O que é uma solicitação de mudança e como sua equipe pode gerenciá-la?

Em um mundo ideal, todos os seus projetos se desenvolveriam exatamente de acordo com o planejado, mas, na realidade, mesmo os projetos mais bem planejados às vezes exigem mudanças. Como gerente de projeto, seu trabalho é gerenciar qualquer solicitação de mudança para que sua equipe possa continuar trabalhando sem problemas para atender às suas expectativas objetivos do projeto . 🎯

Com isso em mente, vamos explorar por que é tão importante ficar por dentro do processo de gerenciamento de mudanças. Também aprenderemos a criar e gerenciar formulários de solicitação de mudança para garantir a entrega bem-sucedida de seu projeto, dentro do prazo e do orçamento.

O que é uma solicitação de mudança?

Uma solicitação de mudança é uma proposta para modificar um sistema, um produto ou - como focaremos hoje - um plano de projeto que já está em vigor. Geralmente, é iniciada pelas partes interessadas no projeto, por exemplo, um cliente ou um membro da equipe.

A alteração pode ser feita em qualquer aspecto do projeto, desde mudanças importantes, como uma mudança no cronograma acordado, até uma mudança no plano de trabalho entregas ou os processos de negócios envolvidos a ajustes menores, como o próprio cronograma do projeto.

Uma solicitação de mudança geralmente é necessária quando as necessidades de um cliente mudam devido a mudanças internas ou externas que afetam seus negócios, quando os recursos se tornam indisponíveis ou quando as fases de um projeto demoram mais do que o esperado. 🐌

Importância de Solicitações de mudança no Gerenciamento de projetos

Embora pequenas mudanças possam ser feitas facilmente, grandes mudanças que afetam o escopo do projeto são outra questão. Se não forem gerenciadas com cuidado - e, às vezes, mesmo que sejam -, uma solicitação de mudança de projeto pode causar grandes interrupções. 🚧

Dependendo do escopo da mudança, elas podem:

• Exigir recursos adicionais na forma de pessoal ou equipamento, o que pode ter um efeito cascata na disponibilidade desses recursos para outros projetos
• Aumentar substancialmente o orçamento planejado, o que precisará ser justificado aos clientes ou à gerência de nível executivo
• Estender os cronogramas muito além da data de vencimento original, o que pode afetar o lançamento do projeto ou outros projetos com os quais os recursos estão comprometidos
• Iniciar um padrão de aumento contínuo do escopo, que logo pode ficar fora de controle
• Afetar o fluxo de trabalho e o moral da sua equipe de projeto, especialmente se a mudança não for bem comunicada

Compare visualmente as cargas de trabalho da equipe e acompanhe a progressão com a visualização da linha do tempo do ClickUp

Esses são apenas alguns dos motivos pelos quais é tão importante ter um processo formal para gerenciar e monitorar as solicitações de mudança.

Benefícios dos processos formais de solicitação de mudança

Um processo de solicitação de mudança documenta formalmente as solicitações de mudança e garante que o procedimento correto seja sempre seguido. Isso facilita a avaliação do possível impacto da mudança em sua empresa resultados do projeto bem como seus recursos, orçamento e cronogramas.

Em seguida, você pode decidir se aprova ou não a solicitação de mudança. Ou, se outra pessoa for responsável pela aprovação, ele fornecerá as informações que ela precisará ver e o ajudará a acompanhar o processo de aprovação. ✅

Mas isso não termina aí. Quando chega a hora de implementar uma mudança aprovada, os formulários de solicitação de mudança fornecem as informações de que você precisa para ajustar seu plano de gerenciamento de projetos .

Obtenha uma visão holística do status do projeto e das tarefas restantes em sua equipe ou departamento com os Dashboards no ClickUp 3.0

E, por último, mas não menos importante, um bom processo de solicitação de mudança mantém todas as partes interessadas informadas, para que todos entendam o que é a mudança, por que ela está ocorrendo e como ela os afetará.

Exemplos de Solicitações de mudança

os gerentes de projeto precisam lidar com vários tipos diferentes de solicitações de mudança. As alterações propostas podem incluir:

• Alterações nas entregas originais ou no escopo do projeto para acompanhar as mudanças do mercado, a disponibilidade do produto ou solicitar recursos adicionais
• Aprimoramentos ou atualizações para melhorar a experiência do usuário à medida que novas tecnologias se tornam disponíveis
• Sistemas ou elementos de design reformulados à medida que a marca ou a oferta de produtos de uma empresa evolui
• Melhorias que otimizam os processos internos e economizam tempo ou dinheiro
• Correções de erros ou falhas de sistema que tenham sido descobertas
• Medidas preventivas para reduzir o impacto dos riscos que foram identificados tardiamente no processo
• Ajustes nos sistemas para se alinharem com os mais recentesBiblioteca de infraestrutura de tecnologia da informação (ITIL) e as melhores práticas

Como criar uma Solicitação de mudança

Quando se trata de criar uma solicitação de mudança, há duas etapas principais: brainstorming e envio da solicitação de mudança. Vamos dar uma olhada em cada uma delas.

1. Faça um brainstorming do escopo da alteração

Comece fazendo um brainstorming de tudo o que você precisa considerar em relação ao seu novo recurso e ao escopo da alteração. Ao fazer o brainstorming primeiro, você terá todos os detalhes necessários para enviar uma solicitação de alteração completa. 🤔

Use esse tempo de preparação para ter certeza de que você sabe exatamente o que é o novo recurso e como ele funciona. Em seguida, entre em detalhes sobre o valor que ele agregará e como isso é importante.

A colaboração é fundamental com o ClickUp 3.0 Docs para que você possa compartilhar, definir permissões ou exportar rapidamente para usuários internos ou externos

Para maximizar suas chances de obter a aprovação da solicitação de alteração, pode ser útil colocar-se no lugar do aprovador da alteração durante esta etapa. Pense no que o motivaria a dizer sim à sua proposta. Por exemplo, essa alteração melhorará a funcionalidade, atrairá novos clientes, simplificará os processos internos, economizará ou ganhará dinheiro?

Crie uma visão geral do processo de implementação e do cronograma da mudança, bem como dos recursos adicionais de que você precisará e de quanto essa mudança custará. Além disso, considere como isso pode afetar outros elementos de seu site.

Talvez seja necessário consultar colegas com conhecimentos específicos - por exemplo, o departamento de TI - para obter informações mais detalhadas.

Ferramentas úteis para a etapa de brainstorming

Você pode fazer seu brainstorming à moda antiga, com um pedaço de papel e uma caneta, ou trabalhar eletronicamente em um documento do Word. Ou você pode economizar muito tempo e esforço e usar ClickUp .

Colabore visualmente com outros membros da equipe nos quadros brancos do ClickUp para fazer brainstorming e transformar ideias em itens acionáveis

Essa plataforma on-line de gerenciamento de projetos e produtividade oferece várias ferramentas úteis para essa etapa:

• Docs:Documentos do ClickUp fornecem um espaço para reunir seus pensamentos e organizá-los em uma estrutura que faça sentido
• Quadros brancos: Se você pensa melhor com ferramentas visuais, experimente umQuadro branco do ClickUp para gerar ideias e conectá-las para que você possa ter uma visão geral
• Colaboração: O ClickUp facilita a colaboração com colegas de equipe. Você pode trabalhar em documentos juntos em tempo real, mesmo que não esteja na mesma sala (ou no mesmo país). Marque seus colegas para que eles possam adicionar suas ideias quando fizerem logon mais tarde
• Tarefas: Para economizar ainda mais tempo, o ClickUp permite que você pegue o texto de qualquer uma dessas ferramentas e o transforme diretamente em uma tarefa rastreávelTarefa do ClickUprastreável e atribuí-la a um membro da equipe
• Conexão: Todos os seus documentos, quadros brancos e tarefas são vinculados ao seu projeto, para que você possa sempre encontrá-los novamente

2. Crie e envie seu formulário de solicitação de alteração

Agora você está pronto para criar sua solicitação de mudança real. 📝

Use todas as informações que você reuniu para preencher um formulário formal de solicitação de mudança. Provavelmente, você precisará fornecer informações como estas:

• Nome do projeto
• Localização do projeto
• Nomes dos membros da equipe (inclua funções como gerente de projeto, empreiteiro ou engenheiro)
• Uma descrição abrangente da alteração que está sendo solicitada (inclua todos os recursos e funcionalidades envolvidos)
• Motivos para a alteração do escopo, fornecendo detalhes suficientes para incentivar o aprovador da solicitação a assinar
• Nível de prioridade da alteração (quão urgente e importante você acredita que a alteração seja - ou se seria simplesmente bom tê-la)
• Impacto no escopo do trabalho e como isso afetará o projeto como um todo
• O custo da mudança e seu impacto no orçamento do projeto
• Impacto no cronograma do projeto, como, por exemplo, se ela afetará alguma dependência e/ou a data de conclusão do projeto
• Impacto sobre os recursos do projeto, como, por exemplo, se serão necessários recursos adicionais e os detalhes sobre o que exatamente será necessário
• Impacto sobre os membros da equipe que são partes interessadas no projeto
• Quaisquer outros impactos ou informações importantes

Quando estiver pronto, envie sua solicitação de alteração.

Ferramentas úteis para criar e enviar sua solicitação de mudança

Mais uma vez, o ClickUp pode ajudar aqui, com duas maneiras de criar uma solicitação de alteração:

• Gerador de solicitações de alteração: OGerador de solicitação de alteração de projeto do ClickUp usa a funcionalidade avançada de IA para ajudá-lo a gerar e gerenciar solicitações de alteração. Modelos pré-criados e campos personalizáveis garantem que você capture todas as informações necessárias
• Modelo de solicitação de alteração: Como alternativa, você pode ir diretamente para a páginaModelo de solicitação de alteração do ClickUpe adicioná-lo ao seu espaço de trabalho. Esse formulário pronto de solicitação de mudança é gratuito e fácil de usar. Basta preenchê-lo e enviá-lo

O modelo de solicitação de alteração do ClickUp foi criado para ajudá-lo a controlar as solicitações de alteração de projetos.

Quando uma solicitação de alteração é enviada na plataforma ClickUp usando qualquer um desses métodos, a solicitação é adicionada ao seu espaço de trabalho e arquivada de acordo com o projeto que você especificou. Cada seção do formulário de solicitação de alteração cria um campo personalizado contendo as informações relevantes, para que você possa sempre visualizar os detalhes da solicitação. 🔎

3 dicas para criar uma solicitação de alteração

Agora que você já sabe o básico, vamos ver algumas maneiras de levar o processo de solicitação de mudança para o próximo nível.

1. Escreva como um profissional

A IA do ClickUp pode gerar inúmeros tipos de documentos, como resumos de projetos, planos de aula e outros documentos para acelerar seu fluxo de trabalho

A Assistente de redação com IA do ClickUp ajuda você a escrever de forma mais clara e concisa, portanto, use-o para ajustar o conteúdo do seu envio.

2. Personalize e compartilhe o formulário de solicitação de alteração

O modelo de solicitação de alteração do ClickUp é totalmente personalizável. 🪄

Você pode editar campos, removê-los do formulário se não precisar deles ou adicionar campos extras que gostaria de ver. Por exemplo, talvez você queira incluir campos para o departamento, a função ou o número de telefone do solicitante.

Quando estiver satisfeito com o formulário, poderá compartilhá-lo com a sua equipe ou carregá-lo no seu site para que todos possam acessá-lo.

3. Ajuste continuamente seu processo

Toda vez que você concluir uma solicitação de alteração, procure maneiras de melhorar o processo ainda mais. Sua meta é criar um formato e um processo padrão que você e sua equipe possam seguir sempre que considerarem fazer uma mudança.

Como gerenciar Solicitações de mudança

Manter-se em dia com seus formulários de solicitação de mudança exige algum esforço - e se você estiver lidando com várias solicitações de mudança, isso pode se tornar uma sobrecarga. 👀

Você pode tentar gerenciá-las usando um documento do Word ou do Excel. Entretanto, se o seu projeto ou a mudança proposta for significativa, os métodos manuais logo se tornarão impraticáveis.

Felizmente, o software de gerenciamento de projetos e o ferramentas de automação de processos simplificam todos os aspectos do processo de solicitação de mudança, independentemente do tamanho do seu projeto.

Mais uma vez, o ClickUp se destaca aqui, oferecendo uma visão clara de todas as suas solicitações de alteração. Ele também ajuda a monitorar onde cada uma delas está no processo e a comunicar isso à sua equipe.

Uma opção de formatos de visualização

Com o ClickUp, você pode ver e gerenciar todas as solicitações de alteração que você ou sua equipe enviaram. Você pode até escolher o formato de visualização.

Supervisione tarefas e projetos em um único olhar e arraste e solte tarefas, classifique e filtre sem esforço com um quadro Kanban totalmente personalizável

Por exemplo:

• O modo de exibição Formulário de Solicitação de Mudança permite que você envie novas solicitações
• A visualização da Lista de Solicitações mostra todas as solicitações de alteração em andamento, organizadas por projeto
• A exibição Status Board mostra o progresso em tempo real de cada solicitação, organizada por status
• A exibição Request Table (Tabela de solicitações) mostra todas as suas solicitações de mudança por prioridade e dá acesso a informações detalhadas sobre as solicitações
• A visualização Project Location (Localização do projeto) indica as localizações do projeto de cada solicitação 🌎

Status para acompanhar o progresso

Depois que a sua solicitação de alteração for enviada, é importante acompanhar o seu progresso à medida que ela passa pelos estágios do processo de aprovação. Você pode fazer isso atualizando seu status no formato de visualização de sua escolha.

As opções de status no ClickUp incluem:

• Nova solicitação
• Revisor atribuído
• Revisão em andamento
• Rejeitado
• Para implementação
• Implementado

Você também pode criar status personalizados para se adequar ao seu processo.

Criação de status personalizados no ClickUp

Quando uma solicitação de mudança for finalmente aprovada, basta usar as informações já existentes no sistema para criar tarefas do ClickUp para implementação. Em seguida acompanhe seu progresso até a conclusão.

Comunicação clara

O ClickUp simplifica a comunicação do projeto, eliminando e-mails e outros documentos facilmente perdidos para que sua equipe possa ficar na mesma página.

As opções de visualização e status que discutimos acima podem manter sua equipe e outras partes interessadas atualizadas sobre as solicitações de alteração em um piscar de olhos. Você também pode configurar notificações automatizadas que são acionadas quando os status são alterados.

E com Funções e permissões de usuário se você tiver uma função de usuário, poderá escolher quem vê o quê. Por exemplo, você pode dar aos membros da sua equipe acesso a todas as solicitações de alteração em que está trabalhando, enquanto os clientes só têm acesso aos projetos em que estão envolvidos.

O que mais o ClickUp pode fazer?

Os recursos do ClickUp não param por aí. Como uma ferramenta de produtividade e gerenciamento de projetos de primeira linha, ele simplifica todos os aspectos de sua empresa, economizando energia, tempo e dinheiro. 💸

Estabeleça metas mensuráveis para tarefas e projetos com progressão automática para atingir com mais eficiência os objetivos com cronogramas definidos e metas quantificáveis

Por exemplo:

• DefinirMetas do ClickUp e use-as para desenvolver sua estratégia e plano de projeto e, em seguida, acompanhe seu progresso em relação a elas
• Aproveite a extensa biblioteca de modelos para escrever seuescopo do projeto,planeje sua comunicação ou seu orçamento, ouatualize suas partes interessadas sobre o andamento do projeto
• Use o assistente de redação com IA do ClickUp para redigir egerenciar suas propostas ou criar conteúdo de mídia social direcionado
• Automatize todos os seus projetos commodelos de gerenciamento de projetos que o ajudam a planejar, priorizar, implementar e acompanhar o progresso
• Converse com sua equipe em tempo real ou de forma assíncrona, não importa onde eles estejam
• Fique por dentro de todos os seusprojetos e tarefas com o aplicativo personalizávelPainel de controle do ClickUp* Conecte o ClickUp a outros elementos de sua pilha de tecnologia com uma ampla gama de integrações, incluindo Asana, Google Drive, Slack, Teams, HubSpot ou Microsoft Outlook

Agilize Solicitações de mudança Com as ferramentas certas

As solicitações de mudança são propostas para modificar um plano de projeto, produto ou sistema. Elas são quase inevitáveis em qualquer projeto ou negócio e podem afetar o escopo, os orçamentos e os prazos do projeto.

Para garantir que esses impactos sejam positivos e não prejudiciais, você precisa de um sistema de solicitação de mudança bem gerenciado. Um sistema que facilite o envio de solicitações, acompanhe seu progresso e mantenha a responsabilidade e a transparência claras durante todo o processo.

O ClickUp faz tudo isso e muito mais. Desde um formulário de solicitação de mudança personalizável até a aprovação e a implementação, o ClickUp simplifica o fluxo de trabalho de gerenciamento de mudanças, economizando tempo, dinheiro e aborrecimentos. 🤩 Registre-se no ClickUp gratuitamente .