Você sabe por que dizem que "o trabalho em equipe faz o sonho dar certo"?
É simples: quando as pessoas se unem em torno de um objetivo comum e compartilham a carga de trabalho, as empresas geralmente alcançam resultados que superam suas expectativas mais ousadas.
Mas há um desafio: sem a devida delegação de autoridade, esses sonhos podem se transformar em pesadelos. E não acredite em nossa palavra; os estudos dizem tudo.. apenas 2,5% das pessoas conseguem realizar multitarefas de forma eficaz!
A delegação de uma organização eficaz também envolve a compreensão clara das respectivas funções dos tomadores de decisão e da equipe que executa as tarefas.
Com a estrutura correta de delegação de autoridade em vigor, sua organização pode evitar confusão e garantir que todos conheçam suas responsabilidades.
Os profissionais e gerentes de RH adoram esse processo porque ele garante que tarefas específicas sejam realizadas com responsabilidade. Algumas equipes envolvem até mesmo o conselho jurídico para garantir que tudo esteja em ordem.
Mas a verdadeira questão é: onde você pode encontrar modelos de delegação de autoridade perfeitos que possam ser usados imediatamente sem a dor de cabeça de edições extensas?
Neste artigo, apresentaremos a você 10 dos melhores modelos de delegação de autoridade, todos gratuitos e muito fáceis de personalizar.
Leia também: Como delegar tarefas no trabalho: 10 dicas para delegar com eficácia
O que são modelos de delegação de autoridade?
Os modelos de delegação de autoridade eliminam as suposições sobre quem pode tomar quais decisões.
Precisa de alguém para assinar documentos ou aprovar um contrato? Quer nomear alguém para avaliar ou explicar sua próxima campanha estratégica? Tudo isso está coberto.
Esses modelos definem claramente as funções para delegar autoridade às partes relevantes.
Os modelos de delegação de autoridade podem ajudar com o seguinte:
- Aumentar a clareza na tomada de decisões: Definir diretrizes claras sobre quem tem poderes para tomar decisões para a organização
- Prevenção de problemas legais: Assegurar que os membros da equipe sigam os processos de aprovação e permaneçam dentro de sua autoridade designada
- Monitoramento de atribuições de tarefas: Supervisione e acompanhe as tarefas delegadas em toda a organização
- Estabelecimento de funções e responsabilidades: Garantir que todos estejam cientes de suas funções específicas e do que se espera deles
- Promoção da responsabilidade: Incentivar uma cultura de propriedade definindo claramente quem é responsável por cada tarefa e decisão
Leia também: Como os gerentes de prática na área de saúde economizam tempo delegando tarefas
O que faz um bom modelo de delegação de autoridade?
Um bom modelo de delegação de autoridade faz mais do que apenas atribuir tarefas - ele cria clareza e responsabilidade.
Você não quer que as pessoas fiquem adivinhando ou se atrapalhando quando uma assinatura ou aprovação for necessária. Os modelos ideais evitam isso ao atribuir funções específicas, garantindo que todos conheçam suas responsabilidades no processo de tomada de decisão.
Os melhores modelos também levam em conta a flexibilidade. Diferentes departamentos podem exigir diferentes níveis de autoridade, portanto, o formulário de delegação deve ser facilmente editável para refletir sua estrutura organizacional.
Não importa se você está atribuindo autoridade para tarefas de rotina ou grandes decisões, esse documento deve mencionar todos os detalhes com clareza. Isso facilita o acompanhamento por todos os envolvidos.
Exemplo: Quando uma gerente de marketing de uma empresa de tecnologia precisa de aprovação para uma nova campanha publicitária, ela usa um modelo de delegação de autoridade bem estruturado para esclarecer funções e responsabilidades. A equipe opera sem problemas, sem confusão ou atrasos, especificando quem pode aprovar orçamentos e cronogramas.
Leia também: O melhor software de delegação de tarefas para capacitar as equipes
Os 10 principais modelos de delegação de autoridade
1. Modelo de matriz de delegação de autoridade ClickUp
Modelo de Matriz de Delegação de Autoridade do ClickUp
O modelo Modelo de matriz de delegação de autoridade do ClickUp ajuda as empresas a simplificar a tomada de decisões e atribuir responsabilidades de forma eficiente.
Ele oferece status personalizados como "Delegation" (Delegação) e "Needs Input" (Necessita de informações) para acompanhar as tarefas, enquanto os campos personalizados como CFO, CEO e Departamento permitem visualizar a estrutura de autoridade da sua equipe.
Por exemplo, você pode atribuir tarefas a um gerente de vendas e acompanhar a autoridade de aprovação dele por meio da visualização da tabela de matrizes.
Esse modelo também oferece suporte a visualizações personalizadas, como listas de tarefas e gráficos de Gantt, para esclarecer as funções de tomada de decisão e as estruturas de relatórios, facilitando muito o controle das funções individuais.
Ideal para: Gerentes e supervisores de grandes equipes que desejam comunicar claramente as responsabilidades e os POPs de várias tarefas da equipe
**Você sabia que os CEOs que se destacam em suas habilidades de delegação veem um aumento surpreendente de 33% de aumento na receita . Esses executivos de alto nível entendem que não podem fazer tudo sozinhos; em vez disso, eles capacitam suas equipes para realizar tarefas que se alinham com seus pontos fortes.
2. Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp
Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp
Está com dificuldades para manter suas tarefas em ordem? O Modelo de gerenciamento de tarefas do ClickUp é uma solução rica em recursos que permite organizar tarefas por prioridade, status ou departamento, facilitando a colaboração.
Digamos que sua equipe de marketing esteja planejando o lançamento de um produto. Você pode usar o modo de exibição Quadro para mapear cada estágio - como criação de conteúdo, campanhas publicitárias e publicações em mídias sociais - em um quadro Kanban e, em seguida, mover tarefas individuais por colunas como "A fazer", "Em andamento" e "Concluído", para acompanhar visualmente todo o progresso.
Para aqueles que lidam com várias responsabilidades, o "modo de exibição Calendário" permite agendar entrevistas, definir prazos para acompanhamento e atualizar cronogramas de tarefas.
Por fim, a "Visualização de lista" do modelo funciona muito bem para um gerente de projeto que supervisiona várias equipes.
Ideal para: Gerentes de projeto e outras pessoas que precisam gerenciar e delegar tarefas multifuncionais.
Nota: Precisa de mais soluções de gerenciamento de tarefas prontas para usar? Dê uma olhada em nossa compilação de 11 modelos gratuitos de gerenciamento de tarefas em Excel e ClickUp
3. Modelo de plano de gerenciamento de equipe do ClickUp
Modelo de plano de gerenciamento de equipe do ClickUp
Gerenciar uma equipe multifuncional ou remota pode ser um desafio às vezes. Como manter todos alinhados e no caminho certo? Como gerenciar o progresso individual e da equipe?
É aí que entra o Modelo de plano de gerenciamento de equipe do ClickUp é uma novidade. O modelo foi criado para ajudar os líderes a acompanhar o progresso da equipe, atribuir funções e manter-se organizado.
Por exemplo, se uma equipe de marketing remota tiver dificuldades para coordenar tarefas, a "Agenda por visualização de departamento" permite planejar reuniões com eficiência, garantindo que todos sejam incluídos.
Enquanto isso, uma equipe de tecnologia que está trabalhando no lançamento de um produto pode usar a "Visualização de status por departamento" para monitorar quais tarefas estão paralisadas ou concluídas.
Com campos personalizados como "Department" (Departamento) e status como "Working On It" (Trabalhando nisso) ou "Cancelled" (Cancelado), sua equipe pode facilmente adaptar esse modelo às suas necessidades.
Ideal para: Gerentes de equipes multifuncionais ou remotas, ajudando-os a coordenar tarefas, atribuir funções e acompanhar o progresso de forma unificada.
4. Modelo de matriz RACI de funções e responsabilidades do ClickUp
Modelo de matriz RACI do ClickUp
A matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) é uma estrutura simples para definir funções e responsabilidades em um projeto ou equipe.
Imagine que o seu departamento de contabilidade esteja se preparando para a auditoria anual. Com várias partes interessadas envolvidas - como o CFO, os auditores e a equipe financeira - é fundamental manter as funções claras. A matriz Modelo de matriz RACI de funções e responsabilidades do ClickUp torna esse processo simples.
Por exemplo, o diretor financeiro é "responsável" por garantir que a auditoria ocorra sem problemas, enquanto o gerente financeiro é "responsável" por reunir os relatórios financeiros. Os auditores externos precisam ser "Consultados" para verificações de conformidade, e o departamento de RH pode precisar ser "Informado" sobre os registros financeiros relacionados aos funcionários.
Usando a visualização da matriz RACI, todos sabem qual é a sua função específica, evitando a sobreposição ou a perda de tarefas.
À medida que as tarefas passam por status como Aberto ou Em andamento, toda a equipe permanece alinhada, garantindo uma colaboração tranquila e evitando atrasos no fluxo de trabalho.
Ideal para: Organizações e departamentos que precisam definir claramente as funções e responsabilidades.
Leia também: Entendendo o RACI Responsável vs. Responsável
5. Modelo de planejamento RACI do ClickUp
Modelo de planejamento RACI do ClickUp
Assim como o modelo anterior, o modelo Modelo de planejamento RACI do ClickUp também ajuda na delegação de funções e na responsabilidade, mas há um porém! Ele foi criado para iniciantes que lidam com projetos multifuncionais.
Imagine que você esteja planejando um evento corporativo: o coordenador de eventos é responsável pela logística, o gerente financeiro é responsável pelo orçamento e a equipe de RH precisa ser informada sobre qualquer necessidade de pessoal.
Ou considere o lançamento de uma campanha de marketing: o criador de conteúdo é responsável por escrever os materiais, enquanto o diretor de criação supervisiona os recursos visuais e o departamento jurídico deve ser consultado para verificar a conformidade.
Você pode usar a "Visualização da diretoria" no modelo para atribuir tarefas aos membros da equipe e visualizar o gráfico de Gantt para monitorar o progresso.
Ideal para: Iniciantes que gerenciam projetos multifuncionais e precisam definir funções, responsabilidades e obrigações em um formato estruturado e fácil de entender.
6. Modelo de matriz RACI do ClickUp
Modelo de matriz RACI do ClickUp
Ao contrário das listas de tarefas padrão, a Modelo de matriz RACI do ClickUp estabelece claramente as funções, para que você não precise mais se perguntar quem está cuidando das coisas importantes. Além disso, você pode usar esse modelo até mesmo para planejamento pessoal.
Digamos que você esteja planejando uma viagem de carro com os amigos. Você pode usar este Modelo de gráfico RACI para designar a pessoa responsável pela reserva de hotéis, responsável pela definição da rota e por manter todos os demais informados sobre as principais decisões.
Ou imagine organizar um evento beneficente: você pode monitorar facilmente quem está encarregado da arrecadação de fundos e consultar os patrocinadores.
A beleza desse modelo está na sua capacidade de mapear a responsabilidade com precisão, tornando o trabalho em equipe fácil, seja nos negócios ou na vida cotidiana!
Ideal para: Gerenciamento de projetos empresariais e pessoais, em que a delegação clara de funções e o mapeamento de responsabilidades são essenciais para obter resultados bem-sucedidos.
Leia também: 9 Exemplos de Matriz RACI para Gerenciamento de Projetos | ClickUp
7. Modelo de matriz de atribuição de responsabilidade do ClickUp
Modelo de matriz de atribuição de responsabilidade do ClickUp
Imagine que você esteja gerenciando vários projetos de clientes - digamos, um para desenvolvimento da Web e outro para marketing de conteúdo.
Com o Modelo de Matriz de Atribuição de Responsabilidade (RAM) do ClickUp , você pode simplificar o gerenciamento de projetos em um piscar de olhos.
O modelo o ajuda a atribuir funções claras: o desenvolvedor cuida das atualizações do site enquanto o redator trabalha nas publicações do blog. Ele também garante que o coordenador do projeto esteja envolvido para manter o cronograma em dia - nada de adivinhações ou constantes e-mails de ida e volta.
Um dos melhores recursos é o "Whiteboard View", que oferece uma visualização em tempo real de quem é responsável por cada tarefa, para que nada seja esquecido.
Não importa se você está gerenciando uma equipe ou apenas entrando em contato com os clientes, o modelo facilita a comunicação e mantém-se informado.
Ideal para: Líderes de equipe que gerenciam vários projetos de clientes, simplificando a delegação de tarefas e a atribuição de funções com ferramentas de acompanhamento visual claras.
💡 Dica profissional: Use a visualização de quadro branco no ClickUp para aprimorar a colaboração ao atribuir funções com o modelo de matriz de atribuição de responsabilidade. Esse recurso permite que a sua equipe faça brainstorming de ideias e crie tarefas em tempo real, garantindo que todos se mantenham informados.
8. Modelo de matriz de funções e permissões do ClickUp
Modelo de matriz de funções e permissões do ClickUp
Já passou por aquele momento em que um membro da equipe tenta acessar um arquivo e recebe a frustrante mensagem "Permissão negada"?
O Modelo de matriz de funções e permissões do ClickUp corrige essa bagunça.
Ao gerenciar um projeto de escopo misto, digamos que o seu chefe de vendas precise acessar os dados do cliente, enquanto os freelancers só têm acesso aos materiais de marketing.
Este modelo permite mapear exatamente quem pode acessar o quê, garantindo segurança e eficiência.
Por exemplo, no projeto de site que mencionamos anteriormente, o designer de produtos teria acesso aos arquivos de design e protótipos, enquanto o especialista em marketing poderia visualizar as descrições dos produtos e o conteúdo promocional.
Com as Visualizações Personalizadas do ClickUp, como "Tarefas de Departamento" e "Tarefas Externas", você pode acompanhar visualmente as permissões e funções em tempo real.
Não há mais dúvidas - apenas fluxos de trabalho diretos e bem gerenciados!
Ideal para: Gerentes e líderes de equipe em organizações que precisam controlar o acesso, monitorar as permissões e garantir que as pessoas certas tenham as informações certas.
9. Modelo de formulário de delegação de autoridade do pdfFiller
via: pdfFiller O modelo de formulário de delegação de autoridade do pdfFiller é ideal para agências de marketing que buscam agilizar as aprovações e a tomada de decisões.
Você precisa que o diretor de criação supervisione as aprovações de design e que o gerente de contas cuide das aprovações de orçamento? Ou o gerente de mídia social se encarregará das aprovações de conteúdo para as publicações diárias?
Basta delegar as funções de autoridade e deixar que cada membro da equipe se concentre no que faz de melhor.
Com opções de edição, assinatura e compartilhamento fáceis de usar, esse modelo mantém seus projetos em andamento de forma tranquila e eficiente.
Ideal para: Agências de marketing ou equipes de criação que desejam facilitar a aprovação de tarefas e a tomada de decisões.
🌟 Fato divertido: Você sabia que os líderes que não delegam o suficiente podem, sem querer, criar uma cultura de hesitação entre seus funcionários? Quando os membros da equipe sentem que suas habilidades e talentos são realmente valorizados, eles ficam mais felizes e são mais produtivos.
10. Modelo de matriz de delegação de autoridade da Lark
via: Lark O Modelo de Matriz de Delegação de Autoridade da Lark é voltado para usuários iniciantes e ajuda os projetos a se manterem organizados com sua interface amigável.
Desde um simples modelo interno liderança de equipe delegações a alocações de autoridade entre departamentos, você pode editar facilmente as atribuições de tarefas, ajustar os níveis de autoridade e acompanhar o progresso - tudo com apenas alguns cliques.
É especialmente útil para garantir que todos conheçam suas funções, desde o estagiário que está aprendendo o básico até a equipe sênior que supervisiona tarefas críticas.
No entanto, uma observação: o modelo é mais adequado para o Google Sheets.
ideal para: Usuários iniciantes ou pequenas empresas que precisam de uma ferramenta simples e fácil de usar para atribuir tarefas e gerenciar níveis de autoridade em toda a organização.
Delegar e elevar com o ClickUp
Muitos líderes empresariais bem-sucedidos, como Andrew Carnegie, Eli Broad e Jessica Jackley, reiteraram a importância da delegação eficaz.
Veja o magnata inglês dos negócios Sir Richard Branson, que disse a famosa frase: "Se você realmente quer crescer como empresário, precisa aprender a delegar"
Acontece que dominar as habilidades de delegação pode ser a chave para desbloquear um sucesso incrível para sua empresa.
Mas nós entendemos: delegar pode ser difícil.
É por isso que esses 10 modelos de delegação de autoridade são perfeitos para facilitar o processo de delegação.
Quer você esteja gerenciando uma iniciativa pessoal, supervisionando um projeto de marketing ou coordenando um evento corporativo, esses modelos ajudarão a promover a responsabilidade em toda a sua equipe.
E não vamos nos esquecer do ClickUp! Essa plataforma de gerenciamento de projetos vai além de seus mais de 1.000 modelos e oferece recursos de colaboração que ajudam você e sua equipe a se manterem organizados e produtivos. Registre-se no ClickUp gratuitamente e comece a delegar de forma mais inteligente hoje mesmo!