Como usar gráficos de controle no gerenciamento de projetos

Na década de 1900, os canários eram usados como sentinelas em minas de carvão. Quando o monóxido de carbono - indetectável para os seres humanos - atingia níveis perigosamente altos, os pássaros paravam de cantar. Isso servia como um aviso oportuno, dando aos mineiros tempo suficiente para escapar.

Os gráficos de controle são como canários. Quando tudo está sob controle, o gráfico de controle, que é um gráfico que traça medidas quantitativas em relação ao tempo, apresentará um quadro não ameaçador. Variações inesperadas ou desvios extraordinários que ameacem seu projeto farão soar o alarme. Desenvolvido pela primeira vez em 1924 por Walter A. Shewhart os gráficos de controle foram usados para diferenciar entre a variação aleatória - que é normal - e a variação perturbadora no processo de fabricação de equipamentos de telecomunicações na Bell Labs. Atualmente, esses gráficos são usados em controle de qualidade, saúde, P&D e setores de serviços.

Os profissionais de gerenciamento de projetos (PMPs) os utilizam para gerenciamento de qualidade e controle de processos. Eles ajudam a monitorar o desempenho, identificar variações de causas especiais e garantir que os gerentes de projeto possam tomar medidas corretivas para manter a variação dentro dos limites predefinidos. A longo prazo, eles servem como uma ferramenta para promover a melhoria contínua e a tomada de decisões com base em dados.

Este artigo explica o uso de gráficos de controle no gerenciamento de projetos com exemplos que descrevem cenários do mundo real. Vamos ver como eles podem ajudá-lo a criar estratégias de gerenciamento de projetos proativas, em vez de reativas, e ficar um passo à frente.

Entendendo os gráficos de controle

Um gráfico de controle, também chamado de gráfico de controle estatístico de processo (SPC) ou gráfico de Shewhart, é uma poderosa ferramenta gráfica projetada para monitorar e manter o controle sobre a qualidade do processo e execução de projetos . Ele garante que as operações ocorram em condições estáveis e consistentes, ajudando a maximizar a eficiência e a manter o fluxo geral de seus negócios.

Exemplo 1: Digamos que o ônibus escolar deva chegar à sua porta às 7h todas as manhãs. Em alguns dias, ele se atrasa um pouco, em outros, chega um pouco mais cedo. De qualquer forma, ele chega à escola antes do toque do sino da manhã, portanto, você não fica muito preocupado.

Gráfico de controle mostrando os horários de chegada dos ônibus escolares. Há alguma variação, mas não muita

Agora, o que acontece se um dia o ônibus chegar 20 minutos adiantado? Ou 20 minutos atrasado? Essa é uma grande variação em relação à rotina habitual e que perturbará seriamente sua própria programação matinal.

Portanto, a ideia básica por trás dos gráficos de controle é que todo processo envolve variações, mas apenas algumas dessas variações resultam em falhas catastróficas. Ao rastrear visualmente todas as variações do processo, um gráfico de controle pode ajudar a identificar variações e abordar problemas em projetos com antecedência. Essa abordagem proativa contribui para uma operação comercial mais tranquila e confiável.

Todo gráfico de controle contém cinco elementos.

• Pontos de dados: São as medidas ou valores individuais, cada um representando um instantâneo do seu processo em um momento específico. Na carta de controle acima, os horários de chegada dos ônibus escolares são os pontos de dados
• Eixo do tempo (eixo x): O eixo horizontal normalmente representa o tempo, mostrando quando cada ponto de dados foi coletado. Isso ajuda a ver como o processo muda ao longo do tempo
• Eixo de medição (eixo y): O eixo vertical representa a variável que você está rastreando, como o número de defeitos, atrasos na partida de voos, desvios de peso ou volume ou qualquer outra métrica relevante para o seu processo
• Linha central (linha central): Essa linha horizontal representa a média de todos os seus pontos de dados individuais. É sua linha de base para entender o comportamento normal do processo
• Limite de controle superior e limite de controle inferior: O limite de controle superior (UCL) é uma linha definida acima da média, e o limite de controle inferior (LCL) é uma linha abaixo da média. Ambos os limites de controle geralmente são definidos em três desvios padrão. Juntos, o UCL e o LCL formam uma faixa em torno da linha média. Seu processo está sob controle desde que os pontos de dados permaneçam dentro dessa faixa. Quando os pontos ficam fora da faixa criada pelos limites de controle, isso sinaliza um possível problema

Como criar um gráfico de controle?

Criar um gráfico de controle é simples. Veja o que você deve fazer:

• Colete seus dados: Primeiro, colete os dados que deseja monitorar. Isso pode ser qualquer coisa, desde números de vendas diárias até o tempo necessário para concluir tarefas
• Trace os dados: Em um gráfico, trace os pontos de dados ao longo de uma linha do tempo. O eixo x geralmente representa o tempo, enquanto o eixo y representa a variável que você está medindo. A plotagem de pontos de dados em relação ao tempo fornece um gráfico de série temporal - o primeiro estágio de um gráfico de controle
• Calcule a média: Encontre a média de seus pontos de dados e desenhe uma linha horizontal em seu gráfico com esse valor. Essa linha representa a tendência central de seu processo
• Defina os limites de controle: Calcule os limites de controle superior e inferior para ajudá-lo a determinar quando um processo sai dos trilhos. Desenhe linhas nesses valores acima e abaixo da linha média
• Interprete o gráfico: Observe como o gráfico de controle se comporta com referência aos limites de controle estabelecidos à medida que você adiciona dados. Seu processo é estável se os pontos de dados permanecerem dentro desses limites. Se eles ultrapassarem os limites, tome medidas para corrigir o processo antes que ele saia do controle

Principais métricas e dados da carta de controle

Depois de criar um controle de projeto você já está na metade do caminho. Agora é hora de analisar os resultados. Use estas métricas para avaliar seu desempenho:

• Range (R): O range é a diferença entre os pontos de dados mais altos e mais baixos de sua amostra. Você pode usá-lo para ter uma noção rápida da variabilidade dentro de cada subgrupo de dados
• Desvio (x - xˉ): O desvio refere-se à diferença entre um único ponto de dados e o valor médio (média). Ele informa a que distância esse ponto específico está da média
• Desvio padrão (σ): Mede a dispersão de todos os pontos de dados em torno da média. Ele calcula a quantidade média que cada ponto de dados desvia da média, dando uma ideia da variabilidade geral dos dados
• Variância (σ2): A variância mede o quanto os pontos de dados diferem da média (mean). Ela é calculada elevando ao quadrado as diferenças entre cada ponto e a média e calculando a média dessas diferenças ao quadrado. Em termos mais simples, a variância mostra quanta variação existe em seu processo

Você também pode usar a Regra dos Sete no PMP, uma medida simples, mas poderosa, para identificar padrões de processos fora de controle.

A Regra dos Sete afirma que, se sete pontos de dados consecutivos caírem em um lado da linha central - todos acima ou todos abaixo -, então o processo pode estar enfrentando um problema que requer investigação.

Nos últimos sete dias, o ônibus escolar sempre chegou um pouco atrasado. O que está causando esse atraso? Você precisa encontrar o motivo - uma "causa atribuível

A Regra dos Sete é importante porque:

• Esse padrão geralmente indica uma mudança sutil, mesmo dentro dos limites de controle, que poderia eventualmente levar a um problema mais significativo
• Ajuda a determinar se fatores externos estão influenciando o seu processo ou se há uma mudança consistente na forma como o processo está se comportando

Agora, vamos explorar os gráficos de controle que podem ser usados para gerenciar o escopo, o custo, o cronograma, a qualidade, os recursos e os riscos dos seus projetos.

Tipos de gráficos de controle com exemplos

Há muitos tipos de gráficos de controle, cada um atendendo a um tipo exclusivo de requisito de controle.

1. Gráficos de variáveis

Você deseja usar medições precisas para controlar aspectos específicos do seu processo, como peso, temperatura ou tempo? Um gráfico de controle variável é exatamente a ferramenta estatística de que você precisa.

Esse tipo de gráfico o ajuda a monitorar processos em que você mede algo que pode assumir qualquer valor dentro de um intervalo, como o peso de um produto ou o tempo necessário para concluir uma tarefa.

Exemplo 2: Sua fábrica produz peças de chapa metálica personalizadas para clientes industriais com especificações exatas, principalmente em termos de espessura. Para garantir a qualidade, você usa uma ficha de controle de variáveis para monitorar a espessura das peças.

A cada hora, você mede uma amostra de peças e traça a espessura média no gráfico. Se as medições permanecerem dentro da faixa especificada, seu processo estará sob controle, garantindo uma qualidade consistente. Mas se o gráfico mostrar um desvio, isso indica a necessidade de ajustar seu maquinário para evitar a produção de peças defeituosas.

Gráfico variável que mostra dados de espessura de metal a cada hora. Os três últimos pontos de dados são preocupantes?

2. Gráficos de atributos

Você está lidando com resultados de aprovação/reprovação ou contando defeitos em seu processo? É aí que entra um gráfico de controle de atributos. Diferentemente dos gráficos de variáveis que medem valores específicos, os gráficos de atributos se concentram em qualidades presentes ou ausentes, como se um produto atende aos padrões ou quantos defeitos aparecem em um lote.

_Exemplo 3: Sua empresa produz componentes eletrônicos para empresas. Você inspeciona cada lote em busca de defeitos, como fiação defeituosa ou peças faltando. Usando um gráfico de controle de atributos, é possível rastrear quantos componentes do gráfico de controle são aprovados na inspeção e quantos são defeituosos

se o número de defeitos permanecer dentro de uma faixa aceitável, seu processo está sob controle. Mas, se os defeitos aumentarem, o gráfico destacará esse fato, solicitando que você investigue e corrija o problema antes que ele afete suas entregas

O gráfico de atributos mostra o número de amostras defeituosas por lote. O número está se mantendo relativamente estável - seu processo parece estar ocorrendo sem problemas

3. Gráficos adicionais

Gráficos de controle específicos, como os gráficos de Soma cumulativa (CUSUM) e Média móvel exponencialmente ponderada (EWMA), são perfeitos para detectar pequenas mudanças e tendências.

via ResearchGate

Exemplo 4: Sua empresa produz vacinas para empresas farmacêuticas. Mesmo pequenas variações na concentração de ingredientes podem levar a falhas no produto ou a problemas regulatórios.

Usando um gráfico CUSUM, você pode monitorar continuamente a soma cumulativa dos desvios de um nível de concentração alvo. Esse gráfico permite que você detecte até mesmo as menores mudanças nos componentes da vacina ao longo do tempo. Se o gráfico mostrar um desvio da meta, você poderá tomar medidas imediatas para corrigir o problema antes que ele afete um lote inteiro.

Exemplo 5: Você deseja prever a volatilidade do preço das ações como parte do gerenciamento de riscos financeiros. Ao coletar os retornos diários de 100 empresas listadas na bolsa de valores em um período de 5 anos, você pode usar os dados para criar um modelo EWMA e exibir os resultados usando um gráfico EWMA.

seu gráfico EWMA pode fornecer informações sobre a tendência dos preços das ações e indicar períodos prováveis de volatilidade com base na volatilidade histórica

O uso do gráfico correto pode ajudá-lo a rastrear e analisar o desempenho do processo, identificar áreas de melhoria e tomar decisões com base em dados no gerenciamento de projetos.

Uso de gráficos de controle no gerenciamento de projetos

Os gráficos de controle permitem monitorar automaticamente todos os processos, garantindo atenção imediata a qualquer mudança alarmante além dos pontos de controle. Essa abordagem o libera da necessidade de microgerenciamento.

Veja a seguir como usar com eficácia os gráficos de controle nos processos de gerenciamento de projetos:

• Defina as principais métricas e identifique os aspectos do seu projeto que você precisa monitorar
• Colete dados de forma consistente para alimentar seu gráfico de controle, pois isso ajuda a avaliar com precisão as tendências de desempenho e a fazer ajustes oportunos
• Procure padrões ou mudanças em seu gráfico de controle para identificar problemas potenciais antecipadamente e tomar ações corretivas antes que os problemas aumentem

Vamos orientá-lo no uso de cartas de controle no gerenciamento de projetos com exemplos práticos:

1. Acompanhamento de cronogramas de projetos: Suponha que você esteja gerenciando um projeto de desenvolvimento de software. Você pode usar gráficos de controle para monitorar quanto tempo cada fase de desenvolvimento leva em comparação com o cronograma planejado. Se você notar que as durações reais excedem consistentemente os limites de controle, isso indica que são necessários ajustes no planejamento ou nos recursos
2. Monitoramento do orçamento: Em um projeto de construção, um gráfico de controle funciona para ajudar a rastrear os gastos do orçamento em relação ao orçamento planejado. Se os gastos começarem a exceder os limites de controle, isso pode indicar gastos excessivos ou custos ocultos, levando a uma revisão das estratégias de gerenciamento do orçamento

Acompanhe o progresso do sprint em um relance com um gráfico de fluxo cumulativo no ClickUp

Observe que cada gráfico de controle tem uma função específica: monitorar a estabilidade e a variação do processo para um único processo. Se você quiser examinar o desempenho de um processo usando dados históricos e identificar gargalos, um Diagrama de fluxo cumulativo que visualiza o fluxo de trabalho de seu projeto em termos de acúmulo de tarefas ao longo do tempo seria mais útil.

Criação de gráficos de controle com o ClickUp

Embora os gráficos de controle sejam inestimáveis para o gerenciamento de projetos, criá-los muitas vezes pode ser entediante. É por isso que o software de controle de projetos tais como ClickUp é o que entra. Você também pode usar o robusto Ferramentas de IA para visualização de dados para criar e visualizar gráficos de controle.

Quadros brancos ClickUp Quadros brancos ClickUp é um

ferramenta de visualização de dados que permite projetar e personalizar qualquer gráfico de controle a partir do zero. Você pode desenhar e organizar gráficos e diagramas para atender às métricas e necessidades específicas do seu projeto.

Além disso, você também pode usar os quadros brancos para fazer brainstorming e colaborar com a sua equipe no design do gráfico de controle e visualizar diferentes pontos de dados, discutir possíveis problemas e ajustar os gráficos em tempo real.

Além disso, você pode integrar dados de várias fontes aos seus Whiteboards, criando gráficos de controle abrangentes que refletem com precisão o desempenho do seu projeto.

Colabore com sua equipe e crie gráficos de controle dinâmicos com o ClickUp Whiteboards

ClickUp Dashboards

Se você acha difícil gerenciar e navegar por diferentes métricas e gráficos de controle simultaneamente, ClickUp Dashboards é a ferramenta certa para você. Ele oferece uma visão abrangente dos dados agregados de várias fontes e os unifica para agilizar o processo coordenação de projetos .

Você pode personalizar seus Dashboards para exibir gráficos de controle de acordo com suas preferências. Escolha entre vários tipos de gráficos e opções de layout para destacar as informações mais importantes.

Além disso, ele reflete dados em tempo real. Isso significa que você tem uma visão panorâmica dos gráficos de controle atualizados que refletem os dados mais recentes do projeto, ajudando-o a monitorar tendências e variações à medida que elas ocorrem.

Organize dados, rastreie KPIs e obtenha uma visão abrangente do progresso do projeto com os ClickUp Dashboards

Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp ajuda a acompanhar os cronogramas e marcos do projeto. A incorporação de gráficos de controle com gráficos de Gantt ajuda a

monitoramento do projeto de como as durações das tarefas e as taxas de conclusão se comparam aos cronogramas planejados.

A função central dos gráficos de Gantt é mostrar as dependências das tarefas e como os atrasos em uma tarefa podem afetar as outras. Também é possível usá-los para comparar isso com os dados do gráfico de controle para ver quaisquer discrepâncias entre o desempenho planejado e o real.

Avalie as dependências das tarefas e acompanhe os marcos do projeto com o ClickUp Gantt Chart View

O uso do ClickUp para a criação de gráficos de controle pode ajudá-lo:

• Obter uma visão abrangente do desempenho de seu projeto combinando quadros brancos, painéis e gráficos de Gantt
• Identificar tendências, desvios e problemas potenciais antes que eles obstruam todo o projeto
• Simplificar o seu fluxo de trabalho, facilitando a criação, o acompanhamento e a análise de gráficos de controle

**Leia também 10 modelos gratuitos de lista de verificação de controle de qualidade em Excel e ClickUp

As vantagens e desvantagens dos gráficos de controle no gerenciamento de projetos

Usando gráficos de gerenciamento de projetos para controlar diferentes processos tem vantagens e desvantagens.

Algumas vantagens das quais você pode se beneficiar incluem:

• Monitoramento de desempenho: Cada gráfico de controle fornece um visual claro, ajudando-o a entender o desempenho de um projeto ao longo do tempo e a identificar tendências e desvios
• Controle de qualidade: Eles ajudam a garantir que a qualidade de seus produtos atenda aos padrões exigidos, destacando quaisquer variações que possam afetar o resultado final
• Melhoria do processo: Ao analisar os dados das cartas de controle, é possível identificar áreas em que os processos podem ser otimizados. Esse ciclo de feedback contínuo promove melhorias contínuas
• Decisões baseadas em dados: Os gráficos de controle fornecem percepções objetivas e baseadas em dados, reduzindo a dependência de suposições. Isso ajuda a tomar decisões informadas que são respaldadas por dados reais de desempenho

Com essas vantagens, há também certas limitações que devem ser consideradas antes de criar um gráfico de controle, tais como

Você pode combinar ferramentas e técnicas, como gráficos de Gantt e painéis, para obter uma visão abrangente do projeto. Além disso, mantenha-se atualizado com as alterações nos gráficos de controle para permitir intervenções oportunas.

Otimize o desempenho do projeto com gráficos de controle no ClickUp

Os gráficos de controle ajudam a manter os projetos e as tarefas individuais sob controle. Atualmente, eles estão entre as ferramentas de qualidade mais básicas usadas por qualquer profissional de gerenciamento de projetos. É possível analisar facilmente quando um aspecto específico do gerenciamento de projetos está fora de controle e tomar medidas imediatas para garantir que os prazos do projeto não sejam afetados. É possível usar diferentes gráficos de controle para diversas finalidades e até mesmo combiná-los quando necessário.

O aproveitamento de plataformas de gerenciamento de projetos como o ClickUp facilita a criação e a integração de gráficos de controle. Com recursos como Dashboards, Whiteboards e gráficos de Gantt, você pode manter uma representação visual abrangente e em tempo real de todos os processos do projeto.

Essa integração permite que você tome decisões proativas rapidamente, garantindo que seus projetos avancem sem problemas e atinjam as metas pretendidas dentro do prazo. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e otimize o desempenho do projeto em pouco tempo.