Longas listas de tarefas podem sobrecarregar até mesmo a pessoa mais enérgica. E quando suas metas ambiciosas estão emaranhadas com tarefas mundanas, a espiral só piora.
O Método Ivy Lee é uma estrutura de produtividade enganosamente simples que promete ajudá-lo a priorizar tarefas e a realizar mais em menos tempo, gerenciando melhor o tempo.
Concentrando-se em apenas seis tarefas essenciais por dia, ele pode fazer com que você realize mais e se sinta menos estressado. Vamos ver como!
O que é o método Ivy Lee?
O Método Ivy Lee é uma técnica de produtividade centrada na priorização e na execução das tarefas mais importantes primeiro. Sua beleza está em sua simplicidade: No final de cada dia de trabalho, anote as seis coisas mais importantes que você precisa realizar amanhã. Priorize essas seis tarefas em ordem de importância. Ao iniciar seu dia de trabalho, concentre-se exclusivamente na primeira tarefa até que ela esteja concluída e totalmente finalizada. Em seguida, passe para a segunda, depois para a terceira e assim por diante.
Esse método simples de gerenciar o tempo aborda o problema fundamental de se sentir sobrecarregado por uma lista interminável de tarefas. Ao forçá-lo a escolher e priorizar apenas seis tarefas, o Método Ivy Lee elimina a desordem e ajuda você a se concentrar no que realmente importa.
História do Método Ivy Lee
**Ivy Ledbetter Lee, uma pioneira em relações públicas, é responsável pelo desenvolvimento dessa técnica de produtividade
Por volta de 1918, Charles M. Schwab, um industrial de grande sucesso que liderava a Bethlehem Steel Corporation, procurou maneiras de aumentar a produtividade de sua equipe. Ele se reuniu com Ivy Lee para uma consulta.
A história conta que Schwab exigiu: "Mostre-me uma maneira de fazer mais" A resposta de Lee não foi nada convencional: "Dê-me 15 minutos com cada um de seus executivos"
Lee apostou na eficácia de seu método. Ele disse a Schwab: "Nada, a menos que funcione. Depois de três meses, você pode me enviar um cheque no valor que achar que vale a pena"
Os resultados falaram por si mesmos. Depois de três meses de implementação do Método Ivy Lee, Schwab supostamente enviou a Lee um cheque alto, que se acredita ser equivalente a cerca de US$ 500.000 hoje. Isso consolidou a reputação do método como uma ferramenta poderosa para aumentar a produtividade.
Apesar de sua importância histórica, o Método Ivy Lee permanece notavelmente simples, concentrando-se na priorização e na abordagem eficaz das tarefas.
Leitura sugerida: Mais informações sobre o método Ivy Lee
Se você quiser entender o Método Ivy Lee com mais detalhes, recomendo a leitura destes recursos:
- The Ivy Lee Method (O Método Ivy Lee): The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity (A rotina diária que os especialistas recomendam para o pico de produtividade) por James Clear : Autor do best-seller Atomic Habits, James Clear oferece neste artigo uma visão abrangente dessa técnica de produtividade. Ele explora os principais fatores que tornam o método Ivy Lee eficaz
_Ele exige que você faça uma única tarefa. A sociedade moderna adora a multitarefa. O mito da multitarefa é que estar ocupado é sinônimo de ser melhor. É exatamente o contrário
- O Método Ivy Lee: The Ivy Lee Method: The Daily Routine Experts Recommend for Peak Productivity, de Sikandar Sami: Esse livro compila os fundamentos do Método Ivy Lee em um formato simplificado. Ele pode ser um manual de referência rápida quando você precisar revisar sua estratégia de produtividade sem entrar em muitos detalhes
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- Free to Focus (Livre para se concentrar) de Michael Hyatt: Esse livro explora o poder da priorização e pode ser um valioso companheiro para a compreensão do Método Ivy Lee. Ele enfatiza o foco nas coisas certas em vez de apenas fazer mais coisas. Ele também propõe a estrutura Parar-Cortar-Agir para identificar grandes metas, dizer não a tarefas desnecessárias e adotar atividades que o ajudem a se aproximar de suas metas
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Componentes principais do método Ivy Lee
O Método Ivy Lee baseia-se em três princípios fundamentais:
1. Priorização: No final de cada dia de trabalho, reserve um tempo para identificar as seis tarefas mais importantes que você precisa realizar no dia seguinte
Pergunte a si mesmo: "_Quais são as seis coisas que preciso absolutamente concluir amanhã para sentir que tive um dia bem-sucedido?" Seja implacável em sua seleção - seis tarefas é o limite.
2. Sequenciamento de tarefas: Depois de identificar suas seis tarefas, priorize-as em ordem de importância. Comece com a tarefa mais crítica, aquela que terá o maior impacto sobre suas metas do dia. Não passe para a segunda tarefa até que a primeira esteja totalmente concluída
Uma dica rápida: De acordo com a Harvard Business Review, os trabalhadores do conhecimento podem recuperar até 20% de sua semana de trabalho identificando tarefas sem importância e delegando-as a outras pessoas.
3. Tarefa única: Concentre toda a sua energia na conclusão da primeira tarefa de sua lista. Não se deixe distrair por e-mails, mídias sociais e outras interrupções. Quando a primeira tarefa estiver concluída, passe para a segunda.
Ontem à noite, por exemplo, priorizei a redação de um artigo (este aqui!) como minha tarefa mais importante para hoje. Ao me manter concentrado somente nessa tarefa, consegui concluí-la em um estado de fluxo antes que qualquer outra coisa pudesse me distrair. Como resultado, tive uma sensação instantânea de realização ao terminar essa tarefa. Isso deu um tom positivo para o dia inteiro.
No final de seu dia de trabalho, crie o hábito de revisar sua lista de prioridades. Mova todas as tarefas não concluídas para o topo da lista de amanhã. Além disso, adicione novas tarefas importantes para o dia seguinte.
Benefícios do método Ivy Lee
A abordagem de Ivy Lee para a produtividade beneficia você com:
- Foco aguçado e distrações reduzidas: Ao identificar apenas seis tarefas cruciais diariamente, o método elimina a desordem das intermináveis listas de tarefas. Isso permitiu que eu dedicasse toda a minha atenção às coisas mais importantes, minimizando as distrações e criando um estado de trabalho profundo
- Uma compreensão mais clara de suas metas: O Método Ivy Lee força você a confrontar suas prioridades de frente. Selecionar apenas seis tarefas exige uma consideração cuidadosa das ações que produzem os melhores resultados. Além disso, esse processo se traduz em uma compreensão mais clara de seus objetivos e das etapas necessárias para alcançá-los
- Eliminação da fadiga das decisões: Nossa força de vontade é um recurso finito. Toda decisão - grande ou pequena - a esgota,acabando com a produtividade. O Método Ivy Lee minimiza a fadiga das decisões, eliminando a deliberação constante sobre "o que fazer em seguida?" Com a tarefa mais importante pré-determinada, você pode iniciar seu dia de trabalho com uma direção clara
- Um senso de realização: A conclusão de seis tarefas bem escolhidas dá uma sensação substancial. O Método Ivy Lee promove uma atitude vencedora, que pode ser um poderoso motivador e impulsionar ainda mais a produtividade
Dicas para o uso eficaz do Método Ivy Lee
Aqui estão algumas dicas práticas para ajudá-lo a tirar o máximo proveito do Método Ivy Lee:
- Reserve um tempo dedicado no final de cada dia de trabalho para identificar suas seis tarefas para o dia seguinte. Isso garante que você se aproxime da tarefa com a mente clara e evite a tentação de procrastinar
- Ao escolher suas seis tarefas, seja realista quanto ao que pode realizar em um dia. Não sobrecarregue sua lista, pois isso pode levar ao desânimo e prejudicar seu progresso
- Embora o Método Ivy Lee enfatize o foco, ele não defende que você trabalhe até a exaustão. Programe pequenos intervalos ao longo do dia para refrescar a mente e manter os níveis de energia
- Mantenha um registro das tarefas concluídas a cada dia. Isso proporciona uma sensação de realização e o motiva a continuar usando o método
- No final de cada semana, reserve um tempo para revisar sua lista de tarefas. **Identifique quaisquer tarefas recorrentes ou áreas em que sua priorização poderia ser melhorada
Uso popular e exemplos do método Ivy Lee
O sucesso de Schwab com o Método Ivy Lee foi como um respingo em um lago parado. A notícia se espalhou, primeiro nos círculos industriais. Os executivos, ávidos por uma vantagem no cenário competitivo, devoraram todas as informações que puderam encontrar sobre o "método milagroso" de Lee.
Apareceram artigos em revistas especializadas, elogiando a simplicidade e a eficácia de se concentrar em apenas seis tarefas diárias. A notícia acabou indo além das usinas siderúrgicas e fábricas. Empresários, escritores e até políticos começaram a experimentar o Método Ivy Lee.
Histórias de aumento de produtividade e uma nova sensação de controle sobre seus dias foram amplamente compartilhadas. **A falta de complexidade do método - caneta, papel e um toque de disciplina - tornou-o acessível a qualquer pessoa, independentemente de sua profissão
Hoje em dia, seus princípios fundamentais estão em sintonia com muitas estruturas de produtividade. A ideia de priorizar tarefas e concentrar-se em uma de cada vez é a pedra angular do gerenciamento de projetos moderno.
No entanto, algumas críticas ao método incluem simplificação excessiva, flexibilidade limitada e falta de estimativa de tempo - alguns desafios comuns que ainda são relevantes atualmente.
Apesar desses desafios, a mensagem central do método Ivy Lee de priorização e foco continua valiosa. É um excelente ponto de partida para qualquer pessoa sobrecarregada por listas de tarefas e sua simplicidade facilita a integração em fluxos de trabalho existentes.
A flexibilidade do Método Ivy Lee pode ser adaptada a diferentes estilos e preferências de trabalho. Aqui estão alguns exemplos:
- Listas de tarefas digitais: Prefiro usar aplicativos de listas de tarefas digitais paragerenciar minhas tarefas. Você pode personalizar facilmente esses aplicativos para acomodar o Método Ivy Lee - eu geralmente crio uma lista separada das seis tarefas mais importantes para o dia seguinte
- Bullet journaling: Os entusiastas do bullet journaling podem integrar o Método Ivy Lee dedicando um espaço diário para listar e priorizar suas seis tarefas mais importantes e refletir sobre seu progresso no final do dia
- Trabalho em equipe: Essa também pode ser uma ferramenta valiosa para as equipes. Os líderes de equipe podem usar o método para priorizar as metas da equipe e atribuir tarefas com base na importância
- Gerenciamento de projetos: Os gerentes de projeto podem usar o Método Ivy Lee parapriorizar as tarefas diárias relacionadas a projetos específicos, garantindo que eles permaneçam no caminho certo e cumpram os prazos
- Trabalho criativo: Escritores, artistas e outros profissionais criativos podem usar a técnica de produtividade para priorizar tarefas relacionadas a brainstorming, pesquisa, execução e revisão
- Aprendizagem: Os alunos podem priorizar tarefas de estudo, atribuições e projetos, garantindo que se mantenham concentrados e evitem ficar presos no último minuto
Dicas dos Redditors:
Eu faço algo parecido com isso. No entanto, sua lista de tarefas pode ter muito mais tarefas e você precisa mantê-la atualizada. O que eu faço é colocar todos os itens relacionados à delegação ou ao trabalho em equipe no topo (o que quer que esteja em uma etapa do caminho crítico que dependa de outras pessoas). Todo o resto fica na lista abaixo. Imprimo a página 1 e começo a escrever imediatamente no topo. Não havia chance de eu chegar à página 2. Novas coisas e anotações são escritas no verso da página e a lista é atualizada em meu laptop pouco antes de eu encerrar o dia.
Deixo a lista me comandar em vez do e-mail. Verifico o e-mail depois de fazer a parte da delegação e transfiro qualquer coisa nova para a lista. O e-mail é apenas outra pessoa fazendo sua lista, portanto, você perde totalmente o controle se deixar que ele comande seu dia. [sic]_
Esse método simples é altamente eficaz porque reduz a fadiga das decisões e reserva sua energia para as tarefas mais prioritárias. Se você não concluir todas as suas tarefas, basta adicionar as inacabadas à sua lista para o dia seguinte._
Desafios no uso do método Ivy Lee
Vamos ser claros: o Método Ivy Lee tem seu quinhão de desafios. Tentei fazê-lo funcionar em vários locais de trabalho e em diferentes funções, e foi aí que notei algumas áreas em que ele não foi tão eficaz quanto costuma ser.
- Inflexibilidade: O número limitado de tarefas (seis) pode parecer restritivo para alguns usuários com cargas de trabalho pesadas. Pode haver dias em que mais de seis tarefas exijam atenção
- Adaptabilidade limitada: Achei que esse método talvez não fosse ideal para ambientes de trabalho altamente dinâmicos, em que as prioridades podem mudar rapidamente. Ele também é mais adequado para tarefas com início e fim claros. Ele pode ser menos eficaz para projetos abertos ou contínuos
- Dificuldade na estimativa de tarefas:Estratégia precisa de tempo necessário para concluir cada tarefa pode ser difícil. Subestimar a duração da tarefa pode levar a sentimentos de desânimo quando a lista não é concluída
Aqui estão alguns métodos alternativos de produtividade que podem ser úteis:
- Matriz Eisenhower: O método Ivy Lee prioriza as tarefas, mas não considera a urgência. A Matriz Eisenhowercategoriza as tarefas por urgência e importância, ajudando-o a se concentrar em tarefas críticas que precisam de atenção imediata, juntamente com tarefas importantes, mas menos urgentes, garantindo que você não perca os prazos
- A técnica Pomodoro: O método Ivy Lee não aborda o foco ou o potencial de sobrecarga eparalisia da carga de trabalho. No entanto, a Técnica Pomodoro se concentra na eficácia dagerenciamento de tempo abrindo espaço para o tempo de inatividade. Seus intervalos cronometrados e pausas programadas combatem os desafios do Método Ivy Lee, promovendo o trabalho concentrado em partes gerenciáveis, evitando o esgotamento e mantendo-o energizado durante todo o dia
- **Enquanto o método de Ivy Lee é rígido com sua lista diária única, há flexibilidade no método GTD (Getting Things Done)Técnica do Getting Things Done O GTD oferece um sistema abrangente para capturar todas as suas tarefas e projetos e, em seguida, processá-los e organizá-los em etapas acionáveis. Essa flexibilidade permite que você gerencie uma carga de trabalho maior e se adapte às mudanças de prioridades
Você sempre pode recorrer a soluções tecnológicas para superar os desafios do Método Ivy Lee. Por exemplo, ClickUp oferece uma plataforma versátil de gerenciamento de tarefas com ferramentas dedicadas para ajudá-lo em cada etapa.
Como implementar o método Ivy Lee usando o ClickUp
Personalize seu fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos com os fluxos de trabalho personalizados do ClickUp
Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo a começar a usar o Método Ivy Lee usando o ClickUp:
Etapa 1: Identifique suas 6 principais tarefas usando o ClickUp Tasks e listas de tarefas
Crie uma lista de tarefas dedicada usando o Tarefas do ClickUp ou Aplicativo de lista de tarefas on-line do ClickUp . O título pode ser tão simples quanto "Tomorrow's Top 6". Isso servirá como sua lista de tarefas diárias para as seis tarefas mais importantes.
Atribua tarefas, defina prazos e prioridades com o ClickUp Checklists
Você pode escolher a visualização simples de Lista no ClickUp Tasks para visualizar suas principais tarefas em um só lugar. No final de cada dia de trabalho, crie uma nova lista para o dia seguinte e adicione todas as tarefas pendentes à nova lista.
Etapa 2: Priorizar tarefas e definir datas de vencimento por ordem de urgência e importância
Use Prioridades de tarefas do ClickUp para classificar suas tarefas da mais importante para a menos importante. Você pode arrastar e soltar as tarefas em suas respectivas listas de prioridade: urgente, alta prioridade, normal e baixa prioridade.
Categorize as tarefas de acordo com as prioridades urgente, alta, normal e baixa com o ClickUp Task Priorities
A tarefa no topo se torna sua prioridade número um (alinhando-se perfeitamente com o foco do Método Ivy Lee em lidar com a tarefa mais importante primeiro).
Dedique-se à priorização e limite sua lista a apenas as seis tarefas mais importantes do dia. Normalmente, eu excluo ou transfiro as tarefas menos importantes para uma lista separada de "Dia seguinte" ou "Mais tarde".
Ter um indicador visual para os níveis de prioridade (por exemplo, código de cores, sistema de estrelas) dentro da sua lista de seis tarefas pode ajudá-lo a reconhecer instantaneamente as seis principais e mantê-las na vanguarda da sua mente.
Como alternativa, você pode usar a lista predefinida Modelo de matriz de prioridade do ClickUp . Ele o ajuda a categorizar as tarefas com base em sua urgência e importância e pode ser personalizado para acomodar mais de seis tarefas.
Trace as tarefas críticas de acordo com a necessidade de tempo (urgência) e o impacto da tarefa ou do projeto (importância) usando o modelo ClickUp Priority Matrix
Use o modelo para:
- Priorizar tarefas: Fazer um brainstorming e identificar as tarefas mais importantes de tudo o que está em sua lista de tarefas. O modelo o ajuda a visualizar suas prioridades para que você possa avaliar rapidamente a urgência e a importância delas
- Refinar suas principais tarefas: Depois de ter uma boa compreensão das prioridades, pegue os principais concorrentes da matriz e reduza-os às seis tarefas mais importantes do dia
Isso modelo de priorização pode ser uma etapa de pré-processamento para ajudá-lo a identificar candidatos fortes para suas seis tarefas diárias da Ivy Lee. Faça o download deste modelo Atribua datas de vencimento realistas a cada tarefa para garantir que você se mantenha no caminho certo e evite se sentir sobrecarregado. Você pode fazer isso no ClickUp Tasks abrindo tarefas individuais e clicando no campo Dates (Datas) na parte superior para selecionar a data e a hora de vencimento.
Definir e editar datas de vencimento no ClickUp Tasks
Você também pode codificar por cores as datas para indicar se uma tarefa estava atrasada ou foi encerrada no prazo.
Por padrão, as datas e horas de vencimento são definidas para o fuso horário local. As datas de vencimento sem um horário definido são tecnicamente vencidas às 4h da manhã no fuso horário local do criador da tarefa.
Etapa 3: Concentre-se em uma tarefa de cada vez com o ClickUp Calendar and Timer
O ClickUp oferece vários recursos para ajudá-lo a se concentrar profundamente e evitar distrações:
Crie blocos de tempo para se concentrar melhor usando o ClickUp Calendar View
- Programe blocos dedicados em seuVisualização do calendário do ClickUp para se concentrar na conclusão de tarefas específicas de sua lista "Tomorrow's Top 6". Essa técnica ajuda você a se preparar mentalmente para cada tarefa e a minimizar as interrupções
- Enquanto estiver trabalhando em uma tarefa, silencie as notificações e minimize as distrações. A plataforma centralizada do ClickUp mantém todo o seu trabalho em um só lugar, eliminando a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos e reduzindo a tentação de realizar várias tarefas ao mesmo tempo
- Integre o ClickUp a um aplicativo de controle de tempo comoToggl Trackou o nativo do ClickUpIntegração com o PomoDone paraimplementar a técnica Pomodoro**Esse método envolve trabalhar em intervalos focados de 25 minutos com pequenos intervalos entre eles
O cronômetro ajuda a manter o foco na tarefa em questão e evita o esgotamento
Etapa 4: Acompanhe suas tarefas com os modelos do ClickUp
Meu recurso favorito para implementar o método Ivy Lee na plataforma ClickUp é o Modelo de planejamento diário do ClickUp -ele fornece uma visão geral de todas as minhas tarefas. Você pode usar esses modelos para acompanhar o progresso das seis tarefas mais importantes e ajustar sua programação diária conforme necessário.
Organize as tarefas em categorias, priorize-as com base na urgência e visualize o progresso com gráficos e quadros.
Mantenha-se organizado e produtivo com o modelo de planejamento diário do ClickUp
Veja como você pode aproveitar ao máximo esse modelo:
- Use a visualização de tabela para ter uma visão geral de seus hábitos e uma maneira fácil de verificar as tarefas concluídas
- A Visualização de lista o ajudará a organizar e filtrar tarefas para ajudá-lo a manter o foco
- Use a visualização Guia de Introdução para configurar seus hábitos e metas
- Organize as tarefas em dois status diferentes, Open e Complete, para acompanhar o progresso
- Atualize os status para se manter informado sobre o progresso
- Monitore e analise seus hábitos para garantir o máximo de produtividade Faça o download deste modelo Da mesma forma, o Modelo de planejamento semanal do ClickUp é excelente para o controle de várias tarefas semanais. Você pode ver a semana seguinte em uma visão abrangente e acompanhar prazos, eventos e reuniões.
Acompanhe as tarefas durante a semana com o modelo de planejador semanal ClickUp
Você pode usar este modelo para:
- Criar tarefas com status personalizados, como Aberto e Concluído, para acompanhar o progresso
- Categorizar e adicionar atributos ou campos personalizados para gerenciar suas tarefas e visualizar facilmente seus planos para a semana
- **Abra duas visualizações diferentes em configurações diferentes do ClickUp, como o Guia de Introdução e o Planner Board, para ajudá-lo a planejar sua semana de trabalho
- Melhore o planejamento semanal com vários responsáveis, controle de tempo, datas de vencimento e rótulos de prioridade Faça o download deste modelo ## Encontrando o ponto ideal de produtividade
Minha experiência com o Método Ivy Lee foi realmente transformadora.
Eu o trato quase como um jogo de gerenciamento de tempo . Ao me concentrar em um número definido de tarefas por dia, eu organizei minhas tarefas para obter sucesso e tive uma nova sensação de controle sobre meu dia de trabalho.
Embora o método tivesse suas limitações, o ClickUp ofereceu a flexibilidade e os recursos para superá-las e aumentar ainda mais minha produtividade.
O segredo do sucesso está em encontrar um sistema que funcione melhor para você. Faça experiências com diferentes abordagens e não tenha medo de adaptar o Método Ivy Lee para atender às suas necessidades específicas e ao seu estilo de trabalho. Registre-se no ClickUp hoje mesmo!