As 10 principais ferramentas de produtividade executiva para aumentar a eficiência

A produtividade nunca é um acidente. É sempre o resultado de um compromisso com a excelência, planejamento inteligente e esforço concentrado.

Paul J. Meyer, palestrante motivacional americano

Equilibrar estratégia e criatividade de alto nível com o atendimento das demandas diárias de gerenciamento de equipes e projetos remotos nunca é fácil - algo que conheço bem!

Mas nem sempre tem que ser uma luta. O ferramentas de produtividade certas podem fazer uma enorme diferença, transformando longas listas de tarefas em metas alcançáveis e tornando o trabalho mais fácil.

Nunca é demais enfatizar a utilidade das ferramentas de produtividade para o gerenciamento do tempo. De fato, estudos sugerem que cerca de 80% dos executivos buscam novas ferramentas de produtividade em algum momento. Não há surpresas nisso!

Neste guia, compilei 10 ferramentas de produtividade que me ajudaram a aumentar a eficiência organizacional, desde a automatização de fluxos de trabalho até o gerenciamento da priorização de projetos. Espero que essas ferramentas também ajudem você a ser mais produtivo .

⏰ Resumo de 60 segundos

Aqui está um resumo rápido das 10 principais ferramentas para maximizar sua produtividade:

1. ClickUp: Melhor para gerenciamento de projetos colaborativos e automação de fluxo de trabalho
2. Trello: melhor para gerenciamento simples de tarefas e organização visual
3. Slack: O melhor para comunicação em tempo real
4. Notion: O melhor para fazer anotações em um só lugar
5. Todoist: O melhor para o controle de metas pessoais
6. Monday.com: O melhor para fluxos de trabalho personalizáveis e controle de projetos
7. Asana: Melhor para gerenciar tarefas de equipe e prazos de projetos
8. Calendly: melhor para agendamento e coordenação de reuniões
9. 1Password: melhor para gerenciamento seguro de senhas
10. Google Workspace: O melhor para colaboração de documentos e armazenamento em nuvem

O que você deve procurar nas ferramentas de produtividade executiva?

Com tantas ferramentas, quais fatores devem orientar suas escolhas? Aqui estão alguns recursos que considero particularmente importantes para se ter em mente:

• Sincronização entre plataformas: Certifique-se de que a ferramenta sincronize perfeitamente entre dispositivos (desktop, celular, tablet), permitindo que você continue de onde parou a qualquer momento e em qualquer lugar
• Relatórios automatizados: Procure relatórios automatizados e personalizáveis para obter insights rápidos sobre o desempenho da equipe, o status do projeto e as métricas críticas sem compilação manual
• Priorização avançada de tarefas: Gerencie tarefas de alto risco de forma eficaz com recursos como etiquetas de prioridade, alertas de prazo e dependências
• Acesso e permissões baseados em funções: Verifique se a ferramenta permite controlar os níveis de acesso aos dados, mantendo as informações confidenciais restritas aos membros relevantes da equipe
• Automação do fluxo de trabalho: Procure automações que possam reduzir tarefas repetitivas (por exemplo, envio de lembretes, atualização de status)
• Acesso off-line: Encontre uma ferramenta com acesso off-line, que pode ser crucial para revisar documentos e gerenciar tarefas quando você estiver em trânsito ou com conectividade limitada
• Recursos de integração: Verifique se é possível fazer a integração com outras ferramentas, como e-mail, armazenamento em nuvem e calendários
• Recursos de colaboração: Mantenha todos os membros da sua equipe na mesma página, permitindo a colaboração perfeita da equipe, como espaços de trabalho compartilhados, tópicos de comentários e atualizações em tempo real
• Segurança de dados: Certifique-se de que a ferramenta tenha recursos robustos de criptografia e segurança para proteger dados confidenciais contra acesso não autorizado

Leia também: Como é um dia na vida de um CEO

As 10 melhores ferramentas de produtividade executiva

Como mencionei anteriormente, há muitas ferramentas de produtividade disponíveis para executivos exigentes. Aqui estão algumas que considero particularmente úteis:

1. ClickUp (melhor para gerenciamento de projetos colaborativos e automação de fluxo de trabalho)

Gerencie seus projetos com vários recursos em um só lugar com o ClickUp Project Management ClickUp tem sido minha plataforma de produtividade preferida devido aos vários recursos avançados de gerenciamento de tarefas. Posso priorizar facilmente meus projetos, definir prazos e garantir que minha equipe esteja no caminho certo.

Fluxos de trabalho personalizados do ClickUp

O que o diferencia é a Fluxos de trabalho personalizados do ClickUp que permite que você se adapte a qualquer tipo de projeto, seja planejando uma iniciativa estratégica de longo prazo ou gerenciando uma campanha de marketing de retorno rápido.

Mude de uma abordagem de tamanho único para um gerenciamento de projetos personalizado com o ClickUp Custom Workflows

ClickUp Tasks

Seja para gerenciar um projeto complexo ou tarefas diárias, Tarefas do ClickUp permitem que você defina prioridades, controle o tempo e visualize o progresso. Ao permitir a definição de prioridades nas tarefas, o ClickUp garante que você e sua equipe saibam exatamente quais itens precisam de atenção imediata.

Isso ajuda a manter os projetos no caminho certo e a evitar gargalos.

Defina prioridades de tarefas personalizadas com o ClickUp Tasks

Rastreamento de tempo do projeto ClickUp Rastreamento de tempo do projeto ClickUp vai um passo além, permitindo que você monitore exatamente onde seu tempo é gasto, avalie a produtividade e até mesmo ajuste as prioridades conforme necessário.

Entenda quanto tempo grupos de tarefas levam para cada pessoa da sua equipe com o ClickUp Project Time Tracking cumulativo

Com as ferramentas de progresso visual do ClickUp, como gráficos de Gantt, linhas do tempo e quadros Kanban, você obtém uma visão geral em tempo real do progresso do projeto em um piscar de olhos. Essa visibilidade dinâmica facilita a identificação antecipada de atrasos ou riscos potenciais e a adaptação rápida.

ClickUp Brain

Você também pode usar Cérebro ClickUp , uma ferramenta de IA, para aumentar a produtividade centralizando informações, ideias e recursos de forma fácil de acessar e consultar, criando efetivamente um "segundo cérebro" dentro da plataforma ClickUp.

Ao enfrentar um bloqueio criativo, gere ideias usando o ClickUp Brain

O ClickUp Brain é mais do que apenas um assistente de IA bacana. Ele pode agregar valor real às suas tentativas de maximizar a produtividade:

• Integrado diretamente à plataforma ClickUp, o ClickUp Brain pode ser acessado em qualquer espaço de trabalho ou visualização de projeto, para que você possa consultar informações importantes sem precisar alternar entre aplicativos diferentes
• Para equipes, o ClickUp Brain é uma base de conhecimento coletiva onde os membros podem compartilhar percepções, práticas recomendadas e documentação do projeto, evitando trabalho redundante e acelerando a integração
• Você pode continuar de onde parou ao alternar entre tarefas ou projetos. Ter um registro de pensamentos e percepções anteriores melhora a continuidade ea produtividade dos funcionários permanece alta mesmo durante as mudanças de projeto

Veja o seguinte Dylan Halliday Chefe de Consultoria da Big Leap Real Estate Services, diz sobre o ClickUp:

Gerencio muitos projetos interna e externamente, além de minha vida pessoal. O ClickUp me permite gerenciar todas essas áreas com diferentes usos e necessidades isoladamente e em todo o espaço de trabalho, dependendo do meu foco. Ele oferece uma enorme flexibilidade.

Dylan Halliday, Diretor de Consultoria da Big Leap Real Estate Services

Melhores recursos do ClickUp

• UsoGerenciamento de projetos do ClickUp recursos com o ClickUp Brain para atribuir tarefas, definir prazos e monitorar o progresso
• UseMetas do ClickUp para acompanhar os marcos do projeto e alinhar sua equipe aos objetivos. Combine diferentes visualizações, como Visualização de lista, Visualização Kanban ou Visualização de calendário, para atender às necessidades exclusivas de cada fase do projeto
• Mantenha as conversas do projeto organizadas no espaço de trabalho usandoClickUp Chat. Marque os membros relevantes da equipe para manter as discussões simplificadas e contextualizadas
• Conecte seus aplicativos de trabalho mais usados ao ClickUp com mais de 1.000 integrações, incluindo e-mail e armazenamento em nuvem
• UseAutomações do ClickUp para simplificar tarefas repetitivas, atualizar status de tarefas, enviar notificações automatizadas e executar fluxos de trabalho sem problemas, sem intervenção manual

Limitações do ClickUp

• Alguns usuários relataram uma curva de aprendizado devido ao grande número de recursos disponíveis na plataforma

Preços do ClickUp

• Gratuito para sempre
• Ilimitado: uS$ 7/usuário por mês
• Negócios: $12/usuário por mês
• Empresa: Entre em contato para obter preços
• ClickUp Brain: Adicione a qualquer plano pago por US$ 7 por espaço de trabalho por membro por mês

Avaliações e resenhas do ClickUp

• G2: 4,7/5 (mais de 9.900 avaliações)
• Capterra: 4,6/5 (4.300+ avaliações)

2. Trello (melhor para gerenciamento de tarefas simples e organização visual)

via Trello O Trello é ideal para pensadores visuais e executivos que preferem uma abordagem direta, baseada em quadros. Ele permite dividir os projetos em tarefas gerenciáveis, e sua interface de arrastar e soltar facilita a movimentação de tarefas entre os estágios.

A abordagem visual do Trello para o gerenciamento de projetos ajuda a manter as tarefas organizadas e a ver suas responsabilidades em um piscar de olhos.

Essa ferramenta é altamente personalizável. Você pode codificar as tarefas por cores, adicionar rótulos e agrupar itens por categoria. O Trello funciona bem para equipes menores ou projetos que não exigem fluxos de trabalho complexos.

Melhores recursos do Trello

• Atribua tarefas a membros remotos da equipe com datas de vencimento e notas específicas
• Crie um processo infalível para dar andamento ao trabalho com um sistema de automação incorporado
• Conecte facilmente os aplicativos que sua equipe já usa ao seu fluxo de trabalho do Trello
• Use a automação Butler do Trello para otimizar ações cotidianas como mover cartões, atribuir tarefas ou enviar notificações com base em gatilhos definidos
• Explore o Power-Ups para obter recursos adicionais, como gráficos de Gantt, visualizações de calendário ou integrações com outras ferramentas de produtividade

Limitações do Trello

• Navegação complicada se estiver gerenciando vários projetos
• A falta de relatórios avançados ou de gerenciamento de fluxo de trabalho pode tornar o Trello menos adequado para projetos de grande escala

Preços do Trello

• **Gratuito
• Standard: $6/usuário por mês
• Premium: $12,50/usuário por mês
• Enterprise: A partir de US$ 17,50/usuário por mês (cobrado anualmente)

Avaliações e resenhas do Trello

• G2: 4,4/5 (mais de 13.600 avaliações)
• Capterra: 4,5/5 (mais de 23.200 avaliações)

Leia também: Evernote vs. Trello: Qual é a melhor ferramenta de anotações e gerenciamento de tarefas?

3. Slack (melhor para comunicação em tempo real)

via Slack

O Slack é um software dinâmico de gerenciamento de tarefas que se integra a outras ferramentas de produtividade para criar um hub central para colaboração. Ele permite que você compartilhe arquivos, vincule-se a quadros de projetos e organize conversas por tópico.

O Slack também permite que as equipes organizem as conversas criando canais para diferentes projetos, clientes ou tópicos. Esse recurso ajuda a manter o foco ao centralizar as comunicações, facilitando a localização de informações quando necessário.

Melhores recursos do Slack

• Automatize tarefas rotineiras com o poder da IA generativa e simplifique seu fluxo de trabalho
• Converse facilmente, envie clipes de áudio e vídeo ou participe de uma reunião para discutir assuntos por meio de conversas ao vivo
• Crie canais dedicados para se conectar entre departamentos, escritórios, fusos horários e até mesmo outras empresas
• Use o recurso Slackbot para definir lembretes, obter respostas para perguntas comuns e fornecer notificações à equipe
• Integre o Slack com ferramentas como Google Drive, Trello e ClickUp para uma comunicação centralizada

Limitações do Slack

• Alguns usuários podem se sentir sobrecarregados pelo grande número de notificações
• Não é ideal para acompanhamento de projetos ou gerenciamento detalhado de tarefas; funciona melhor como uma ferramenta de comunicação e coordenação

Preços do Slack

• Gratuito
• Pro: US$ 8,75/usuário por mês
• Business+: $15/usuário por mês
• Enterprise Grid: Preços personalizados

Avaliações e resenhas do Slack

• G2: 4,5/5 (mais de 33.600 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (mais de 23.400 avaliações)

4. Notion (melhor para anotações tudo em um)

via Notion

O Notion é perfeito para executivos que gostam de manter tudo em um só lugar.

Sua interface flexível permite criar bancos de dados, listas de verificação, listas de tarefas e páginas relacionadas a links, tornando-o um caderno digital e uma base de conhecimento em um só lugar.

Para projetos que exigem vários tipos de dados (texto, imagens, tabelas, etc.), o Notion oferece uma abordagem modular, permitindo que blocos de informações sejam facilmente movidos, editados ou incorporados. Isso é extremamente valioso para o gerenciamento de bases de conhecimento, wikis internos ou documentação detalhada de projetos.

Melhores recursos do Notion

• Gerencie projetos do início ao fim em um espaço de trabalho conectado
• Visualize os projetos como uma linha do tempo para entender como eles se encaixam, de modo que você possa resolver as dependências e cumprir os prazos com facilidade
• Adicione automaticamente histórias de usuários, principais resultados, atualizações e muito mais para cada entrega de projeto usando o preenchimento automático de IA personalizável
• Mantenha registros estruturados de informações e vincule rapidamente dados relacionados com bancos de dados e bancos de dados vinculados
• Trabalhe de forma eficiente com as equipes por meio de recursos colaborativos, como comentários e menções
• Use modelos para dar início a agendas de reuniões, revisões semanais e rastreadores de projetos

Limitações do Notion

• Intuitivo, mas tem uma curva de aprendizado um pouco alta, especialmente para usuários que são novos na plataforma
• Carece de alguns recursos avançados de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt e controle de tempo

Preços do Notion

• Gratuito
• Plus: $12/assento por mês
• Business: $18/assento por mês
• Empresa: Preços personalizados

Notion classificações e comentários

• G2: 4,7/5 (mais de 5.800 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (2.400+ avaliações)

5. Todoist (melhor para controle de metas pessoais)

via Todoist

O Todoist é uma boa opção para o controle de tarefas e para melhorar a produtividade pessoal. Sua interface simples facilita a criação de listas de tarefas, a definição de lembretes e a categorização de tarefas por prioridade.

As visões gerais diárias e semanais do Todoist me ajudam a acompanhar minhas metas e a garantir que estou me concentrando nas tarefas mais importantes.

Um dos recursos mais fortes do Todoist é o sistema Karma, que recompensa os usuários com pontos por concluir tarefas, manter sequências diárias e atingir metas de produtividade. Essa abordagem gamificada de produtividade pode motivar e ajudar os executivos a se manterem no caminho certo.

Melhores recursos do Todoist

• Agende datas de vencimento, visualize egerenciar seu calendário executivoe defina facilmente tarefas recorrentes
• Separe as tarefas pessoais das de trabalho usando um calendário pré-construídomodelos de produtividade e categorias em um espaço de trabalho compartilhado
• Obtenha clareza mental classificando as tarefas em Hoje, Próximas ou usando filtros personalizados
• Adicione tarefas com eficiência usando linguagem natural com o Quick Add
• Veja uma representação visual simples do progresso da tarefa usando a visualização de quadro

Limitações do Todoist

• Falhas na atribuição de tarefas a membros específicos da equipe ao usar a versão móvel
• Opções de integração limitadas em comparação com outras plataformas de produtividade

Preços do Todoist

• Iniciante: Gratuito
• Pro: $5/usuário por mês
• Empresarial: $8/usuário por mês

Avaliações e resenhas do Todoist

• G2: 4,4/5 (mais de 800 avaliações)
• Capterra: 4,6/5 (mais de 2.500 avaliações)

6. Monday.com (melhor para fluxos de trabalho personalizáveis e rastreamento de projetos)

via Segunda-feira.com O Monday.com permite que eu adapte meu espaço de trabalho às necessidades específicas de cada projeto. Ele é especialmente útil para rastrear a produtividade dos funcionários e vários fluxos de trabalho simultaneamente, com opções de automação que reduzem as tarefas repetitivas.

Um dos melhores recursos do Monday.com é a coluna de fórmulas, que permite cálculos complexos em seus quadros de projetos. Isso é perfeito para executivos que precisam acompanhar os orçamentos de projetos e a alocação de recursos.

Melhores recursos do Monday.com

• Conecte todas as unidades de negócios e dados em um único espaço de trabalho para obter insights em tempo real
• Obtenha uma vantagem inicial em seu projeto com tarefas e fases sugeridas por IA
• Acompanhe o progresso em direção aos seus objetivos estratégicos usando o painel OKR
• Use colunas de fórmulas para adicionar recursos de cálculo diretamente aos seus quadros
• Arraste e solte automações para personalizá-las de acordo com seu fluxo de trabalho

Limitações do Monday.com

• A versão móvel pode ser difícil de navegar
• Para equipes que precisam monitorar orçamentos de projetos, despesas e desempenho financeiro, os recursos do Monday.com podem ser um pouco limitados

Preços do Monday.com

• **Gratuito
• Básico: $12/assento por mês
• Standard: $14/assento por mês
• Pro: $24/assento por mês
• Enterprise: Preços personalizados

Monday.com avaliações e críticas

• G2: 4,7/5 (mais de 12.500 avaliações)
• Capterra: 4,6/5 (mais de 5.200 avaliações)

7. Asana (melhor para gerenciar tarefas de equipe e prazos de projetos)

via Asana A Asana combina gerenciamento de tarefas de negócios com recursos de colaboração em equipe, o que é ideal para executivos que gerenciam grandes projetos.

Sua visualização de linha do tempo esclarece os prazos do projeto, mantendo minha equipe e eu no caminho certo. Um dos recursos de destaque da Asana é o Cronograma, que oferece uma visão abrangente, no estilo gráfico de Gantt, dos cronogramas de projetos, dependências de tarefas e prazos.

Isso é particularmente útil para grandes projetos em que várias pessoas trabalham em tarefas interconectadas.

Melhores recursos da Asana

• Mantenha as equipes responsáveis, organizando projetos e tarefas em um só lugar
• Crie atualizações de projetos em minutos com automações que economizam tempo
• Avalie quanto tempo você está gastando no trabalho para poder orçar corretamente o tempo de que precisa
• Gerencie as cargas de trabalho com eficiência para equilibrar os esforços da equipe e evitar o esgotamento

Limitações da Asana

• Alguns usuários relataram que seus projetos desapareceram da plataforma sem uma maneira de monitorá-los
• Personalização limitada em termos de visualizações de tarefas em comparação com outras ferramentas

Preços da Asana

• Pessoal: Gratuito para sempre
• Inicial: US$ 8,50/usuário por mês
• Avançado: US$ 19,21/usuário por mês

Avaliações e resenhas da Asana

• G2: 4,4/5 (mais de 10.600 avaliações)
• Capterra: 4,5/5 (mais de 13.100 avaliações)

8. Calendly (melhor para agendamento e coordenação de reuniões)

via Calendly O Calendly é uma ferramenta simples de agendamento de reuniões para automatizar a reserva de bate-papos, entrevistas e sessões de feedback. Ele se integra ao meu calendário, garantindo que eu esteja dentro do prazo e que sempre haja tempo suficiente entre as reuniões.

Não preciso mais ficar pulando de uma reunião para outra (a menos que seja um daqueles dias)! Você pode personalizar ainda mais seu calendário configurando diferentes tipos de reuniões, como reuniões individuais, de equipe ou de grupo.

Melhores recursos do Calendly

• Defina sua disponibilidade e permita que outras pessoas reservem um horário com você
• Sincronização com o Outlook e o Google Calendar para maior consistência
• Compartilhe links personalizados para facilitar o agendamento
• Automatize lembretes e confirmações

Limitações do Calendly

• Dificuldade de criar fluxos de trabalho complexos que envolvam o agendamento de vários compromissos de uma só vez
• Funcionalidade limitada em termos de gerenciamento interno de tarefas - funciona melhor como um complemento de agendamento

Preços do Calendly

• Gratuito: Sempre gratuito
• Padrão: $12/assento por mês
• Teams: $20/assento por mês
• Enterprise: A partir de US$ 15 mil por ano

Avaliações e críticas do Calendly

• G2: 4,7/5 (mais de 2.200 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (3.800+ avaliações)

9. 1Password (melhor para gerenciamento seguro de senhas)

via 1Password

o 1Password é essencial para executivos que lidam com informações confidenciais. Com seu armazenamento seguro, você pode organizar e compartilhar senhas com os membros da equipe sem comprometer a segurança.

a extensão de navegador do 1Password economiza tempo ao preencher automaticamente os detalhes de login e armazenar documentos confidenciais com segurança. O recurso Watchtower monitora suas senhas em busca de possíveis vulnerabilidades e o alerta se uma senha for comprometida.

Esse recurso pode ser de grande valor se você gerencia várias contas com dados críticos.

Melhores recursos do 1Password

• Armazene senhas e dados confidenciais em um cofre criptografado
• Organize as senhas com pastas e etiquetas
• Preencher automaticamente as informações de login com segurança
• Compartilhe senhas específicas com membros da equipe de forma segura
• Integre a autenticação de vários fatores para aumentar a segurança
• Monitore as senhas comprometidas e receba alertas com o Watchtower

Limitações do 1Password

• Falhas frequentes na versão móvel
• O widget pode ser complicado de navegar

Preços do 1Password

• Pacote inicial para equipes: US$ 19,95 para até 10 usuários/mês
• Empresarial: US$ 9,99/usuário por mês
• Enterprise: Preços personalizados

1Password avaliações e comentários

• G2: 4,7/5 (mais de 1.300 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (mais de 2.000 avaliações)

10. Google Workspace (melhor para colaboração de documentos e armazenamento em nuvem)

via Espaço de trabalho do Google O Google Workspace é inestimável para colaboração e armazenamento de documentos. Do Docs ao Sheets e ao Drive, você pode contar com esse pacote de software para trabalho colaborativo e acesso fácil a arquivos de qualquer dispositivo.

Com pastas compartilhadas e armazenamento em nuvem, você pode gerenciar documentos e colaborar em tempo real com a sua equipe.

Melhores recursos do Google Workspace

• Mantenha tudo organizado e facilmente acessível com unidades compartilhadas
• Colabore com as equipes por meio das ferramentas integradas de comentários e sugestões
• Integre-se a aplicativos de terceiros, como o Zoom, o Adobe Suite e o Lucidchart, para aumentar a funcionalidade

Limitações do Google Workspace

• Funcionalidade off-line limitada
• Pode não ter os recursos de gerenciamento de projetos necessários para acompanhar o progresso em um nível granular

Preços do Google Workspace

• Business Starter: US$ 7,20/usuário por mês
• Business Standard: US$ 14,40/usuário por mês
• Business Plus: US$ 21,60/usuário por mês
• Enterprise: Preços personalizados

Avaliações e opiniões sobre o Google Workspace

• G2: 4,6/5 (mais de 42.600 avaliações)
• Capterra: 4,7/5 (16.600+ avaliações)

Leia também: 10 dicas de produtividade para empreendedores

ClickUp: A melhor escolha para uma ferramenta de produtividade executiva

Depois de testar uma série de ferramentas de produtividade executiva ferramentas de produtividade achei que o ClickUp é o mais completo para aumentar a eficiência.

Ele é literalmente o aplicativo tudo para o trabalho, combinando priorização de tarefas, controle de tempo e fluxos de trabalho personalizados - tudo o que um executivo precisa para manter projetos e equipes complexas no caminho certo. As opções de visualização e geração de relatórios em tempo real facilitam a obtenção de insights sobre o progresso do projeto e a produtividade da equipe sem perder o ritmo.

O ClickUp Brain também se integra perfeitamente às ferramentas que você já está usando, facilitando a colaboração e a automação do fluxo de trabalho. Ele acrescenta uma camada exclusiva ao centralizar o conhecimento, de modo que tudo o que você precisa está sempre ao seu alcance.

É mais do que apenas um gerenciador de tarefas; é um ecossistema de produtividade criado para as demandas de trabalho multifacetadas e em ritmo acelerado de hoje em dia. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!