A ideia de orçamentos e despesas lhe dá dor de cabeça?
Bem-vindo ao clube — aquele em que todos lutam para administrar suas finanças, suam profusamente ao controlar suas despesas e ficam sem palavras sempre que precisam definir um orçamento.
Mas espere. Você não é ruim em administrar finanças. Você só não tem as ferramentas certas.
O Google Sheets tem sido a ferramenta preferida para acompanhar despesas, especialmente para pessoas que não são especialistas em tecnologia, devido à sua simplicidade e curva de aprendizado mínima. Mas como você pode começar?
Nesta postagem do blog, compartilharemos os três principais modelos de planilhas do Google Sheets para controle de despesas, a fim de ajudá-lo a gerenciar melhor suas despesas pessoais e comerciais.
O que torna um modelo de controle de despesas do Google Sheets bom?
Um bom modelo de planilha do Google Sheets para controle de despesas comerciais deve ser intuitivo, fácil de usar e personalizável. Os principais recursos de um modelo eficaz de relatório de despesas incluem:
- Categorias claramente definidas: deve ter categorias para vários custos, como custo fixo, custo variável e outras subcategorias dentro de cada uma das categorias mais amplas.
- Automação: um bom modelo tem fórmulas pré-inseridas para calcular automaticamente seus custos totais, despesas, excedente de caixa, etc.
- Recursos visuais: seu modelo de controle de despesas deve ser capaz de criar gráficos automaticamente para identificar tendências relacionadas às despesas.
- Flexibilidade: embora categorias claramente definidas e recursos visuais sejam importantes, a flexibilidade para adicionar ou remover um item ou personalizar o modelo dentro de suas marcas também é crucial.
- Colaboração: o modelo também deve permitir uma colaboração perfeita com outras pessoas para acompanhar as despesas gerais da empresa.
Esses recursos tornam esses modelos do Google Sheets os melhores para controlar despesas e fazer contabilidade.
Os três melhores modelos de planilhas do Google Sheets para controle de despesas que você deve experimentar
Vamos dar uma olhada em três modelos gratuitos que podem facilitar muito o gerenciamento de suas finanças.
1. Modelo de relatório mensal de despesas comerciais
Se você deseja um controlador de despesas mensal funcional e bem formatado para fins comerciais, o Modelo de Relatório Mensal de Despesas Comerciais é ideal para você.
Você pode usar este modelo para otimizar seu relatório mensal de despesas comerciais, criando planilhas individuais para seus funcionários. Isso ajuda a obter uma visão abrangente de todas as despesas em uma planilha mestre.
Você também pode usar vários filtros, como nome do funcionário, ID do funcionário, departamento etc., para visualizar as despesas mensais em diferentes formatos. O que torna isso mais interessante é que você pode personalizar o modelo com as cores e fontes da sua marca e imprimi-lo ou baixá-lo conforme necessário.
2. Modelo de planilha de despesas
Se você está usando um modelo de planilha do Google para controle de despesas pela primeira vez, com certeza vai gostar deste modelo simples e fácil de usar para iniciantes.
Tudo o que você precisa fazer é adicionar os detalhes das suas despesas, como uma breve descrição e o valor. É isso! A planilha calcula automaticamente o total das suas despesas e até mesmo o total economizado. Você pode até visualizar suas transações, receitas, despesas e economias em um gráfico circular.
Use este modelo para controlar várias despesas, desde despesas domésticas diárias até pagamentos de hipotecas, prêmios de seguros e contas de cartão de crédito.
3. Modelo de controle de despesas de viagem
Se você está em um negócio em que seus funcionários viajam com frequência, este modelo simples e fácil de usar para controle de despesas de viagem é indispensável.
O modelo facilita o acompanhamento dos detalhes da viagem de cada funcionário e a visualização do total de despesas incorridas em uma viagem. Ele também fornece categorias separadas de despesas, para que você saiba quanto dinheiro é gasto com passagens aéreas, alimentação e hospedagem.
Você pode acompanhar essas informações para encontrar áreas onde é possível cortar custos. Crie facilmente guias separadas para cada funcionário em uma planilha e acompanhe as despesas gerais de viagem.
Limitações do uso do Google Sheets para controle de despesas
Os modelos de controle de despesas do Google Sheets são ótimos para iniciantes, mas têm certas limitações que podem não ajudar você a gerenciar totalmente suas despesas:
- Entrada manual de dados: você terá que inserir os detalhes das despesas manualmente, tornando toda a atividade de controle de despesas demorada e propensa a erros.
- Complexidade: recursos avançados do Google Sheets, como gráficos (gráfico de pizza, gráfico de radar, gráfico de progresso), validação de dados e classificação, exigem conhecimento de fórmulas e funções que podem não ser fáceis de usar para todos.
- Escalabilidade: lidar com grandes conjuntos de dados ou acompanhamento financeiro complexo pode prejudicar a escalabilidade para organizações maiores.
- Segurança: compartilhar dados financeiros confidenciais é uma preocupação sem as configurações de compartilhamento adequadas
- Integração: a integração direta com softwares bancários ou financeiros é limitada ao trabalhar com o Google Sheets.
- Personalização: personalizações avançadas podem exigir conhecimento de script, tornando os modelos do Google Sheets menos adequados para usuários sem conhecimentos técnicos.
ClickUp: a melhor alternativa aos modelos de controle de despesas do Google Sheets
Acompanhar as despesas por si só não é suficiente para que seu negócio prospere. Você precisa de uma estratégia financeira adequada, que envolve identificar tendências e encontrar oportunidades de redução de custos.
Embora seja fácil criar um modelo de relatório de despesas no Excel e no Google Sheets, eles fornecem apenas informações básicas.
Você precisa de um software avançado como o ClickUp para otimizar o gerenciamento de suas despesas. É uma plataforma completa que ajuda você a colaborar com sua equipe para simplificar o orçamento e as despesas da empresa. Os modelos de controle de despesas do ClickUp automatizam o controle e o monitoramento das despesas e fornecem análises detalhadas.
Aqui estão os cinco principais modelos de controle de despesas do ClickUp que você pode usar para dominar o planejamento financeiro.
1. Modelo de relatório de despesas da ClickUp
O modelo de relatório de despesas do ClickUp ajuda você a controlar todas as despesas pessoais e relacionadas aos negócios em um só lugar. Quer adicionar diferentes categorias de despesas? Abra a visualização de tabela do ClickUp para começar. Quer ver quanto você pagou a fornecedores e prestadores de serviços? Verifique os painéis no ClickUp para obter uma visão geral.
A melhor parte deste modelo é que você pode definir status personalizados para acompanhar pagamentos aprovados e rejeitados e aplicar campos personalizados para gerenciar detalhes como data de pagamento, beneficiário e valor.
O modelo de relatório de despesas do ClickUp ajuda a registrar as despesas de diferentes departamentos da empresa para que você possa gerenciar o orçamento de cada equipe. Ele também oferece informações valiosas sobre as despesas da empresa, prevê despesas futuras e define estruturas de detalhamento de custos para projetos.
2. Modelo de relatório de despesas mensais da ClickUp
Pagamentos atrasados, saques a descoberto frequentes e contas a pagar crescentes são sinais de um fluxo de caixa ruim.
Uma maneira de melhorar a gestão do fluxo de caixa é controlar e gerenciar suas despesas regularmente. É aí que o modelo de relatório de despesas mensais da ClickUp ajuda. Esse modelo fácil de usar permite que você defina detalhes do orçamento mensal e controle as despesas em relação ao orçamento definido.
Você pode usar as informações geradas por este modelo para fazer uma análise de custo-benefício e melhorar o fluxo de caixa. Ao acompanhar as despesas mensais, você pode monitorar com eficiência seu orçamento anual e o progresso financeiro que está fazendo.
Com este modelo, você pode acompanhar facilmente onde e quanto seus funcionários estão gastando. De hotéis a transporte e refeições, você pode definir o valor alocado em uma planilha de orçamento e analisar seu fluxo de caixa.
Personalize o modelo para visualizar despesas fixas e variáveis e use os painéis do ClickUp para prever despesas futuras.
3. Modelo de relatório de despesas de funcionários da ClickUp
Gerenciar as despesas dos funcionários pode ser uma tarefa difícil. Você precisa controlar recibos, categorizar despesas, verificá-las e processar reembolsos. O modelo de relatório de despesas mensais do ClickUp simplifica todo o processo para você.
Você pode acompanhar as despesas dos funcionários em tempo real, revisar e aprovar despesas e criar relatórios detalhados para monitorar os padrões de gastos. Isso aumenta a precisão e diminui o tempo de processamento, mantendo você e seus funcionários felizes.
4. Modelo de despesas e relatórios comerciais da ClickUp
Quer controlar seu orçamento e suas despesas em um só lugar para ver a saúde financeira da sua empresa? O modelo de despesas e relatórios comerciais do ClickUp ajuda você a fazer exatamente isso. Os membros da sua equipe podem adicionar facilmente suas despesas, facilitando o conhecimento das despesas exatas de cada departamento.
Você pode visualizar os gastos e encontrar oportunidades de economia. Os recursos de controle automático de tempo e aviso de dependência deste modelo funcionam muito bem para o gerenciamento geral dos custos do projeto.
E mais? O modelo oferece várias visualizações para melhorar a análise e os relatórios de despesas. Você pode experimentar a Visualização do Relatório de Despesas Comerciais para acompanhar as despesas e a Visualização do Painel de Aprovação para aprovar ou rejeitar solicitações de despesas.
5. Modelo de relatório de despesas para pequenas empresas da ClickUp
As pequenas empresas têm dificuldade em gerenciar suas despesas. Elas carecem de recursos, enfrentam restrições de fluxo de caixa, têm altos custos operacionais e acesso limitado ao crédito, entre vários outros fatores que dificultam sua sobrevivência financeira.
Você precisa de um modelo especializado para resolver essas questões específicas. O modelo de relatório de despesas para pequenas empresas do ClickUp é exatamente o que você precisa. Ele automatiza o acompanhamento de despesas, ajuda a economizar tempo e recursos e cria tabelas e gráficos intuitivos para obter melhores insights sobre o desempenho financeiro da sua empresa.
Você pode usá-lo para criar tarefas para controlar seus gastos. A melhor parte? Ele até cria relatórios para fins fiscais para reduzir sua carga de conformidade.
Otimize suas finanças com modelos de controle de despesas
Os modelos do Google Sheets são bons para controlar as finanças, mas você precisa se esforçar muito para inserir as despesas, classificá-las em categorias e calcular os gastos totais.
Além disso, os modelos do Google Sheets também não possuem análises avançadas, dificultando a identificação de tendências de gastos. Em vez disso, você pode usar modelos avançados, como os modelos de controle de despesas do ClickUp, para automatizar e otimizar o controle de despesas.
Com os modelos de controle de despesas do ClickUp, você pode planejar propostas orçamentárias, controlar despesas, identificar tendências, encontrar oportunidades de redução de custos e prever orçamentos — tudo em um só lugar.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp para organizar e controlar melhor suas despesas.