Todos nós já usamos o Google Sheets para gerenciamento de projetos, colaboração em equipe e até mesmo cálculos.
Mas você sabia que é possível criar listas interativas no Google Sheets com apenas alguns cliques usando caixas de seleção?
Seja você um gerente de projetos acompanhando as entregas da equipe, um estudante organizando metas de estudo ou um freelancer monitorando tarefas de clientes, o recurso de caixa de seleção do Google Sheets pode ser útil.
Sem configurações complexas — apenas gerenciamento de tarefas puro e simples ao seu alcance.
Neste artigo, explicaremos o processo passo a passo para inserir uma caixa de seleção no Google Sheets.
O que é uma caixa de seleção no Google Sheets?
Uma caixa de seleção no Google Sheets é uma ferramenta simples de validação de dados que permite aos usuários inserir caixas de seleção interativas Sim/Não ou Verdadeiro/Falso diretamente nas células da planilha do Google. Simplificando, as caixas de seleção são caixas clicáveis que facilitam a inserção, o acompanhamento e a filtragem de dados.
Veja como funcionam as caixas de seleção no Google Sheets:
- Alternar: Alternar é uma ação em que você alterna entre dois estados, como ligar e desligar um interruptor de luz. Quando você clica em uma caixa de seleção no Google Sheets, você alterna seu estado de desmarcado para marcado (ou vice-versa).
- VERDADEIRO e FALSO: Cada caixa de seleção está vinculada a um sistema lógico. Se a caixa de seleção estiver marcada, o valor da célula será VERDADEIRO (sim ou ativo). Se a caixa de seleção estiver desmarcada, o valor da célula será FALSO (não ou inativo).
Por exemplo, se você estiver acompanhando a frequência, uma caixa de seleção marcada para um aluno pode significar que ele estava presente (VERDADEIRO), enquanto uma caixa desmarcada significa que ele estava ausente (FALSO).
Você pode usar uma caixa de seleção no Google Sheets para:
- Criando listas de verificação
- Acompanhamento de tarefas
- Gerenciando registros de presença
- Acompanhamento da disponibilidade de equipamentos ou itens de inventário
- Marcando pontos de decisão no acompanhamento do fluxo de trabalho
- Realização de pesquisas
Agora, vamos ver como inserir uma caixa de seleção no Google Sheets.
Etapas para adicionar caixas de seleção no Google Sheets
Existem dois métodos para adicionar uma caixa de seleção no Google Sheets:
Adicionando caixas de seleção usando a barra de ferramentas
Este é o método mais simples e um ótimo ponto de partida se você não estiver familiarizado com caixas de seleção ou precisar de uma configuração rápida.
Etapa 1: abra seu arquivo do Google Sheets
Faça login na sua conta do Google e abra o arquivo do Google Sheets onde deseja adicionar caixas de seleção. Você também pode abrir seu arquivo diretamente no aplicativo Google Sheets.
Se você não tiver um arquivo existente, crie um novo clicando no botão “+ Em branco” na página inicial do Google Sheets.
Etapa 2: selecione as células onde deseja adicionar as caixas de seleção
Clique e arraste o cursor para destacar o intervalo de células onde deseja as caixas de seleção. Por exemplo, se estiver criando uma lista de tarefas, você pode listar suas atividades nas células A2-A5 e selecionar as células B2-B5 para inserir várias caixas de seleção.
Etapa 3: insira as caixas de seleção
Em seguida, vá até a barra de menu superior e clique em “Inserir”. No menu suspenso, selecione “Caixa de seleção”. Instantaneamente, todas as células selecionadas exibirão uma caixa de seleção.
Veja como ficará sua planilha:
E pronto! Você inseriu caixas de seleção em sua planilha do Google em menos de um minuto.
Agora, clique em qualquer caixa de seleção para alternar entre marcada e desmarcada. Por exemplo, quando terminar de regar as plantas, basta clicar na caixa de seleção ao lado delas para marcá-las como concluídas. Você pode ver o valor VERDADEIRO/FALSO na barra de fórmulas, conforme mostrado abaixo:
💡Dica profissional: as caixas de seleção não funcionam em células mescladas. Se você tentar mesclar células, a caixa de seleção desaparecerá, deixando apenas o conteúdo restante da célula (se houver). Portanto, desmescle as células antes de adicionar caixas de seleção.
Adicionando caixas de seleção por meio da validação de dados
Você também pode adicionar caixas de seleção em suas planilhas do Google Sheets por meio da validação de dados. Vamos ver como.
Etapa 1: crie suas tarefas e selecione as células onde deseja as caixas de seleção
Insira as tarefas para as quais você precisa criar uma lista de verificação. Vamos supor que a tarefa em questão seja criar uma apresentação de marketing para um cliente. Veja como sua planilha do Google Sheet pode ficar:
Etapa 2: Abra as regras de validação de dados
Agora, clique em “Dados” > “Validação de dados” na barra de ferramentas.
Uma caixa pop-up aparecerá para adicionar configurações de validação de dados.
Etapa 3: Insira a caixa de seleção
Ao clicar em “+Adicionar regra”, uma janela pop-up com “Critérios” aparecerá na planilha.
Clique em “Critérios” e, no menu suspenso, selecione “Caixa de seleção”.
E pronto! Assim, as caixas de seleção aparecerão nas células selecionadas.
Etapa 4: defina valores personalizados para as caixas de seleção
Por padrão, a caixa de seleção do Google Sheet alterna entre TRUE (marcado) e FALSE (desmarcado). No entanto, às vezes você pode querer adicionar valores personalizados como “Concluído” e “Pendente” em vez de TRUE e FALSE.
Nesses casos, você pode clicar em “Usar valores de célula personalizados” e inserir os valores desejados para marcado e desmarcado nos campos fornecidos. Por exemplo, digite “Concluído” para marcado e “Pendente” para desmarcado.
Selecione “Concluído”. Agora, quando você marcar uma caixa, a célula exibirá “Concluído”. Se a caixa estiver desmarcada, ela exibirá “Pendente”.
Você pode usar os métodos mencionados acima para inserir caixas de seleção no seu Android, iPhone, Mac, iPad e laptop Windows.
Além disso, se você quiser excluir uma caixa de seleção do Google Sheet, basta clicar na tecla “Delete” do seu laptop Mac ou Windows (especialmente se for apenas uma célula que você deseja remover) para não precisar excluir toda a célula, linha ou coluna.
Se você quiser adicionar caixas de seleção a várias células, basta arrastar a alça de preenchimento (o pequeno círculo azul no canto inferior direito da célula selecionada). O Google Sheets copia a caixa de seleção para as novas células.
Lembre-se de que as caixas de seleção recém-criadas herdarão os mesmos valores vinculados e formatação do original. Se a caixa de seleção original fazia parte de uma fórmula, a fórmula se ajusta para refletir a nova posição.
🧠 Você sabia? Você pode proteger um intervalo de células com caixas de seleção para que outros usuários que não tenham permissões de edição não possam alternar as caixas de seleção.
Desvantagens de usar o Google Sheets para criar listas de verificação
Usar caixas de seleção no Google Sheets pode ser uma ótima ideia para criar listas de verificação simples.
No entanto, o Google Sheets não foi projetado para essa finalidade. É uma excelente ferramenta para organizar o trabalho e executar fórmulas, assim como o Excel. Mas você o usaria para criar uma lista de tarefas? Provavelmente não.
Aqui estão algumas limitações que você deve conhecer antes de adicionar caixas de seleção ao Google Sheets:
- Automação limitada e recursos dinâmicos: o Google Sheets não possui automação integrada para listas de verificação. Por exemplo, você não pode definir uma tarefa para atualizar automaticamente seu status ou notificar colaboradores quando uma caixa de seleção for marcada. Qualquer automação requer o Google Apps Script ou ferramentas de terceiros, o que pode ser um desafio para usuários que não têm experiência em programação.
- Problemas de desempenho com listas de verificação grandes: se sua lista de verificação tiver milhares de linhas ou incluir formatação condicional e fórmulas complexas, o Google Sheets pode ficar lento. Rolar, editar ou até mesmo carregar a planilha pode levar muito tempo, especialmente em dispositivos mais antigos ou com conexões de internet ruins.
- Permissões de usuário limitadas e rastreamento de edições: quando vários usuários colaboram em uma lista de verificação, não há como atribuir caixas de seleção específicas a usuários individuais ou rastrear quem marcou o quê. Embora o Google Sheets registre as alterações gerais no histórico de versões, ele não atribui caixas de seleção individuais a usuários específicos.
- Não otimizado para uso móvel: pode ser complicado usar caixas de seleção em uma planilha do Google Sheets em dispositivos móveis. O tamanho menor da tela pode tornar a ativação das caixas de seleção inconveniente, e toques acidentais em outras células são comuns. Além disso, recursos avançados como fórmulas personalizadas ou menu de validação de dados são mais difíceis de acessar e editar na interface móvel.
- Falta de integração com ferramentas externas para listas de verificação: embora o Google Sheets se integre com algumas ferramentas de terceiros, ele não oferece recursos de gerenciamento de tarefas integrados, como sincronização automática com calendários ou software de gerenciamento de projetos. Por exemplo, marcar uma tarefa como concluída em uma caixa de seleção do Google Sheets não atualizará seu status em um software de gerenciamento de projetos.
Usando o ClickUp para criar e gerenciar listas de verificação
Se você está procurando uma ferramenta para lidar com todas as limitações acima e criar e gerenciar listas de verificação sem esforço, experimente soluções avançadas de gerenciamento de tarefas, como o ClickUp, o aplicativo completo para o trabalho.
Ele combina gerenciamento de projetos, acompanhamento de tarefas, gerenciamento de conhecimento e bate-papo — tudo com tecnologia de IA que ajuda você a trabalhar de forma mais rápida e inteligente. Vamos ver como.
Crie listas de tarefas multifuncionais
O recurso Lista de tarefas online do ClickUp ajuda você a criar fluxos de trabalho práticos. Você pode adicionar tarefas, vincular os itens da lista de verificação, adicionar vários responsáveis a qualquer item de ação e usar cores diferentes para marcar tarefas importantes ou prioritárias.
A melhor parte é que você pode criar e acessar suas listas de tarefas em qualquer lugar: computador, celular ou aba do navegador.
Usamos o ClickUp basicamente como uma lista de tarefas sofisticada. Ele é especialmente útil para processos de várias etapas que repetimos e que envolvem várias pessoas diferentes. Criamos um modelo para esse processo, o que ajuda a garantir que não percamos nada e facilita a comunicação (automática) entre as pessoas quando elas podem realizar suas tarefas.
Usamos o ClickUp basicamente como uma lista de tarefas sofisticada. Ele é especialmente útil para processos de várias etapas que repetimos e que envolvem várias pessoas diferentes. Criamos um modelo para esse processo, o que ajuda a garantir que não percamos nada e facilita a comunicação (automática) entre as pessoas quando elas podem realizar suas tarefas.
Adicione subitens
O que diferencia o ClickUp é sua capacidade de otimizar a execução de tarefas com listas de verificação simples.
Seja para organizar suas metas diárias ou garantir que sua equipe cumpra as etapas do projeto, você pode contar com o ClickUp Tasks, que permite dividir projetos complexos em ações menores e mais fáceis de gerenciar.
De tarefas individuais a projetos em andamento, crie facilmente itens de ação, delegue-os aos membros da equipe, defina prazos e lembretes e monitore o progresso para obter visibilidade completa do trabalho.
As listas de tarefas do ClickUp facilitam a produtividade, acompanhando cada item de ação da tarefa como uma subtarefa.
Veja como você pode usar as listas de tarefas do ClickUp:
🙌 Organize com subitens: divida tarefas complexas agrupando itens em listas de verificação, criando etapas de ação claras.
🙌 Arrastar e soltar sem complicações: precisa reorganizar tarefas? Basta arrastar e soltar itens para reordená-los em segundos.
🙌 Atribua com precisão: Delegue tarefas atribuindo itens específicos da lista de verificação aos membros da equipe, garantindo que todos saibam quais são suas responsabilidades.
Padronize processos com modelos de listas de verificação
Você não precisa recriar a lista de verificação várias vezes ao trabalhar em um projeto contínuo. Com o ClickUp, você pode converter facilmente suas listas de tarefas em modelos com o recurso Modelos de lista de verificação do ClickUp.
Você pode salvar qualquer lista de verificação como modelo clicando no ícone de três pontos ao lado do título da lista e selecionando “Salvar como modelo”. Para adicionar o modelo a qualquer tarefa, acesse “Tarefas”, clique em “Lista de verificação” e selecione o modelo salvo.
E, já que estamos falando sobre listas de verificação, o Modelo de Tarefa de Lista de Verificação de Projeto do ClickUp é algo que você não pode perder se estiver liderando um projeto complexo ou uma equipe grande.
Este modelo ajuda você a criar uma lista de verificação detalhada para qualquer projeto, organizar e priorizar tarefas com base em prazos ou dependências e identificar quaisquer problemas ou riscos potenciais associados ao projeto.
Além disso, integrar essa lista de verificação a outras funcionalidades, como calendários ou ferramentas de terceiros, como Typeform, Zapier e muito mais, torna esse modelo o sonho de qualquer gerente de projetos.
Não é mais necessário reinventar a roda para cada projeto — basta personalizar, clicar e pronto!
Guia passo a passo sobre como criar e gerenciar listas de verificação no ClickUp
Siga estas etapas simples para criar uma lista de verificação no ClickUp.
Etapa 1: faça login no ClickUp
- Acesse o ClickUp e faça login na sua conta.
- Se você não tiver uma conta, clique em Inscrever-se para criar uma.
Etapa 2: abra uma tarefa
Navegue até o Espaço de Trabalho onde deseja criar uma lista de verificação.
Clique em uma tarefa para abri-la. Se você ainda não tem uma tarefa:
- Clique em + Nova tarefa na visualização da lista.
- Dê um nome à sua tarefa e pressione Enter para criá-la.
Etapa 3: Adicione uma lista de verificação
Abra a tarefa na qual deseja criar a lista de verificação.
- Role para baixo e selecione a guia Itens de ação.
- Clique no + para começar a criar a lista de verificação.
- Adicione cada item da lista de verificação. Se você colar uma lista de itens, poderá ver a opção de criar vários itens da lista de verificação a partir dela.
- Se você colar uma lista de itens, poderá ver a opção de criar vários itens de lista de verificação a partir dela.
- Se você colar uma lista de itens, poderá ver a opção de criar vários itens de lista de verificação a partir dela.
Etapa 4: nomeie sua lista de verificação
Dê à sua lista de verificação um nome descritivo para que fique claro para que serve, como “Tarefas diárias” ou “Lista de verificação de controle de qualidade”. Digite o nome no campo fornecido e pressione Enter.
Etapa 5: Adicione itens à lista de verificação
Clique em + Adicionar item abaixo da sua lista de verificação. Insira a primeira tarefa ou etapa que você precisa acompanhar. Exemplo: “Enviar e-mail ao cliente” ou “Revisar relatório”.
Repita o processo para adicionar todos os itens necessários.
Etapa 6: personalize itens
Atribua itens da lista de verificação aos membros da equipe clicando no ícone + ao lado de cada item. Defina datas de vencimento para itens individuais da lista de verificação, se necessário.
Etapa 7: Marque os itens concluídos
Clique na caixa de seleção ao lado de cada item à medida que você o conclui. Os itens concluídos serão automaticamente riscados para mostrar que estão concluídos.
Etapa 8: Salve e feche
Depois de adicionar todos os itens necessários, clique em qualquer lugar fora da lista de verificação para salvá-la. Sua lista de verificação agora faz parte da tarefa e pode ser revisitada a qualquer momento.
Faça do ClickUp seu parceiro de produtividade
O recurso de caixa de seleção do Google Sheets é útil para tarefas básicas, mas pode não ser a melhor solução quando você precisa de uma lista de verificação totalmente funcional. O Google Sheets não possui recursos avançados, tornando-o menos eficaz para projetos complexos ou colaboração em equipe.
Para uma abordagem mais profissional, o ClickUp é uma excelente alternativa. Ele oferece listas de verificação personalizáveis, gerenciamento de tarefas integrado e fácil integração com outras ferramentas, tornando-o perfeito tanto para indivíduos quanto para equipes. Com o ClickUp, você pode atribuir tarefas, definir prazos, acompanhar o progresso e até mesmo automatizar fluxos de trabalho — tudo em um só lugar.
Seja para gerenciar tarefas pessoais ou grandes projetos em equipe, o ClickUp redefine o que você pode alcançar por meio de uma lista de verificação bem organizada.
Portanto, se você está procurando mais do que apenas marcar caixas, inscreva-se hoje mesmo no ClickUp.