Você sabe por que dizem que “o trabalho em equipe torna o sonho realidade”?
É simples: quando os indivíduos se unem em torno de um objetivo comum e compartilham a carga de trabalho, as empresas geralmente alcançam resultados que superam suas expectativas mais otimistas.
Mas há um desafio: sem uma delegação de autoridade adequada, esses sonhos podem se transformar em pesadelos. E não acredite apenas em nossa palavra; os estudos dizem tudo: apenas 2,5% das pessoas conseguem realizar várias tarefas ao mesmo tempo com eficácia!
A delegação eficaz em uma organização também envolve compreender claramente as respectivas funções dos tomadores de decisão e da equipe que executa as tarefas.
Com a estrutura certa de delegação de autoridade em vigor, sua organização pode evitar confusão e garantir que todos conheçam suas responsabilidades.
Os profissionais e gerentes de RH adoram esse processo porque ele garante que tarefas específicas sejam realizadas com responsabilidade. Algumas equipes até envolvem assessoria jurídica para garantir que tudo seja feito dentro da lei.
Mas a verdadeira questão é: onde você pode encontrar modelos de delegação de autoridade perfeitos que possam ser usados imediatamente, sem a dor de cabeça de edições extensas?
Neste artigo, apresentaremos 10 dos melhores modelos de delegação de autoridade, todos gratuitos e super fáceis de personalizar.
O que são modelos de delegação de autoridade?
Os modelos de delegação de autoridade eliminam as dúvidas sobre quem pode tomar quais decisões.
Precisa que alguém assine documentos ou aprove um esboço de contrato? Quer nomear alguém para avaliar ou explicar sua próxima campanha estratégica? Tudo isso está coberto.
Esses modelos definem claramente as funções para delegar autoridade às partes relevantes.
Os modelos de delegação de autoridade podem ajudar com o seguinte:
- Aumentando a clareza na tomada de decisões: estabeleça diretrizes claras sobre quem tem autoridade para tomar decisões pela organização
- Prevenção de questões jurídicas: garanta que os membros da equipe sigam os processos de aprovação e permaneçam dentro de sua autoridade designada
- Monitoramento de atribuições de tarefas: supervisione e acompanhe as tarefas delegadas em toda a organização
- Estabelecer funções e responsabilidades: Garanta que todos estejam cientes de suas funções específicas e do que se espera deles
- Promovendo a responsabilidade: incentive uma cultura de propriedade, definindo claramente quem é responsável por cada tarefa e decisão
O que torna um modelo de delegação de autoridade bom?
Um bom modelo de delegação de autoridade faz mais do que apenas atribuir tarefas — ele cria clareza e responsabilidade.
Você não quer que as pessoas fiquem na dúvida ou se atrapalhem quando for necessária uma assinatura ou aprovação. Os modelos ideais evitam isso ao atribuir funções específicas, garantindo que todos saibam quais são suas responsabilidades no processo de tomada de decisão.
Os melhores modelos também levam em consideração a flexibilidade. Diferentes departamentos podem exigir diferentes níveis de autoridade, portanto, o formulário de delegação deve ser facilmente editável para refletir a estrutura da sua organização.
Quer esteja atribuindo autoridade para tarefas rotineiras ou grandes decisões, esse documento deve mencionar todos os detalhes de forma clara. Isso facilita o acompanhamento por parte de todos os envolvidos.
📌 Exemplo: quando uma gerente de marketing de uma empresa de tecnologia precisa de aprovação para uma nova campanha publicitária, ela usa um modelo de delegação de autoridade bem estruturado para esclarecer funções e responsabilidades. A equipe opera sem confusão ou atrasos, especificando quem pode aprovar orçamentos e cronogramas.
Os 10 melhores modelos de delegação de autoridade
1. Modelo de matriz de delegação de autoridade do ClickUp
O Modelo de Matriz de Delegação de Autoridade ClickUp ajuda as empresas a otimizar a tomada de decisões e atribuir responsabilidades de forma eficiente.
Ele oferece status personalizados, como “Delegação” e “Necessita de contribuição”, para acompanhar as tarefas, enquanto campos personalizados, como CFO, CEO e Departamento, permitem visualizar a estrutura de autoridade da sua equipe.
Por exemplo, você pode atribuir tarefas a um gerente de vendas e acompanhar sua autoridade de aprovação por meio da Visualização da Tabela Matricial.
Este modelo também oferece suporte a visualizações personalizadas, como listas de tarefas e gráficos de Gantt, para esclarecer as funções de tomada de decisão e as estruturas de relatórios, facilitando muito o acompanhamento das funções individuais.
✨ Ideal para: Gerentes e supervisores de grandes equipes que desejam comunicar claramente as responsabilidades e os procedimentos operacionais padrão para várias tarefas da equipe
🧠 Você sabia? Os CEOs que se destacam em habilidades de delegação observam um aumento impressionante de 33% na receita. Esses altos executivos entendem que não podem fazer tudo sozinhos; em vez disso, eles capacitam suas equipes para lidar com tarefas que se alinham aos seus pontos fortes.
2. Modelo de gerenciamento de tarefas ClickUp
Está com dificuldade para manter suas tarefas em ordem? O Modelo de Gerenciamento de Tarefas ClickUp é uma solução rica em recursos que permite organizar tarefas por prioridade, status ou departamento, facilitando a colaboração.
Digamos que sua equipe de marketing esteja planejando o lançamento de um produto. Você pode usar a visualização Quadro para mapear cada etapa — como criação de conteúdo, campanhas publicitárias e publicações nas redes sociais — em um quadro Kanban e, em seguida, mover tarefas individuais por colunas como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído” para acompanhar visualmente todo o progresso.
Para aqueles que lidam com várias responsabilidades, a “visualização do calendário” permite agendar entrevistas, definir prazos para acompanhamentos e atualizar cronogramas de tarefas.
Por último, a “Exibição em lista” do modelo funciona muito bem para um gerente de projetos que supervisiona várias equipes.
✨ Ideal para: Gerentes de projeto e outros profissionais que precisam gerenciar e delegar tarefas multifuncionais.
Observação: Precisa de mais soluções prontas para uso em gerenciamento de tarefas? Confira nossa compilação de 11 modelos gratuitos de gerenciamento de tarefas no Excel e no ClickUp
3. Modelo de plano de gestão de equipe ClickUp
Gerenciar uma equipe multifuncional ou remota pode ser desafiador às vezes. Como manter todos alinhados e no caminho certo? Como gerenciar o progresso individual e da equipe?
É aí que entra o Modelo de Plano de Gestão de Equipes do ClickUp. O modelo foi projetado para ajudar os líderes a acompanhar o progresso da equipe, atribuir funções e manter a organização.
Por exemplo, se uma equipe de marketing remota tem dificuldade para coordenar tarefas, a “Agenda por visualização do departamento” permite que ela planeje reuniões com eficiência, garantindo que todos sejam incluídos.
Enquanto isso, uma equipe de tecnologia que trabalha no lançamento de um produto pode usar a “Visualização do status por departamento” para acompanhar quais tarefas estão paralisadas ou concluídas.
Com campos personalizados como “Departamento” e status como “Em andamento” ou “Cancelado”, sua equipe pode adaptar facilmente este modelo às suas necessidades.
✨ Ideal para: gerentes de equipes multifuncionais ou remotas, ajudando-os a coordenar tarefas, atribuir funções e acompanhar o progresso de maneira unificada.
4. Modelo de matriz RACI de funções e responsabilidades da ClickUp
A matriz RACI (Responsável, Responsável, Consultado, Informado) é uma estrutura simples para definir funções e responsabilidades em um projeto ou equipe.
Imagine que seu departamento de contabilidade está se preparando para a auditoria anual. Com várias partes interessadas envolvidas, como o diretor financeiro, os auditores e a equipe financeira, é fundamental manter as funções claras. O Modelo de Matriz RACI de Funções e Responsabilidades do ClickUp simplifica esse processo.
Por exemplo, o diretor financeiro é “responsável” por garantir que a auditoria decorra sem problemas, enquanto o gerente financeiro é “responsável” pela recolha de relatórios financeiros. Os auditores externos precisam de ser “consultados” para verificações de conformidade, e o departamento de RH pode precisar de ser “informado” sobre os registos financeiros relacionados com os funcionários.
Usando a visualização da matriz RACI, todos sabem qual é sua função específica, evitando sobreposições ou tarefas perdidas.
À medida que as tarefas avançam por status como Aberto ou Em andamento, toda a equipe permanece alinhada, garantindo uma colaboração tranquila e evitando atrasos no fluxo de trabalho.
✨ Ideal para: Organizações e departamentos que precisam definir claramente funções e responsabilidades.
Leia também: Entendendo RACI: Responsável x Responsável
5. Modelo de planejamento RACI da ClickUp
Assim como o modelo anterior, o Modelo de Planejamento RACI da ClickUp também ajuda na delegação de funções e responsabilidade, mas há um porém! Ele é destinado a iniciantes que lidam com projetos multifuncionais.
Imagine que você está planejando um evento corporativo: o coordenador do evento é responsável pela logística, o gerente financeiro é responsável pelo orçamento e a equipe de RH precisa ser informada sobre quaisquer necessidades de pessoal.
Ou considere o lançamento de uma campanha de marketing: o criador de conteúdo é responsável por redigir os materiais, enquanto o diretor criativo supervisiona os recursos visuais e o departamento jurídico deve ser consultado para garantir a conformidade.
Você pode usar a “Visualização do quadro” dentro do modelo para atribuir tarefas aos membros da equipe e visualizar o gráfico de Gantt para monitorar o progresso.
✨ Ideal para: Iniciantes que gerenciam projetos multifuncionais e precisam definir funções, responsabilidades e prestação de contas em um formato estruturado e fácil de entender.
6. Modelo de matriz RACI da ClickUp
Ao contrário das listas de tarefas padrão, o Modelo de Matriz RACI do ClickUp define claramente as funções, para que você não precise mais se perguntar quem está cuidando das coisas importantes. Além disso, você pode usar esse modelo até mesmo para planejamento pessoal.
Digamos que você esteja planejando uma viagem com amigos. Você pode usar este modelo de tabela RACI para designar a pessoa responsável por reservar hotéis, definir a rota e manter todos informados sobre as principais decisões.
Ou imagine organizar um evento de caridade: você pode monitorar facilmente quem é responsável pela arrecadação de fundos e consultar os patrocinadores.
A beleza deste modelo reside na sua capacidade de mapear a responsabilidade com precisão, facilitando o trabalho em equipe, seja nos negócios ou na vida cotidiana!
✨ Ideal para: Gerenciamento de projetos empresariais e pessoais, onde a delegação clara de funções e o mapeamento de responsabilidades são essenciais para resultados bem-sucedidos.
7. Modelo de matriz de atribuição de responsabilidades da ClickUp
Imagine que você está gerenciando vários projetos de clientes — digamos, um para desenvolvimento web e outro para marketing de conteúdo.
Com o Modelo de Matriz de Atribuição de Responsabilidades (RAM) do ClickUp, você pode simplificar o gerenciamento de projetos em um piscar de olhos.
O modelo ajuda você a atribuir funções claras: o desenvolvedor lida com as atualizações do site, enquanto o redator trabalha nas postagens do blog. Ele também garante que o coordenador do projeto seja mantido informado para manter o cronograma em dia — sem mais suposições ou trocas constantes de e-mails.
Um dos melhores recursos é a “Visualização em quadro branco”, que oferece uma visão em tempo real de quem é responsável por cada tarefa, para que nada seja esquecido.
Não importa se você está gerenciando uma equipe ou apenas mantendo contato com clientes, o modelo facilita a comunicação e mantém todos informados.
✨ Ideal para: Líderes de equipe que gerenciam vários projetos de clientes, simplificando a delegação de tarefas e a atribuição de funções com ferramentas de acompanhamento visual claras.
💡 Dica profissional: use a visualização do quadro branco no ClickUp para melhorar a colaboração ao atribuir funções com o modelo de matriz de atribuição de responsabilidades. Esse recurso permite que sua equipe debata ideias e crie tarefas em tempo real, garantindo que todos fiquem informados.
8. Modelo de matriz de funções e permissões do ClickUp
Já passou pela situação em que um membro da equipe tenta acessar um arquivo, mas recebe a frustrante mensagem “Permissão negada”?
O Modelo de Matriz de Funções e Permissões do ClickUp resolve essa confusão.
Ao gerenciar um projeto de escopo misto, digamos que seu chefe de vendas precise acessar os dados dos clientes, enquanto os freelancers só tenham acesso aos materiais de marketing.
Este modelo permite que você defina exatamente quem pode acessar o quê, garantindo segurança e eficiência.
Por exemplo, no projeto do site que mencionamos anteriormente, o designer de produto teria acesso aos arquivos de design e protótipos, enquanto o especialista em marketing poderia visualizar as descrições dos produtos e o conteúdo promocional.
Com as visualizações personalizadas do ClickUp, como “Tarefas do departamento” e “Tarefas externas”, você pode acompanhar permissões e funções visualmente em tempo real.
Chega de dúvidas — apenas fluxos de trabalho diretos e bem gerenciados!
✨ Ideal para: gerentes e líderes de equipe em organizações que precisam controlar o acesso, rastrear permissões e garantir que as pessoas certas tenham as informações certas.
9. Modelo de formulário de delegação de autoridade da pdfFiller
O Modelo de Formulário de Delegação de Autoridade do pdfFiller é ideal para agências de marketing que buscam otimizar aprovações e tomadas de decisão.
Precisa que o diretor criativo supervisione as aprovações de design e que o gerente de contas cuide das aprovações orçamentárias? Ou será que o gerente de mídias sociais ficará responsável pelas aprovações de conteúdo para as publicações diárias?
Basta delegar as funções de autoridade e deixar que cada membro da equipe se concentre no que faz de melhor.
Com opções fáceis de usar para editar, assinar e compartilhar, este modelo mantém seus projetos funcionando de maneira suave e eficiente.
✨ Ideal para: Agências de marketing ou equipes criativas que buscam facilitar a aprovação de tarefas e a tomada de decisões.
🌟 Curiosidade: você sabia que líderes que não delegam o suficiente podem, sem querer, criar uma cultura de hesitação entre seus funcionários? Quando os membros da equipe sentem que suas habilidades e talentos são realmente valorizados, eles ficam mais felizes e produtivos.
10. Modelo de matriz de delegação de autoridade da Lark
O Modelo de Matriz de Delegação de Autoridade da Lark é voltado para usuários iniciantes e ajuda a manter os projetos organizados com sua interface amigável.
Desde simples delegações de liderança de equipes internas até alocações de autoridade entre departamentos, você pode editar facilmente atribuições de tarefas, ajustar níveis de autoridade e acompanhar o progresso — tudo com apenas alguns cliques.
Isso é especialmente útil para garantir que todos conheçam suas funções, desde o estagiário que está aprendendo o ofício até os funcionários seniores que supervisionam tarefas críticas.
Mas atenção: o modelo é mais adequado para o Google Sheets.
✨ Ideal para: Usuários iniciantes ou pequenas empresas que precisam de uma ferramenta simples e fácil de usar para atribuir tarefas e gerenciar níveis de autoridade em toda a organização.
Delegue e eleve com o ClickUp
Muitos líderes empresariais de sucesso, incluindo nomes como Andrew Carnegie, Eli Broad e Jessica Jackley, reiteraram a importância de uma delegação eficaz.
Siga o conselho do magnata dos negócios inglês Sir Richard Branson, que disse a famosa frase: “Se você realmente quer crescer como empreendedor, precisa aprender a delegar”.
Aperfeiçoar suas habilidades de delegação pode ser a chave para alcançar um sucesso incrível para sua empresa.
Mas nós entendemos: abrir mão pode ser difícil.
É por isso que estes 10 modelos de delegação de autoridade são perfeitos para facilitar o processo de delegação.
Esteja você gerenciando uma iniciativa pessoal, supervisionando um projeto de marketing ou coordenando um evento corporativo, esses modelos ajudarão a promover a responsabilidade em toda a sua equipe.
E não nos esqueçamos do ClickUp! Esta plataforma de gerenciamento de projetos vai além de seus mais de 1000 modelos e oferece recursos de colaboração que ajudam você e sua equipe a se manterem organizados e produtivos.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp e comece a delegar de forma mais inteligente hoje mesmo!