Como proprietário de uma pequena empresa, o tempo é um de seus recursos mais valiosos. Mas ele nem sempre está do seu lado.
Aqui está o motivo! De acordo com o Relatório do Índice de Tendências de Trabalho da Microsoft, os funcionários passam uma parte significativa do dia - cerca de 4 horas e 33 minutos -**tratar e-mails, participar de reuniões e gerenciar a comunicação por meio de vários aplicativos de equipe. E essa é apenas uma parte do bolo. 🥧
Esse tempo gasto em tarefas de comunicação e coordenação pode se acumular rapidamente em equipes pequenas, deixando pouco espaço para o trabalho que realmente impulsiona o crescimento. Não é de surpreender que 68% dos trabalhadores sintam que não têm tempo suficiente para se concentrar no que é importante.
Neste blog, exploraremos estratégias práticas de gerenciamento de tempo e ferramentas de controle de tempo para ajudá-lo a recuperar sua agenda, priorizar tarefas, evitar o mau gerenciamento de tempo e conduzir suas operações comerciais ao sucesso.
1. Compreensão de suas tarefas e metas
A otimização dos fluxos de trabalho deve ser uma das principais prioridades das pequenas empresas que gerenciam várias responsabilidades. Para fazer isso de forma eficaz, cada tarefa deve ter um proprietário que esteja claro quanto às suas metas e responsabilidades. Elon Musk disse uma vez,
As pessoas trabalham melhor quando sabem qual é o objetivo e por quê. É importante que as pessoas estejam ansiosas para chegar ao trabalho pela manhã e gostem de trabalhar.
Elon Musk Gerenciamento de tempo as estratégias de gerenciamento de tempo ajudam você a avaliar as tarefas em relação às metas, facilitando o controle do que você tem feito. Isso também traz clareza sobre quais devem ser suas áreas de foco.
Então, como você mapeia todas essas tarefas diárias com metas claras de longo prazo? Entre Clique emUp o ClickUp é o aplicativo para trabalho projetado para ajudar as equipes a gerenciar tarefas específicas, acompanhar o progresso e melhorar a colaboração.
Use o Metas do ClickUp para ajudá-lo a definir, monitorar e atingir suas metas de negócios com mais rapidez, mantendo a clareza e a organização.
Acompanhe suas metas em tempo real para ver onde você precisa melhorar e no que deve se concentrar com o ClickUp Goals
Veja como o ClickUp Goals pode ajudá-lo a gerenciar o trabalho:
- Manter-se dentro do cronograma: Defina prazos para as metas, gerencie Sprints e acompanhe o progresso com scorecards semanais para garantir que sua equipe permaneça no caminho certo
- Compartilhe metas sem esforço: Atribua um ou vários proprietários, controle as permissões de acesso e colabore facilmente com sua equipe ou partes interessadas
- Organize as metas em um só lugar: Use pastas para categorizar objetivos como OKRs (Objectives and Key Results), Sprints ou scorecards de funcionários, facilitando o gerenciamento e a priorização
- Meça o sucesso com precisão: Use metas numéricas, monetárias, verdadeiro/falso ou baseadas em tarefas para acompanhar o progresso em direção a metas como vendas semanais ou marcos de sprint
Quando você tiver os grandes objetivos definidos, Tarefas do ClickUp facilita a captura de prioridades, dividindo-as em subtarefas, atribuindo proprietários, acompanhando o progresso e mantendo todos alinhados. Com os status personalizados, você pode criar fluxos de trabalho adaptados ao seu processo - sejam eles simples, como "To Do" e "Complete", ou mais detalhados. A personalização garante que sua equipe permaneça concentrada e produtiva.
Adicione tarefas e subtarefas a várias listas para visualizar todo o seu trabalho em um só lugar com o ClickUp Tasks
Proprietário de uma pequena empresa no Reddit, ecommarketingwiz oferece um ótimo dica de gerenciamento de tempo :
Tento acordar por volta das 6h e trabalhar em minha atividade secundária pela manhã, depois delego o trabalho a freelancers durante o dia e quando termino meu expediente das 9h às 17h. Também trabalho de 1 a 2 horas em minha atividade paralela. Nem sempre tudo corre bem, mas quando comecei a terceirizar o trabalho, tudo melhorou.
ecommarketingwiz
2. Analise o uso de seu tempo
Para proprietários de pequenas empresas e fundadores de startups, cada segundo conta. Entre o gerenciamento das operações do dia a dia e a elaboração de estratégias para o crescimento, é fácil perder o controle sobre o destino do seu tempo.
Uma das melhores maneiras de analisar como você está gastando seu tempo é rastreando-o por uma semana ou mais.
Depois de ter uma noção de para onde seu tempo está indo, **divida-o em categorias - o que realmente está fazendo a diferença (como estratégia ou contato com o cliente) e o que está apenas tomando tempo (como reuniões intermináveis ou tarefas administrativas)
Isso lhe dá uma visão clara daquilo em que você deve se concentrar mais e onde pode ser necessário delegar, automatizar ou reduzir.
Não importa se você está definindo um horário de trabalho profundo ou seguindo a técnica Pomodoro de 20 minutos de concentração, Gerenciamento de tempo do ClickUp da ClickUp tem recursos que atendem a todas as estratégias de gerenciamento de tempo, além de Automações do ClickUp para lidar com essas tarefas repetitivas para você.
Por exemplo, Rastreamento de tempo de projeto do ClickUp oferece uma solução eficiente para analisar seu tempo, aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo e definir expectativas realistas para você e sua equipe.
Rastreie o tempo vinculado a qualquer tarefa de qualquer lugar com o ClickUp Project Time Tracking
Veja como o ClickUp facilita o controle de tempo:
- Rastreie o tempo em qualquer lugar: Registre o tempo no desktop, no celular ou na Web com a extensão gratuita do ClickUp para o Chrome e vincule o tempo registrado a qualquer tarefa
- Defina estimativas e adicione notas: Defina quanto tempo as tarefas devem levar e anexe notas detalhadas às entradas para um acompanhamento claro de seus esforços
- Gerencie o tempo faturável: Marque o tempo como faturável para simplificar o faturamento para os clientes
- Totais acumulados: Visualize o total combinado do tempo gasto nas tarefas e subtarefas para ter uma perspectiva geral
- Editar e ajustar: Adicione ou subtraia manualmente registros de tempo para obter precisão
Um usuário do ClickUp, Max Segal gerente de Sistemas de Computador e Informações da XYZ, diz:
O recurso de controle de tempo permite que a gerência aloque melhor os recursos e encontre ineficiências operacionais.
Max Segal, gerente de sistemas de informática e informação da XYZ
Ainda não tem certeza de onde o tempo foi parar? Vamos visualizar onde você desperdiçou seu tempo para desviar sua atenção para o que precisa de foco. Você pode usar Dashboards do ClickUp Para isso
Configure seus ClickUp Dashboards pessoais para visualizar sua tarefa e acompanhar o progresso em tempo real Configuração de um painel pessoal permite que você visualize sua produtividade e identifique as atividades que desperdiçam tempo e prejudicam o foco. Esse painel diário personalizado permite que você priorizar tarefas acompanhar o progresso e manter um fluxo de trabalho organizado e adaptado às suas metas.
Para uma compreensão mais profunda do tempo gasto, inclua widgets que monitoram os prazos, mostram o status das tarefas e fornecem atualizações em tempo real sobre as atividades da equipe.
3. Organize, priorize e agrupe
Quando os projetos não têm estrutura, os pequenos detalhes muitas vezes escapam, levando a prazos perdidos, metas desalinhadas e, por fim, clientes frustrados. Para os proprietários de pequenas empresas que lidam com várias iniciativas, isso pode rapidamente se transformar em um caos.
A chave para gerenciar fluxos de trabalho complexos é criar uma hierarquia clara que organize as tarefas, garantindo que tudo seja levado em conta. Com uma estrutura sólida, você pode dividir grandes projetos em etapas menores e acionáveis e priorizá-los de forma eficaz.
É nesse ponto que Hierarquia de projetos do ClickUp e os recursos de organização de tarefas do ClickUp podem revolucionar seu fluxo de trabalho. Ele permite que você organize seus projetos, tarefas, documentos e tarefas usando pastas, listas e espaços dedicados, garantindo que tudo esteja estruturado e facilmente acessível.
Organize seu espaço de trabalho com o ClickUp Hierarchy e veja tudo em um só lugar
Veja como os recursos de hierarquia e organização de tarefas podem simplificar seu fluxo de trabalho:
- Visão geral do espaço de trabalho: Visualize toda a sua empresa ou organização em um piscar de olhos, dando-lhe uma visão geral sem perder de vista os detalhes
- Subtarefas aninhadas: Divida grandes projetos em etapas gerenciáveis com vários níveis de subtarefas, garantindo que todos os detalhes sejam cobertos
- Listas de verificação dentro das tarefas: Crie listas de verificação de tarefas detalhadas dentro das tarefas para acompanhar passo a passo processos ou projetos complexos
- Colaboração em tarefas: Atribua tarefas a membros da equipe, adicione descrições, atualize status e participe por meio de comentários para manter todos alinhados
- Listas personalizáveis: Agrupe tarefas relacionadas em Listas para organizar projetos, campanhas ou bancos de dados e acessar rapidamente o que você precisa
- Níveis de prioridade: Classifique as tarefas por urgência, de baixa a crítica, facilitando a concentração no que realmente importa e evitando distrações desnecessárias.
O ClickUp também vem com modelos de bloqueio de tempo como o Modelo de caixa de tempo ClickUp para facilitar a configuração para você.
Aqui estão alguns dos principais recursos do modelo:
- Status personalizados: Acompanhe facilmente o progresso da tarefa com status personalizáveis, como "Concluído", "Em andamento" e "A fazer
- Campos personalizados: Adicione um atributo personalizado como "Type" (Tipo) para capturar informações essenciais sobre a tarefa e visualizar os dados da tarefa com clareza para uma melhor tomada de decisões
- Visualizações personalizadas: Abra quatro visualizações distintas para organizar e acessar informações, como a "Tasks Planner view" (visualização do planejador de tarefas) para gerenciamento de tarefas, "Time Box Schedule" (cronograma de caixa de tempo) paragerenciamento de blocos de tempoe "Tasks Status" (Status das tarefas) para acompanhar o progresso atual das tarefas
➡️ Leia também: 10 modelos gratuitos de gerenciamento de tempo (calendários e programações)
4. Criar um cronograma
Comece analisando sua semana como um todo - aloque dias específicos ou blocos de tempo para tarefas recorrentes, como reuniões, esforços de marketing, gerenciamento financeiro e trabalho com clientes.
Por exemplo, você pode reservar segundas-feiras para estratégia e planejamento, terças-feiras para reuniões com clientes e quartas-feiras para marketing ou criação de conteúdo. Depois de estabelecer sua estrutura semanal, divida-a em tarefas diárias, priorizando primeiro as atividades mais importantes e sensíveis ao tempo.
Todos os dias, identifique as 3 a 5 principais tarefas que devem ser concluídas e reserve um tempo em seu calendário para se concentrar nelas, deixando espaço para imprevistos desafios ou interrupções . Seja realista quanto ao que você pode realizar e faça ajustes conforme necessário, garantindo que você permaneça adaptável e, ao mesmo tempo, concentrado no panorama geral.
Ao implementar isso, Visualização do calendário do ClickUp e Timeline View do ClickUp oferecem a flexibilidade e a personalização de que você precisa para manter o controle do seu trabalho.
Veja como você pode aproveitar esses recursos para criar programações diárias, semanais ou mensais:
Veja todas as suas tarefas codificadas por cores para organização por dia, mês ou ano com o ClickUp Calendar View
O ClickUp Calendar View é ideal para visualizar o trabalho, reprogramar tarefas e alinhar cronogramas de projetos. Ele permite que você alterne entre visualizações diárias, semanais ou mensais.
Siga estas etapas para começar:
- Visualize seu trabalho: Alterne para Calendar View no ClickUp para ver todas as suas tarefas dispostas em um formato de calendário
- Crie e ajuste cronogramas: Arraste e solte tarefas diretamente no calendário para ajustar suas datas de vencimento ou durações
- Gerencie cronogramas de projetos: Divida grandes projetos em tarefas menores e acionáveis e programe-as para dias, semanas ou meses
- Sincronização com calendários externos: Integre o ClickUp ao Google Calendar ou a outras ferramentas de agendamento para manter todos os seus eventos e tarefas em um só lugar
Visualize todas as suas tarefas, incluindo tarefas recorrentes futuras para cada projeto, em ordem cronológica com o ClickUp Timeline View Visualização da linha do tempo no ClickUp oferece uma abordagem linear e detalhada para programar tarefas e gerenciar cargas de trabalho. É perfeito para obter uma visão panorâmica de seus projetos e prazos.
Veja como usá-lo:
- Visualize as tarefas ao longo do tempo: Use o menu suspenso Day (Dia) para alternar para visualizações semanais, mensais ou até mesmo por hora para um melhor planejamento
- Personalize sua linha do tempo: Personalize sua visualização usando cores de tarefas com base em sua lista, status ou valor de campo personalizado. Você pode optar por mostrar ou ocultar os fins de semana, dependendo do seu fluxo de trabalho
- Tarefas recorrentes futuras: Habilite ou desabilite a exibição de tarefas recorrentes futuras para maior clareza
Você pode gerenciar seu tempo de forma eficaz com o Modelo de cronograma de gerenciamento de tempo do ClickUp sem começar do zero.
Este modelo foi criado para ajudá-lo a analisar como você gasta seu tempo e aumentar a produtividade.
Veja o que está incluído:
- Visualização do registro de atividades: Acompanhe todas as atividades que você realiza durante o dia para identificar padrões e aumentar a eficiência
- Visualização de atividades diárias: Planeje tarefas, defina prioridades e estruture seu dia com eficiência
- Visualização da carga de trabalho: Obtenha uma visão clara de todas as tarefas e seus requisitos de tempo estimado para equilibrar as cargas de trabalho
- Visualização do Guia de Introdução: Um guia de configuração passo a passo para ajudá-lo a criar uma agenda eficaz rapidamente
Dica profissional: Invista em você mesmo reservando tempo para aprender novas habilidades, participar de workshops ou ler publicações do setor. Isso pode maximizar a produtividade e melhorar a capacidade de tomada de decisões.
Você sempre pode acompanhar seu trabalho com Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para um gerenciamento de tempo eficiente e de longo prazo.
Acompanhe o progresso em tempo real por hora, dia ou mês usando o ClickUp Gantt Chart View
Quando se trata de planejamento de longo prazo e gerenciamento eficaz do tempo, esse recurso foi criado para ajudá-lo a simplificar fluxos de trabalho, priorizar prazos e eliminar gargalos. Veja como:
- Visualize os fluxos de trabalho do projeto: Consolide seus Spaces, Folders, Lists, tarefas e subtarefas em uma visualização unificada
- Simplicidade de arrastar e soltar: Ajuste os cronogramas e as dependências das tarefas sem esforço, usando a interface intuitiva de arrastar e soltar
- Organização com código de cores: Use o código de cores para categorizar as tarefas por prioridade, status ou membro da equipe para facilitar a identificação, garantindo que nada seja perdido
- Atualizações em tempo real: Fique por dentro dos seus projetos com percentuais de progresso e atualizações em tempo real, permitindo que você e sua equipe colaborem de forma eficaz e comemorem os marcos à medida que eles acontecem
Ordenação, filtragem e foco: Use a ordenação e a filtragem avançadas para se concentrar em tarefas críticas, identificar possíveis atrasos e alocar recursos com sabedoria
➡️ Leia também: 10 modelos de programação gratuitos no Excel, Google Sheets e ClickUp
5. Evite a multitarefa
A multitarefa pode parecer um estímulo à produtividade, mas geralmente tem o efeito oposto. Pesquisa neurocientífica mostram que a redução da sobrecarga cognitiva por meio da criação de um plano e da priorização de tarefas pode nos ajudar a alcançar mais resultados e apoiar nossa saúde física e mental no final do dia.
A multitarefa, entretanto, aumenta a sobrecarga cognitiva, levando a:
- Redução do foco: A alternância entre tarefas fragmenta sua atenção, diminuindo a qualidade do trabalho
- ineficiência: leva-se mais tempo para concluir tarefas quando se muda constantemente o foco
- Estresse: A sobrecarga do cérebro com várias tarefas aumenta a fadiga mental e o estresse Modo "Eu" do ClickUp foi projetado para combater as armadilhas da multitarefa e aprimorar o gerenciamento do tempo.
Dê uma olhada em todas as tarefas, subtarefas, comentários e listas de verificação nas exibições atribuídas a você usando o Modo ClickUp Me
Ao filtrar seu espaço de trabalho para mostrar apenas as tarefas atribuídas, o Modo Me ajuda você a se concentrar apenas em suas responsabilidades.
Isso permite que você veja:
- Visão personalizada de tarefas: Veja as tarefas que precisam de sua atenção sem as distrações das atribuições de outras pessoas
- Atribuição automática: Crie tarefas no Me Mode para que elas sejam atribuídas instantaneamente a você, simplificando seu fluxo de trabalho
- Universal em todas as visualizações: Mantenha-se no controle sem afetar as perspectivas dos outros, pois o Modo Me se aplica a todas as visualizações do ClickUp em seu espaço de trabalho
6. Faça pausas
Pausas regulares são um aspecto crucial, mas muitas vezes negligenciado, do gerenciamento eficaz do tempo. Embora o fato de se esforçar por longas horas possa parecer produtivo, isso pode levar ao esgotamento e à redução da eficiência.
A incorporação de pausas intencionais em sua agenda ajuda a rejuvenescer a mente, melhora o foco e mantém a produtividade ao longo do tempo.
Nós nos locomovemos cinco horas diárias de lazer mas passar esse tempo livre de forma não intencional pode afetar seu bem-estar geral, mesmo quando não estiver trabalhando. Pausas estruturadas podem maximizar seu tempo de lazer, aumentando a produtividade e o bem-estar.
Gerencie todas as suas atualizações e notificações em um só lugar com o ClickUp Reminders Lembretes do ClickUp pode ajudá-lo a integrar facilmente os intervalos em seu dia. Veja como você pode usá-lo:
- Configuração rápida: Crie lembretes menores e independentes para intervalos programados, garantindo que você se afaste nos momentos certos
- Lembretes de pausa delegados: Atribua lembretes a você mesmo ou à sua equipe para incentivar uma cultura de pausas regulares e conscientes
- Lembretes acionados por comentários: Defina lembretes diretamente de um comentário de tarefa, tornando-os acionáveis e independentes da tarefa original
7. Delegar e terceirizar
Compartilhar responsabilidades e organizar tarefas ajuda você a se concentrar no trabalho de alta prioridade, reduzir a sobrecarga e garantir que seus projetos avancem com eficiência.
Uma estrutura útil para delegação é a Princípio de Pareto (também conhecido como a Regra 80/20), que sugere que 80% de seus resultados vêm de 20% de seus esforços. Aplicar essa teoria significa identificar as tarefas de maior impacto - aquelas que impulsionam o sucesso dos negócios - e concentrar-se nelas, delegando os outros 80% das tarefas que são importantes, mas não tão essenciais.
Outra teoria útil é Teoria dos dois fatores de Herzberg que diferencia entre fatores motivacionais (por exemplo, realização, reconhecimento) e fatores de higiene (por exemplo, salário, condições de trabalho).
Ao delegar, considere a tarefa em questão e como ela pode motivar ou desmotivar sua equipe. As tarefas que se alinham com os pontos fortes dos funcionários e oferecem oportunidades de crescimento e reconhecimento devem ser delegadas a esses indivíduos, aumentando sua satisfação no trabalho e seu desempenho.
O segredo da delegação está em fornecer instruções claras, definir expectativas e promover a confiança, além de criar um ambiente em que os membros da equipe se sintam capacitados e valorizados.
Configure dependências de tarefas para obter insights claros sobre como cada tarefa afeta a outra com o ClickUp Tasks
Use Comentários do ClickUp Assign para simplificar a delegação e o gerenciamento de tarefas:
- Delegação clara: Ao delegar uma tarefa, forneça instruções específicas na seção de comentários. Indique claramente a quem a tarefa foi atribuída e quaisquer requisitos específicos
- @Menções: UseClickUp @mentions para notificar diretamente o responsável e mantê-lo atualizado sobre quaisquer alterações ou solicitações
- Listas de verificação: Crie listas de verificação nos comentários para dividir tarefas complexas em etapas menores e acionáveis
- Status da delegação: Crie um campo personalizado para rastrear o status da delegação de uma tarefa (por exemplo, "Não delegada", "Delegada", "Em andamento", "Concluída")
Notificações automatizadas: Configure regras de automação personalizadas para enviar notificações ao criador original da tarefa e ao delegado sempre que uma tarefa for delegada ou seu status for alterado
➡️ Leia também: Como criar um orçamento de tempo para fazer mais
8. Minimize as distrações
Como proprietário de uma empresa, as distrações podem facilmente atrapalhar seu dia. A chave para dominar o gerenciamento do tempo é identificar e lidar com seus desperdiçadores de tempo de forma direta.
Um método comprovado é usar um matriz de gerenciamento de tempo para priorizar tarefas com base na urgência e na importância, ajudando-o a se concentrar em atividades de alto valor. Ela divide as tarefas em quatro quadrantes: urgente e importante, não urgente mas importante, urgente mas não importante e nem urgente nem importante. Ao usar a matriz, você pode alocar melhor o seu tempo, reduzir o estresse e concentrar-se no sucesso a longo prazo.
Lembre-se de que manter o foco também significa afastar-se quando necessário. Surpreendentemente, mais de 765 milhões de dias de férias Não são utilizados anualmente nos EUA. Fazer pausas não é apenas um luxo - é essencial para a produtividade e para evitar o esgotamento.
Estabeleça limites para minimizar as distrações: Silencie as notificações durante o trabalho profundo, delegue tarefas de forma eficaz e programe blocos de trabalho focados.
Selecione a data e a hora para concluir suas tarefas com o recurso ClickUp Date and Time, para que você não se distraia com tarefas em aberto
O Data e hora do ClickUp permite definir datas de início, datas de vencimento e lembretes, garantindo que você termine as tarefas no prazo e se mantenha organizado. Além dos prazos, esse recurso permite planejar sua agenda dedicando intervalos de tempo específicos a ferramentas, aplicativos ou dispositivos, mantendo seu dia estruturado e intencional.
Além disso, a disponibilidade do ClickUp no Android, iOS, Windows e Mac significa que você pode ficar conectado à sua agenda a qualquer hora e em qualquer lugar.
9. Use aplicativos de gerenciamento de tempo
Desde o planejamento do seu dia até a priorização de tarefas, a produtividade e a aplicativos de gerenciamento de tempo podem ajudá-lo a organizar sua vida. Eles podem ser seu assistente pessoal, mantendo-o em dia com tudo.
Se você precisar de ajuda com bloqueio de tempo, gerenciamento de tarefas, priorização ou organização de agendas de reuniões, há um aplicativo para isso. Com Integrações do ClickUp com o ClickUp, você pode levar o gerenciamento de tempo para o próximo nível, conectando mais de 1.000 ferramentas e trazendo os melhores recursos de produtividade para seu espaço de trabalho - gratuitamente. É isso mesmo, não é mais necessário alternar entre ferramentas.
Veja como essas integrações podem ajudar a simplificar seu dia de trabalho:
- Controle de tempo perfeito com o Everhour: Diferentemente da maioria das ferramentas de controle de tempo, o Everhour integra controles diretamente na interface do ClickUp, economizando tempo e reduzindo erros de entrada de dados
- Controle de tempo instantâneo com o Toggl: Ative a extensão do Toggl para o Chrome para controlar o tempo sem esforço no ClickUp
- Sincronize sua agenda com o Google Calendar: Conecte o Google Calendar ao ClickUp para sincronização em tempo real
Rastreamento de tempo nativo: O rastreador de tempo integrado do ClickUp permite registrar horas diretamente nas tarefas
➡️ Leia também: IA para gerenciamento de tempo: Casos de uso e ferramentas para planejamento inteligente do tempo
Alimente sua produtividade com o ClickUp
Quando você gerencia bem o seu tempo, libera largura de banda mental para se concentrar no crescimento do seu negócio, promovendo a criatividade e alcançando um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.
É nesse ponto que o ClickUp se destaca como uma plataforma completa. Ele ajuda você a gerenciar tarefas importantes, integra-se perfeitamente a ferramentas populares e monitora seu tempo gasto em projetos . Como vimos nas dicas acima, a centralização dos fluxos de trabalho também permite que você se concentre no que é mais importante, reduzindo as distrações e mantendo-se produtivo.
Assim registrar-se no ClickUp hoje mesmo e enfrente os desafios de gerenciamento de tempo!