Comunicação formal vs. informal: Diferenças, semelhanças e dicas para melhorar

Se você perguntar aos funcionários o que os faz trabalhar melhor, eles podem dizer hierarquias planas, gerência solidária ou até mesmo a cultura do escritório. Mas o que eles realmente estão sugerindo é uma comunicação eficiente.

De interações amigáveis e trabalho em equipe a canais e formatos regulamentados, a comunicação clara garante que as ideias e o feedback sejam compartilhados de forma eficaz, tornando o trabalho de todos mais fácil e impactante.

De acordo com o Grammarly's O estado da comunicação empresarial 93% dos líderes empresariais acreditam que sua capacidade de trabalhar com eficiência depende da maneira como as pessoas se comunicam ao seu redor.

As comunicações em uma organização são formais ou informais. Ambas são importantes dentro dos contextos, mas as coisas ficam complicadas quando as pessoas confundem as duas

Neste artigo, discutiremos a comunicação formal e a informal, explicaremos quando usar uma ou outra e o ajudaremos a aprimorar suas habilidades gerais de comunicação em um ambiente organizacional.

Entendendo a comunicação formal

A maioria dos espaços de trabalho tem protocolos oficiais de comunicação que reforçam a imagem e a cultura da empresa e que são projetados para reduzir erros e distrações nas interações dos funcionários.

Comunicação formal refere-se a uma maneira estruturada de trocar informações por meio de canais oficiais. Essas conversas são monitoradas e rastreáveis e seguem uma hierarquia predefinida. Cadeias de e-mails, solicitações de tarefas, videoconferências, whitepapers, atualizações de projetos e canais de bate-papo regulamentados pela empresa são alguns exemplos proeminentes.

É totalmente prático e tem como objetivo formalizar a comunicação para compartilhar informações como a empresa deseja.

Tipos de comunicação formal

Dependendo de como as ideias são compartilhadas, a comunicação formal pode ser de três tipos:

• Vertical: Quando a comunicação formal ocorre entre os níveis organizacionais em uma cadeia hierárquica. Os superiores podem conversar com seus subordinados (de cima para baixo), e os subordinados podem compartilhar ideias com seus superiores (de baixo para cima)
• Lateral ou horizontal: Quando funcionários de diferentes departamentos que trabalham no mesmo nível se comunicam entre si. Por exemplo, os membros da equipe de desenvolvimento de produtos se envolvem emcomunicação colaborativa com seus colegas de marketing para orquestrar o lançamento de um produto
• Diagonal ou transversal: Isso significa que os funcionários de diferentes departamentos que trabalham em vários níveis podem se comunicar na diagonal. Um exemplo seria o líder de uma equipe de produtos conversando com um representante de desenvolvimento de vendas (SDR) para determinar as solicitações de recursos a serem priorizadas no próximo sprint

Características da comunicação formal

Você pode identificar a comunicação formal identificando algumas características distintas:

• Consistência em torno de protocolos e vocabulário profissional
• Natureza assíncrona e baseada em aprovação, o que muitas vezes a torna lenta e trabalhosa
• Forma escrita de execução, o que a torna detalhada, orientada para tarefas e facilmente consultável
• **Foco na privacidade, o que torna a comunicação formal uma opção ideal para uma abordagem de confidencialidade do projeto com base na necessidade de conhecimento

Exemplos de comunicação formal

Uma boa maneira de identificar a comunicação formal é verificar se ela está sendo documentada oficialmente. Os documentos de apoio dentro da matriz de comunicação interna podem incluir

• tópicos de e-mail
• pedidos e atualizações de inventário
• solicitações de tarefas
• comunicações assíncronas por vídeo e webinars ao vivo

A comunicação formal facilita efetivamente as operações internas entre departamentos, colegas e hierarquias.

Como esse fluxo de comunicação tem tudo a ver com sistemas e diretrizes, uma estratégia de comunicação simplificada pode ajudá-lo a transmitir informações com mais eficiência. Como uma plataforma de gerenciamento de produtividade completa, ClickUp concentra-se principalmente na comunicação da equipe e em maneiras de melhorar as interações no espaço de trabalho.

Por exemplo, o Modelo de comunicação interna do ClickUp é feito sob medida para pessoas que desejam estabelecer uma cultura empresarial forte internamente.

Faça o download desse modelo

Configure sua estratégia de comunicação interna desde o início, modificando metas, partes interessadas, exibições de lista e calendário usando o modelo de comunicação interna do ClickUp

Com esse modelo, você pode implementar como as informações devem ser transmitidas, dimensionar os pontos de contato de comunicação para acompanhar as complexidades e cumprir várias leis de privacidade de dados - tudo isso sem começar do zero.

Veja como você pode fazer isso:

• Defina metas, tarefas e subtarefas de comunicação comMetas do ClickUp eTarefas do ClickUpdelegar tarefas às partes interessadas e definir cronogramas e prazos comCalendário do ClickUp* Configure canais internos, como e-mails, chats e reuniões, e defina regras básicas para conter o fluxo de informações
• Modifique status, campos e exibições personalizados para examinar as atualizações e monitorar o conteúdo

Esse modelo é excelente para manter a transparência em todos os setores e ajudar os funcionários a serem produtivos no trabalho. Ele também serve como um hub centralizado para manter conversas, anúncios e documentos relacionados à comunicação em toda a empresa em um só lugar.

Vantagens e desvantagens da comunicação formal

A comunicação formal tem pontos fortes e fracos. Compreender esses prós e contras é fundamental para saber quando usar os canais oficiais predefinidos.

Vantagens da comunicação formal

A comunicação formal é uma parte essencial de uma empresa que funciona bem porque

• Promove a disciplina e o profissionalismo entre os funcionários
• Traz transparência e eficiência às conversas
• Como a maior parte é documentada, ela dá suporte a auditorias e conformidade de dados

Desvantagens da comunicação formal

Dito isso, os fatores que tornam a comunicação formal tão eficaz também a tornam rígida.

• Essa comunicação tem pouco espaço para a individualidade, pois prioriza o trabalho em detrimento de sentimentos e opiniões pessoais
• Os longos tópicos mantidos para fins de regulamentos podem consumir muito tempo
• Ela pode parecer fria e desestimular o vínculo entre os funcionários

**Leia também: 10 melhores aplicativos e ferramentas de comunicação de equipe em 2024

O papel da comunicação formal nas organizações

É difícil imaginar uma empresa sem uma comunicação formal estratégia de comunicação . A adesão a essas regras significa que as informações são compartilhadas de forma transparente, sem distorções e de maneira que possam ser rastreadas para referência.

Em organizações com hierarquias internas complexas, isso também estabelece autoridade e promove a disciplina dos funcionários.

Entendendo a comunicação informal

Nem todas as conversas precisam passar por canais formais. Algumas conversas pessoais e instantâneas são úteis, pois economizam tempo.

Você já deve ter ouvido falar de comunicação por meio de boatos -as formas não oficiais pelas quais os colegas compartilham informações entre si.

A comunicação informal é o fluxo não oficial de informações com base nas relações sociais compartilhadas pelos funcionários. É espontânea, fluida e rápida. A comunicação verbal sobre tarefas, a ajuda a um colega de trabalho ou as conversas sem estresse em linguagem informal durante o intervalo do almoço - tudo o que não segue os canais de comunicação regulamentados pela empresa faz parte da comunicação informal.

Tipos de comunicação informal

A comunicação informal não segue regras ou estruturas rígidas, o que a torna altamente flexível e dinâmica. Ela pode assumir muitas formas, cada uma servindo a diferentes propósitos e contextos em um local de trabalho.

Aqui estão seus quatro tipos principais:

• Corrente de um único fio: Quando uma pessoa diz algo a outra e essa pessoa transmite a mesma mensagem a outra pessoa, a corrente continua. É o tipo mais natural de comunicação informal
• Cadeia de cluster: Quando alguém confia em um colega de confiança, e esse colega compartilha a informação com outras pessoas em quem confia. Esse tipo de conversão é baseado na confiança, mas é transmitido entre grupos selecionados de pessoas. Um exemplo seria o gerente discutir separadamente as alterações do cliente com a equipe de produtos e os membros da equipe de produtos discutirem o mesmo com a equipe de design
• Cadeia de fofocas: O tipo mais comum de comunicação informal - cadeia de fofocas - envolve pessoas que conversam com grupos de pessoas e esses grupos compartilham o mesmo com outros grupos de pessoas. É a maneira mais rápida de disseminar informações informalmente
• Cadeia de probabilidade: Às vezes, um funcionário pode escolher aleatoriamente alguns colegas para compartilhar informações, e esses colegas continuam a tendência retransmitindo aleatoriamente o conteúdo a outros. Um exemplo seria alguém mencionar novas políticas de RH para um colega que se sentou na mesma mesa durante o almoço

Características da comunicação informal

A comunicação informal acontece além de e-mails e painéis, e tem algumas características-chave para facilitar a identificação:

• É instantânea, pessoal e despreocupada
• Como um modo de comunicação síncrono, ela reduz o tempo necessário para percorrer o caminho formal, tornando os funcionários mais produtivos
• A comunicação informal é boa para o moral dos funcionários, pois eles têm amigos com quem compartilhar sentimentos
• Apesar do conforto das conversas informais, elas podem ser imprecisas, pois o conteúdo não é documentado, verificado ou rastreável
• Funcionários insatisfeitos geralmente criamdesafios de comunicação espalhando informações errôneas por meio de canais informais

Exemplos de comunicação informal

Qualquer conversa informal que não precise ser registrada no sistema faz parte da comunicação informal. Isso pode incluir

• Atualizações verbais sobre tarefas e projetos
• Conversas no bebedouro e cumprimentos no corredor
• Almoço em grupo e retiros da empresa

Você pode encontrar colegas conversando informalmente sobre como passaram o fim de semana, o jogo que assistiram na noite passada ou a nova política do departamento de RH.

Vantagens e desvantagens da comunicação informal

A comunicação informal pode ser incrivelmente eficaz, mas seu sucesso depende muito do contexto em que é usada. Entender onde a comunicação informal se destaca e onde ela pode falhar pode ajudá-lo a aproveitar seus pontos fortes e atenuar suas desvantagens.

Vantagens da comunicação informal

A comunicação informal complementa as limitações da comunicação formal.

• Ela torna a experiência no escritório mais natural e coloquial
• Ela ajuda os funcionários a se abrirem para seus colegas e cria laços que ajudam no trabalho em equipe
• A comunicação informal constrói a confiança e o senso de pertencimento
  • duas coisas importantes que você encontra em funcionários altamente produtivos.

Desvantagens da comunicação informal

Entretanto, a comunicação informal tem suas falhas.

• Ela não é regulamentada e pode fazer com que a informação errônea se espalhe rapidamente
• Se os funcionários se dedicarem demais a conversas fúteis e fofocas, isso pode impactar negativamente a cultura e a produtividade da equipe
• A liderança não pode rastrear as conversas informais, portanto não há responsabilidade

Muitas falhas na comunicação informal decorrem da falta de estrutura na comunicação interna, pois as atualizações são repassadas verbalmente. Uma das melhores maneiras de mitigar isso é usar um modelo de comunicação do plano de projeto como o Modelo de comunicação com o funcionário do ClickUp . É uma maneira simples, porém abrangente, de disseminar informações para que as pessoas relevantes fiquem atualizadas com detalhes autênticos.

Como você deve ter adivinhado, as equipes de RH acham esse recurso particularmente útil.

Faça o download deste modelo

Use o Modelo de Comunicação com Funcionários do ClickUp para estabelecer uma maneira padrão de compartilhar informações com os funcionários

Veja como você pode fazer o melhor uso dele:

• Planeje e implemente sua estratégia de comunicação usando a visualização Estratégia do plano de comunicação
• Use a visualização "Guia de Introdução" para explicar a matriz de comunicação e as regras básicas para evitar falhas de comunicação
• Use a visualização "Communication Updates" (Atualizações de comunicação) para rastrear atualizações antigas e futuras
• Reduza a necessidade de comunicação informal monitorando as interações emPainéis do ClickUp* Crie um layout visual fácil de seguir, adicionando status personalizados para monitorar o progresso de tarefas e subtarefas em seu plano de comunicação

Esse modelo mescla o gerenciamento de projetos com o gerenciamento de funcionários para uma comunicação perfeita.

O papel da comunicação informal nas organizações

Em sua melhor forma, a comunicação informal cria conexões com outros funcionários. Ela quebra hierarquias, facilita o livre fluxo de informações e promove a empatia. Um tapinha gentil nas costas por um bom trabalho, ajudar um funcionário júnior a resolver um problema ou dar um ouvido para que os colegas se sintam ouvidos são gestos que não são totalmente possíveis em um ambiente formal.

Os Estudos Hawthorne, conduzidos por Elton Mayo, demonstraram que a comunicação informal afeta o desenvolvimento e o reforço dos padrões de desempenho e das expectativas dos membros dos grupos de trabalho. Isso sugere que as interações informais podem moldar a cultura organizacional e normas de forma mais eficaz do que a comunicação formal

Comunicação Formal vs. Informal

Os locais de trabalho não podem escolher um canal padrão em detrimento do outro, pois ambos os tipos de comunicação são importantes nos contextos. Vamos entender em que eles diferem e como alternar entre eles.

Principais diferenças entre a comunicação formal e a informal

Aqui está uma visão geral das principais diferenças entre a comunicação formal e a informal:

Semelhanças entre comunicação formal e informal

Apesar de suas abordagens marcadamente diferentes, a comunicação formal e a informal trabalham juntas para estabelecer uma cultura empresarial positiva.

• Elas dão às pessoas a liberdade de compartilhar ideias e contextos por meio de vários canais e formatos
• Tanto a comunicação formal quanto a informal ajudam na tomada de decisões e na produtividade
• As pessoas absorvem as informações mais rapidamente quando você combina diferentes canais de divulgação

Equilíbrio entre comunicação formal e informal em ambientes internos

O segredo para um local de trabalho altamente produtivo é equilibrar as comunicações formais e informais. Se você estiver com dificuldades para entender quando usar qual formato, procure as políticas da empresa sobre comunicação oficial. As estratégias de comunicação formal geralmente são bem documentadas pelo RH e pelos líderes de equipe. Nelas, você encontrará canais, cronogramas, processos e regras aprovados.

**Como regra geral, se algo estiver estritamente relacionado ao trabalho, exigir que outras pessoas saibam e for confidencial, deve passar pelo canal formal

A principal diferença entre os canais de comunicação formal e informal está em seu espaço mental. Você deve usar a comunicação informal quando estiver fazendo uma pausa ou conversando rapidamente com um colega de trabalho. Mas lembre-se de não compartilhar demais por meio de canais informais ou agir com base em informações que não possa verificar. Ao observar quando e como as outras pessoas usam a comunicação formal e informal, você pode aprender a equilibrá-las.

Exemplos em que a comunicação formal e informal se entrelaçam

Imagine Sarah, uma gerente de projetos, fazendo malabarismos com a comunicação formal e informal em seu trabalho diário. Ela começa o dia com uma reunião de equipe estruturada, seguindo uma pauta rigorosa e documentando os itens de ação. Mais tarde, ela encontra Bob, do marketing, na sala de descanso, e eles discutem uma ideia brilhante de campanha durante um café. Essa combinação de estrutura formal e interação casual mantém a equipe alinhada e estimula a inovação.

Enquanto isso, Alex, um recém-contratado, experimenta em primeira mão o poder da mistura de estilos de comunicação. Ele participa de uma sessão formal de integração, estudando as políticas e os procedimentos da empresa. Mas é no almoço informal com seu mentor, Javier, que ele realmente aprende as regras não escritas da cultura do escritório. Quando Alex passa por sua primeira avaliação de desempenho - um processo formal -, ele se sente grato pelo feedback informal que Javier tem fornecido o tempo todo, ajudando-o a se sentir preparado e apoiado em sua nova função.

Leia também: as 10 melhores ferramentas e softwares de comunicação no local de trabalho em 2024

Ferramentas para uma comunicação eficaz

Estabelecer diretrizes de comunicação é difícil, e é ainda mais difícil mantê-las ao longo do tempo. À medida que a empresa cresce em termos de operações, força de trabalho, parceiros e clientes, começam a surgir pequenas lacunas que levam a falhas de comunicação, informações falsas e falta de clareza.

Usar um ferramenta de comunicação interna como o ClickUp simplificará o fluxo de informações. Veja como:

• UseDocumentos do ClickUp para criar estratégias de planos de comunicação, convidar pessoas para colaborar no wiki de comunicação, adicionar links e arquivos relevantes e usar o editor de rich text para melhorar a navegação
• Execute a criação e a distribuição de conteúdo usandoCérebro ClickUp. Peça à ferramenta de IA para analisar planos de comunicação formais e destacar áreas para aprimoramento, criar esboços de conteúdo e até mesmo pedir que ela sugira as próximas etapas. É o seu assistente de IA que vive no seu espaço ClickUp, pronto para lhe oferecer conteúdo relevante

Use as ferramentas de IA do ClickUp Brain para escrever, editar, resumir, revisar e traduzir qualquer tipo de texto no ClickUp Docs

• UsarBate-papo do ClickUp para reunir todas as conversas em tempo real em um só lugar. Você pode atribuir tarefas, compartilhar conteúdo relacionado ao projeto, criar exibições de bate-papo individuais e gerenciar privilégios de acesso. Isso melhora muito a velocidade da comunicação formal

Colabore, comunique-se, transmita feedback e compartilhe metas com facilidade no ClickUp Chat View

• Para conversas em que as mensagens de texto não capturam o contexto completo, experimenteClipes do ClickUp. Grave sua tela e oriente sua equipe por meio de instruções, módulos de treinamento, recursos de software, planos de marketing, fluxos de trabalho de projetos, feedback e muito mais, com narrações de apoio

Em vez de digitar, clique no ícone de vídeo e compartilhe suas ideias de forma clara para dar andamento a qualquer conversa no ClickUp Clips

• Alterne entre visualizações de quadro Kanban, lista, tabela e Gantt para ajudar as partes interessadas a entender o trabalho em andamento e como se comunicar com outras partes interessadas
• Visualize iniciativas estratégicas comQuadros brancos ClickUp para que as partes interessadas obtenham as informações corretas desde o início. Adicione ideias, organize-as com um recurso de arrastar e soltar e transforme-as em tarefas individuais. É fácil de acompanhar e reduz o tempo desperdiçado em correntes de e-mail

Em vez de começar do zero, experimente o Modelo de plano de comunicação do ClickUp . Você pode modificar e desenvolver ainda mais esse documento totalmente personalizável para se adequar aos seus casos de uso.

Por exemplo, suponha que o gerente de vendas esteja implementando um programa para um novo grupo demográfico. Nesse caso, ele pode explicar aos SDRs como se comunicar, seguir protocolos e atualizar o status do negócio. Dessa forma, os SDRs saberão o que implica comunicações formais e o que podem discutir informalmente.

Faça o download deste modelo

Implemente uma estratégia de comunicação consistente em toda a organização, documentando as partes interessadas, as funções e os canais com o modelo de plano de comunicação da ClickUp

Com esse plano de ação documentado, você pode

• Criar uma estrutura no ClickUp Docs para que as equipes sigam uma estratégia de comunicação consistente
• Estabelecer funções e partes interessadas por meio do ClickUp Tasks para que as pessoas saibam o que discutir e com quem
• Definir canais de comunicação formais e editar exibições e campos personalizados para melhor visibilidade
• UseMarcos do ClickUp para rastrear e medir o desempenho

A melhor parte do modelo é que as empresas podem usá-lo para organizar a comunicação interna e corrigir suas mensagens para clientes e fornecedores.

Melhore a comunicação interna com o ClickUp

Conversões honestas, transparentes e em tempo real criam uma cultura corporativa e ajudam os funcionários a se tornarem mais produtivos. Os canais formais e informais incentivam os funcionários a serem mais produtivos.

Como um ferramenta de colaboração empresarial o ClickUp ajuda os gerentes e funcionários a se comunicarem de forma eficiente sem alternar entre muitas plataformas. Ele tem uma série de ferramentas digitais criadas para comunicações em qualquer lugar. Registre-se no ClickUp hoje mesmo e fortaleça sua comunicação interna.