Como criar um fluxo de trabalho de documentação do produto

Você está no meio do lançamento de um produto e tudo está indo bem - até que as perguntas começam a chegar.

Seus redatores técnicos precisam de mais clareza sobre os fluxos de trabalho dos recursos, sua equipe de vendas quer um documento de capacitação para explicar os benefícios do produto aos clientes e sua equipe de marketing ocupa a maior parte do seu tempo tentando entender as ofertas exclusivas e os diferenciais do produto.

Por que isso aconteceu?

Falta de documentação adequada do produto!

A documentação do produto não é apenas um manual ou um guia de instruções; é um mapa de fácil utilização que orienta todos os membros da equipe pelo seu produto, desde as equipes de vendas e marketing até as equipes de suporte ao cliente e desenvolvimento.

Este guia explora como criar uma documentação do produto que inspire confiança entre as partes interessadas e lhe dê controle sobre o processo de gerenciamento do produto.

O que é documentação de produto?

A documentação do produto refere-se aos materiais escritos e visuais que descrevem os recursos, a funcionalidade e o uso de um produto.

É uma base de conhecimento interna com guias passo a passo, SOPs, dicas de solução de problemas, guias de instalação, manuais de API, estratégias de produtos, casos de uso e manuais do usuário.

Tipos de documentação do produto

Aqui está uma visão geral simples dos tipos de documentação do produto que mantêm suas equipes informadas:

1. Documentação do usuário

Projetado para os usuários finais do produto, esse documento oferece instruções passo a passo para o uso de todos os recursos. Ele inclui etapas detalhadas sobre a execução de tarefas, a navegação no produto e a solução de problemas comuns, com capturas de tela, vídeos e perguntas frequentes para simplificar operações complexas.

2. Base de conhecimento

Essa biblioteca on-line de informações de autoatendimento inclui artigos, perguntas frequentes e guias de solução de problemas. Ela fornece respostas pesquisáveis para problemas comuns, ajuda os usuários a resolver problemas de forma independente e alivia a carga de trabalho das equipes de suporte.

3. Kit de desenvolvimento de software (SDK)

Um SDK oferece aos desenvolvedores os recursos, como ferramentas, bibliotecas, APIs e código de amostra, para criar ou aprimorar aplicativos para um produto ou plataforma específica. Ele inclui instruções de integração e ambientes de desenvolvimento, permitindo que os desenvolvedores trabalhem com eficiência sem começar do zero.

Leia mais: 10 melhores softwares de documentação técnica

4. Documentação de recursos

Explica em profundidade os recursos de um produto, detalhando como eles funcionam, como usá-los e casos de uso específicos. Comum em empresas B2B, esse documento técnico também destaca recursos avançados e opções de configuração que não são imediatamente visíveis para o usuário comum.

5. Guias de solução de problemas

Essa documentação técnica lista os erros comuns, suas causas e soluções, permitindo que as equipes de suporte e os clientes resolvam rapidamente os problemas sem precisar recorrer a níveis de suporte mais altos.

Por exemplo, se os usuários de um serviço de armazenamento em nuvem enfrentarem falhas no upload de arquivos devido a problemas de permissão, a documentação técnica deverá mostrar a mensagem de erro, explicar a causa e fornecer etapas para ajustar as permissões.

6. Documentação de marketing

A documentação de marketing destaca os recursos, os benefícios e as vantagens/diferenciais competitivos de um produto. Ela inclui folhetos, estudos de caso, análises competitivas e apresentações de produtos para clientes potenciais e equipes de vendas.

7. Manual de instruções

Esses guias detalhados de ponta a ponta abrangem a montagem, a configuração ou o uso de um produto. Eles fornecem informações abrangentes, desde a instalação até as operações avançadas, e são cruciais para produtos complexos, como dispositivos de hardware, aparelhos ou softwares complexos.

8. Notas de versão

As notas de versão de software resumem os novos recursos, as correções de bugs, os aprimoramentos e as atualizações de um produto. As notas de versão têm o objetivo de ajudar os clientes, administradores e desenvolvedores existentes a utilizar os novos recursos e tomar conhecimento dos problemas resolvidos.

Práticas recomendadas na documentação do produto

Uma documentação ruim pode prejudicar seu produto. Veja como você pode torná-la clara, impactante e fácil de usar:

1. Use modelos e formatos padrão

Os gerentes de produtos concordam que criar documentos de produtos do zero consome muito tempo.

Formatos padrão e modelos de documentação técnica oferecem uma estrutura clara, simplificando a criação e a manutenção e tornando a documentação mais fácil de ser seguida pelos usuários.

Os benefícios são claros:

• Consistência: Usar o mesmo formato paranotas de versão de softwareguias de solução de problemas e manuais do usuário permite que os usuários encontrem informações importantes rapidamente
• Eficiência: Ter um modelo padrão paraescrever documentação técnica aumenta a eficiência ao fornecer uma estrutura predefinida para vários tipos de documentos
• Escalabilidade: À medida que novos recursos são adicionados, a documentação pode ser facilmente atualizada usando a mesma estrutura

Por exemplo, a estrutura Modelo de documentação do projeto ClickUp mantém todos os detalhes do seu projeto organizados em um local centralizado para fácil acesso.

Faça o download deste modelo

Documentação do projeto do ClickUp

Por exemplo, se o seu software inclui um processo de aprovação exclusivo em várias etapas:

• Descreva o escopo do projeto, os objetivos e os cronogramas de conclusão - a visão geral do projeto usando o ClickUp Docs
• Adicione uma seção dedicada ao "Fluxo de trabalho de aprovação" ao seu modelo de documentação
• Monitore o progresso do projeto usando a seçãoVisualização do gráfico de Gantt e ajuste os cronogramas conforme necessário

Adapte o modelo para atender às suas necessidades, personalizando títulos, seções e estilos para refletir os recursos exclusivos do seu produto e, ao mesmo tempo, manter os elementos principais uniformes em todos os documentos.

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2. Escreva instruções claras e concisas

A documentação eficaz do produto depende da clareza. Sem ela, os usuários podem ter dificuldade para entender como usar o produto, causando confusão, erros e diminuição da usabilidade.

Instruções claras e concisas reduzem a necessidade de suporte adicional, permitindo que os usuários resolvam os problemas de forma independente.

Veja a seguir como fazer sua documentação se destacar:

Use linguagem simples: Evite jargões técnicos, a menos que seja necessário. Se precisar usá-lo, forneça definições claras.

Exemplo:

Antes: Autenticar por meio do protocolo OAuth2

depois:_ Faça login com segurança usando o OAuth2

Seja direto: Concentre-se em etapas acionáveis e elimine palavras ou explicações desnecessárias.

**Exemplo

Antes: Recomenda-se clicar no botão "Salvar

After: Clique em "Salvar

Use a voz ativa: Isso torna as instruções mais diretas e fáceis de seguir.

**Exemplo:

Before: As configurações devem ser definidas pelo usuário

After: Configurar as definições

Evite suposições: Nunca presuma que os usuários já conhecem determinados termos ou etapas. Explique todos os pré-requisitos.

**Exemplo

Antes: Instale o plug-in e prossiga

depois:_ Faça o download do plug-in em [link] e clique em "Install" (Instalar)

Além disso, divida suas instruções em pequenas etapas. Use listas numeradas para instruções sequenciais e marcadores para detalhes ou dicas adicionais. Use frases e parágrafos curtos, cada um com foco em uma única ideia principal, para aumentar a legibilidade e a compreensão.

Para termos técnicos, inclua um glossário no início ou no final do documento ou use dicas de ferramentas para definições. Ilustre as instruções com exemplos ou cenários para ajudar os usuários a entender como aplicar as etapas.

Dica profissional: Para simplificar seu trabalho, use Cérebro ClickUp um escritor de IA, para reformular frases complexas em uma linguagem mais simples e fácil de usar. A verificação ortográfica integrada também fornece correções em tempo real para palavras com erros ortográficos, tornando suas instruções livres de erros e fáceis de entender, mantendo o conteúdo de alta qualidade.

3. Aproveite os recursos visuais

Inclua elementos multimídia para dividir processos complexos ou detalhes técnicos em partes mais digeríveis, facilitando a compreensão.

Imagens, capturas de tela, vídeos e GIFs garantem clareza, compreensão e maior retenção.

O principal motivo pelo qual você está adicionando a documentação do produto é resolver os problemas dos membros da sua equipe ou dos usuários finais e ajudá-los a obter o máximo do software, e é isso que os recursos visuais fazem.

Ao criar a documentação do produto, aqui estão alguns recursos visuais para que as equipes técnicas aumentem a clareza.

casos de uso de diferentes elementos visuais

Não se esqueça de incluir texto alternativo ou uma explicação em texto ao lado dos elementos visuais para fins de acessibilidade.

Dica profissional: Use Quadros brancos ClickUp para reunir e organizar especificações técnicas com sua equipe durante o processo de desenvolvimento do produto. Rascunhe e crie layouts para interfaces de usuário ou seções de documentação diretamente no Whiteboard e colabore com os membros da equipe em tempo real, permitindo que todos contribuam com ideias, façam edições e forneçam feedback instantaneamente.

Faça brainstorming de ideias e visualize fluxos de trabalho usando o ClickUp Whiteboard

Os clipes do ClickUp também são um divisor de águas aqui. Mas falaremos mais sobre isso depois.

Agora que você já domina as práticas recomendadas, é hora de dar vida à documentação do produto usando o ClickUp.

Como criar um fluxo de trabalho de documentação do produto usando o ClickUp Software de gerenciamento de produtos do ClickUp foi projetado para simplificar a forma como uma equipe de produtos cria, gerencia e atualiza a documentação no processo de desenvolvimento de produtos.

Veja como você pode usar o ClickUp para criar um bom fluxo de trabalho de documentação do produto:

1. Entenda o usuário final

Você deseja criar um documento de produto que realmente ajude o usuário. Comece entendendo quem usará o documento, sua proficiência técnica e os dispositivos nos quais eles consumirão esse conteúdo.

Além disso, obtenha insights das interações com os clientes, da análise de uso do produto e dos formulários de feedback para garantir que a documentação do produto esteja alinhada e atenda aos requisitos do público.

Em seguida, crie esboços detalhados diretamente no Documentos do ClickUp para mapear o conteúdo e a estrutura de cada tipo de documento. Use cabeçalhos para organizar seções, tabelas para estruturar informações complexas e listas de verificação para guias passo a passo.

Crie uma documentação abrangente do produto usando os recursos de edição do ClickUp Docs

O ClickUp Docs permite que você:

• Colabore facilmente com comentários em linha, permitindo discussões em equipe diretamente no documento
• Manter o controle das alterações e reverter para versões anteriores quando necessário
• Vincular documentos relacionados para melhorar a navegação e o contexto na documentação do produto

Você também pode usar um modelo de documento de requisitos do produto (PRD) para definir os requisitos do produto. Esse formato estruturado oferece aos redatores técnicos e desenvolvedores um guia claro para criar uma documentação precisa.

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2. Atribua funções e responsabilidades

Atribua funções claras para a elaboração, revisão e atualização de cada documento para evitar gargalos e promover a responsabilidade.

Use Tarefas do ClickUp para criar tarefas para cada seção de documentação e atribuí-las a membros específicos da equipe.

Você também pode usar Campos personalizados do ClickUp para preencher funções como "Writer", "Reviewer" e "Approver" em cada tarefa e obter uma visão geral do progresso.

Gerencie atribuições de tarefas para redigir, revisar e aprovar documentos no ClickUp Tasks

3. Redigir e revisar

Depois que o redator técnico compartilha o rascunho do documento do produto no ClickUp Docs, todas as partes interessadas relevantes, como o gerente de produto, o profissional de marketing etc., podem editá-lo, adicionar comentários e garantir que o roteiro do produto tenha tudo o que um membro da equipe de produto ou usuário precisaria.

Nesse estágio, você pode usar Clipes do ClickUp para gravar instruções e explicar recursos visualmente. Isso é especialmente útil para documentar funcionalidades complexas, pois o Clips permite gravar sua tela enquanto faz comentários.

Grave feedback de áudio e vídeo para a equipe de produtos usando o ClickUp Clips

Use Formulários ClickUp para criar formulários para obter feedback de membros da equipe, usuários ou partes interessadas. O gerente de produto pode converter as respostas em tarefas, atribuí-las a equipes relevantes e acompanhar o progresso diretamente do ClickUp.

Colete informações em um formato estruturado com o ClickUp Forms

4. Publique e distribua

Depois que a documentação for revisada e finalizada, publique-a e distribua-a para todas as partes interessadas, como usuários, equipes internas ou desenvolvedores. O ClickUp funciona como um software de base de conhecimento que pode hospedar a documentação do produto e torná-la facilmente acessível aos seus clientes/equipes.

Use Visualização do calendário do ClickUp para acompanhar os prazos e definir cronogramas claros para a publicação de documentos. Isso garante a finalização e a distribuição em tempo hábil para manter todos informados.

Visualize os prazos de publicação de documentos com a visualização de calendário do ClickUp

5. Iterar e melhorar

A documentação do produto precisa de atualizações constantes para permanecer relevante. Portanto, atualize-a regularmente com base no feedback do usuário, nas alterações do produto e nos novos recursos para mantê-la válida e precisa.

Para discutir as atualizações da documentação em tempo real, use Bate-papo do ClickUp . Crie canais de bate-papo dedicados a tópicos ou projetos específicos. Troque feedback, resolva dúvidas e coordene atualizações com eficiência.

Troque ideias e discuta rapidamente as necessidades de revisão por meio de canais dedicados no ClickUp Chat

Usando o E-mail no ClickUp no ClickUp, você também pode enviar e-mails automatizados com base em campos personalizados, envios de formulários ou eventos de tarefas.

Por exemplo, envie um e-mail quando uma tarefa for marcada como "Em revisão" ou quando um envio de formulário destacar um problema de alta prioridade. Isso mantém a sua equipe atualizada sobre alterações críticas.

Informe as partes interessadas sobre atualizações urgentes da documentação com o Email no ClickUp

6. Integre o ClickUp à sua pilha de tecnologia Integrações do ClickUp permitem que você conecte perfeitamente sua conta ClickUp às ferramentas de gerenciamento de projetos existentes. Isso ajuda a sincronizar as atualizações da documentação com o progresso do desenvolvimento.

Por exemplo:

• A integração do GitHub e do Jira permite que você rastreie a documentação vinculada a alterações específicas de código ou atualizações de produto
• Com a integração do Slack, você pode compartilhar atualizações ou fazer perguntas dentro da sua equipe, promovendo uma comunicação mais rápida sobre as tarefas de documentação

7. Automatize tarefas repetitivas

Não deixe que as tarefas rotineiras atrapalhem seu processo de documentação. Use Automações do ClickUp para manter as coisas funcionando sem problemas, automatizando tarefas repetitivas, consistentes e organizadas.

Veja como as equipes de produtos usam o ClickUp Automations:

• Atribua automaticamente tarefas de revisão aos membros da equipe quando um documento atingir o status "Rascunho concluído"
• Enviar lembretes de datas de vencimento para os próximos prazos para evitar atrasos
• Atualizar os status das tarefas automaticamente, como mover um documento para "Revisão final" quando todos os comentários estiverem integrados
• Notificar sua equipe sobre publicações ou atualizações de documentos, mantendo todos informados sem acompanhamento manual

Mantenha os processos de documentação do produto consistentes usando o ClickUp Automations

Nossos engenheiros e gerentes de produto estavam sobrecarregados com atualizações manuais de status entre o Jira e outras ferramentas. Com o ClickUp, recuperamos horas de tempo perdido em tarefas duplicadas. Melhor ainda, aceleramos os lançamentos de produtos ao melhorar a transferência de trabalho entre QA, redação técnica e marketing.

Nick Foster, Diretor de Gerenciamento de Produtos da Lulu Press

Manutenção e atualização da documentação do produto

Criar a documentação do produto é apenas metade do trabalho. Veja como mantê-la atualizada e relevante com a manutenção contínua:

1. Estabeleça um cronograma de atualização da documentação

Programe revisões regulares da documentação em torno de lançamentos de produtos, atualizações importantes ou check-ins trimestrais. Envolva as equipes de desenvolvimento e suporte para garantir que o conteúdo seja tecnicamente preciso e de fácil utilização.

2. Garantir a precisão e a consistência ao longo do tempo

Use guias de estilo e modelos para manter um tom e um formato consistentes. Revise e atualize regularmente seus documentos para refletir quaisquer alterações nos padrões do produto ou da empresa.

3. Envolva equipes multifuncionais

A colaboração entre gerentes de produtos, desenvolvedores e suporte ao cliente é essencial. Suas percepções sobre atualizações, feedback e problemas mantêm a documentação precisa e atualizada.

4. Use o controle de versão para a documentação

Use o controle de versão controle de versão do documento para ajudá-lo a monitorar atualizações, reverter para versões anteriores e manter um histórico claro das modificações, especialmente em ambientes colaborativos.

Superando os desafios da documentação do produto

A documentação do seu sistema pode estar configurada, mas ainda podem surgir desafios. Veja a seguir como enfrentá-los e manter tudo sob controle:

1. Manter a documentação atualizada

À medida que os produtos evoluem, a documentação também deve evoluir. Negligenciar as atualizações leva a informações errôneas, diminuição da eficiência e erros no uso ou desenvolvimento do produto.

Para manter a documentação do seu produto atualizada

defina intervalos regulares para revisar e atualizar a documentação, por exemplo, após cada lançamento de produto ou trimestralmente

acompanhe as alterações e atualizações para garantir que a documentação reflita a versão mais recente do produto

configure lembretes automáticos ou atribuições de tarefas para alertar os membros da equipe quando a documentação precisar ser atualizada

2. Garantir a precisão

Informações incorretas ou desatualizadas, como especificações técnicas, resultam em um alto volume de tíquetes de suporte, diminuição da confiança e aumento dos custos de suporte.

Para garantir a precisão da documentação do seu produto

faça com que a documentação seja revisada regularmente por especialistas no assunto (SMEs) e revisores para detectar erros e manter a precisão

use AI para documentação para tarefas como escrever manuais de usuário, SOPs, atas de reuniões, relatórios comerciais, propostas de vendas e material de marketing

mantenha um registro de alterações e atualizações para acompanhar a precisão das informações ao longo do tempo

3. Gerenciar grandes volumes de documentação

O gerenciamento de grandes volumes de documentação pode prejudicar a consistência, atrasar o rastreamento de atualizações e desorganizar a organização dos documentos.

Para gerenciar grandes volumes de documentação do produto:

use formatos estruturados e categorização clara para facilitar a navegação em grandes volumes de documentação

implemente um sistema de gerenciamento de documentos para armazenar e organizar toda a documentação em um único local

use tags e categorias para classificar e recuperar documentos com facilidade

4. Lidar com necessidades variadas dos usuários e níveis de especialização

A base de usuários de um produto inclui indivíduos com diferentes níveis de experiência - desde iniciantes que precisam de orientação passo a passo até usuários avançados que buscam informações técnicas detalhadas. Além disso, alguns usuários têm preferências diferentes por instruções visuais ou baseadas em texto.

Para atender às necessidades de uma base de usuários diversificada

crie documentação personalizada para diferentes tipos de usuários, como iniciantes, usuários avançados e administradores

use linguagem acessível e minimize o jargão técnico para tornar o documento compreensível para usuários com diferentes níveis de conhecimento

oferecer documentação em vários formatos (texto, vídeos, infográficos) para atender a diferentes preferências de aprendizado

Eleve o nível de sua documentação de produto com o ClickUp

A documentação do produto não é apenas algo agradável de se ter - é essencial.

Com os modelos do ClickUp, os recursos de gerenciamento de tarefas, o redator de IA integrado e as ferramentas de automação, você pode criar e manter com eficiência documentos estruturados, impactantes e fáceis de usar.

Desde a organização de guias de usuário detalhados e kits de desenvolvimento de software até a simplificação de revisões colaborativas e a integração de feedback, o software de gerenciamento de produtos do ClickUp garante que cada parte de sua documentação seja clara, atualizada e útil.

Além disso, o ClickUp oferece colaboração em tempo real e integração com outras ferramentas, o que facilita o alinhamento da documentação com as atualizações do produto e as necessidades do usuário.

Isso libera as equipes de suporte e vendas e capacita os usuários com o conhecimento necessário para obter o máximo do seu produto.

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