O gerenciamento de projetos pode ser uma tarefa difícil, mesmo quando tudo parece estar “certo” no mundo.
Todas as equipes desejam cumprir seus prazos com sucesso e manter seus projetos funcionando perfeitamente. Mas, mesmo com o plano mais detalhado, muitas vezes surgem problemas inesperados que podem atrasar o cronograma.
É aqui que entra a margem de tempo na gestão de projetos.
Ao melhorar a eficiência e identificar as tarefas a serem priorizadas, você pode lidar com quaisquer atrasos ou contratempos que possam surgir. Em resumo, você pode ter certeza de que seu projeto cumprirá o prazo.
Neste artigo, descreveremos exatamente o que é a flutuação no gerenciamento de projetos, seus muitos benefícios e como você pode usá-la para manter seus projetos dentro do prazo. 🎯
O que é margem no gerenciamento de projetos?
A margem de tempo na gestão de projetos, também conhecida como “folga”, é o tempo que um projeto pode ser adiado antes de deixar de cumprir um prazo. Normalmente, esse tempo dependerá das tarefas envolvidas e da margem de tempo que cada uma delas permite.
No entanto, tarefas específicas podem não permitir flexibilidade e afetar diretamente a data de conclusão de um projeto. As tarefas que não podem ser iniciadas antes da conclusão de outra tarefa são colocadas no que é conhecido como caminho crítico do projeto.
Essas tarefas devem ser concluídas em uma ordem específica antes que um projeto possa ser finalizado. As tarefas do caminho crítico não podem tolerar atrasos sem afetar diretamente o prazo do projeto.
Um exemplo disso pode ser visto na imagem abaixo. As quatro tarefas em cinza: drywall, armários, encanamento e eletricidade, e instalação de pisos devem ser concluídas na ordem em que aparecem, sem margem para atrasos. Elas estão no caminho crítico. As outras tarefas listadas (pintura e decoração) têm muito mais flexibilidade e podem ser concluídas em momentos diferentes. Como resultado, elas têm uma margem maior.
Importância da margem de manobra na gestão de projetos
Seus gerentes de projeto são verdadeiras estrelas. Eles lidam com várias variáveis, equipes, tarefas e uma força de trabalho remota em ambientes ágeis.
A margem de manobra dá aos gerentes de projeto um pouco de espaço para lidar com interrupções e atrasos no mundo real. A margem de manobra na gestão de projetos ajuda os gerentes de projeto a monitorar o cronograma atual de um projeto e priorizar as tarefas mais críticas.
Eles podem gerenciar melhor os recursos e realocá-los para tarefas urgentes, garantindo que o projeto seja concluído dentro do prazo.
Benefícios da margem de manobra na gestão de projetos
A margem de manobra na gestão de projetos faz mais do que simplesmente manter o seu negócio à tona. Ela traz muitos benefícios, desde ajudar você a nunca perder um prazo até manter sua equipe focada no que precisa ser feito.
Vamos examinar as quatro principais vantagens de introduzir a flutuação na gestão de projetos.
1. Ajuda no monitoramento do progresso
Os gerentes de projeto podem usar a flutuação para acompanhar com precisão o andamento de um projeto. Eles podem identificar tarefas que estão atrasadas ou aquelas que serão diretamente afetadas por quaisquer atrasos. Isso permite que eles ajustem as expectativas e os prazos de acordo com a situação.
2. Melhora a eficiência e a produtividade
A margem de tempo funciona como um roteiro para a fase de planejamento de qualquer projeto. Os gerentes de projeto podem usar qualquer margem de tempo ou falta dela para garantir que as tarefas mais urgentes sejam concluídas dentro do prazo. Isso também ajuda a evitar descuidos ao definir a ordem das tarefas.
3. Estabelece o que deve ser priorizado
A folga na gestão de projetos também serve como uma ferramenta de priorização. Projetos com flexibilidade de tempo podem ser adiados para que as tarefas curtas ou sem folga possam ser concluídas primeiro. Os gerentes podem transmitir essas informações por meio de recursos de comunicação integrados à equipe, como a visualização de bate-papo do ClickUp ou uma plataforma como o Microsoft Teams Voice.
4. Aumenta o moral no local de trabalho
Todos nós temos aqueles dias difíceis (seja na segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, etc.). Usar as ferramentas certas para o trabalho pode ajudar a melhorar o humor de todos e facilitar a vida profissional. A flutuação no gerenciamento de projetos oferece aos gerentes e membros da equipe uma melhor visibilidade das tarefas críticas e não críticas.
Por exemplo, um gerente de projetos pode realocar recursos para tarefas atrasadas para garantir que o projeto permaneça dentro do prazo. Em outro caso, ele pode informar com antecedência as equipes afetadas por quaisquer atrasos.
Escolhendo o tipo certo de margem para um melhor gerenciamento de projetos
Existem diferentes tipos de margem no gerenciamento de projetos. Cada um tem seus pontos fortes e objetivos. Um deles pode informar a uma equipe individual quanto tempo livre ela tem para uma tarefa, enquanto outro mantém o gerente de projetos informado sobre o tempo de margem ainda disponível.
Os 5 tipos diferentes de flutuação
A margem de tempo na gestão de projetos se enquadra em várias categorias, mas aqui estão os cinco tipos diferentes que você verá:
1. Float total
O tempo total que uma tarefa programada pode ser adiada ou prolongada antes de afetar a data de conclusão do projeto.
Como calcular
Para calcular a folga total, você deve subtrair o “mais cedo” do “mais tarde”. Isso pode ser feito a partir da data de início ou da data de conclusão, mas ambas devem ser do mesmo lado cronológico de uma tarefa. Não confunda o mais cedo com o mais tarde, pois você terá um sério problema em mãos!
Portanto, ou é:
Flutuação total = (início mais tardio) - (início antecipado ou flutuação total) Flutuação total = (conclusão mais tardia) - (conclusão antecipada)
2. Float livre
A flutuação livre é semelhante à flutuação total no que diz respeito aos cálculos. A diferença é que a flutuação total diz respeito à conclusão do projeto, enquanto a flutuação livre é o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem afetar a tarefa subsequente no caminho.
Qualquer atraso ou extensão além da margem livre de uma tarefa atrasará diretamente a data de início antecipada da tarefa seguinte.
Por exemplo, vamos considerar um desenvolvedor que trabalha em um software de gerenciamento de contatos. A codificação do back-end deve ser concluída antes que a equipe responsável possa começar a projetar a interface gráfica do usuário (GUI).
Como calcular
Para calcular a flutuação livre, pegue a data de conclusão antecipada da tarefa atual e subtraia-a da data de início antecipada da tarefa dependente seguinte.
Float livre = (Início antecipado do dependente) – (Término antecipado do atual)
3. Float do projeto
O tempo total que um projeto inteiro pode ser adiado ou prolongado antes de ficar atrasado em relação ao prazo do cliente é conhecido como flutuação do projeto. Para as empresas, esse é provavelmente o número mais importante a ser acompanhado, mas será necessário usar um painel de controle da plataforma para monitorar todas as tarefas relacionadas ao projeto.
O cliente pode estar impondo uma restrição de tempo como parte dos termos ou o prazo pode ser simplesmente aquele acordado pela empresa. De qualquer forma, empresas como a sua não podem se dar ao luxo de perder a data de conclusão de um projeto.
Como calcular
A flutuação do projeto é calculada da mesma forma que a flutuação total. As empresas costumam usar os dois termos de forma intercambiável, mas hoje faremos uma diferenciação simples: a flutuação total diz respeito a uma única atividade ou tarefa, enquanto a flutuação do projeto está ligada à conclusão geral do projeto.
Para calcular a margem de tempo do projeto, seguiremos um processo semelhante, mas primeiro precisaremos saber a data mais próxima em que um projeto pode ser concluído. Portanto, esse número depende do planejamento eficaz dos caminhos críticos e não críticos.
Desta vez, pegamos a data de conclusão mais precoce ou planejada do projeto e a subtraímos do prazo final mais tardio, imposto ou comprometido.
Float do projeto = (Conclusão mais tardia) – (Conclusão mais precoce)
4. Float de interferência
O tempo que uma tarefa pode ser adiada sem ultrapassar o prazo comprometido do projeto é chamado de margem de interferência. Em outras palavras, ultrapassar esse tempo alocado interferirá no projeto.
Quando uma tarefa é atrasada, isso pode ter duas consequências. Primeiro, ela consome sua flutuação total, o que significa que outras tarefas têm menos flexibilidade de tempo.
Isso afetará tanto as tarefas críticas quanto as não críticas. Também pode ser a gota d'água, esgotando a margem de manobra do seu projeto, de modo que todas as tarefas restantes agora sejam críticas — elas não têm mais nenhuma margem de manobra livre.
Em segundo lugar, pode atrasar uma tarefa crítica subsequente. Isso resultará em um atraso na conclusão do projeto. A quantidade de flutuação restante do projeto determina se ele ainda pode ser concluído dentro do prazo.
Como calcular
Para calcular a folga interferente, pegamos a folga total e subtraímos a folga livre.
Flutuação interferente = (flutuação total) – (flutuação livre)
5. Float independente
Apesar do nome, a flutuação independente diz respeito tanto às atividades anteriores quanto às posteriores. Ela é definida como o tempo que o início de uma atividade pode ser adiado sem afetar o início mais precoce de qualquer atividade subsequente.
Portanto, a margem independente é o atraso em qualquer tarefa do projeto que não tenha influência na data de conclusão antecipada do projeto. Dessa forma, essa categoria de margem é verdadeiramente independente.
Como calcular
Para calcular a flutuação independente, pegamos o término tardio das tarefas anteriores e subtraímos o início antecipado das tarefas subsequentes. Em seguida, subtraímos a duração real da tarefa.
Flutuação independente = (início antecipado da tarefa subsequente) - (conclusão tardia da tarefa anterior) - (tempo total da tarefa anterior)
Como a margem de manobra na gestão de projetos ajuda na eficiência e produtividade do trabalho da sua equipe
A flutuação na gestão de projetos pode parecer uma abordagem para grandes empresas e setores de tecnologia, como engenharia e microsserviços empresariais. Mas isso simplesmente não é verdade.
A margem de manobra na gestão de projetos também funciona para pequenas e médias empresas (PMEs) e setores como construção civil ou praticamente qualquer outro. A margem de manobra é uma tática que pode ser usada em conjunto com suas estratégias de gestão de projetos existentes. É fácil de usar com soluções de fluxo de trabalho e gestão de projetos, como o ClickUp.
Isso significa que ele funciona bem com ferramentas e métodos ágeis, como quadros Kanban, gráficos de Gantt, quadros Scrum e outros tipos de soluções de gerenciamento de fluxo de trabalho. O uso do float no gerenciamento de projetos dará aos seus gerentes de projeto um roteiro fácil para a alocação de recursos e priorização.
Isso é especialmente verdadeiro quando se leva em consideração as dependências. Dependências são tarefas que não podem ser concluídas antes da conclusão de uma tarefa anterior ou que precisam ser concluídas antes que outra tarefa possa ser iniciada.
Com o ClickUp, você pode criar links entre tarefas e definir dependências, para que sua equipe saiba exatamente o que precisa ser feito a seguir. É um conceito muito fácil de implementar em sua empresa! Sua gestão de projetos sentirá os efeitos calmantes de saber exatamente quanto tempo livre um projeto tem a qualquer momento. E sua equipe poderá colaborar mais facilmente para compensar qualquer atraso e manter seu projeto dentro do prazo.
Use a folga para melhorar o gerenciamento de projetos
Quem não quer um gerenciamento de projetos melhor? Embarque no trem do float de projetos e desfrute de uma viagem tranquila e estável, esteja você trabalhando em um projeto de aquisição ou aprendendo a hospedar um site.
Depois que tudo estiver implementado, você terá um sistema de autocorreção que orientará todas as principais decisões do projeto. Os membros da equipe vão adorar a orientação e a transparência do Slack para projetos.
Caso ocorra o pior ou algo inesperado, os gerentes de projeto podem comunicar as más notícias aos membros da equipe e aos clientes o mais cedo possível. Isso significa que a decepção pode ser amenizada, e suas equipes de atendimento ao cliente e sucesso podem começar a reparar os danos com antecedência.
Comece a implementar uma estratégia agora e, antes que perceba, você e sua equipe estarão comemorando mais um projeto bem-sucedido com uma rodada de root beer floats após o expediente.
Autor convidado:
Richard Conn é diretor sênior de geração de demanda na 8×8, uma plataforma de comunicação líder com soluções de call center baseadas em nuvem e funcionalidades de voz, vídeo e chat.