Imagine o seguinte: Você é um escritor sentado em sua mesa de trabalho, pronto para começar a escrever sua obra-prima. As ideias estão fluindo, você está repleto de prosa lindamente construída e o enredo se adensou a ponto de se tornar sólido! E você olha para sua página em branco. Você cerra os lábios e olha para a tela, desejando que as palavras apareçam magicamente enquanto o cursor piscante zomba de você.
Ou talvez você seja um desenvolvedor de software que deseja trabalhar em um trecho de código. O fluxograma faz todo o sentido em sua cabeça, mas não há uma única linha de código que comprove isso. Ou você é um gerente de projetos que enfrenta a difícil tarefa de iniciar um grande projeto.
Parece familiar? Bem, você não está sozinho.
Se você tem dificuldades com o gerenciamento do tempo ou com a perda de foco ou, simplesmente, tem muita coisa para fazer, então temos a coisa certa para você. Basta ficar conosco, dois minutos de cada vez, e compartilharemos esse talismã com você!
O que é a Regra dos 2 Minutos?
via Dean Yeong A regra dos dois minutos pode parecer apenas mais um modismo de produtividade ou estratégia de gerenciamento de tempo . Mas aqui está o segredo: ela realmente funciona! Várias pessoas já a utilizaram em várias facetas da vida pessoal e profissional (mais sobre isso adiante) e podem atestar sua eficácia.
Aqui está a regra dos dois minutos: Se você tiver uma tarefa que possa ser concluída em dois minutos ou menos, faça-a imediatamente. Não a adicione à sua lista de tarefas; não a deixe ficar em sua mente - simplesmente faça-a, como diz a Nike.
É isso - não, sério, é tudo.
É uma regra simples e sem complicações. Você não precisa de um planejamento elaborado ou de ferramentas sofisticadas para segui-la (mas pode usar ferramentas para melhorá-la - mais uma vez, falaremos disso mais tarde). Trata-se simplesmente de capitalizar pequenos espaços de tempo para tirar as microtarefas do caminho.
Pense nisso como um efeito de bola de neve. Você começa com algo pequeno, mas ganha impulso e massa à medida que avança.
A Regra dos 2 Minutos não tem a ver com os resultados que você obtém, mas sim com o processo de realmente fazer o trabalho. O foco está em agir e deixar as coisas fluírem a partir daí.
James Clear
Regra dos Dois Minutos: Duas maneiras
Agora, você pode se sentir um pouco confuso. Afinal de contas, não é possível concluir todas as tarefas em dois minutos. E se você estivesse escrevendo um livro? Ou desenvolvendo um aplicativo do zero? Ou gerenciando um projeto? Certamente, você precisaria de mais de dois minutos para fazer isso! Então, como essa regra se aplicaria aos exemplos que compartilhamos?
Esse é um ponto válido.
Veja bem, há duas maneiras de seguir a regra dos dois minutos.
Caso de uso 1: Concluir tarefas rápidas
Embora lidar com projetos maiores possa ser estressante, são sempre as tarefas aparentemente insignificantes e pequenas que irritam os nervos. Essas tarefas não precisam ser necessariamente as mais importantes - pense em algo tão simples como enviar um e-mail ou agendar uma reunião.
Essas tarefas de baixo esforço e de dois minutos ficam no fundo da sua mente quando você está tomando café pela manhã ou se revirando na cama à noite.
O pior é que quanto mais você adia isso, pior fica. A sobrecarga cognitiva dessa tarefa minúscula se transforma em pavor e sobrecarga. Imagine se preocupar com o envio de um e-mail! E, no entanto, todos nós já passamos por isso, quando o e-mail ficou parado em nossa lista de tarefas por três dias seguidos.
Aqui, a regra dos dois minutos afirma que você deve lidar com pequenas tarefas que levam menos de dois minutos assim que as definir.
Portanto, seja respondendo a uma mensagem, classificando e-mails ou marcando um item da lista de tarefas, você deve concluí-las no momento em que elas vierem à mente. Você pode até mesmo seguir essa regra para outras pequenas tarefas, como arrumar sua mesa, regar as plantas e arrumar a cama - essencialmente qualquer tarefa que leve apenas alguns minutos para ser concluída.
Aplique a regra dos 2 minutos a qualquer número de tarefas aleatórias e desconectadas que ocupam espaço mental durante o dia e organize-se imediatamente.
Caso de uso 2: Iniciando tarefas grandes
Aqui está o outro espectro do uso da regra dos dois minutos - aquele projetado para tarefas não tão pequenas.
A regra dos dois minutos também mostra como lidar com tarefas grandes, complexas, ambiciosas e ambíguas ao lidar com projetos substanciais.
É por aqui que você começa comendo o sapo uma mordida de cada vez_. Primeiro, você divide o grande projeto ou tarefa em partes menores. Em seguida, você prioriza as tarefas e começa a trabalhar em uma coisa - apenas uma coisa. Dedique a ela dois minutos de sua atenção e tempo integral. Force-se a manter o foco, se necessário, e aumente o ritmo a cada dois minutos.
Essa abordagem permite que você pare de procrastinar e evite a paralisia inicial.
Considere, por exemplo, a tarefa de escrever um artigo (como este).
Você começará criando um esboço nos primeiros dois minutos. Em seguida, comece a escrever a introdução nos próximos dois minutos. Continue despejando ideias em seu cérebro - sem julgamentos, pensamentos exagerados ou busca pela perfeição. Apenas criação de conteúdo puro e sem adulteração por dois minutos inteiros até que você encontre a extremidade inicial do carretel e o resto comece a se desenrolar. Em breve, você estará trabalhando na sua primeira seção, depois na próxima, e na próxima - até chegar à conclusão!
Assim, você tem pequenos sprints de dois minutos cada. Junte-os e esses passos de bebê o levarão à meta!
História da regra dos 2 minutos
Na década de 1990, a Time System International treinou seus funcionários nos princípios fundamentais da produtividade pessoal. Entre outras coisas, a regra dos dois minutos foi ensinada como uma ferramenta para o gerenciamento do fluxo de trabalho.
E aqui está a parte divertida: um dos desenvolvedores desse curso foi ninguém menos que o próprio David Allen! Sim, a mesma pessoa que popularizou o conceito nos anos 2000 com seu livro best-seller Getting Things Done!
O livro de David Allen, Getting Things Done, popularizou dicas de produtividade como a regra dos dois minutos via Amazônia É altamente recomendável que qualquer pessoa que esteja na jornada do autoaperfeiçoamento leia o livro. O livro compartilha estratégias práticas para fazer listas organizadas que induzem seu cérebro a ser produtivo. Ele fala sobre a divisão do trabalho em tarefas gerenciáveis, a atribuição de prioridades e o aprimoramento iterativo. Ele também apresenta um sistema para garantir que nada passe despercebido e que nenhuma tarefa pequena fique inacabada.
É claro que a leitura é um pouco longa, mas ela lhe proporcionará clareza e o ajudará a recuperar o controle sobre o seu trabalho, liberando a sua largura de banda mental.
Devido à sua influência, não é de surpreender que a abordagem Getting Things Done (GTD) tenha desencadeado uma nova onda de produtividade. As empresas seguiram Modelos de GTD para adicionar estrutura à produtividade da força de trabalho. Esses modelos evoluíram posteriormente para plataformas e soluções de software e, por fim, para Aplicativos GTD .
De fato, se você gosta de ler livros sobre produtividade pessoal, não será difícil conectar Getting Things Done a ideologias apresentadas em outras obras semelhantes. Aqui estão alguns exemplos em que você encontrará sua profunda influência: Hábitos atômicos
- Eat That Frog! de Brian Tracy: O livro enfatiza a priorização de tarefas e a abordagem das mais importantes primeiro. Você pode usar a regra dos dois minutos para morder o sapo (tarefas importantes) uma mordida de cada vez e manter o foco no progresso em curtos períodos de tempoO gerente de um minuto Sua mesa bagunçada está chamando sua atenção? Não é necessário iniciar uma sessão de limpeza profunda. Basta seguir a regra dos dois minutos para limpar a bagunça. Comece com a tarefa mais intuitiva primeiro. Pode ser arquivar seus papéis, organizar seu material de escritório, jogar fora documentos desnecessários, como recibos, e assim por diante. Você ficará surpreso como essas pequenas coisas têm um grande efeito em seu ambiente e em seu humor!
Preparação e participação em reuniões
Não consegue manter o foco durante uma reunião que poderia ter sido um e-mail? Feche outras guias, silencie as notificações do telefone e elimine quaisquer outras distrações. Force-se a permanecer engajado por apenas dois minutos. Faça todas as perguntas que tiver sobre o tópico ou examine rapidamente a pauta para revisar o assunto da reunião. Você verá que será mais fácil se concentrar.
dica profissional: Não perca tempo e esforço com anotações da reunião. Deixe ClickUp Brain _faz isso para você. Ele pode transcrever notas de reunião de sua gravação, resumi-las, extrair itens de ação e até mesmo transformá-las em tarefas no ClickUp. Agora, o que você fará com o tempo economizado?
Dando início a um projeto
Diga adeus à paralisia da análise. Usando a regra dos dois minutos para gerenciamento do tempo do projeto durante a fase de planejamento. Você pode identificar as primeiras etapas acionáveis e o cronograma correspondente. Por exemplo, você pode usá-lo para elaborar uma lista de ações de alto nível e uma estimativa de tempo. Ou você pode aproveitar esse momento para sequenciar as atividades. Pode ser um pequeno começo, mas cria impulso suficiente para levar o projeto até a conclusão.
dica profissional: Crie a lista de ações do seu projeto ou a sequência de atividades facilmente usando Mapas mentais do Clickup _. Eles o ajudam a visualizar ideias complexas e a decompor fluxos de trabalho em um instante
Desenvolvimento suave de habilidades
Você deseja adquirir uma nova habilidade, mas tem dificuldade para encontrar e dedicar tempo ao aprendizado? Use a regra dos dois minutos! Reserve dois minutos de sua agenda, seja na hora do almoço ou durante o trajeto até o trabalho, para ler sobre a habilidade, assistir a um vídeo tutorial ou ouvir um podcast. Espace isso ao longo do dia e mantenha a persistência para dominar a habilidade.
Wellness warrior
Quer perder peso ou entrar em forma? Então, use a regra dos dois minutos! Dedique dois minutos de seu tempo para se exercitar; pode ser um cardio rápido ou HIIT para elevar sua frequência cardíaca antes de passar para exercícios mais extenuantes. Da mesma forma, separe dois minutos do seu dia para planejar a refeição do dia seguinte. Ou use-os para preparar um lanche rápido e saudável em vez de pedir comida. Esses momentos de intencionalidade o aproximarão de suas metas de condicionamento físico
Desafios do uso da regra dos 2 minutos [e como superá-los]
Embora a regra dos 2 minutos tenha um excelente histórico, ela não é uma solução de fita adesiva que você pode colocar sobre qualquer problema para resolver. Aqui estão alguns desafios que você pode encontrar e algumas soluções que podem ser tentadas para contorná-los:
- Algumas tarefas são enganosamente fáceis de serem mal avaliadas. Uma tarefa simples como responder a um e-mail pode facilmente ultrapassar a marca de dois minutos se você tiver que procurar os anexos ou ser mais abrangente em sua resposta. Você precisa ser realista quanto ao tempo que uma tarefa leva para evitar frustração e conflitos de agenda
- Nosso mundo digital é um campo minado de distrações
- notificações, e-mails, mídias sociais - tudo pode rapidamente desviar o foco durante um intervalo de dois minutos. Use bloqueadores de sites e o modo de foco nos dispositivos para silenciar as notificações e minimizar as interrupções
- A regra dos 2 minutos tem a ver com ação, não com perfeição. No entanto, o desejo de planejar ou aperfeiçoar uma tarefa com perfeição consumirá rapidamente o seu espaço de dois minutos. Isso faz mais mal do que bem, pois você se sentirá mais estressado. Primeiro, preocupe-se em começar; a obra-prima pode esperar para tomar forma
- Você pode concluir várias tarefas menores usando a regra dos 2 minutos. Mas a dificuldade está em manter o momentum ao passar de uma tarefa para outra. Use-a principalmente como ponto de partida, pois você terá que dedicar blocos de tempo maiores para trabalhar em tarefas maiores para registrar um progresso significativo
- Ter um fluxo contínuo e interminável dessas pequenas tarefas pode rapidamente se tornar exaustivo e esmagador. Chegará um ponto em que você terá dificuldade em priorizar qual tarefa abordar primeiro ou sentirá fadiga de decisão. Processe tarefas em lote e prepare listas de tarefas rápidas de dois minutos para ampliar o impacto desse hack de produtividade
- Algumas tarefas são inerentemente complexas e demoradas. Você poderia ficar horas tentando dividi-las em seções menores, mas descobrirá que elas ainda não se encaixam no molde de dois minutos. Para evitar essas frustrações e desperdício de tempo, aprenda a reconhecer as tarefas que exigem tempo razoável e ajuste sua abordagem. Se não forem dois minutos, então quanto tempo? Bloqueie esse tempo e comece a trabalhar
Como implementar a regra dos 2 minutos usando o ClickUp
Usar o ClickUp para praticar a regra dos dois minutos foi uma solução experimental que realmente decolou. A plataforma oferece tudo o que você precisa para implementar a regra dos 2 minutos, além de soluções para superar as deficiências da técnica.
O ClickUp e a regra dos 2 minutos são seus parceiros no aumento da produtividade.
Veja como você pode aproveitar o ClickUp para registrar vitórias rápidas de dois minutos:
Criando listas de tarefas acionáveis
Monitore as tarefas na visualização de lista no ClickUp para garantir que você não perca nada Gerenciamento de tarefas do ClickUp é uma verdadeira fera. Há várias maneiras de converter um item de ação em uma tarefa do ClickUp - diretamente de ideias em Documentos do ClickUp para atribuições em mensagens de bate-papo e comentários. Isso elimina a mudança de contexto ou a distração com ideias que surgem em sua cabeça.
Use a plataforma para criar uma lista centralizada dedicada a tarefas de dois minutos em um projeto ou espaço de trabalho. Em seguida, converta essa lista personalizada em uma lista de verificação interativa na qual você pode riscar itens quando terminar uma tarefa de dois minutos. É realmente satisfatório.
Além disso, é muito fácil adicionar itens a essa lista: selecione 'New Item' e insira os detalhes das pequenas coisas que deseja realizar posteriormente. O ClickUp também permite que você mantenha uma hierarquia lógica de tarefas e subtarefas por meio de aninhamento, o que facilita a implementação da regra dos 2 minutos em projetos maiores. Embora algumas pessoas prefiram a visualização em lista, você pode até mesmo experimentar visualizações diferentes, como quadros Kanban ou gráficos de Gantt, para gerenciar suas tarefas.
Priorização e processamento em lote
Atribua prioridades de tarefas no ClickUp para categorizar as tarefas pequenas
Nem todas as tarefas de dois minutos são criadas da mesma forma. Algumas são mais urgentes ou impactantes do que outras. Para resolver isso, use Prioridades de tarefas do ClickUp para categorizar as tarefas como urgentes, de alta prioridade, normais e de baixa prioridade. Isso evita a fadiga de decisões, pois o ClickUp mantém uma lista baseada em prioridades de tarefas de dois minutos e empurra a próxima.
Da mesma forma, o ClickUp permite que você agrupe tarefas de dois minutos semelhantes. Por exemplo, você pode agrupar a resposta a e-mails com o compartilhamento de atualizações de tarefas ou a manutenção de sua agenda. Isso permite que você execute várias tarefas em intervalos paralelos de dois minutos.
Se você perceber, ambos os truques o ajudam a superar as limitações da regra dos dois minutos e a aumentar a produtividade!
Leia também: Como definir prioridades de tarefas no ClickUp
Rastreamento e bloqueio de tempo
Rastreie o tempo de cada tarefa usando o recurso de controle de tempo no ClickUp
O ClickUp vem com um recurso nativo de rastreamento de tempo. O recurso Ferramenta de controle de tempo do projeto no ClickUp permite que você coloque a regra dos 2 minutos em ação. Defina estimativas rápidas de dois minutos para as tarefas a fim de garantir que você mantenha o foco e evite ficar atolado ou descarrilar. Isso também ajuda a avaliar suas habilidades de estimativa de tempo e a eficácia geral da regra dos dois minutos para tarefas específicas. Como você descobrirá, haverá momentos em que certas metas grandes não se encaixam no molde de dois minutos, e esse seria o seu teste decisivo.
Além disso, use o recurso de lembrete e datas de vencimento para ficar de olho nas tarefas menores. Uma boa prática seria ter cerca de quatro lembretes diários - de manhã cedo, antes do almoço, depois do almoço e à noite - para verificar sua lista de tarefas de dois minutos e registrar as vitórias rápidas que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.
Automatizando fluxos de trabalho
configure a automação personalizada no ClickUp para cuidar de pequenas coisas_
Ok, um hack tácito para tarefas de dois minutos - automatize tudo o que puder. Mesmo que leve apenas 2 minutos do seu tempo, por que você o desperdiçaria se ele pode ser automatizado? Por esse motivo, sinta-se à vontade para implantar o recurso de automação personalizada do ClickUp para cuidar de tarefas recorrentes e de baixo nível. Seja atribuindo tarefas, enviando e-mails rápidos de confirmação ou marcando uma programação em seu calendário, Automação do ClickUp tira essas pequenas coisas do seu prato para que você possa se concentrar nas tarefas de dois minutos mais desafiadoras.
Isso, e o fato de que você pode integrar o ClickUp com praticamente tudo, facilita a criação de um repositório detalhado e centralizado de tarefas de dois minutos em plataformas diferentes. Ao mesmo tempo, você obtém o recurso Universal Search que torna toda a sua pilha de tecnologia pesquisável!
Templatizing success
Por que perder tempo reinventando a roda? O ClickUp oferece uma rica biblioteca de modelos prontos para uso que salvam vidas em uma emergência. Você ficará agradavelmente surpreso com a abrangência e o bom planejamento de cada modelo.
O modelo Getting Things Done ajuda você a se tornar mais produtivo a cada dia que passa
Já que estamos nos concentrando na regra dos 2 minutos, Modelo do ClickUp para fazer as coisas do ClickUp é muito adequado para quem quer começar a usar a técnica. Esse modelo incorpora os ensinamentos de David Allen e, bem, facilita a realização de tarefas! Desde a organização de tarefas até a priorização delas, use esse modelo para desfrutar de fluxos de trabalho mais suaves e de um trabalho eficiente. Faça o download deste modelo Embora o modelo acima seja para usuários de nível avançado, o ClickUp também tem modelos para iniciantes da estrutura GTD.
Você gosta de listas mais simples para trabalhar? Use o modelo Getting Things Done List para começar
Dê uma olhada na Modelo de lista de coisas a serem feitas no ClickUp . Ele converte suas tarefas em uma lista simples na qual você pode trabalhar para obter o máximo de produtividade. Use a visualização Board (Quadro) para ver as tarefas agrupadas por seu status. É simples assim. Faça o download deste modelo
Aproveitando o poder da IA
Cérebro ClickUp é uma arma secreta para turbinar o fluxo de trabalho da regra dos dois minutos. Ele amplifica todas as várias maneiras pelas quais o ClickUp ajuda você a seguir a regra dos 2 minutos, tornando a plataforma uma potência de produtividade.
Preocupado com uma tarefa de dois minutos que surgiu enquanto você estava no meio de um trabalho intenso? Basta pedir ao Brain para anotá-la (ou, melhor ainda, adicioná-la à sua lista de tarefas de dois minutos) sem mudar de contexto. O ClickUp Brain pode até identificar a prioridade da tarefa e qualquer interdependência para você! Precisa responder a um e-mail? Peça ao Brain para fazer isso por você - as possibilidades são infinitas.
Torne a redação de e-mails uma tarefa de dois minutos com o ClickUp Brain
Como um mecanismo de IA, o Brain aprende iterativamente com seus hábitos e estilos de trabalho. Isso, juntamente com a ferramenta de controle de tempo integrada, facilita a estimativa de tempo. Pergunte ao Brain quanto tempo uma tarefa específica normalmente levaria, e ele lhe dará uma estimativa realista.
Essencialmente, tudo o que você faz usando o ClickUp, você pode fazer melhor com o Brain.
**Dois minutos podem mudar sua vida!
No mundo de hoje, dois minutos podem não parecer muito. Esperamos que este artigo tenha mudado sua perspectiva.
Seja para começar a trabalhar em uma tarefa difícil ou para cumprir sua lista de afazeres, a regra dos dois minutos pode ajudar a maximizar a produtividade. Você vence metade da batalha apenas aparecendo e mantendo o compromisso. Uma vez lá, não há praticamente nada no caminho do sucesso. Basta estar atento às armadilhas ocasionais compartilhadas acima e você terá sucesso.
Além disso, use o ClickUp - é gratuito. O registro leva menos de dois minutos, o que é uma boa maneira de começar a praticar a regra dos dois minutos! Então, registre-se e experimente o ClickUp hoje mesmo!