Para algumas empresas, os problemas de qualidade são responsáveis por até 40% dos custos operacionais . Isso é como colocar fogo em quase metade de seu orçamento!
E se você pudesse identificar esses problemas logo no início?
Conheça a técnica dos 5 porquês - uma técnica de solução de problemas nascida nos corredores da Toyota Motor Corporation.
Na década de 1930, o fundador Sakichi Toyoda revolucionou a abordagem da empresa em relação a problemas persistentes de produção. Em vez de soluções rápidas, ele defendeu um método de perguntar repetidamente "Por quê?" - cinco vezes, especificamente - para chegar ao cerne de cada problema.
O método dos 5 Porquês foi posteriormente integrado ao Seis Sigma um conjunto de técnicas que reduzem os defeitos e melhoram a qualidade dos processos de produção. Atualmente, ela é amplamente adotada em vários setores, desde o automotivo até o de saúde.
Com este guia sobre o uso do 5 Whys, você está pronto para se tornar o especialista interno em análise de causa raiz da sua empresa. Vamos começar!
Entendendo o método dos 5 porquês
Na solução de problemas, descobrir a causa subjacente de um problema ou causa raiz é essencial para a implementação de soluções eficazes e duradouras.
A técnica dos 5 porquês oferece uma abordagem direta e poderosa para examinar problemas. Ela envolve perguntar repetidamente "Por quê?" até que a causa subjacente seja identificada.
O que é o método dos 5 porquês?
Five Whys (ou 5 Porquês) foi definido como uma _'técnica interrogativa iterativa usada para investigar a dinâmica de causa e efeito que contribui para um problema específico
Essa técnica é uma viagem de cinco etapas até o coração de um problema, um pouco como descascar uma cebola. Ao perguntar repetidamente "Por quê?", as equipes podem descascar as camadas de sintomas para descobrir a causa raiz subjacente.
A estrutura oferece uma abordagem estruturada para a solução de problemas, em que cada resposta se torna um trampolim para uma compreensão mais profunda que acaba revelando a verdadeira origem do problema.
Importância dos 5 porquês na análise de causa raiz e na solução de problemas
A técnica dos 5 Porquês desempenha um papel crucial na análise de causa raiz (RCA), pois permite que as organizações
- Instilar uma cultura de investigação: Ela incentiva as equipes a questionar os processos e as suposições existentes, levando à melhoria contínua
- Identificar problemas subjacentes: Ajuda a descobrir problemas ocultos que podem não ser imediatamente aparentes
- Refinar processos: Ao abordar as causas básicas, as empresas podemmelhorar seus processos para evitar problemas futuros
- Aprimorar a tomada de decisões: Promove a tomada de decisão orientada por dadostomada de decisões baseando as soluções em causas fundamentais e não em sintomas
- Melhorar os controles do projeto: Melhoraos controles do projeto descobrindo as causas básicas dos desvios, permitindo ações corretivas mais eficazes
Como implementar a metodologia dos 5 porquês
A implementação da metodologia dos 5 Porquês é simples e pode gerar insights poderosos. Aqui está um guia passo a passo sistemático sobre como implementar os 5 Porquês:
📌 Etapa 1: Defina o problema: Declare claramente o problema que você deseja resolver. Seja específico e evite descrições vagas ou genéricas.
etapa 2: Comece a perguntar por quê: Pergunte "por quê?" cinco vezes, baseando-se em cada resposta para se aprofundar nas causas básicas do problema. Cada "por que" deve levar a um nível mais fundamental de compreensão.
etapa 3: Encontre a causa principal do problema: Depois de perguntar "Por quê?" várias vezes, analise as respostas para identificar a causa principal do problema. Isso pode exigir mais discussões e análises.
etapa 4: Implementar a solução: Desenvolva e implemente uma solução que aborde a causa raiz do problema. Certifique-se de que a solução seja eficaz e sustentável.
etapa 5: Avaliar a eficácia da solução e ajustar conforme necessário. Esse processo ajudará a resolver o problema, e a solução final produzirá os resultados desejados.
Você pode aproveitar soluções poderosas para aprimorar seu processo de análise dos 5 porquês.
Vejamos um exemplo da metodologia dos 5 Porquês em ação:
Declaração do problema: Um paciente recebeu o medicamento errado durante a internação no hospital.
Aplicação da metodologia dos 5 porquês:
1. Por que o paciente recebeu o medicamento errado?
O enfermeiro não concluiu corretamente o processo de identificação do paciente.
2. Por que o enfermeiro não concluiu a identificação do paciente?
O paciente não tinha uma pulseira para identificação.
3. Por que o paciente não tinha uma pulseira?
A pulseira havia sido removida para um procedimento e não foi recolocada depois.
4. Por que a pulseira não foi recolocada?
A equipe não sabia que ela precisava ser recolocada após o procedimento.
5. Por que eles não sabiam dessa exigência?
Não havia nenhum protocolo ou treinamento estabelecido com relação à substituição das pulseiras após os procedimentos.
**Identificação da causa raiz e implementação da solução
A causa raiz identificada por meio desse processo é a falta de um protocolo para a substituição das pulseiras após o procedimento. Para resolver esse problema, o hospital pode implementar um procedimento padronizado para garantir que todos os pacientes tenham suas pulseiras de identificação substituídas imediatamente após qualquer intervenção médica.
Agora você já viu os 5 porquês em ação. Existe uma maneira simples e direta de adotá-lo em sua organização?
Aplicando o 5 Whys usando o ClickUp ClickUp é um poderoso software de gerenciamento de projetos que oferece várias ferramentas e recursos de definição de metas e gerenciamento de tarefas, além de recursos de colaboração em tempo real. Ele também pode ser usado para análise detalhada da causa raiz e
Comece criando um espaço dedicado para suas análises em Documentos do ClickUp . Aqui, você pode fazer um brainstorming, documentar cada "Por que" e garantir que os insights de todos sejam capturados e considerados. Use a formatação de rich-text, como banners azuis ou verdes, para destacar os diferentes Porquês e as conclusões ou perguntas a que eles levaram.
Você também pode destacar o texto e adicionar comentários para buscar esclarecimentos ou fornecer feedback. Se estiver fazendo a análise dos 5 Porquês em uma sessão dinâmica de brainstorming, você poderá editar o documento de forma colaborativa em tempo real.
Crie links compartilháveis e gerencie permissões para acesso de equipe, convidados ou público com o ClickUp Docs Mapas Mentais do ClickUp oferecem uma poderosa ferramenta visual para aprimorar sua análise.
Esse recurso transforma suas anotações em uma representação visual do problema, permitindo que as equipes compreendam as relações entre diferentes fatores mais facilmente e identifiquem padrões ou temas recorrentes.
Use os mapas mentais do ClickUp para representar ideias visualmente e, em seguida, edite, exclua ou reorganize-os de acordo com suas necessidades
À medida que sua análise avança, transforme insights em ações com Tarefas do ClickUp . Essas listas de tarefas digitais, que funcionam como itens de ação individuais, ajudam a organizar e acompanhar como as soluções propostas estão sendo implementadas em seu trabalho.
Você pode atribuí-las aos membros da equipe, definir datas de vencimento e adicionar comentários para manter todos atualizados sobre o progresso.
Priorize suas tarefas usando cinco níveis de prioridade diferentes com o ClickUp Tasks
Essa integração perfeita de documentação e ação garante que os insights de sua análise de 5 Porquês se traduzam em etapas concretas no futuro.
Para tornar o processo dos 5 Porquês ainda mais acessível, o ClickUp oferece modelos de análise de causa raiz . Esses modelos orientam os usuários em cada etapa do processo, garantindo que nenhum aspecto crítico seja negligenciado.
Modelo de análise de causa raiz do ClickUp
O modelo **Modelo de análise de causa raiz do ClickUp fornece uma estrutura estruturada e abrangente de análise de causa raiz. Ele o orienta na definição do problema, na condução da técnica dos 5 porquês e na documentação das ações corretivas.
Analise os dados em um formato visual usando o modelo de análise de causa raiz do ClickUp
Veja como você pode usá-lo:
- Use umDocumento do ClickUp para fazer um brainstorming e definir o problema com sua equipe
- Faça um brainstorming com as partes interessadas para descobrir as causas principais
- UseVisualização de tabela ClickUp para analisar os dados relacionados ao problema
- Depois de identificar a causa raiz do problema, comece a agir
Modelo ClickUp 5 Whys
Especificamente projetado para a técnica dos 5 porquês, o modelo Modelo ClickUp 5 Whys orienta você em cada pergunta "Por que". Ele permite anotações e anexos detalhados em cada etapa, garantindo uma exploração completa do problema.
Use o modelo de 5 Porquês do ClickUp para visualizar seu processo com fluxos de trabalho passo a passo
O modelo 5 Whys do ClickUp simplifica análise de causa raiz . Este modelo de quadro branco permite que você:
- Criar umaTarefa ClickUp para definir o problema
- Use a tarefaVisualização do quadro ClickUp para criar uma representação visual de seu processo de 5 Porquês
- Documente suas descobertas usando o ClickUp Docs
- Colabore com as partes interessadas para identificar as causas principais
- Tome medidas e monitore o progresso
Ao integrar esses recursos do ClickUp à sua metodologia dos 5 Porquês, você cria uma abordagem mais organizada, visual e orientada por dados para identificar e tratar as causas básicas dos problemas em toda a organização.
Esse conjunto abrangente de ferramentas garante que sua equipe possa realizar análises completas e implementar soluções eficazes de forma eficiente.
💡 Dica profissional: Precisa de inspiração? Aqui está uma lista de modelos de 5 Porquês para ajudar você a começar. Esses modelos servem como excelentes exemplos para descobrir as causas subjacentes.
Desafios da implementação dos 5 Porquês e como superá-los
Embora os 5 Porquês sejam uma ferramenta eficaz, não estão isentos de desafios. Aqui estão alguns obstáculos comuns e estratégias para superá-los:
Desafio 1: Parar nos sintomas em vez de nas causas básicas
É fácil ficar preso em um loop de soluções superficiais. As equipes podem achar que conseguiram resolver o problema quando identificam um sintoma, mas isso geralmente é apenas a ponta do iceberg.
Por exemplo, uma equipe de atendimento ao cliente pode atribuir o aumento das reclamações à falta de pessoal e contratar mais pessoas. No entanto, se a verdadeira questão for o treinamento deficiente, o problema persistirá.
Solução: Para evitar essa armadilha, incentive sua equipe a continuar investigando. Pergunte "Por quê?" repetidamente - mesmo que você tenha que perguntar "por quê" mais de cinco vezes - até descobrir a causa principal.
Desafio 2: Vieses cognitivos que influenciam a análise
Nossos próprios preconceitos podem obscurecer nosso julgamento. Noções pré-concebidas podem levar as equipes a não considerar causas específicas ou tirar conclusões precipitadas. Por exemplo, um gerente que culpa os operadores pelas falhas do equipamento pode não perceber problemas mecânicos subjacentes.
Solução: Para evitar essa armadilha de preconceito, reúna uma equipe diversificada com diferentes pontos de vista. Apóie suas respostas "Por quê?" com dados e evidências. Um estudo da Harvard Business Review descobriu que equipes diversificadas são 35% mais eficazes na solução de problemas porque trazem uma gama mais abrangente de perspectivas para a mesa.
Desafio 3: Não envolver as partes interessadas certas
Uma análise de causa-raiz bem-sucedida depende de ter todas as peças do quebra-cabeça. Se você deixar de fora os principais interessados com conhecimento em primeira mão do problema, corre o risco de obter um quadro distorcido ou incompleto.
Por exemplo, analisar um problema de produção sem a contribuição dos funcionários da linha de produção pode ignorar detalhes operacionais cruciais.
Solução: Membros da equipe de todos os níveis do problema devem estar envolvidos para garantir uma análise abrangente. Isso lhe dará uma compreensão mais completa do problema. Um relatório da McKinsey & Company constatou que os projetos envolvendo equipes multifuncionais são 20% mais bem-sucedidas.
Desafio 4: parar em uma única causa raiz
Muitos problemas são como teias emaranhadas, muitas vezes com mais de uma causa raiz. As equipes podem ficar empolgadas quando encontram uma causa subjacente, mas isso não significa que já viram tudo.
Solução: É essencial explorar várias causas e abordar várias causas-raiz.
Desafio 5: Não documentar os aprendizados
Conhecimento é poder, mas somente se você mantiver o controle sobre ele. Sem a documentação adequada, os insights valiosos de sua análise dos 5 porquês podem ser esquecidos. E se você não fizer um acompanhamento das soluções, poderá ter que lidar com o mesmo problema repetidamente.
Solução: Implemente uma abordagem sistemática para documentar suas análises de 5 porquês. Use o ClickUp Docs para criar um repositório centralizado, como um wiki, para todos os seus esforços de solução de problemas.
Exemplos dos 5 Porquês em diferentes setores
A técnica dos 5 Porquês é uma ferramenta simples e poderosa que pode ser aplicada a vários setores. Ela tem se mostrado eficaz na identificação das causas básicas e na implementação de soluções duradouras.
Vamos explorar exemplos do mundo real de como diferentes setores utilizam a técnica dos 5 Porquês.
Manufatura enxuta
Declaração do problema: Um fabricante de automóveis percebe um aumento no número de veículos com defeito.
1. Por que tantos de nossos veículos estão envolvidos em acidentes de trânsito neste inverno?
_O número de freios que não funcionam aumentou
2. Por que os freios estão deixando de funcionar neste inverno?
_Porque a viscosidade do fluido de freio fica muito alta no clima frio, o que leva a uma resposta mais lenta ao aplicar os freios
3. Por que a viscosidade está muito alta neste inverno?
_Porque mudamos nosso fornecedor de combustível de freio este ano e o fluido de freio que estamos recebendo agora tende a engrossar no tempo frio
4. Por que mudamos de fornecedor de combustível para freios?
_Porque o fornecedor estava oferecendo fluido de freio a um preço mais baixo
5. Por que o fluido de freio desse fornecedor era mais barato?
_Porque era destinado a países mais quentes e não tinha anticoagulante
**Causa raiz: decisão de corte de custos para mudar de fornecedor sem verificar minuciosamente a adequação do novo produto a todas as condições operacionais.
Solução: (a) Retornar ao fornecedor anterior de fluido de freio, (b) verificar novamente as especificações técnicas dos novos fornecedores e (c) garantir que o chefe de produção seja consultado antes de mudar os fornecedores de materiais.
Resolução de bugs de software
Declaração do problema: Relatórios de bugs relacionados ao software do aplicativo principal estão causando gerenciamento de incidentes problemas na extremidade do cliente devido a falhas frequentes no sistema durante o login do usuário.
1. Por que o aplicativo trava durante o login?
porque ele lança uma exceção de ponteiro nulo
2. Por que há uma exceção de ponteiro nulo?
porque o objeto do usuário é nulo
3. Por que o objeto do usuário é nulo?
_Porque a consulta ao banco de dados não retorna nenhum resultado
4. Por que a consulta ao banco de dados não retorna nenhum resultado?
_Porque a tabela de usuários está corrompida
5. Por que a tabela de usuários está corrompida?
_Por causa de um desligamento inesperado durante uma atualização do banco de dados
**Causa raiz: falta de práticas robustas de gerenciamento de banco de dados para lidar com desligamentos inesperados e garantir a integridade dos dados.
Solução: Estabelecer procedimentos adequados de backup e garantir verificações de integridade do banco de dados após desligamentos inesperados.
Solução de problemas em equipe
**Declaração do problema: O projeto de uma equipe está sempre atrasado.
1. Por que o projeto está atrasado?
_Porque as tarefas estão atrasadas
2. Por que as tarefas estão atrasadas?
Porque os membros da equipe estão perdendo os prazos este mês.
3. Por que os membros da equipe estão perdendo os prazos?
Porque eles não têm clareza sobre as prioridades.
4. Por que eles não têm clareza sobre as prioridades?
Porque neste mês, a frequência da comunicação do escritório de gerenciamento de projetos diminuiu.
5. Por que a comunicação foi reduzida?
_Porque o gerente de projeto está sobrecarregado com tarefas administrativas relacionadas ao final do ano financeiro
**Causa raiz: Alocação inadequada de recursos, o que faz com que o gerente de projeto fique sobrecarregado com tarefas não relacionadas ao projeto, afetando a comunicação e a priorização da equipe.
Solução: Reatribuir tarefas administrativas a outras pessoas para que o gerente de projeto possa se concentrar na comunicação e na priorização da equipe. Desenvolver um modelo padronizado de agenda de reuniões no ClickUp e oferecer treinamento sobre gerenciamento eficaz de reuniões. Implementar práticas recomendadas para participação efetiva em reuniões .
Estudos de caso: Aplicações práticas dos 5 Porquês
Considere os seguintes estudos de caso para entender melhor como a técnica dos 5 Porquês pode ser aplicada na prática:
Estudo de caso 1: defeitos de pintura da Toyota
A Toyota, onde se originou a técnica dos 5 Porquês, ficou famosa por usar esse método para resolver um problema persistente de defeito de pintura no sistema de produção da Toyota.
Declaração do problema: Os carros estavam saindo da oficina de pintura com pequenas manchas que exigiam retrabalho dispendioso.
1. Por que havia manchas nos carros?
_Porque a poeira estava se depositando na tinta úmida
2. Por que a poeira estava se depositando na pintura?
_Porque o ar na oficina de pintura não estava suficientemente limpo
3. Por que o ar não estava suficientemente limpo?
_Porque o sistema de filtragem de ar não estava funcionando de forma eficaz
4. Por que o sistema de filtragem não era eficaz?
Porque os filtros não estavam sendo trocados regularmente.
5. Por que os filtros não eram trocados regularmente?
Porque não havia um sistema para rastrear a vida útil do filtro e programar as trocas.
Causa raiz: Falta de uma abordagem sistemática para a manutenção da filtragem de ar na oficina de pintura.
Solução: A Toyota implementou um cronograma regular de troca de filtros e um sistema de rastreamento, reduzindo significativamente os defeitos de pintura e os custos de retrabalho.
Estudo de caso 2: análise de interrupção do banco de dados do GitLab
Em 2017, o GitLab enfrentou uma grande interrupção do banco de dados levando a um tempo de inatividade e perda de dados significativos.
Declaração do problema: O GitLab.com ficou inativo devido a uma falha no banco de dados.
1. Por que o GitLab.com saiu do ar?
_Porque um diretório no banco de dados de produção foi acidentalmente excluído
2. Por que ele foi excluído?
_Porque um administrador de sistema executou um comando que removeu os dados
3. Por que o administrador do sistema executou esse comando?
Eles pretendiam remover o atraso de replicação removendo a réplica do banco de dados, mas visaram o banco de dados errado.
4. Por que eles conseguiram excluir o banco de dados de produção?
Por causa da falta de salvaguardas para proteger contra a exclusão acidental de dados críticos de produção.
5. Por que não havia salvaguardas?
Porque não havia controles internos baseados em aprovação para proteger o banco de dados de produção contra exclusão.
**Causa raiz: salvaguardas operacionais e processos de aprovação insuficientes para ações críticas do banco de dados, combinados com uma distinção inadequada entre os ambientes de produção e de réplica na interface de comando.
Solução: O GitLab melhorou seus procedimentos operacionais adicionando mais salvaguardas e documentação clara e exigindo aprovações para ações críticas.
Estudo de caso 3: Redução do tempo de inatividade na produção da Toyota
O objetivo da Toyota era solucionar as falhas frequentes nos braços dos robôs no chão de fábrica e na produção.
Declaração do problema: Um braço de robô parou de funcionar em uma linha de produção.
1. Por que o robô parou?
O circuito foi sobrecarregado, causando a queima de um fusível.
2. Por que o circuito está sobrecarregado?
Os rolamentos ficaram travados devido à lubrificação insuficiente.
3. Por que a lubrificação dos rolamentos era insuficiente?
A bomba de óleo do robô não faz circular óleo suficiente.
4. Por que a bomba não circula óleo suficiente?
A entrada da bomba está entupida com aparas de metal.
5. Por que a entrada está entupida com aparas de metal?
Porque não há filtro na bomba.
Resultado: O fabricante instituiu protocolos de manutenção rigorosos e medidas de responsabilidade, o que reduziu os defeitos em 30%.
Esses exemplos e estudos de caso mostram que a técnica dos 5 porquês é igualmente eficaz em diferentes setores e cenários. De gigantes do setor de manufatura, como Toyota e Bosch, a líderes de tecnologia, como GitLab e Google, perguntar sistematicamente "Por quê?" ajuda as organizações a descobrir as causas básicas e a implementar soluções duradouras.
Torne os 5 porquês parte de seu kit de ferramentas com o ClickUp
A metodologia dos 5 Porquês mostra o poder do questionamento simples, porém profundo, na solução de problemas. Ao incentivar as equipes a se aprofundarem, essa técnica revela as causas básicas, levando a soluções mais eficazes e duradouras em vários setores.
Agora que você já viu como usar os 5 porquês com exemplos, faça questão de experimentar a estrutura em seu campo. Seja para enfrentar desafios técnicos ou aprimorar as experiências dos clientes, o simples ato de perguntar "Por quê?" pode gerar insights poderosos e soluções transformadoras.
Mal pode esperar para turbinar seus esforços de solução de problemas? Registre-se no ClickUp hoje mesmo e aproveite as ferramentas poderosas para realizar suas análises de 5 porquês, promovendo a melhoria contínua em sua organização.