A produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um compromisso com a excelência, planejamento inteligente e esforço focado.
A produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um compromisso com a excelência, planejamento inteligente e esforço focado.
Equilibrar estratégia e criatividade de alto nível com as demandas diárias de gerenciamento de equipes e projetos remotos nunca é fácil — algo com que estou muito familiarizado!
Mas nem sempre precisa ser uma luta. As ferramentas de produtividade certas podem fazer uma enorme diferença, transformando longas listas de tarefas em objetivos alcançáveis e tornando o trabalho mais fácil.
Não consigo exagerar a utilidade das ferramentas de produtividade para a gestão do tempo. Na verdade, estudos sugerem que cerca de 80% dos executivos procuram novas ferramentas de produtividade em algum momento. Não é nenhuma surpresa!
Neste guia, compilei 10 ferramentas de produtividade que me ajudaram a aumentar a eficiência organizacional, desde a automatização de fluxos de trabalho até à gestão da priorização de projetos. Espero que estas ferramentas também o ajudem a ser mais produtivo.
⏰ Resumo de 60 segundos
Aqui está um resumo rápido das 10 principais ferramentas para maximizar sua produtividade:
- ClickUp: ideal para gerenciamento colaborativo de projetos e automação de fluxos de trabalho
- Trello: ideal para gerenciamento simples de tarefas e organização visual
- Slack: ideal para comunicação em tempo real
- Notion: ideal para anotações completas
- Todoist: ideal para acompanhar metas pessoais
- Monday.com: ideal para fluxos de trabalho personalizáveis e acompanhamento de projetos
- Asana: ideal para gerenciar tarefas da equipe e prazos de projetos
- Calendly: ideal para agendamento e coordenação de reuniões
- 1Password: ideal para gerenciamento seguro de senhas
- Google Workspace: ideal para colaboração em documentos e armazenamento em nuvem
O que você deve procurar em ferramentas de produtividade executiva?
Com tantas ferramentas disponíveis, quais fatores devem influenciar suas escolhas? Aqui estão alguns recursos que considero particularmente importantes de se ter em mente:
- Sincronização entre plataformas: garanta que a ferramenta sincronize perfeitamente entre dispositivos (desktop, celular, tablet), permitindo que você continue de onde parou a qualquer hora e em qualquer lugar.
- Relatórios automatizados: procure relatórios automatizados e personalizáveis para obter informações rápidas sobre o desempenho da equipe, o status do projeto e métricas críticas sem a necessidade de compilação manual.
- Priorização avançada de tarefas: gerencie tarefas de alto risco com eficácia usando recursos como etiquetas de prioridade, alertas de prazo e dependências.
- Acesso e permissões baseados em funções: verifique se a ferramenta permite controlar os níveis de acesso aos dados, mantendo as informações confidenciais restritas aos membros relevantes da equipe.
- Automação do fluxo de trabalho: procure automações que possam reduzir tarefas repetitivas (por exemplo, enviar lembretes, atualizar status).
- Acesso offline: encontre uma ferramenta com acesso offline, o que pode ser crucial para revisar documentos e gerenciar tarefas quando você estiver em trânsito ou tiver conectividade limitada.
- Recursos de integração: certifique-se de que você pode integrar com outras ferramentas, como e-mail, armazenamento em nuvem e calendários.
- Recursos de colaboração: mantenha todos os membros da sua equipe em sintonia, permitindo uma colaboração perfeita, como espaços de trabalho compartilhados, threads de comentários e atualizações em tempo real.
- Segurança de dados: certifique-se de que a ferramenta tenha recursos robustos de criptografia e segurança para proteger dados confidenciais contra acesso não autorizado.
Leia também: Como é um dia na vida de um CEO
As 10 melhores ferramentas de produtividade executiva
Como mencionei anteriormente, existem muitas ferramentas de produtividade disponíveis para executivos exigentes. Aqui estão algumas que considero particularmente úteis:
1. ClickUp (ideal para gerenciamento colaborativo de projetos e automação de fluxos de trabalho)
O ClickUp tem sido minha plataforma de produtividade preferida devido a vários recursos poderosos de gerenciamento de tarefas. Posso facilmente priorizar meus projetos, definir prazos e garantir que minha equipe esteja no caminho certo.
Fluxos de trabalho personalizados do ClickUp
O que o diferencia é o recurso ClickUp Custom Workflows, que permite que você se adapte a qualquer tipo de projeto, seja planejando uma iniciativa estratégica de longo prazo ou gerenciando uma campanha de marketing de rápida resposta.
Tarefas do ClickUp
Seja para gerenciar um projeto complexo ou tarefas diárias, o ClickUp Tasks permite definir prioridades, controlar o tempo e visualizar o progresso. Ao permitir que você defina prioridades nas tarefas, o ClickUp garante que você e sua equipe saibam exatamente quais itens precisam de atenção imediata.
Isso ajuda a manter os projetos em dia e evitar gargalos.
Acompanhamento do tempo do projeto ClickUp
O ClickUp Project Time Tracking vai além, permitindo que você monitore exatamente onde seu tempo é gasto, avalie a produtividade e até mesmo ajuste as prioridades conforme necessário.
Com as ferramentas visuais de progresso do ClickUp, como gráficos de Gantt, cronogramas e quadros Kanban, você obtém uma visão geral em tempo real do andamento do seu projeto. Essa visibilidade dinâmica facilita a identificação antecipada de atrasos ou riscos potenciais e a adaptação rápida.
ClickUp Brain
Você também pode usar o ClickUp Brain, uma ferramenta de IA, para aumentar a produtividade, centralizando informações, ideias e recursos de maneira fácil de acessar e consultar, criando efetivamente um “segundo cérebro” dentro da plataforma ClickUp.
O ClickUp Brain é mais do que apenas um assistente de IA bacana. Ele pode agregar valor real às suas tentativas de maximizar a produtividade:
- Integrado diretamente à plataforma ClickUp, o ClickUp Brain pode ser acessado em qualquer espaço de trabalho ou visualização de projeto, para que você possa consultar informações importantes sem precisar alternar entre diferentes aplicativos.
- Para equipes, o ClickUp Brain é uma base de conhecimento coletiva onde os membros podem compartilhar insights, melhores práticas e documentação de projetos, evitando trabalho redundante e acelerando a integração.
- Você pode continuar de onde parou ao alternar entre tarefas ou projetos. Ter um registro de pensamentos e insights anteriores melhora a continuidade, e a produtividade dos funcionários permanece alta mesmo durante as mudanças de projeto.
Veja o que Dylan Halliday, diretor de consultoria da Big Leap Real Estate Services, diz sobre o ClickUp:
Eu gerencio muitos projetos internos e externos, além da minha vida pessoal. O ClickUp me permite gerenciar todas essas áreas com diferentes usos e necessidades de forma isolada e em todo o espaço de trabalho, dependendo do meu foco. Ele oferece uma flexibilidade enorme.
Eu gerencio muitos projetos internos e externos, além da minha vida pessoal. O ClickUp me permite gerenciar todas essas áreas com diferentes usos e necessidades de forma isolada e em todo o espaço de trabalho, dependendo do meu foco. Ele oferece uma flexibilidade enorme.
Melhores recursos do ClickUp
- Use os recursos do ClickUp Project Management com o ClickUp Brain para atribuir tarefas, definir prazos e monitorar o progresso.
- Use o ClickUp Goals para acompanhar os marcos do projeto e alinhar sua equipe aos objetivos. Combine diferentes visualizações, como Lista, Kanban ou Calendário, para atender às necessidades específicas de cada fase do projeto.
- Mantenha as conversas sobre projetos organizadas no espaço de trabalho usando o ClickUp Chat. Marque os membros relevantes da equipe para manter as discussões simplificadas e ricas em contexto.
- Conecte seus aplicativos de trabalho mais usados ao ClickUp com mais de 1.000 integrações, incluindo e-mail e armazenamento em nuvem.
- Use o ClickUp Automations para otimizar tarefas repetitivas, atualizar o status das tarefas, enviar notificações automáticas e executar fluxos de trabalho com facilidade, sem intervenção manual.
Limitações do ClickUp
- Alguns usuários relataram uma curva de aprendizado devido ao grande número de recursos disponíveis na plataforma.
Preços do ClickUp
- Gratuito para sempre
- Ilimitado: US$ 7/usuário por mês
- Negócios: US$ 12/usuário por mês
- Empresa: entre em contato para obter informações sobre preços
- ClickUp Brain: adicione a qualquer plano pago por US$ 7 por espaço de trabalho por membro por mês.
Avaliações e comentários sobre o ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 9.900 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.300 avaliações)
2. Trello (ideal para gerenciamento simples de tarefas e organização visual)
O Trello é ideal para pensadores visuais e executivos que preferem uma abordagem direta, baseada em quadros. Ele permite dividir projetos em tarefas gerenciáveis, e sua interface de arrastar e soltar facilita a movimentação de tarefas entre as etapas.
A abordagem visual do Trello para gerenciamento de projetos ajuda a manter as tarefas organizadas e a visualizar as responsabilidades rapidamente.
Esta ferramenta é altamente personalizável. Você pode codificar tarefas por cores, adicionar rótulos e agrupar itens por categoria. O Trello funciona bem para equipes menores ou projetos que não exigem fluxos de trabalho complexos.
Melhores recursos do Trello
- Atribua tarefas a membros remotos da equipe com prazos específicos e notas.
- Crie um processo infalível para avançar no trabalho com um sistema de automação integrado.
- Conecte facilmente os aplicativos que sua equipe já usa ao fluxo de trabalho do Trello.
- Use a automação Butler do Trello para otimizar ações diárias, como mover cartões, atribuir tarefas ou enviar notificações com base em gatilhos definidos.
- Explore os Power-Ups para obter recursos adicionais, como gráficos de Gantt, visualizações de calendário ou integrações com outras ferramentas de produtividade.
Limitações do Trello
- Navegação complicada ao gerenciar vários projetos
- A falta de relatórios avançados ou gerenciamento de fluxo de trabalho pode tornar o Trello menos adequado para projetos de grande escala.
Preços do Trello
- Gratuito
- Padrão: US$ 6/usuário por mês
- Premium: $12,50/usuário por mês
- Empresa: a partir de $17,50/usuário por mês (cobrado anualmente)
Avaliações e comentários do Trello
- G2: 4,4/5 (mais de 13.600 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 23.200 avaliações)
Leia também: Evernote vs. Trello: qual é a melhor ferramenta para anotações e gerenciamento de tarefas?
3. Slack (ideal para comunicação em tempo real)
O Slack é um software dinâmico de gerenciamento de tarefas que se integra a outras ferramentas de produtividade para criar um hub central para colaboração. Ele permite que você compartilhe arquivos, crie links para painéis de projetos e organize conversas por tópico.
O Slack também permite que as equipes organizem conversas criando canais para diferentes projetos, clientes ou tópicos. Esse recurso ajuda a manter o foco, centralizando as comunicações e facilitando a localização de informações quando necessário.
Melhores recursos do Slack
- Automatize tarefas rotineiras com o poder da IA generativa e simplifique seu fluxo de trabalho.
- Converse facilmente, envie clipes de áudio e vídeo ou participe de uma reunião para discutir assuntos por meio de conversas ao vivo.
- Crie canais dedicados para conectar departamentos, escritórios, fusos horários e até mesmo outras empresas.
- Use o recurso Slackbot para definir lembretes, obter respostas para perguntas comuns e enviar notificações para a equipe.
- Integre o Slack com ferramentas como Google Drive, Trello e ClickUp para uma comunicação centralizada.
Limitações do Slack
- Alguns usuários podem se sentir sobrecarregados com o grande número de notificações.
- Não é ideal para acompanhamento de projetos ou gerenciamento detalhado de tarefas; funciona melhor como ferramenta de comunicação e coordenação.
Preços do Slack
- Gratuito
- Pro: US$ 8,75/usuário por mês
- Business+: US$ 15/usuário por mês
- Enterprise Grid: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Slack
- G2: 4,5/5 (mais de 33.600 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 23.400 avaliações)
4. Notion (ideal para anotações completas)
O Notion é perfeito para executivos que gostam de manter tudo em um só lugar.
Sua interface flexível permite criar bancos de dados, listas de verificação, listas de tarefas e páginas relacionadas a links, tornando-o um caderno digital e uma base de conhecimento em um só lugar.
Para projetos que exigem vários tipos de dados (texto, imagens, tabelas etc.), o Notion oferece uma abordagem modular, permitindo que blocos de informações sejam facilmente movidos, editados ou incorporados. Isso é extremamente valioso para gerenciar bases de conhecimento, wikis internas ou documentação detalhada de projetos.
Melhores recursos do Notion
- Gerencie projetos do início ao fim em um espaço de trabalho conectado.
- Visualize os projetos como uma linha do tempo para entender como eles se encaixam, para que você possa resolver dependências e cumprir seus prazos com facilidade.
- Adicione automaticamente histórias de usuários, resultados importantes, atualizações e muito mais para cada entrega do projeto usando o preenchimento automático personalizável por IA.
- Mantenha registros estruturados de informações e vincule rapidamente dados relacionados a bancos de dados e bancos de dados vinculados.
- Trabalhe de forma eficiente com equipes por meio de recursos colaborativos, como comentários e menções.
- Use modelos para dar início a agendas de reuniões, revisões semanais e rastreadores de projetos.
Limitações do Notion
- Intuitivo, mas com uma curva de aprendizagem um pouco elevada, especialmente para usuários que são novos na plataforma.
- Carece de alguns recursos avançados de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt e controle de tempo.
Preços do Notion
- Gratuito
- Mais: R$ 12/usuário por mês
- Negócios: US$ 18/licença por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre o Notion
- G2: 4,7/5 (mais de 5.800 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.400 avaliações)
5. Todoist (ideal para acompanhamento de metas pessoais)
O Todoist é uma boa opção para acompanhar tarefas e melhorar a produtividade pessoal. Sua interface simples facilita a criação de listas de tarefas, o agendamento de lembretes e a categorização de tarefas por prioridade.
As visões gerais diárias e semanais do Todoist me ajudam a acompanhar minhas metas e garantir que estou focado nas tarefas mais importantes.
Um dos recursos mais fortes do Todoist é o sistema Karma, que recompensa os usuários com pontos por concluir tarefas, manter sequências diárias e atingir metas de produtividade. Essa abordagem gamificada da produtividade pode motivar e ajudar os executivos a se manterem no caminho certo.
Melhores recursos do Todoist
- Programe prazos, visualize e gerencie sua agenda executiva e defina tarefas recorrentes com facilidade.
- Separe as tarefas pessoais das profissionais usando modelos e categorias de produtividade pré-criados em um espaço de trabalho compartilhado.
- Obtenha clareza mental classificando as tarefas em Hoje, Próximas ou usando filtros personalizados.
- Adicione tarefas de forma eficiente usando linguagem natural com o Quick Add.
- Veja uma representação visual simples do progresso das tarefas usando a visualização do quadro.
Limitações do Todoist
- Problemas na atribuição de tarefas a membros específicos da equipe ao usar a versão móvel
- Opções de integração limitadas em comparação com outras plataformas de produtividade
Preços do Todoist
- Iniciante: Grátis
- Pro: US$ 5/usuário por mês
- Negócios: US$ 8/usuário por mês
Avaliações e comentários do Todoist
- G2: 4,4/5 (mais de 800 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 2.500 avaliações)
6. Monday.com (ideal para fluxos de trabalho personalizáveis e acompanhamento de projetos)
O Monday.com me permite adaptar meu espaço de trabalho às necessidades específicas de cada projeto. É especialmente útil para acompanhar a produtividade dos funcionários e vários fluxos de trabalho simultaneamente, com opções de automação que reduzem tarefas repetitivas.
Um dos melhores recursos do Monday.com é a coluna de fórmulas, que permite cálculos complexos em seus painéis de projetos. Isso é perfeito para executivos que precisam acompanhar os orçamentos dos projetos e a alocação de recursos.
Monday.com: os melhores recursos
- Conecte todas as unidades de negócios e dados em um único espaço de trabalho para obter insights em tempo real.
- Comece seu projeto com vantagem com tarefas e fases sugeridas pela IA.
- Acompanhe o progresso em direção aos seus objetivos estratégicos usando o painel OKR.
- Use colunas de fórmulas para adicionar recursos de cálculo diretamente aos seus painéis.
- Arraste e solte automações para personalizar de acordo com seu fluxo de trabalho.
Limitações do Monday.com
- A versão móvel pode ser difícil de navegar.
- Para equipes que precisam acompanhar orçamentos, despesas e desempenho financeiro de projetos, os recursos do Monday.com podem ser um pouco limitados.
Preços do Monday.com
- Gratuito
- Básico: R$ 12/licença por mês
- Padrão: US$ 14/licença por mês
- Pro: US$ 24/licença por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários sobre Monday.com
- G2: 4,7/5 (mais de 12.500 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 5.200 avaliações)
7. Asana (ideal para gerenciar tarefas da equipe e prazos de projetos)
O Asana combina o gerenciamento de tarefas comerciais com recursos de colaboração em equipe, o que é ideal para executivos que gerenciam grandes projetos.
Sua visualização cronológica esclarece os prazos do projeto, mantendo minha equipe e eu no caminho certo. Um dos recursos de destaque do Asana é sua linha do tempo, que fornece uma visualização abrangente no estilo do gráfico de Gantt dos cronogramas do projeto, dependências de tarefas e prazos.
Isso é particularmente útil para projetos grandes, nos quais várias pessoas trabalham em tarefas interconectadas.
Melhores recursos do Asana
- Mantenha as equipes responsáveis, organizando projetos e tarefas em um único lugar.
- Crie atualizações de projetos em minutos com automações que economizam tempo.
- Meça quanto tempo você está gastando no trabalho para poder planejar corretamente o tempo necessário.
- Gerencie as cargas de trabalho com eficiência para equilibrar os esforços da equipe e evitar o esgotamento.
Limitações do Asana
- Alguns usuários relataram que seus projetos desapareceram da plataforma sem que houvesse uma maneira de rastreá-los.
- Personalização limitada em termos de visualização de tarefas em comparação com outras ferramentas
Preços do Asana
- Pessoal: Gratuito para sempre
- Starter: R$ 8,50/usuário por mês
- Avançado: US$ 19,21/usuário por mês
Avaliações e comentários sobre o Asana
- G2: 4,4/5 (mais de 10.600 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 13.100 avaliações)
8. Calendly (ideal para agendamento e coordenação de reuniões)
O Calendly é uma ferramenta simples de agendamento de reuniões que automatiza o agendamento de bate-papos, entrevistas e sessões de feedback. Ele se integra ao meu calendário, garantindo que eu esteja sempre pontual e que haja tempo suficiente entre as reuniões.
Chega de pular de uma reunião para outra (a menos que seja um daqueles dias)! Você pode personalizar ainda mais sua agenda configurando diferentes tipos de reuniões, como reuniões individuais, em equipe ou em grupo.
Melhores recursos do Calendly
- Defina sua disponibilidade e permita que outras pessoas agendem horários com você.
- Sincronize com o Outlook e o Google Agenda para garantir a consistência.
- Compartilhe links personalizados para facilitar o agendamento
- Automatize lembretes e confirmações
Limitações do Calendly
- É difícil criar fluxos de trabalho complexos que envolvam agendar várias reuniões ao mesmo tempo.
- Funcionalidade limitada em termos de gerenciamento interno de tarefas — funciona melhor como um complemento de agendamento.
Preços do Calendly
- Gratuito: Sempre gratuito
- Padrão: US$ 12/licença por mês
- Teams: US$ 20/licença por mês
- Empresa: a partir de US$ 15 mil por ano
Avaliações e comentários sobre o Calendly
- G2: 4,7/5 (mais de 2.200 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 3.800 avaliações)
9. 1Password (Ideal para gerenciamento seguro de senhas)
O 1Password é essencial para executivos que lidam com informações confidenciais. Com seu armazenamento seguro, você pode organizar e compartilhar senhas com membros da equipe sem comprometer a segurança.
A extensão do navegador 1Password economiza tempo preenchendo automaticamente os detalhes de login e armazenando documentos confidenciais com segurança. O recurso Watchtower monitora suas senhas em busca de possíveis vulnerabilidades e alerta você se uma senha for comprometida.
Esse recurso pode ser de incrível valor se você gerencia várias contas com dados críticos.
Melhores recursos do 1Password
- Armazene senhas e dados confidenciais em um cofre criptografado
- Organize senhas com pastas e etiquetas
- Preencha automaticamente as informações de login com segurança
- Compartilhe senhas específicas com os membros da equipe de forma segura.
- Integre a autenticação multifatorial para obter segurança extra.
- Monitore senhas comprometidas e receba alertas com o Watchtower.
Limitações do 1Password
- Falhas frequentes na versão móvel
- O widget pode ser complicado de navegar.
Preços do 1Password
- Pacote inicial do Teams: US$ 19,95 para até 10 usuários/mês
- Negócios: US$ 9,99/usuário por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários do 1Password
- G2: 4,7/5 (mais de 1.300 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)
10. Google Workspace (ideal para colaboração em documentos e armazenamento em nuvem)
O Google Workspace é inestimável para a colaboração e armazenamento de documentos. Do Docs ao Sheets e Drive, você pode contar com este pacote de software para trabalho colaborativo e fácil acesso a arquivos a partir de qualquer dispositivo.
Com pastas compartilhadas e armazenamento em nuvem, você pode gerenciar documentos e colaborar em tempo real com sua equipe.
Melhores recursos do Google Workspace
- Mantenha tudo organizado e facilmente acessível com unidades compartilhadas.
- Colabore com equipes por meio das ferramentas integradas de comentários e sugestões.
- Integre com aplicativos de terceiros, como Zoom, Adobe Suite e Lucidchart, para obter funcionalidades adicionais.
Limitações do Google Workspace
- Funcionalidade offline limitada
- Pode não ter os recursos de gerenciamento de projetos necessários para acompanhar o progresso em um nível granular.
Preços do Google Workspace
- Business Starter: US$ 7,20/usuário por mês
- Business Standard: $14,40/usuário por mês
- Business Plus: US$ 21,60/usuário por mês
- Empresa: Preços personalizados
Avaliações e comentários do Google Workspace
- G2: 4,6/5 (mais de 42.600 avaliações)
- Capterra: 4,7/5 (mais de 16.600 avaliações)
Leia também: 10 dicas de produtividade para empreendedores
ClickUp: a melhor opção em ferramentas de produtividade executiva
Depois de testar uma variedade de ferramentas de produtividade executiva, descobri que o ClickUp é o mais abrangente para impulsionar a eficiência.
É literalmente o aplicativo completo para o trabalho, combinando priorização de tarefas, controle de tempo e fluxos de trabalho personalizados — tudo o que um executivo precisa para manter projetos complexos e equipes no caminho certo. As opções de relatórios e visualização em tempo real facilitam a obtenção de insights sobre o andamento do projeto e a produtividade da equipe, sem perder nada.
O ClickUp Brain também se integra perfeitamente às ferramentas que você já usa, facilitando a colaboração e a automação do fluxo de trabalho. Ele adiciona uma camada única ao centralizar o conhecimento, para que tudo o que você precisa esteja sempre ao seu alcance.
É mais do que apenas um gerenciador de tarefas; é um ecossistema de produtividade criado para as demandas de trabalho multifacetadas e em ritmo acelerado de hoje.
Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!