Se você estiver viajando para uma reunião importante com um cliente ou para uma nômade digital trabalhando remotamente em novas cidades, a expectativa de explorar novos lugares e oportunidades de negócios é emocionante.
No entanto, o jet lag, os atrasos nos voos, os ambientes desconhecidos e os fusos horários diferentes podem diminuir essa emoção, atrapalhando até mesmo os planos mais bem elaborados.
Mas e se você pudesse resolver esses problemas e tornar as viagens de negócios tranquilas e sem estresse? Neste blog, exploraremos como viajar a trabalho e enfrentar esses desafios incômodos de frente/.
Continue lendo para conhecer o kit de sobrevivência definitivo para viagens a trabalho.
8 Desafios comuns em viagens de trabalho
Nova York, Tóquio e Londres são os principais centros de negócios e destinos de viagem do mundo. No entanto, muitos de nós achamos assustador quando somos enviados para lá, ou para qualquer outra cidade, para uma conferência ou reunião com um cliente. Viajar a trabalho parece empolgante, mas traz alguns desafios.
Vamos entender por quê.
1. Informações de viagem dispersas
Fazer malabarismos com os detalhes da viagem pode ser um pesadelo quando se viaja a trabalho. Informações de voo em um aplicativo, reservas de hotel em outro e reuniões em seu calendário ou e-mail - é fácil perder o controle e perder detalhes cruciais, causando atrasos e estresse desnecessário.
2. Problemas logísticos
Reservar voos e hotéis para viagens de trabalho e navegar em vários sites para encontrar o melhor preço e horário pode consumir muito tempo e ser estressante. Quando você chega ao seu destino, descobrir as direções e as opções de transporte para novos locais pode ser a última coisa com a qual você quer gastar seu tempo mental, especialmente quando você prefere se concentrar na reunião ou conferência para a qual você viajou. Sexta-feira à noite
3. Ajustando-se às diferenças de fuso horário
Enquanto você está se preparando para a noite de sexta-feira em Sydney, sua equipe em São Francisco provavelmente está no meio de um ciclo REM profundo após uma longa quinta-feira. Essa diferença de fuso horário complica o agendamento de reuniões, a permanência no circuito de assuntos urgentes, o compartilhamento de atualizações críticas e a tomada de decisões em tempo real. Além disso, o jet lag pode impedi-lo ainda mais de manter o foco e produtivo em todos os continentes nos primeiros dias de viagem a trabalho.
4. Conformidade com a política de viagens da empresa
Ler os documentos da política de viagens de uma empresa pode ser uma tarefa árdua, especialmente se as políticas forem específicas de uma região ou se você precisar converter as concessões em diferentes moedas. Os documentos de política também tendem a ser longos, complicados e cheios de jargões jurídicos, o que gera confusão ou faz com que você queira descartá-los completamente.
5. Preocupações com a segurança
As viagens de negócios vêm com algumas incertezas, como riscos à saúde, emergências e ameaças à segurança. Além disso, entender as leis locais e localizar serviços médicos confiáveis pode aumentar o estresse.
Os riscos são ainda maiores para as mulheres, com 71% das mulheres que viajam a negócios enfrentam preocupações com a segurança em suas viagens.
6. Planejamento de custos e orçamento
Voos, hotéis, refeições e outras despesas aumentam rapidamente. Além disso, acompanhar os recibos e descobrir o que é coberto pela empresa pode ser um incômodo. A falta de recibos, despesas fora da política ou prazos de envio vencidos podem bagunçar seu orçamento.
7. Diferenças culturais
Cada país tem suas próprias expectativas diferenciadas sobre o que constitui um comportamento profissional. O que é considerado educado e respeitoso pode variar muito de um país para outro. Um cumprimento casual em um lugar pode parecer rude ou excessivamente familiar em outro. Essas diferenças culturais podem fazer com que você se sinta deslocado se não estiver preparado ou bem informado.
8. Processo de reembolso complicado
Imagine gastar seu dinheiro suado em despesas de viagem de negócios e ter que enfrentar um processo de reembolso lento, cheio de papelada e prazos confusos. Atrasos no reembolso podem ocorrer apesar de um planejamento financeiro cuidadoso, bagunçando o seu orçamento, aumentando a frustração e diminuindo a produtividade.
Como vimos acima, as viagens de negócios podem se tornar uma sobrecarga. A boa notícia é que há maneiras de superar esse caos.
20 dicas sobre como viajar a trabalho
1. Faça sua pesquisa
Mesmo que esteja viajando para o exterior para viagens curtas, é bom pesquisar a cultura local, os costumes e a etiqueta comercial. Por exemplo, levar um presente para uma reunião com um cliente é considerado educado em alguns países, enquanto trocar cartões de visita com as duas mãos é apropriado em outros.
Aprenda frases como "olá", "obrigado" e "com licença" no idioma local para preencher as lacunas culturais e facilitar as interações. Pesquise as melhores rotas e métodos de viagem, como o extenso sistema de metrô de Tóquio ou os serviços de táxi de Londres, para evitar se perder ou se atrasar no caminho para reuniões importantes.
Em vez de reunir todas essas informações em vários blocos de anotações digitais e notas adesivas, armazene-as em Documentos do ClickUp pode ajudá-lo a acessar tudo em um local centralizado, a qualquer momento.
Crie um documento para sua viagem. Use títulos, subtítulos, páginas aninhadas, banners coloridos e chamadas para organizar informações como:
- Detalhes do voo
- Reservas de acomodações
- Itinerários diários
- Planos de transporte
- Mapas e instruções
- Recomendações de restaurantes
Adicione imagens, links, arquivos e listas de verificação aos seus registros para ter todas as informações bem organizadas em um único lugar.
Armazene e acesse as principais informações de viagem com o ClickUp Docs
2. Crie um itinerário detalhado
Planejar uma viagem de negócios e, ao mesmo tempo, cuidar das responsabilidades do seu trabalho em tempo integral pode ser uma tarefa árdua. Para manter tudo nos trilhos, você pode criar um itinerário detalhado incluindo:
- Horários de reuniões, locais e preparativos necessários
- Tempo de deslocamento entre os diferentes locais de trabalho - como você chegará lá e os possíveis atrasos
- Atividades pessoais, como eventos de networking ou encontros com amigos
- Tempo de lazer para fazer turismo e explorar novos lugares
Planejar isso com antecedência pode ajudar a evitar estresse e atrasos de última hora. Você pode até usar aplicativos digitais de anotações ou aplicativos de calendário para manter o controle de tudo.
No entanto, se você não quiser começar do zero, o Modelo de planejador de viagens ClickUp é uma ótima opção.
Modelo de planejador de viagens do ClickUp
Com sua interface amigável, você pode facilmente adicionar, editar e compartilhar sua agenda com colegas ou clientes, mantendo tudo registrado e todos na mesma página.
💡Dica profissional: Use um Ferramenta de planejamento de viagens com IA para criar itinerários personalizados e completos que ajudam a acomodar passeios turísticos e experiências culturais em sua viagem de trabalho.
3. Reserve estadias inteligentes
Com horários apertados e várias reuniões, escolher acomodações convenientemente localizadas pode economizar tempo e estresse. Reservar sua estadia perto do escritório do seu cliente ou do centro de convenções da sua conferência significa menos preocupações com o trânsito ou atrasos no deslocamento e a tranquilidade de saber que você participará das reuniões no horário e se sentindo renovado.
Além disso, considere hotéis voltados para negócios com comodidades como Wi-Fi gratuito, salas de conferência e opções de café da manhã antecipado. Elas podem aumentar sua produtividade e a experiência geral da viagem.
4. Faça as malas com eficiência
Esquecer o essencial em viagens de trabalho pode ser um pesadelo. Para evitar esses contratempos, crie uma lista de verificação de embalagem que inclua documentos de trabalho, aparelhos eletrônicos, roupas de negócios apropriadas e itens pessoais.
É aconselhável levar roupas mínimas, porém versáteis, também conhecidas como guarda-roupa cápsula, para misturar e combinar roupas e reduzir a bagagem. Lembre-se de incluir um carregador portátil e adaptadores específicos do país para seus aparelhos eletrônicos.
Além disso, considere a previsão do tempo e o código de vestimenta para ter uma aparência profissional e evitar compras de última hora. Você também pode usar Tarefas do ClickUp para criar e gerenciar sua lista de embalagem, permitindo que você marque os itens à medida que avança.
Para criar uma lista de embalagem usando o ClickUp Tasks:
- Crie uma nova lista com o título "Packing List" (Lista de embalagem)
- Cada item que você precisa embalar se torna uma tarefa separada
- Utilize subtarefas para as categorias da lista de embalagem, como "Roupas", "Artigos de higiene pessoal", "Eletrônicos" etc.
- Atribua datas de vencimento ou níveis de prioridade aos itens com base na importância
- Ao embalar cada item, marque a tarefa como concluída
Para organização visual, use Quadro Kanban do ClickUp para categorizar os itens como "Para embalar", "Embalado" ou "Para comprar" Essa abordagem garante um processo de empacotamento abrangente e organizado, minimizando o risco de esquecimento de itens essenciais.
Use o ClickUp Task Checklists para criar listas de verificação com apenas algumas etapas simples
5. Use agências de viagens corporativas
Quer garantir as melhores tarifas de viagens corporativas e assistência especializada em viagens? As agências de viagens corporativas podem ajudar.
Essas agências aproveitam seus relacionamentos com companhias aéreas, hotéis e outros prestadores de serviços e negociam tarifas mais baixas para garantir melhores ofertas para você e sua empresa. Elas também garantem que suas reservas estejam em conformidade com as políticas de viagem da empresa, evitando possíveis dores de cabeça no futuro.
Em caso de interrupções na viagem, como cancelamentos ou alterações de voos, essas agências cuidam da remarcação de voos e da organização de acomodações alternativas. Com uma agência de viagens corporativas gerenciando suas necessidades de viagem, você pode se concentrar em atender aos objetivos de negócios da sua viagem de trabalho, e não na logística.
Leia mais:_ 10 melhores aplicativos de foco para ajudá-lo a se manter produtivo em 2024
6. Leve dinheiro e cartões
Uma das dicas mais eficazes para viagens de trabalho é diversificar suas opções de pagamento para transações sem problemas.
Embora os cartões de crédito sejam amplamente aceitos em muitos lugares e ofereçam segurança, ter alguma moeda local em mãos é útil para pequenas compras, gorjetas ou situações em que os cartões não são aceitos.
Além disso, notifique seu banco sobre seus planos de viagem para evitar problemas com a sinalização de atividade suspeita em sua conta bancária. Além disso, escolha um cartão de crédito adequado para viagens com zero taxas de transação estrangeira para economizar custos.
7. Aproveite os prêmios de viagem
Participar de programas de fidelidade ou de recompensas de companhias aéreas e hotéis melhora significativamente sua experiência de viagem de negócios, oferecendo oportunidades de ganhar pontos para upgrades de quarto, estadias gratuitas ou passagens aéreas com desconto. Manter-se na mesma companhia aérea ou rede de hotéis em suas viagens de trabalho lhe dá benefícios exclusivos e acesso a comodidades ou serviços especiais.
Alguns programas também oferecem vantagens, como embarque prioritário ou acesso gratuito ao saguão do aeroporto, para tornar sua viagem mais tranquila.
8. Mantenha o controle das despesas
O reembolso rápido e eficiente começa com o controle preciso das despesas.
Portanto, use software de viagens e despesas para registrar despesas em qualquer lugar e digitalizar recibos para facilitar a manutenção de registros. Alguns aplicativos também se integram ao software de contabilidade da sua empresa, facilitando o reembolso. Familiarize-se com a política de despesas da sua empresa para manter os pedidos de reembolso em conformidade e sem complicações. Modelo de relatório de despesas do ClickUp pode ajudá-lo aqui. É uma ferramenta eficaz de gerenciamento financeiro que permite registrar e categorizar despesas, definir limites orçamentários e analisar padrões de gastos por meio de relatórios abrangentes.
Modelo de relatório de despesas do ClickUp
Ele pode ajudar você:
- Capturar dados de despesas em um formato padronizado
- Evitar o controle manual de despesas adicionando cópias digitalizadas aos seus registros
- Revisar os padrões de gastos no final da viagem e iterar para a próxima
9. Use aplicativos de gerenciamento de viagens Aplicativos de gerenciamento de viagens consolidam todas as suas informações de viagem em um só lugar, fornecendo atualizações em tempo real sobre status de voos, mudanças de portão e clima local. Ter acesso off-line ao seu itinerário é outro recurso de valor inestimável, garantindo que você permaneça informado mesmo em áreas com pouca conexão à Internet.
Esses aplicativos também ajudam a armazenar digitalmente documentos essenciais, como passaportes, vistos e detalhes de seguros, acrescentando uma camada extra de segurança e conveniência à sua viagem.
Você pode usar o Visualização do calendário do ClickUp para planejar visualmente cada dia de sua viagem, de voos a reuniões, garantindo um itinerário bem organizado. Você também pode colaborar perfeitamente com os colegas para se manter sincronizado com reuniões e eventos.
Reagende suas reuniões em um instante com o recurso de arrastar e soltar no ClickUp Calendar View
Além disso, use Lembretes do ClickUp para receber notificações sobre suas datas de viagem, incluindo horários de check-in, alertas de partida e próximas reuniões.
Leia mais:_ 15 melhores ferramentas de gerenciamento de tempo disponíveis em 2024
10. Faça o check-in com antecedência
Longas filas nos balcões de check-in durante o horário de pico podem gerar atrasos, interrompendo seus horários e reuniões. Para evitar a correria, a maioria das companhias aéreas oferece check-in on-line 24 horas antes da partida em seu site ou aplicativo, permitindo que você vá direto para a segurança com seu cartão de embarque digital.
Algumas companhias aéreas também oferecem embarque prioritário para quem faz o check-in com algumas horas de antecedência, garantindo um início de viagem mais confortável.
11. Entenda as políticas de viagens corporativas
Analisar e aderir às políticas de viagem da empresa, desde métodos de reserva e limites de despesas até a condução de expectativas, permite planejar sua viagem de trabalho de acordo, economizando tempo e possíveis conflitos durante o processo de reembolso.
Dica profissional: _Você pode armazenar os detalhes da política no ClickUp Travel Planner Template ou no ClickUp Docs para facilitar o acesso em qualquer lugar. Se alguma parte da política não estiver clara, não hesite em entrar em contato com o RH ou com o departamento de viagens para obter esclarecimentos e facilitar o planejamento
12. Seja adaptável
Apesar do planejamento cuidadoso, atrasos inesperados nos voos ou cancelamentos repentinos de reuniões podem atrapalhar as viagens de negócios.
Portanto, tenha planos de contingência prontos, como rotas de viagem alternativas ou contatos de transporte local. Mantenha sua programação flexível para acomodar atrasos no trânsito ou mau tempo.
Além disso, reservar viagens de manhã cedo ou voos diretos ajuda a evitar atrasos causados por programações de viagens interconectadas. Além disso, lembre-se de atualizar os colegas e clientes sobre seu itinerário (e quaisquer alterações nele) e ajuste as reuniões conforme necessário.
13. Mantenha-se seguro em qualquer lugar
Cuidar da sua segurança pessoal e digital mantém sua viagem sem estresse e agradável.
Para evitar contratempos, mantenha seus pertences por perto e fique alerta, especialmente em locais movimentados ou desconhecidos. Ao usar redes Wi-Fi públicas, que geralmente não são seguras, tente usar uma VPN (Rede Privada Virtual) para proteger seus dados, especialmente quando estiver lidando com informações confidenciais, como dados proprietários da empresa ou do cliente ou informações financeiras.
Além disso, use uma carteira de viagem ou um cinto de dinheiro para manter seus documentos importantes e objetos de valor em segurança.
14. Vença o jet lag
Tente chegar ao seu destino um dia ou até dois dias antes de reuniões ou eventos importantes para se adaptar e reduzir o estresse do jet lag. **Passe algum tempo se aclimatando ao novo ambiente e fuso horário.
Essa abordagem proativa redefine seu relógio biológico mais rapidamente, garantindo que você esteja revigorado e alerta para seus compromissos de negócios.
15. Estabeleça limites
Navegar em viagens de trabalho pode parecer como se equilibrar em uma corda bamba, mas estabelecer limites pode mantê-las produtivas e equilibradas. Visualização do calendário do ClickUp pode ajudá-lo a definir seu horário de trabalho e compartilhar sua disponibilidade com seus colegas. Além disso, desativar notificações desnecessárias e manter seus dispositivos pessoais e de trabalho separados o ajudam a manter o foco e a manter um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.
Organize projetos, planeje cronogramas e visualize seu trabalho na visualização flexível do Calendário no ClickUp
Você também pode designar um espaço de trabalho dedicado para estabelecer uma linha clara entre trabalho e relaxamento. Quando sair desse espaço de trabalho, tente se desligar do trabalho e dedicar tempo a atividades que lhe proporcionem paz e prazer.
Por fim, não se esqueça de priorizar o autocuidado em sua viagem de negócios. Durma o suficiente, faça exercícios e faça pausas regulares para evitar o esgotamento.
16. Aumente a produtividade durante a viagem
Antes de sair, identifique suas principais tarefas e planeje como realizá-las de forma eficiente em sua viagem de trabalho. Além disso, não se esqueça dos itens essenciais, como seu laptop, carregador portátil e ponto de acesso Wi-Fi para uma conectividade confiável com a Internet.
Além disso, use o tempo de viagem - como voos ou viagens de trem - para colocar os e-mails em dia, revisar documentos ou planejar suas próximas etapas. Considere aplicativos de produtividade que funcionem off-line para ficar por dentro de tudo mesmo sem a Internet.
Leia mais:_ 15 técnicas de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade da sua equipe
17. Mantenha-se saudável
Manter-se saudável durante uma viagem de trabalho é crucial para seu bem-estar e produtividade.
Para conseguir isso, faça uma dieta bem balanceada para evitar problemas de saúde e leve um kit de primeiros socorros com medicamentos essenciais, vitaminas e repelente de insetos. Beba bastante água para evitar a desidratação e faça refeições nutritivas e fartas nos aeroportos e hotéis.
Tente não pular refeições, mesmo que tenha uma agenda agitada e, se tiver um estômago sensível, prefira alimentos familiares em sua viagem de negócios.
Você também pode usar a academia do hotel, fazer caminhadas rápidas entre as reuniões ou fazer exercícios rápidos em seu quarto para se manter ativo.
18. Fique em contato
Manter-se conectado com colegas e clientes enquanto você estiver fora do escritório em casa é fundamental. Use ferramentas como Slack, Zoom ou Microsoft Teams para mensagens em tempo real, chamadas de vídeo e compartilhamento de arquivos para se manter informado, apesar da distância.
Além disso, considere os diferentes fusos horários ao agendar reuniões. Envie atualizações regulares sobre seu progresso para manter a transparência e garantir um fluxo de trabalho tranquilo.
No trabalho, use o Visualização de bate-papo do ClickUp para uma comunicação consistente. Ele centraliza as discussões de seu projeto e comunicações assíncronas simplificando a coordenação entre fusos horários e garantindo que sua equipe remota permaneça no caminho certo.
Mantenha toda a comunicação, desde solicitações de colaboração até atualizações de status, sob o mesmo teto com o ClickUp Chat
19. Reserve um tempo para a diversão
Não há nada pior do que visitar um lugar bonito e só ver o interior das salas de conferência.
Em vez disso, tente usar seus momentos livres para explorar as atrações locais, experimentar a culinária regional ou fazer uma caminhada relaxante em um parque próximo ou em um mercado movimentado. Essas experiências culturais o rejuvenescem e oferecem ótimos pontos de partida para conversas com clientes ou colegas.
Planeje essas atividades dependendo de quanto tempo de férias você tem ou aproveitando os fins de semana prolongados para que elas não interfiram nas suas responsabilidades de trabalho.
dica profissional: _Para encontrar referências de atividades divertidas em um novo lugar, você pode usar aplicativos como Tripadvisor, GetYourGuide, Klook, etc. Você pode procurar passeios e experiências otimizados, programações de eventos e festivais ou encontros locais durante seus dias de férias
20. Documente suas experiências
Cansado de enfrentar os mesmos problemas em todas as viagens de negócios? Comece a documentar suas viagens e transforme esses momentos difíceis em bons aprendizados para a próxima vez.
Mantenha um diário de viagem para acompanhar o feedback das reuniões, os problemas logísticos, as dicas locais e os principais contatos. Anote o que funcionou e o que não funcionou - seja a lista de embalagem que você acertou em cheio ou o hotel que você evitará na próxima vez. Você pode até mesmo compartilhar este guia com novos membros da sua equipe ou com viajantes de negócios inexperientes.
💡Dica profissional: use o ClickUp Docs para centralizar os detalhes de sua viagem. Adicione suas descobertas como entradas de diário de viagem ou marcadores e armazene-as na pasta de viagem específica da viagem
Ace Your Business Trips with ClickUp
Quer você esteja viajando para o exterior, participando de uma reunião com um cliente em outro estado ou trabalhando remotamente em uma nova cidade, o ClickUp pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo as viagens de trabalho e encontrar maneiras de ser produtivo enquanto faz isso.
Ele ajuda a simplificar o processo de viagem, desde a criação de itinerários detalhados com o Travel Planner Template até o controle de despesas com o Expense Report Template.
Além disso, o ClickUp Calendar View mantém seus colegas informados sobre sua disponibilidade, e o ClickUp Docs and Tasks organiza e centraliza informações importantes, para que você nunca perca uma etapa de sua viagem.
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