Você está no meio do lançamento de um produto e tudo está correndo bem, até que as perguntas começam a surgir.
Seus redatores técnicos precisam de mais clareza sobre os fluxos de trabalho dos recursos, sua equipe de vendas deseja um documento de capacitação para explicar os benefícios do produto aos clientes e sua equipe de marketing ocupa a maior parte do seu tempo tentando entender as ofertas exclusivas e os diferenciais do produto.
Por que isso aconteceu?
Falta de documentação adequada do produto!
A documentação do produto não é apenas um manual ou guia prático; é um mapa fácil de usar que orienta todos os membros da equipe sobre o seu produto, desde as equipes de vendas e marketing até as equipes de suporte ao cliente e desenvolvimento.
Este guia explora como criar documentação de produtos que inspire confiança entre as partes interessadas e lhe dê controle sobre o processo de gerenciamento de produtos.
O que é documentação de produtos?
A documentação do produto refere-se aos materiais escritos e visuais que descrevem as características, funcionalidades e utilização de um produto.
Trata-se de uma base de conhecimento interna com guias passo a passo, SOPs, dicas de solução de problemas, guias de instalação, manuais de API, estratégias de produtos, casos de uso e manuais do usuário.
Tipos de documentação do produto
Aqui está uma visão geral simples dos tipos de documentação de produtos que mantêm suas equipes informadas:
1. Documentação do usuário
Projetado para os usuários finais do produto, este documento oferece instruções passo a passo para usar todos os recursos. Ele inclui etapas detalhadas sobre como realizar tarefas, navegar pelo produto e resolver problemas comuns, com capturas de tela, vídeos e perguntas frequentes para simplificar operações complexas.
2. Base de conhecimento
Esta biblioteca online de informações self-service inclui artigos, perguntas frequentes e guias de resolução de problemas. Ela fornece respostas pesquisáveis para questões comuns, ajuda os usuários a resolver problemas de forma independente e alivia a carga de trabalho das equipes de suporte.
3. Kit de desenvolvimento de software (SDK)
Um SDK oferece aos desenvolvedores os recursos — como ferramentas, bibliotecas, APIs e códigos de amostra — para criar ou aprimorar aplicativos para um produto ou plataforma específica. Ele inclui instruções de integração e ambientes de desenvolvimento, permitindo que os desenvolvedores trabalhem com eficiência sem precisar começar do zero.
4. Documentação de recursos
Ele explica detalhadamente os recursos de um produto, descrevendo como funcionam, como usá-los e casos de uso específicos. Comum em negócios B2B, esse documento técnico também destaca recursos avançados e opções de configuração que não são imediatamente visíveis para o usuário comum.
5. Guias de solução de problemas
Esta documentação técnica lista erros comuns, suas causas e soluções, permitindo que as equipes de suporte e os clientes resolvam rapidamente os problemas sem precisar escalar para níveis superiores de suporte.
Por exemplo, se os usuários de um serviço de armazenamento em nuvem enfrentarem falhas no upload de arquivos devido a problemas de permissão, a documentação técnica deve mostrar a mensagem de erro, explicar a causa e fornecer etapas para ajustar as permissões.
6. Documentação de marketing
A documentação de marketing destaca as características, os benefícios e as vantagens competitivas/diferenciais de um produto. Ela inclui brochuras, estudos de caso, análises competitivas e apresentações de produtos para clientes potenciais e equipes de vendas.
7. Manual de instruções
Esses guias detalhados e completos abrangem a montagem, a configuração ou o uso de um produto. Eles fornecem informações abrangentes, desde a configuração até operações avançadas, e são essenciais para produtos complexos, como dispositivos de hardware, eletrodomésticos ou softwares complexos.
8. Notas de lançamento
As notas de lançamento do software resumem os novos recursos, correções de bugs, melhorias e atualizações de um produto. As notas de lançamento têm como objetivo ajudar os clientes, administradores e desenvolvedores existentes a utilizar os novos recursos e tomar conhecimento das questões resolvidas.
Melhores práticas em documentação de produtos
Uma documentação inadequada pode prejudicar o seu produto. Veja como você pode torná-la clara, impactante e fácil de usar:
1. Use modelos e formatos padrão
Os gerentes de produto concordam que criar documentos de produto do zero é demorado.
Formatos padrão e modelos de documentação técnica oferecem uma estrutura clara, simplificando a criação e a manutenção e tornando a documentação mais fácil de seguir para os usuários.
Os benefícios são claros:
- Consistência: usar o mesmo formato para notas de lançamento de software, guias de solução de problemas e manuais do usuário permite que os usuários encontrem informações importantes rapidamente.
- Eficiência: ter um modelo padrão para escrever documentação técnica aumenta a eficiência, fornecendo uma estrutura predefinida para vários tipos de documentos.
- Escalabilidade: À medida que novos recursos são adicionados, a documentação pode ser facilmente atualizada usando a mesma estrutura.
Por exemplo, o modelo de documentação de projetos ClickUp mantém todos os detalhes do seu projeto organizados de forma clara em um local centralizado para facilitar o acesso.
Por exemplo, se o seu software inclui um processo de aprovação exclusivo em várias etapas:
- Descreva o escopo do projeto, os objetivos e os prazos de conclusão — a visão geral do projeto usando o ClickUp Docs.
- Adicione uma seção dedicada ao “Fluxo de Trabalho de Aprovação” ao seu modelo de documentação.
- Monitore o andamento do projeto usando a visualização do gráfico de Gantt e ajuste os cronogramas conforme necessário.
Adapte o modelo às suas necessidades, personalizando títulos, seções e estilos para refletir as características exclusivas do seu produto, mantendo os elementos essenciais uniformes em todos os documentos.
2. Escreva instruções claras e concisas
Uma documentação eficaz do produto depende da clareza. Sem ela, os usuários podem ter dificuldade para entender como usar o produto, o que leva a confusão, erros e diminuição da usabilidade.
Instruções claras e concisas reduzem a necessidade de suporte adicional, permitindo que os usuários resolvam problemas de forma independente.
Veja como destacar sua documentação:
Use linguagem simples: evite jargões técnicos, a menos que seja necessário. Se precisar usá-los, forneça definições claras.
Exemplo:
Antes: Autentique-se através do protocolo OAuth2
Depois: Faça login com segurança usando OAuth2
Seja direto: concentre-se em etapas práticas e elimine palavras ou explicações desnecessárias.
Exemplo:
Antes: Recomenda-se clicar no botão “Salvar”.
Depois: Clique em “Salvar”.
Use a voz ativa: isso torna as instruções mais diretas e fáceis de seguir.
Exemplo:
Antes: As configurações devem ser definidas pelo usuário.
Depois: Configure as definições
Evite suposições: nunca presuma que os usuários já conhecem determinados termos ou etapas. Explique todos os pré-requisitos.
Exemplo:
Antes: Instale o plug-in e prossiga
Depois: Baixe o plug-in em [link] e clique em “Instalar”.
Além disso, divida suas instruções em etapas pequenas e fáceis de assimilar. Use listas numeradas para instruções sequenciais e marcadores para detalhes ou dicas adicionais. Use frases e parágrafos curtos, cada um focado em uma única ideia principal, para aumentar a legibilidade e a compreensão.
Para termos técnicos, inclua um glossário no início ou no final do documento ou use dicas de ferramentas para definições. Ilustre as instruções com exemplos ou cenários para ajudar os usuários a entender como aplicar as etapas.
💡Dica profissional: para simplificar seu trabalho, use o ClickUp Brain, um redator de IA, para reformular frases complexas em uma linguagem mais simples e fácil de entender. O corretor ortográfico integrado também fornece correções em tempo real para palavras com erros ortográficos, tornando suas instruções livres de erros e fáceis de entender, mantendo a alta qualidade do conteúdo.
3. Aproveite os recursos visuais
Inclua elementos multimídia para dividir processos complexos ou detalhes técnicos em partes mais fáceis de assimilar, tornando-os mais fáceis de entender.
Imagens, capturas de tela, vídeos e GIFs garantem clareza, compreensão e maior retenção.
O principal motivo para adicionar documentação do produto é resolver os problemas dos membros da sua equipe ou dos usuários finais e ajudá-los a aproveitar ao máximo o software, e é isso que os recursos visuais fazem.
Ao criar a documentação do produto, aqui estão alguns recursos visuais para as equipes técnicas aumentarem a clareza.
| Tipo de elemento visual | Melhor caso de uso | Exemplo |
| Capturas de tela | Para mostrar seções específicas de uma interface de usuário e orientar os usuários visualmente | Uma captura de tela mostrando exatamente onde clicar em um menu de configurações |
| Diagramas | Para explicar fluxos de trabalho complexos ou processos de sistema difíceis de descrever em palavras | Um fluxograma que ilustra como os dados fluem através de um sistema de CRM |
| Capturas de tela anotadas | Para destacar partes específicas de uma tela, com anotações mostrando exatamente onde se concentrar | Captura de tela de um painel com setas e rótulos apontando para cada recurso |
| Infográficos | Para apresentar grandes quantidades de informações em um formato visual fácil de ler | Um infográfico que resume as diferenças entre os planos de preços |
| Vídeos e GIFs | Para demonstrações visuais passo a passo ou recursos interativos | Um GIF mostrando como arrastar e soltar itens em um gerenciador de tarefas |
Não se esqueça de incluir texto alternativo ou uma explicação textual junto com os recursos visuais para fins de acessibilidade.
💡Dica profissional: use os quadros brancos do ClickUp para reunir e organizar especificações técnicas com sua equipe durante o processo de desenvolvimento do produto. Elabore e projete layouts para interfaces de usuário ou seções de documentação diretamente no quadro branco e colabore com os membros da equipe em tempo real, permitindo que todos contribuam com ideias, façam edições e forneçam feedback instantaneamente.
Os ClickUp Clips também são uma grande inovação neste sentido. Mas falaremos mais sobre isso mais tarde.
Agora que você já domina as melhores práticas, é hora de dar vida à documentação do seu produto usando o ClickUp.
Como criar um fluxo de trabalho de documentação de produtos usando o ClickUp
O software de gerenciamento de produtos da ClickUp foi projetado para otimizar a forma como a equipe de produtos cria, gerencia e atualiza a documentação no processo de desenvolvimento de produtos.
Veja como você pode usar o ClickUp para criar um bom fluxo de trabalho de documentação de produtos:
1. Entenda o usuário final
Você deseja criar um documento do produto que realmente ajude o usuário. Comece por compreender quem irá utilizar o documento, a sua proficiência técnica e os dispositivos em que irão consumir este conteúdo.
Além disso, obtenha insights a partir das interações com os clientes, análises de uso do produto e formulários de feedback para garantir que a documentação do seu produto esteja alinhada com as necessidades do público e atenda a elas.
Em seguida, crie esboços detalhados diretamente no ClickUp Docs para mapear o conteúdo e a estrutura de cada tipo de documento. Use cabeçalhos para organizar seções, tabelas para estruturar informações complexas e listas de verificação para guias passo a passo.
O ClickUp Docs permite que você:
- Colabore facilmente com comentários embutidos, permitindo discussões em equipe diretamente no documento.
- Acompanhe as alterações e volte às versões anteriores quando necessário.
- Vincule documentos relacionados para melhorar a navegação e o contexto dentro da documentação do seu produto.
Você também pode usar um modelo de documento de requisitos do produto (PRD) para definir os requisitos do produto. Esse formato estruturado oferece aos redatores técnicos e desenvolvedores um guia claro para a criação de uma documentação precisa.
2. Atribua funções e responsabilidades
Atribua funções claras para a elaboração, revisão e atualização de cada documento para evitar gargalos e promover a responsabilidade.
Use o ClickUp Tasks para criar tarefas para cada seção da documentação e atribuí-las a membros específicos da equipe.
Você também pode usar os campos personalizados do ClickUp para preencher funções como “Redator”, “Revisor” e “Aprovador” em cada tarefa e obter uma visão geral do progresso delas.
3. Elabore e revise
Depois que seu redator técnico compartilhar o rascunho do documento do produto no ClickUp Docs, todas as partes interessadas relevantes, como o gerente de produto, o profissional de marketing etc., poderão editá-lo, adicionar comentários e garantir que o roteiro do produto tenha tudo o que um membro da equipe do produto ou usuário precisa.
Nesta fase, você pode usar o ClickUp Clips para gravar instruções e explicar recursos visualmente. Isso é especialmente útil para documentar funcionalidades complexas, pois o Clips permite gravar sua tela enquanto você faz comentários.
Use o ClickUp Forms para criar formulários para coletar feedback de membros da equipe, usuários ou partes interessadas. O gerente de produto pode converter as respostas em tarefas, atribuí-las às equipes relevantes e acompanhar o progresso diretamente do ClickUp.
4. Publique e distribua
Depois que a documentação for revisada e finalizada, publique-a e distribua-a a todas as partes interessadas, como usuários, equipes internas ou desenvolvedores. O ClickUp funciona também como um software de base de conhecimento que pode hospedar a documentação do produto e torná-la facilmente acessível aos seus clientes/equipes.
Use a visualização de calendário do ClickUp para acompanhar prazos e definir cronogramas claros para a publicação de documentos. Isso garante a finalização e distribuição pontuais, mantendo todos informados.
5. Repita e melhore
A documentação do produto precisa de atualizações constantes para se manter relevante. Portanto, atualize-a regularmente com base no feedback dos usuários, nas alterações do produto e nos novos recursos para mantê-la válida e precisa.
Para discutir atualizações de documentação em tempo real, use o ClickUp Chat. Crie canais de chat dedicados para tópicos ou projetos específicos. Troque feedback, resolva dúvidas e coordene atualizações com eficiência.
Usando o e-mail no ClickUp, você também pode enviar e-mails automatizados com base em campos personalizados, envios de formulários ou eventos de tarefas.
Por exemplo, envie um e-mail quando uma tarefa for marcada como “Em revisão” ou quando o envio de um formulário destacar uma questão de alta prioridade. Isso mantém sua equipe atualizada sobre mudanças críticas.
6. Integre o ClickUp com sua pilha de tecnologia
As integrações do ClickUp permitem que você conecte perfeitamente sua conta do ClickUp às suas ferramentas de gerenciamento de projetos existentes. Isso ajuda a sincronizar as atualizações da documentação com o progresso do desenvolvimento.
Por exemplo:
- A integração do GitHub e do Jira permite que você acompanhe a documentação vinculada a alterações específicas de código ou atualizações de produtos.
- Com a integração do Slack, você pode compartilhar atualizações ou fazer perguntas dentro da sua equipe, promovendo uma comunicação mais rápida sobre as tarefas de documentação.
7. Automatize tarefas repetitivas
Não deixe que tarefas rotineiras atrapalhem seu processo de documentação. Use o ClickUp Automations para manter tudo funcionando perfeitamente, automatizando tarefas repetitivas, consistentes e organizadas.
Veja como as equipes de produto utilizam as automações do ClickUp:
- Atribua automaticamente tarefas de revisão aos membros da equipe quando um documento atingir o status “Rascunho concluído”.
- Envie lembretes de prazos para evitar atrasos.
- Atualize automaticamente o status das tarefas, como mover um documento para “Revisão final” depois que todos os comentários forem integrados.
- Notifique sua equipe sobre publicações ou atualizações de documentos, mantendo todos informados sem necessidade de acompanhamento manual.
Nossos engenheiros e gerentes de produto estavam sobrecarregados com atualizações manuais de status entre o Jira e outras ferramentas. Com o ClickUp, recuperamos horas de tempo perdido em tarefas duplicadas. Melhor ainda, aceleramos os lançamentos de produtos, melhorando a transferência de trabalho entre QA, redação técnica e marketing.
Nossos engenheiros e gerentes de produto estavam sobrecarregados com atualizações manuais de status entre o Jira e outras ferramentas. Com o ClickUp, recuperamos horas de tempo perdido em tarefas duplicadas. Melhor ainda, aceleramos os lançamentos de produtos, melhorando a transferência de trabalho entre QA, redação técnica e marketing.
Manutenção e atualização da documentação do produto
Criar a documentação do produto é apenas metade do trabalho. Veja como mantê-la atualizada e relevante com manutenção contínua:
1. Estabeleça um cronograma de atualização da documentação
Programe revisões regulares da documentação em torno de lançamentos de produtos, atualizações importantes ou verificações trimestrais. Envolva as equipes de desenvolvimento e suporte para garantir que o conteúdo seja tecnicamente preciso e fácil de usar.
2. Garanta precisão e consistência ao longo do tempo
Use guias de estilo e modelos para manter um tom e formato consistentes. Revise e atualize regularmente seus documentos para refletir quaisquer alterações nos padrões do produto ou da empresa.
3. Envolva equipes multifuncionais
A colaboração entre gerentes de produto, desenvolvedores e suporte ao cliente é essencial. Suas percepções sobre atualizações, feedback e problemas mantêm a documentação precisa e atualizada.
4. Use o controle de versão para a documentação
Use os recursos de controle de versão de documentos para ajudar a monitorar atualizações, reverter para versões anteriores e manter um histórico claro das modificações, especialmente em ambientes colaborativos.
Superando os desafios da documentação de produtos
A documentação do seu sistema pode estar configurada, mas ainda assim podem surgir desafios. Veja como enfrentá-los e manter tudo em dia:
1. Manter a documentação atualizada
À medida que os produtos evoluem, a documentação também deve evoluir. Negligenciar as atualizações leva a informações incorretas, diminuição da eficiência e erros no uso ou desenvolvimento do produto.
Para manter a documentação do seu produto atualizada:
✅ Defina intervalos regulares para revisar e atualizar a documentação, como após cada lançamento de produto ou trimestralmente.
✅ Acompanhe as alterações e atualizações para garantir que a documentação reflita a versão mais recente do produto.
✅ Configure lembretes automáticos ou atribuições de tarefas para alertar os membros da equipe quando a documentação precisar ser atualizada.
2. Garantindo a precisão
Informações incorretas ou desatualizadas, como especificações técnicas, levam a um grande volume de tickets de suporte, diminuição da confiança e aumento dos custos de suporte.
Para garantir a precisão da documentação do seu produto
✅ Peça regularmente que especialistas no assunto (SMEs) e revisores analisem a documentação para detectar erros e manter a precisão.
✅ Use IA para documentação em tarefas como redação de manuais do usuário, SOPs, atas de reuniões, relatórios comerciais, propostas de vendas e material de marketing.
✅ Mantenha um registro das alterações e atualizações para acompanhar a precisão das informações ao longo do tempo.
3. Gerenciamento de grandes volumes de documentação
Gerenciar grandes volumes de documentação pode prejudicar a consistência, atrasar o acompanhamento das atualizações e causar confusão na organização dos documentos.
Para gerenciar grandes volumes de documentação de produtos:
✅ Use formatos estruturados e categorização clara para facilitar a navegação em grandes volumes de documentação.
✅ Implemente um sistema de gerenciamento de documentos para armazenar e organizar toda a documentação em um único local.
✅ Use tags e categorias para classificar e recuperar documentos facilmente
4. Lidar com diferentes necessidades e níveis de conhecimento dos usuários
A base de usuários de um produto inclui pessoas com diferentes níveis de experiência, desde iniciantes que precisam de orientações passo a passo até usuários avançados que buscam informações técnicas detalhadas. Além disso, alguns usuários têm preferências diferentes por instruções visuais ou baseadas em texto.
Para atender às necessidades de uma base de usuários diversificada:
✅ Crie documentação personalizada para diferentes tipos de usuários, como iniciantes, usuários avançados e administradores.
✅ Use uma linguagem acessível e minimize o jargão técnico para tornar o documento compreensível para usuários com diferentes níveis de especialização.
✅ Ofereça documentação em vários formatos (texto, vídeos, infográficos) para atender a diferentes preferências de aprendizagem.
Eleve o nível da documentação do seu produto com o ClickUp
A documentação do produto não é apenas algo bom de se ter, é essencial.
Com os modelos, recursos de gerenciamento de tarefas, redator de IA integrado e ferramentas de automação do ClickUp, você pode criar e manter documentos estruturados, impactantes e fáceis de usar com eficiência.
Desde a organização de guias detalhados do usuário e kits de desenvolvimento de software até a otimização de revisões colaborativas e integração de feedback, o software de gerenciamento de produtos da ClickUp garante que toda a sua documentação seja clara, atualizada e útil.
Além disso, o ClickUp oferece colaboração em tempo real e integração com outras ferramentas, o que facilita o alinhamento da documentação com as atualizações do produto e as necessidades dos usuários.
Isso libera suas equipes de suporte e vendas e capacita seus usuários com o conhecimento necessário para aproveitar ao máximo seu produto.
Quer levar a documentação do seu produto para o próximo nível? Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp.