Se você perguntar aos funcionários o que os faz trabalhar melhor, eles podem responder que são hierarquias planas, uma gestão solidária ou até mesmo a cultura do escritório. Mas o que eles realmente estão sugerindo é uma comunicação eficiente.
De interações amigáveis e trabalho em equipe a canais e formatos regulamentados — uma comunicação clara garante que ideias e feedback sejam compartilhados de forma eficaz, tornando o trabalho de todos mais fácil e impactante.
De acordo com o relatório The State of Business Communication (O estado da comunicação empresarial) da Grammarly, 93% dos líderes empresariais acreditam que sua capacidade de trabalhar com eficácia depende da forma como as pessoas se comunicam ao seu redor.
As comunicações em uma organização são formais ou informais. Ambas são importantes dentro de determinados contextos, mas as coisas ficam complicadas quando as pessoas confundem as duas.
Neste artigo, discutiremos a comunicação formal versus informal, explicaremos quando usar cada uma delas e ajudaremos você a melhorar suas habilidades gerais de comunicação dentro de um ambiente organizacional.
⏰ Resumo de 60 segundos
A comunicação formal é estruturada e profissional, enquanto a comunicação informal é casual e espontânea. Ambas são essenciais para a colaboração, a produtividade e a cultura da empresa.
- Quando usar cada estilo de comunicação Comunicação formal: ideal para políticas, relatórios, contratos, reuniões e anúncios oficiais. Comunicação informal: perfeita para brainstorming, atualizações rápidas, integração da equipe e discussões para resolução de problemas.
- Comunicação formal: ideal para políticas, relatórios, contratos, reuniões e anúncios oficiais.
- Comunicação informal: perfeita para brainstorming, atualizações rápidas, integração da equipe e discussões para resolução de problemas.
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- Equilibrando ambos para um local de trabalho mais forte O segredo é combinar comunicação formal e informal de maneira eficaz — garantindo clareza, estrutura e eficiência, ao mesmo tempo em que mantém um ambiente de trabalho colaborativo e aberto.
- O segredo é combinar comunicação formal e informal de maneira eficaz — garantindo clareza, estrutura e eficiência, ao mesmo tempo em que mantém um ambiente de trabalho colaborativo e aberto.
- O segredo é combinar comunicação formal e informal de maneira eficaz — garantindo clareza, estrutura e eficiência, ao mesmo tempo em que mantém um ambiente de trabalho colaborativo e aberto.
- Melhore a comunicação no local de trabalho com o ClickUp: ClickUp Docs: organize e documente a comunicação formal. ClickUp Chat & Comments: simplifique as discussões informais sem perder o contexto. ClickUp Whiteboards: faça brainstorming e visualize ideias em tempo real. ClickUp Notifications & Task Assignments: garanta que atualizações importantes não se percam.
- ClickUp Docs: organize e documente a comunicação formal.
- ClickUp Chat & Comments: simplifique as discussões informais sem perder o contexto.
- Quadros brancos ClickUp: faça brainstorming e visualize ideias em tempo real.
- Notificações e atribuições de tarefas do ClickUp: garanta que atualizações importantes não sejam perdidas.
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- ClickUp Chat & Comments: simplifique as discussões informais sem perder o contexto.
- Quadros brancos ClickUp: faça brainstorming e visualize ideias em tempo real.
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Entendendo a comunicação formal
A maioria dos locais de trabalho tem protocolos oficiais de comunicação que reforçam a imagem e a cultura da empresa, projetados para reduzir erros e distrações nas interações entre os funcionários.
A comunicação formal refere-se a uma forma estruturada de trocar informações por meio de canais oficiais. Essas conversas são monitoradas e rastreáveis e seguem uma hierarquia pré-definida. Cadeias de e-mails, solicitações de tarefas, videoconferências, white papers, atualizações de projetos e canais de bate-papo regulamentados pela empresa são alguns exemplos proeminentes.
É totalmente prático e visa formalizar a comunicação para compartilhar informações da maneira que a empresa deseja.
Tipos de comunicação formal
Dependendo de como as ideias são compartilhadas, a comunicação formal pode ser de três tipos:
- Vertical: quando a comunicação formal ocorre entre os níveis organizacionais em uma cadeia hierárquica. Os superiores podem conversar com seus subordinados (de cima para baixo) e os subordinados podem compartilhar ideias com seus superiores (de baixo para cima).
- Lateral ou horizontal: quando funcionários de diferentes departamentos que trabalham no mesmo nível se comunicam entre si. Por exemplo, os membros da equipe de desenvolvimento de produtos se envolvem em uma comunicação colaborativa com seus colegas de marketing para orquestrar o lançamento de um produto.
- Diagonal ou transversal: isso significa que funcionários de diferentes departamentos que trabalham em vários níveis podem se comunicar diagonalmente. Um exemplo seria um líder de equipe de produto conversando com um representante de desenvolvimento de vendas (SDR) para determinar as solicitações de recursos a serem priorizadas no próximo sprint.
Características da comunicação formal
Você pode identificar a comunicação formal por meio de algumas características distintas:
- Consistência em torno de protocolos e vocabulário profissional
- Natureza assíncrona e baseada em aprovação, muitas vezes tornando-a lenta e trabalhosa
- Forma escrita de execução, que a torna detalhada, orientada para tarefas e facilmente consultável.
- Concentre-se na privacidade, o que torna a comunicação formal uma opção ideal para uma abordagem baseada na necessidade de saber, visando a confidencialidade do projeto.
Exemplos de comunicação formal
Uma boa maneira de identificar a comunicação formal é verificar se ela está sendo documentada oficialmente. Os documentos de apoio dentro da matriz de comunicação interna podem incluir
- Cadeias de e-mails
- Pedidos e atualizações de estoque
- solicitações de tarefas
- Comunicações de vídeo assíncronas e webinars ao vivo
A comunicação formal facilita de forma eficaz as operações internas entre departamentos, colegas e hierarquias.
Como esse fluxo de comunicação envolve sistemas e diretrizes, uma estratégia de comunicação simplificada pode ajudá-lo a transmitir informações com mais eficiência. Como uma plataforma de gerenciamento de produtividade completa, o ClickUp se concentra fortemente na comunicação da equipe e em maneiras de melhorar as interações no local de trabalho.
Por exemplo, o modelo de comunicação interna da ClickUp foi feito sob medida para pessoas que desejam estabelecer uma cultura empresarial forte internamente.
Com este modelo, você pode implementar a forma como as informações devem ser transmitidas, dimensionar os pontos de contato de comunicação para acompanhar as complexidades e cumprir várias leis de privacidade de dados — tudo isso sem começar do zero.
Veja como você pode fazer isso:
- Defina metas, tarefas e subtarefas de comunicação com o ClickUp Goals e o ClickUp Tasks, delegue tarefas às partes interessadas e defina cronogramas e prazos com o ClickUp Calendar.
- Configure canais internos, como e-mails, chats e reuniões, e estabeleça regras básicas para controlar o fluxo de informações.
- Modifique status, campos e visualizações personalizados para filtrar atualizações e monitorar o conteúdo.
Este modelo é excelente para manter a transparência em todos os níveis e ajudar os funcionários a serem produtivos no trabalho. Ele também serve como um centro centralizado para manter as conversas, anúncios e documentos relacionados à comunicação em toda a empresa em um único lugar.
Vantagens e desvantagens da comunicação formal
A comunicação formal tem pontos fortes e fracos. Compreender esses prós e contras é fundamental para saber quando usar canais oficiais predefinidos.
Vantagens da comunicação formal
A comunicação formal é uma parte essencial de uma empresa de alto desempenho porque
- Isso promove disciplina e profissionalismo entre os funcionários.
- Isso traz transparência e eficiência às conversas.
- Como a maior parte está documentada, isso facilita auditorias e conformidade de dados.
Desvantagens da comunicação formal
Dito isso, os fatores que tornam a comunicação formal tão eficaz também a tornam rígida.
- Esse tipo de comunicação tem pouco espaço para a individualidade , pois prioriza o trabalho em detrimento dos sentimentos e opiniões pessoais.
- Os longos tópicos mantidos por causa das regulamentações podem consumir muito tempo.
- Pode parecer frio e desmotivar o relacionamento entre os funcionários.
📮ClickUp Insight: Cerca de 41% dos profissionais preferem mensagens instantâneas para comunicação em equipe.
Embora ofereça trocas rápidas e eficientes, as mensagens são frequentemente espalhadas por vários canais, threads ou mensagens diretas, tornando mais difícil recuperar as informações posteriormente.
📊 Quer entender como isso afeta a produtividade da sua equipe? Obtenha hoje mesmo sua cópia do Relatório sobre o estado da comunicação no local de trabalho!
O papel da comunicação formal nas organizações
É difícil imaginar uma empresa sem uma estratégia de comunicação formal. A adesão a essas regras significa que as informações são compartilhadas de forma transparente, sem distorções e de maneira que possam ser rastreadas para referência.
Em organizações com hierarquias internas complexas, isso também estabelece autoridade e promove a disciplina dos funcionários.
Entendendo a comunicação informal
Nem todas as conversas precisam passar por canais formais. Algumas conversas pessoais e instantâneas são eficazes e economizam tempo.
Você já deve ter ouvido falar da comunicação informal — as formas não oficiais pelas quais os colegas compartilham informações entre si.
A comunicação informal é o fluxo não oficial de informações com base nas relações sociais compartilhadas pelos funcionários. É espontânea, fluida e rápida. A comunicação verbal sobre tarefas, ajudar um colega no trabalho ou ter conversas descontraídas em linguagem informal durante o intervalo para o almoço — tudo o que não segue os canais de comunicação regulamentados pela empresa faz parte da comunicação informal.
Tipos de comunicação informal
A comunicação informal não segue regras ou estruturas rígidas, tornando-a altamente flexível e dinâmica. Ela pode assumir várias formas, cada uma servindo a diferentes propósitos e contextos dentro do local de trabalho.
Aqui estão os quatro tipos principais:
- Cadeia de uma única vertente: quando uma pessoa diz algo a outra pessoa, e essa pessoa transmite a mesma mensagem a outra pessoa, a cadeia continua. É o tipo mais natural de comunicação informal.
- Cadeia de agrupamentos: quando alguém confia em um colega de confiança e esse colega compartilha a informação com outras pessoas em quem confia. Esse tipo de conversão é baseado na confiança, mas é repassado entre grupos selecionados de pessoas. Um exemplo seria o gerente discutir separadamente as mudanças do cliente com a equipe de produto e os membros da equipe de produto discutirem o mesmo assunto com a equipe de design.
- Cadeia de fofocas: o tipo mais comum de comunicação informal — a cadeia de fofocas envolve pessoas conversando com grupos de pessoas e esses grupos compartilhando o mesmo com outros grupos de pessoas. É a maneira mais rápida de divulgar informações informalmente.
- Cadeia de probabilidade: às vezes, um funcionário pode escolher aleatoriamente alguns colegas para compartilhar informações, e esses colegas continuam a tendência, transmitindo aleatoriamente o conteúdo para outras pessoas. Um exemplo seria alguém mencionar novas políticas de RH a um colega que se sentou à mesma mesa durante o almoço.
Características da comunicação informal
A comunicação informal vai além dos e-mails e painéis de controle e tem algumas características-chave que facilitam sua identificação:
- É instantânea, pessoal e descontraída.
- Como um modo de comunicação síncrono, reduz o tempo necessário para seguir o caminho formal, tornando os funcionários mais produtivos.
- A comunicação informal é boa para o moral dos funcionários, pois eles têm amigos com quem compartilhar seus sentimentos.
- Apesar do conforto das conversas informais, elas podem ser imprecisas, pois o conteúdo não é documentado, verificado ou rastreável.
- Funcionários insatisfeitos muitas vezes criam desafios de comunicação ao espalhar informações erradas por canais informais.
Exemplos de comunicação informal
Qualquer conversa informal que não precise ser registrada no sistema faz parte da comunicação informal. Isso pode incluir
- Atualizações verbais sobre tarefas e projetos
- Conversas informais e cumprimentos no corredor
- Almoço em grupo e retiros da empresa
Você pode encontrar colegas conversando informalmente sobre como passaram o fim de semana, o jogo que assistiram na noite anterior ou a nova política do departamento de RH.
Vantagens e desvantagens da comunicação informal
A comunicação informal pode ser incrivelmente eficaz, mas seu sucesso depende muito do contexto em que é usada. Entender onde a comunicação informal se destaca e onde pode falhar pode ajudá-lo a aproveitar seus pontos fortes e mitigar suas desvantagens.
Vantagens da comunicação informal
A comunicação informal complementa as limitações da comunicação formal.
- Isso torna a experiência no escritório mais natural e coloquial.
- Isso ajuda os funcionários a se abrirem com seus colegas e cria laços que ajudam durante o trabalho em equipe.
- A comunicação informal constrói confiança e um sentimento de pertencimento — duas características fundamentais que se encontram em funcionários altamente produtivos.
Desvantagens da comunicação informal
No entanto, a comunicação informal não é isenta de falhas.
- Não é regulamentada e pode causar a rápida disseminação de desinformação.
- Se os funcionários se dedicarem demais a conversas triviais e fofocas, isso pode afetar negativamente a cultura e a produtividade da equipe.
- A liderança não consegue acompanhar conversas informais, portanto, não há responsabilização.
Muitas falhas na comunicação informal decorrem da falta de estrutura na comunicação interna, já que as atualizações são transmitidas verbalmente. Uma das melhores maneiras de mitigar isso é usar um modelo de comunicação de plano de projeto, como o Modelo de Comunicação de Funcionários do ClickUp. É uma maneira simples, mas abrangente, de divulgar informações para que as pessoas relevantes se mantenham atualizadas com detalhes autênticos.
Como você deve ter adivinhado, as equipes de RH consideram isso particularmente útil.
Veja como você pode aproveitar ao máximo:
- Planeje e implemente sua estratégia de comunicação usando a Visualização da Estratégia do Plano de Comunicação.
- Use a visualização “Guia de introdução” para explicar a matriz de comunicação e as regras básicas para evitar falhas de comunicação.
- Use a visualização “Atualizações de comunicação” para acompanhar atualizações antigas e futuras.
- Reduza a necessidade de comunicação informal monitorando as interações nos painéis do ClickUp.
- Crie um layout visual fácil de seguir, adicionando status personalizados para monitorar o progresso das tarefas e subtarefas dentro do seu plano de comunicação.
Este modelo combina gerenciamento de projetos com gerenciamento de funcionários para uma comunicação perfeita.
O papel da comunicação informal nas organizações
Na melhor das hipóteses, a comunicação informal cria conexões com outros funcionários. Ela quebra hierarquias, facilita o livre fluxo de informações e promove a empatia. Um tapinha nas costas por um bom trabalho, ajudar um colega mais jovem a resolver um problema ou ouvir os colegas para que se sintam ouvidos são gestos que não são totalmente possíveis em um ambiente formal.
Os Estudos Hawthorne, conduzidos por Elton Mayo, demonstraram que a comunicação informal afeta o desenvolvimento e o reforço dos padrões de desempenho e das expectativas dos membros dentro dos grupos de trabalho. Isso sugere que as interações informais podem moldar a cultura e as normas organizacionais de forma mais eficaz do que a comunicação formal.
Comunicação formal vs. informal
Os locais de trabalho não podem escolher um canal padrão em detrimento do outro, pois ambos os tipos de comunicação são importantes em determinados contextos. Vamos entender onde eles diferem e como alternar entre eles.
Principais diferenças entre comunicação formal e informal
Aqui está uma visão geral das principais diferenças entre comunicação formal e informal:
| Comunicação formal | Comunicação informal |
| É regulamentada, profissional e hierárquica. | É flexível, não regulamentada e imita a propagação de boatos. |
| É assíncrona e baseada em aprovação, o que a torna lenta. | É síncrono, tornando-o rápido |
| A comunicação formal é principalmente escrita | A comunicação informal é baseada em gestos e comunicação verbal. |
| Ele mantém a precisão e o sigilo dos dados, tornando-os mais confiáveis. | Pode não ser muito preciso ou confidencial, pois a falta de informação gera rumores e meias verdades. |
| Tem como objetivo abordar metas e tarefas oficiais | O objetivo é melhorar o relacionamento entre os funcionários e a cultura da equipe. |
Semelhanças entre comunicação formal e informal
Apesar de suas abordagens marcadamente diferentes, a comunicação formal e informal trabalham juntas para estabelecer uma cultura empresarial positiva.
- Elas dão às pessoas a liberdade de compartilhar ideias e contextos por meio de vários canais e formatos.
- Tanto a comunicação formal quanto a informal ajudam na tomada de decisões e na produtividade.
- As pessoas absorvem informações mais rapidamente quando você combina diferentes canais de divulgação.
Equilibrando a comunicação formal e informal em ambientes internos
O segredo para um local de trabalho altamente produtivo é equilibrar as comunicações formais e informais. Se você está tendo dificuldade para entender quando usar cada formato, procure as políticas da empresa sobre comunicação oficial. As estratégias de comunicação formal geralmente são bem documentadas pelo RH e pelos líderes de equipe. Você encontrará canais, cronogramas, processos e regras aprovados nelas.
Como regra geral, se algo estiver estritamente relacionado ao trabalho, exigir que outras pessoas tenham conhecimento e for confidencial, deve ser tratado pelo canal formal.
A principal diferença entre os canais de comunicação formal e informal está na sua cabeça. Você deve usar a comunicação informal quando estiver fazendo uma pausa ou conversando rapidamente com um colega de trabalho. Mas lembre-se de não compartilhar informações demais por meio de canais informais nem agir com base em informações que não possa verificar. Observando quando e como os outros usam a comunicação formal e informal, você pode aprender a equilibrá-las.
Exemplos em que a comunicação formal e informal se entrelaçam
Imagine Sarah, uma gerente de projetos, lidando com comunicação formal e informal em seu trabalho diário. Ela começa o dia com uma reunião estruturada com a equipe, seguindo uma agenda rígida e documentando itens de ação. Mais tarde, ela encontra Bob, do marketing, na sala de descanso, e eles discutem uma ideia brilhante para uma campanha enquanto tomam café. Essa mistura de estrutura formal e interação casual mantém sua equipe alinhada e estimula a inovação.
Enquanto isso, Alex, um novo contratado, experimenta em primeira mão o poder dos estilos de comunicação mistos. Ele participa de uma sessão formal de integração, assimilando as políticas e procedimentos da empresa. Mas é no almoço informal com seu mentor, Javier, que ele realmente aprende as regras não escritas da cultura do escritório. À medida que Alex passa por sua primeira avaliação de desempenho — um processo formal —, ele fica grato pelo feedback informal que Javier tem fornecido ao longo do tempo, ajudando-o a se sentir preparado e apoiado em sua nova função.
Ferramentas para uma comunicação eficaz
Estabelecer diretrizes de comunicação é difícil, e mantê-las ao longo do tempo é ainda mais difícil. À medida que a empresa cresce em termos de operações, força de trabalho, parceiros e clientes, pequenas lacunas começam a aparecer, levando a falhas de comunicação, informações falsas e falta de clareza.
Usar uma ferramenta de comunicação interna como o ClickUp simplificará o fluxo de informações. Veja como:
- Use o ClickUp Docs para elaborar planos de comunicação, convidar pessoas para colaborar na wiki de comunicação, adicionar links e arquivos relevantes e usar o editor de rich text para uma melhor navegação.
- Faça a criação e distribuição de conteúdo usando o ClickUp Brain. Peça à ferramenta de IA para analisar planos de comunicação formal e destacar áreas que precisam ser melhoradas, criar esboços de conteúdo e até mesmo sugerir os próximos passos. É o seu assistente de IA que vive no seu espaço ClickUp, pronto para lhe fornecer conteúdo relevante.
- Use o ClickUp Chat para reunir todas as conversas em tempo real em um só lugar. Você pode atribuir tarefas, compartilhar conteúdo relacionado ao projeto, criar visualizações de bate-papo individuais e gerenciar privilégios de acesso. Isso melhora muito a velocidade da comunicação formal.
📮ClickUp Insight: Cerca de 41% dos profissionais preferem mensagens instantâneas para comunicação em equipe. Embora ofereça trocas rápidas e eficientes, as mensagens geralmente são espalhadas por vários canais, threads ou mensagens diretas, tornando mais difícil recuperar informações posteriormente. Com uma solução integrada como o ClickUp Chat, suas threads de bate-papo são mapeadas para projetos e tarefas específicos, mantendo suas conversas contextualizadas e prontamente disponíveis.
- Para conversas em que as mensagens de texto não capturam o contexto completo, experimente o ClickUp Clips. Grave sua tela e orienta sua equipe com instruções, módulos de treinamento, recursos de software, planos de marketing, fluxos de trabalho de projetos, feedback e muito mais, com narração de apoio.
- Alterne entre as visualizações quadro Kanban, lista, tabela e Gantt para ajudar as partes interessadas a entender o trabalho em andamento e como se comunicar com outras partes interessadas.
- Visualize iniciativas estratégicas com os quadros brancos do ClickUp para que as partes interessadas obtenham as informações corretas desde o início. Adicione ideias, organize-as com o recurso de arrastar e soltar e transforme-as em tarefas individuais. É fácil de acompanhar e reduz o tempo perdido com cadeias de e-mails.
Em vez de começar do zero, experimente o modelo de plano de comunicação do ClickUp. Você pode modificar e desenvolver ainda mais este documento totalmente personalizável para se adequar aos seus casos de uso.
Por exemplo, suponha que o gerente de vendas esteja implementando um programa para um novo grupo demográfico. Nesse caso, ele pode explicar aos SDRs como se comunicar, seguir protocolos e atualizar o status das negociações. Dessa forma, os SDRs saberão o que envolve comunicações formais e o que podem discutir informalmente.
Com este plano de ação documentado, você pode
- Crie uma estrutura no ClickUp Docs para que as equipes sigam uma estratégia de comunicação consistente com
- Estabeleça funções e partes interessadas por meio do ClickUp Tasks para que as pessoas saibam o que discutir e com quem.
- Defina canais de comunicação formais e edite visualizações e campos personalizados para obter melhor visibilidade.
- Use os marcos do ClickUp para acompanhar e medir o desempenho
A melhor parte do modelo é que as empresas podem usá-lo para organizar a comunicação interna e corrigir suas mensagens para clientes e fornecedores.
Melhore a comunicação interna com o ClickUp
Conversas honestas, transparentes e em tempo real constroem a cultura corporativa e ajudam os funcionários a se tornarem mais produtivos. Tanto os canais formais quanto os informais incentivam os funcionários a atingirem seu máximo de produtividade.
Como ferramenta de colaboração empresarial, o ClickUp ajuda gerentes e funcionários a se comunicarem com eficiência sem precisar alternar entre muitas plataformas. Ele possui uma série de ferramentas digitais criadas para comunicações em movimento.
Inscreva-se hoje mesmo no ClickUp e fortaleça sua comunicação interna.