A navegação em locais de trabalho globais pode ser caótica. No momento em que o escritório de Nova York começa a manhã, a equipe de Londres já passou para as reuniões do meio do dia, enquanto a equipe de Cingapura já terminou o trabalho.
As mensagens assíncronas podem ser a solução para isso.
Ela procura substituir a ideia de que "Todos devem estar on-line agora!" por algo mais prático: um método de comunicação que se adapta aos ritmos naturais da sua equipe, respeita o tempo e a privacidade dos funcionários e mantém uma colaboração tranquila sem ultrapassar os limites pessoais.
Vamos ver como!
O que são mensagens assíncronas?
As mensagens assíncronas são comunicações que não precisam ocorrer em tempo real. Os participantes podem iniciar, pausar e retomar as conversas quando lhes for conveniente. Isso permite que equipes híbridas e remotas colaborem sem estarem vinculadas aos horários umas das outras.
Em essência, todos trabalham e se comunicam no seu próprio ritmo.
O lendário escritor de ficção científica Isaac Asimov pode ter previsto o advento da comunicação assíncrona em seu conto " My Son, The Physicist (Meu filho, o físico) ."
Na história, um grupo de físicos está tentando encontrar a maneira mais rápida de se comunicar com uma expedição que enviaram a Plutão. Infelizmente, como diz um deles, "São necessárias seis horas para que as ondas de rádio, viajando na velocidade da luz, cheguem daqui até lá. Se dissermos algo, devemos esperar doze horas por uma resposta."
Os físicos geniais ficam perplexos. Até que uma de suas mães resolve o problema para eles:
"Enquanto esperam por uma resposta", disse a Sra. Cremorna, com seriedade, "continuem transmitindo e digam a eles para fazerem o mesmo. Você fala o tempo todo e eles falam o tempo todo. Você tem alguém ouvindo o tempo todo e eles também. Se algum de vocês disser algo que precise de uma resposta, pode dar uma resposta do seu lado, mas é bem provável que você consiga tudo o que precisa sem precisar pedir
Os dois homens a encararam.
Cremorna sussurrou: "É claro. Conversa contínua. Apenas doze horas fora de fase, só isso."
Aí está: a beleza das mensagens assíncronas.
Em última análise, mensagens assíncronas transforma a tradicional e-mail vs. bate-papo o debate sobre e-mail e bate-papo está de cabeça para baixo. Ele combina o melhor dos dois mundos e mantém sua equipe conectada sem sacrificar as horas de trabalho ou o tempo pessoal.
Dica profissional: "Mensagens assíncronas" não significa simplesmente disparar e-mails no vazio. A ideia por trás das mensagens assíncronas é trocar mensagens atentas e detalhadas que evitem a necessidade de perguntas de acompanhamento e intermináveis trocas de mensagens. Com a prática, "Atenção imediata necessária!" se torna a exceção, não a regra.
Vamos ver alguns exemplos de mensagens assíncronas para ter uma ideia melhor do que queremos dizer.
Exemplos de mensagens assíncronas
A comunicação clara e organizada é a base das mensagens assíncronas. Aqui estão os principais exemplos de comunicação assíncrona eficaz:
- Atualizações de projetos que parecem histórias bem elaboradas, não bate-papos apressados
- Vídeos que explicam ideias complexas em detalhes
- Feedback rico em documentos que gera melhorias significativas
- Documentação viva que cresce com o conhecimento da sua equipe
- Atualizações de status que informam sem interromper
- Espaços colaborativos onde as ideias se desenvolvem com o tempo
Então, como isso se compara à forma mais tradicional de comunicação, também conhecida como mensagens síncronas?
Mensagens assíncronas vs. síncronas
As mensagens síncronas e assíncronas têm finalidades diferentes. Enquanto os métodos de comunicação síncrona (como as chamadas de vídeo que todos nós conhecemos muito bem) exigem colaboração em tempo real a comunicação assíncrona dá à sua equipe espaço para respirar:
- Resolver problemas complexos sem um "ping" que exija uma resposta imediata
- Elaborar respostas que façam os projetos avançarem
- Manter um registro claro das decisões e discussões críticas
- Trabalhar com eficácia em diferentes grupos demográficos
- Fugir do ciclo interminável de reuniões
- Estabelecer limites saudáveis entre trabalho e vida pessoal
A implementação de mensagens assíncronas no trabalho transforma a mentalidade de "sempre ligado" em uma mentalidade de "sempre em frente" em um ritmo que funciona para todos.
Com uma compreensão clara do que as mensagens assíncronas implicam, vamos ver como elas podem remodelar a maneira como as equipes colaboram e realizam mais em conjunto.
Como as mensagens assíncronas aprimoram a colaboração da equipe
As empresas inteligentes não estão apenas adotando a comunicação assíncrona. Elas estão prosperando com ela. Desde a conclusão mais rápida de projetos até equipes mais felizes, os resultados falam por si.
Veja a seguir como o trabalho assíncrono muda a colaboração para equipes modernas:
Foco e produtividade aprimorados
Digamos que seus desenvolvedores estejam programando há horas sem interrupção. Seus redatores estão em seu fluxo, elaborando conteúdo. Seus estrategistas estão ocupados resolvendo problemas complexos sem mensagens constantes de seus gerentes pedindo atualizações.
Essa é a vantagem das mensagens assíncronas: Quando sua equipe controla seu tempo de resposta, ela controla sua produtividade.
Melhor tomada de decisões
Com a comunicação assíncrona, sua equipe pode pensar antes de responder. Ela pode pesquisar a tendência do mercado, rever os números ou consultar as principais partes interessadas. Isso leva a decisões que resistem ao teste do tempo.
Colaboração global inclusiva
Reunião matinal em Tóquio versus sincronização vespertina em Berlim? As mensagens assíncronas fazem com que essa dor de cabeça de agendamento desapareça.
Seu designer de interface do usuário em Tóquio pode compartilhar modelos detalhados de interface com comentários às 16 horas, permitindo que seu desenvolvedor em Berlim revise e implemente as alterações durante suas produtivas horas da manhã.
Cada membro da equipe contribui durante suas horas de pico, mantendo o progresso contínuo do projeto.
Trilha de documentação clara
Como as discussões acontecem por escrito, cada requisito do produto, preferência do cliente e decisão do projeto são capturados automaticamente.
Quando um novo membro da equipe pergunta sobre o raciocínio por trás de um recurso, ele pode rastrear todo o histórico da discussão, eliminando a necessidade de explicações repetidas.
Melhoria do equilíbrio entre vida pessoal e profissional
Acabe com a culpa de fazer logoff quando outras pessoas estão on-line. O Async permite que a sua equipe alinhe o trabalho com a vida. Dessa forma, os madrugadores podem pegar o impulso da manhã e os noturnos podem encontrar o fluxo da noite.
Redução da sobrecarga de reuniões
Lembra-se de quando as reuniões eram para decisões, não para atualizações? O bate-papo assíncrono traz isso de volta.
Transfira os relatórios de status e os FYIs para seus canais de mensagens assíncronas. Guarde esses valiosos momentos síncronos para as conversas que realmente precisam deles: brainstorming, construção de relacionamentos e solução de problemas complexos.
Quando você dá à sua equipe a liberdade de se comunicar nos termos dela, você muda a forma como ela trabalha.
Conhecer os benefícios da colaboração assíncrona é apenas teoria - ela só se torna eficaz com as ferramentas de implementação adequadas. Além disso, a escolha da ferramenta certa é mais do que apenas recursos. A ferramenta certa se adapta ao fluxo de trabalho da sua equipe, e não o contrário.
Ferramentas populares de mensagens assíncronas
A ferramenta certa ferramentas de comunicação assíncrona não adicionam apenas mais uma notificação ao seu dia. Elas se integram perfeitamente à forma como a sua equipe já trabalha, tornando a comunicação mais clara e a colaboração mais suave.
ClickUp Clique em é o aplicativo para trabalho que transforma atualizações de projetos em conversas naturais. Ao contrário das ferramentas tradicionais que enterram comentários nas tarefas, o ClickUp integra perfeitamente o gerenciamento de projetos com recursos sofisticados de comunicação, livrando sua equipe de interrupções constantes.
A primeira ferramenta em seu arsenal? Bate-papo do ClickUp .
Preserve as grandes ideias transformando as conversas do ClickUp Chat em tarefas estruturadas
O ClickUp Chat é a solução completa para uma comunicação assíncrona significativa. Ele foi projetado para resolver todos os problemas irritantes que os colaboradores remotos enfrentam: taxa de alternância, cópia/colagem/criação de tarefas manual, contexto perdido e ideias perdidas.
Veja como:
- Transforme as conversas casuais do ClickUp Chat em tarefas acionáveis
- perfeitas para aqueles momentos "Ótima ideia, vamos fazer isso mais tarde!" que geralmente se perdem nas plataformas de mensagens
- DeixeCérebro ClickUpcapture o contexto da sua conversa e o empacote de forma organizada, pronto para você trabalhar
- Mantenha o contexto de todo o seu trabalho em todas as suas conversas. Mantenha os tópicos sincronizados entre Chats e Tasks
- Crie conteúdo orientado por sincronização, como atualizações e anúncios
- Veja as agendas de todos diretamente no Chat e marque reuniões de acordo com elas
O ClickUp Chat permite o envio de mensagens assíncronas com... bem, o clique de um botão.
Há outras maneiras pelas quais o ClickUp pode ajudar na comunicação assíncrona:
- Atribuir comentários diretamente em seu arquivoTarefas do ClickUpdocumentos ou projetos. Sua equipe lê e responde quando está pronta, mantendo o contexto exatamente onde ele pertence
Deixe comentários detalhados em suas ClickUp Tasks para manter o contexto claro
- Ignore a reunião e compartilhe rápidas atualizações de vídeo gravadas na tela usandoClipes do ClickUp que os colegas de equipe podem assistir durante o horário de trabalho
Compartilhe atualizações rápidas de vídeo com o ClickUp Clips e evite reuniões
- Convide colegas de equipe @mencionando-os em seuDocumentos do ClickUp para fazer parte da conversa - eles se envolverão quando puderem
@mencione os membros da equipe no ClickUp Docs para colaborar com ideias em conjunto
- Defina agendamentos de notificação personalizados que respeitem o tempo de foco
- Permita que cada colega de equipe escolha a visualização (Visualização de lista,Visualização do quadroouVisualização da linha do tempo) que melhor lhes convier, facilitando o processamento das atualizações assíncronas
E o mais importante? A integração perfeita do ClickUp com suas ferramentas de comunicação existentes.
Você pode integrar o ClickUp com o Slack para mensagens instantâneas, use o Microsoft Teams para uma colaboração mais ampla, e lançar reuniões pelo Zoom diretamente de suas tarefas.
Esse ecossistema de integração garante que sua equipe possa manter seus métodos de comunicação preferidos e, ao mesmo tempo, manter todas as informações relacionadas ao projeto centralizadas e organizadas.
O ClickUp fez o alinhamento assíncrono muito mais simples e eficaz . Ao criar uma estrutura para delinear e estruturar objetivos e resultados, as equipes remotas conseguem entender as expectativas e fornecer atualizações de status com fluidez. O brainstorming com quadros brancos é fácil, a reorganização de prioridades é fácil e a adição de imagens de referência, etc., é muito fluida.
Bazza Gilbert, gerente de produtos da AccuWeather
Slack
O Slack é uma ferramenta de mensagens baseada em canais dedicada, na qual sua equipe pode organizar conversas por projetos, tópicos ou departamentos.
via Folga Embora seus recursos de bate-papo ao vivo sejam bem conhecidos, o verdadeiro valor do Slack está em seus recursos assíncronos que ajudam a reduzir a sobrecarga de comunicação.
A plataforma permite que você:
- definir mensagens de status que vão além do básico "ausente", permitindo que os colegas de equipe saibam que você está em modo de trabalho intenso, em um prazo ou disponível para perguntas rápidas
- Criar tópicos de discussão focados para manter as conversas organizadas
- Fixar mensagens essenciais para facilitar a consulta
- Programar mensagens para respeitar diferentes fusos horários
- Integre com ferramentas de gerenciamento de projetos para melhorar os fluxos de trabalho
Dica profissional: Crie convenções de nomenclatura de canais que façam sentido, defina expectativas claras de tempo de resposta e incentive tópicos para discussões detalhadas.
Microsoft Teams
Trabalhar em diferentes fusos horários exige flexibilidade em como as equipes se comunicam no local de trabalho . O Microsoft Teams oferece isso por meio de uma plataforma unificada em que chat, vídeo e compartilhamento de arquivos se entrelaçam sem problemas
via Microsoft O Teams organiza as conversas em canais, mas ganha força exclusiva com a integração com a Microsoft. Acesse documentos do SharePoint, colabore em arquivos do OneDrive e use ferramentas de planejamento integradas sem trocar de plataforma.
O valor real para equipes distribuídas está nos recursos assíncronos do Teams. Os membros da equipe podem:
- Assistir a reuniões gravadas em seus horários
- Contribuir para as discussões por meio de enquetes, em vez de participar de sessões ao vivo
- Acompanhar conversas sobre projetos em canais dedicados
- Acessar arquivos compartilhados e ferramentas de colaboração quando necessário
Essa flexibilidade garante que todos permaneçam conectados e contribuam de forma significativa.
Zoom
Os trabalhadores remotos precisam de opções além das chamadas de vídeo programadas. O Zoom agora ajuda as equipes distribuídas a compartilhar informações e colaborar de forma eficaz para dar suporte a comunicação por vídeo assíncrona .
via Zoom O Team Chat do Zoom oferece comunicação estruturada por meio de canais e grupos, mas o Zoom Clips se destaca pelo trabalho assíncrono. Grave mensagens de vídeo curtas para explicar processos complexos ou fornecer feedback detalhado, permitindo que os membros da equipe absorvam informações durante o horário de trabalho.
Todas as conversas importantes permanecem acessíveis por meio de:
- Gravações de reuniões pesquisáveis
- Transcrições automatizadas
- Histórico de bate-papo arquivado
Sua equipe pode fazer referência a discussões e decisões críticas sem agendar outra reunião, mantendo o fluxo de trabalho em diferentes fusos horários.
Agora, vamos dar uma olhada nos desafios que vêm com as mensagens assíncronas.
Desafios das mensagens assíncronas
Mudar para assíncrono não é uma tarefa fácil. Compreender os obstáculos mais comuns pode ajudar a sua equipe a se adaptar mais rapidamente e a se comunicar melhor.
Possíveis atrasos
Às vezes, você precisa de feedback agora, não quando todos estão on-line.
Por exemplo, os agentes de atendimento ao cliente podem precisar de aprovação urgente para emitir um reembolso ou escalonar um caso. Se o gerente responsável pela decisão estiver off-line, a solicitação poderá permanecer pendente, atrasando a resolução.
Lembre-se: as pessoas que entram em contato com o atendimento ao cliente geralmente o fazem após o horário comercial normal, e um atraso pode frustrar ainda mais esses clientes.
Solução: A responsabilidade pelas aprovações urgentes de problemas dos clientes precisa ser delegada. Por exemplo, confiar em seus agentes de atendimento ao cliente - pelo menos os mais experientes - resolve o problema acima e aumenta a satisfação do cliente.
Lacunas na comunicação
Palavras escritas podem ser complicadas. Sem os acenos sutis e os "hmms"_ das conversas pessoais, suas mensagens assíncronas podem ser mal interpretadas, levando a mal-entendidos.
**Solução: Melhores habilidades de comunicação! Toda a sua força de trabalho precisa aprender a enviar mensagens nítidas, abrangentes e ricas em informações. As sessões de treinamento podem ajudar.
➡️ Leia também: Como aproveitar a etiqueta do bate-papo da equipe no trabalho para otimizar a colaboração
Sobrecarga de comunicação escrita
Com o assíncrono, não se trata mais apenas de e-mail. São comentários, documentos, tópicos de bate-papo e atualizações de projetos, todos exigindo atenção.
Você terá que passar um tempo excessivo lendo conversas e atualizações. Às vezes, mensagens importantes podem passar despercebidas durante o processo. Esse desafio se intensifica quando se trabalha em várias plataformas, cada uma gerando seu próprio fluxo de notificações e mensagens.
Entender os desafios das mensagens assíncronas é o primeiro passo. Agora, vamos explorar as práticas recomendadas para ajudá-lo a superá-los.
Solução: O mesmo que acima! A comunicação é uma habilidade que pode ser aprendida; mesmo que alguns funcionários errem no início, eles podem e devem ser ensinados a melhorar.
Então, vamos aprender.
Práticas recomendadas para mensagens assíncronas eficazes
O sucesso do assíncrono não tem a ver com ferramentas sofisticadas ou regras rígidas. Trata-se de criar hábitos de comunicação que funcionem para a sua equipe. Veja como fazer isso acontecer.
Defina protocolos e expectativas de comunicação
Sua equipe precisa de diretrizes claras sobre quando e como usar diferentes canais de comunicação . Estabeleça expectativas de tempo de resposta com base na prioridade da mensagem. Crie diretrizes simples como:
- Bandeira vermelha = precisa de atenção hoje
- Bandeira amarela = revisão em 48 horas
- Bandeira verde = para sua informação, leia quando puder
**Mensagens assíncronas e GitLab
Veja, por exemplo, o GitLab, uma empresa totalmente remota que aperfeiçoou seus protocolos de comunicação para garantir uma colaboração assíncrona tranquila entre fusos horários. Eles adotaram um sistema de resposta em camadas que prioriza a urgência e a clareza.
- Assuntos urgentes são comunicados via Slack com prazos claros, garantindo que apenas interrupções críticas ocorram
- Itens de média prioridade são registrados em sua ferramenta de gerenciamento de projetos com datas de vencimento e responsáveis
- Atualizações de baixa prioridade, como anúncios da empresa, são compartilhadas em um boletim informativo mensal para análise de toda a equipe em um momento conveniente
Essa abordagem estruturada elimina interrupções desnecessárias, mas mantém todos na mesma página.
Use ferramentas assíncronas que se integrem ao seu fluxo de trabalho
O sucesso da comunicação assíncrona depende muito da escolha das ferramentas certas. Procure soluções que tragam a comunicação diretamente para o seu fluxo de trabalho.
Por exemplo, o ClickUp integra suas mensagens, tarefas e documentos em um único lugar, eliminando a necessidade de alternar entre várias plataformas.
Além disso, sua integração com outras ferramentas, como Slack, Zoom e Teams, garante que discussões importantes permaneçam conectadas a seus projetos e tarefas relevantes, tornando as informações facilmente recuperáveis quando necessário.
Manter a documentação
Criar uma documentação abrangente por meio de trabalho assíncrono ajuda sua equipe a se manter alinhada sem a necessidade de reuniões constantes. Desenvolva uma base de conhecimento centralizada que inclua:
- Requisitos e decisões do projeto
- Diretrizes de processo e práticas recomendadas
- Resumos de reuniões e itens de ação
- Protocolos de equipe e padrões de comunicação
Essa documentação serve como uma fonte única da verdade, reduzindo as perguntas repetitivas e permitindo que os novos membros da equipe se familiarizem rapidamente.
**Mensagens assíncronas e Basecamp
Uma empresa que adotou essa abordagem foi a Basecamp. A cultura assíncrona da empresa prospera com a documentação centralizada .
Um manual abrangente, notas de reuniões compartilhadas e guias pré-escritos garantem clareza, aceleram a integração e promovem a independência da equipe. Para o Basecamp, a documentação é uma estratégia, não apenas uma ferramenta.
Faça com que a atualização dos documentos seja parte de seu fluxo de trabalho regular, não um extra. A melhor documentação cresce naturalmente com seus projetos.
Pronto para se libertar da cultura do "sempre ligado"?
O melhor trabalho da sua equipe não acontece em reuniões consecutivas ou em constantes pings de bate-papo. Ele acontece quando as pessoas têm espaço para pensar, criar e colaborar em seus próprios termos.
Quer ver como é uma comunicação assíncrona bem pensada em ação? Veja como reunir as conversas, as tarefas e os documentos da sua equipe em um espaço de trabalho inteligente pode transformar "reuniões sobre reuniões" em progresso real. Experimente o ClickUp .