Para algumas empresas, as questões de qualidade representam até 40% dos custos operacionais. É como queimar quase metade do seu orçamento!
E se você pudesse identificar esses problemas logo no início?
Conheça a técnica dos 5 porquês — uma técnica de resolução de problemas criada nos corredores da Toyota Motor Corporation.
Na década de 1930, o fundador Sakichi Toyoda revolucionou a abordagem da empresa a problemas persistentes de produção. Em vez de soluções rápidas, ele defendeu um método de perguntar repetidamente “por quê?” — cinco vezes, especificamente — para chegar ao cerne de cada problema.
O método dos 5 porquês foi posteriormente integrado às metodologias Six Sigma — um conjunto de técnicas que reduzem defeitos e melhoram a qualidade nos processos de produção. Hoje, ele é amplamente adotado em vários setores, desde o automotivo até o de saúde.
Com este guia sobre como usar os 5 porquês, você estará pronto para se tornar o especialista interno em análise de causa raiz da sua empresa. Vamos começar!
Entendendo o método dos 5 porquês
Na resolução de problemas, descobrir a causa subjacente ou a causa raiz de uma questão é essencial para implementar soluções eficazes e duradouras.
A técnica dos 5 porquês oferece uma abordagem direta e poderosa para examinar problemas. Ela envolve perguntar repetidamente “por quê?” até que a causa subjacente seja identificada.
O que é o método dos 5 porquês?
Os Cinco Porquês (ou 5 Porquês) foram definidos como uma “técnica interrogativa iterativa usada para investigar a dinâmica de causa e efeito que contribui para uma questão específica”.
Essa técnica é uma jornada de cinco etapas até o cerne do problema, um pouco como descascar uma cebola. Ao perguntar repetidamente “por quê?”, as equipes podem descascar as camadas dos sintomas para descobrir a causa raiz subjacente.
A estrutura fornece uma abordagem estruturada para a resolução de problemas, em que cada resposta se torna um trampolim para uma compreensão mais profunda que, eventualmente, revela a verdadeira origem do problema.
Importância dos 5 porquês na análise da causa raiz e na resolução de problemas
A técnica dos 5 porquês desempenha um papel crucial na análise da causa raiz (RCA), permitindo que as organizações:
- Inculque uma cultura de investigação: isso incentiva as equipes a questionar os processos e suposições existentes, levando à melhoria contínua.
- Identifique problemas subjacentes: ajuda a descobrir problemas ocultos que podem não ser imediatamente aparentes.
- Aperfeiçoe os processos: ao abordar as causas raiz, as empresas podem melhorar seus processos para evitar problemas futuros.
- Melhore a tomada de decisões: promove a tomada de decisões baseada em dados, fundamentando as soluções nas causas fundamentais, em vez dos sintomas.
- Melhore o controle dos projetos: ele aprimora o controle dos projetos ao revelar as causas fundamentais dos desvios, permitindo ações corretivas mais eficazes.
Como implementar a metodologia dos 5 porquês
A implementação da metodologia dos 5 porquês é simples e pode gerar insights poderosos. Aqui está um guia sistemático passo a passo sobre como implementar os 5 porquês:
📌 Passo 1: Defina o problema: Descreva claramente o problema que você deseja resolver. Seja específico e evite descrições vagas ou genéricas.
📌 Passo 2: Comece a perguntar o porquê: Pergunte “por quê?” cinco vezes, com base em cada resposta para aprofundar as causas fundamentais do problema. Cada “por quê” deve levar a um nível mais fundamental de compreensão.
📌 Etapa 3: Encontre a causa raiz do problema: Depois de perguntar “Por quê?” repetidamente, analise as respostas para identificar a causa subjacente do problema. Isso pode exigir mais discussão e análise.
📌 Etapa 4: Implemente a solução: Desenvolva e implemente uma solução que trate da causa raiz do problema. Certifique-se de que a solução seja eficaz e sustentável.
📌 Etapa 5: Avalie a eficácia da solução e faça os ajustes necessários. Esse processo ajudará a resolver o problema, e a solução final produzirá os resultados desejados.
Você pode aproveitar soluções poderosas para aprimorar seu processo de análise dos 5 porquês.
Vejamos um exemplo da metodologia dos 5 porquês em ação:
Descrição do problema: Um paciente recebeu o medicamento errado durante sua internação no hospital.
Aplicando a metodologia dos 5 porquês:
1. Por que o paciente recebeu o medicamento errado?
A enfermeira não concluiu corretamente o processo de identificação do paciente.
2. Por que a enfermeira não completou a identificação do paciente?
O paciente não tinha uma pulseira de identificação.
3. Por que o paciente não estava usando uma pulseira de identificação?
A pulseira foi removida para um procedimento e não foi recolocada depois.
4. Por que a pulseira não foi substituída?
A equipe não sabia que era necessário recolocá-lo após o procedimento.
5. Por que eles não estavam cientes desse requisito?
Não havia nenhum protocolo ou treinamento estabelecido sobre a substituição das pulseiras após os procedimentos.
Identificação da causa raiz e implementação da solução
A causa raiz identificada por meio desse processo é a falta de um protocolo para a substituição das pulseiras após o procedimento. Para resolver essa questão, o hospital pode implementar um procedimento padronizado para garantir que todos os pacientes tenham suas pulseiras de identificação substituídas imediatamente após qualquer intervenção médica.
Agora você já viu os 5 porquês em ação. Existe uma maneira simples e direta de adotá-los em sua organização?
Aplicando os 5 porquês usando o ClickUp
O ClickUp é um poderoso software de gerenciamento de projetos que oferece várias ferramentas e recursos para definição de metas e gerenciamento de tarefas, além de recursos de colaboração em tempo real. Ele também pode ser usado para análises detalhadas das causas fundamentais e mapeamento de processos.
Comece criando um espaço dedicado para suas análises no ClickUp Docs. Aqui, você pode debater ideias, documentar cada “porquê” e garantir que as percepções de todos sejam capturadas e consideradas. Use formatação de rich text, como banners azuis ou verdes, para destacar os diferentes porquês e as conclusões ou perguntas a que eles levaram.
Você também pode destacar o texto e adicionar comentários para solicitar esclarecimentos ou fornecer feedback. Se estiver fazendo sua análise dos 5 porquês em uma sessão dinâmica de brainstorming, você pode editar o documento de forma colaborativa em tempo real.
Os mapas mentais do ClickUp oferecem uma ferramenta visual poderosa para aprimorar sua análise.
Esse recurso transforma suas anotações em uma representação visual do problema, permitindo que as equipes compreendam as relações entre diferentes fatores com mais facilidade e identifiquem padrões ou temas recorrentes.
À medida que sua análise avança, transforme insights em ação com o ClickUp Tasks. Essas listas digitais de tarefas, que funcionam como itens de ação individuais, ajudam você a organizar e acompanhar como as soluções propostas estão sendo implementadas em seu trabalho.
Você pode atribuí-los aos membros da equipe, definir prazos e adicionar comentários para manter todos atualizados sobre o progresso.
Essa integração perfeita entre documentação e ação garante que as percepções da sua análise dos 5 porquês se traduzam em etapas concretas para o futuro.
Para tornar o processo dos 5 porquês ainda mais acessível, o ClickUp oferece modelos especializados de análise da causa raiz. Esses modelos orientam os usuários em cada etapa do processo, garantindo que nenhum aspecto crítico seja esquecido.
📮 ClickUp Insight: Equipes de baixo desempenho são 4 vezes mais propensas a usar mais de 15 ferramentas, enquanto equipes de alto desempenho mantêm a eficiência limitando seu kit de ferramentas a 9 ou menos plataformas. Mas que tal usar uma única plataforma?
Como o aplicativo completo para o trabalho, o ClickUp reúne suas tarefas, projetos, documentos, wikis, bate-papos e chamadas em uma única plataforma, com fluxos de trabalho alimentados por IA. Pronto para trabalhar de forma mais inteligente? O ClickUp funciona para todas as equipes, torna o trabalho visível e permite que você se concentre no que é importante, enquanto a IA cuida do resto.
Modelo de análise da causa raiz do ClickUp
O Modelo de Análise de Causa Raiz do ClickUp fornece uma estrutura de análise de causa raiz abrangente e estruturada. Ele o orienta na definição do problema, na aplicação da técnica dos 5 porquês e na documentação das ações corretivas.
Veja como você pode usá-lo:
- Use um documento compartilhado do ClickUp para debater e definir o problema com sua equipe.
- Faça um brainstorming com as partes interessadas para descobrir as causas fundamentais.
- Use a visualização de tabela do ClickUp para analisar dados relacionados ao problema.
- Depois de identificar a causa raiz do problema, comece a agir.
Modelo dos 5 porquês do ClickUp
Projetado especificamente para a técnica dos 5 porquês, o Modelo dos 5 porquês do ClickUp orienta você em cada pergunta “por quê”. Ele permite anotações detalhadas e anexos em cada etapa, garantindo uma exploração completa do problema.
O modelo dos 5 porquês do ClickUp simplifica a análise da causa raiz. Este modelo de quadro branco permite que você:
- Crie uma tarefa no ClickUp para definir o problema.
- Use a visualização do quadro do ClickUp para criar uma representação visual do seu processo dos 5 porquês.
- Documente suas descobertas usando o ClickUp Docs.
- Colabore com as partes interessadas para identificar as causas fundamentais.
- Tome medidas e monitore o progresso
Ao integrar esses recursos do ClickUp à sua metodologia dos 5 porquês, você cria uma abordagem mais organizada, visual e baseada em dados para identificar e resolver as causas raiz dos problemas em toda a sua organização.
Este conjunto abrangente de ferramentas garante que sua equipe possa realizar análises completas e implementar soluções eficazes de maneira eficiente.
💡 Dica profissional: Precisa de inspiração? Aqui está uma lista de modelos dos 5 porquês para ajudá-lo a começar. Esses modelos servem como excelentes exemplos para descobrir as causas subjacentes.
Desafios da implementação dos 5 porquês e como superá-los
Embora os 5 porquês sejam uma ferramenta eficaz, eles não estão isentos de desafios. Aqui estão alguns obstáculos comuns e estratégias para superá-los:
Desafio 1: Parar nos sintomas em vez de nas causas raiz
É fácil ficar preso em um ciclo de soluções superficiais. As equipes podem pensar que resolveram o problema ao identificar um sintoma, mas muitas vezes isso é apenas a ponta do iceberg.
Por exemplo, uma equipe de atendimento ao cliente pode atribuir o aumento das reclamações à falta de pessoal e contratar mais pessoas. No entanto, se o verdadeiro problema for a falta de treinamento, o problema persistirá.
Solução: para evitar essa armadilha, incentive sua equipe a continuar investigando. Pergunte “por quê?” repetidamente — mesmo que você precise perguntar “por quê” mais de cinco vezes — até descobrir a causa raiz.
Desafio 2: Vieses cognitivos que influenciam a análise
Nossos próprios preconceitos podem obscurecer nosso julgamento. Noções preconcebidas podem levar as equipes a ignorar causas específicas ou tirar conclusões precipitadas. Por exemplo, um gerente que culpa os operadores por falhas no equipamento pode deixar de perceber problemas mecânicos subjacentes.
Solução: para evitar essa armadilha de preconceito, monte uma equipe diversificada com diferentes pontos de vista. Apoie suas respostas para o “por quê?” com dados e evidências. Um estudo da Harvard Business Review descobriu que equipes diversificadas são 35% mais eficazes na resolução de problemas, pois trazem uma gama mais abrangente de perspectivas para a mesa.
Desafio 3: Não envolver as partes interessadas certas
Uma análise bem-sucedida das causas fundamentais depende de ter todas as peças do quebra-cabeça. Se você deixar de fora as principais partes interessadas com conhecimento direto do problema, corre o risco de obter uma visão distorcida ou incompleta.
Por exemplo, analisar um problema de produção sem a contribuição dos trabalhadores da linha de produção pode levar à omissão de detalhes operacionais cruciais.
Solução: Os membros da equipe de todos os níveis envolvidos na questão devem participar para garantir uma análise abrangente. Isso proporcionará uma compreensão mais completa do problema. Um relatório da McKinsey & Company descobriu que projetos envolvendo equipes multifuncionais têm 20% mais chances de sucesso.
Desafio 4: Parar em uma única causa raiz
Muitos problemas são como teias emaranhadas, muitas vezes com mais de uma causa raiz. As equipes podem ficar animadas quando encontram uma causa subjacente, mas isso não significa que tenham visto tudo.
Solução: É essencial explorar várias causas e abordar várias causas fundamentais.
Desafio 5: Não documentar os aprendizados
Conhecimento é poder, mas somente se você mantiver um registro dele. Sem a documentação adequada, insights valiosos da sua análise dos 5 porquês podem ser esquecidos. E se você não acompanhar as soluções, poderá ter que lidar com o mesmo problema repetidamente.
Solução: implemente uma abordagem sistemática para documentar suas análises dos 5 porquês. Use o ClickUp Docs para criar um repositório centralizado, como um wiki, para todos os seus esforços de resolução de problemas.
Exemplos dos 5 porquês em diferentes setores
A técnica dos 5 porquês é uma ferramenta simples e poderosa que pode ser aplicada a vários setores. Ela tem se mostrado eficaz na identificação das causas raiz e na implementação de soluções duradouras.
Vamos explorar exemplos reais de como diferentes setores aproveitam a técnica dos 5 porquês.
Manufatura enxuta
Descrição do problema: Um fabricante de automóveis percebe um aumento no número de veículos com defeito.
1. Por que tantos dos nossos veículos estão envolvidos em acidentes de trânsito neste inverno?
O número de freios com defeito aumentou.
2. Por que os freios estão falhando neste inverno?
Como a viscosidade do fluido de freio fica muito alta em climas frios, isso leva a uma resposta mais lenta ao acionar os freios.
3. Por que a viscosidade está muito alta neste inverno?
Porque mudamos nosso fornecedor de combustível de freio este ano, e o fluido de freio que estamos recebendo agora tende a engrossar em climas frios.
4. Por que mudamos nosso fornecedor de combustível para freios?
Porque o fornecedor estava oferecendo fluido de freio a um preço mais baixo.
5. Por que o fluido de freio desse fornecedor era mais barato?
Porque foi concebido para países mais quentes e não tinha anticoagulante.
Causa raiz: Decisão de redução de custos para mudar de fornecedor sem avaliar minuciosamente a adequação do novo produto a todas as condições operacionais.
Solução: (a) Volte ao fornecedor anterior de fluido de freio, (b) verifique novamente as especificações técnicas dos novos fornecedores e (c) certifique-se de consultar o chefe de produção antes de mudar de fornecedor de materiais.
Resolução de bugs de software
Descrição do problema: Relatórios de bugs relacionados ao software aplicativo principal estão causando problemas de gerenciamento de incidentes no lado do cliente devido a falhas frequentes do sistema durante o login do usuário.
1. Por que o aplicativo trava durante o login?
Porque gera uma exceção de ponteiro nulo.
2. Por que há uma exceção de ponteiro nulo?
Porque o objeto do usuário é nulo.
3. Por que o objeto usuário está nulo?
Porque a consulta ao banco de dados não retorna nenhum resultado.
4. Por que a consulta ao banco de dados não retorna nenhum resultado?
Porque a tabela do usuário está corrompida.
5. Por que a tabela do usuário está corrompida?
Devido a uma paragem inesperada durante uma atualização da base de dados.
Causa raiz: falta de práticas robustas de gerenciamento de banco de dados para lidar com desligamentos inesperados e garantir a integridade dos dados.
Solução: Estabeleça procedimentos de backup adequados e garanta verificações de integridade do banco de dados após desligamentos inesperados.
Resolução de problemas em equipe
Descrição do problema: O projeto de uma equipe está constantemente atrasado.
1. Por que o projeto está atrasado?
Porque as tarefas estão atrasadas.
2. Por que as tarefas estão atrasadas?
Porque os membros da equipe estão perdendo os prazos este mês.
3. Por que os membros da equipe estão perdendo os prazos?
Porque eles não têm clareza sobre as prioridades.
4. Por que eles não têm clareza sobre as prioridades?
Porque este mês, a frequência de comunicação do escritório de gerenciamento de projetos diminuiu.
5. Por que há uma redução na comunicação?
Porque o gerente de projeto está sobrecarregado com tarefas administrativas relacionadas ao encerramento do ano fiscal.
Causa raiz: alocação inadequada de recursos, levando o gerente de projeto a ficar sobrecarregado com tarefas não relacionadas ao projeto, afetando a comunicação e a priorização da equipe.
Solução: Reatribua tarefas administrativas a outras pessoas para que o gerente de projeto possa se concentrar na comunicação e na priorização da equipe. Desenvolva um modelo padronizado de agenda de reuniões no ClickUp e ofereça treinamento sobre gerenciamento eficaz de reuniões. Implemente as melhores práticas para uma participação eficaz nas reuniões.
Estudos de caso: aplicações práticas dos 5 porquês
Considere os seguintes estudos de caso para entender melhor como a técnica dos 5 porquês pode ser aplicada na prática:
Estudo de caso 1: defeitos na pintura da Toyota
A Toyota, onde a técnica dos 5 porquês se originou, usou esse método de forma famosa para resolver um problema persistente de defeito de pintura no sistema de produção da Toyota.
Descrição do problema: Os carros saíam da oficina de pintura com pequenas imperfeições que exigiam um retrabalho dispendioso.
1. Por que havia manchas nos carros?
Porque a poeira estava se depositando sobre a tinta molhada.
2. Por que havia poeira se acumulando na tinta?
Porque o ar na oficina de pintura não era suficientemente limpo.
3. Por que o ar não estava limpo o suficiente?
Porque o sistema de filtragem de ar não estava funcionando de maneira eficaz.
4. Por que o sistema de filtragem não foi eficaz?
Porque os filtros não estavam sendo trocados regularmente.
5. Por que os filtros não foram trocados regularmente?
Porque não havia um sistema para monitorar a vida útil do filtro e programar as trocas.
Causa raiz: falta de uma abordagem sistemática para a manutenção da filtragem do ar na oficina de pintura.
Solução: a Toyota implementou um cronograma regular de troca de filtros e um sistema de rastreamento, reduzindo significativamente os defeitos de pintura e os custos de retrabalho.
Estudo de caso 2: Análise da interrupção do banco de dados do GitLab
Em 2017, o GitLab enfrentou uma grande falha no banco de dados, levando a um tempo de inatividade significativo e perda de dados.
Descrição do problema: O GitLab.com ficou fora do ar devido a uma falha no banco de dados.
1. Por que o GitLab.com ficou fora do ar?
Porque um diretório no banco de dados de produção foi acidentalmente excluído.
2. Por que foi excluído?
Porque um administrador de sistemas executou um comando que removeu os dados.
3. Por que o administrador do sistema executou esse comando?
Eles pretendiam eliminar o atraso de replicação removendo a réplica do banco de dados, mas selecionaram o banco de dados errado.
4. Por que eles conseguiram excluir o banco de dados de produção?
Devido à falta de proteções contra a exclusão acidental de dados críticos de produção.
5. Por que não havia medidas de segurança?
Porque não havia controles internos baseados em aprovação para proteger o banco de dados de produção contra exclusão.
Causa raiz: Proteções operacionais e processos de aprovação insuficientes para ações críticas no banco de dados, combinados com uma distinção inadequada entre os ambientes de produção e réplica na interface de comando.
Solução: o GitLab aprimorou seus procedimentos operacionais adicionando mais salvaguardas e documentação clara, além de exigir aprovações para ações críticas.
Estudo de caso 3: Reduzindo o tempo de inatividade na fabricação da Toyota
A Toyota tinha como objetivo resolver falhas frequentes nos braços robóticos na oficina e no chão de fábrica.
Descrição do problema: Um braço robótico parou de funcionar em uma linha de produção.
1. Por que o robô parou?
O circuito ficou sobrecarregado, fazendo com que um fusível queimasse.
2. Por que o circuito está sobrecarregado?
Os rolamentos ficaram travados devido à lubrificação insuficiente.
3. Por que havia lubrificação insuficiente nos rolamentos?
A bomba de óleo do robô não circula óleo suficiente.
4. Por que a bomba não circula óleo suficiente?
A entrada da bomba está entupida com aparas de metal.
5. Por que a entrada está entupida com aparas de metal?
Porque não há filtro na bomba.
Resultado: O fabricante instituiu protocolos de manutenção rigorosos e medidas de responsabilização, o que reduziu os defeitos em 30%.
Esses exemplos e estudos de caso mostram que a técnica dos 5 porquês é igualmente eficaz em diferentes setores e cenários. De gigantes da manufatura, como Toyota e Bosch, a líderes em tecnologia, como GitLab e Google, perguntar sistematicamente “por quê?” ajuda as organizações a descobrir as causas fundamentais e implementar soluções duradouras.
Incorpore os 5 porquês ao seu kit de ferramentas com o ClickUp
A metodologia dos 5 porquês mostra o poder de perguntas simples, mas profundas, na resolução de problemas. Ao incentivar as equipes a se aprofundarem, essa técnica revela as causas-raiz, levando a soluções mais eficazes e duradouras em vários setores.
Agora que você viu como usar os 5 porquês com exemplos, experimente aplicar essa estrutura em sua área de atuação. Seja para enfrentar desafios técnicos ou melhorar a experiência do cliente, o simples ato de perguntar “por quê?” pode gerar insights poderosos e soluções transformadoras.
Ansioso para impulsionar seus esforços de resolução de problemas? Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e aproveite ferramentas poderosas para realizar suas análises dos 5 porquês, promovendo melhorias contínuas em sua organização.