Um dos verdadeiros testes de liderança é a capacidade de reconhecer um problema antes que ele se torne uma emergência.
Um dos verdadeiros testes de liderança é a capacidade de reconhecer um problema antes que ele se torne uma emergência.
Um problema discutido em seu estágio inicial pode ser impedido de se tornar um obstáculo completo para o sucesso de qualquer projeto. É nesse ponto que um modelo de matriz de escalonamento pode ser fundamental no ecossistema de um projeto.
Começar com um modelo de matriz de escalonamento pode ajudar a garantir a conclusão perfeita de um projeto sem deixar pontas soltas.
Nesta postagem do blog, vamos explorar os modelos de matriz de escalonamento, seu valor agregado, os parâmetros obrigatórios em um modelo e uma visão geral rápida dos 11 principais modelos que podem aumentar a eficiência de seus projetos.
O que são modelos de matriz de escalonamento?
Um modelo de matriz de escalonamento é uma estrutura pré-definida e bem estruturada de uma organização para definir um esboço de processo, sublinhar problemas não resolvidos ou destacar incidentes entre as partes interessadas relevantes.
A matriz de escalonamento de projetos geralmente é criada de forma a atingir a autoridade e o conhecimento certos para uma resolução rápida. Implementar e seguir os caminhos de escalonamento é essencial para que as organizações colaborem com várias equipes multifuncionais e obtenham maior satisfação do cliente.
O objetivo principal de qualquer modelo de matriz de escalonamento é apoiar a identificação precoce de qualquer problema crítico e dar o alarme entre os membros da equipe autorizados e interessados. Isso ajuda a reduzir o tempo de resposta, melhorar a colaboração da equipe e aumentar a eficiência operacional do projeto.
O que faz um bom modelo de matriz de escalonamento de projeto?
Um bom modelo de matriz de escalonamento de projetos inclui várias propostas de valor, como:
- Defina claramente os caminhos de escalonamento: Ele deve descrever quem deve ser contatado e em que ordem para diferentes tipos de problemas (por exemplo, técnico, orçamento, cronograma, recursos, comunicação)
- Inclua informações de contato: Forneça detalhes de contato precisos e atualizados (nomes, cargos, números de telefone, endereços de e-mail) para todas as partes interessadas envolvidas no processo de escalonamento
- Especifique os critérios de escalonamento: Defina claramente os critérios de escalonamento de problemas, como gravidade, impacto, urgência e tentativas de resolução interna
- Documente o processo de escalonamento: Inclua etapas para documentar cada escalonamento, incluindo data, hora, descrição do problema, ações tomadas e próximas etapas
- Seja facilmente acessível: Disponibilize a matriz prontamente para todos os membros da equipe e partes interessadas, talvez por meio de uma unidade compartilhada, software de gerenciamento de projetos ou um wiki interno
- Revisão e atualização regulares: Certifique-se de que a matriz seja mantida atualizada, revisando-a e atualizando-a periodicamente para refletir as mudanças nos membros da equipe, nas informações de contato e nos procedimentos de escalonamento
- Promova uma cultura de comunicação aberta: Incentive a comunicação proativa e a resolução de problemas e, ao mesmo tempo, forneça um processo de escalonamento claro e estruturado como uma rede de segurança
- Personalize a matriz para atender às necessidades exclusivas e à complexidade do projeto, considerando fatores como o tamanho da equipe, o cronograma do projeto e a tolerância a riscos
Dica profissional: Projete sua matriz de escalonamento para ser adaptável, permitindo abordagens de escalonamento hierárquicas e centradas no domínio.
11 modelos de matriz de escalonamento
Aqui estão os modelos exclusivos de matriz de escalonamento de projetos para ajudá-lo a navegar pelos seus projetos de forma diligente e proativa, garantindo a resolução eficiente de problemas em cada etapa:
1. Modelo de quadro branco da matriz ClickUp
Se você gosta de estar um passo à frente na tomada de decisões e quer se destacar na solução de problemas, o modelo de quadro branco ClickUp Matrix foi criado para você.
Este modelo de matriz de escalonamento ajuda você a:
- Colabore e alinhe sua equipe com cartões clicáveis, colunas flexíveis e rótulos personalizáveis
- Priorize tarefas e acompanhe seu progresso por meio de uma matriz visual
- Acompanhe o progresso e as linhas do tempo por meio de status, campos e visualizações personalizados
Ela permite delinear o ciclo de vida do projeto desde o início até a fase em que os resultados são compartilhados por e-mail ou visualização de calendário. Por meio de uma matriz visual, as equipes podem colaborar com eficiência e gerenciar fases complexas. Fácil de adicionar, esse modelo é indispensável em seu espaço de trabalho para gerenciar projetos.
Ideal para: Gerentes de projeto que desejam acompanhar os cronogramas de perto
Dica profissional: Certifique-se de que as informações de contato e os protocolos de comunicação estejam explicitamente definidos em cada nível de escalonamento.
Nossas equipes usaram formulários e modelos para padronizar alguns fluxos de trabalho. Também usamos a automação integrada para facilitar alguns fluxos de trabalho, especialmente quando os campos personalizados estão capturando informações que podem ajudar a determinar quem deve ser atribuído a uma tarefa. Por fim, também usamos a integração de e-mail e os recursos de API para gerar tarefas automaticamente quando algumas plataformas estão alertando ou mostrando possíveis problemas de desempenho.
Nossas equipes usaram formulários e modelos para padronizar alguns fluxos de trabalho. Também usamos a automação integrada para facilitar alguns fluxos de trabalho, especialmente quando os campos personalizados estão capturando informações que podem ajudar a determinar quem deve ser atribuído a uma tarefa. Por fim, também usamos a integração de e-mail e os recursos de API para gerar tarefas automaticamente quando algumas plataformas estão alertando ou mostrando possíveis problemas de desempenho.
2. Modelo de matriz de prioridade de escalonamento do ClickUp
Como o nome sugere, o modelo de matriz de prioridade do ClickUp ajuda a identificar tarefas críticas com base na urgência e no impacto. Os gerentes de projeto podem simplificar a tomada de decisões com esse modelo, pois ele ajuda a:
- Priorizar tarefas sensíveis à urgência e fornecer à equipe envolvida um esboço visual do progresso
- Gerenciar recursos limitados ou projetos complexos e otimizar o fluxo de trabalho
- Manter todos alinhados quanto às prioridades das tarefas e à organização do projeto
O ClickUp Board View pode visualizar tarefas em uma linha com base na urgência. As equipes envolvidas podem se concentrar em concluir as tarefas mais importantes e impactantes primeiro, acompanhando o progresso com o ClickUp Goals.
Ideal para: Gerentes de projeto ou planejadores que desejam identificar e destacar prioridades em relação às tarefas
3. O modelo de matriz ClickUp Pugh
Um modelo de matriz ClickUp Pugh é uma ferramenta inteligente de tomada de decisão usada com frequência para avaliar e comparar alternativas. O modelo ajuda a:
- Adicionar classificações em relação a critérios ponderados, como custo ou qualidade, para identificar a melhor solução
- Identificação e priorização dos pontos fortes e fracos de várias opções e comparação visual clara das alternativas
- Pontuação das opções com base nas preferências por meio do sistema de pontuação personalizado
A matriz de escalonamento de projetos pode ser usada para ver os problemas do projeto, avaliar as opções e selecionar a solução preferida com base nos resultados e em um plano de implementação acionável.
A matriz de escalonamento tem duas colunas - uma para opções e outra para elementos de critérios. Cada opção pode ser pontuada em relação aos critérios, e as pontuações totais podem ajudar a gerenciar projetos e tomar decisões informadas.
Ideal para: Indivíduos que desejam selecionar a melhor solução possível por meio de um sistema de pontuação
4. O modelo de matriz Eisenhower do ClickUp
O modelo de matriz Eisenhower do ClickUp é adequado para pensadores visuais que planejam suas tarefas com base na urgência e na importância. A matriz de escalonamento tem vários recursos, como:
- Um layout pronto, priorização clara e detalhamento dos quadrantes para o gerenciamento de projetos
- Status, campos e visualizações personalizados (como Lista, Gantt e Calendário) estão incluídos para organizar as tarefas com eficiência
Veja como isso pode lhe ajudar:
- Simplifica o gerenciamento de tarefas, alinha as equipes e agiliza a execução das tarefas
- Gerencie o tempo dividindo as tarefas em etapas gerenciáveis
- Reduza o estresse dos gerentes de projeto organizando o trabalho com eficiência
- Compartilhar clareza na priorização de tarefas permite uma melhor alocação de tempo
- Melhora a produtividade geral, permitindo que você se concentre no que realmente importa
A maneira mais inteligente de usá-lo é listar as tarefas, categorizá-las em quatro quadrantes, priorizar com base na importância, programar usando o Calendário e ajustar conforme necessário. Obtenha este modelo de matriz de escalonamento se quiser aumentar o gerenciamento de tarefas, a colaboração e a eficiência do tempo de uma só vez.
Ideal para: Pensadores visuais que desejam se destacar no gerenciamento de tarefas.
5. Modelo de quadro branco de matriz ClickUp 5×5
Uma matriz de risco 5×5 é uma ferramenta visual comumente usada na avaliação de riscos. Trata-se de uma grade com cinco níveis de probabilidade e impacto, que vão de baixo a alto.
O modelo de quadro branco de matriz ClickUp 5×5 é uma ferramenta eficaz para atividades de planejamento e brainstorming. Ele pode ajudar as equipes:
- Priorizar projetos: Organize os projetos com base em seu impacto potencial e no esforço necessário
- Identifique oportunidades de alto impacto e baixo esforço: Concentre-se em tarefas que geram resultados significativos com um investimento mínimo
- Garanta o alinhamento da equipe: Visualize as prioridades e garanta que todos estejam trabalhando para atingir as metas mais importantes
Ideal para: A equipe da central de suporte para visualizar e acompanhar o andamento das tarefas
Leia também: Como criar uma lista de verificação de atendimento ao cliente (com modelos)
o primeiro nível (Nível 1) de uma matriz de escalonamento geralmente envolve a equipe da linha de frente que lida com problemas de rotina e fornece assistência inicial imediata.
6. Modelo de matriz de priorização do ClickUp
O modelo de matriz de priorização do ClickUp é uma ferramenta útil para um gerente de projeto com poucos recursos.
Este modelo de matriz de escalonamento ajuda a:
- Identificar as tarefas, os conceitos e as iniciativas que precisam de maior atenção
- Alocação de recursos e criação de uma prioridade de trabalho com base na urgência das tarefas
- Marque a priorização das tarefas e compartilhe-a com todos os membros da equipe envolvidos.
Ideal para: Para quem gerencia projetos com orçamentos apertados ou pessoal limitado
Leia também: Como definir níveis de prioridade para tarefas (quando tudo é importante)
7. Modelo de matriz ClickUp TOWS
Se você quiser analisar fatores internos e externos para tomar decisões informadas, pode optar pelo modelo de matriz ClickUp TOWS.
O modelo de matriz de escalonamento oferece o seguinte:
- Informações detalhadas e concisas sobre ambientes externos, ameaças e oportunidades
- Descreve a melhor maneira de aproveitar os pontos fortes, minimizar as ameaças e garantir decisões estratégicas
- Monitore o progresso da estratégia usando status personalizados, campos personalizados categorizados para visualização de tarefas e exibições personalizadas para otimizar seu fluxo de trabalho
Você pode gerenciar tarefas de forma eficaz com várias visualizações do ClickUp, como lista, Gantt, carga de trabalho e calendário. Ele também oferece suporte ao gerenciamento de projetos com marcação, subtarefas aninhadas, vários responsáveis e rótulos de prioridade, garantindo o rastreamento e a execução de vários tipos de estratégias.
Ideal para: Pessoas e equipes envolvidas em planejamento estratégico, análise de mercado e desenvolvimento de negócios
8. Modelo de matriz de prioridade de ação do ClickUp
O modelo de matriz de prioridade de ação do ClickUp permite que você priorize processos para aproveitar o tempo, os recursos e os talentos de forma otimizada.
Você pode usar o modelo para:
- Destaque as principais prioridades e alinhe-as com o que é mais importante para o sucesso
- Identifique e priorize rapidamente tarefas de alto valor, permitindo uma tomada de decisão mais rápida e melhor
- Incentive a colaboração e a comunicação e ofereça uma ferramenta visual simples para acompanhar o progresso e manter-se em dia com as tarefas
As equipes podem revisar e ajustar regularmente o plano para garantir que as tarefas estejam no caminho certo e que os prazos urgentes sejam cumpridos. Esse modelo ajuda as equipes a priorizar as tarefas em todas as iniciativas, garantindo que o trabalho mais crítico receba a atenção necessária
Ideal para: Gerentes que lidam com vários projetos simultaneamente
Leia também: 10 modelos gratuitos de voz do cliente (VoC)
Dica profissional: Os especialistas recomendam revisar e atualizar seu plano de escalonamento pelo menos uma vez por ano ou sempre que ocorrerem mudanças organizacionais significativas.
9. O modelo de escalonamento de atendimento ao cliente do ClickUp
O modelo de escalonamento de atendimento ao cliente do ClickUp destaca os problemas do cliente que devem ser tratados com alta prioridade.
Ela permite estabelecer um processo de escalonamento direto, garantindo que as equipes sigam as etapas adequadas e gerenciando as expectativas dos clientes durante situações desafiadoras.
Este modelo de atendimento ao cliente também,
- Ajuda a reduzir a frequência de escalonamentos e promove melhor comunicação e satisfação do cliente
- Estabelece níveis de prioridade para as solicitações dos clientes, variando de baixo a crítico, e atribui esses níveis usando campos personalizados
- Redireciona esses caminhos de escalonamento para as equipes responsáveis, juntamente com o cumprimento do SLA
O modelo de matriz de escalonamento oferece um painel de controle consolidado para monitorar o progresso, acompanhar os tempos de resposta e medir a satisfação do cliente.
Ideal para: Suporte técnico, suporte ao cliente ou qualquer outro tipo de função de suporte para ajudar as equipes a priorizar problemas, escalá-los adequadamente e garantir a resolução em tempo hábil
Leia também: Como melhorar sua etiqueta de atendimento ao cliente
10. O modelo de matriz de escalonamento PPT da Slide Egg
Um modelo de matriz de escalonamento é uma ferramenta poderosa para que os gerentes de projeto ou as equipes de suporte possam delinear e definir a hierarquia para a resolução de problemas.
O modelo de matriz de escalonamento PPT da Slide Egg destaca os caminhos de escalonamento para criar uma estrutura concisa para atribuir modelos e garantir responsabilidades em cada estágio de escalonamento.
Isso ajuda em:
- Simplificar o processo de resolução de problemas criando visualmente níveis de escalonamento e atribuindo responsabilidades aos membros envolvidos
- Colaboração e comunicação eficaz com equipes multifuncionais
Ideal para: Organizações que precisam definir caminhos claros de escalonamento e atribuir responsabilidades sistematicamente
Leia também: Como dominar a priorização implacável para obter o máximo desempenho
11. O modelo de matriz de escalonamento PPT
O modelo PPT Escalation Matrix Template é valioso para definir estágios e caminhos de escalonamento para os membros apropriados da equipe.
Os gerentes de projeto podem usar este modelo para:
- Atribua responsabilidades aos membros da equipe envolvidos
- Assegure a responsabilidade pelas tarefas determinadas
- Destaque os riscos e compartilhe efetivamente os prazos com equipes multifuncionais
Essa abordagem estruturada simplifica a resolução de problemas, aprimora a coordenação da equipe e aborda prontamente todos os problemas e incidentes críticos.
Ideal para: Gerentes de projeto para alocar responsabilidades e padronizar protocolos de comunicação
Escalonar e resolver problemas rapidamente com o ClickUp
Os modelos de matriz de escalonamento fornecem uma estrutura clara e documentada para lidar com problemas de forma eficiente e garantir respostas em tempo hábil.
Ao definir um caminho claro de escalonamento e informações de contato para cada nível, esses modelos minimizam a confusão, evitam gargalos e permitem que a equipe de suporte ao cliente se aproprie dos problemas em seu nível, sabendo quando e para quem escalar para obter assistência adicional.
O ClickUp oferece um poderoso conjunto de recursos que podem aprimorar significativamente a criação, o gerenciamento e a utilização de modelos de matriz de escalonamento. Você pode aproveitar os modelos personalizáveis do ClickUp e os recursos de suporte ao cliente para criar e compartilhar facilmente modelos de matriz de escalonamento específicos para diferentes departamentos ou equipes.
A integração perfeita das matrizes de escalonamento em seus fluxos de trabalho existentes no ClickUp pode melhorar significativamente a comunicação, a responsabilidade e a eficiência operacional geral.
Então, registre-se no ClickUp hoje mesmo!