Seja para uma reunião importante com um cliente ou como um nômade digital trabalhando remotamente em novas cidades, a expectativa de explorar novos lugares e oportunidades de negócios é emocionante.
No entanto, o jet lag, os atrasos nos voos, os ambientes desconhecidos e os diferentes fusos horários podem diminuir essa emoção, atrapalhando até mesmo os planos mais bem elaborados.
Mas e se você pudesse resolver essas questões e tornar as viagens de negócios tranquilas e sem estresse? Neste blog, exploraremos como viajar a trabalho e enfrentar esses desafios incômodos de frente.
Continue lendo para conhecer o kit de sobrevivência definitivo para viagens de trabalho.
8 desafios comuns em viagens de trabalho
Nova York, Tóquio e Londres são os principais centros de negócios e destinos de viagem do mundo. No entanto, muitos de nós achamos assustador quando somos enviados para lá, ou para qualquer outra cidade, para uma conferência ou reunião com clientes. Viajar a trabalho parece empolgante, mas traz alguns desafios.
Vamos entender o porquê.
1. Informações de viagem dispersas
Organizar os detalhes da viagem pode ser um pesadelo quando se viaja a trabalho. Informações de voos em um aplicativo, reservas de hotel em outro e reuniões na agenda ou no e-mail — é fácil perder o controle e deixar passar detalhes importantes, causando atrasos e estresse desnecessário.
2. Questões logísticas
Reservar voos e hotéis para viagens de trabalho e pesquisar vários sites para encontrar o melhor preço e horário pode ser demorado e estressante. Ao chegar ao seu destino, descobrir direções e opções de transporte para novos locais pode ser a última coisa com que você quer se preocupar, especialmente quando prefere se concentrar na reunião ou conferência para a qual viajou. Sexta-feira à noite
3. Adaptando-se às diferenças de fuso horário
Enquanto você relaxa na noite de sexta-feira em Sydney, sua equipe em São Francisco provavelmente está no meio de um ciclo REM profundo após uma longa quinta-feira. Essa diferença de fuso horário complica o agendamento de reuniões, o acompanhamento de assuntos urgentes, o compartilhamento de atualizações importantes e a tomada de decisões em tempo real. Além disso, o jet lag pode impedir ainda mais que você se mantenha focado e produtivo em outros continentes nos primeiros dias de viagem de trabalho.
4. Conformidade com a política de viagens da empresa
Ler os documentos da política de viagens de uma empresa pode ser uma tarefa árdua, especialmente se as políticas forem específicas para cada região ou se você precisar converter subsídios em diferentes moedas. Os documentos da política também tendem a ser longos, complicados e cheios de jargões jurídicos, o que pode causar confusão ou fazer com que você queira jogá-los fora.
5. Questões de segurança
As viagens de negócios trazem algumas incertezas, como riscos à saúde, emergências e ameaças à segurança. Além disso, compreender as leis locais e localizar serviços médicos confiáveis pode aumentar o estresse.
Os riscos são ainda maiores para as mulheres, com 71% das mulheres que viajam a trabalho enfrentando preocupações com a segurança em suas viagens.
6. Planejamento de custos e orçamento
Voos, hotéis, refeições e outras despesas somam-se rapidamente. Além disso, controlar recibos e descobrir o que é coberto pela empresa pode ser um incômodo. Recibos perdidos, despesas fora da política ou prazos de envio vencidos podem atrapalhar seu orçamento.
7. Diferenças culturais
Cada país tem suas próprias expectativas sobre o que constitui um comportamento profissional. O que é considerado educado e respeitoso pode variar muito de um país para outro. Uma saudação informal em um lugar pode ser considerada rude ou excessivamente familiar em outro. Essas diferenças culturais podem fazer você se sentir deslocado se não estiver preparado ou bem informado.
8. Processo de reembolso complicado
Imagine gastar o seu dinheiro suado em despesas de viagens de negócios, apenas para enfrentar um processo de reembolso lento, cheio de burocracia confusa e prazos. Atrasos no reembolso podem ocorrer apesar de um planejamento financeiro cuidadoso, bagunçando o seu orçamento, aumentando a frustração e diminuindo a produtividade.
Como vimos acima, as viagens de negócios podem se tornar exaustivas. A boa notícia é que existem maneiras de superar esse caos.
20 dicas sobre como viajar a trabalho
1. Faça sua pesquisa
Mesmo que você esteja viajando para o exterior para viagens curtas, é bom pesquisar sobre a cultura local, os costumes e as regras de etiqueta nos negócios. Por exemplo, levar um presente para uma reunião com um cliente é considerado educado em alguns países, enquanto trocar cartões de visita com as duas mãos é apropriado em outros.
Aprenda frases como “olá”, “obrigado” e “com licença” no idioma local para preencher lacunas culturais e facilitar interações mais tranquilas. Pesquise as melhores rotas e métodos de viagem, como o extenso sistema de metrô de Tóquio ou os serviços de táxi de Londres, para evitar se perder ou se atrasar a caminho de reuniões importantes.
Em vez de reunir todas essas informações em vários blocos de notas digitais e post-its, armazená-las no ClickUp Docs pode ajudá-lo a acessar tudo em um único local centralizado, a qualquer momento.
Crie um documento para sua viagem. Use títulos, subtítulos, páginas aninhadas, banners coloridos e chamadas para organizar informações como:
- Detalhes do voo
- Reservas de acomodações
- Itinerários diários
- Planos de transporte
- Mapas e direções
- Recomendações de restaurantes
Adicione imagens, links, arquivos e listas de verificação às suas entradas para ter todas as informações organizadas em um só lugar.
2. Crie um itinerário detalhado
Planejar uma viagem de negócios enquanto cuida das responsabilidades do seu trabalho em tempo integral pode ser exaustivo. Para manter tudo sob controle, você pode criar um itinerário detalhado, incluindo:
- Agendas de reuniões, locais e preparativos necessários
- Tempo de deslocamento entre diferentes locais de trabalho — como você chegará lá e quaisquer possíveis atrasos
- Atividades pessoais, como eventos de networking ou encontros com amigos
- Tempo livre para passear e explorar novos lugares
Planejar com antecedência pode ajudar a evitar o estresse e os atrasos de última hora. Você pode até usar aplicativos digitais para anotações ou calendários para acompanhar tudo.
No entanto, se você não quiser começar do zero, o modelo de planejador de viagens do ClickUp é uma ótima opção.
Com sua interface intuitiva, você pode facilmente adicionar, editar e compartilhar sua agenda com colegas ou clientes, mantendo tudo registrado e todos em sintonia.
💡Dica profissional: Use uma ferramenta de planejamento de viagens com IA para criar itinerários personalizados e completos que ajudem a acomodar passeios turísticos e experiências culturais em sua viagem de trabalho.
3. Reserve estadias inteligentes
Com agendas apertadas e várias reuniões, escolher acomodações convenientemente localizadas pode economizar tempo e estresse. Reservar sua estadia perto do escritório do seu cliente ou do centro de convenções da sua conferência significa menos preocupações com o trânsito ou atrasos no deslocamento, além da tranquilidade de saber que você chegará às reuniões a tempo e se sentirá revigorado.
Além disso, considere hotéis voltados para negócios, com comodidades como Wi-Fi gratuito, salas de conferência e opções de café da manhã antecipado. Eles podem aumentar sua produtividade e melhorar sua experiência geral de viagem.
4. Faça as malas com eficiência
Esquecer itens essenciais em viagens de trabalho pode ser um pesadelo. Para evitar contratempos, crie uma lista de verificação de bagagem que inclua documentos de trabalho, aparelhos eletrônicos, roupas adequadas para negócios e itens pessoais.
É aconselhável levar roupas mínimas, mas versáteis, também conhecidas como guarda-roupa cápsula, para combinar looks e reduzir a bagagem. Lembre-se de incluir um carregador portátil e adaptadores específicos para o país para seus aparelhos eletrônicos.
Além disso, leve em consideração a previsão do tempo e o código de vestimenta para ter uma aparência profissional e evitar compras de última hora. Você também pode usar o ClickUp Tasks para criar e gerenciar sua lista de bagagem, permitindo que você marque os itens à medida que os coloca na mala.
Para criar uma lista de itens a levar na mala usando o ClickUp Tasks:
- Crie uma nova lista intitulada “Lista de bagagem”.
- Cada item que você precisa levar na mala se torna uma tarefa separada.
- Utilize subtarefas para categorias da lista de bagagem, como “Roupas”, “Produtos de higiene pessoal”, “Eletrônicos” etc.
- Atribua datas de vencimento ou níveis de prioridade aos itens com base na importância
- À medida que você coloca cada item na mala, marque a tarefa como concluída.
Para uma organização visual, use a visualização do quadro Kanban do ClickUp para categorizar os itens como “Para levar”, “Levado” ou “Para comprar”. Essa abordagem garante um processo de organização de malas abrangente e organizado, minimizando o risco de esquecer itens essenciais.
5. Use agências de viagens corporativas
Quer garantir as melhores tarifas para viagens corporativas e assistência especializada em viagens? As agências de viagens corporativas podem ajudar.
Essas agências aproveitam seus relacionamentos com companhias aéreas, hotéis e outros prestadores de serviços e negociam tarifas mais baixas para garantir melhores ofertas para você e sua empresa. Elas também garantem que suas reservas estejam em conformidade com as políticas de viagem da empresa, poupando-lhe possíveis dores de cabeça no futuro.
Em caso de interrupções na viagem, como cancelamentos ou alterações de voos, essas agências cuidam da remarcação de voos e da organização de acomodações alternativas. Com uma agência de viagens corporativa gerenciando suas necessidades de viagem, você pode se concentrar em atingir os objetivos comerciais de sua viagem de trabalho, em vez de se preocupar com a logística.
6. Leve dinheiro e cartões
Uma das dicas mais eficazes para viagens de trabalho é diversificar suas opções de pagamento para transações sem complicações.
Embora os cartões de crédito sejam amplamente aceitos em muitos lugares e ofereçam segurança, é útil ter alguma moeda local à mão para pequenas compras, gorjetas ou situações em que os cartões não são aceitos.
Além disso, informe seu banco sobre seus planos de viagem para evitar problemas com seus cartões serem sinalizados por atividades suspeitas em sua conta bancária. Além disso, escolha um cartão de crédito adequado para viagens, sem taxas de transação internacional, para economizar custos.
7. Aproveite as recompensas de viagem
Participar de programas de recompensas ou fidelidade de companhias aéreas e hotéis melhora significativamente sua experiência em viagens de negócios, oferecendo oportunidades de ganhar pontos para upgrades de quartos, estadias gratuitas ou passagens aéreas com desconto. Manter a mesma companhia aérea ou rede de hotéis para suas viagens de trabalho oferece benefícios exclusivos e acesso a comodidades ou serviços especiais.
Alguns programas também oferecem vantagens como embarque prioritário ou acesso gratuito ao lounge do aeroporto para tornar sua viagem mais tranquila.
8. Acompanhe as despesas
O reembolso rápido e eficiente começa com um acompanhamento preciso das despesas.
Use um software de viagens e despesas para registrar as despesas em tempo real e digitalizar recibos para facilitar o controle. Alguns aplicativos também se integram ao software de contabilidade da sua empresa, facilitando o reembolso. Familiarize-se com a política de despesas da sua empresa para manter os pedidos de reembolso em conformidade e sem complicações.
O modelo de relatório de despesas do ClickUp pode ajudá-lo nisso. É uma ferramenta eficaz de gestão financeira que permite registrar e categorizar despesas, definir limites orçamentários e analisar padrões de gastos por meio de relatórios abrangentes.
Isso pode ajudá-lo a:
- Registre os dados das despesas em um formato padronizado
- Evite o controle manual de despesas adicionando cópias digitalizadas às suas entradas.
- Analise os padrões de gastos no final da viagem e repita o processo na próxima viagem.
9. Use aplicativos de gerenciamento de viagens
Os aplicativos de gerenciamento de viagens consolidam todas as suas informações de viagem em um só lugar, fornecendo atualizações em tempo real sobre o status dos voos, mudanças de portão e clima local. Ter acesso offline ao seu itinerário é outro recurso inestimável, garantindo que você fique informado mesmo em áreas com conexão de internet ruim.
Esses aplicativos também ajudam a armazenar documentos essenciais digitalmente, como passaportes, vistos e detalhes de seguros, adicionando uma camada extra de segurança e conveniência à sua viagem.
Você pode usar a visualização do calendário do ClickUp para planejar visualmente cada dia da sua viagem, desde voos até reuniões, garantindo um itinerário bem organizado. Você também pode colaborar perfeitamente com colegas para se manter sincronizado com reuniões e eventos.
Além disso, use os lembretes do ClickUp para receber notificações sobre as datas da sua viagem, incluindo horários de check-in, alertas de partida e reuniões futuras.
10. Faça o check-in com antecedência
Longas filas nos balcões de check-in durante a hora do rush podem causar atrasos, atrapalhando seus horários e reuniões. Para evitar a correria, a maioria das companhias aéreas oferece check-in online 24 horas antes da partida em seu site ou aplicativo, permitindo que você vá direto para a segurança com seu cartão de embarque digital.
Algumas companhias aéreas também oferecem embarque prioritário para aqueles que fazem o check-in com algumas horas de antecedência, garantindo um início mais confortável para sua viagem.
11. Entenda as políticas de viagens corporativas
Analisar e seguir as políticas de viagem da empresa, desde métodos de reserva e limites de despesas até expectativas de desempenho, permite que você planeje sua viagem de trabalho adequadamente, economizando tempo e evitando possíveis conflitos durante o processo de reembolso.
💡Dica profissional: Você pode armazenar os detalhes da política no modelo ClickUp Travel Planner ou no ClickUp Docs para facilitar o acesso em qualquer lugar. Se alguma parte da política não estiver clara, não hesite em entrar em contato com o departamento de RH ou de viagens para obter esclarecimentos e facilitar o planejamento.
12. Seja flexível
Apesar de um planejamento cuidadoso, atrasos inesperados nos voos ou cancelamentos repentinos de reuniões podem atrapalhar as viagens de negócios.
Portanto, tenha planos de contingência prontos, como rotas alternativas de viagem ou contatos de transporte local. Mantenha sua programação flexível para acomodar atrasos no trânsito ou mau tempo.
Além disso, reservar viagens matinais ou voos diretos ajuda a evitar atrasos causados por horários de viagem interligados. Lembre-se também de atualizar seus colegas e clientes sobre seu itinerário (e quaisquer alterações nele) e ajustar as reuniões conforme necessário.
13. Mantenha-se seguro em viagem
Cuidar da sua segurança pessoal e digital torna sua viagem tranquila e agradável.
Para evitar contratempos, mantenha seus pertences por perto e fique atento, especialmente em locais movimentados ou desconhecidos. Ao usar redes Wi-Fi públicas, que geralmente não são seguras, tente usar uma VPN (Rede Privada Virtual) para proteger seus dados, especialmente ao lidar com informações confidenciais, como dados proprietários da empresa ou do cliente ou informações financeiras.
Além disso, use uma carteira de viagem ou cinto porta-dinheiro para manter seus documentos importantes e objetos de valor em segurança.
14. Combata o jet lag
Tente chegar ao seu destino um ou dois dias antes de reuniões ou eventos importantes para se acomodar e reduzir o estresse do jet lag. Passe algum tempo se acostumando ao novo ambiente e fuso horário.
Essa abordagem proativa reajusta seu relógio biológico mais rapidamente, garantindo que você esteja revigorado e alerta para seus compromissos de negócios.
15. Estabeleça limites
Organizar viagens de trabalho pode parecer um equilíbrio na corda bamba, mas estabelecer limites pode mantê-las produtivas e equilibradas.
A visualização do calendário do ClickUp pode ajudá-lo a definir seu horário de trabalho e compartilhar sua disponibilidade com seus colegas. Além disso, desativar notificações desnecessárias e manter seus dispositivos pessoais e de trabalho separados ajuda você a manter o foco e um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional.
Você também pode designar um espaço de trabalho dedicado para estabelecer uma linha clara entre trabalho e relaxamento. Ao sair desse espaço, tente se desligar do trabalho e dedique seu tempo a atividades que lhe proporcionem paz e prazer.
Por fim, não se esqueça de priorizar o autocuidado em sua viagem de negócios. Certifique-se de dormir o suficiente, praticar exercícios e fazer pausas regulares para evitar o esgotamento.
16. Aumente a produtividade durante o tempo de viagem
Antes de partir, identifique suas principais tarefas e planeje realizá-las com eficiência durante sua viagem de trabalho. Além disso, não se esqueça dos itens essenciais, como seu laptop, carregador portátil e ponto de acesso Wi-Fi para uma conexão confiável à Internet.
Além disso, use o tempo de viagem — como voos ou viagens de trem — para colocar os e-mails em dia, revisar documentos ou planejar seus próximos passos. Considere usar aplicativos de produtividade que funcionam offline para se manter atualizado mesmo sem internet.
17. Mantenha-se saudável
Manter-se saudável durante uma viagem de trabalho é fundamental para o seu bem-estar e produtividade.
Para isso, mantenha uma dieta equilibrada para evitar problemas de saúde e leve um kit de primeiros socorros com medicamentos essenciais, vitaminas e repelente de insetos. Beba bastante água para evitar a desidratação e faça refeições nutritivas e satisfatórias em aeroportos e hotéis.
Tente não pular refeições, mesmo que tenha uma agenda lotada, e se você tiver um estômago sensível, opte por alimentos familiares durante sua viagem de negócios.
Você também pode usar a academia do hotel, fazer caminhadas rápidas entre as reuniões ou fazer exercícios rápidos no seu quarto para se manter ativo.
18. Mantenha-se em contato
Manter-se conectado com colegas e clientes enquanto estiver longe do escritório é fundamental. Use ferramentas como Slack, Zoom ou Microsoft Teams para mensagens em tempo real, chamadas de vídeo e compartilhamento de arquivos para se manter informado, apesar da distância.
Além disso, leve em consideração os diferentes fusos horários ao agendar reuniões. Envie atualizações regulares sobre o seu progresso para manter a transparência e garantir um fluxo de trabalho tranquilo.
No trabalho, use o ClickUp Chat View para uma comunicação consistente. Ele centraliza as discussões do seu projeto e as comunicações assíncronas, simplificando a coordenação entre fusos horários e garantindo que sua equipe remota permaneça no caminho certo.
19. Reserve tempo para se divertir
Nada é pior do que visitar um lugar bonito e só ver o interior das salas de conferência.
Em vez disso, tente usar seus momentos livres para explorar atrações locais, experimentar a culinária regional ou dar um passeio relaxante em um parque próximo ou em um mercado movimentado. Essas experiências culturais rejuvenescem você e oferecem ótimos temas para iniciar conversas com clientes ou colegas.
Planeje essas atividades de acordo com o tempo de férias que você tem ou aproveitando os fins de semana prolongados para que elas não interfiram nas suas responsabilidades profissionais.
💡Dica profissional: Para encontrar referências de atividades divertidas em um novo lugar, você pode usar aplicativos como Tripadvisor, GetYourGuide, Klook, etc. Você pode procurar passeios e experiências otimizados, agendas de eventos e festivais ou encontros locais durante seus dias de férias.
20. Documente suas experiências
Cansado de enfrentar os mesmos obstáculos em todas as viagens de negócios? Comece a documentar suas viagens e transforme esses momentos difíceis em bons aprendizados para a próxima vez.
Mantenha um diário de viagem para registrar comentários sobre reuniões, contratempos logísticos, dicas locais e contatos importantes. Anote o que funcionou e o que não funcionou, seja a lista de itens que você levou na mala ou o hotel que você evitará na próxima vez. Você pode até compartilhar este guia com novos membros da sua equipe ou viajantes de negócios inexperientes.
💡Dica profissional: Use o ClickUp Docs para centralizar os detalhes da sua viagem. Adicione suas descobertas como entradas no diário de viagem ou pontos-chave e armazene-as na pasta específica da viagem.
Tenha sucesso em suas viagens de negócios com o ClickUp
Seja viajando para o exterior, participando de uma reunião com um cliente em outro estado ou trabalhando remotamente em uma nova cidade, o ClickUp pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo as viagens de trabalho e encontrar maneiras de ser produtivo enquanto estiver viajando.
Isso ajuda a otimizar seu processo de viagem, desde a criação de itinerários detalhados com o modelo de planejador de viagens até o controle das despesas com o modelo de relatório de despesas.
Além disso, a visualização do calendário do ClickUp mantém seus colegas informados sobre sua disponibilidade, e o ClickUp Docs e Tasks organizam e centralizam informações importantes, para que você nunca perca uma etapa da sua viagem.
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