Como aproveitar ao máximo o trabalho assíncrono

A produtividade dos funcionários é uma criatura mitológica em qualquer organização - como saber se alguém é realmente produtivo? Por isso, criamos pontos de controle, como reuniões sincronizadas, presença no cubículo, intervalos de almoço cronometrados e rotinas das 9h às 17h.

No entanto, os tempos mudaram. O trabalho síncrono e no escritório não é mais o único tipo de trabalho. Os trabalhadores de hoje buscam mais flexibilidade, não apenas nas horas em que trabalham, mas também na forma como o fazem.

Como líder empresarial, gerente ou profissional de RH, como você pode implementar estratégias para ajudá-los? Vamos descobrir.

O que é trabalho assíncrono?

O trabalho assíncrono é um estilo operacional em que os funcionários trabalham, concluem tarefas e se comunicam com os colegas em um horário de sua escolha.

Essencialmente, o horário de trabalho de cada indivíduo da equipe não é sincronizado com o outro, portanto, assíncrono.

Como é um local de trabalho assíncrono?

Assíncrono não significa necessariamente que todos sejam trabalhadores remotos ou que estejam em várias partes do mundo. Significa simplesmente que todos têm a liberdade de planejar como, onde e quando trabalhar.

O trabalho assíncrono é caracterizado pelo seguinte.

• Os funcionários têm flexibilidade para trabalhar remotamente
• Eles planejam suas horas de trabalho de acordo com suas vidas, hábitos e ciclos de produtividade
• As equipes se comunicam por meio deferramentas de trabalho remotodocumentos colaborativos, e-mails e sistemas de gerenciamento de projetos (em vez de reuniões individuais em tempo real)
• Eles decidem as regras, os limites e o código pelos quais seu trabalho assíncrono é regido
• Qualquercolaboração em tempo real é programada com antecedência e otimizada para obter o máximo de produtividade

Em resumo, o trabalho assíncrono desvincula a produtividade da visibilidade e da disponibilidade. Como Tyler Gillespie, fundador e trabalhador assíncrono, em seu blog sobre comunicação assíncrona aponta que o trabalho assíncrono é "uma prova de que os funcionários e membros da equipe são adultos que não precisam ser monitorados ou gerenciados constantemente"

Em resumo, você não precisa ficar sentado em seu cubículo para ser visto trabalhando!

Como o trabalho assíncrono está moldando o mercado de trabalho?

Naturalmente, o trabalho assíncrono exige uma grande mudança na cultura e na estrutura emocional de toda a organização.

Os funcionários precisam ser autogerenciados, e os gerentes precisam confiar mais nos funcionários que não veem regularmente ou que nunca viram.

A crescente lacuna de talentos, especialmente no trabalho de conhecimento, forçou os gerentes a aceitar e incentivar o trabalho assíncrono.

Entendendo o trabalho assíncrono

O trabalho assíncrono desvincula a produtividade da comunicação constante. O assíncrono ajuda a realizar o trabalho da maneira menos perturbadora possível, sem a necessidade de uma resposta ou reação imediata. Nesse estilo de trabalho, os colegas passam a respeitar a autonomia e a valorizar flexibilidade no local de trabalho .

Bem, qual é a diferença em relação ao trabalho tradicional (que chamamos de trabalho síncrono)? Vamos descobrir.

Trabalho síncrono vs. assíncrono: Qual é a diferença?

Trabalho assíncrono e síncrono

são dois modelos operacionais que diferem principalmente pela disponibilidade dos membros da equipe em um determinado momento. O trabalho síncrono ocorre normalmente das 9h às 17h, quando todos estão no escritório ou disponíveis on-line.

O trabalho assíncrono ocorre quando as equipes definem suas metas e critérios de aceitação em conjunto e, em seguida, saem para fazer sua parte do trabalho em seu próprio tempo e espaço. Essa diferença se manifesta de várias maneiras.

Diferenças entre trabalho assíncrono e trabalho síncrono

De que forma o trabalho assíncrono é melhor?

Imagine uma situação no escritório: Você chega, os cumprimentos terminam e um colega pede um conteúdo. Você começa a trabalhar nele.

Truz-truz; você é interrompido por outro colega que passa pela sua mesa e quer discutir o relatório mensal do Google Analytics. Você dá uma olhada nos números e faz algumas contas mentais quando ping!

Seu gerente quer que você faça uma ligação rápida com ele. Você redefine a prioridade de algumas tarefas e discute alguns problemas pessoais da sua equipe; antes que você perceba, é hora do almoço.

Resumo: Embora você tenha estado ocupado, sua lista original de trabalho permanece intocada.

Embora isso também possa ocorrer no trabalho assíncrono, os sistemas fornecem determinadas táticas e métodos para evitar isso.

Desativação de notificações: Você pode desativar as notificações do Slack e se concentrar em suas tarefas. (Você não pode evitar que um colega passe pelo escritório!

Melhor planejamento diário: Você pode reservar um tempo para verificar mensagens ou e-mails para não se distrair enquanto faz um trabalho profundo. (como você planeja os toques no ombro?)_

Expectativas gerenciadas: As equipes assíncronas não esperam respostas imediatas, o que torna mais fácil dizer não às coisas, se necessário (muito mais difícil dizer não a alguém que o solicita pessoalmente para uma "conversa rápida")

Sistemas criados para fins específicos: As equipes assíncronas também têm documentação, gerenciamento de projetos e outras ferramentas para garantir que as informações estejam abertas e disponíveis para quem precisar delas. (Você não precisa ser a pessoa que responde a todas as perguntas)

Gerenciamento de calendário: Você pode programar "horários de comunicação" como o horário de expediente de um professor para indicar às pessoas quando você está disponível para chamadas. (Fazer isso no escritório pode parecer caro)_

O trabalho assíncrono é um toque no ombro que permanece suspenso até que você ou seu colega façam login ou comecem a escrever documentos em conjunto em diferentes fusos horários.

Leitura bônus_: Como o trabalho assíncrono muda a colaboração Isso significa que todo trabalho síncrono é um assassino da produtividade? Não!

Nem toda comunicação síncrona é desnecessária. Há vários casos em que a colaboração em tempo real é necessária para que as equipes estejam na mesma página.

Quando o trabalho síncrono e assíncrono é adequado?

O trabalho síncrono é melhor quando a comunicação em tempo real é essencial, como, por exemplo:

• Revisões de equipe: Estar pessoalmente e em tempo real ajuda a lidar melhor com os aspectos emocionais e humanos do feedback
• Sessões de brainstorming: A disponibilidade síncrona ajuda a desenvolver as ideias uns dos outros em um ambiente fechado
• Ideação casual: Um momento casual no bebedouro pode levar a avanços significativos se as equipes trabalharem de forma síncrona
• Persuasão: É muito improvável que você consiga persuadir um cliente em potencial a comprar ou um cliente irritado a ficar sem uma interação individual
• Workshops: Aprender fazendo é melhor se for feito pessoalmente e em tempo real. Isso é especialmente verdadeiro para tarefas que exigem que duas ou mais pessoas trabalhem juntas

O trabalho assíncrono é melhor quando as equipes precisam de espaço para fazer um trabalho focado, como, por exemplo:

Reuniões: Apenas atualizações sobre o trabalho realizado, o trabalho em andamento e os bloqueadores podem ser enviados de forma assíncrona. De fato, com uma ferramenta como ClickUp Brain você pode automatizar isso com base nas entradas do dia anterior.

Automatize as atualizações de standup com o ClickUp Brain

Criando juntos: Depois de chegar a um acordo sobre um tópico, você pode escrever o artigo de forma assíncrona. Várias pessoas podem inserir seu trabalho em um documento comum e editá-lo de forma independente.

Gerenciamento de projetos: Um gerente de projeto pode fazer a maior parte de seu trabalho de forma assíncrona. Por exemplo, ele pode atribuir tarefas, criar fluxos de trabalho, enviar feedback de áudio/texto etc., sem estar com os membros da equipe.

Integração de novos funcionários: Já se foi o tempo em que você acompanhava um novo funcionário em todas as etapas. Hoje, você pode configurar um documento de integração claro e completo que o novo funcionário pode percorrer sozinho!

Se você segue um modelo que combina os dois, veja como você pode fazer com que seu comunicação híbrida no local de trabalho eficaz.

Agora que já entendemos o que é o trabalho assíncrono e como ele difere dos modelos tradicionais, veja por que você deve adotá-lo de todo o coração.

Importância do trabalho assíncrono na cultura de trabalho atual

Os líderes empresariais e os profissionais de RH não podem mais evitar as estruturas de trabalho assíncrono por vários motivos.

Preferência do candidato a emprego Estudos mostram que cerca de 98% da força de trabalho deseja trabalhar remotamente, pelo menos em tempo parcial. Os funcionários da geração Z são muito mais propensos a se envolver em trabalho remoto e a flexibilidade atrai as mulheres na força de trabalho.

Nomadismo digital

Vários trabalhadores do conhecimento modernos preferem trabalhar enquanto viajam. Alguns dos conjuntos de habilidades mais especializados e altamente remunerados só estão disponíveis para aqueles que desejam independência de local e horário. Para eles, o trabalho assíncrono e ferramentas para nômades digitais tornam-se fundamentais para a eficácia.

Políticas alternativas de licença

Até agora, um trabalho em tempo integral era realizado por uma pessoa, que recebia um número fixo de dias como licença remunerada. Hoje, os funcionários querem muito mais flexibilidade. Eles procuram tirar licenças sabáticas e longas para buscar outros interesses.

Isso deu origem ao compartilhamento de trabalho, que permite que dois funcionários compartilhem a responsabilidade de um único cargo em tempo integral. As prática está se tornando comum nos escritórios de advocacia, onde os consultores dividem as tarefas de acordo com a urgência e assumem a responsabilidade por tarefas específicas.

Isso ajuda os funcionários a compartilhar seu trabalho e seu tempo, garantindo que alguém cubra as tarefas. Essa flexibilidade também significa menos dependência de um único funcionário, minimizando os gargalos devido a dependências.

Vantagem competitiva

Atualmente, todas as organizações estão considerando o trabalho remoto/híbrido. O AirBnB tem um viver e trabalhar em qualquer lugar política. Provedor de pesquisa na Internet DuckDuckGo tem funcionários em 15 países. Você precisa ser uma empresa assíncrona para atrair os melhores talentos no mercado competitivo de hoje.

Lacuna de talentos

Falando em lacunas de talentos, uma organização que se sente confortável com o trabalho assíncrono pode contratar de qualquer lugar do mundo. Isso pode ser econômico e trazer benefícios significativos a longo prazo.

Se isso parece atraente (ou inevitável), veja como implementar práticas de trabalho assíncrono em sua organização.

Implementação do trabalho assíncrono: práticas recomendadas

Em teoria, o trabalho assíncrono é simples: deixe que as pessoas gerenciem a si mesmas e ao seu trabalho da maneira mais adequada para elas. Na prática, isso pode criar o caos.

Para implementar o trabalho assíncrono sem problemas, você precisa de pessoas, processos e tecnologia que capacitem não apenas os funcionários, mas também os gerentes, o RH, etc. Vamos ver como você pode aproveitar oito práticas recomendadas para garantir o sucesso.

1. Identifique os campeões do trabalho assíncrono

Você não conseguirá fazer nada se as pessoas não acreditarem e não se identificarem com isso. Para permitir isso, você precisa conhecer o pulso do seu público.

• Realize pesquisas para saber se suas equipes desejam o trabalho assíncrono;Formulários ClickUp é uma ótima maneira de fazer isso
• Pergunte se eles precisam apenas de horário flexível ou também de local flexível
• Conheça seus métodos atuais de trabalho e níveis de produtividade

ClickUp Form View para pesquisas

Em seguida, identifique os membros especialmente entusiasmados da sua equipe que defenderão a causa entre os demais. Capacite-os com as ferramentas e os processos necessários para fortalecer o gerenciamento de mudanças.

2. Crie sistemas

As equipes remotas também precisam de um local de trabalho comum, exceto um virtual. Permita um espaço de trabalho virtual abrangente e multifacetado para a sua equipe. Plataforma de trabalho tudo-em-um do ClickUp para trabalho remoto oferece tudo o que você precisa para potencializar o trabalho assíncrono:

• Projetos e tarefas
• Várias visualizações
• Acompanhamento da produtividade
• Gerenciamento de desempenho
• Documentação
• Automações

3. Consolidar a comunicação

Certifique-se de que qualquer sistema que você configurar permita a comunicação assíncrona, a troca de ideias e a colaboração em itens de ação.

O ClickUp inclui uma série de comunicação assíncrona também. Tarefas do ClickUp tem comentários aninhados para que as equipes debatam/discutam ideias no contexto. Quadro branco ClickUp e os mapas mentais tornam a colaboração virtual visual e eficaz. Visualização de bate-papo do ClickUp foi projetado especificamente para trabalho assíncrono, consolidando todas as mensagens em uma única janela. Você não precisa se esforçar para encontrar as mensagens, pois todas são apresentadas para que você as revise e tome providências quando estiver pronto.

ClickUp Chat View para uma visão consolidada de todas as mensagens

4. Vá além das mensagens de texto

Ao enviar mensagens de texto, especialmente entre pessoas que falam um dialeto diferente ou vêm de uma cultura diferente, seu tom pode ser mal interpretado. Portanto, crie oportunidades de comunicação por meio de texto, áudio, vídeo e muito mais.

Por exemplo, Clipes do ClickUp permite compartilhar gravações de tela instantaneamente e oferecer feedback baseado em voz. Em vez de fazer uma chamada de vídeo (que precisa de disponibilidade comum), você pode criar um vídeo que o destinatário poderá ver mais tarde.

Com o Clip, você também pode:

• Transcrever gravações e copiar trechos
• Adicionar comentários dentro do vídeo e iniciar conversas em uma linha do tempo
• Transformar a descrição do Clips em uma lista de tarefas real
• Pesquisar transcrições para um ponto específico

Hub de gravação de tela e vídeo do ClickUp Clips

5. Gerencie as expectativas

Reúna a equipe para definir limites e expectativas uns para os outros. Isso pode incluir a tomada de decisões sobre:

• Em quanto tempo é preciso responder a uma mensagem?
• Em que fuso horário os prazos são definidos?
• Quando podemos solicitar conversas em tempo real?
• Onde e como o feedback deve ser dado?

Crie uma carta de trabalho assíncrona para sua equipe/organização em Documentos do ClickUp . Compartilhe com todas as pessoas relevantes. Convide-os a comentar/fornecer feedback. Evolua à medida que você avança!

Documente minuciosamente e colabore de forma eficaz com o ClickUp Docs

6. Controle a produtividade

Embora as equipes não gostem de ser monitoradas sobre o que estão fazendo, quando estão trabalhando, etc., acompanhar a produtividade ajuda a organização. Incentive os membros da equipe a:

• Usar oRastreamento de tempo do ClickUp para registrar suas horas de trabalho
• Definir claramente a disponibilidade para que o gerente de projeto possa atribuir as tarefas de acordo
• Fazer estimativas de tempo quase precisas para as tarefas atribuídas a eles

Rastreamento de tempo do ClickUp

Monitore também quanto tempo é gasto em reuniões, e-mails, mensagens de bate-papo, reuniões no Slack etc. para medir o impacto na produtividade da adoção do modo assíncrono.

7. Evitar o pensamento de grupo

O pensamento de grupo, em termos simples, é um consenso acrítico sobre algo porque as pessoas querem evitar o confronto. Isso pode ser um problema maior em equipes remotas, pois é mais fácil para aqueles que discordam ficarem quietos.

Para evitar que isso ocorra:

• Incentive todos a se manifestarem
• Marque as pessoas e convide-as a fazer comentários
• Treine o campeão do trabalho assíncrono (lembra-se da etapa 1?) para incentivar as pessoas silenciosas a contribuir
• Quando for absolutamente necessário, crie formas de contribuição anônima por meio de formulários e enquetes

8. Integre o trabalho e os fluxos de trabalho

A maioria das equipes usa várias ferramentas para realizar seu trabalho. A integração eficaz de suas ferramentas de comunicação assíncrona facilita o trabalho.

Por exemplo, você pode integrar o Zoom com o ClickUp para iniciar chamadas diretamente da sua plataforma de gerenciamento de projetos. Com a integração do Slack, você pode notificar pessoas específicas sobre uma alteração no status da tarefa. As equipes de software integram ferramentas como GitHub, LambdaTest, etc., para tornar seus fluxos de trabalho perfeitos.

O ClickUp oferece integração com mais de 1.000 ferramentas para facilitar seu trabalho

Apesar de seus melhores esforços, os desafios são inevitáveis. Vamos ver o que você pode enfrentar e como superá-los.

Trabalho assíncrono: Desafios e limitações

Vimos que a colaboração assíncrona oferece vários benefícios e é altamente preferida pelas equipes modernas. Entretanto, por si só, a assíncrona não é a melhor abordagem para todos os casos. Veja a seguir por que e como você pode superar essas limitações.

Fadiga de zoom e sobrecarga de notificações

O fato de não trabalhar no mesmo ambiente físico pode fazer com que as pessoas enviem ping umas às outras com muita frequência ou exijam muitas reuniões. Isso pode anular o próprio objetivo da assíncrona.

**Solução

Desenvolva uma cultura de documentação na organização. Incentive as equipes a registrar as principais ideias, processos de pensamento, opiniões e muito mais para que as pessoas possam acessá-los sempre que necessário. Use isso para criar um fluxo de trabalho assíncrono que facilite a vida de todos em longo prazo.

Comunicação entre fusos horários

Você já mandou um "oi" e, quando o destinatário respondeu, você já havia esquecido o que queria? Isso pode acontecer com mais frequência quando as equipes trabalham em fusos horários diferentes.

Solução:

• Identifique horários de trabalho comuns para programar chamadas de vídeo críticas, comunicação em tempo real e tarefas de transferência de projetos
• Defina expectativas claras sobre quando e como os membros da equipe responderão às mensagens uns dos outros
• Defina modelos e estruturas para as conversas - por exemplo, incentive todos a oferecer contexto e fazer uma pergunta completa em vez de um "oi"

Engajamento da equipe

O isolamento decorrente do fato de ser remoto e não interagir cara a cara com os colegas pode afetar a motivação. Em breve, os membros da equipe perderão o senso de propósito e o alinhamento com as metas organizacionais.

Solução: Inclua o envolvimento da equipe nas principais áreas de responsabilidade dos gerentes (KRAs). Inclua atividades de união e diversão de vez em quando. (Você pode até pedir ao membro da equipe que compartilhe sua foto de gato - sempre funciona!)

Urgência vs. flexibilidade

Trabalhar remotamente significa que os membros da equipe podem não entender a urgência ou o impacto de determinados problemas. Por exemplo, um tíquete de "prioridade um" precisa ser atendido imediatamente, o que uma equipe flexível pode não ter ninguém disponível para fazer.

Solução: Planeje sua programação flexível para garantir que os acordos de nível de serviço (SLAs) sejam cumpridos. Se precisar que os membros da equipe estejam disponíveis em determinados horários, defina isso com antecedência e faça a programação de acordo.

Eficácia do treinamento

Mesmo que o aprendizado individualizado em ritmo próprio esteja ganhando popularidade, ele geralmente não é o mais eficaz. É quase impossível documentar ou transferir conhecimento tácito no ambiente de trabalho. Trabalhar no mesmo escritório ajuda a modelar comportamentos que podem ser difíceis em um ambiente assíncrono.

Solução: Crie módulos de aprendizado orientados para a ação. Reúna as equipes para aprenderem umas com as outras. Torne os planos de aula interativos. Não pare na integração inicial - crie caminhos para treinar e retreinar regularmente os membros da equipe.

Aceite o trabalho assíncrono com o ClickUp

Independentemente de estar trabalhando de forma síncrona ou assíncrona, a produtividade é muitas vezes mítica, como unicórnios ou gatos de Cheshire. Em ambientes de trabalho tradicionais, o marcador de produtividade costumava ser a visibilidade, estar on-line, sentar-se em seu cubículo, falar em reuniões, etc.

No mundo assíncrono, a visibilidade fica em segundo plano. Para torná-lo funcional, as equipes assíncronas precisam de uma maneira radicalmente nova de gerenciar o trabalho, a comunicação e o desempenho.

O software de gerenciamento de projetos do ClickUp foi projetado para permitir exatamente isso. Com quadros brancos, mapas mentais, bate-papos em tempo real, gerenciamento de tarefas, documentos, painéis de controle e muito mais, o ClickUp transformará o trabalho da sua equipe.

Veja você mesmo. Experimente o ClickUp hoje mesmo !