As regras de gerenciamento de frotas estão mudando. Por um lado, você tem a tarefa de atender a padrões mais rígidos de segurança, sustentabilidade e eficiência. Por outro lado, novas tecnologias prometem tornar sua frota mais rápida, mais inteligente e mais competitiva.
Sejamos honestos - adotar essas inovações não é uma tarefa fácil devido à crescente complexidade operacional e a um mercado altamente competitivo.
Então, por onde começar? Os modelos de gerenciamento de frotas podem ser sua resposta.
Este artigo apresenta 10 modelos gratuitos de gerenciamento de frota para atender às necessidades mais urgentes de operação de frota. Vamos ver como eles podem transformar o gerenciamento de frotas em uma vantagem sem complicações para sua empresa.
O que são modelos de gerenciamento de frotas?
Os modelos de gerenciamento de frotas são ferramentas práticas criadas para tornar seu sistema de gerenciamento de frotas mais gerenciável e eficiente. Eles oferecem uma maneira estruturada de organizar todos os aspectos essenciais das operações da frota, como manutenção de veículos, eficiência de combustível, detalhes de seguro e rastreamento de quilometragem.
Esses modelos ajudam os gerentes a manter tudo funcionando sem problemas, garantindo que tarefas como serviços programados e atribuições de motoristas sejam rastreadas e concluídas no prazo. Eles também facilitam o monitoramento do desempenho dos veículos e o rastreamento de problemas antes que eles se tornem mais significativos.
Uma das vantagens mais significativas dos modelos de gerenciamento de frota é que eles podem ser personalizados para atender às necessidades específicas da sua empresa. Eles também estão disponíveis como modelos de documentos e planilhas, o que os torna flexíveis quando necessário.
Esses modelos podem ajudar a reduzir custos, melhorar a eficiência do combustível ou manter registros detalhados de viagens.
Um modelo sólido torna o gerenciamento de uma frota mais organizado e menos sobrecarregado. Isso permite que você se concentre na execução eficiente de suas operações, minimizando o tempo de inatividade e otimizando seus recursos.
O que faz um bom modelo de gerenciamento de frota?
Aqui estão os principais recursos que definem um modelo eficaz de gerenciamento de frota:
- Layout claro: Contém seções dedicadas a dados essenciais, como detalhes do veículo, programações de manutenção, uso de combustível e informações do motorista
- Personalização: Permite ajustes para atender a requisitos específicos de gerenciamento de frotas
- Fácil de automatizar: Inclui recursos integrados como fórmulas, formatação condicional e filtros de dados para uma análise simplificada
- Compatibilidade: Funciona sem problemas com ferramentas como Excel, Google Sheets ou seu software de gerenciamento de frota
- Insights acionáveis: Oferece espaço para rastrear métricas de desempenho e tendências para a tomada de decisões informadas
- Focado na eficiência: Reduz os erros, melhora os fluxos de trabalho e simplifica as operações cotidianas
Leia também: Como criar uma planilha de CRM para otimizar os dados dos clientes
10 modelos gratuitos de gerenciamento de frotas
Aqui estão 10 modelos gratuitos de gerenciamento de frotas que você deve explorar para economizar tempo, minimizar erros e manter sua frota funcionando de forma eficiente, quer você esteja gerenciando alguns veículos ou uma frota inteira:
1. O modelo de gerenciamento de frota ClickUp
Precisa de mais clareza e controle sobre seus veículos, motoristas e custos? O ClickUp tem a resposta. Com o modelo de gerenciamento de frota do ClickUp, você pode organizar com eficiência todos os aspectos das operações da frota em um só lugar. Veja como ele ajuda:
- Informações centralizadas: Reúna e gerencie detalhes vitais da frota, como marca, modelo, números de registro e históricos de manutenção - tudo acessível por meio dos ClickUp Dashboards
- Rastreamento de manutenção: Configure tarefas recorrentes para intervalos de manutenção para garantir a manutenção regular e evitar compromissos perdidos ou avarias dispendiosas
- Monitoramento de despesas: Acompanhe e categorize despesas como combustível, reparos e informações de seguro com campos personalizados, gerando relatórios detalhados para controlar os gastos e melhorar o orçamento
- Gerenciamento do desempenho do motorista: Atribua tarefas para treinamento, acompanhe comportamentos como eficiência de combustível e segurança ao dirigir e use insights para melhorar o desempenho do motorista
- Avaliação do desempenho da frota: Utilize os recursos de relatório do ClickUp para analisar métricas como uso de combustível, custos de manutenção e comportamento do motorista para tomar decisões informadas
Com esse modelo, você pode manter tudo funcionando de forma tranquila e eficiente, desde a manutenção do veículo até o desempenho do motorista.
Um usuário do ClickUp avaliou a plataforma :
Eu o utilizo pessoalmente para acompanhar tarefas e atividades para mim e para meus relatórios em vários departamentos. Acho que ele é útil para acompanhar muitos aspectos do trabalho, como gerenciamento de projetos, acompanhamento de ordens de serviço, reservas de frota, gerenciamento de reuniões e gerenciamento de documentos. Isso facilita o controle da grande quantidade de problemas que surgem diariamente.
Eu o utilizo pessoalmente para acompanhar tarefas e atividades para mim e para meus relatórios em vários departamentos. Acho que ele é útil para acompanhar muitos aspectos do trabalho, como gerenciamento de projetos, acompanhamento de ordens de serviço, reservas de frota, gerenciamento de reuniões e gerenciamento de documentos. Isso facilita o controle da grande quantidade de problemas que surgem diariamente.
Ideal para: Gerentes de frotas, equipes de logística e coordenadores de operações que buscam uma plataforma versátil e personalizável para centralizar o rastreamento de veículos, atribuições de motoristas e programações de manutenção.
Dica profissional: O Board View do ClickUp oferece visibilidade da localização em tempo real, para que você possa se preparar para emergências ou decidir rapidamente quando um veículo precisa de atenção.
2. O modelo de rastreamento de KPI de gerenciamento de frota do ClickUp
O gerenciamento de indicadores-chave de desempenho em sua frota é mais fácil com o modelo de rastreamento de KPI do ClickUp Fleet Management. Esse modelo foi projetado para ajudá-lo a rastrear, gerenciar e monitorar as operações da frota sem problemas.
O coração do modelo é a Visão resumida, um painel abrangente para todos os KPIs. Essa visualização permite que você identifique rapidamente as áreas com bom desempenho e aquelas que precisam de atenção.
A Visão do Guia de Introdução fornece um roteiro claro para equipes iniciantes no rastreamento de KPI. Essa visualização o orienta na definição de KPIs, no estabelecimento de mecanismos de rastreamento e no alinhamento deles com metas mais amplas de gerenciamento de frotas.
Depois que os KPIs são estabelecidos, a Visão OKR departamental ajuda a rastrear os objetivos e os principais resultados entre os departamentos, garantindo que todos permaneçam alinhados. Enquanto isso, a Visão de Linha do Tempo permite que você trace datas importantes e acompanhe o progresso para atingir as metas de eficiência ou os cronogramas de manutenção.
Todas as tarefas no modelo são categorizadas em cinco status - Concluído, Fora do caminho, No caminho, Não iniciado e Em risco - fornecendo rastreamento em tempo real e facilitando o monitoramento do desempenho da frota.
Ideal para: Gerentes de operações de frota orientados por dados e analistas de desempenho que precisam medir e otimizar o desempenho da frota por meio de KPIs acionáveis.
Dica profissional: A Visão de progresso oferece uma análise detalhada de KPIs individuais. Ao dar zoom em cada KPI, você pode identificar tendências, diagnosticar possíveis problemas e garantir que nenhum detalhe crítico seja esquecido.
3. O modelo de POP de gerenciamento de frota do ClickUp
Criar e gerenciar seus Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) não precisa ser um incômodo. Com o modelo de SOP de gerenciamento de frota do ClickUp, esse processo se torna fácil e organizado.
Comece considerando suas operações diárias, fluxos de trabalho de atendimento ao cliente e tarefas recorrentes cruciais para seu sucesso. Use o ClickUp Docs para fazer um brainstorming e reunir essas ideias em um só lugar, garantindo que nenhum processo importante seja perdido.
Em seguida, divida seus processos em etapas claras e gerenciáveis. O Board View ajuda a visualizar cada tarefa, permitindo que você mapeie os fluxos de trabalho e os ajuste conforme necessário. O Gráfico de Gantt fornece uma linha do tempo para atribuir prazos e acompanhar o progresso.
Depois de delinear as etapas, priorize as tarefas para garantir que as ações mais críticas sejam abordadas primeiro.
Por fim, crie seu documento SOP com instruções detalhadas, ferramentas necessárias e notas adicionais. Não se esqueça de revisar e testar o POP com sua equipe, obtendo feedback para refinar e melhorar o processo!
Ideal para: Gerentes de frotas e responsáveis pela conformidade que precisam documentar e aplicar procedimentos operacionais padrão para manutenção de veículos, verificações de segurança e protocolos de motoristas.
💡 Dica Profissional: Use tags e destaques codificados por cores no ClickUp Docs para categorizar processos por departamento ou prioridade, facilitando a revisão posterior.
4. Modelo de linha do tempo preenchível para aquisição de veículos do ClickUp
Se você precisa de uma maneira fácil de gerenciar cronogramas complexos, o ClickUp Vehicle Acquisition Fillable Timeline está aqui para ajudar. Veja como essa ferramenta transforma seu fluxo de trabalho:
- Simplifique a complexidade: Divida cronogramas multifacetados de aquisição de veículos em etapas gerenciáveis com um layout limpo e visual
- Progresso em um relance: Fique por dentro das tarefas com status claros e atualizações visuais, eliminando as suposições
- Alinhamento da equipe: Compartilhe cronogramas sem esforço para manter todas as partes interessadas informadas e envolvidas
Não importa o tipo de cronograma que você esteja criando - seja de aquisição, logística ou de entrega - esse modelo lhe dá mais espaço para outras responsabilidades críticas.
Para começar, mapeie cada etapa do processo de aquisição de veículos, desde a seleção do fornecedor até a entrega. Atribua prazos a cada tarefa, garantindo um cronograma claro para cada etapa.
Organize as tarefas por status, usando categorias como Aberto e Concluído para acompanhar o progresso e manter a transparência. À medida que você avança, atualize os status das tarefas em tempo real para manter todos informados. Ative as notificações automáticas para que nenhum prazo ou atualização importante passe despercebido.
Por fim, analise suas taxas de conclusão de tarefas com os recursos de rastreamento do ClickUp para encontrar áreas de melhoria e otimizar futuras aquisições.
Ideal para: Equipes de aquisição de frotas e gerentes que supervisionam projetos de aquisição de veículos.
dica profissional: Use os Custom Fields do ClickUp para adicionar detalhes importantes, como orçamento ou datas de entrega, a cada tarefa. Isso centraliza as informações críticas e garante que todos precisem do contexto sem alternar entre as ferramentas. Você pode até começar rapidamente com um modelo de lista de fornecedores.
5. O modelo de RFP de serviços de gerenciamento de frotas do ClickUp
Seja gerenciando uma frota em crescimento ou reformulando os sistemas de inventário existentes, escolher o fornecedor certo pode ser assustador. Mas com o modelo de RFP de serviços de gerenciamento de frotas do ClickUp, você transformará o processo de caótico em controlado, garantindo que você obtenha os melhores resultados sem dores de cabeça.
Veja como o modelo do ClickUp funciona para simplificar o processo, dando a você mais tempo para se concentrar no que realmente importa:
- Defina especificações de projeto muito claras: Descreva todas as necessidades de gerenciamento de frota, desde a manutenção até o rastreamento. Essa clareza garante que os fornecedores entendam suas expectativas, resultando em propostas mais precisas e economia de tempo
- Alinhe sua equipe com antecedência: Identifique as principais partes interessadas com antecedência para evitar gargalos e manter todos na mesma página. Mantenha o processo tranquilo e no caminho certo
- Centralize todos os documentos em um só lugar: Armazene propostas e respostas de fornecedores em um local acessível, permitindo uma comparação fácil sem o incômodo de e-mails ou planilhas desconexas
- Colaboração perfeita em tempo real: Permita que sua equipe deixe comentários, faça edições e finalize decisões instantaneamente, acelerando o feedback e eliminando atrasos
- Tome decisões mais inteligentes e mais rápidas: Acesse todas as informações necessárias, compare propostas e avalie rapidamente os recursos do fornecedor. Permita a tomada de decisões com mais confiança
Ideal para: Gerentes de frota e equipes de compras que elaboram RFPs detalhadas para serviços de frota, desde fornecedores de manutenção até empresas de leasing de veículos.
você sabia que as empresas de gerenciamento de frotas têm raízes no setor bancário? Os bancos viram o leasing de veículos como uma maneira inteligente de gerar renda estável, graças às suas margens de lucro atraentes, à chance de ganhar taxas de serviço recorrentes e ao risco relativamente baixo envolvido.
6. O modelo de estrutura de divisão de trabalho de gerenciamento de frota do ClickUp
O modelo de estrutura analítica de trabalho do ClickUp Fleet Management pode simplificar a complexidade de qualquer projeto, oferecendo clareza e controle em todas as etapas.
A melhor parte? Esse modelo não trata apenas de organização - ele também lida com a otimização de inventário, que é impulsionada por suas visualizações e recursos avançados:
Insight do ClickUp: As equipes de baixo desempenho têm 4 vezes mais probabilidade de fazer malabarismos com mais de 15 ferramentas, enquanto as equipes de alto desempenho mantêm a eficiência limitando seu kit de ferramentas a 9 ou menos plataformas. Mas que tal usar uma única plataforma? Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp reúne suas tarefas, projetos, documentos, wikis, bate-papo e chamadas em uma única plataforma, completa com fluxos de trabalho alimentados por IA. Pronto para trabalhar de forma mais inteligente? O ClickUp funciona para todas as equipes, torna o trabalho visível e permite que você se concentre no que importa, enquanto a IA cuida do resto.
- Visualização de atividades: Categorize tarefas e atribua-as aos membros da equipe rapidamente. Essa visualização mantém as responsabilidades claras e garante que nenhuma tarefa deixe de ser executada
- Visualização de status: Monitore o progresso de tarefas individuais e do projeto geral com status como Aberto, Cancelado, Concluído, Atrasado e Em andamento
- Visualização Gantt: Visualize o cronograma do seu projeto para identificar possíveis gargalos e manter os prazos sob controle
- Guia de introdução Ver: Está começando a usar estruturas analíticas de trabalho? Essa visualização fornece orientação passo a passo para ajudá-lo a começar com o pé direito
- Visualização de linha do tempo: Planeje e sequencie tarefas para ficar à frente do cronograma, garantindo que você esteja sempre um passo mais próximo do sucesso
Ideal para: Gerentes de projeto e coordenadores de operações de frota que supervisionam projetos de manutenção de veículos em larga escala, atualizações de frota ou iniciativas entre departamentos, garantindo que todas as tarefas sejam rastreadas, atribuídas e concluídas no prazo.
7. Modelo de planilha de manutenção de frota da Fleetio
Criado com base no Google Sheets, o Fleet Maintenance Spreadsheet Template da Fleetio oferece uma solução gratuita e baseada na nuvem que é fácil de acessar e atualizar. Você pode personalizar facilmente a planilha para acompanhar tudo, desde registros de serviço até custos
Um recurso de destaque desse modelo é sua capacidade de registrar tarefas e custos de manutenção. Esse registro histórico facilita o acompanhamento de quais serviços foram concluídos e quanto cada um custou, ajudando-o a tomar decisões mais inteligentes sobre futuros reparos e substituições.
Outra ferramenta útil é o rastreador de custo por quilômetro. Ele calcula o custo real de operação de cada veículo e revela o custo de manter sua frota em funcionamento. Com o tempo, esses dados ajudam a identificar quando um veículo se torna muito caro para ser mantido, orientando as decisões de substituição.
Esse modelo também facilita o estabelecimento e o rastreamento de cronogramas de manutenção preventiva, garantindo que seus veículos permaneçam em ótima forma e evitando avarias inesperadas.
Ideal para: Gerentes de frotas que precisam de uma solução simples, baseada em planilhas, para rastrear programações de serviços, reparos, custos e tempo de inatividade da frota.
dica profissional: Use a seção de especificações do veículo no modelo para rastrear detalhes essenciais, como marca, modelo e recomendações do fabricante. Isso o ajuda a consultar facilmente as diretrizes de manutenção corretas e a seguir sempre as práticas recomendadas para cada veículo da sua frota.
8. Modelo de lista de verificação de manutenção de frota por Template. net
As listas de verificação são a alma da maioria dos equipamentos de gerenciamento de frotas. O modelo de lista de verificação de manutenção de frota da Template.net pode ser sua referência para abordar proativamente possíveis problemas e reduzir avarias inesperadas.
Inclui seções essenciais para rastrear as principais informações do veículo, como os detalhes do gerente de frota, o VIN do veículo, a quilometragem e as datas de inspeção.
A lista de verificação também abrange as principais áreas de manutenção, incluindo verificações do motor e da transmissão, inspeções de óleo e fluidos e recomendações para trocas. Ela ajuda a monitorar a pressão dos pneus, a profundidade da banda de rodagem e o desgaste, além de realizar inspeções de fluido, pastilhas e rotores nos freios.
É seguro dizer que essa lista de verificação é uma ótima opção para garantir que você esteja em dia com o cronograma de desgaste da sua frota. É possível estar um passo à frente dos possíveis problemas com inspeções regulares e atualização dessa lista de verificação.
Ideal para: Empresas focadas em segurança e manutenção proativa, garantindo que nenhuma tarefa crítica seja negligenciada e que os veículos permaneçam em condições de rodar e em conformidade.
Leia também: Modelos de inventário gratuitos para Excel, Sheets e ClickUp
9. Modelo de cronograma de manutenção de frota por Template. net
O modelo de programação de manutenção de frota da Template.net é uma ferramenta intuitiva para gerenciar a manutenção da frota. Ele permite que você programe tarefas regulares para cada veículo, garantindo um serviço pontual e reduzindo o tempo de inatividade.
Você pode rastrear facilmente os detalhes do veículo, como modelo, VIN e histórico de manutenção, mantendo as informações críticas prontamente acessíveis. A interface fácil de usar é perfeita para iniciantes, enquanto os campos personalizáveis permitem que as empresas a adaptem às suas necessidades.
Não importa se você está gerenciando uma frota pequena ou grande, este modelo se adapta a qualquer tamanho. Ele oferece uma visualização clara dos dados por meio de gráficos e quadros para uma melhor tomada de decisões.
O rastreador de manutenção mensal garante que as verificações de rotina sejam concluídas no prazo, enquanto um cronograma bem estruturado mantém as tarefas no caminho certo. Ele também simplifica a alocação de recursos e o monitoramento em tempo real, juntamente com a manutenção preventiva.
Ideal para: Gerentes de frota responsáveis pelo planejamento e programação de atividades de manutenção em vários veículos.
10. Modelo de gerenciador de frota de veículos por Spreadsheetpage
O gerenciamento de uma frota de veículos, seja própria ou alugada, requer uma ferramenta que possa simplificar as operações e fornecer informações valiosas. O modelo Car Fleet Manager da Spreadsheetpage é uma ferramenta poderosa e simples para gerenciar com eficiência veículos próprios e alugados.
Ele organiza viagens diárias, rastreia o uso de combustível, monitora a manutenção e gera relatórios para análise de custos e deduções fiscais. Com sua compatibilidade com o Excel, é perfeito para empresas de todos os tamanhos.
Os principais recursos incluem o Car Trip Management, que atribui veículos a motoristas e acompanha o desempenho com histórico detalhado de quilometragem e despesas. O Mileage Log e a Calculadora de Eficiência de Combustível monitoram os sinais vitais do seu carro.
O modelo também agenda lembretes de manutenção para manter os veículos em ótima forma e rastreia despesas, incluindo combustível, reparos e multas.
As opções de personalização permitem que as empresas monitorem o desempenho dos motoristas e visualizem os custos com gráficos e relatórios, incluindo comparações entre veículos próprios e alugados.
Ideal para: Empresas de pequeno e médio porte ou gerentes de frota que precisam de uma ferramenta fácil de usar para rastrear os principais detalhes da frota de veículos, desde custos e uso de combustível até manutenção e histórico de serviços.
Leia também: O melhor software de gerenciamento de inventário de TI
Simplifique o gerenciamento de frotas com o ClickUp: O aplicativo Everything App for Work
A gestão de frotas já é desafiadora o suficiente sem precisar fazer malabarismos com várias ferramentas diferentes. Entre coordenar a manutenção dos veículos, acompanhar os horários dos motoristas, gerenciar aquisições e garantir a conformidade com os regulamentos, é fácil sentir-se sobrecarregado.
Alternar entre planilhas, e-mails e diferentes plataformas de software de logística pode resultar em prazos perdidos, perda de dados e estresse desnecessário.
É aqui que o ClickUp faz uma diferença real. Com esse aplicativo completo para o trabalho, você pode centralizar todos os aspectos do gerenciamento de sua frota, desde a criação de programações detalhadas de manutenção de veículos até o rastreamento de KPIs da frota e o gerenciamento de cronogramas de compras - tudo em um só lugar.
Os modelos personalizáveis do ClickUp garantem que, quer você esteja lidando com inspeções de rotina, contratos de serviço ou RFPs de fornecedores, tudo esteja organizado, acessível e bem gerenciado.
Além disso, seus recursos flexíveis permitem que você adapte os fluxos de trabalho às suas necessidades específicas, garantindo que você fique à frente de possíveis problemas antes que eles se tornem problemas.
Inscreva-se no ClickUp gratuitamente agora e comece a otimizar as operações de sua frota hoje mesmo!