Os locais de trabalho globais podem ser caóticos de se navegar. Justamente quando seu escritório em Nova York começa a manhã, sua equipe em Londres já está em reuniões do meio-dia, enquanto sua equipe em Cingapura já encerrou o trabalho.
As mensagens assíncronas podem ser a solução para isso.
O objetivo é substituir a ideia de que “Todos devem estar online agora!” por algo mais prático: um método de comunicação que se adapte ao ritmo natural da sua equipe, respeite o tempo e a privacidade dos funcionários e mantenha uma colaboração harmoniosa, sem ultrapassar os limites pessoais.
Vamos ver como!
O que são mensagens assíncronas?
Mensagens assíncronas são comunicações que não precisam ocorrer em tempo real. Os participantes podem iniciar, pausar e retomar conversas conforme sua conveniência. Isso permite que equipes híbridas e remotas colaborem sem ficarem presas aos horários umas das outras.
Em essência, todos trabalham e se comunicam em seu próprio ritmo.
O lendário escritor de ficção científica Isaac Asimov pode ter previsto o advento da comunicação assíncrona em seu conto “ Meu Filho, o Físico . ”
Na história, um grupo de físicos está tentando encontrar a maneira mais rápida de se comunicar com uma expedição que enviaram a Plutão. Infelizmente, como um deles diz, “As ondas de rádio, viajando à velocidade da luz, levam seis horas para chegar de um lugar ao outro. Se dissermos algo, teremos que esperar doze horas por uma resposta. ”
Os físicos geniais estão perplexos. Até que uma de suas mães resolve o problema para eles:
“Enquanto você espera por uma resposta”, disse a Sra. Cremorna, com sinceridade, “continue transmitindo e peça que eles façam o mesmo. Você fala o tempo todo e eles falam o tempo todo. Você tem alguém ouvindo o tempo todo e eles também. Se algum de vocês disser algo que precise de resposta, você pode inserir uma na sua extremidade, mas é provável que você obtenha tudo o que precisa sem precisar perguntar.”
Os dois homens ficaram olhando para ela.
Cremorna sussurrou: “Claro. Conversa contínua. Apenas doze horas fora de fase, só isso.”
Aí está: a beleza das mensagens assíncronas.
Em última análise, as mensagens assíncronas viram o debate tradicional entre e-mail e chat de cabeça para baixo. Elas combinam o melhor dos dois mundos e mantêm sua equipe conectada sem sacrificar horas de trabalho intenso ou tempo pessoal.
💡Dica profissional: “Mensagens assíncronas” não significa simplesmente enviar e-mails sem sentido. A ideia por trás das mensagens assíncronas é trocar mensagens cuidadosas e detalhadas que antecipem a necessidade de perguntas de acompanhamento e trocas intermináveis. Com a prática, “Atenção imediata necessária!” se torna a exceção, não a regra.
Vamos ver alguns exemplos de como são as mensagens assíncronas para entender melhor o que queremos dizer.
Exemplos de mensagens assíncronas
Uma comunicação clara e organizada é a base das mensagens assíncronas. Aqui estão alguns exemplos importantes de comunicação assíncrona eficaz:
- Atualizações de projetos que parecem histórias bem elaboradas, e não conversas apressadas.
- Vídeos explicativos que detalham conceitos complexos
- Feedback detalhado sobre documentos que gera melhorias significativas
- Documentação viva que cresce com o conhecimento da sua equipe
- Atualizações de status que informam sem interromper
- Espaços colaborativos onde as ideias se desenvolvem ao longo do tempo
Então, como isso se compara à forma mais tradicional de comunicação, também conhecida como mensagens síncronas?
Mensagens assíncronas x mensagens síncronas
As mensagens síncronas e assíncronas têm finalidades diferentes. Enquanto os métodos de comunicação síncronos (como as chamadas de vídeo que todos conhecemos muito bem) exigem colaboração em tempo real, a comunicação assíncrona dá à sua equipe espaço para respirar e:
- Resolva problemas complexos sem precisar de uma resposta imediata.
- Elabore respostas que impulsionem os projetos
- Mantenha um registro claro das decisões e discussões importantes.
- Trabalhe de forma eficaz com diferentes grupos demográficos
- Fuja do ciclo interminável de reuniões
- Estabeleça limites saudáveis entre o trabalho e a vida pessoal.
A implementação de mensagens assíncronas no trabalho transforma a mentalidade de “estar sempre ligado” em uma mentalidade de “sempre seguir em frente” em um ritmo que funciona para todos.
Com uma compreensão clara do que envolve a mensagem assíncrona, vamos ver como ela pode remodelar a forma como as equipes colaboram e alcançam mais juntas.
Como as mensagens assíncronas melhoram a colaboração em equipe
Empresas inteligentes não estão apenas adotando a comunicação assíncrona. Elas estão prosperando com ela. Desde a conclusão mais rápida de projetos até equipes mais felizes, os resultados falam por si.
Veja como o trabalho assíncrono muda a colaboração das equipes modernas:
Maior foco e produtividade
Digamos que seus desenvolvedores estejam programando há horas sem interrupção. Seus redatores estão concentrados, criando conteúdo. Seus estrategistas estão ocupados resolvendo problemas complexos sem mensagens constantes de seus gerentes solicitando atualizações.
Essa é a vantagem das mensagens assíncronas: quando sua equipe controla o tempo de resposta, ela controla sua produtividade.
Melhor tomada de decisões
Com a comunicação assíncrona, sua equipe pode pensar antes de responder. Eles podem pesquisar as tendências do mercado, recalcular os números ou consultar as principais partes interessadas. Isso leva a decisões que resistem ao teste do tempo.
Colaboração global inclusiva
Reunião matinal em Tóquio x sincronização à tarde em Berlim? As mensagens assíncronas eliminam essa dor de cabeça na programação.
Seu designer de interface do usuário em Tóquio pode compartilhar modelos detalhados da interface com comentários às 16h, permitindo que seu desenvolvedor em Berlim analise e implemente as alterações durante suas horas produtivas da manhã.
Cada membro da equipe contribui durante seus horários de pico, mantendo o progresso contínuo do projeto.
Rastro de documentação claro
Como as discussões acontecem por escrito, todos os requisitos do produto, preferências do cliente e decisões do projeto são registrados automaticamente.
Quando um novo membro da equipe pergunta sobre o motivo por trás de um recurso, ele pode rastrear todo o histórico da discussão, eliminando a necessidade de explicações repetidas.
Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal
Acabe com a culpa de se desconectar quando os outros estão online. O Async permite que sua equipe alinhe o trabalho com a vida pessoal. Dessa forma, os madrugadores podem aproveitar o impulso matinal, e os notívagos podem encontrar seu ritmo noturno.
Redução das despesas gerais com reuniões
Lembra quando as reuniões eram para tomar decisões, e não para atualizações? O chat assíncrono traz isso de volta.
Transfira os relatórios de status e as informações para seus canais de mensagens assíncronas. Reserve esses valiosos momentos síncronos para as conversas que realmente precisam deles: brainstorming, construção de relacionamentos e resolução de problemas complexos.
Quando você dá à sua equipe a liberdade de se comunicar nos termos que ela deseja, você muda a forma como ela trabalha.
Conhecer os benefícios da colaboração assíncrona é apenas teoria — ela só se torna eficaz com as ferramentas de implementação adequadas. Além disso, escolher a ferramenta certa envolve mais do que apenas recursos. A ferramenta certa se adapta ao fluxo de trabalho da sua equipe, e não o contrário.
Ferramentas populares de mensagens assíncronas
As ferramentas de comunicação assíncrona certas não se limitam a adicionar mais uma notificação ao seu dia. Elas se integram perfeitamente à forma como sua equipe já trabalha, tornando a comunicação mais clara e a colaboração mais fluida.
ClickUp
O ClickUp é o aplicativo completo para o trabalho que transforma atualizações de projetos em conversas naturais. Ao contrário das ferramentas tradicionais que ocultam comentários nas tarefas, o ClickUp integra perfeitamente o gerenciamento de projetos com recursos sofisticados de comunicação, liberando sua equipe de interrupções constantes.
A primeira ferramenta do seu arsenal? ClickUp Chat.
O ClickUp Chat é a solução completa para uma comunicação assíncrona significativa. Ele foi projetado para resolver todos os problemas irritantes que os colaboradores remotos enfrentam: alternância entre tarefas, cópia/colagem/criação manual de tarefas, perda de contexto e perda de ideias.
Veja como:
- Transforme conversas casuais no ClickUp Chat em tarefas acionáveis — perfeito para aqueles momentos de “Ótima ideia, vamos fazer isso mais tarde!” que geralmente se perdem nas plataformas de mensagens.
- Deixe o ClickUp Brain capturar o contexto da sua conversa e organizá-lo de forma clara, pronto para você trabalhar.
- Mantenha o contexto de todo o seu trabalho em todas as suas conversas. Mantenha as conversas sincronizadas entre os chats e as tarefas.
- Crie conteúdo orientado por mensagens assíncronas, como atualizações e anúncios.
- Veja as agendas de todos diretamente no Chat e marque reuniões de acordo com elas.
O ClickUp Chat permite o envio de mensagens assíncronas com... bem, um simples clique.
Existem outras maneiras pelas quais o ClickUp pode ajudar na comunicação assíncrona:
- Atribua comentários diretamente em suas tarefas, documentos ou projetos do ClickUp. Sua equipe lê e responde quando estiver pronta, mantendo o contexto exatamente onde ele deve estar.
- Pule a reunião e compartilhe atualizações rápidas em vídeo gravadas na tela usando o ClickUp Clips, que os colegas de equipe podem assistir durante o horário de trabalho.
- Convide colegas de equipe mencionando-os no ClickUp Docs para participar da conversa — eles se envolverão quando puderem.
- Defina cronogramas de notificação personalizados que respeitem o tempo de concentração.
- Deixe que cada membro da equipe escolha a visualização ( Visualização em lista, Visualização em quadro ou Visualização em linha do tempo ) que melhor se adapta a ele, facilitando o processamento das atualizações assíncronas à sua maneira.
E o ponto forte? A integração perfeita do ClickUp com suas ferramentas de comunicação existentes.
Você pode integrar o ClickUp ao Slack para mensagens instantâneas, usar o Microsoft Teams para uma colaboração mais ampla e iniciar reuniões no Zoom diretamente de suas tarefas.
Este ecossistema de integração garante que sua equipe possa manter seus métodos de comunicação preferidos, mantendo todas as informações relacionadas ao projeto centralizadas e organizadas.
O ClickUp tornou o alinhamento assíncrono muito mais simples e eficaz. Ao criar uma estrutura para definir e organizar objetivos e resultados, as equipes remotas conseguem entender as expectativas e fornecer atualizações de status com facilidade. É fácil fazer brainstorming com quadros brancos, reorganizar prioridades e adicionar imagens de referência, etc. Tudo é muito fluido.
O ClickUp tornou o alinhamento assíncrono muito mais simples e eficaz. Ao criar uma estrutura para definir e organizar objetivos e resultados, as equipes remotas conseguem entender as expectativas e fornecer atualizações de status com facilidade. É fácil fazer brainstorming com quadros brancos, reorganizar prioridades e adicionar imagens de referência, etc. Tudo é muito fluido.
Slack
O Slack é uma ferramenta dedicada de mensagens baseada em canais, onde sua equipe pode organizar conversas por projetos, tópicos ou departamentos.
Embora seus recursos de chat ao vivo sejam bem conhecidos, o verdadeiro valor do Slack está em seus recursos assíncronos, que ajudam a reduzir a sobrecarga de comunicação.
A plataforma permite que você:
- Defina mensagens de status que vão além do básico “ausente” — informe aos colegas de equipe que você está concentrado no trabalho, com um prazo a cumprir ou disponível para perguntas rápidas.
- Crie tópicos de discussão focados para manter as conversas organizadas.
- Fixar mensagens essenciais para facilitar a consulta
- Programe mensagens para respeitar diferentes fusos horários.
- Integre-se com ferramentas de gerenciamento de projetos para melhorar os fluxos de trabalho.
💡Dica profissional: crie convenções de nomenclatura de canais que façam sentido, defina expectativas claras de tempo de resposta e incentive discussões detalhadas em threads.
Microsoft Teams
Trabalhar em diferentes fusos horários exige flexibilidade na forma como as equipes se comunicam no local de trabalho. O Microsoft Teams oferece isso por meio de uma plataforma unificada onde bate-papo, vídeo e compartilhamento de arquivos se integram perfeitamente.
As equipes organizam as conversas em canais, mas ganham força única por meio da integração com a Microsoft. Acesse documentos do SharePoint, colabore em arquivos do OneDrive e use ferramentas de planejamento integradas sem precisar mudar de plataforma.
O verdadeiro valor para equipes distribuídas está nos recursos assíncronos do Teams. Os membros da equipe podem:
- Assista às reuniões gravadas de acordo com a programação delas.
- Contribua para as discussões por meio de enquetes, em vez de participar de sessões ao vivo.
- Acompanhe as conversas do projeto em canais dedicados.
- Acesse arquivos compartilhados e ferramentas colaborativas quando necessário.
Essa flexibilidade garante que todos permaneçam conectados e contribuam de forma significativa.
Zoom
Os trabalhadores remotos precisam de opções além das videochamadas agendadas. O Zoom agora ajuda equipes distribuídas a compartilhar informações e colaborar de forma eficaz para apoiar a comunicação por vídeo assíncrona.
O Team Chat do Zoom oferece comunicação estruturada por meio de canais e grupos, mas o Zoom Clips se destaca pelo trabalho assíncrono. Grave mensagens de vídeo curtas para explicar processos complexos ou fornecer feedback detalhado, permitindo que os membros da equipe absorvam as informações durante o horário de trabalho.
Todas as conversas importantes permanecem acessíveis por meio de:
- Gravações de reuniões pesquisáveis
- Transcrições automatizadas
- Histórico de bate-papos arquivados
Sua equipe pode consultar discussões e decisões importantes sem precisar marcar outra reunião, mantendo o fluxo de trabalho em diferentes fusos horários.
Agora, vamos examinar os desafios que acompanham as mensagens assíncronas.
Desafios das mensagens assíncronas
A mudança para o modo assíncrono nem sempre é fácil. Compreender os obstáculos mais comuns pode ajudar sua equipe a se adaptar mais rapidamente e se comunicar melhor.
Atrasos potenciais
Às vezes, você precisa de feedback agora, não quando todos estiverem online.
Por exemplo, os agentes de atendimento ao cliente podem precisar de aprovação urgente para emitir um reembolso ou escalar um caso. Se o gerente responsável pela decisão estiver offline, a solicitação pode permanecer pendente, atrasando a resolução.
Lembre-se: as pessoas que entram em contato com o atendimento ao cliente geralmente o fazem após o horário comercial, e um atraso pode frustrar ainda mais esses clientes.
Solução: a responsabilidade pelas aprovações urgentes relacionadas a questões dos clientes precisa ser delegada. Por exemplo, confiar em seus agentes de atendimento ao cliente — pelo menos os mais experientes — resolve o problema acima e aumenta a satisfação do cliente.
Lacunas de comunicação
As palavras escritas podem ser complicadas. Sem aqueles acenos sutis e “hmms” das conversas presenciais, suas mensagens assíncronas podem ser mal interpretadas, levando a mal-entendidos.
Solução: melhores habilidades de comunicação! Toda a sua força de trabalho precisa aprender a enviar mensagens claras, abrangentes e ricas em informações. Sessões de treinamento podem ajudar.
➡️ Leia também: Aproveitando as regras de etiqueta do chat em equipe no trabalho para uma colaboração ideal
Sobrecarga de comunicação escrita
Com o asíncrono, não se trata mais apenas de e-mails. São comentários, documentos, conversas em chats e atualizações de projetos — todos exigindo atenção.
Você terá que gastar tempo excessivo lendo conversas e atualizações. Às vezes, mensagens importantes podem passar despercebidas nesse processo. Esse desafio se intensifica quando se trabalha em várias plataformas, cada uma gerando seu próprio fluxo de notificações e mensagens.
Compreender os desafios das mensagens assíncronas é o primeiro passo. Agora, vamos explorar as melhores práticas para ajudá-lo a superá-los.
Solução: a mesma que acima! A comunicação é uma habilidade que pode ser aprendida; mesmo que alguns funcionários cometam erros no início, eles podem e devem ser ensinados a melhorar.
Então, vamos aprender.
Práticas recomendadas para mensagens assíncronas eficazes
O sucesso da comunicação assíncrona não depende de ferramentas sofisticadas ou regras rígidas. Trata-se de criar hábitos de comunicação que funcionem para sua equipe. Veja como fazer isso acontecer.
Defina protocolos de comunicação e expectativas
Sua equipe precisa de diretrizes claras sobre quando e como usar os diferentes canais de comunicação. Estabeleça expectativas de tempo de resposta com base na prioridade da mensagem. Crie diretrizes simples, como:
- Sinal de alerta = precisa de atenção hoje
- Bandeira amarela = revisar em até 48 horas
- Bandeira verde = Para sua informação, leia quando puder
Mensagens assíncronas e GitLab
Veja, por exemplo, a GitLab, uma empresa totalmente remota que aperfeiçoou seus protocolos de comunicação para garantir uma colaboração assíncrona tranquila entre fusos horários. Eles adotaram um sistema de resposta em camadas que prioriza a urgência e a clareza.
- Assuntos urgentes são comunicados via Slack com prazos claros, garantindo que apenas interrupções críticas ocorram.
- Itens de prioridade média são registrados em sua ferramenta de gerenciamento de projetos com prazos e responsáveis.
- Atualizações de baixa prioridade, como anúncios da empresa, são compartilhadas em um boletim informativo mensal para que toda a equipe possa analisá-las em um momento conveniente.
Essa abordagem estruturada elimina interrupções desnecessárias, mas mantém todos em sintonia.
Use ferramentas assíncronas que se integram ao seu fluxo de trabalho.
O sucesso da comunicação assíncrona depende muito da escolha das ferramentas certas. Procure soluções que integrem sua comunicação diretamente ao seu fluxo de trabalho.
Por exemplo, o ClickUp integra suas mensagens, tarefas e documentos em um único lugar, eliminando a necessidade de alternar entre várias plataformas.
Além disso, sua integração com outras ferramentas, como Slack, Zoom e Teams, garante que discussões importantes permaneçam conectadas aos projetos e tarefas relevantes, tornando as informações facilmente acessíveis quando necessário.
Mantenha a documentação em dia
Criar documentação abrangente por meio do trabalho assíncrono ajuda sua equipe a permanecer alinhada sem a necessidade de reuniões constantes. Desenvolva uma base de conhecimento centralizada que inclua:
- Requisitos e decisões do projeto
- Diretrizes de processo e melhores práticas
- Resumos de reuniões e itens de ação
- Protocolos de equipe e padrões de comunicação
Esta documentação serve como uma fonte única de verdade, reduzindo perguntas repetitivas e permitindo que novos membros da equipe se atualizem rapidamente.
Mensagens assíncronas e Basecamp
Uma empresa que adotou essa abordagem é a Basecamp. A cultura assíncrona da empresa prospera com a documentação centralizada.
Um manual abrangente, notas de reuniões compartilhadas e guias pré-escritos garantem clareza, aceleram a integração e promovem a independência da equipe. Para a Basecamp, a documentação é uma estratégia, não apenas uma ferramenta.
Torne a atualização de documentos parte do seu fluxo de trabalho regular, não algo extra. A melhor documentação cresce naturalmente com seus projetos.
Pronto para se libertar da cultura de estar sempre conectado?
O melhor trabalho da sua equipe não acontece em reuniões consecutivas ou conversas constantes no chat. Ele acontece quando as pessoas têm espaço para pensar, criar e colaborar em seus próprios termos.
Quer ver como funciona uma comunicação assíncrona bem planejada? Veja como reunir as conversas, tarefas e documentos da sua equipe em um único espaço de trabalho inteligente pode transformar “reuniões sobre reuniões” em progresso real.