As regras de gerenciamento de frotas estão mudando. Por um lado, você tem a tarefa de atender a padrões mais rígidos de segurança, sustentabilidade e eficiência. Por outro lado, novas tecnologias prometem tornar sua frota mais rápida, mais inteligente e mais competitiva.
Sejamos honestos - adotar essas inovações não é uma tarefa fácil devido à crescente complexidade operacional e a um mercado altamente competitivo.
então, por onde começar?_ Os modelos de gerenciamento de frotas podem ser sua resposta.
Este artigo apresenta 10 modelos gratuitos de gerenciamento de frota para atender às necessidades mais urgentes de operação de frota. Vamos ver como eles podem transformar o gerenciamento de frotas em uma vantagem sem complicações para sua empresa.
O que são modelos de gerenciamento de frotas?
Os modelos de gerenciamento de frotas são ferramentas práticas projetadas para tornar seu sistema de gerenciamento de frotas mais gerenciável e eficiente. Eles oferecem uma maneira estruturada de organizar todos os aspectos essenciais das operações da frota, como manutenção do veículo, eficiência do combustível, detalhes do seguro e controle de quilometragem.
Esses modelos ajudam os gerentes a manter tudo funcionando sem problemas, garantindo que tarefas como serviços programados e atribuições de motoristas sejam rastreadas e concluídas no prazo. Eles também facilitam o monitoramento do desempenho dos veículos e o controle da quilometragem rastrear problemas antes que eles se tornem problemas mais significativos.
Uma das vantagens mais significativas dos modelos de gerenciamento de frota é que eles podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de sua empresa. Eles também estão disponíveis como modelos de documentos e planilhas, o que os torna flexíveis quando necessário.
Esses modelos podem ajudar a reduzir custos, melhorar a eficiência do combustível ou manter registros detalhados das viagens.
Um modelo sólido torna o gerenciamento de uma frota mais organizado e menos sobrecarregado. Isso permite que você se concentre na execução eficiente de suas operações, minimizando o tempo de inatividade e otimizando seus recursos.
O que faz um bom modelo de gerenciamento de frota?
Aqui estão os principais recursos que definem um modelo eficaz de gerenciamento de frota:
- Layout claro: Contém seções dedicadas a dados essenciais, como detalhes do veículo, cronogramas de manutenção, uso de combustível e informações do motorista
- Personalização: Permite ajustes para atender a requisitos específicos de gerenciamento de frota
- Fácil de automatizar: Inclui recursos integrados, como fórmulas, formatação condicional e filtros de dados para uma análise simplificada
- Compatibilidade: Funciona sem problemas com ferramentas como Excel, Google Sheets ou seu software de gerenciamento de frota
- Insights acionáveis: Oferece espaço para rastrear métricas de desempenho e tendências para a tomada de decisões informadas
- Focado na eficiência: Reduz os erros, melhora os fluxos de trabalho e simplifica as operações cotidianas
**Leia também Como criar uma planilha de CRM para otimizar os dados dos clientes
10 modelos gratuitos de gerenciamento de frotas
Aqui estão 10 modelos gratuitos de gerenciamento de frotas que você deve explorar para economizar tempo, minimizar erros e manter sua frota funcionando de forma eficiente - quer você esteja gerenciando alguns veículos ou uma frota inteira:
1. O modelo de gerenciamento de frota ClickUp
Modelo de gerenciamento de frota do ClickUp
Precisa de mais clareza e controle sobre seus veículos, motoristas e custos? ClickUp tem a resposta. Com Modelo de gerenciamento de frota do ClickUp você pode organizar com eficiência todos os aspectos das operações da frota em um só lugar. Veja como ele ajuda:
- Informações centralizadas: Reúna e gerencie detalhes vitais da frota, como marca, modelo, números de registro e históricos de manutenção - todos acessíveis por meio doClickUp Dashboards
- Rastreamento de manutenção: Configure tarefas recorrentes para intervalos de serviço para garantir a manutenção regular e evitar compromissos perdidos ou avarias dispendiosas
- Monitoramento de despesas: Acompanhe e categorize despesas como combustível, reparos e informações de seguro com campos personalizados, gerando relatórios detalhados para controlar os gastos e melhorar o orçamento
- Gerenciamento do desempenho do motorista: Atribua tarefas para treinamento, acompanhe comportamentos como eficiência de combustível e segurança ao dirigir e use insights para melhorar o desempenho do motorista
- Avaliação do desempenho da frota: Utilize os recursos de relatório do ClickUp para analisar métricas como uso de combustível, custos de manutenção e comportamento do motorista para tomar decisões informadas
Com esse modelo, você pode manter tudo funcionando de forma suave e eficiente, desde a manutenção do veículo até o desempenho do motorista.
Um usuário do ClickUp analisou a plataforma :
Eu a utilizo pessoalmente para acompanhar tarefas e atividades para mim e meus relatórios em vários departamentos. Acho que ele é útil para acompanhar muitos aspectos do trabalho, como gerenciamento de projetos, acompanhamento de ordens de serviço, reservas de frota, gerenciamento de reuniões e gerenciamento de documentos. Ele facilita o controle da grande quantidade de problemas que surgem diariamente.
Ideal para: Gerentes de frotas, equipes de logística e coordenadores de operações que buscam uma plataforma versátil e personalizável para centralizar o rastreamento de veículos, atribuições de motoristas e programações de manutenção.
Dica profissional: Visualização do quadro do ClickUp oferece visibilidade da localização em tempo real, para que você possa se preparar para emergências ou decidir rapidamente quando um veículo precisa de atenção.
2. O modelo de rastreamento de KPI de gerenciamento de frota do ClickUp
Modelo de rastreamento de KPI do ClickUp Fleet Management
Gerenciar indicadores-chave de desempenho em sua frota é mais fácil com o Modelo de rastreamento de KPI do ClickUp Fleet Management . Este modelo foi criado para ajudá-lo a rastrear, gerenciar e monitorar as operações da frota sem problemas.
O coração do modelo é a Visão resumida, um painel abrangente para todos os KPIs. Essa visualização permite que você identifique rapidamente as áreas com bom desempenho e aquelas que precisam de atenção.
A Visão do Guia de Introdução fornece um roteiro claro para as equipes iniciantes no rastreamento de KPIs. Essa visualização o orienta na definição de KPIs, no estabelecimento de mecanismos de rastreamento e no alinhamento deles com metas mais amplas de gerenciamento de frota.
Depois que os KPIs são estabelecidos, a Visão OKR departamental ajuda a rastrear os objetivos e os principais resultados entre os departamentos, garantindo que todos permaneçam alinhados. Enquanto isso, a Visão de Linha do Tempo permite que você trace datas importantes e acompanhe o progresso para atingir as metas de eficiência ou os cronogramas de manutenção.
Todas as tarefas no modelo são categorizadas em cinco status - Completed, Off Track, On Track, Not Started e At-Risk - fornecendo acompanhamento em tempo real e facilitando o monitoramento do desempenho da frota.
Ideal para: Gerentes de operações de frota orientados por dados e analistas de desempenho que precisam medir e otimizar o desempenho da frota por meio de KPIs acionáveis.
Dica profissional: A Visão de progresso fornece uma análise detalhada de KPIs individuais. Ao dar zoom em cada KPI, você pode identificar tendências, diagnosticar possíveis problemas e garantir que nenhum detalhe crítico seja esquecido.
3. O modelo de POP de gerenciamento de frota do ClickUp
Modelo de POP de gerenciamento de frota do ClickUp
Criar e gerenciar seus Procedimentos Operacionais Padrão (SOPs) não precisa ser um incômodo. Com o Modelo de SOP de gerenciamento de frota do ClickUp o processo se torna suave e organizado.
Comece considerando suas operações diárias, fluxos de trabalho de atendimento ao cliente e tarefas recorrentes cruciais para seu sucesso. Use Documentos do ClickUp para fazer um brainstorming e reunir essas ideias em um só lugar, garantindo que nenhum processo importante seja perdido.
Em seguida, divida seus processos em etapas claras e gerenciáveis. As Visão da diretoria ajuda a visualizar cada tarefa, permitindo que você mapeie os fluxos de trabalho e os ajuste conforme necessário. O Gráfico de Gantt fornece uma linha do tempo para atribuir prazos e acompanhar o progresso.
Depois de delinear as etapas, priorize as tarefas para garantir que as ações mais críticas sejam abordadas primeiro.
Por fim, crie seu documento SOP com instruções detalhadas, ferramentas necessárias e notas adicionais. Não se esqueça de revisar e testar o SOP com a sua equipe, obtendo feedback para refinar e melhorar o processo!
Ideal para: Gerentes de frotas e responsáveis pela conformidade que precisam documentar e aplicar procedimentos operacionais padrão para manutenção de veículos, verificações de segurança e protocolos de motoristas.
💡 Dica profissional: Use tags e destaques com código de cores no ClickUp Docs para categorizar os processos por departamento ou prioridade, facilitando a revisão posterior.
4. O modelo de linha do tempo preenchível para aquisição de veículos do ClickUp
Modelo de linha do tempo preenchível para aquisição de veículos do ClickUp
Se você precisa de uma maneira fácil de gerenciar cronogramas complexos, o Linha do tempo preenchível para aquisição de veículos do ClickUp está aqui para ajudar. Veja como essa ferramenta transforma seu fluxo de trabalho:
- Simplifique a complexidade: Divida os cronogramas multifacetados de aquisição de veículos em etapas gerenciáveis com um layout limpo e visual
- Progresso em um relance: Fique por dentro das tarefas com status claros e atualizações visuais, eliminando as suposições
- Alinhamento da equipe: Compartilhe cronogramas sem esforço para manter todas as partes interessadas informadas e envolvidas
Não importa o tipo de cronograma que você esteja criando - seja de aquisição, logística ou cronogramas de entrega - este modelo lhe dá mais espaço para outras responsabilidades essenciais.
Para começar, mapeie cada estágio do processo de aquisição de veículos, desde a seleção do fornecedor até a entrega. Atribua prazos a cada tarefa, garantindo um cronograma claro para cada etapa.
Organize as tarefas por status, usando categorias como Aberto e Concluído para acompanhar o progresso e manter a transparência. À medida que você avança, atualize os status das tarefas em tempo real para manter todos informados. Ative as notificações automáticas para que nenhum prazo ou atualização importante passe despercebido.
Por fim, analise suas taxas de conclusão de tarefas com os recursos de rastreamento do ClickUp para encontrar áreas de melhoria e otimizar futuras aquisições.
Ideal para: Equipes de aquisição de frotas e gerentes que supervisionam projetos de aquisição de veículos.
💡Dica profissional: Use os Custom Fields do ClickUp para adicionar detalhes importantes, como orçamento ou datas de entrega, a cada tarefa. Isso centraliza as informações críticas e garante que todos precisem do contexto sem alternar entre as ferramentas. Você pode até começar com um modelo de lista de fornecedores rapidamente.
5. O modelo de RFP de serviços de gerenciamento de frotas do ClickUp
Modelo de RFP dos serviços de gerenciamento de frotas do ClickUp
Seja gerenciando uma frota em crescimento ou reformando uma frota existente sistemas de inventário a escolha do fornecedor certo pode ser assustadora. Mas com os Modelo de RFP dos serviços de gerenciamento de frotas do ClickUp com o ClickUp, você transformará o processo de caótico em controlado, garantindo que você obtenha os melhores resultados sem dor de cabeça.
Veja como o modelo do ClickUp funciona para simplificar o processo, dando a você mais tempo para se concentrar no que realmente importa:
- Defina especificações cristalinas do projeto: Descreva todas as necessidades de gerenciamento de frota, desde a manutenção até o rastreamento. Essa clareza garante que os fornecedores entendam suas expectativas, resultando em propostas mais precisas e economia de tempo
- Alinhe sua equipe com antecedência: Identifique as principais partes interessadas com antecedência para evitar gargalos e manter todos na mesma página. Mantenha o processo tranquilo e no caminho certo
- Centralize todos os documentos em um só lugar: Armazene as propostas e respostas dos fornecedores em um local acessível, permitindo uma comparação fácil sem o incômodo de e-mails ou planilhas desarticuladas
- Colaboração contínua em tempo real: Permita que sua equipe deixe comentários, faça edições e finalize decisões instantaneamente, acelerando o feedback e eliminando atrasos
- Tome decisões mais inteligentes e mais rápidas: Acesse todas as informações necessárias, compare propostas e avalie os recursos do fornecedor rapidamente. Permita a tomada de decisões com mais confiança
Ideal para: Gerentes de frota e equipes de compras que elaboram RFPs detalhadas para serviços de frota, desde fornecedores de manutenção até empresas de leasing de veículos.
você sabia que as empresas de gerenciamento de frotas têm raízes no setor bancário? Os bancos viam o leasing de veículos como uma maneira inteligente de gerar renda estável, graças às suas margens de lucro atraentes, à chance de ganhar taxas de serviço recorrentes e ao risco relativamente baixo envolvido.
6. O modelo de estrutura de decomposição de trabalho do ClickUp Fleet Management
Modelo de estrutura de divisão de trabalho do ClickUp Fleet Management
O modelo Modelo de estrutura de decomposição de trabalho do ClickUp Fleet Management pode simplificar a complexidade de qualquer projeto, oferecendo clareza e controle em todas as etapas.
A melhor parte? Esse modelo não se trata apenas de organização - ele também lida com otimização de inventário que é impulsionada por suas visualizações e recursos avançados:
📮ClickUp Insight: Equipes com baixo desempenho são 4 vezes mais propensas a fazer malabarismos com mais de 15 ferramentas s, enquanto as equipes de alto desempenho mantêm a eficiência limitando seu kit de ferramentas a 9 ou menos plataformas. Mas que tal usar uma única plataforma? Como o aplicativo completo para o trabalho, ClickUp reúne suas tarefas, projetos, documentos, wikis, bate-papo e chamadas em uma única plataforma, completa com fluxos de trabalho com tecnologia de IA. Pronto para trabalhar de forma mais inteligente? O ClickUp funciona para todas as equipes, torna o trabalho visível e permite que você se concentre no que importa, enquanto a IA cuida do resto.
- Activities View: Categorize as tarefas e atribua-as aos membros da equipe rapidamente. Essa visualização mantém as responsabilidades claras e garante que nenhuma tarefa deixe de ser reivindicada
- Visualização de status: Monitore o progresso de tarefas individuais e do projeto geral com status como Aberto, Cancelado, Concluído, Atrasado e Em andamento
- **Visualização de Gantt: visualize a linha do tempo do projeto para identificar possíveis gargalos e manter os prazos sob controle
- Visualização do Guia de Introdução: Novo no uso de estruturas analíticas de trabalho? Esta visualização fornece orientação passo a passo para ajudá-lo a começar com o pé direito
- Visualização do cronograma: Planeje e sequencie as tarefas para ficar à frente do cronograma, garantindo que você esteja sempre um passo mais próximo do sucesso
Ideal para: Gerentes de projeto e coordenadores de operações de frota que supervisionam projetos de manutenção de veículos em larga escala, atualizações de frota ou iniciativas entre departamentos, garantindo que todas as tarefas sejam monitoradas, atribuídas e concluídas no prazo.
7. Modelo de planilha de manutenção de frota da Fleetio
via Frota Criado com base no Google Sheets, Modelo de planilha de manutenção de frota da Fleetio oferece uma solução gratuita baseada em nuvem que é fácil de acessar e atualizar. Você pode personalizar facilmente a planilha para acompanhar tudo, desde registros de serviços até custos
Um recurso de destaque desse modelo é sua capacidade de registrar tarefas e custos de manutenção. Esse registro histórico facilita o acompanhamento de quais serviços foram concluídos e quanto cada um custou, ajudando-o a tomar decisões mais inteligentes sobre futuros reparos e substituições.
Outra ferramenta útil é o rastreador de custo por quilômetro. Ele calcula o custo real de operação de cada veículo e revela o custo de manter sua frota em funcionamento. Com o tempo, esses dados ajudam a identificar quando um veículo se torna muito caro para ser mantido, orientando as decisões de substituição.
Esse modelo também facilita o estabelecimento e o rastreamento de cronogramas de manutenção preventiva, garantindo que seus veículos permaneçam em ótima forma e evitando quebras inesperadas.
Ideal para: Gerentes de frotas que precisam de uma solução simples, baseada em planilhas, para acompanhar programações de serviços, reparos, custos e tempo de inatividade da frota.
dica profissional: Use a seção de especificações do veículo no modelo para rastrear detalhes essenciais, como marca, modelo e recomendações do fabricante. Isso o ajuda a consultar facilmente as diretrizes de manutenção corretas e a seguir sempre as práticas recomendadas para cada veículo da sua frota.
8. Modelo de lista de verificação de manutenção da frota por Template.net
via Template.net As listas de verificação são a alma da maioria dos equipamentos de gerenciamento de frotas. As Modelo de lista de verificação de manutenção de frota por Template.net pode ser sua referência para tratar proativamente de possíveis problemas e reduzir avarias inesperadas.
Ele inclui seções essenciais para rastrear informações importantes sobre o veículo, como os detalhes do gerente de frota, o VIN do veículo, a quilometragem e as datas de inspeção.
A lista de verificação também abrange as principais áreas de manutenção, incluindo verificações do motor e da transmissão, inspeções de óleo e fluidos e recomendações de trocas. Ela ajuda a monitorar a pressão dos pneus, a profundidade da banda de rodagem e o desgaste, além de realizar inspeções de fluido, pastilhas e rotores nos freios.
É seguro dizer que essa lista de verificação é uma ótima opção para garantir que você esteja em dia com o cronograma de desgaste da sua frota. É possível estar um passo à frente dos possíveis problemas com inspeções regulares e atualização dessa lista de verificação.
Ideal para: Empresas focadas em segurança e manutenção proativa, garantindo que nenhuma tarefa crítica seja negligenciada e que os veículos permaneçam em condições de rodar e em conformidade.
**Leia também Modelos de inventário gratuitos para Excel, Sheets e ClickUp
9. Modelo de cronograma de manutenção da frota por Template.net
via Template.net A Modelo de cronograma de manutenção da frota por Template.net é uma ferramenta intuitiva para gerenciar a manutenção da frota. Ele permite que você programe tarefas regulares para cada veículo, garantindo um serviço pontual e reduzindo o tempo de inatividade.
Você pode rastrear facilmente os detalhes do veículo, como modelo, VIN e histórico de manutenção, mantendo as informações essenciais prontamente acessíveis. A interface fácil de usar é perfeita para iniciantes, enquanto os campos personalizáveis permitem que as empresas a adaptem às suas necessidades.
Não importa se você está gerenciando uma frota pequena ou grande, esse modelo se adapta a qualquer tamanho. Ele oferece uma visualização clara dos dados por meio de gráficos e quadros para uma melhor tomada de decisões.
O rastreador de manutenção mensal garante que as verificações de rotina sejam concluídas no prazo, enquanto um cronograma bem estruturado mantém as tarefas no caminho certo. Ele também simplifica a alocação de recursos e o monitoramento em tempo real, juntamente com a manutenção preventiva.
Ideal para: Gerentes de frota responsáveis pelo planejamento e programação de atividades de manutenção em vários veículos.
10. Modelo de gerente de frota de carros por Spreadsheetpage
via Página de planilha O gerenciamento de uma frota de veículos, seja própria ou alugada, requer uma ferramenta que possa simplificar as operações e fornecer informações valiosas. A Modelo de gerenciador de frota de veículos por Spreadsheetpage é uma ferramenta poderosa e simples para gerenciar com eficiência veículos próprios e alugados.
Ele organiza as viagens diárias, rastreia o uso de combustível, monitora a manutenção e gera relatórios para análise de custos e deduções fiscais. Com sua compatibilidade com o Excel, é perfeito para empresas de todos os tamanhos.
Os principais recursos incluem o Car Trip Management, que atribui veículos a motoristas e acompanha o desempenho com histórico detalhado de quilometragem e despesas. O registro de quilometragem e a calculadora de eficiência de combustível monitoram os sinais vitais do seu carro.
O modelo também agenda lembretes de manutenção para manter os veículos em ótima forma e acompanha as despesas, incluindo combustível, reparos e multas.
As opções de personalização permitem que as empresas monitorem o desempenho do motorista e visualizem os custos com gráficos e relatórios, incluindo comparações entre veículos próprios e alugados.
Ideal para: Empresas de pequeno e médio porte ou gerentes de frota que precisam de uma ferramenta fácil de usar para monitorar os principais detalhes da frota de veículos, desde custos e uso de combustível até manutenção e histórico de serviços.
**Leia também O melhor software de gerenciamento de inventário de TI
Simplifique o gerenciamento da frota com o ClickUp: O aplicativo para o trabalho
O gerenciamento de frotas já é desafiador o suficiente sem precisar fazer malabarismos com várias ferramentas diferentes. Entre coordenar a manutenção dos veículos, acompanhar as programações dos motoristas, gerenciar aquisições e garantir a conformidade com as normas, é fácil se sentir sobrecarregado.
Alternar entre planilhas, e-mails e diferentes plataformas de software de logística pode levar à perda de prazos, perda de dados e estresse desnecessário.
É nesse ponto que o ClickUp faz uma diferença real. Com esse aplicativo everything for work, você pode centralizar todos os aspectos do gerenciamento de sua frota, desde a criação de cronogramas detalhados de manutenção de veículos até o rastreamento de KPIs da frota e o gerenciamento de cronogramas de compras - tudo em um só lugar.
Os modelos personalizáveis do ClickUp garantem que, independentemente de você estar lidando com inspeções de rotina, contratos de serviço ou RFPs de fornecedores, tudo esteja organizado, acessível e bem gerenciado.
Além disso, seus recursos flexíveis permitem que você adapte os fluxos de trabalho às suas necessidades exclusivas, garantindo que você fique à frente de possíveis problemas antes que eles se tornem problemas. Registre-se no ClickUp gratuitamente agora e comece a otimizar as operações de sua frota hoje mesmo!