O mundo dos negócios está na encruzilhada de vários eventos fundamentais. A pandemia mudou a forma como vemos o trabalho - modelos remotos e híbridos se tornaram comuns. A inteligência artificial atingiu um nível prático de maturidade com o GenAI. A tecnologia se tornou uma parte ainda mais integral dos negócios.
Como resultado, as organizações em todo o mundo estão em um estado de constante transformação digital. Não é de se admirar que o mercado de transformação digital esteja projetado para atingir uS$ 4907 bilhões até 2030 .
No entanto, é importante observar que a transformação digital não se trata apenas da adoção de novas tecnologias. Ela representa uma mudança fundamental na função que a tecnologia desempenha nos negócios. É uma transformação organizacional que exige a reimaginação das operações comerciais, a otimização dos processos e a mudança de comportamentos para agregar valor no mercado.
A estrutura People Process Technology (PPT) foi projetada para permitir exatamente isso. A PPT adota uma abordagem holística para a transformação digital, indo além da tecnologia. De fato, no PPT, a tecnologia vem por último!
Se você está curioso para saber como o modelo PPT pode ajudá-lo a atingir suas metas estratégicas de transformação digital, continue lendo.
O que é a estrutura de pessoas, processos e tecnologia?
A estrutura de pessoas, processos e tecnologia (PPT) é um modelo para avaliar e melhorar a eficácia organizacional. Ela se concentra em três elementos principais.
🧑🏻 Pessoas: Os recursos humanos de sua organização, incluindo funcionários, prestadores de serviços e partes interessadas. Essa parte da estrutura enfatiza as habilidades, o conhecimento, as funções, as responsabilidades e a cultura.
➡️ Processo: Fluxos de trabalho, procedimentos e métodos que você usa para administrar os negócios. Isso inclui os processos formais e informais, que vão desde o pedido de licença até o controle de qualidade.
🛠️ Tecnologia: As ferramentas, os sistemas e a infraestrutura que dão suporte a operações comerciais bem-sucedidas. Isso inclui software, hardware e outros recursos técnicos.
Embora a transformação digital tenha ganhado terreno nos anos 2000, a estrutura de PPT tem sua história no modelo do psicólogo administrativo Harold Leavitt de 1965. O modelo Diamond de Leavitt se concentrava em quatro componentes principais: pessoas, tarefas, estrutura e tecnologia.
De acordo com Leavitt, esses elementos estão interconectados, e as mudanças em uma área inevitavelmente afetarão as outras. Com o tempo, o modelo Diamond evoluiu, com os componentes "estrutura" e "tarefas" sendo reinterpretados ou fundidos no que hoje chamamos de "processos"
Essa mudança refletiu um reconhecimento cada vez maior da necessidade de formalizar e otimizar os fluxos de trabalho à medida que a tecnologia se tornava mais integrada às práticas comerciais. Isso é especialmente verdadeiro quando se trata dos processos de uma organização estratégia de transformação digital .
Lembre-se de que a estrutura de tecnologia de processos de pessoas é mais do que apenas esses três elementos; ela também trata de suas interconexões e interações.
Por exemplo, não se trata apenas da ferramenta de gerenciamento de projetos pela qual a organização paga, mas também de como as equipes a utilizam e como ela molda seu desempenho.
Exploraremos isso a seguir.
A interação de pessoas, processos e tecnologia nas empresas
A Uber, a maior empresa de táxi do mundo, não possui veículos. O Facebook, o proprietário da mídia mais popular do mundo, não cria conteúdo. O Alibaba, o varejista mais valioso, não tem estoque. E o Airbnb, o maior provedor de acomodações do mundo, não possui imóveis. Algo interessante está acontecendo. Tom Goodwin tom Goodwin, Inc., palestrante, autor e líder empresarial
Essa mudança no mundo dos negócios também cria uma nova interação entre os aspectos de pessoas, processos e tecnologia. Veja como.
Pessoas
**As pessoas são o coração de qualquer iniciativa de transformação digital. Seus conhecimentos, habilidades, criatividade, paixão e liderança executam e sustentam a mudança.
Sua capacidade de seguir processos pode levar a eficiências, velocidade, consistência e conformidade. Por outro lado, se elas relutarem em usar a tecnologia, poderão perder maneiras mais fáceis, rápidas e convenientes de trabalhar.
Funcionários engajados entendem a intenção do processo e o seguem criteriosamente. Eles estão mais bem equipados para aproveitar a tecnologia de forma eficaz, o que resulta em uma organização mais ágil e responsiva.
Processo
Os processos referem-se à maneira como as pessoas em uma organização executam as mudanças. Ele engloba fluxos de trabalho, procedimentos e métodos seguidos pelas pessoas. Isso pode ser qualquer coisa, desde lidar com um cliente agitado até escrever uma carta de apresentação de um produto respostas a cartas de crianças de sete anos .
Processos bem projetados garantem que as operações sejam eficientes, escalonáveis e alinhadas às metas estratégicas da empresa. Eles ajudam as pessoas a realizar um trabalho consistente, muitas vezes reduzindo a fadiga das decisões. Também ajudam as equipes de tecnologia a padronizar e automatizar processos para aumentar a produtividade.
Tecnologia
A tecnologia inclui as ferramentas, os sistemas e a infraestrutura usados na organização. Isso pode ser qualquer coisa, desde software e hardware até sistemas de gerenciamento de dados e plataformas de comunicação.
**A tecnologia que usamos molda a maneira como pensamos. Quando tudo o que você vê é uma planilha, é provável que pense em linhas e colunas. Ao escolher a tecnologia certa, você pode capacitar ou prejudicar o desempenho dos funcionários. Da mesma forma, você também pode melhorar ou complicar os processos.
Todos os dias, pessoas, processos e tecnologia interagem entre si de inúmeras maneiras. O que sabemos é que uma interação ideal dos três pode criar resultados extraordinários.
Vamos ver como você pode facilitar isso.
Implementando a estrutura PPT no mundo real
A simplicidade da estrutura do PPT muitas vezes pode mascarar sua estrutura complexa. Qualquer organização estaria errada se ignorasse as dezenas, se não centenas, de maneiras pelas quais os três elementos interagem e impactam uns aos outros.
Aproveitar a estrutura PPT como parte de qualquer estratégia de gerenciamento de projetos ou de transformação digital requer uma abordagem ponderada. Aqui está um guia passo a passo usando um sistema de gerenciamento de projetos como o ClickUp .
1. Mapeie seu cenário de pessoas, processos e tecnologia
Se isso parece uma tarefa gigantesca, é porque é mesmo. Portanto, comece delineando o escopo do seu projeto. Por exemplo, como parte da sua iniciativa de transformação digital, se você estiver implementando uma ferramenta de automação de testes, veja o que você poderia fazer:
Pessoas: Pense em todas as partes interessadas na ferramenta, não apenas em seus usuários diretos. Isso pode incluir analistas de negócios, desenvolvedores, DevOps, equipes de atendimento ao cliente, etc.
Processo: Mapeie os processos de teste atuais que você está seguindo. Identifique as lacunas e os pontos críticos.
Tecnologia: Embora a automação de testes seja uma ferramenta totalmente nova que você ainda não tem, pense em toda a tecnologia que você usa no processo. Você pode estar usando um sistema de rastreamento de bugs, por exemplo. Ou apenas listando os defeitos em uma planilha. Audite todas elas, mesmo que pareçam tangenciais.
Mapeamento de processos com o ClickUp Whiteboards
Use um mapeamento de processos ferramenta como Quadros brancos ClickUp para tornar isso visual e colaborativo. Reúna várias partes interessadas na mesma página, discuta elementos, deixe comentários, aborde preocupações e tome medidas, tudo em um só lugar.
⚡️ Arquivo de modelos: Para iniciantes, aqui estão alguns modelos de mapas de processos para salvá-lo dos horrores de uma página em branco.
A estrutura do PPT em ação: O ecossistema PPT integrado da Apple
O processo exemplar de desenvolvimento de produtos da Apple demonstra a interação perfeita entre pessoas, processos e tecnologia. Como filosofia, a Apple integra firmemente hardware, software e serviços para melhorar o controle de qualidade e a experiência do usuário.
Para conseguir isso, eles contratam os melhores talentos em engenharia, cultivam uma cultura de excelência em design e investem em técnicas avançadas de fabricação, criando um ecossistema perfeito dentro da organização.
2. Tenha uma visão clara
Para seu projeto de transformação digital, tenha uma visão clara. Defina objetivos comerciais específicos e métricas de sucesso para cada um dos três elementos: pessoas, processos e tecnologia.
Cristalize a visão de seu projeto com o ClickUp Docs
Documente sua visão como um manual ou uma carta de projeto com o Documentos do ClickUp . Aproveite os recursos de IA do Cérebro ClickUp para resumir, criar tarefas, notificar usuários, etc.
3. Faça um plano equilibrado de alocação de recursos
Uma transformação bem-sucedida requer um investimento equilibrado em pessoas, processos e tecnologia. Aloque os recursos cuidadosamente, evitando o investimento excessivo em uma área em detrimento de outras, pois as consequências podem ser catastróficas.
Ênfase excessiva na tecnologia: Priorizar a tecnologia em detrimento das pessoas e dos processos pode levar a sistemas complexos que os funcionários não gostam muito de usar ou a processos que não se alinham à tecnologia.
Isso pode resultar em ferramentas subutilizadas, resistência da equipe e, por fim, um baixo retorno sobre o investimento.
Por exemplo, se você implementar uma ferramenta complexa de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e suas equipes de vendas a detestarem, forçá-las a usá-la não produzirá os resultados desejados.
Para evitar isso, **invista no treinamento de seus funcionários em qualquer nova tecnologia que você implementar. Alinhe a tecnologia com as necessidades e os recursos reais da força de trabalho da organização
🚫 Ênfase excessiva nas pessoas: Concentrar-se muito no aspecto das pessoas sem a devida atenção aos processos e à tecnologia pode resultar em resultados inconsistentes, ineficiências e falta de escalabilidade. Os funcionários podem criar processos que sejam convenientes apenas para eles ou executar muitas tarefas manuais, o que leva ao esgotamento.
Evite isso equilibrando o foco nas pessoas com processos bem definidos e as ferramentas tecnológicas certas que ajudam a obter eficiência e consistência organizacional.
Diga não às tarefas manuais com a automação do ClickUp
Por exemplo, use Automações do ClickUp para reduzir as cargas de trabalho manuais e o tempo gasto em tarefas rotineiras e mecânicas.
Não sabe por onde começar? Nós trouxemos ajuda. Dê uma olhada exemplos de automação de processos de negócios para ajudar a otimizar seus processos.
🚫 Ênfase excessiva no processo: O foco desproporcional nos processos pode levar à rigidez, em que os funcionários se sentem limitados em vez de capacitados. Os processos excessivamente complexos ou sem o suporte da tecnologia certa podem gerar frustração.
Portanto, reveja e atualize os processos regularmente para garantir que eles sejam flexíveis e estejam alinhados com as capacidades das pessoas e com os avanços tecnológicos. Use modelos de aprimoramento de processos para determinar onde há espaço para melhorias e executar de acordo. Busque ativamente o feedback dos funcionários para aperfeiçoar os processos.
Subinvestimento em uma única área: Negligenciar qualquer aspecto da estrutura de PPT pode levar ao colapso de todo o sistema.
Por exemplo, o subinvestimento em tecnologia pode levar a ferramentas desatualizadas, enquanto o subinvestimento em pessoas pode resultar em uma lacuna de habilidades.
Mantenha uma abordagem equilibrada, avaliando e ajustando regularmente os investimentos nas três áreas. Isso não significa que você deva dar a todas a mesma importância.
Com base na maturidade, nas necessidades, nos orçamentos, na cultura etc., um elemento pode precisar de mais atenção do que o outro. Certifique-se de que cada elemento receba os recursos e a atenção necessários para apoiar os outros de forma eficaz.
🚫 Falta de integração entre os elementos do PPT: Se você não integrar pessoas, processos e tecnologia de forma eficaz, isso pode resultar em operações desarticuladas, falhas de comunicação e falta de alinhamento com seus objetivos. Essa fragmentação pode retardar a tomada de decisões e reduzir a eficácia geral.
Promova uma integração significativa incentivando a colaboração multifuncional. Certifique-se de que as mudanças em uma área (por exemplo, atualizações tecnológicas) sejam comunicadas e alinhadas aos processos e às pessoas. Use revisões regulares para avaliar a integração desses elementos e faça os ajustes necessários.
Para não se deixar levar pelas marés do projeto, crie um plano antecipadamente. Modelo de plano e estratégia de transformação digital do ClickUp pode ser incrivelmente útil aqui. Esse modelo fácil de usar para iniciantes ajuda a mapear suas metas, dividi-las em itens de ação gerenciáveis e acompanhar o progresso rumo à implementação bem-sucedida.
4. Prepare-se para gerenciar mudanças
Os projetos de transformação digital são, em essência, sobre mudanças. Até mesmo as mudanças mais bem-intencionadas são perturbadoras. Portanto, é natural que haja uma certa resistência por parte dos membros da equipe. Crie uma estratégia robusta de gerenciamento de mudanças para se antecipar a isso.
✅ Educar: Invista na gestão do conhecimento. Crie uma estratégia abrangente de guia de gerenciamento de mudanças antes de alterar os processos existentes. Preparar, apoiar e orientar indivíduos e equipes durante a transformação.
✅ Habilitar: Usar software de gerenciamento de mudanças envolver as partes interessadas no início do processo. Ofereça treinamento e suporte, explique as próximas etapas e incentive-os a adotar ativamente as novas soluções de tecnologia digital.
✅ Operacionalizar: Com base em sua experiência, crie modelos de gerenciamento de mudanças que podem ser aplicados a projetos futuros ou a outras equipes.
A estrutura PPT em ação: A estratégia eficaz de gerenciamento de mudanças da Netflix
A estratégia de gerenciamento de mudanças da Netflix durante sua transição para o streaming é um ótimo exemplo. A empresa investiu para garantir que suas equipes tivessem as habilidades e a mentalidade necessárias para apoiar a mudança do aluguel de DVDs para o streaming.
Eles reformularam seus processos de entrega de conteúdo, a experiência de streaming e os algoritmos de recomendação de conteúdo e criaram uma cultura de tomada de decisões orientada por dados.
Como resultado, a Netflix foi pioneira em uma forma totalmente nova de consumo de mídia e se transformou com sucesso no principal serviço de streaming do mundo.
5. Comunique-se. Comunique-se. Comunicar
Ao implementar projetos de transformação digital, comunicar uma vez inicialmente não é suficiente. Você precisa manter conversas contínuas com todas as partes interessadas para reiterar o objetivo, promover o alinhamento e melhorar a adoção.
Ative o software de colaboração em tempo real, como o Bate-papo do ClickUp para facilitar as conversas assíncronas. Isso não apenas elimina a necessidade de reuniões/interrupções, mas também permite um fórum comum para que os membros da equipe colaborem sem esforço.
Colaboração assíncrona sem esforço com o ClickUp
6. Planeje os efeitos upstream/downstream
O sucesso da estrutura PPT está no fato de tratar as pessoas, os processos e a tecnologia como elementos interconectados. Isso significa que qualquer alteração que você fizer em um deles certamente afetará os outros dois.
- Identificar dependências e conexões
- Meça o nível de impacto
- Prepare-se para mitigar quaisquer riscos ou pontos de falha
A implementação de uma estratégia estruturada de gerenciamento de processos de negócios pode ajudá-lo a se preparar para o impacto upstream/downstream. Dê uma olhada em exemplos de gerenciamento de processos de negócios para obter inspiração.
7. Observar e adaptar
A transformação digital não é uma coisa única, especialmente em um mundo em que a tecnologia está evoluindo tão rapidamente. Use a estrutura do PPT como um sistema em evolução. Revise e refine a estrutura à medida que você obtém mais informações.
Promova uma cultura de aprimoramento contínuo, aborde ativamente o feedback e otimize todos os aspectos do negócio.
A estrutura PPT em ação: Toyota e Kaizen
A cultura de melhoria contínua (Kaizen) da Toyota é um exemplo notável.
- Pessoas: Eles enfatizaram o treinamento e a capacitação dos funcionários para identificar e resolver problemas, o que também impulsionou o controle de qualidade e a inovação
- Processo: Desenvolveram um processo de manufatura enxuta para reduzir o desperdício e melhorar a eficiência por meio de técnicas como Just-In-Time (JIT) e Kanban
- Tecnologia: Integraram a automação e a robótica para melhorar a precisão, a consistência e a velocidade
Atualmente, a Toyota é um dos fabricantes de automóveis mais eficientes e lucrativos do mundo. E o Sistema Toyota de Produção é adotado globalmente em todos os setores.
Construa organizações resilientes com o ClickUp
**A mudança é inevitável. As organizações resilientes não apenas se adaptam bem às mudanças, mas também aproveitam ativamente suas oportunidades
Elas desenvolvem pontos fortes em pessoas, processos e tecnologia para evoluir em conjunto com os ventos contrários do mercado. Elas gerenciam a interconexão desses três elementos com facilidade, equilibrando as necessidades de cada um deles e intervindo para preencher as lacunas à medida que as circunstâncias mudam.
As organizações criadas para durar estão sempre buscando maneiras de melhorar a eficiência, promover a inovação e navegar pelas mudanças de forma mais eficaz.
Elas usam um conjunto abrangente de ferramentas de negócios para criar essa resiliência. Um conjunto de ferramentas como o ClickUp.
Com recursos que suportam gerenciamento de projetos, agendamento, relatórios, alocação de recursos e controle de tempo, bem como brainstorming criativo, colaboração em tempo real e muito mais, o ClickUp tem tudo o que uma empresa precisa para a transformação digital. Experimente o ClickUp hoje gratuitamente !