A coordenação eficaz é a espinha dorsal dos resultados bem-sucedidos do projeto. Pense nela como a cola que mantém as tarefas, as equipes e os cronogramas unidos.
Imagine um canteiro de obras movimentado onde arquitetos, engenheiros e operários colaboram perfeitamente para erguer um arranha-céu imponente. Ou pense em uma equipe de desenvolvimento de software espalhada por todo o mundo, trabalhando em perfeita harmonia para lançar o próximo aplicativo inovador.
O que há em comum entre esses dois cenários? A coordenação eficaz do projeto.
No cenário atual, os gerentes de projeto estão fazendo malabarismos com vários projetos simultaneamente (a maioria executando pelo menos dois a cinco projetos simultaneamente). É por isso que pode ser um desafio garantir a coordenação perfeita do projeto.
Neste artigo, vamos orientá-lo em cada faceta da coordenação de projetos, incluindo dicas úteis para aprimorar sua abordagem.
O que é coordenação de projetos?
Quase 47 dos projetos não atingem as metas devido ao gerenciamento deficiente dos requisitos, à comunicação inadequada e às expectativas desalinhadas, que são os principais fatores.
Com uma melhor coordenação, um gerente de projeto pode ajudar as equipes a trabalhar como uma máquina bem lubrificada, o que inclui a organização de seus cronogramas, tarefas diárias e muito mais. Os coordenadores ou gerentes de projeto coordenam para garantir que os projetos estejam no caminho certo.
A coordenação de projetos tem muitos aspectos, incluindo
- Organização e comunicação dos detalhes do projeto às partes interessadas
- Atribuição de tarefas a diferentes membros da equipe
- Monitorar o progresso do trabalho
- Documentar os principais fluxos de trabalho
- Acompanhamento do orçamento do projeto
- Identificar possíveis gargalos e trabalhar para eliminá-los
- Tornar a comunicação e o fluxo de informações fáceis e contínuos
O objetivo final da coordenação do projeto é garantir que todos estejam na mesma página e facilitar as entregas dentro do orçamento.
Diferença entre coordenação de projetos e gerenciamento de projetos
É fácil confundir a coordenação de projetos com o gerenciamento de projetos. Embora ambos tenham o mesmo objetivo final (a conclusão bem-sucedida do projeto), há uma diferença fundamental no contexto da função da equipe e em como a equipe pretende chegar lá.
A coordenação eficaz do projeto consiste em
- Planejar os resultados do projeto em tempo hábil
- Fazer melhorias nas operações
- Agendar reuniões e sincronizar os resultados da equipe
- Gerenciar o progresso de marcos, entregas e assim por diante
- Manter o controle de todos os aspectos relacionados a um projeto, como
- Usar os recursos da equipe de forma otimizada
- Conduzir a delegação de tarefas para os membros da equipe
- Acompanhar o cumprimento das metas e dos objetivos
- Garantir que o trabalho seja concluído no prazo
- Resolver problemas que surgem durante o projeto
A diferença mais importante é que a coordenação do projeto é parte integrante do gerenciamento de projetos, com foco em atividades específicas para otimizar a comunicação.
O gerenciamento de projetos envolve o monitoramento de todo o projeto, desde o estágio inicial de planejamento até a conclusão do projeto. A bom gerente de projeto geralmente gerencia sozinho todo o projeto, enquanto a coordenação do projeto é feita de forma colaborativa com toda a equipe.
Um gerente de projeto também pode realizar sessões de planejamento pré-mortem e assinar o trabalho à medida que ele é concluído.
Embora os gerentes de projeto possam coordenar alguns aspectos do projeto, a função de um coordenador de projeto é mais focada. Um coordenador de projeto lida exclusivamente com os processos cotidianos. Isso inclui o gerenciamento de custos, a criação de relatórios para as partes interessadas e a apresentação de relatórios ao gerente de projeto (em alguns casos).
Outros pontos importantes a serem observados:
- Às vezes, a função de um coordenador de projeto pode se sobrepor à de um gerente de projeto
- Os coordenadores de projeto podem auxiliar os gerentes de projeto assumindo mais trabalhos baseados em coordenação
Por que a coordenação de projetos é importante?
É possível determinar o sucesso de um projeto por sua coordenação e eficácia de gerenciamento. A coordenação do projeto reúne pessoas e processos e ajuda a chegar à linha de chegada com mais rapidez e eficiência. Isso ajuda os coordenadores de projetos a:
- Facilitar a comunicação e o fluxo de dados entre as equipes internas e externas
- Ajudar as equipes de projeto:
- Manter um diálogo aberto
- Fazer brainstorming de ideias
- Faça perguntas
- Aproveitar os pontos fortes de cada um
- Entendam a mesma página e compreendam a objetivos do projeto com mais clareza
- Manter-se organizado e adiantado em relação ao cronograma
- Gerenciar tarefas, recursos e tempo do projeto para minimizar riscos e atrasos
- Simplificar os fluxos de trabalho e aprimorá-los conforme necessário
- Adicionar estrutura e organização à execução do projeto
- Aprimore a colaboração e o trabalho em equipe entre pessoas com diferentes habilidades básicas, conhecimentos e experiências
- Gerenciar as expectativas das partes interessadas e eliminar mal-entendidos
- Incorporar o feedback das partes interessadas no momento
- Acompanhe o progresso do projeto para garantir que ele seja executado sem problemas
Principais responsabilidades de um coordenador de projeto
As responsabilidades de um coordenador de projeto podem variar de empresa para empresa e de projeto para projeto.
Entretanto, algumas responsabilidades permanecem comuns, conforme listado abaixo.
Definição dos objetivos do projeto
Os membros da sua equipe devem seguir as mesmas metas para ter sucesso e funcionar sem problemas. Uma das principais responsabilidades dos coordenadores de projetos é estabelecer objetivos claros para o projeto e definir metas mensuráveis com base no orçamento do projeto.
Siga a estrutura S.M.A.R.T. (específica, mensurável, alcançável, realista e com prazo determinado) ao delinear suas metas e sempre consulte a equipe para torná-las mais completas.
Os objetivos claros são cruciais para a conclusão bem-sucedida do projeto
Considere o uso de ferramentas como o ClickUp para garantir que suas metas sejam bem definidas e comunicadas a toda a equipe. Isso também reduz as chances de desvios de escopo e mal-entendidos.
Escopo das responsabilidades individuais
Com uma meta unificada, os membros da sua equipe de projeto entenderão o que se espera deles durante todo o projeto ciclo de vida do gerenciamento de projetos . Nesse ponto, os coordenadores de projeto devem identificar quem é responsável pelo quê.
O ClickUp Whiteboard ajuda a atribuir usuários e tarefas em um só lugar
Isso ajuda a definir as expectativas desde o início e reduz as chances de confusão causada por falhas de comunicação.
Um coordenador de projeto também realiza acompanhamentos regulares com cada membro da equipe para garantir que eles entendam sua contribuição e suas responsabilidades no projeto.
Desenvolvimento de um plano de projeto abrangente
Um bom coordenador de projetos cria um cronograma de projeto que inclui atividades diárias, documentos essenciais, riscos potenciais e as principais responsabilidades de todos os membros da equipe envolvidos.
Use o ClickUp View para monitorar e gerenciar seu trabalho
Você pode dividir o trabalho diário em partes menores e gerenciáveis para facilitar a digestão dessas informações e acompanhar os resultados com facilidade.
Os coordenadores de projetos também são responsáveis pela atribuição de tarefas e recursos, pelo estabelecimento de cronogramas e orçamentos e pela organização de reuniões para verificações regulares com as equipes de projetos. Eles também devem criar atas de reuniões e distribuí-las para reforçar as datas de conclusão do projeto.
3 Habilidades essenciais de coordenação de projetos
Um gerente de projeto pode ler todos os livros de gerenciamento de projetos os gerentes de projetos podem ser os mais experientes do mundo e ter as certificações adequadas de gerenciamento de projetos, mas a experiência prática é inestimável. Ter as seguintes habilidades pode ajudar a tornar a coordenação uma segunda natureza para os gerentes de projeto:
Habilidade nº 1: Colaboração para otimizar a comunicação
Um coordenador de projetos sabe da importância de mensagens claras, sejam elas digitais, verbais ou escritas. Mas o que diferencia os bons coordenadores de projetos dos ótimos (além de ter certificação em gerenciamento de projetos) é dar a mesma importância aos sinais não verbais e à escuta ativa.
Os coordenadores de projetos eficazes são oradores experientes que:
- Adaptam seu estilo de comunicação de acordo com a parte interessada em questão
- Articulam ideias complexas de forma clara e sucinta, sem deixar margem para mal-entendidos com relação aos objetivos do projeto
- Promovem o trabalho em equipe e inculcam uma atitude positiva entre os membros da equipe
- Criar um ambiente de apoio e inclusão em que os membros da equipe se sintam ouvidos e valorizados
- Melhorar a produtividade, a inovação e a criatividade da equipe do projeto
Habilidade nº 2: resolução de problemas e tomada de decisões para o gerenciamento eficaz de projetos
Os coordenadores de projetos devem se destacar na resolução de problemas e na tomada de decisões. Boas habilidades de resolução de problemas os ajudam:
- Identificar as causas básicas dos atrasos do projeto
- Coletar informações relevantes
- Criar planos de ação para as tarefas cotidianas
- Antecipar possíveis obstáculos para sua equipe
- Executar planos de contingência para mitigar os riscos de forma proativa
- Dividir problemas complexos em tarefas gerenciáveis
- Adotar uma abordagem criativa para resolver problemas
Seja você um gerente de projeto ou um coordenador de projeto, ter excelentes habilidades de tomada de decisão o ajudará:
- Pesar os prós e os contras das opções de gerenciamento de projetos
- Levar em conta o gerenciamento de tempo, custos, tarefas administrativas, recursos, etc.
- Manter um equilíbrio entre a atitude positiva e a prática do pensamento analítico
- Implementar um plano de projeto de 360 graus com a adesão das partes interessadas e da equipe
Habilidade nº 3: habilidades organizacionais e gerenciamento de tempo
Para gerenciar o tempo, você precisa se concentrar na definição clara de metas, na alocação de recursos e na priorização do progresso. Sem isso, os gerentes de projeto ficariam sobrecarregados de tarefas, o que levaria à ineficiência, à perda de prazos e, por fim, ao fracasso do projeto.
Ser organizado ajuda os gerentes de projeto:
- Criar planos realistasrealistas do projeto e impulsione a execução deanálise de processos* Levar em conta as dependências
- Adaptar-se e ajustar-se conforme necessário, principalmente diante de mudanças de prioridades
Isso também inclui o uso de ferramentas que tornam a coordenação perfeita. Se você deseja rastrear vários resultados, simplificar processos, gerenciar documentação ou atribuir tarefas, aproveite o ferramentas de gerenciamento de projetos torna a vida mais fácil.
Dicas úteis e práticas recomendadas de coordenação de projetos
Agora que você tem uma compreensão básica da coordenação de projetos e por que ela é crucial, vamos à parte boa. Use estas dicas e práticas recomendadas por especialistas dicas de gerenciamento de projetos e técnicas ao iniciar um novo projeto:
Gerencie as informações do projeto com apenas alguns cliques
Não importa se é pequeno ou grande, um projeto não está isento de pequenos problemas e desafios . Uma ferramenta de automação como a Gerenciamento de projetos do ClickUp pode ajudar a gerenciar esses desafios com eficiência. Gerenciamento de projetos personalizados do ClickUp da ClickUp ajuda um gerente de projeto a monitorar todos os processos e abordagens relacionados a várias tarefas durante um projeto.
Veja, por exemplo, o recurso Dependências de Tarefas que ajuda a personalizar tarefas individuais para todas as necessidades de sua equipe e em todos os níveis.
Use as dependências de tarefas para planejar sua carga de trabalho de forma inteligente
Para priorizar melhor a carga da equipe e várias tarefas, o recurso Prioridades pode ajudá-lo a ter uma visão geral para definir o que é essencial sem perder de vista as metas de curto prazo.
Definir prioridades é a base para garantir o progresso dentro do orçamento e do prazo
Além disso, você pode contar com Lembretes do ClickUp para lembrar instantaneamente de todos os detalhes de seus projetos. A funcionalidade Reminders funciona como seu assistente, garantindo que você nunca se esqueça de uma reunião ou tarefa importante.
Para uma comunicação rápida e contínua, você pode aproveitar O recurso de bate-papo do ClickUp que permite visualizar todos os comentários em um só lugar.
Comunique-se com confiança em apenas alguns cliques com o ClickUp Chat
Com relação ao controle de tempo, use o controle de tempo do projeto ClickUp para implementar a coordenação eficaz do projeto, do planejamento à conclusão.
O controle de tempo do projeto no ClickUp vem com a extensão do Chrome
Veja o panorama geral do projeto com o ClickUp Dashboard
Para garantir o sucesso de cada projeto, um coordenador de projeto deve ter uma visão holística do projeto e da equipe de uma só vez. Isso só é possível com recursos como Campos personalizados do ClickUp e Filtros que permitem a personalização de ponta a ponta.
Como gerente de projeto, você pode personalizar os requisitos de acordo com seu fluxo de trabalho. Por exemplo, menus suspensos personalizados podem ser úteis. Ou adicione as informações de contato do cliente ou monitore os pontos de scrum. O ClickUp torna tudo isso possível e muito mais!
Alinhe o status do projeto às metas com campos personalizados
Os campos e filtros personalizados no ClickUp Dashboard permitem que os coordenadores de projeto adicionem fluxos de trabalho personalizados para seus espaços e projetos, facilitando o acompanhamento da equipe.
Faça um plano de como você coordenará
Seu plano de coordenação de projeto deve seguir um processo definido. Antes de criar seu plano para a coordenação do projeto, crie uma lista de verificação de itens essenciais usando Bloco de notas ClickUp :
Escreva suas ideias de planejamento de projeto, anotações, etc., usando este recurso simples
Lembre-se de incluir esses elementos em sua agenda de coordenação de projetos:
- Criar relatórios para as partes interessadas
- Realizar reuniões matinais para garantir que todos estejam priorizando o trabalho corretamente e que estejam informados sobre as tarefas do dia
- Organizar e personalizar fluxos de trabalho em seu software de gerenciamento de projetos preferido
- Manter o controle sobre o escopo para reduzir as chances de desvios de escopo, causando insatisfação dos clientes e um orçamento inflado
Monitorar o moral da equipe, não apenas o tempo
A coordenação de projetos tem muito a ver com o gerenciamento de pessoas (também conhecido como equipe). É aqui que o aprimoramento de suas habilidades interpessoais é útil. Isso ajuda a incentivar e manter uma mentalidade produtiva, demonstrar empatia e entender por que há confusão em primeiro lugar.
Uma estratégia que funciona bem aqui é estar disponível para responder a perguntas. Use a Comentários do ClickUp Assign para dar visibilidade à equipe sobre quem está trabalhando em quê a partir de um hub centralizado.
informe a todos sobre o que está acontecendo com a tarefa e quem está trabalhando em quê_
Use ferramentas de coordenação de projetos com tecnologia de IA para acelerar o planejamento
Criar um plano de projeto detalhado exige tempo e recursos, especialmente se você fizer tudo manualmente. Usar um assistente de redação com tecnologia de IA, como o ClickUp AI é uma ideia mais inteligente, principalmente se você estiver fazendo várias tarefas para alcançar o sucesso.
Por exemplo, veja como criar um briefing de gerenciamento de projeto em segundos:
Escreva resumos detalhados com o clique de um botão
A ferramenta tem um modelo de gerente de projeto para ajudá-lo a criar planos, obter atualizações e muito mais. Você pode usar a funcionalidade Resumir para capturar rapidamente a voz dos participantes, bem como as ideias gerais.
O recurso ClickUp Summarize é excelente para capturar notas de reunião em tempo real
Software de gerenciamento de projetos para tornar seus projetos em camadas mais simples Software de gerenciamento de projetos é o maior aliado dos coordenadores de projetos. Com uma ferramenta como o ClickUp, você pode usar
modelos de gerenciamento de projetos para cobrir áreas críticas, como cronogramas, linhas do tempo e cartas de projeto, planejamento etc.
Ele faz o planejamento para você, acompanha o seu orçamento com precisão e ajuda a agendar reuniões a qualquer hora e em qualquer lugar. Ele também facilita a decisão sobre o que é vital com fluxos de trabalho personalizados para toda a sua equipe.
Gerencie tarefas cotidianas e coordene projetos como um profissional - com o ClickUp como seu parceiro de confiança. Registre-se hoje mesmo!