Como criar um fluxo de trabalho no Excel

Imagine que você esteja liderando o lançamento de um produto e fazendo malabarismos com uma dúzia de tarefas e vários membros da equipe. As tarefas estão sendo perdidas, os prazos estão estourados e a comunicação da equipe se tornou desleixada. Esse caos pode ser evitado com (espere por isso) um fluxo de trabalho estabelecido em uma organização.

**A criação de um fluxo de trabalho é como traçar um roteiro claro para o seu projeto. Ele mapeia detalhadamente as etapas envolvidas, atribui responsabilidades e ajuda todos a se manterem na mesma página.

Um fluxo de trabalho bem definido é essencial para manter os projetos no caminho certo.

Eventualmente, ele leva ao aumento da produtividade, à redução de erros, ao aprimoramento da comunicação e a uma colaboração mais suave. A ferramenta mais comum para criar fluxos de trabalho é o Microsoft Excel.

Neste artigo, exploraremos o processo passo a passo de criação de fluxos de trabalho eficazes no Excel. Isso incluirá a definição de suas metas, o planejamento das etapas, a configuração da planilha e o teste do fluxo de trabalho.

Entendendo fluxos de trabalho em planilhas: Um exemplo do Excel

Pense em um fluxo de trabalho do Excel como um plano de como os dados se movem em uma planilha. **Uma série de etapas, fórmulas e funções transformam dados brutos em informações significativas

Um fluxo de trabalho simples pode envolver a importação de dados de um arquivo CSV, sua limpeza, a criação de uma tabela dinâmica para análise e a geração de um gráfico para visualizar os resultados.

via Microsoft Excel Vejamos o exemplo de uma equipe de vendas que deseja acompanhar os negócios desde o contato inicial até o fechamento. A equipe de vendas pode representar todo o fluxo de trabalho em uma planilha do Excel usando ferramentas de fluxograma, automatizando cálculos, gerando relatórios e enviando notificações em estágios específicos do negócio. Assim, o fluxo de trabalho simplifica todo o processo.

Casos de uso do Excel

O Excel é uma plataforma poderosa com recursos como várias ferramentas de análise de dados, tabelas dinâmicas e recursos de gráficos que fornecem a base para a criação de processos dinâmicos e interativos.

Por exemplo, uma equipe de marketing poderia usar tabelas dinâmicas para comparar campanhas, identificar os canais de melhor desempenho, acompanhar as principais métricas e tomar decisões baseadas em dados.

Os recursos de análise integrados do Excel também podem ser usados para analisar dados, detectar tendências, identificar padrões e tomar decisões baseadas em dados.

Além dos vários tipos de análise de dados, o Excel pode lidar com várias tarefas, desde o rastreamento e o gerenciamento de inventário até gerenciamento de projetos criação de orçamentos e previsão de vendas.

Há também Ferramentas de IA que se integram facilmente ao Microsoft Excel e fornecem análises preditivas e recursos avançados de automação.

via Fórmula Bot Por exemplo, Botão de fórmula do Excel é um gerador de fórmulas de IA com ferramentas robustas baseadas em IA que podem gerar fórmulas do Excel, analisar dados e ter uma conversa natural com os dados da planilha.

Visual Basic for Applications [VBAs] e sua função nos fluxos de trabalho do Excel

Embora o Excel seja poderoso, ele pode ser fortalecido com VBAs [Visual Basic for Applications]. **O VBA permite que você crie funções personalizadas, automatize tarefas repetitivas ou complexas e crie interfaces de usuário interativas

Os VBAs também funcionam como assistentes pessoais para vários fluxos de trabalho do Excel. Esse software pode automatizar tarefas como a formatação de células ou tarefas avançadas como a geração de relatórios complexos.

Além disso, atualizar manualmente uma centena de células com uma fórmula específica toda vez que um novo conjunto de dados chega pode consumir muito tempo. Com o VBA, você pode escrever um script para fazer isso automaticamente. Além disso, você pode escrever um script VBA que gera automaticamente relatórios de vendas todos os meses sem nenhuma intervenção manual.

Etapas para criar um fluxo de trabalho no Excel

Antes de criar um fluxo de trabalho no Excel, é fundamental entender seus benefícios. Quer você esteja acompanhando vendas ou analisando finanças, este guia passo a passo mostrará como criar fluxos de trabalho e aproveitar o poder do Excel para tomar melhores decisões.

Para este exemplo de fluxo de trabalho, vamos nos concentrar na análise de tendências e previsão.

Usaremos os recursos internos do Excel para identificar tendências de vendas ao longo do tempo e projetar vendas futuras usando previsão linear. Essa abordagem é particularmente útil para planejamento estratégico e tomada de decisões

Etapa 1: carregar e revisar os dados de vendas

• Abra a pasta de trabalho do Excel: Comece abrindo a pasta de trabalho do Excel que contém seus dados de vendas
• Revisar os dados: Verifique se os dados estão organizados e se os campos de data estão formatados corretamente. Por exemplo, verifique se os dados da coluna "Order Date" estão no formato "m/d/yyyy hh:m". Para verificar isso, clique com o botão direito do mouse em qualquer campo da coluna "Order Date" e, na janela pop-up exibida, clique na opção "Format Cells" (Formatar células) para verificar a formatação

via Microsoft Excel

Etapa 2: converter os dados em uma tabela

• Selecione os dados: Destaque todo o intervalo de seus dados de vendas. Você pode usar o atalho de teclado Ctrl+A ou Cmd+A para selecionar todos os dados
• Inserir tabela:
  
  • Vá para a guia Inserir na faixa de opções do Excel
  • Clique em Tabela. Certifique-se de que a opção "minha tabela tem cabeçalhos" esteja marcada

Etapa 3: criar uma tabela dinâmica para analisar as vendas ao longo do tempo

• Selecione a tabela: Clique em qualquer lugar em sua tabela
• Inserir tabela dinâmica
  • Vá para a guia Inserir
  • Clique em Tabela dinâmica
  • Escolha NewWorksheet para colocar a tabela dinâmica em uma nova planilha
• Clique em OK para converter seus dados em um formato de tabela
• A planilha agora tem a seguinte aparência:

• Clique em OK
• Configure a tabela dinâmica:
  
  • Arraste OrderDate para a área Rows. O Excel agrupará automaticamente por ano, trimestre ou mês, dependendo dos dados
  • Arraste "Sales" para a área Values, de modo que os campos da tabela dinâmica tenham a seguinte aparência:

• A planilha agora exibirá os valores
• Essa configuração permitirá que você analise as tendências de vendas ao longo do tempo

Etapa 4: inserir um gráfico de linhas para visualizar as tendências

• Clique em qualquer lugar dentro da tabela dinâmica
• Inserir um gráfico de linhas:
  
  • Vá para a guia Insert (Inserir)
  • Selecione Line Chart (Gráfico de linha) no grupo Charts (Gráficos)
  • O gráfico exibirá a tendência de vendas ao longo do tempo com base em sua tabela dinâmica, conforme mostrado abaixo

Etapa 5: Adicionar e formatar uma linha de tendência para previsão

• Clique na linha que representa a tendência de vendas
• Adicionar linha de tendência:
  
  • Clique com o botão direito do mouse na linha e selecione Add Trendline
  • Agora, escolha as opções Formatar linha de tendência, conforme mostrado abaixo
    1. Escolha Linear para o tipo de linha de tendência
    2. Marque a caixa Exibir equação no gráfico e Exibir valor R-quadrado no gráfico para mostrar a fórmula e o ajuste, conforme mostrado abaixo:

• Agora você pode ver a Trendline conforme ilustrado abaixo:

Etapa 6: Previsão de vendas futuras

• Estenda a linha de tendência:
  
  • No painel Format Trendline (Formatar linha de tendência), estenda a linha de tendência para frente em "1 período", que, nesse caso, é um ano
• A linha de tendência projetará as vendas futuras com base nos dados históricos, conforme mostrado abaixo

• Agora, o valor das vendas previstas é dado como uma equação: y=-862746x+5E+06
• Temos de resolver essa equação para obter o valor das vendas previstas para o ano 4

Veja a seguir o que significa cada parte da equação:

• Substituindo as variáveis, a fórmula agora se torna: y=-862746(4)+5.000.000
• Isso nos dá y=1.549.016 [que é o valor de vendas previsto para o ano 4]

Etapa 7: exibir o valor de vendas previsto no gráfico

Como as planilhas do Excel não permitem a exibição direta de valores calculados (como valores de vendas) diretamente na linha de tendência na forma de moeda, você pode adicionar manualmente o valor calculado como um rótulo no gráfico.

Para adicionar o rótulo, clique na guia Inserir no Excel e selecione Caixa de texto.

Agora, clique no gráfico para colocar a caixa de texto perto do final da linha de tendência e digite o valor calculado [$1.549.016] na caixa de texto, formatado como moeda, conforme mostrado abaixo.

Etapa 8: revisar e salvar o fluxo de trabalho

• Revisar a previsão: Revise os dados de vendas previstos para informar o planejamento estratégico
• Salvar a pasta de trabalho: Salve seu arquivo do Excel com um nome que indique que ele contém um fluxo de trabalho de previsão e análise de tendências de vendas

Esse fluxo de trabalho o ajudará a gerenciar e analisar seus dados de forma mais eficiente e fornecerá uma base sólida para a tomada de decisões comerciais informadas.

À medida que seus dados evoluem, você pode continuar a refinar e adaptar seu fluxo de trabalho, garantindo que ele continue sendo uma ferramenta poderosa em seu arsenal de negócios.

**Leia também 10 melhores modelos gratuitos de fluxo de trabalho de processos em Excel e ClickUp

Limitações do Excel para criar fluxos de trabalho

Embora o Excel seja uma ferramenta versátil, ele tem limitações ao gerenciar fluxos de trabalho complexos.

• O manuseio de uma lógica condicional complexa pode ser desafiador, especialmente quando se lida com várias variáveis e resultados
• A escalabilidade do Excel se torna um problema à medida que o fluxo de trabalho cresce, levando a um desempenho mais lento e a possíveis erros
• Automação do fluxo de trabalho **A integração com sistemas externos ou o acionamento de ações fora do Excel são limitados. Isso pode prejudicar a eficiência e criar gargalos em seus processos
• A integridade e a segurança dos dados são uma preocupação ao usar o Excel para fluxos de trabalho. Erro humano, exclusão acidental ou acesso não autorizado podem comprometer a precisão dos dados
• O Excel também não possui recursos integrados de colaboração em tempo real, dificultando o trabalho simultâneo de vários usuários em um fluxo de trabalho

Movendo os fluxos de trabalho do Excel para ferramentas de gerenciamento de projetos

Embora o Excel possa nos servir bem, suas limitações se tornam aparentes à medida que os fluxos de trabalho se tornam mais complexos. As atualizações manuais, as fórmulas propensas a erros e a falta de visibilidade do progresso geral do projeto podem prejudicar a produtividade. É hora de considerar uma solução mais robusta.

Entre gerenciamento de projetos software como ClickUp .

Criado para gerenciar projetos e fluxos de trabalho, ele oferece recursos como dependências de tarefas, colaboração em tempo real, campos personalizados, automação, integrações e relatórios avançados.

Ao fazer a transição do Excel para o ClickUp, as equipes podem aumentar a eficiência, a comunicação e os resultados gerais do projeto.

Leia também: 10 exemplos de fluxo de trabalho e casos de uso em 2024

Criação e gerenciamento de fluxos de trabalho no ClickUp

O ClickUp permite que você crie fluxos de trabalho complexos com várias etapas de aprovação, acompanhe o progresso e colabore com os membros da equipe em tempo real, o que o torna uma ferramenta atraente para o gerenciamento de fluxos de trabalho Alternativa ao Excel para empresas de todos os portes.

Ao contrário da estrutura rígida dos fluxos de trabalho do Excel, o ClickUp oferece uma abordagem mais intuitiva e flexível.

Vamos continuar com o exemplo anterior de um pipeline de vendas para ilustrar como o mesmo fluxo de trabalho pode ser aprimorado na plataforma ClickUp.

Etapa 1: Criar um espaço de trabalho Criar um espaço de trabalho chamado "Pipeline de vendas" para abrigar todas as tarefas e fluxos de trabalho relacionados.

Etapa 2: Definir os estágios do fluxo de trabalho

Use Visualização de lista do ClickUp para criar estágios para seu pipeline de vendas.

Crie uma lista para cada estágio de seu pipeline de vendas: Prospecto, Lead qualificado, Proposta, Fechado ganho, Fechado perdido.

Crie uma lista para seu pipeline de vendas no ClickUp List View

Usar Campos personalizados do ClickUp para capturar informações específicas sobre cada negócio, como nome da empresa, pessoa de contato, valor do negócio e probabilidade.

Etapa 3: Criar e atribuir tarefas

Cada oportunidade de vendas se torna uma Tarefa ClickUp Adicione detalhes como informações do cliente, detalhes de contato e receita esperada. Diferentemente das linhas do Excel, as tarefas no ClickUp podem conter mais informações, incluindo datas de vencimento, responsáveis e campos personalizados [como o estágio de vendas].

Adicione campos personalizados, vincule tarefas dependentes e defina tarefas que se adaptem à sua maneira de trabalhar no ClickUp Tasks

Atribua tarefas aos representantes de vendas e defina datas de vencimento para cada etapa. Isso proporciona melhor visibilidade e responsabilidade do que o controle manual no Excel.

Etapa 4: Aproveite as dependências e automatize os fluxos de trabalho

Use Dependências do ClickUp do ClickUp para vincular tarefas, garantindo que uma tarefa seja concluída antes que outra possa ser iniciada. Isso parecerá mais intuitivo do que criar fórmulas complexas no Excel.

Ao contrário dos recursos limitados de automação do Excel, Automações do ClickUp permite que você configure regras para mover tarefas entre estágios com base em critérios específicos.

Automatize seus fluxos de trabalho facilmente com o ClickUp Automations

Configure regras para alterar automaticamente o status de um lead com base em critérios específicos.

Por exemplo, mova um lead para "Lead qualificado" quando um determinado campo personalizado for preenchido ou, quando um negócio for fechado, envie uma notificação.

Etapa 5: Visualize seu pipeline

Use Visualização do quadro do ClickUp para visualizar o fluxo de trabalho, fornecendo uma visão geral clara dos negócios em diferentes estágios. Essa representação visual de seu fluxo de trabalho é mais dinâmica e informativa do que um gráfico estático do Excel.

Configure uma visualização de quadro para sua lista de pipeline de vendas, com colunas que representam cada estágio de vendas. Arraste e solte os leads à medida que eles progridem.

Etapa 5: Colaboração e comunicação

Adicione comentários às tarefas, atribua-as a membros da equipe e configure notificações para manter todos informados.

Faça a ponte entre a ideação e a execução criando tarefas do ClickUp diretamente de seus quadros brancos do ClickUp

Uso Quadros brancos do ClickUp para ver a atividade de todos e trabalhar em equipe. Faça brainstorming, adicione anotações e reúna suas melhores ideias em uma tela criativa.

Além disso, se você precisar de uma solução plug-and-play sem ter que começar do zero, modelos de quadro branco são a melhor opção.

Etapa 6: Análise e relatório

Os recursos de relatório e análise do ClickUp fornecem insights sobre o desempenho de vendas, ajudando-o a identificar tendências e áreas de melhoria. Isso vai muito além dos recursos básicos de relatório do Excel. Dashboards do ClickUp fornecem uma visão geral em tempo real de seu pipeline de vendas [neste caso], e as metas o ajudam a acompanhar o progresso em direção aos objetivos.

Tenha uma visão clara do progresso do projeto, acompanhe os prazos, gerencie as tarefas e veja quem está trabalhando em quê em tempo real nos ClickUp Dashboards

Benefícios de usar o ClickUp para gerenciamento de fluxo de trabalho

Como você viu no exemplo de pipeline de vendas acima, seguindo uma sequência simples, é possível criar rapidamente um fluxo de trabalho dinâmico e eficiente no ClickUp, obter atualizações em tempo real e colaborar de forma eficiente com suas equipes.

Vamos dar uma olhada em mais alguns recursos e ferramentas que ajudam a simplificar o processo de criação do fluxo de trabalho no ClickUp.

Integrações

Integrações do ClickUp **com suas ferramentas favoritas, como e-mail, Slack e Google Drive, eliminando assim os silos de dados e simplificando a comunicação

As atualizações em tempo real eliminam as dores de cabeça do controle de versão. O ClickUp é atualizado automaticamente, garantindo que todos vejam as alterações mais recentes instantaneamente. Você não terá que se perguntar se está trabalhando na versão mais recente do seu fluxo de trabalho.

Escalabilidade

Às vezes, os fluxos de trabalho do Excel podem deixar seu computador lento. O ClickUp, por outro lado, foi criado para ser escalável, lidando com facilidade até mesmo com os processos mais intrincados e complexos. À medida que sua equipe e seus projetos crescem, o ClickUp é dimensionado sem esforço, mantendo os fluxos de trabalho funcionando como um relógio.

Segurança de dados

A segurança não deve ser uma reflexão tardia. Segurança do ClickUp oferece recursos de segurança robustos para manter seus dados importantes seguros, incluindo controles de acesso granular e criptografia de nível empresarial.

Assistente de IA Cérebro ClickUp o ClickUp Brain, o assistente de IA do ClickUp, é como ter um assistente pessoal de fluxo de trabalho. **Ele pode analisar seus fluxos de trabalho existentes, identificar gargalos e sugerir melhorias

Por exemplo, se você estiver usando um pipeline de vendas no ClickUp, o Brain poderá identificar quais estágios são mais demorados, sugerir a automatização de tarefas repetitivas ou recomendar a fusão de determinados estágios para aumentar a eficiência. É como ter um treinador orientado por dados para seus fluxos de trabalho.

Imagine atribuir automaticamente tarefas com base no progresso ou notificar as partes interessadas quando forem necessárias aprovações - o ClickUp Brain facilita a automatização de tarefas e processos repetitivos.

Modelos do ClickUp

O ClickUp tem uma extensa biblioteca de modelos de fluxo de trabalho pré-construídos que dão a você um início rápido para qualquer projeto.

Modelo de quadro branco do plano de trabalho do ClickUp

Faça o download deste modelo

Planeje projetos e mantenha o foco com todos os detalhes em um só lugar no modelo de quadro branco do plano de trabalho do ClickUp

Ao usar o Modelo de quadro branco do plano de trabalho do ClickUp com o plano de trabalho do ClickUp, você pode definir claramente as metas, os objetivos e os prazos do projeto e dividir as tarefas em componentes gerenciáveis.

Esse modelo o ajuda a organizar e priorizar tarefas com a facilidade de arrastar e soltar, atribuir facilmente responsabilidades entre os membros da equipe e visualizar o progresso com atualizações em tempo real sobre o status da tarefa.

Veja como você pode começar a usar esse modelo:

• Primeiro, clique em Add Template para se registrar no ClickUp e adicionar o modelo ao seu espaço de trabalho. Certifique-se de designar qual espaço ou local em seu espaço de trabalho você gostaria que esse modelo fosse aplicado
• Em seguida, convide membros relevantes ou convidados para seu espaço de trabalho para começar a colaborar
• Crie tarefas para monitorar cada etapa do fluxo de trabalho e organize as tarefas em categorias com base na prioridade e no cronograma
• Em seguida, use a visualização de quadro branco para mapear visualmente as tarefas e o progresso e colaborar com as partes interessadas para debater ideias e criar conteúdo
• Você pode configurar notificações para se manter atualizado sobre o progresso, realizar reuniões regulares para discutir o progresso e quaisquer problemas, além de monitorar e analisar tarefas para aumentar a produtividade

Modelo de fluxo de processo do ClickUp

Faça o download deste modelo

Visualize, documente e acompanhe as etapas de um processo no modelo de fluxo de processos do ClickUp

Modelo de fluxo de processo do ClickUp foi projetado para ajudá-lo a **visualizar processos de forma rápida e fácil. Ele pode organizar equipes em torno de projetos com listas de tarefas, listas de verificação e comentários, e acompanhar o progresso para garantir que tudo seja concluído conforme planejado

Com o uso de um modelo de fluxo de processo, você obtém mais clareza e compreensão do processo, identifica mais facilmente os gargalos e as ineficiências e melhora a comunicação e a colaboração dentro da equipe.

Quer esteja criando um novo processo ou simplificando um já existente, este modelo de fluxo de trabalho tem tudo o que você precisa!

Leia também: Como criar um diagrama de fluxo de trabalho: Um guia passo a passo

Vá além das planilhas para otimizar seu fluxo de trabalho com o ClickUp

Você pode tomar decisões informadas sobre as melhores ferramentas de fluxo de trabalho para sua equipe se entender os fundamentos da criação de fluxo de trabalho.

Embora o Excel possa ser útil, ele tem limitações em processos complexos, colaboração e escalabilidade. Ao compreender os princípios básicos do design do fluxo de trabalho e explorar alternativas como o ClickUp, você pode aumentar a produtividade da sua equipe e obter melhores resultados.

Com sua interface intuitiva, recursos robustos, ferramentas poderosas e colaboração perfeita, o ClickUp pode transformar a maneira como você gerencia seus fluxos de trabalho

Descubra como essa plataforma inovadora pode ajudá-lo a simplificar tarefas e processos, aumentar a eficiência e atingir suas metas de negócios. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!