Como criar um banco de dados de conteúdo (com modelos)

A criação de conteúdo geralmente começa de forma bastante simples: você ou sua empresa têm um público, seu público tem perguntas e você deseja responder a essas perguntas.

Talvez você comece com um blog, uma publicação nas redes sociais ou uma página de destino. E depois outra, e outra, e outra. Antes que perceba, você terá, bem, muito conteúdo.

Mas você o organizou? E o seu sistema organizacional é escalável?

Se sua resposta para qualquer uma dessas perguntas estiver entre um “mais ou menos” e um “não”, não se preocupe! Você não está sozinho! Afinal, é difícil antecipar as necessidades antes que elas surjam, especialmente em uma prática tão dinâmica e em constante evolução como o marketing de conteúdo.

Na verdade, as equipes de Marketing e Criação da ClickUp têm lidado com os efeitos colaterais do rápido crescimento do conteúdo, dos membros da equipe, dos processos e de tudo mais. Então, naturalmente, usamos o ClickUp para criar um sistema mais organizado. E queremos compartilhar isso com você!

O que é um banco de dados de conteúdo?

Um banco de dados de conteúdo descreve um sistema pelo qual uma pessoa ou equipe consolida o conteúdo e seu contexto (como data de lançamento, status, análises) de maneira padronizada. Isso é feito para facilitar a criação e a manutenção de campanhas baseadas em conteúdo.

A maioria das equipes maiores mantém um banco de dados para cada tipo de conteúdo que precisa rastrear — páginas de destino, blogs, anúncios, publicações em mídias sociais —, mas equipes menores ou indivíduos podem manter todo o seu conteúdo em um único banco de dados, categorizando-o por tipo.

Embora as informações e os modelos gratuitos deste blog tenham como objetivo servir de orientação geral para ajudá-lo a criar e manter seu próprio banco de dados, sempre haverá alguma tentativa e erro envolvidos à medida que você determina quais componentes são necessários para acompanhar todas as suas informações em um único lugar.

Uma breve explicação sobre os tipos de bancos de dados

Uma distinção que você ouvirá com frequência ao discutir bancos de dados é a diferença entre bancos de dados relacionais e não relacionais.

Em termos simples, um banco de dados relacional armazena informações em tabelas e conecta informações tabulares relacionadas. Essas conexões entre diferentes pontos de dados em diferentes tabelas são chamadas de esquema. Os analistas de dados encontram informações em um banco de dados relacional pesquisando informações por meio de uma linguagem específica do domínio, como SQL.

Por outro lado, os bancos de dados não relacionais não são necessariamente estruturados em tabelas. Eles são otimizados para o tipo de conteúdo que armazenam, e um banco de dados não relacional pode consistir em várias maneiras de apresentar, rotular e pesquisar informações.

Como o ClickUp permite que você crie bancos de dados relacionais sem código para o seu trabalho, seu banco de dados de conteúdo finalizado será mais parecido com um banco de dados relacional tradicional: rótulos e categorias serão padronizados e as informações serão exibidas em tabelas. No entanto, nada neste blog exigirá qualquer conhecimento de SQL ou qualquer outra linguagem de programação.

Com essa breve advertência feita, vamos começar!

Quem usa bancos de dados de conteúdo?

Antes de passar horas planejando, organizando e criando um banco de dados, vale a pena garantir que você e sua equipe realmente se beneficiarão dele.

Você pode estar se perguntando: “Que tipo de equipes realmente usam bancos de dados de conteúdo?”

A resposta simples é praticamente qualquer pessoa ou equipe com grandes quantidades de conteúdo que precisam organizar, acompanhar e atualizar — com ênfase nas partes acompanhar e atualizar . Um bom banco de dados não apenas ajudará você a encontrar conteúdo, mas também permitirá adicionar métricas, status e informações qualitativas a esse conteúdo para que você possa determinar:

Portanto, se você ou sua equipe se perguntaram alguma dessas questões, vale a pena pelo menos considerar a criação de um banco de dados de conteúdo.

Os bancos de dados de conteúdo são úteis para organizar ativos para qualquer tipo de equipe, mas geralmente rastreiam informações para:

Embora esta publicação explique os bancos de dados no contexto de uma equipe de marketing de conteúdo, as informações são aplicáveis a qualquer pessoa que tente gerenciar grandes quantidades de conteúdo.

À medida que as equipes se tornam mais distribuídas e numerosas, fica cada vez mais difícil permanecer no centro dos negócios, pois quaisquer falhas ou interrupções nos procedimentos são amplificadas. O modelo de equipes de marketing do ClickUp oferece uma solução para melhorar a colaboração, consolidando todas as tarefas de marketing, melhorando a visibilidade em todo o departamento de marketing e permitindo uma resposta rápida.

Por que criar um banco de dados de conteúdo?

Seja você uma equipe de uma ou cem pessoas, seus motivos para criar um banco de dados de conteúdo provavelmente se enquadrarão em uma ou mais das seguintes categorias:

Embora cada um desses fatores tenha influenciado a decisão da equipe de marketing da ClickUp de criar bancos de dados para blogs e páginas de destino, nossa maior necessidade era a escalabilidade.

Com todas as equipes crescendo rapidamente, precisávamos de uma maneira de pegar a enorme quantidade de informações que estava na cabeça de algumas pessoas e disponibilizá-la para uma equipe totalmente nova, que não estava familiarizada com os processos e programas específicos do ClickUp.

Mas a escalabilidade é apenas um dos benefícios de um banco de dados de conteúdo bem mantido. Vamos nos aprofundar nos outros:

1. Os bancos de dados economizam tempo para sua equipe.

O principal objetivo do ClickUp é economizar um dia por semana para você, então, sejamos realistas, “economizar seu tempo” sempre foi nossa prioridade. Mas isso não torna isso menos verdadeiro! Afinal, se o conteúdo não estiver agrupado de maneira padronizada, isso significa que:

Por outro lado, ter tudo armazenado em um banco de dados é como ter todas as suas agulhas em uma única gaveta rotulada como “agulhas”, para que você não precise vasculhar montes de palha para terminar seu projeto de bordado.

Em termos simples, se você gastar menos tempo procurando coisas, terá mais tempo para trabalhar na construção e no aprimoramento delas.

Quando todos sabem onde encontrar algo, isso também garante que sua equipe não duplicará esforços criando do zero algo que já existe, porque não conseguiu encontrá-lo. Porque, sejamos honestos, em algum momento todos nós já recriamos um conteúdo porque era mais fácil do que sair em uma caçada para procurá-lo.

Além disso, armazenar conteúdo em um banco de dados, especialmente um baseado em nuvem, garante que todos saibam onde encontrar a versão mais recente de algo.

2. Os bancos de dados tornam a escalabilidade possível.

Quando deixados por conta própria, praticamente todos criam seu próprio sistema organizacional.

Quando você é a única pessoa que precisa usá-lo, tudo bem. Se uma ou duas outras pessoas precisarem aprender seu sistema, mesmo que ele seja um pouco aleatório, geralmente não há problema.

Mas quando uma equipe cresce e dez, depois vinte, depois cem pessoas precisam se adaptar a um sistema improvisado que foi criado por uma pessoa e, muitas vezes, para uma pessoa, você tem um problema.

A ideia de um banco de dados de conteúdo bem estruturado é evitar esse problema antes que ele surja. Portanto, mesmo que você seja atualmente uma equipe de uma pessoa e organize todo o seu conteúdo de uma maneira que funcione para você, considere se esse sistema ainda funcionará quando dezenas de outras pessoas precisarem usá-lo.

Se sua resposta for “talvez” ou “😬”, talvez seja hora de tornar seu acompanhamento de conteúdo um pouco mais estruturado e estratégico.

3. Os bancos de dados permitem analisar e melhorar o conteúdo.

Um dos maiores benefícios de um banco de dados bem estruturado é que ele permite que as pessoas não apenas encontrem coisas (se fosse esse o caso, seria apenas uma biblioteca de conteúdo), mas também fornece contexto ao conteúdo. Ou seja, ele permite que você veja dados quantitativos, como tráfego, engajamento, status e histórico, que podem ajudá-lo a melhorar um conteúdo específico e o desenvolvimento geral de conteúdo.

E quando todos têm acesso a um banco de dados, todos podem criar ideias usando o mesmo contexto, o que pode dar origem a novas maneiras perspicazes de abordar o conteúdo.

Por exemplo, ao realizar uma auditoria de mídia social, um especialista pode analisar uma postagem de blog com alto tráfego e alto engajamento em um banco de dados de conteúdo e perceber que ela inclui estatísticas que podem ser usadas para criar uma série de postagens no LinkedIn. Um profissional de marketing por e-mail pode ver a mesma postagem e perceber que ela inclui uma análise detalhada do processo que seria um ótimo infográfico para um boletim informativo futuro.

Simplesmente contextualizar o conteúdo e disponibilizá-lo para todos permite uma maior compreensão do grupo e incentiva a atomização do conteúdo de melhor desempenho.

Organizar e acompanhar tudo em um só lugar também facilita para as equipes de dados compararem o desempenho do conteúdo, para que possam avaliar o que está funcionando e o que não está, e fazer as alterações adequadas nas estratégias de conteúdo pago ou orgânico.

O que um banco de dados de conteúdo deve conter?

A decisão sobre quais informações incluir em seu banco de dados de conteúdo irá variar de acordo com o tipo de conteúdo que você está rastreando e o motivo pelo qual você o está rastreando, mas aqui estão algumas boas diretrizes a serem seguidas:

1. Comece com os blocos de construção.

Primeiro, você deve descobrir que tipo de ativos — páginas da web, publicações em mídias sociais, blogs ou todos os itens acima — você precisa organizar e acompanhar. Em seguida, você deve decidir como acompanhará esses ativos.

Se o conteúdo que você está rastreando pode ser considerado uma coleção de itens, então “como você o rastreia” são os recipientes de armazenamento que você usa para organizar o material. Você deve selecionar um recipiente de armazenamento que seja fácil de embalar, que acomode todas as informações necessárias e que possa ser facilmente rotulado e localizado posteriormente.

Se você estiver usando o ClickUp para criar um banco de dados, sugerimos usar tarefas para armazenar peças individuais de conteúdo. Mas abordaremos isso com mais detalhes em nossa próxima seção.

2. Decida como você irá categorizar o conteúdo.

Depois de decidir que tipo (ou tipos) de conteúdo você está rastreando e como você o está armazenando, você deve decidir como categorizá-lo.

No caso da ClickUp, mantemos um banco de dados separado para blogs e páginas de destino, e categorizamos cada um por categoria.

Os blogs são agrupados por tópico, por isso incluímos um campo personalizado com opções como Ágil, CRM, Ferramentas, Trabalho/Vida, etc.

As páginas de destino são agrupadas por tipo, de modo que o mesmo campo personalizado em uma tarefa da página de destino contenha opções como Recurso, Concorrente, Equipe, etc.

Ao criar seus próprios rótulos, independentemente de decidir categorizar por tópico ou não, lembre-se de que usar rótulos de forma consistente é o mais importante. Certifique-se de que você e sua equipe entendam o que cada rótulo significa e que a ortografia e o uso de maiúsculas dos rótulos sejam consistentes.

3. Decida quais outras informações você precisa armazenar.

Agora que você decidiu o que armazenar em seu banco de dados e como organizá-lo, pode começar a preencher os detalhes. Nesta fase, é importante considerar algumas questões fundamentais:

Responder a essas perguntas ajudará você a decidir quais informações precisa incluir em suas tarefas de banco de dados. (Ou, se você não estiver usando o ClickUp, qualquer “recipiente” que estiver usando para armazenar informações sobre o conteúdo. )

Na próxima seção, examinaremos alguns dos detalhes específicos que rastreamos em nosso banco de dados.

4. Mapeie os processos que serão gerenciados dentro do seu banco de dados.

Um banco de dados só é útil se ajudar você e sua equipe a consolidar informações e otimizar os fluxos de trabalho existentes.

Afinal, se você não quer fazer nada com seu conteúdo, por que perder tempo adicionando-o a um banco de dados?

Ao decidir quais detalhes rastrear, considere também como eles ajudarão você e sua equipe a vincular o banco de dados a quaisquer processos existentes que envolvam o conteúdo.

Por exemplo, digamos que você criou um banco de dados para todas as suas páginas da web e precisa que alguém da sua equipe verifique as publicações a cada seis meses a partir da data de publicação para garantir a precisão das informações. Você deve garantir que cada tarefa da página da web contenha um status “Revisão necessária” ou “Atualização necessária” e uma data de vencimento. Você pode até adicionar o revisor como responsável pela tarefa para indicar claramente suas responsabilidades.

Garantir que seu conteúdo seja fácil de encontrar e incorporar aos fluxos de trabalho economizará tempo para sua equipe e facilitará muito o treinamento de novos membros da equipe para usar o banco de dados e aprender os processos internos.

Além disso, acompanhar status, rótulos e métricas de forma consistente permitirá que você configure automações para manter o banco de dados e facilitar os processos. Mais informações sobre automações em breve.

Como criar um banco de dados de conteúdo

Ao decidir criar um banco de dados de conteúdo para você e sua equipe, primeiro certifique-se de que todos os envolvidos no projeto conheçam os problemas que esse banco de dados resolverá. Você pode fazer isso com uma lista simples, como a mostrada abaixo para um banco de dados de blog:

Pontos críticos do conteúdo do blog:

A partir desses pontos críticos, crie uma descrição de uma ou duas frases para o banco de dados:

“Este banco de dados de blogs foi projetado para servir como uma referência central para os blogs do ClickUp. Evite criar tarefas de blog em outros lugares no ClickUp, armazene todas as informações relevantes do blog na tarefa correspondente e atualize as informações da tarefa quando estiver realizando qualquer edição de texto ou SEO.”

Isso dá aos membros atuais e novos da equipe um pouco de contexto sobre como o banco de dados deve ser usado. Por exemplo, no exemplo acima, estamos dizendo que todas as informações do blog devem ficar no banco de dados.

Você também pode usar os pontos críticos acima para ajudar a decidir quais informações incluir em seu banco de dados e como armazená-las e organizá-las. Faça isso descrevendo como você pretende usar o banco de dados para resolver cada problema:

Repetir esse processo para cada ponto crítico importante garante que seu banco de dados esteja resolvendo os problemas certos.

Para visualizar o resultado desse processo, vamos analisar uma das tarefas do banco de dados do blog da ClickUp:

Embora seu próprio banco de dados possa estar configurado de maneira diferente e conter informações diferentes do exemplo acima, isso deve ser um bom ponto de partida para você e sua equipe. Com o modelo de gerenciamento de conteúdo do ClickUp, você pode planejar e executar facilmente a entrega em vários canais de marketing. Ele também oferece visibilidade clara do seu plano de distribuição de conteúdo.

Outra consideração importante é como você deseja revisar todas essas informações em alto nível. Embora seja importante ter todas as informações de um conteúdo consolidadas em um único lugar, é igualmente crucial poder classificar, filtrar, agrupar e pesquisar vários conteúdos de forma rápida e fácil. É aí que entram as visualizações do ClickUp.

Embora você possa visualizar seu banco de dados de várias maneiras no ClickUp, vamos examinar mais de perto duas das visualizações mais “adequadas para bancos de dados” aqui:

1. Exibição em lista

A visualização em lista é extremamente útil para agrupar e filtrar rapidamente seu conteúdo de várias maneiras, a fim de obter melhores insights e fazer comparações entre os tipos de conteúdo. Por padrão, a visualização em lista agrupa as informações por status, mas as opções granulares de filtro e classificação do ClickUp permitem exibir o conteúdo com base em qualquer variável.

Conforme indicado acima, geralmente agrupamos por categoria de conteúdo, mas o banco de dados poderia ser facilmente agrupado por status do banco de dados, responsável, data de vencimento e muito mais.

Para utilizar adequadamente as diversas opções de agrupamento, filtragem e classificação disponíveis na visualização em lista (entre outras), é essencial que você estabeleça e mantenha convenções de nomenclatura claras e consistentes em todo o seu banco de dados.

2. Exibição em tabela

A visualização em tabela oferece uma visão geral do conteúdo de um banco de dados. Essa visualização é ideal para armazenar e analisar análises de conteúdo (como tráfego, taxas de cliques e taxas de conversão) e para ver rapidamente em que status se encontram muitos conteúdos individuais.

A visualização Tabela também é extremamente útil se você estiver criando um banco de dados relacional sem código para seu conteúdo. Para fazer isso, basta incluir campos personalizados que permitam a inclusão de links, que ficarão acessíveis na visualização Tabela, permitindo que os usuários acessem informações relacionadas com apenas um clique.

Da mesma forma, use os recursos de relacionamento e dependência nas tarefas para organizar um banco de dados relacional claro e sem código.

Embora essas sejam as duas visualizações que a equipe do ClickUp usa com mais frequência para criar e manter o conteúdo do banco de dados, elas não são as únicas visualizações úteis para isso.

Um banco de dados menor e altamente orientado para o fluxo de trabalho pode se beneficiar da visualização do quadro Kanban do ClickUp.

Um banco de dados de conteúdo de mídia social também pode funcionar como um calendário de conteúdo por meio da visualização Calendário do ClickUp.

Portanto, não se sinta preso a uma visão específica ao planejar e construir seu banco de dados de conteúdo — apenas lembre-se de manter suas categorias e rótulos consistentes para que sejam fáceis de filtrar e agrupar posteriormente em qualquer visualização que você escolher.

Como manter um banco de dados de conteúdo

Então, seu banco de dados está completo! Todo o seu conteúdo está organizado em tarefas, que são classificadas em visualizações fáceis de navegar. Seu trabalho está concluído, certo?

Não exatamente.

Agora que você tem um banco de dados de conteúdo totalmente funcional, é hora de colocá-lo em prática! Afinal, um banco de dados deve facilitar o rastreamento, a análise e a atualização do conteúdo. Mas isso significa que você e sua equipe ainda precisam fazer o rastreamento, a análise e a atualização.

Antes de entrarmos nos processos e fluxos de trabalho, vamos revisar algumas regras básicas simples que tornarão possível a manutenção do seu banco de dados a longo prazo.

1. Garanta a visibilidade.

Em termos simples, isso significa garantir que todos que precisam usar o banco de dados tenham acesso a ele e saibam onde ele está, como navegá-lo e como (e quando) atualizar corretamente o conteúdo nele contido.

Se os novos contratados precisarem acessar o banco de dados, certifique-se de incluir instruções sobre o banco de dados nos materiais de integração para otimizar o treinamento.

E certifique-se de que todos os seus manuais internos e procedimentos operacionais padrão (SOPs) estejam atualizados com instruções explícitas sobre como usar corretamente o banco de dados. Caso contrário, você corre o risco de jogar um jogo de telefone sem fio com informações importantes, à medida que os SOPs são transmitidos verbalmente ou em e-mails e Slacks pontuais.

Por fim, garantir a visibilidade adequada reduz as chances de você e sua equipe duplicarem o trabalho, criando o mesmo conteúdo em várias tarefas ou listas.

2. Crie responsabilidade.

Certifique-se de que todos conheçam suas funções na manutenção de um banco de dados. Isso ajudará a evitar redundâncias ou, pior ainda, um jogo de cabo de guerra, em que uma pessoa faz algo e outra desfaz, e assim por diante.

Tudo isso significa que a manutenção de um banco de dados de conteúdo deve ser um esforço coletivo. Por exemplo, se você estiver trabalhando na manutenção de um banco de dados de blog para uma empresa de tecnologia, poderá distribuir as responsabilidades da seguinte forma:

Depois de determinar quem é responsável por quê, o próximo passo é descobrir como cada parte interessada saberá quando fazer o quê.

3. Automatize lembretes e transferências.

As automações podem ser extremamente úteis, pois economizam tempo para sua equipe e minimizam erros humanos. Mas antes de automatizar qualquer coisa, pergunte-se: “O que precisa acontecer sempre que minha equipe e eu criamos um determinado conteúdo?”

Essa é uma questão importante a ser respondida, pois muitas etapas de um processo são variáveis e podem mudar de acordo com o tipo de conteúdo e o contexto. Etapas e processos variáveis geralmente devem ser manuais, pois a automação pode causar mais problemas do que resolver nesses casos.

Se as etapas de um processo são fixas e ocorrem sempre que você cria um conteúdo, elas são candidatas ideais para automação.

Vamos nos aprofundar em algumas automações que a equipe do ClickUp usa para manter seu banco de dados de blog, mas lembre-se de que elas são descritivas, não prescritivas, portanto, use-as como exemplos gerais, e não como guias exatos para configurar suas próprias automações.

Muitas automações do banco de dados do blog ClickUp servem para gerenciar processos que ocorrem ao longo de várias semanas ou meses. Afinal, os seres humanos esquecem as coisas com o tempo — se configuradas corretamente, as automações não. Vejamos um exemplo prático disso:

Uma de nossas principais automações simplifica os vários status de tarefas pelos quais um blog passa para facilitar a consulta no banco de dados do blog usando o campo personalizado Status do banco de dados:

A automação da Data de Vencimento garante que o desempenho da postagem do blog será analisado em algum momento nos próximos seis meses.

Uma automação adicional é configurada para garantir que, após o prazo de seis meses, o campo personalizado “Status do banco de dados” mude para Auditoria. Isso, por sua vez, aciona uma automação para criar uma nova subtarefa de avaliação de desempenho, na qual a equipe de SEO analisa o desempenho do blog e determina se são necessárias atualizações.

Em resumo, as automações podem ajudar a garantir que os processos sejam padronizados e que fluxos de trabalho prolongados não sejam esquecidos.

4. Mantenha a simplicidade!

Tente manter tudo o mais simples possível, desde convenções de nomenclatura até automações. Isso tornará a localização de itens muito mais fácil e simplificará o processo de familiarização de sua equipe (e de quaisquer futuros contratados) com o banco de dados e os fluxos de trabalho que ele abrange.

Se precisar de ajuda para simplificar seu fluxo de trabalho, use o modelo ClickUp Creative and Design para criar uma análise clara do seu fluxo de trabalho de marketing. Esse modelo oferece suporte a aspectos comuns de marketing, como formulários de admissão, solicitações de resumos de conteúdo e gerenciamento de bibliotecas de ativos, para que você tenha uma visão clara de como funciona seu processo de marketing de conteúdo.

Comece agora

A parte mais difícil de um projeto como esse pode ser começar. Afinal, criar um banco de dados de conteúdo é uma tarefa enorme que pode causar paralisia de análise.

Se você estiver criando seu banco de dados do zero, seja com o ClickUp ou outra ferramenta de gerenciamento de tarefas ou projetos, comece a planejar seu banco de dados usando as etapas básicas discutidas neste blog:

Como delinear e acompanhar até mesmo esses primeiros passos pode ser um pouco complicado, especialmente se você estiver lidando com uma grande quantidade ou vários tipos de conteúdo, tente organizar suas ideias usando os mapas mentais do ClickUp.

Isso permitirá que você delineie seu banco de dados em um nível elevado, visualizando como as peças se relacionam entre si.

Você também pode usar o Docs no ClickUp para armazenar notas e colaborar em tempo real com sua equipe na estrutura e implementação do banco de dados. Isso garante que todos estejam em sintonia e facilita a delegação de responsabilidades quando você estiver pronto para começar a construir.

Para começar a planejar tudo isso, baixe nossos modelos gratuitos de banco de dados de blog e de página de destino . Esses modelos de conteúdo são baseados nos bancos de dados de blog e página de destino da própria equipe de marketing da ClickUp, portanto, já foram testados e aprovados.

Um último conselho a ser considerado ao planejar, construir e manter seu banco de dados de conteúdo: envolva toda a sua equipe.

Envolver toda a sua equipe desde o início garante que:

Se você precisa de uma excelente ferramenta de colaboração que também funcione como uma ferramenta perfeita de banco de dados de conteúdo, não procure mais: o ClickUp é a solução. Comece com sua equipe em nosso plano gratuito para sempre e reúna a colaboração da equipe, as ferramentas de banco de dados e o gerenciamento de trabalho em um só lugar.