Gerenciamento de projetos pode ser uma tarefa assustadora, mesmo quando tudo parece "certo" no mundo.
Todas as equipes querem cumprir seus prazos e manter seus projetos funcionando sem problemas. Porém, mesmo com o plano mais detalhado, muitas vezes ocorrem problemas inesperados que podem atrasar o cronograma.
É aí que entra a flutuação no gerenciamento de projetos.
Ao aumentar a eficiência e identificar as tarefas a serem priorizadas, você pode lidar com quaisquer atrasos ou contratempos que possam surgir. Em resumo, você pode ter certeza de que seu projeto cumprirá o prazo.
Neste artigo, descreveremos exatamente o que é o float de gerenciamento de projetos, seus muitos benefícios e como usá-lo para manter seus projetos dentro do prazo. 🎯
O que é flutuação no gerenciamento de projetos?
A folga no gerenciamento de projetos, também conhecida como "folga", é o tempo que um projeto pode ser atrasado antes de não cumprir um prazo. Normalmente, esse tempo dependerá das tarefas envolvidas e de quanto tempo de folga cada uma delas permite.
Entretanto, tarefas específicas podem não permitir flexibilidade e afetar diretamente a data de conclusão de um projeto. As tarefas que não podem ser iniciadas antes da conclusão de outra tarefa são colocadas no que é conhecido como caminho crítico do projeto .
Essas tarefas devem ser concluídas em uma ordem específica para que um projeto possa ser concluído. Caminho crítico as tarefas do caminho crítico não podem tolerar atrasos sem afetar diretamente o prazo do projeto.
Um exemplo disso pode ser visto na imagem abaixo. As quatro tarefas em cinza: drywall, armários, encanamento e eletricidade e instalação de pisos devem ser concluídas na ordem em que aparecem e não há espaço para atrasos. Elas estão no caminho crítico. As outras tarefas listadas (pintura e decoração) têm muito mais flexibilidade e podem ser concluídas em momentos diferentes. Como resultado, elas têm uma flutuação maior.
Caminho crítico via projectmanager.com
Importância da flutuação no gerenciamento de projetos
Seus gerentes de projeto são verdadeiros astros do rock. Eles fazem malabarismos com diversas variáveis, equipes, atribuições e um força de trabalho remota em ambientes ágeis.
A flutuação dá aos gerentes de projeto um pouco de espaço para respirar, permitindo interrupções e atrasos no mundo real. A flutuação no gerenciamento de projetos ajuda os gerentes de projeto a monitorar o cronograma atual de um projeto e a priorizar as tarefas mais críticas.
Eles podem gerenciar melhor os recursos e realocá-los para tarefas sensíveis ao tempo para garantir que o projeto seja concluído no prazo.
Benefícios do Float no gerenciamento de projetos
A flutuação no gerenciamento de projetos faz mais do que simplesmente manter sua empresa funcionando. Ele traz muitos benefícios, desde ajudá-lo a nunca perder um prazo até manter sua equipe concentrada no que precisa ser feito.
Vamos dar uma olhada nos quatro principais benefícios da introdução da flutuação no gerenciamento de projetos.
1. Ajuda no monitoramento do progresso
Os gerentes de projeto podem usar a folga para monitorar com precisão o andamento de um projeto. Eles podem identificar as tarefas que estão atrasadas ou aquelas que serão afetadas diretamente por qualquer atraso. Isso permite que eles ajustem as expectativas e os prazos de acordo.
2. Aumenta a eficiência e a produtividade
O Float serve como um roteiro para a fase de planejamento de qualquer projeto. Os gerentes de projeto podem usar qualquer folga ou falta dela para garantir que as tarefas mais sensíveis ao tempo permaneçam no cronograma. Ele também ajuda a evitar qualquer descuido ao estabelecer a ordem das tarefas.
3. Estabelece o que deve ser priorizado
A flutuação no gerenciamento de projetos também serve como uma ferramenta de priorização. Os projetos com flexibilidade de tempo podem ser adiados para que as tarefas curtas ou sem flutuação possam ser concluídas primeiro. Os gerentes podem transmitir essas informações por meio de recursos integrados de comunicação com a equipe, como Visualização de bate-papo do ClickUp ou uma plataforma como Voz do Microsoft Teams .
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4. Aumenta o moral no local de trabalho
Todos nós temos um caso de "segundas-feiras" (ou terças, quartas, etc.). Usar as ferramentas certas para o trabalho pode ajudar a melhorar o humor de todos e facilitar a vida profissional. O float de gerenciamento de projetos oferece aos gerentes e membros da equipe uma melhor visibilidade de quais tarefas são críticas e não críticas.
Por exemplo, um gerente de projeto pode realocar recursos para tarefas atrasadas a fim de garantir que o projeto permaneça no prazo. Em outro caso, ele pode avisar as equipes afetadas por atrasos com bastante antecedência.
Escolhendo o tipo certo de flutuação para um melhor gerenciamento de projetos
Há diferentes tipos de flutuação no gerenciamento de projetos. Cada um deles terá sua força e seu propósito. Um deles pode permitir que uma equipe individual saiba quanta folga tem para uma tarefa, enquanto outro manterá um gerente de projeto informado sobre o tempo de flutuação atual ainda disponível.
Os 5 tipos diferentes de folga
A flutuação no gerenciamento de projetos se enquadra em várias categorias, mas aqui estão os cinco tipos diferentes que você verá:
1. Flutuação total
A quantidade total de tempo que uma tarefa programada pode ser atrasada ou estendida antes de afetar a data de conclusão do projeto
**Como calcular
Para calcular o Total Float, você deve subtrair o "mais cedo" do "mais tarde" Isso pode ser feito a partir da data de início ou da data de término, mas ambas devem ser do mesmo lado cronológico de uma tarefa. Não misture "cedo" e "tarde", pois você terá um problema sério em suas mãos!
Portanto, é possível:
Total Float = (Latest Start) - (Early Start Or Total Float) Total Float = (Latest Finish) - (Early Finish))
2. Flutuação livre
A folga livre é semelhante à folga total no que diz respeito aos cálculos. A diferença é que a folga total se refere à conclusão do projeto, enquanto a folga livre é a quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem afetar a tarefa subsequente no caminho.
Qualquer atraso ou extensão além da folga livre de uma tarefa atrasará diretamente a data de início antecipado da tarefa seguinte.
Por exemplo, vejamos um desenvolvedor trabalhando em software de gerenciamento de contatos . A codificação do backend deve ser concluída antes que a equipe relevante possa começar a projetar a interface gráfica do usuário (GUI).
**Como calcular
Para calcular o Free Float, pegue a data de término antecipado da tarefa atual e subtraia-a da data de início antecipado da tarefa dependente seguinte.
Folga livre = (início antecipado da dependente) - (término antecipado da atual))
3. Flutuação do projeto
A quantidade total de tempo que um projeto inteiro pode ser atrasado ou estendido antes de ficar atrasado em relação ao prazo de um cliente é conhecida como flutuação do projeto. Para as empresas, esse é provavelmente o número mais importante a ser monitorado, mas será necessário usar um painel de plataforma para monitorar todas as tarefas relacionadas ao projeto.
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O cliente pode estar impondo um restrição de tempo como parte dos termos ou o prazo é simplesmente aquele acordado pela empresa. De qualquer forma, empresas como a sua não podem se dar ao luxo de perder a data de conclusão do projeto.
**Como calcular
A folga do projeto é calculada da mesma forma que a folga total. As empresas geralmente usam os dois termos de forma intercambiável, mas hoje faremos uma diferenciação simples: A folga total diz respeito a uma única atividade ou tarefa, enquanto a folga do projeto está ligada à conclusão geral do projeto.
Para calcular a flutuação do projeto, seguiremos um processo semelhante, mas primeiro precisaremos saber qual é a data mais próxima em que um projeto pode ser concluído. Portanto, esse número depende do planejamento eficaz dos caminhos críticos e não críticos.
Dessa vez, pegamos a data de término mais cedo ou planejada do projeto e a subtraímos do prazo mais recente, imposto ou comprometido.
Flutuação do projeto = (último término) - (primeiro término)
4. Flutuação de interferência
A quantidade de tempo que uma tarefa pode ser atrasada sem que um projeto ultrapasse seu prazo comprometido é a folga de interferência. Em outras palavras, ultrapassar esse tempo alocado interferirá em um projeto.
Quando uma tarefa é atrasada, ela pode fazer duas coisas. Primeiro, ela consome sua folga total, o que significa que outras tarefas têm menos flexibilidade de tempo.
Isso afetará tanto as tarefas não críticas quanto as críticas. Também pode ser a gota d'água, consumindo a folga do projeto, de modo que todas as tarefas restantes agora são críticas - elas não têm mais folga.
Em segundo lugar, ela pode atrasar uma tarefa crítica subsequente. Isso resultará em um atraso na conclusão do projeto. A quantidade de folga restante do projeto determina se o projeto ainda pode ser concluído no prazo.
**Como calcular
Para calcular a folga interferente, pegamos a folga total e subtraímos a folga livre.
Flutuação interferente = (Flutuação total) - (Flutuação livre)
5. Flutuação independente
Apesar do nome, a folga independente diz respeito tanto às atividades anteriores quanto às posteriores. Ela é definida como a quantidade de tempo que a hora de início de uma atividade pode ser atrasada sem afetar a hora de início mais cedo de qualquer sucessora.
Portanto, a folga independente é o atraso em qualquer tarefa do projeto que não tenha relação com a data de término antecipado do projeto. Dessa forma, essa categoria de folga é realmente independente.
**Como calcular
Para calcular a folga independente, pegamos o final tardio das tarefas anteriores e subtraímos o início antecipado das tarefas subsequentes. Em seguida, subtraímos a duração real da tarefa.
Flutuação independente = (Início antecipado da tarefa subsequente) - (Término tardio da tarefa anterior) - (Tempo total da tarefa anterior))
Como a flutuação no gerenciamento de projetos ajuda a eficiência e a produtividade do trabalho da sua equipe
A flutuação no gerenciamento de projetos pode parecer uma abordagem para grandes empresas e setores de tecnologia, como engenharia e microsserviços empresariais . Esse simplesmente não é o caso.
O float de gerenciamento de projetos também funciona para empresas de pequeno e médio porte (SMBs) e setores como o de construção ou praticamente qualquer outro. O Float é uma tática que pode ser usada juntamente com suas estratégias de gerenciamento de projetos existentes. É fácil de usar com soluções de fluxo de trabalho e gerenciamento de projetos, como o ClickUp.
Use a visualização do gráfico de Gantt no ClickUp para agendar tarefas acompanhar o andamento do projeto e gerenciar prazos e marcos
Isso significa que ele funciona bem com ferramentas ágeis e métodos como quadros Kanban, Gráficos de Gantt quadros Scrum e outros tipos de gerenciamento de fluxo de trabalho soluções. O uso do float no gerenciamento de projetos dará aos seus PMs um roteiro fácil para alocação de recursos e priorização.
Isso é especialmente verdadeiro quando se leva em conta as dependências. Dependências são tarefas que não podem ser concluídas antes da conclusão de uma tarefa anterior ou que precisam ser concluídas antes que outra tarefa possa ser iniciada.
Com o ClickUp, é possível criar links entre tarefas e definir dependências, para que a equipe saiba exatamente o que precisa ser feito em seguida. É um conceito muito fácil de ser incorporado em sua empresa! Seu gerenciamento de projetos sentirá os efeitos tranquilizadores de saber exatamente qual é a folga de um projeto em todos os momentos. E a sua equipe poderá colaborar com mais facilidade para compensar qualquer folga e manter o projeto dentro do prazo. Experimente o modelo de gráfico de Gantt do ClickUp gratuitamente
Use o Float para um melhor gerenciamento de projetos
Quem não quer um melhor gerenciamento de projetos? Suba a bordo do trem da flutuação de projetos e desfrute de uma viagem tranquila e estável, quer esteja trabalhando em um projeto de aquisição ou aprendendo como hospedar um site .
Quando tudo estiver implementado, você terá um sistema de autocorreção que orientará todas as principais decisões do projeto. Os membros da equipe adorarão a direção e a transparência do projeto folga.
Caso ocorra o pior ou o inesperado, os gerentes de projeto podem dar as más notícias aos membros da equipe e aos clientes o mais cedo possível. Isso significa que a decepção pode ser amenizada e que as equipes de atendimento ao cliente e de sucesso podem ter uma vantagem inicial na reparação de danos.
Comece a implementar uma estratégia agora e, antes que perceba, você e sua equipe estarão comemorando mais um projeto bem-sucedido com uma rodada de chope depois do trabalho.
G escritor convidado:
richard Conn
é o diretor sênior de geração de demanda da
8×8
_, uma plataforma de comunicação líder com soluções de call center baseadas em nuvem e funcionalidade de voz, vídeo e bate-papo