colaboração entre as equipes jurídica, de compras e comercial, reduzindo o tempo de resposta.
🌟 O que você vai adorar:
- Divida as cláusulas do contrato em tarefas para facilitar a revisão e o gerenciamento
- Atribua revisores e documente claramente a justificativa das decisões
- Garanta a conformidade com políticas internas e normas legais
- Acelere o tempo de resposta com fluxos de trabalho de revisão baseados em tarefas
🔑 Ideal para: Equipes jurídicas, equipe de compras e partes interessadas responsáveis pela revisão de acordos ou contratos com fornecedores.
Saiba como criar consistência com modelos no ClickUp:
12. Modelo de análise de riscos para gerenciamento de projetos ClickUp
O modelo de análise de riscos de gerenciamento de projetos do ClickUp identifica, avalia e gerencia proativamente os riscos potenciais em seus projetos. Com este modelo, os gerentes de projeto delineiam os riscos potenciais, avaliam seu impacto e definem estratégias de mitigação para manter os projetos em dia.
Esta matriz de aprovação aumenta a visibilidade de possíveis problemas e permite que as equipes respondam rapidamente, minimizando a probabilidade de atrasos ou falhas no projeto.
🌟 O que você vai adorar:
- Documente, avalie e priorize riscos durante o planejamento ou as fases ativas
- Priorize os riscos usando pontuação de impacto e probabilidade
- Atribua a responsabilidade por cada plano de mitigação aos membros relevantes da equipe
- Monitore e atualize o status dos riscos ao longo do ciclo de vida do projeto
🔑 Ideal para: Gerentes de projeto e equipes que buscam gerenciar riscos de forma mais eficaz e garantir uma execução mais tranquila dos projetos.
💡 Dica profissional: a avaliação de riscos deve ser fundamental para seus fluxos de trabalho de aprovação. Você pode tomar decisões informadas e baseadas em dados com o software de gerenciamento de riscos certo.
Simplifique suas aprovações e melhore seu fluxo de trabalho com o ClickUp
Todos sabemos que as aprovações podem ser uma verdadeira dor de cabeça! Para obter aprovações dentro do prazo, você deve manter tudo organizado, garantir que todos estejam em sintonia e evitar aqueles gargalos irritantes que atrasam tudo.
Usando modelos do ClickUp, otimize seus fluxos de trabalho de aprovação, acompanhe as decisões em tempo real e garanta que todos os processos sejam o mais eficientes possível. Seja para gerenciar orçamentos, contratos ou propostas de projetos, os poderosos modelos do ClickUp ajudam você a se manter organizado e no controle.
Pronto para melhorar seu processo de aprovação? Comece a usar o ClickUp e acesse esses modelos gratuitos hoje mesmo!