Como usar o modelo ADKAR para o gerenciamento de mudanças

A mudança no local de trabalho pode ser uma faca de dois gumes. Por um lado, há o entusiasmo da inovação; por outro, a incerteza.

Quando sua organização lança uma nova iniciativa, seja para atender a uma nova necessidade do mercado ou para aumentar a produtividade e a colaboração, a liderança tende a se sentir otimista, enquanto os funcionários se preocupam com as mudanças que estão por vir. Por que algo tão promissor gera apreensão?

Pesquisas mostram que 41% dos funcionários resistem à mudança devido à falta de confiança na liderança. As abordagens tradicionais geralmente ignoram as funções dos funcionários, o que leva à resistência e à diminuição da produtividade.

Uma mudança bem-sucedida exige o envolvimento de todos. O Modelo ADKAR - Conscientização, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço - ajuda os líderes e os funcionários a navegarem pela mudança de forma eficaz e promove a apropriação.

Este blog explorará como as ferramentas de gerenciamento de mudanças, como o modelo ADKAR, podem facilitar as transições e capacitar sua força de trabalho, transformando desafios em oportunidades de crescimento e desenvolvimento de habilidades.

Entendendo o modelo ADKAR

O modelo de gerenciamento de mudanças ADKAR é uma abordagem orientada para resultados. Seu objetivo é ajudar as organizações a fazer a transição para a mudança desejada, minimizando a resistência. O modelo ADKAR consiste em cinco estágios e elementos distintos que as organizações devem planejar e submeter a gerenciamento eficaz de mudanças .

O aproveitamento do modelo ADKAR se traduz em vários benefícios para indivíduos e organizações:

• Satisfação dos funcionários: Assegura que todos os funcionários e a equipe de suporte de uma organização estejam bem informados e motivados para a mudança, aumentando sua satisfação
• Desempenho organizacional aprimorado: Aumenta o desempenho da organização com um gerenciamento de mudanças bem-sucedido
• Mudança sustentável: Enfatiza a importância do reforço durante a mudança, o que incentiva metodologias de mudança sustentáveis
• Resistência reduzida: Aborda proativamente os gargalos e as barreiras à mudança, reduzindo a resistência, muitas vezes de forma drástica

Além do ADKAR, vários outros modelos de gerenciamento de mudanças, como Modelo de 8 etapas de Kotter e a Análise do Campo de Força, ajudam nas transformações da equipe ou da organização. Na tabela abaixo, há uma visão geral comparativa de cada modelo:

Uma comparação dos modelos de gerenciamento de mudanças

Os 5 elementos do modelo ADKAR

ADKAR é um acrônimo que significa:

Conscientização: A base do ADKAR é comunicar a necessidade de mudança. Sem entender por que a mudança é necessária, as partes interessadas podem resistir ou não se envolver.

Desejo:Além de apenas criar conscientização, os funcionários precisam se sentir motivados. Destacar os benefícios pessoais e organizacionais da mudança pode impulsionar essa motivação.

Conhecimento: O treinamento correto e os recursos de compartilhamento de conhecimento e habilidades são vitais. Isso capacita os funcionários a lidar com as mudanças com confiança e a contribuir para o seu sucesso.

Habilidade: Desenvolvimento de habilidades dos funcionários é a chave para uma mudança eficaz. As organizações devem fornecer ferramentas, treinamento e sistemas de suporte para garantir que os funcionários possam aplicar seus conhecimentos.

**Reforço Sustentar a mudança é um processo contínuo. Reforce os comportamentos positivos e comemore os marcos para manter o entusiasmo e evitar a regressão.

Leia mais: Saiba mais sobre o Importância do gerenciamento de mudanças

Aplicando o modelo ADKAR no mundo real

Ao implementar mudanças, você deve adotar uma abordagem estruturada e transparente. O modelo ADKAR oferece um processo claro para obter um gerenciamento de mudanças bem-sucedido.

Um guia passo a passo para implementar o modelo ADKAR

Há cinco etapas para implementar o modelo de gerenciamento de mudanças ADKAR:

1. Conscientização

1. Comunicação: Criar documentação que explique a necessidade de mudança e as possíveis armadilhas de não realizá-la
2. Envolvimento: Envolver as partes interessadas cruciais nas discussões e em suas implicações
3. Narração: Desenvolver uma narrativa convincente que ilustre os benefícios da mudança de forma persuasiva

Conscientizar sobre a mudança para atrair a atenção e preparar os funcionários para a participação. Implemente essa fase em três etapas, conforme mencionado acima

Exemplo: Suponha que você implemente um novo sistema de CRM para substituir o existente por uma opção mais moderna.

Você comunica a necessidade do novo CRM às suas equipes centradas no cliente, enfatizando seus benefícios para o gerenciamento de dados do cliente. Ao envolver a equipe de CRM no processo, você destaca como o novo sistema melhorará a eficiência das vendas e os recursos de relatório, ajudando os representantes de vendas a atingir suas metas.

2. Desejo

**Comunicação não é sinônimo de aceitação. Seus funcionários precisam ver o valor da mudança para que possam adotá-la ativamente e participar dela. Os pontos-chave a seguir destacam como você pode cultivar o desejo de participar:

1. Benefícios: Enfatize os resultados positivos da implementação da mudança em ambos os níveis - individual e organizacional
2. Preocupações: Trabalhe ativamente para identificar as preocupações (por exemplo, como a mudança afetará o horário de trabalho dos funcionários) para reduzir a resistência
3. Urgência: Crie uma conscientização e um senso de urgência apresentando uma perspectiva clara sobre a mudança por meio de análises internas (por exemplo, a relação custo-benefício e o impacto econômico da mudança)

Exemplo: Usando o mesmo exemplo de implementação de CRM, você pode enfatizar como o novo sistema aumenta a produtividade da equipe, melhora a satisfação do cliente e alivia a carga de trabalho dos representantes. Inclua depoimentos dos primeiros usuários que experimentaram esses benefícios.

3. Conhecimento

O conhecimento é a pedra angular da implementação do modelo ADKAR, pois educa os funcionários sobre os impactos da mudança na organização. Implemente a fase de conhecimento por meio das etapas a seguir:

1. Treinamento: Ofereça programas de treinamento abrangentes, projetados para equipar os funcionários com as novas habilidades necessárias para lidar com a mudança de forma eficaz
2. Suporte: Forneça suporte contínuo para ajudar seus funcionários a superar os desafios
3. Recursos: Forneça recursos de aprendizado, como guias de instruções e documentação técnica sobre a mudança para os líderes e participantes.

Exemplo: Organize sessões de treinamento para que os funcionários explorem os recursos e as funcionalidades do novo CRM. Crie um centro de recursos com vídeos e documentação para ajudar na adoção da ferramenta. Use estudos de caso para compartilhar conhecimento e ilustrar as práticas recomendadas para aproveitar o novo sistema de forma eficaz.

4. Capacidade

Certifique-se de que sua equipe tenha a confiança e a capacidade de implementar as mudanças. Como acontece com todas as habilidades, isso se resume a planejamento, prática e mentalidade. Catalisar as habilidades de sua equipe implementadores de mudanças das seguintes maneiras:

1. Barreiras: Identificar antecipadamente os problemas que criam barreiras, como falta de tecnologia ou ferramentas, ineficiências nos processos, barreiras culturais ou estruturas organizacionais
2. Ferramentas: Aproveite as ferramentas baseadas em IA, como sistemas de recomendação para os indivíduos que implementarão a mudança
3. Empoderamento: Incentive a propriedade e a responsabilidade para promover uma cultura positiva para a mudança gradualmente

Exemplo: Ao implementar o novo CRM, certifique-se de que todos os recursos necessários - vídeos de treinamento, guias de software, workshops - estejam prontamente disponíveis para os usuários. Capacite os funcionários a fornecer feedback e compartilhar suas experiências para promover uma cultura de propriedade.

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5. Reforço

Monitore e reforce os novos comportamentos e processos de seus funcionários após a adoção das mudanças. Use os seguintes métodos:

1. Comemore: Reconheça e recompense o conhecimento dos indivíduos que contribuem para a mudança
2. Apoio: Fornecer suporte e orientação para reforçar os processos e comportamentos alterados
3. Ajuste: Continue monitorando o progresso da implementação e faça os ajustes necessários

Exemplo: Após o lançamento bem-sucedido do CRM, realize um evento de reconhecimento para comemorar os esforços da equipe. Obtenha feedback por meio de pesquisas para identificar desafios e áreas de melhoria, reforçando o compromisso com uma cultura de crescimento e adaptação contínuos.

dica profissional: Use Formulários ClickUp para coletar feedback dos funcionários e entender suas preocupações, possíveis planos de melhoria e sugestões para a adoção contínua de mudanças.

Explorando a comunicação e a capacitação da equipe Capacitação da equipe e a exploração são vitais para o gerenciamento eficaz de mudanças.

Imagine uma sala de partes interessadas fazendo um brainstorming sobre uma mudança organizacional futura. É improvável que a discussão gire apenas em torno da logística; o objetivo é promover um ambiente colaborativo em que a mudança seja bem-sucedida porque todos a aceitam. Para que isso aconteça, todas as vozes precisam contar. Você precisará considerar as perspectivas de todos os indivíduos envolvidos porque, em última análise, eles serão responsáveis pelo sucesso da mudança.

Considerar vários pontos de vista também pode gerar ideias inovadoras que impulsionam sua organização. Ao incentivar o diálogo aberto, você convida sua equipe a fazer parte da jornada.

Benefícios da capacitação da equipe:

Propriedade: Uma equipe capacitada explora ativamente a mudança e suas implicações, sentindo-se mais confiante para contribuir com seus conhecimentos e habilidades.

Por exemplo, uma equipe é incentivada a propor suas ferramentas de comunicação e plataformas de colaboração preferidas durante uma iniciativa de toda a empresa para adotar o trabalho remoto. Ao envolver os funcionários no processo de tomada de decisão, a organização aumentou a adesão e identificou as ferramentas que melhor se adaptam ao estilo de trabalho deles, o que resultou em transições mais tranquilas e maior produtividade.

Inovação: Atividades de exploração, como sessões de brainstorming, levam a ideias inovadoras exclusivas que melhoram a eficiência e a eficácia da implementação da mudança.

Por exemplo, considere uma equipe de desenvolvimento de software encarregada de fazer a transição para um fluxo de trabalho ágil. Ao realizar regularmente "dias de inovação", a equipe propõe e testa novas abordagens para o gerenciamento de projetos, melhorando a velocidade de entrega e a qualidade do produto.

Moral: Equipes capacitadas apresentam maior moral e adaptabilidade ao enfrentar desafios.

Por exemplo, em uma organização de varejo que está passando por uma grande atualização de sistema, os gerentes realizam sessões regulares de feedback em que os funcionários podem expressar suas preocupações e sugestões. Esse diálogo aberto aumenta o moral da equipe e permite que o gerenciamento de mudanças trate de possíveis problemas de forma proativa, resultando em uma transição mais tranquila.

Desafios identificados: As atividades exploratórias ajudam a identificar possíveis desafios que podem comprometer as operações e a se preparar para eles com antecedência.

Por exemplo, equipes multifuncionais são formadas durante uma fusão para discutir os desafios da integração. Essas discussões revelam o risco de possíveis diferenças culturais e gargalos operacionais. Saber disso com antecedência ajuda a organização a desenvolver estratégias direcionadas para lidar com esses problemas antes que eles se agravem.

Colaboração: A exploração promove a cooperação e o trabalho em equipe, melhorando a comunicação e a compreensão da mudança.

Por exemplo, uma organização de saúde que está implementando um novo sistema de registro eletrônico de saúde (EHR) realiza workshops interdisciplinares para que a equipe compartilhe percepções e desenvolva conhecimento. Isso promove a colaboração e cria um senso de comunidade, fazendo com que a mudança pareça um esforço coletivo.

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Implementando o ADKAR com o ClickUp

O planejamento de uma transição para o ADKAR pode ser complicado.

Felizmente, esse processo pode se tornar muito mais tranquilo e gerenciável com as ferramentas certas.

Entre ClickUp clickUp: uma plataforma versátil projetada para aumentar a produtividade e a colaboração. Com o ClickUp, você pode simplificar cada etapa da estratégia de gerenciamento de mudanças do ADKAR, garantindo que todos estejam alinhados e envolvidos. Vamos explorar como você pode aproveitar o ClickUp de forma eficaz em toda a estrutura do ADKAR.

Gerenciamento de tarefas

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Tarefas do ClickUp

Tarefas do ClickUp é uma ferramenta versátil para gerenciar seu trabalho, individualmente ou como parte de uma equipe. Ela permite que você trabalhe com campos personalizados, dependências, datas de vencimento, estimativas de tempo, etc. Com isso, você pode:

• Identificar e categorizar suas tarefas do ADKAR
• Definir níveis de prioridade
• Vincular tarefas ADKAR relacionadas entre si e designar membros da equipe para a execução de mudanças

Exemplo: Imagine que você tenha a tarefa de desenvolver um plano de comunicação para informar as partes interessadas sobre as mudanças iminentes. Configure uma tarefa no ClickUp detalhando o que precisa ser comunicado, quem é o responsável e quando isso deve ser feito. Use os campos personalizados para atribuir níveis de prioridade e datas de vencimento para manter tudo sob controle.

Designe membros da equipe para tarefas específicas e estabeleça prazos para garantir a execução oportuna. Isso mantém todos responsáveis e concentrados em funções igualmente importantes para facilitar a conscientização.

Comunicação centralizada

Mantenha suas conversas sobre o ADKAR em um único lugar com o ClickUp Chat

Colabore com os membros da equipe em tempo real com o Bate-papo do ClickUp . Esse recurso permite que você:

• Compartilhar atualizações do ADKAR com os membros da equipe
• Vincular recursos do ADKAR na janela de bate-papo
• Colaborar sem problemas em qualquer lugar de seu espaço de trabalho

Exemplo: Você pode compartilhar atualizações, responder a perguntas e obter feedback sobre as preocupações dos funcionários. Use esse espaço para discutir os benefícios da mudança e como ela afeta as funções individuais, promovendo assim um senso de urgência e importância.

Escreva, edite e colabore facilmente no Clickup Docs

O ClickUp oferece uma plataforma centralizada para abrigar toda a sua documentação ADKAR (Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade, Reforço) - com Documentos do ClickUp . Isso pode simplificar significativamente seus processos de gerenciamento de mudanças e melhorar a eficiência geral do projeto.

Use esse recurso para:

• Criar documentação do ADKAR, como fluxogramas de processos que descrevem o progresso do ADKAR ou a documentação da nova mudança que está sendo implementada
• Colaborar em ideias com a equipe durante a exploração da equipe para descobrir perspectivas exclusivas
• Conectar seus documentos aos fluxos de trabalho do ADKAR para permitir que todas as partes interessadas os acessem facilmente

Visibilidade e transparência

mantenha-se atualizado com o progresso do ADKAR usando os ClickUp Dashboards personalizáveis_ Painéis do ClickUp aumentam a visibilidade do desempenho da mudança do ADKAR. Com o uso eficaz desses Dashboards, você pode identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados para garantir uma implementação bem-sucedida.

Use esse recurso para:

• Criar um painel que rastreie os principais indicadores de desempenho (KPIs) relacionados à iniciativa de mudança
• Personalizar os dados do ADKAR que são visualizados nos dashboards
• Centralizar as métricas de controle de tempo para monitorar o progresso do ADKAR
• Visualizar as cargas de trabalho do implementador de mudanças do ADKAR em um local central

use a Metodologia de Gerenciamento de Mudanças da Prosci, que se concentra no desenvolvimento de Consciência, Desejo, Conhecimento, Habilidade e Reforço, para envolver efetivamente os funcionários e promover uma melhor compreensão da mudança organizacional.

Modelos prontos para uso

O ClickUp oferece modelos pré-criados que você pode usar para implementar facilmente o modelo de gerenciamento de mudanças ADKAR:

1. Plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp

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Modelo de plano abrangente de gerenciamento de mudanças do ClickUp

Aproveite o Plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp para agilizar mudanças significativas em sua organização. Ele permite que você dê o primeiro passo em direção ao processo de gerenciamento de mudanças, fornecendo elementos cruciais para a criação de um plano de ação. Use esse modelo para:

• Desenvolver planos de ação detalhados para cada estágio do ADKAR
• Implementar protocolos e monitorar o progresso para orientar o processo ADKAR
• Obter alta visibilidade dos processos ADKAR segregando tarefas em andamento e alinhadas

Leia mais: Saiba como fazer Gerenciamento de mudanças de controle Efetivamente

2. Lista de verificação do gerenciamento de mudanças do ClickUp

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Modelo de lista de verificação do gerenciamento de mudanças do ClickUp

Use o Lista de verificação do gerenciamento de mudanças do ClickUp para aplicar o gerenciamento ativo de mudanças e supervisionar seu processo ADKAR. Ela o ajuda a avaliar se sua estratégia de gerenciamento de mudanças está pronta para ser bem-sucedida. Esse modelo o ajuda a:

• Identificar os objetivos da mudança
• Delinear processos e protocolos relevantes para a mudança
• Preparar suas equipes para a transição
• Acompanhar continuamente o progresso à medida que a ADKAR avança

Você também pode usar modelos como o Documento do plano de gerenciamento de mudanças do ClickUp . Esses documentos o ajudam a delinear as estratégias para o processo ADKAR e a introduzir mudanças rapidamente sem perturbar os fluxos de trabalho.

O Modelo de proposta de alteração do ClickUp permite que você crie rascunhos iniciais para explicar detalhadamente seu processo de mudança.

Leia mais: Saiba como enviar um Solicitação de alteração corretamente

Desafios e soluções na aplicação do modelo ADKAR

1. Resistência à mudança

Muitas pessoas resistem à mudança porque estão familiarizadas e se sentem confortáveis com os processos existentes. Essa resistência passiva pode se originar do medo do desconhecido ou do ceticismo sobre os benefícios da mudança.

**O que você pode fazer

Comunicação aberta: Crie fóruns de discussão em que os funcionários possam expressar suas preocupações e fazer perguntas. Essa abertura promove a confiança e pode aliviar os medos.

Exemplo: Uma organização de saúde enfrentou resistência ao introduzir um novo sistema de registro eletrônico de saúde (EHR). A gerência realizou reuniões na prefeitura em que os funcionários puderam expressar suas preocupações e receber feedback imediato. Essa abordagem ajudou a lidar com as ansiedades sobre a transição e enfatizou os benefícios, como a melhoria do atendimento ao paciente.

Envolva as partes interessadas: Envolva ativamente os funcionários no processo de mudança para dar a eles um senso de propriedade. Além disso, a designação de líderes de mudança é essencial no processo de gerenciamento de mudanças, pois esses indivíduos ajudam a identificar os problemas com antecedência e facilitam uma transição mais suave.

Exemplo: Uma empresa de manufatura formou grupos de discussão com os funcionários da fábrica e da linha de frente para obter informações sobre os novos processos. Ao integrar o feedback dos funcionários à estratégia de mudança, a organização reduziu a resistência e aumentou a adesão.

**2. Falta de adesão das partes interessadas

As partes interessadas podem não entender ou apoiar totalmente a iniciativa de mudança, o que leva à diminuição da motivação e do comprometimento.

O que você pode fazer:

Envolvimento inicial: Envolva as partes interessadas desde o início do processo de mudança para promover a compreensão e criar comprometimento.

Exemplo: Uma instituição financeira introduziu um novo programa de conformidade envolvendo inicialmente as principais partes interessadas, incluindo líderes seniores e diretores de conformidade, nos estágios de planejamento. Esse envolvimento garantiu que suas percepções moldassem a iniciativa, resultando em um apoio mais forte em todos os departamentos.

Comunicação sob medida: Personalize a comunicação com base no público para garantir clareza e relevância.

**Exemplo: Durante a implementação de um novo sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), uma empresa de varejo personalizou apresentações para diferentes partes interessadas, incluindo equipes de vendas, marketing e suporte. Ao abordar como o CRM beneficiaria especificamente cada grupo, a organização aumentou a adesão e o entusiasmo das partes interessadas para facilitar a mudança.

3. Metas pouco claras

Desafio: Metas indefinidas ou ambíguas podem dificultar a aceitação e criar confusão entre os funcionários sobre a direção da iniciativa de mudança.

O que você pode fazer:

Estabelecer objetivos claros: Definir metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado (SMART) para orientar o processo de mudança.

Exemplo: Quando uma startup de tecnologia pretendia fazer a transição para o gerenciamento ágil de projetos, ela estabeleceu objetivos claros, como reduzir o tempo de entrega do projeto em 20% em seis meses. Essa clareza motivou as equipes e proporcionou uma meta concreta para a qual trabalhar.

Compartilhe atualizações regulares do progresso: Forneça atualizações contínuas para informar os funcionários sobre o progresso e os ajustes das metas.

Exemplo: Uma instituição educacional que estava implementando um novo currículo forneceu boletins informativos regulares e reuniões atualizadas para compartilhar o progresso em direção às metas. Essa transparência ajudou a manter o ímpeto e manteve todos alinhados com a iniciativa de mudança.

Impulsione transformações bem-sucedidas com o ClickUp

A mudança é uma parte natural do crescimento organizacional, e o gerenciamento eficaz da mudança é crucial para o sucesso. A maneira correta de introduzir mudanças é aceitar que os processos e fluxos de trabalho existentes evoluirão. Sair da zona de conforto é a forma como as organizações crescem, e a mudança lidera o caminho.

O ClickUp agiliza essa transição com muitas ferramentas, modelos e recursos que fortalecem os fluxos de trabalho e a colaboração. Use o ClickUp para orientar seu processo ADKAR, monitorá-lo e manter sua equipe alinhada em cada etapa do processo. Registre-se hoje gratuitamente !