Já sentiu que o fluxo de trabalho da sua equipe poderia ser mais claro? As tarefas acabam sendo esquecidas, apesar das intermináveis listas de afazeres e check-ins?
Então é hora de experimentar um quadro Kanban no Jira.
Não se preocupe, quer você já use essa ferramenta ou planeje usá-la.
Esta postagem do blog mostrará como criar um quadro Kanban no Jira e garantir que você use todo o seu potencial.
Também apresentaremos uma ferramenta bônus para organização de projetos que é 100% personalizável, escalável e fácil de usar.
Como criar um quadro Kanban no Jira
Em sua forma mais simples, o quadro Kanban funciona como um centro de comando digital para seus projetos.
As colunas representam as etapas do trabalho (como Backlog, Em andamento e Concluído), e as tarefas (ou questões) se movem em tempo real, permitindo entender claramente em que ponto tudo se encontra.
E o Jira?
Bem, ele é um software de gerenciamento de projetos Kanban popular no mercado e tem provado repetidamente sua utilidade na visualização eficiente de processos de projetos, no equilíbrio de prioridades e na prevenção de gargalos.
Os quadros Kanban são componentes dos projetos do Jira. Portanto, para criar um quadro, primeiro você precisa criar um projeto.
Vamos começar.
Etapa 1: Faça login na sua conta do Jira no navegador. Caso contrário, registre-se e crie uma conta. Na página inicial, clique em “Projetos” na barra de menu superior e selecione “Criar projeto” no menu suspenso.
Etapa 2: Entre os vários “Modelos de projeto” exibidos na tela, acesse “Desenvolvimento de software” e selecione “Kanban”.
Etapa 3: A próxima janela apresentará uma breve visão geral do Kanban. O objetivo é ajudar você a decidir se essa abordagem é adequada para você. Supondo que seja, clique em “Usar modelo”.
Etapa 4: Decida se deseja criar um “projeto gerenciado pela equipe” ou optar por um projeto “gerenciado pela empresa”.
A opção “gerenciado pela equipe” é ideal para equipes menores e autônomas, enquanto a opção “gerenciado pela empresa” oferece uma governança mais estruturada.
Neste exemplo, vamos seguir a primeira opção. “Selecione um projeto gerenciado pela equipe”.
Etapa 5: Agora, adicione os detalhes do projeto, como nome, acesso e chave.
Escolha se deseja manter o projeto privado, compartilhá-lo com um membro selecionado da equipe ou abri-lo para visualização, edição e colaboração. Para este exemplo, vamos escolher “Privado”.
Chave refere-se ao prefixo descritivo usado para definir seu projeto. Embora o Jira crie automaticamente uma “chave” assim que você define o nome do projeto, você pode alterá-la manualmente. Você também pode editar os detalhes do projeto a qualquer momento nas configurações do projeto.
Etapa 6: Clique em “Avançar” e pronto, você criou com sucesso um projeto Kanban, incluindo um quadro Kanban no Jira.
Etapa 7: para personalizar o quadro, comece renomeando os títulos das colunas. Por exemplo, clique no título “TO-DO” e atualize o texto conforme necessário. Quando terminar, clique na “marca de seleção” para salvar suas alterações.
Siga as etapas para outras colunas também.
Etapa 8: use o ícone (+) no lado direito para adicionar mais colunas. Você pode reorganizar facilmente as colunas arrastando-as e soltando-as na ordem desejada.
Da mesma forma, basta clicar no ícone de reticências (...) para excluir uma coluna e pressionar “Excluir”.
Etapa 9: Em seguida, preencha seu quadro Kanban com tarefas (ou questões) relevantes para o seu projeto nas colunas. Para este exemplo, fizemos isso.
Etapa 10: Depois disso, clique no ícone de reticências (...) ao lado de qualquer coluna e selecione “Definir limite da coluna”.
Isso abrirá uma janela pop-up que permitirá controlar o número de tarefas em andamento ao mesmo tempo. Defina o limite de Trabalho em Andamento (WIP).
Os limites de WIP impedem que os membros da equipe assumam muitas tarefas ao mesmo tempo.
Siga as mesmas etapas para as colunas restantes.
Etapa 11: para cada tarefa criada, adicione informações detalhadas. Ao clicar em uma tarefa, uma janela pop-up será aberta, onde você poderá preencher vários campos, como “Responsável”, “Etiquetas” e “Equipe”.
Etapa 12: Em seguida, navegue até o ícone de reticências (...) e selecione “Configurar quadro” para gerenciar as configurações do quadro.
Etapa 13: Em “Quadro” no menu lateral, escolha “Filtros personalizados” para criar filtros reutilizáveis para encontrar problemas no seu quadro, backlog e linha do tempo.
No exemplo, vamos adicionar um filtro para todas as questões do tipo “Tarefa” usando JQL “Tipo = Tarefa” e clicando em “Avançar”.
Com isso, a configuração básica está concluída.
Etapa 14: Se você optar por criar um projeto “gerenciado pela empresa”, poderá organizar ainda mais suas tarefas configurando swimlanes, que agruparão as tarefas com base em critérios específicos, como responsável, prioridade ou tipo de tarefa.
Para adicionar uma raia, acesse “Configurações do quadro”, navegue até a seção “Raia” e defina os critérios de como você deseja que as tarefas sejam agrupadas.
Limitações da criação de um quadro Kanban no Jira
Embora o Jira seja excelente em muitos aspectos, ele foi desenvolvido com equipes de desenvolvimento de software em mente.
Em comparação com alternativas ao Jira que também atendem a departamentos como RH, contabilidade e marketing, os quadros Kanban do Jira podem ser limitantes para equipes não técnicas.
Veja por que o Jira pode não ser a melhor opção para criar quadros Kanban.
1. Sem imposição rígida de limites de WIP
Os limites de WIP são essenciais para manter o fluxo em um quadro Kanban, mas o Jira não os impõe.
Mesmo que você defina limites, ele só avisa quando o limite é excedido, permitindo que os membros da equipe movam as tarefas para colunas sobrecarregadas. Essa falta de controle rígido significa que você precisa garantir manualmente que todos respeitem os limites de WIP.
2. A personalização do fluxo de trabalho é um incômodo
Se o fluxo de trabalho da sua equipe envolve etapas personalizadas além das opções predefinidas do Jira, você provavelmente gastará muito tempo configurando transições. Isso pode retardar o processo de configuração e limitar sua flexibilidade quando você precisar se adaptar rapidamente.
3. Sobrecarga de permissões para equipes grandes
A estrutura de permissões do Jira pode ser bastante complexa.
Se você gerencia uma equipe grande, definir quem pode visualizar, editar ou fazer a transição de tarefas nem sempre é intuitivo. Você pode descobrir que manter funções de permissão precisas se torna uma tarefa administrativa contínua, o que não é um problema em muitas outras opções de software de quadro Kanban gratuito.
4. As métricas Kanban não são detalhadas o suficiente
Embora o Jira ofereça relatórios Kanban básicos, eles geralmente são insuficientes quando você deseja dados mais detalhados — digamos que você queira analisar o tempo de ciclo para um subconjunto específico de tarefas. O Jira não será capaz de fornecer esse nível de granularidade nas métricas Kanban.
Você teria que exportar os dados manualmente ou pagar por plug-ins, o que pode ser frustrante se o seu objetivo for manter um processo enxuto.
5. Dependência de plug-ins para recursos avançados
Se você deseja otimizar seu quadro Kanban além do básico — pense em filtragem avançada, programação de recursos ou raias por critérios personalizados —, os recursos nativos do Jira são limitados. Para aproveitá-lo ao máximo, você precisará de plug-ins de terceiros, como Jira Align, Structure for Jira ou Atlassian Analytics, que geralmente têm custos adicionais.
Crie quadros Kanban com o ClickUp
Você deve estar se perguntando: se tiver que escolher entre o Jira e o ClickUp, qual você deve escolher?
Você conhece as áreas em que o Jira deixa a desejar, mas como o ClickUp se destaca?
| Recursos | Jira (pago) | ClickUp (gratuito) |
| Roteiros entre equipes e gráficos de Gantt | Não | Sim |
| Tarefas e subtarefas em várias listas | Não | Sim |
| Documentos colaborativos, quadros brancos e tarefas | Não | Sim |
| Gerenciamento de capacidade e carga de trabalho | Não | Sim |
| Tags e campos personalizados para organizar as visualizações de sprint e backlog | Não | Sim |
| Capacidade de alternar e personalizar visualizações a qualquer momento | Não | Sim |
| Aplicativos nativos que substituem plug-ins caros | Não | Sim |
| Estruturas flexíveis de fluxo de trabalho, status e transição | Não | Sim |
| Metas e OKRs | Não | Sim |
| Visibilidade em tempo real | Não | Sim |
| Experiência do usuário agradável | Não | Sim |
Então, você deve mudar do Jira para o ClickUp?
Agora, como você pode ver acima, com as Soluções de Gerenciamento de Projetos da ClickUp, você ganha o poder de gerenciar até mesmo os projetos mais complexos sem esforço. Você pode dividir as tarefas em etapas claras e gerenciáveis e colaborar de forma eficaz, mantendo todos alinhados do início ao fim.
Você pode usar o ClickUp para criar quadros Kanban intuitivos que permitem personalizar e acompanhar todos os aspectos das suas tarefas.
Por exemplo, você pode criar colunas para etapas como “A fazer”, “Em andamento”, “Revisão” e “Concluído” e embaralhá-las ou reordená-las com uma interface intuitiva de arrastar e soltar.
Adapte essas etapas para que correspondam aos processos específicos da sua equipe, seja você realizando sprints ou lançando um novo produto.
Para simplificar o gerenciamento de tarefas, use campos personalizados para filtrar e classificar tarefas por métricas críticas, como status, responsável, prioridade ou data de vencimento. Você pode até adicionar, ocultar ou reorganizar cartões de tarefas para manter a flexibilidade à medida que as prioridades mudam.
Com a barra de ferramentas de ação em massa do ClickUp, você pode fazer várias atualizações com apenas alguns cliques. Precisa marcar várias tarefas como “bloqueadas” ou “aguardando outras pessoas”? Ou talvez precise copiar um conjunto de tarefas e atribuí-las a diferentes membros da equipe?
Com ações em massa, você pode fazer tudo isso e muito mais, economizando tempo e esforço valiosos.
💡Dica profissional: use o ClickUp Brain para gerar planos de projeto, criar subtarefas e obter atualizações em tempo real. Ele também pode ajudar na colaboração da equipe, gerando automaticamente standups e resumindo comentários.
Para evitar que o trabalho se acumule, defina limites de WIP para cada estágio do seu quadro Kanban. Esse recurso ajuda a garantir que ninguém da sua equipe fique sobrecarregado com muitas tarefas ao mesmo tempo, permitindo que os projetos avancem sem problemas.
Por exemplo, se um desenvolvedor precisa esperar que um recurso seja implantado antes de iniciar sua próxima tarefa, os limites de WIP podem ajudar a reduzir o tempo de inatividade.
Codificar as colunas com cores com base na prioridade ou no tipo de projeto pode tornar seu quadro funcional e esteticamente atraente. Você também pode fixar imagens de capa em seus cartões de tarefa.
Se você estiver gerenciando vários quadros, use a Visualização geral para obter uma visão centralizada de todas as tarefas em diferentes quadros, sem precisar vasculhar longas conversas por e-mail ou listas de tarefas.
Assista ao nosso vídeo sobre as melhores práticas para a visualização do quadro no ClickUp para aprender a criar o quadro Kanban perfeito para sua equipe.
Outra coisa: com a integração do Jira no ClickUp, fica fácil otimizar o rastreamento de problemas, a criação de tarefas e os roteiros ágeis.
Usando o Make, você pode configurar a sincronização bidirecional entre as plataformas. Por exemplo, quando uma nova questão é criada no Jira com uma tag específica, o ClickUp gera automaticamente uma tarefa correspondente. Isso garante que suas equipes permaneçam alinhadas e possam colaborar em tempo real nas duas plataformas.
Leia mais: para obter mais informações sobre os dois softwares, confira nosso artigo sobre ClickUp x Jira.
Se criar quadros do zero não é sua praia, você pode aproveitar muitos dos modelos de quadro Kanban que a plataforma oferece.
Uma dessas opções é o modelo Kanban simples da ClickUp.
Seja gerenciando campanhas de marketing, ciclos de desenvolvimento de produtos, edição de blogs ou design gráfico, você pode acompanhar todas as fases do seu projeto utilizando status personalizados e visualizações personalizadas.
Precisa priorizar o trabalho de forma mais eficaz? Use marcações e rótulos de prioridade como “Pronto para revisão”, “Feedback do cliente” ou “Aprovação final” para destacar as tarefas mais importantes.
Isso garante que os itens de alta prioridade recebam a atenção necessária, enquanto as atualizações em tempo real do ClickUp permitem que sua equipe fique por dentro de tudo sem precisar verificar constantemente.
Usando este modelo, você pode:
- Mova automaticamente as tarefas para frente quando determinadas condições forem atendidas (por exemplo, quando uma tarefa for marcada como “Revisada”) por meio das automações do ClickUp.
- Veja instantaneamente no que está sendo trabalhado, o que vem a seguir e onde podem estar os gargalos.
- Defina alertas e notificações para se manter informado sobre o andamento das principais tarefas.
O modelo também inclui recursos extras e exemplos de quadros Kanban para ajudá-lo a criar listas de verificação para tarefas menores e explorar integrações recomendadas, garantindo uma transição perfeita para a visualização do quadro no ClickUp.
Acompanhe projetos com eficiência ideal usando o ClickUp
Um quadro Kanban no Jira pode ser o que você precisa para recuperar o controle e trabalhar de forma mais inteligente. Mas, à medida que seus projetos aumentam em tamanho e complexidade e sua equipe cresce, você precisa de algo personalizável, com várias visualizações, que permita dependências de tarefas e se integre perfeitamente à pilha de tecnologia que você já utiliza.
É aí que entra o ClickUp.
Não é necessário usar plug-ins extras ou soluções alternativas, pois ele possui uma funcionalidade integrada que se adapta aos seus processos. Além disso, com uma variedade de modelos prontos para uso, você pode começar a trabalhar imediatamente. Inscreva-se gratuitamente no ClickUp e comece a aproveitar seus benefícios hoje mesmo.