Pensar em orçamentos e despesas lhe dá dor de cabeça?
Bem-vindo ao clube — aquele em que todos lutam para administrar suas finanças, suam profusamente ao controlar suas despesas e ficam sem palavras sempre que precisam definir um orçamento.
Mas espere. Você não é ruim em administrar suas finanças. Você só precisa das ferramentas certas.
O Google Sheets tem sido a ferramenta preferida para controlar despesas, especialmente para pessoas que não são muito experientes em tecnologia, devido à sua simplicidade e facilidade de aprendizagem. Mas como começar?
Nesta postagem do blog, compartilharemos os três principais modelos de planilhas do Google Sheets para controle de despesas, para ajudá-lo a gerenciar melhor suas despesas pessoais e comerciais.
O que torna um modelo de controle de despesas do Google Sheets bom?
Um bom modelo de planilha do Google Sheets para controle de despesas comerciais deve ser intuitivo, fácil de usar e personalizável. Os principais recursos de um modelo eficaz de relatório de despesas incluem:
- Categorias claramente definidas: Deve ter categorias para vários custos, como custos fixos, custos variáveis e subcategorias dentro de cada uma das categorias mais amplas
- Automatização: Um bom modelo tem fórmulas pré-inseridas para calcular automaticamente seus custos totais, despesas, excedentes de caixa, etc.
- Recursos visuais: Seu modelo de controle de despesas deve ser capaz de criar gráficos automaticamente para identificar tendências relacionadas a despesas
- Flexibilidade: Embora categorias claramente definidas e recursos visuais sejam importantes, a flexibilidade para adicionar ou remover um item ou personalizar o modelo de acordo com sua marca também é fundamental
- Colaboração: O modelo também deve permitir uma colaboração perfeita com outras pessoas para acompanhar as despesas gerais da empresa
Esses recursos tornam esses modelos do Google Sheets os melhores para controlar despesas e fazer a contabilidade.
Os três melhores modelos de planilhas do Google Sheets para controlar despesas que você deve experimentar
Vamos dar uma olhada em três modelos gratuitos que podem facilitar muito o gerenciamento das suas finanças.
1. Modelo de relatório mensal de despesas comerciais
Se você deseja um controlador de despesas mensais funcional e bem formatado para fins comerciais, o Modelo de Relatório Mensal de Despesas Comerciais é ideal para você.
Você pode usar este modelo para simplificar seu relatório mensal de despesas comerciais, criando planilhas individuais para seus funcionários. Isso ajuda a obter uma visão abrangente de todas as despesas em uma planilha principal.
Você também pode usar vários filtros, como nome do funcionário, ID do funcionário, departamento etc., para visualizar as despesas mensais em diferentes formatos. O que torna isso mais interessante é que você pode personalizar o modelo com as cores e fontes da sua marca e imprimi-lo ou baixá-lo conforme necessário.
2. Modelo de planilha de despesas
Se você está usando um modelo de controle de despesas do Google Sheets pela primeira vez, com certeza vai gostar deste modelo de controle de despesas simples e fácil de usar para iniciantes.
Tudo o que você precisa fazer é adicionar os detalhes das suas despesas, como uma breve descrição e o valor. É isso! A planilha calcula automaticamente o total das suas despesas e até mesmo a economia total. Você pode até visualizar suas transações, receitas, despesas e economias em um gráfico circular.
Use este modelo para controlar várias despesas, desde despesas domésticas diárias até pagamentos de hipotecas, prêmios de seguros e contas de cartão de crédito.
3. Modelo de controle de despesas de viagem
Se você trabalha em uma empresa onde seus funcionários viajam com frequência, este modelo simples e fácil de usar para controle de despesas de viagem é essencial.
O modelo facilita o acompanhamento dos detalhes da viagem de cada funcionário e a visualização do total de despesas incorridas em uma viagem. Ele também oferece categorias separadas de despesas, para que você saiba quanto dinheiro foi gasto com passagens aéreas, alimentação e hospedagem.
Você pode acompanhar essas informações para encontrar áreas onde é possível cortar custos. Crie facilmente guias separadas para cada funcionário em uma planilha e acompanhe as despesas gerais de viagem.
Limitações do uso do Google Sheets para controle de despesas
Os modelos de controle de despesas do Google Sheets são ótimos para iniciantes, mas têm certas limitações que podem não ajudar você a gerenciar totalmente suas despesas:
- Entrada manual de dados: você terá que inserir os detalhes das despesas manualmente, tornando toda a atividade de controle de despesas demorada e propensa a erros
- Complexidade: recursos avançados do Google Sheets, como gráficos (gráfico de pizza, gráfico de radar, gráfico de progresso), validação de dados e classificação, exigem conhecimento de fórmulas e funções que podem não ser fáceis de usar para todos
- Escalabilidade: lidar com grandes conjuntos de dados ou acompanhamento financeiro complexo pode prejudicar a escalabilidade para organizações maiores
- Segurança: compartilhar dados financeiros confidenciais é uma preocupação sem as configurações de compartilhamento adequadas
- Integração: a integração direta com software bancário ou financeiro é limitada ao trabalhar com o Google Sheets
- Personalização: personalizações avançadas podem exigir conhecimento de script, tornando os modelos do Google Sheets menos adequados para usuários sem conhecimentos técnicos
ClickUp: a melhor alternativa aos modelos de controle de despesas do Google Sheets
Acompanhar as despesas por si só não é suficiente para que sua empresa prospere. Você precisa de uma estratégia financeira adequada, que envolva identificar tendências e encontrar oportunidades de redução de custos.
Embora seja fácil criar um modelo de relatório de despesas no Excel e no Google Sheets, eles fornecem apenas informações básicas.
Você precisa de um software avançado como o ClickUp para otimizar o gerenciamento de suas despesas. É uma plataforma completa que ajuda você a colaborar com sua equipe para simplificar o orçamento e as despesas da empresa. Os modelos de controle de despesas do ClickUp automatizam o controle e o monitoramento das despesas e fornecem análises detalhadas.
Aqui estão os cinco melhores modelos de controle de despesas do ClickUp que você pode usar para dominar o planejamento financeiro.
1. Modelo de relatório de despesas da ClickUp
O modelo de relatório de despesas do ClickUp ajuda você a controlar todas as despesas pessoais e comerciais em um só lugar. Quer adicionar diferentes categorias de despesas? Abra a visualização de tabela do ClickUp para começar. Quer ver quanto pagou a fornecedores e prestadores de serviços? Confira os painéis do ClickUp para obter uma visão geral.
A melhor parte deste modelo é que você pode definir status personalizados para acompanhar pagamentos aprovados e rejeitados e aplicar campos personalizados para gerenciar detalhes como data de pagamento, beneficiário e valor.
O modelo de relatório de despesas do ClickUp ajuda a registrar despesas de diferentes departamentos da empresa para que você possa gerenciar o orçamento de cada equipe. Ele também oferece informações valiosas sobre despesas comerciais, prevê despesas futuras e define estruturas de detalhamento de custos para projetos.
2. Modelo de relatório de despesas mensais da ClickUp
Pagamentos atrasados, saques a descoberto frequentes e contas a pagar crescentes são sinais de um fluxo de caixa ruim.
Uma maneira de melhorar a gestão do fluxo de caixa é controlar e gerenciar suas despesas regularmente. É aí que o modelo de relatório mensal de despesas da ClickUp pode ajudar. Esse modelo fácil de usar permite definir detalhes do orçamento mensal e controlar as despesas em relação ao orçamento definido.
Você pode usar as informações geradas por este modelo para fazer análises de custo-benefício e melhorar o fluxo de caixa. Ao acompanhar as despesas mensais, você pode monitorar com eficiência seu orçamento anual e o progresso financeiro que está fazendo.
Com este modelo, você pode acompanhar facilmente onde e quanto seus funcionários estão gastando. De hotéis a transporte e refeições, você pode definir o valor alocado em uma planilha de orçamento e analisar seu fluxo de caixa.
Personalize o modelo para visualizar despesas fixas e variáveis e use os painéis do ClickUp para prever despesas futuras.
3. Modelo de relatório de despesas de funcionários da ClickUp
Gerenciar as despesas dos funcionários pode ser uma tarefa difícil. Você precisa controlar recibos, categorizar despesas, verificá-las e processar reembolsos. O modelo de relatório mensal de despesas do ClickUp simplifica todo o processo para você.
Você pode acompanhar as despesas dos funcionários em tempo real, revisar e aprovar despesas e criar relatórios detalhados para monitorar os padrões de gastos. Isso aumenta a precisão e diminui o tempo de processamento, mantendo você e seus funcionários felizes.
4. Modelo de relatório e despesas comerciais da ClickUp
Quer controlar seu orçamento e suas despesas em um só lugar para ver a saúde financeira da sua empresa? O modelo de despesas e relatórios da ClickUp Business ajuda você a fazer exatamente isso. Os membros da sua equipe podem adicionar facilmente suas despesas, facilitando o conhecimento das despesas exatas de cada departamento.
Você pode visualizar os gastos e encontrar oportunidades de economia. Os recursos de controle automático de tempo e aviso de dependência deste modelo funcionam muito bem para o gerenciamento geral dos custos do projeto.
E tem mais! O modelo oferece várias visualizações para melhorar a análise e a geração de relatórios de despesas. Você pode experimentar a Visualização de Relatório de Despesas Comerciais para controlar as despesas e a Visualização do Painel de Aprovação para aprovar ou rejeitar solicitações de despesas.
5. Modelo de relatório de despesas para pequenas empresas da ClickUp
As pequenas empresas têm dificuldade em gerir as suas despesas. Carecem de recursos, enfrentam restrições de fluxo de caixa, têm custos operacionais elevados e acesso limitado ao crédito, entre vários outros fatores que dificultam a sua sobrevivência financeira.
Você precisa de um modelo especializado para resolver esses problemas específicos. O modelo de relatório de despesas para pequenas empresas da ClickUp é exatamente o que você precisa. Ele automatiza o controle de despesas, ajuda a economizar tempo e recursos e cria tabelas e gráficos intuitivos para obter melhores insights sobre o desempenho financeiro da sua empresa.
Você pode usá-lo para criar tarefas para controlar seus gastos. A melhor parte? Ele até cria relatórios para fins fiscais, reduzindo sua carga de conformidade.
Otimize suas finanças com modelos de controle de despesas
Os modelos do Google Sheets são bons para controlar as finanças, mas você precisa se esforçar muito para inserir as despesas, classificá-las em categorias e calcular os gastos totais.
Além disso, os modelos do Google Sheets também não possuem análises avançadas, o que dificulta a identificação de tendências de gastos. Em vez disso, você pode usar modelos avançados, como os modelos de controle de despesas do ClickUp, para automatizar e otimizar o controle de despesas.
Com os modelos de controle de despesas do ClickUp, você pode planejar propostas orçamentárias, controlar despesas, identificar tendências, encontrar oportunidades de economia e prever orçamentos — tudo em um só lugar.
Inscreva-se gratuitamente no ClickUp para organizar e controlar melhor suas despesas.