A má qualidade dos dados custa às empresas uma média de uS$ 13 milhões por ano em oportunidades perdidas e recursos desperdiçados. 📉
os representantes de vendas geralmente passam parte do dia lutando contra detalhes de contato incorretos, registros duplicados e informações ausentes, em vez de fechar negócios.
É nesse ponto que a higiene do CRM pode fazer a diferença. ✨
Embora o termo "higiene do CRM" possa soar como um processo de limpeza de software, trata-se, na verdade, de manter os dados dos clientes limpos e confiáveis em todo o seu sistema de CRM. Isso leva a uma melhor qualidade dos dados, o que, por sua vez, ajuda as equipes a tomar decisões baseadas em dados que afetam positivamente o desempenho das vendas e o sucesso do cliente.
Vamos analisar a higiene do CRM e estabelecer algumas práticas recomendadas que você pode seguir para otimizar seu sistema de CRM.
Bônus: Também exploraremos como ClickUp pode ajudá-lo a implementar essas práticas recomendadas com seus recursos!
⏰ Resumo de 60 segundos
a falta de higiene do CRM resulta de problemas como erros de entrada manual de dados, registros duplicados, perfis incompletos, formatação inconsistente e informações desatualizadas.
esses problemas levam ao desperdício de recursos, a campanhas de marketing mal executadas, a previsões de vendas imprecisas e a relacionamentos com os clientes prejudicados.
a manutenção da higiene do CRM envolve auditorias regulares de dados, protocolos padronizados de entrada de dados, automação de tarefas repetitivas e controles de acesso baseados em funções para garantir a precisão dos dados.
👉 ClickUp ajuda a simplificar a higiene do CRM automatizando verificações de qualidade, centralizando as comunicações com os clientes e integrando-se a outras plataformas para um gerenciamento de dados perfeito.
os sistemas de CRM limpos melhoram a tomada de decisões, aprimoram a segmentação de clientes e protegem a reputação da sua empresa - tudo isso enquanto aumentam a eficiência geral.
O que é CRM Hygiene?
Um painel bagunçado com anotações dispersas, arquivos aleatórios e detalhes incorretos do cliente - é assim que um sistema de CRM desorganizado se parece. 😣
Assim como manter seu espaço de trabalho arrumado ajuda você a funcionar melhor, os dados de CRM limpos permitem que as equipes de vendas (e outras equipes associadas) tenham sempre os dados certos na ponta dos dedos.
E isso nos leva ao nosso tópico! ✅
A higiene do CRM refere-se à manutenção de dados limpos, precisos e atuais em seu sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente. Isso geralmente envolve a remoção de dados desnecessários do seu banco de dados, como endereços de e-mail antigos, endereços postais desatualizados, registros incompletos e contatos duplicados. 🤝
O conceito tem dois pilares: qualidade dos dados e higiene dos dados. É semelhante a organizar o espaço de seu escritório em vez de realizar uma auditoria no local de trabalho.
A higiene dos dados se concentra na correção de erros e na limpeza das informações, enquanto a qualidade dos dados envolve avaliar se os dados atendem a padrões específicos. 💯
Quando seus representantes de vendas limpam a lista de contatos (higiene de dados), eles podem excluir cartões de visita antigos e atualizar números de telefone. Mas, ao examinar a qualidade dos dados, eles avaliarão se esses contatos estão devidamente categorizados, se a pontuação de leads é precisa e se as informações ajudam a avançar os negócios.
Exemplo: Os bancos de dados de marketing por e-mail se deterioram naturalmente por mais de 20% ao ano à medida que as pessoas mudam de emprego, de local ou atualizam os detalhes de contato. A limpeza regular dos dados ajuda a manter perfis de clientes precisos, auxiliando as equipes de marketing a evitar a segmentação do público errado.
Por que a boa higiene dos dados de CRM é importante 35 milhões de números telefônicos são reatribuídos a novos usuários anualmente.
Qual é o impacto disso?
Dados de baixa qualidade criam um efeito dominó que causa problemas para os profissionais de vendas. Os bancos de dados de marketing por e-mail começam a se deteriorar. As equipes de marketing desperdiçam recursos visando contatos desatualizados, enquanto os gerentes de vendas tomam decisões com base em previsões imprecisas.
A manutenção constante da higiene do CRM (especificamente de Componentes de CRM ) transformam seu banco de dados de um sistema desordenado em um espaço de trabalho digital bem organizado.
Exemplo: Um banco de dados bem mantido Banco de dados de CRM oferece vários benefícios mensuráveis.
- As equipes de vendas fecham negócios mais rapidamente com informações de contato precisas
- As campanhas de marketing atingem o público certo no momento certo
- As equipes de operações de receita fazem previsões confiáveis com base em dados limpos
Além da eficiência, a boa higiene do CRM também protege a reputação da sua empresa. Enviar e-mails de congratulações sobre uma promoção para alguém que deixou a empresa há um ano ou dirigir-se a executivos com cargos incorretos prejudica a credibilidade. 🙌
Quando as equipes de vendas e marketing trabalham com dados limpos, elas criam relacionamentos mais sólidos com os clientes.
O impacto financeiro da manutenção de uma boa higiene de CRM também é muito significativo. As empresas que usam dados imprecisos de B2B correm o risco não apenas de perder oportunidades, mas também de entrar em uma possível lista negra de domínios devido ao excesso de devoluções de e-mails. Perspectivas perdidas, chances perdidas e, em última análise, menor receita e vendas.
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Causas comuns de falta de higiene nos CRMs
Assim como um barista que mistura pedidos na hora do rush, os sistemas de CRM podem ficar desorganizados e confusos por vários motivos. Veja a seguir os principais motivos pelos quais os dados de CRM podem, às vezes, dar errado.
- Erros de entrada manual de dados: Esses são os principais culpados pela falta de higiene do CRM. Quando os representantes digitam apressadamente as informações entre as chamadas, erros simples de digitação transformam "john.doe@gmail.com" em "john.doe@gmail.cmo", levando a comunicações fracassadas e oportunidades perdidas
- Dados duplicados: Essa é outra grande dor de cabeça - imagine dois perfis separados criados para o mesmo cliente, dividindo informações valiosas em vários registros
- Dados incompletos: Isso cria lacunas nos perfis dos clientes, semelhante a um quebra-cabeça sem as peças de ligação
- Dados ausentes: Isso geralmente é causado por membros da equipe que deixam de preencher determinados campos durante períodos de grande movimento, deixando os perfis com números de telefone, cargos ou informações da empresa ausentes 91% das empresas sofrem com erros de dados em seus sistemas de CRM, o que mostra como esse desafio é universal. Não quer acabar com esses erros? Aqui estão_ 5 precauções de segurança de dados que toda equipe profissional deve tomar _para desfrutar de um funcionamento comercial sem problemas
Os problemas acima se agravam ainda mais com informações desatualizadas.
As empresas mudam de endereço, as pessoas trocam de emprego e os números de telefone são reatribuídos. Sem atualizações regulares, seu CRM se torna como uma lista telefônica antiga, cheia de números que não funcionam mais. Os silos de dados acrescentam outra camada de complexidade quando diferentes departamentos mantêm registros de clientes separados, muitas vezes conflitantes.
Todos esses infelizes contratempos resultam em uma higiene deficiente do CRM, custando às empresas milhões de dólares perdidos anualmente.
A solução? A seguir, apresentamos algumas práticas recomendadas que abordam os principais motivos da falta de higiene do CRM e evitam que eles ocorram.
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Práticas recomendadas para higiene de dados de CRM
1. Estabeleça diretrizes e restrições claras ✅
As políticas de governança de dados funcionam como o livro de regras do seu CRM. Crie formatos padronizados para números de telefone, endereços e nomes de empresas.
Por exemplo, decida se os números de telefone incluem códigos de país ou se os nomes das empresas usam "Inc." ou "Limited" Quando todos seguem o mesmo manual, os dados permanecem consistentes e limpos.
2. Realizar auditorias de dados regulares ✅
Programe verificações mensais da qualidade dos dados, como a manutenção do servidor. Revise os registros de contato para verificar se estão completos, precisos e relevantes. Enriqueça seus dados de CRM removendo ou atualizando informações desatualizadas, mesclando entradas duplicadas e verificando pontos de dados críticos. As auditorias regulares ajudam a identificar padrões de deterioração de dados e áreas que precisam de atenção imediata.
3. Padronização e entrada de dados ✅
Implemente padrões uniformes de entrada de dados em todas as equipes. Crie menus suspensos em vez de campos de texto livre sempre que possível.
Por exemplo, padronize os títulos dos cargos para evitar que variações como "Diretor de Marketing", "CMO" e "Chefe de Marketing" atrapalhem seu banco de dados. Defina campos obrigatórios para capturar informações essenciais de forma consistente.
🔗 Leia também: Governança de dados: Práticas recomendadas para implementação
4. Automação e integração ✅
Deixe a tecnologia lidar com tarefas repetitivas. Use formulários da Web que formatam automaticamente os dados antes da entrada.
Conecte seu CRM a sistemas de e-mail para atualizar automaticamente as informações de contato. Quando os clientes atualizam seus dados por meio do seu site, o CRM deve refletir essas alterações sem intervenção manual.
Em 2023, as empresas dos EUA enfrentarão uS$ 7 bilhões em penalidades do IRS devido a relatórios de dados incorretos. Confira nosso guia sobre como criar relatórios de CRM para sua equipe de vendas . 🙌
5. Gerenciamento de duplicatas ✅
Combata registros duplicados por meio de ferramentas de detecção automatizadas. Configure regras de correspondência com base em endereços de e-mail, números de telefone ou nomes de empresas.
Quando aparecerem possíveis duplicatas, designe um membro da equipe dedicado para revisar e mesclar os registros cuidadosamente, em vez de excluir entradas em massa.
6. Controle de acesso baseado em função ✅
Nem todo mundo precisa editar tudo. Os representantes de vendas podem precisar atualizar os detalhes de contato, enquanto as equipes de marketing precisam acessar os dados da campanha. Defina funções e permissões claras para evitar modificações acidentais nos dados. Quando menos pessoas podem editar campos críticos, a integridade dos dados melhora naturalmente.
Exemplo: Em uma configuração de varejo, a equipe de inventário pode verificar os níveis de estoque, mas a equipe de vendas só pode examinar os detalhes do produto. Dessa forma, somente as pessoas certas podem fazer alterações, o que ajuda a reduzir erros e mantém as informações do produto precisas.
7. Promova a transparência e a colaboração ✅
Crie um ciclo de feedback entre as equipes. Os representantes de vendas que detectarem informações desatualizadas devem ter um processo claro para sinalizá-las.
As equipes de marketing que descobrem novos insights sobre os clientes devem compartilhá-los sistematicamente. Quando todos contribuem para a limpeza dos dados, toda a organização se beneficia.
🔗 Leia também: Estratégia de CRM: 10 estratégias de CRM para gerenciar seus negócios
Aumente a higiene do CRM com o ClickUp
Agora, você deve estar pensando: lidar com todas essas monotonias de dados certamente não é tarefa para uma só pessoa e, mais ainda, definitivamente não pode ser resolvido por uma única plataforma.
Mas e se houvesse uma plataforma que tivesse todos os recursos de que você precisa para manter a higiene do seu CRM? É aí que o ClickUp entra em cena.
Vamos recapitular o que queremos: dados limpos, organizados e rastreáveis para um sistema de CRM funcional. O ClickUp preenche todos esses requisitos. ✅
Primeiro, Automações do ClickUp automatiza tarefas repetitivas, como a captura de registros duplicados e a atualização de informações de contato.
Dica profissional: Um representante de vendas, ao perceber que passou horas mesclando perfis de clientes duplicados, pode usar o ClickUp Automations para simplificar o processo, liberando-o para se concentrar nas vendas reais.
A seguir: organização. Pense em pastas, listas e exibições personalizadas que ofereçam uma perspectiva de 360 graus de seus projetos e tarefas.
O ClickUp oferece um poderoso Visualizações do ClickUp -desde quadros Kanban até exibições de lista, permitindo que sua equipe personalize o fluxo de trabalho. Por exemplo, as equipes de vendas podem visualizar todo o pipeline de vendas com um quadro Kanban, facilitando a visualização do status de cada negócio e evitando a duplicação.
Ajuste seus fluxos de trabalho com o ClickUp Views para facilitar o gerenciamento de dados
Mas com tantos negócios e métricas espalhados pelo fluxo de trabalho da sua equipe, como garantir que tarefas e detalhes importantes não sejam perdidos? Tarefas do ClickUp desempenha um papel importante nesse processo, pois centraliza todas as tarefas da organização, permite definir prazos e atribui tarefas aos membros da equipe.
Bônus: Com o ClickUp Tasks, você pode vincular facilmente metas, mapas mentais, arquivos e outros documentos para garantir que todos estejam sempre atualizados com os dados mais recentes. Não perca mais prazos importantes!
Mas o que são dados sem o controle do progresso? É claro que o ClickUp também tem uma solução para isso.
Seja para monitorar atividades de vendas ou gerenciar dados de clientes, Painéis do ClickUp fornecem uma visão geral em tempo real e incluem mais de 50 widgets personalizáveis.
Rastreamento fácil de vendas e métricas de qualidade de dados com ClickUp Dashboards
As equipes de vendas podem acompanhar o valor do tempo de vida do cliente, medir a qualidade dos dados e tomar decisões informadas em uma única tela usando o ClickUp Dashboards.
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Esse modelo é um kit de ferramentas completo para gerenciar os relacionamentos com os clientes de forma eficaz. As equipes de vendas podem rastrear leads por meio de pipelines personalizáveis, enquanto as equipes de marketing organizam as informações de contato em um hub central.
Nota lateral: Ao escolher um CRM, certifique-se de que ele se adapta bem aos seus fluxos de trabalho existentes. Um recurso útil a ser observado é o número de integrações que o sistema de CRM suporta (quanto mais, melhor).
O ClickUp também está de olho em você. Integrações do ClickUp suporta mais de 1.000 aplicativos.
📌 Exemplo: Aqui está um cenário de como essas integrações podem ajudá-lo: Para manter seus dados consistentes em todas as ferramentas, use as integrações do ClickUp com o HubSpot e o Zapier. Todas as atualizações feitas em um local serão exibidas automaticamente em todos os outros. Tem uma chamada de vídeo com um cliente? Use a integração do Zoom do ClickUp para configurar chamadas e salvá-las facilmente em seu Google Calendar. Isso é que é conveniência!
Mantenha seus dados sincronizados em diferentes ferramentas com as integrações do ClickUp
O ClickUp se integra perfeitamente a outras ferramentas populares do setor, como Salesforce, Zendesk, Zoho CRM, Pipedrive e Freshworks.
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Desafios e soluções para manter a higiene do CRM
Você provavelmente entende como é vital manter a higiene do CRM para sua empresa. Mas vamos ser honestos: é mais fácil falar do que fazer.
Desafios como dados incompletos ou registros desatualizados podem se infiltrar e criar o caos se não forem resolvidos com antecedência. Então, quais são os obstáculos comuns e como você pode superá-los? Vamos detalhá-los:
Desafio 1: Dados incompletos 💢
Considere Alex, um representante de vendas remoto que atualiza diligentemente seu CRM após cada chamada de cliente. No entanto, ele percebeu que algumas de suas entradas não continham detalhes essenciais, como o método de contato preferido do cliente. Dados incompletos geralmente levam a mal-entendidos e oportunidades perdidas.
Solução: Implementar uma lista de verificação padronizada para a entrada de dados.
Ao garantir que todos os campos necessários sejam preenchidos antes de salvar um registro, Alex pode manter os dados de CRM limpos e evitar as armadilhas da falta de higiene dos dados.
Desafio 2: desorganização de dados 💢
Kevin, um analista de vendas, tem dificuldades com o "acúmulo de dados" inadequado Seu CRM está cheio de leads de cinco anos atrás que não se envolveram desde a primeira interação.
Essas informações desatualizadas distorcem as previsões de vendas e desperdiçam recursos de armazenamento.
Solução: Isso envolve a configuração de regras de arquivamento automatizadas. Regras como essas sinalizam contatos inativos após 18 meses, permitindo que as equipes reengajem ou arquivem esses registros para manter um banco de dados enxuto e acionável.
Desafio 3: formatação incorreta 💢
O problema de Arvind, embora não seja complicado, consome muito tempo. Metade da sua equipe usa "Estados Unidos", enquanto outros escrevem "EUA" ou "U.S.A." nos campos de localização.
A formatação inconsistente cria um caos ao tentar segmentar os clientes por região.
Solução: A criação de menus suspensos padronizados para campos de localização pode resolver facilmente esse problema.
A eliminação da variação dará a ele leads adequados e categorizados para entrar em contato, fazer ofertas e fechar negócios.
leia também: 12 modelos gratuitos de CRM no Excel, Google Spreadsheets e ClickUp
Limpe seus processos de CRM com o ClickUp
Lembre-se de que uma boa higiene de CRM não é uma limpeza profunda única - é um processo contínuo que exige o comprometimento de todos os membros da equipe.
Embora a automação e as ferramentas sejam úteis para manter a higiene do CRM, até mesmo os melhores sistemas podem falhar sem a comunicação adequada da equipe.
É nesse ponto que o ClickUp se destaca como a ferramenta perfeita para todas as suas necessidades de CRM. Com o ClickUp, sua equipe tem uma ampla variedade de ferramentas e recursos para manter dados precisos dos clientes, simplificar os fluxos de trabalho e gerar melhores resultados de vendas.
Pronto para fazer a diferença? Registre-se no ClickUp hoje mesmo e alcance as metas da sua equipe! ✅