Você se sente sobrecarregado com uma pilha de recibos, contas e extratos bancários? Se a resposta for sim, você não está sozinho.
Um plano financeiro bem estruturado pode ajudar. Ele pode aumentar suas economias, reduzir dívidas e trazer a tranquilidade de saber que você está financeiramente preparado para as surpresas da vida.
É claro que, para a maioria de nós, fazer um plano financeiro parece tão divertido quanto dobrar roupa em uma tarde de domingo. Portanto, se você está se perguntando como organizar suas finanças e alcançar estabilidade financeira, estamos aqui para facilitar.
Continue lendo para obter um guia passo a passo para controlar seus gastos, definir orçamentos, economizar dinheiro e alcançar seus objetivos financeiros.
Finanças pessoais vs. finanças de pequenas empresas: entendendo as diferenças
Organizar suas finanças pessoais envolve gerenciar seu dinheiro, despesas, poupança e investimentos.
Por outro lado, as finanças das pequenas empresas envolvem o gerenciamento do fluxo de caixa, folha de pagamento, estoque e despesas operacionais. Também inclui lidar com obrigações fiscais, conformidade regulatória e opções alternativas de financiamento.
Em ambos os casos, você se concentra em organizar as finanças e gerenciar o dinheiro de uma única pessoa ou de um grupo relativamente pequeno de indivíduos. Normalmente, você também lida com documentos financeiros menos numerosos e menos complexos.
Em última análise, seu objetivo como proprietário de uma pequena empresa ou indivíduo é reduzir despesas e economizar dinheiro, seja por meio de lucros comerciais ou aumento dos ganhos.
No entanto, embora esses dois tenham muitos pontos em comum, alguns desafios únicos os tornam bastante diferentes. Vamos discutir.
Desafios na organização das finanças: Pessoais vs. pequenas empresas
| Desafios | Finanças pessoais | Finanças para pequenas empresas |
|---|---|---|
| O desafio nas finanças pessoais é garantir que suas despesas sejam bem menores que sua renda e que você esteja reservando dinheiro para emergências e investimentos | Em pequenas empresas, o desafio é ser eficiente na geração de receita e otimizar as despesas para garantir a eficiência operacional, o crescimento e a sustentabilidade | |
| A gestão financeira pessoal geralmente se concentra no orçamento para controlar os gastos, economizar para emergências e investir para segurança financeira a longo prazo | As pequenas empresas devem fazer um bom orçamento, considerando a receita esperada durante um período. Os desafios são a gestão de despesas, a contabilidade de projetos e o orçamento para departamentos como TI e marketing, etc., para equilibrar os custos e garantir resultados | |
| As fontes de renda são normalmente estáveis, mas podem flutuar devido a mudanças de emprego, promoções ou períodos de desemprego | A renda das pequenas empresas é complexa devido aos altos e baixos da gestão de um pequeno negócio, à desaceleração das vendas, à concorrência e a outros fatores externos. | |
| Como pessoa física, você deve pagar imposto de renda de acordo com as leis do seu estado ou país. O desafio é garantir que toda a sua documentação financeira esteja em dia e que os impostos exigidos sejam pagos dentro do prazo | As empresas precisam de registros financeiros precisos para declarações fiscais, auditorias, projetos e conformidade com requisitos regulatórios, incluindo leis trabalhistas e regulamentos específicos do setor | |
| Os indivíduos gerenciam dívidas pessoais, como hipotecas, empréstimos estudantis, cartões de crédito e empréstimos pessoais, equilibrando os pagamentos com as metas de poupança | As pequenas empresas muitas vezes precisam de financiamento externo por meio de empréstimos, investidores ou financiamento coletivo para iniciar ou expandir suas operações. Isso torna fundamental o gerenciamento cuidadoso das dívidas e do patrimônio líquido | |
| As estratégias de investimento pessoal geralmente priorizam a diversificação para distribuir o risco entre ativos como ações, títulos, fundos mútuos e imóveis | As pequenas empresas consideram o investimento como parte do seu planejamento futuro. Isso pode incluir decisões sobre investir em expansão, fusões, aquisições, aprimoramento da marca, etc. |
Estratégias-chave para organizar suas finanças com eficiência
Agora que você entende as complexidades da gestão financeira pessoal e da gestão das finanças de uma pequena empresa, vamos discutir as principais estratégias para tornar esses processos mais eficientes.
Organize suas finanças com o ClickUp
O ClickUp é um software de gestão financeira e produtividade que ajuda você a organizar suas contas e finanças de maneira fácil de entender, seja para gerenciar finanças pessoais ou de pequenas empresas.
Desde acompanhar suas finanças até receber lembretes de prazos, o ClickUp para Gestão Financeira permite que você faça tudo isso e muito mais. Veja como você pode usá-lo para gerenciar o pagamento de contas, cartões de crédito, gastos discricionários e todas as suas outras metas financeiras e de poupança.
- Crie painéis totalmente personalizáveis para obter relatórios de alto nível sobre suas alocações orçamentárias e uma visão geral de sua saúde financeira com visualizações atraentes
- Use os campos de fórmula do ClickUp para realizar cálculos usando seus dados
- Use a visualização do calendário para ver todas as suas tarefas financeiras de relance e manter-se em dia com as suas tarefas pendentes
- Crie uma lista de verificação abrangente de suas contas e suas datas de vencimento usando a Lista de Verificação de Tarefas do ClickUp
- Aproveite modelos prontos para usar e totalmente personalizáveis, como modelos de orçamento, lista de verificação e contabilidade, para uma gestão mais eficiente
- Use Tarefas Recorrentes para suas contas mensais e pague todas elas em dia. Veja todas as recorrências na Visualização do Calendário para facilitar o planejamento
- Defina metas de curto e longo prazo, acompanhe o progresso e mantenha-se dentro do cronograma para alcançá-las com o ClickUp Goals
- Use campos personalizados para adicionar detalhes como valores e métodos de pagamento e melhorar os relatórios do painel
- Defina lembretes em dispositivos móveis ou computadores para lembrar tarefas essenciais, como pagamento de contas, revisão do orçamento, etc., com o ClickUp Reminders
- Integre com mais de 1000 aplicativos para gerenciar suas finanças em uma única plataforma
Arnold Rogers, gerente de suporte ao cliente da Launch Control, tem isso a dizer sobre o ClickUp:
Integramos o Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Isso nos permite acompanhar as finanças, a retenção, os relatórios e os detalhes dos clientes em um único espaço, pois podemos extrair informações de todas as ferramentas que usamos e compilá-las no ClickUp para facilitar o uso, sem envolver todos os departamentos e tirar tempo de suas agendas.
Integramos o Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, etc. Isso nos permite acompanhar as finanças, a retenção, os relatórios e os detalhes dos clientes em um único espaço, pois podemos extrair informações de todas as ferramentas que usamos e compilá-las no ClickUp para facilitar o uso, sem envolver todos os departamentos e tirar tempo de suas agendas.
Dica profissional: Aproveite o modelo de gestão financeira do ClickUp para acompanhar e monitorar orçamentos, analisar o desempenho financeiro e colaborar com sua equipe no planejamento financeiro. O modelo oferece 28 status personalizados para acompanhar projetos financeiros. Use este modelo para obter controle sobre suas finanças:
- Acompanhar os gastos
- Identificar áreas para economizar ou aumentar a renda
- Definir metas personalizadas
- Obtenha insights em tempo real sobre o fluxo de caixa
Revise e atualize regularmente o orçamento
O primeiro passo para organizar as finanças — pessoais ou empresariais — é fazer um orçamento. Um orçamento é simplesmente um plano escrito onde você aloca seu dinheiro para diferentes despesas. Ele ajuda a identificar para onde seu dinheiro está indo a cada mês e a reduzir custos desnecessários.
No entanto, fazer o orçamento é apenas o começo. É essencial revisá-lo e atualizá-lo regularmente para garantir que ele reflita sua renda, suas despesas e suas metas financeiras. Você descobrirá que seu orçamento precisa de ajustes durante determinados períodos. Com o tempo, você poderá identificar esses padrões de gastos e atualizar o orçamento de acordo.
Uma revisão regular ajuda você a ver se ultrapassou o orçamento e a fazer os ajustes necessários. Se sua renda aumentou ou diminuiu, ajuste seu orçamento para refletir sua realidade financeira atual. Da mesma forma, se você teve novas despesas ou conseguiu reduzir as existentes, atualize seu orçamento para acomodar essas mudanças.
Se você está confuso sobre como começar a fazer um orçamento pessoal, use modelos de orçamento mensal, como o Modelo de Orçamento Pessoal do ClickUp. O modelo ajuda a identificar padrões de gastos, planejar metas de longo prazo, ajustar seu orçamento e se preparar para despesas inesperadas. Você pode ver seu orçamento por categoria e verificar as datas de vencimento usando a Visualização de Calendário do ClickUp.
Modelos de orçamento de projeto, como o Modelo de Orçamento Empresarial do ClickUp, podem simplificar o processo de orçamento para pequenas empresas. O modelo permite criar orçamentos de projeto e um sistema de arquivamento com detalhamentos para centralizar as despesas da sua empresa e acompanhar o desempenho real em relação ao planejado. Com esse modelo, você pode ver os resultados em comparação com os planos em tempo real, identificar áreas a serem otimizadas e cortar custos.
Pagar as contas em dia
Você tem dezenas de contas para pagar todos os meses — contas de serviços públicos, aluguel, hipoteca, cartão de crédito, assinaturas, salários e muito mais
Pagar suas contas em dia é fundamental para manter sua casa ou empresa funcionando e garantir que você fique — e permaneça — livre de dívidas. Isso pode se tornar um desafio quando você tem contas com vencimentos diferentes, variações nos valores a pagar e precisa garantir que terá fundos suficientes para fazer os pagamentos em dia.
Pagar em dia ajuda a evitar multas por atraso, manter uma boa pontuação de crédito e gerenciar seu fluxo de caixa de forma eficaz.
Dicas para ajudá-lo a lembrar de pagar as contas em dia:
- Comece criando uma lista ou checklist abrangente de todas as contas recorrentes e suas datas de vencimento
- Aproveite a tecnologia para configurar lembretes para datas de vencimento de contas. Você pode usar aplicativos de calendário, lembretes no seu celular ou aplicativos de gestão financeira como o ClickUp, que avisam quando as contas estão vencidas
- Automatize os pagamentos das suas contas sempre que possível. A maioria dos bancos e prestadores de serviços oferece opções de pagamento automático, permitindo que você programe os pagamentos para serem deduzidos da sua conta bancária nas datas de vencimento
- Monitore regularmente os saldos de suas contas bancárias para garantir fundos suficientes para o pagamento das contas futuras. Configure alertas para saldos baixos para facilitar os pagamentos automáticos e evitar taxas de cheque especial ou pagamentos atrasados devido à falta de fundos
Acompanhe seus gastos
O próximo passo é acompanhar seus gastos para saber para onde vai seu dinheiro. O acompanhamento ajuda você a:
- Identifique áreas em que você pode estar gastando demais
- Crie um orçamento realista que esteja alinhado com seus objetivos financeiros
- Alocar fundos para metas de poupança, pagamento de dívidas e outras metas financeiras
- Identifique transações não autorizadas ou fraudulentas
Veja como você pode controlar suas despesas:
- Mantenha um registro detalhado de todas as despesas em um caderno ou planilha
- Utilize um software de orçamento de projetos e aplicativos de controle de despesas que categorizam automaticamente as transações de contas bancárias e cartões de crédito vinculados
- Distribua o dinheiro em envelopes ou categorias (por exemplo, compras, entretenimento) e controle os gastos em cada categoria
- Use modelos de relatórios de despesas para registrar suas despesas comerciais de forma abrangente
- Analise os extratos bancários mensais para categorizar e analisar manualmente as despesas
Equilibre contas conjuntas
Se você tem uma conta conjunta, é fundamental equilibrá-la regularmente para manter a transparência, a confiança e a harmonia financeira com seu co-titular. Dependendo do número de pessoas na conta conjunta e da autoridade que elas têm para fazer transações, equilibrar contas conjuntas pode se tornar um desafio.
Veja como você pode equilibrar contas conjuntas:
- Defina limites de transação para cada um dos titulares da conta conjunta na sua plataforma de gestão financeira
- Elabore um processo através do qual o cotitular da conta possa autorizar um pagamento (por exemplo: planejamento prévio para efetuar o pagamento, aprovação conjunta no comprovante de despesas, etc. )
- Tenha um sistema em que todos os titulares de contas se atualizem mutuamente sobre seus gastos no aplicativo ou plataforma de gerenciamento de despesas
- Garanta que todos os titulares de contas conjuntas recebam atualizações regulares sobre o saldo da conta pelo aplicativo de gerenciamento de despesas
- Atribua tipos específicos de pagamentos que cada um dos titulares da conta conjunta pode fazer (por exemplo, pagamentos relacionados com salários, serviços públicos, despesas de marketing, etc. )
Isso ajuda no orçamento e no planejamento financeiro precisos, pois todos os titulares das contas podem ver para onde seu dinheiro está indo e ajustar seus gastos de acordo.
Também ajuda a evitar taxas de cheque especial e despesas associadas, que podem ocorrer se um titular da conta não estiver ciente das transações pendentes.
Defina e alcance suas metas de poupança
Poupar é essencial. A melhor maneira de poupar é definir metas claras; seja para a aposentadoria ou para comprar uma casa nova, ter uma meta lhe dá direção, motivação e um roteiro claro.
Veja como você pode definir e alcançar suas metas de poupança:
- Defina metas de poupança claras. Elas podem ser de curto prazo, como poupar para férias, ou de longo prazo, como comprar uma casa
- É natural ter mais de um objetivo de poupança. Portanto, classifique seus objetivos por ordem de importância e urgência
- Defina metas de poupança específicas e mensuráveis. Então, em vez de uma meta vaga como "poupar mais dinheiro", estabeleça uma meta clara, como "poupar R$ 5.000 para um fundo de emergência este ano"
- Crie um plano de poupança específico para definir quanto você precisa economizar regularmente para atingir seus objetivos. Assim, para o objetivo acima, você pode decidir economizar R$ 100 extras por semana durante o próximo ano, mais ou menos. Incorpore esse plano ao seu orçamento
Use depósito direto do salário
Depositar diretamente seu salário é uma maneira conveniente e eficiente de gerenciar sua renda. Isso garante que seus ganhos sejam depositados de forma rápida e segura em sua conta bancária. Há muitos benefícios:
- É conveniente, pois seu salário é depositado automaticamente em sua conta no dia do pagamento
- Você pode configurar transferências automáticas para transferir uma parte do seu salário para contas de poupança, despesas ou investimentos
- Você tem acesso imediato aos fundos
Para configurar o depósito direto do salário, entre em contato com o departamento de RH ou folha de pagamento e verifique com seu banco se eles aceitam depósitos diretos. O próximo passo é habilitar transferências automáticas para alocar fundos para diferentes contas, como emergências, aposentadoria ou investimentos.
Aproveite os aplicativos financeiros
Graças à tecnologia, você não precisa organizar suas finanças manualmente. Os aplicativos financeiros são revolucionários no mundo das finanças. Eles ajudam você a gerenciar suas finanças pessoais ou de pequenas empresas de qualquer lugar do mundo.
A maioria dos aplicativos tem recursos que permitem controlar despesas, definir lembretes, criar orçamentos, pagar contas e monitorar investimentos. Aqui estão alguns benefícios de usar aplicativos financeiros:
- Gerencie suas finanças a qualquer hora, em qualquer lugar
- Categorize e acompanhe as despesas automaticamente, vinculando-as às suas contas bancárias
- Crie e siga um orçamento, estabelecendo limites de gastos
- Defina e acompanhe metas financeiras usando visualizações poderosas
- Envie lembretes para pagamentos de contas pendentes e evite multas por atraso
Ao selecionar um aplicativo financeiro, analise cuidadosamente seus recursos. Verifique se o aplicativo possui padrões de segurança robustos e se os clientes consideram o aplicativo útil.
Incorpore o gerenciamento do cartão de crédito
O gerenciamento eficaz do cartão de crédito ajuda a manter a saúde financeira, evitar dívidas e maximizar os benefícios. Ele também permite que você aproveite recompensas, melhore sua pontuação de crédito e garanta que você permaneça dentro do seu orçamento.
Algumas maneiras de incorporar o gerenciamento do cartão de crédito ao gerenciamento financeiro são:
- Entenda os termos, taxas de juros, tarifas e benefícios de cada crédito que você possui. Conheça seus ciclos de faturamento, datas de vencimento e períodos de carência para evitar multas por atraso
- Use aplicativos financeiros para acompanhar as transações do seu cartão de crédito
- Reserve uma parte específica do seu orçamento para gastos com cartão de crédito
- Pague suas contas em dia para evitar multas por atraso
- Aproveite as recompensas e benefícios oferecidos pelos seus cartões de crédito, como reembolso, pontos de viagem ou descontos
Use o método bola de neve
O método da "bola de neve" é uma maneira eficaz de eliminar sistematicamente suas dívidas. Ele se concentra em pagar primeiro as dívidas menores para ganhar impulso e motivação. Para usar esse método, siga estas etapas:
- Comece fazendo uma lista completa de todas as suas dívidas
- Organize suas dívidas em ordem crescente com base no saldo devido
- Elabore um orçamento detalhado para descobrir quanto dinheiro extra você pode gastar no pagamento de dívidas
- Pague o mínimo mensal de todas as suas dívidas para evitar multas por atraso e juros adicionais
- Use qualquer dinheiro extra que você identificou no seu orçamento para pagar a dívida menor
- Pague primeiro a dívida menor, depois passe para a segunda menor da sua lista e assim por diante
À medida que você paga cada dívida, o valor que você pode alocar para a próxima dívida aumenta. Esse efeito bola de neve permite que você pague dívidas maiores mais rapidamente.
Esse método pode ser uma maneira eficaz de se livrar das dívidas, e você sente uma sensação de realização cada vez que paga uma dívida. Ele também permite que você se concentre em uma dívida de cada vez, sem se sentir sobrecarregado.
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Organize suas finanças com o ClickUp
Organizar suas finanças pode parecer tedioso e assustador, mas os benefícios valem bem o esforço. Revisar regularmente seu orçamento, pagar suas contas em dia, equilibrar contas conjuntas e controlar seus gastos pode ajudá-lo a levar uma vida financeira saudável, segura e sem estresse.
Lembre-se de que organizar suas finanças não é algo que se faz uma vez só. É um processo contínuo. Portanto, comece aos poucos, seja consistente e comemore seu progresso.
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