Uma recepção calorosa faz toda a diferença!
Pesquisas mostram que as primeiras impressões podem realmente convencer os novos contratados a permanecer (ou não) na organização a longo prazo.
Um processo eficaz de integração de funcionários diz muito sobre a organização e a gestão e define o tom para os dias, meses e anos que se seguem. Mostra que você se preocupa com os seus novos funcionários e quer que eles prosperem. Afinal, os novos colaboradores de hoje são os melhores desempenhos de amanhã!
Mas, quando se trata de integração em grande escala, alguns desafios inevitáveis surgem. Como líder de RH ou gerente de contratação, você deve combater os obstáculos e manter a consistência na integração.
Estamos aqui para ajudá-lo a identificar esses desafios e fornecer possíveis soluções.
10 desafios e soluções de integração
Vamos nos aprofundar nos 10 desafios de integração que as empresas enfrentam e nas maneiras de lidar com eles.
1. Descrição inadequada do cargo
O maior erro na integração é aquele que você pode eliminar na raiz: publicar descrições de cargo vagas. Reutilizar anúncios de emprego antigos não é uma boa ideia, pois é provável que muita coisa tenha mudado desde a sua última contratação.
Sem clareza suficiente sobre o que a função envolve, as habilidades e qualificações necessárias e a remuneração, você pode atrair o grupo errado de talentos. Nesses casos, você terá que reiniciar o processo de contratação do zero, o que é caro e demorado.
Solução
- Colabore com a alta administração: os líderes de RH ou gerentes de contratação podem colaborar com os chefes de departamento para definir o que a empresa procura em um potencial candidato e desenvolver uma descrição de cargo de acordo com isso.
- Inclua todas as informações relevantes: certifique-se de que a lista de vagas inclua o seguinte: um cargo claro, responsabilidades e expectativas, habilidades essenciais e desejáveis, qualificações, salário e benefícios, modo de trabalho e uma breve introdução à empresa.
- Atualize os documentos: se você tiver que usar uma descrição de cargo antiga, atualize-a completamente para atender à visão e às necessidades atuais da organização.
2. Excesso de papelada manual
Quando um novo funcionário é contratado, o programa padrão de integração o familiariza com os sistemas, regulamentos, ferramentas, documentação jurídica, métodos de trabalho e benefícios dos funcionários da empresa.
Muitas vezes, isso envolve muita burocracia manual, levando a uma experiência de integração ruim. Porque, sejamos realistas, ninguém gosta de ser bombardeado com pilhas de documentos no primeiro dia de trabalho — isso é opressivo e coloca pressão desnecessária sobre o funcionário.
Solução
- Elimine o uso de papel: reduza a papelada desorganizada e passe a usar o software de integração de funcionários para funções remotas e no escritório. Compile todos os documentos de integração em um repositório seguro e centralizado e compartilhe-os com os novos contratados conforme necessário.
- Comece cedo: não espere pelo dia da integração — envie os documentos necessários um ou dois dias antes, como parte do pacote de boas-vindas. O novo funcionário terá tempo para ler os documentos, entender melhor sua função e esclarecer quaisquer dúvidas com antecedência.
- Compartilhe documentos específicos para cada função: em vez de compartilhar toda a lista de documentos durante a pré-integração, forneça apenas informações relevantes (como ferramentas específicas do departamento, módulos de treinamento, SOPs e estrutura da equipe) para manter tudo organizado desde o início e criar uma experiência positiva de integração dos funcionários.
A Netflix é um ótimo exemplo disso. Cecili Reid, que ingressou na Netflix como engenheiro de software, compartilha seu processo de integração na empresa em uma publicação pessoal no Medium:
“Quando abri meu e-mail no primeiro dia, recebi um plano de integração do meu colega de integração. Um colega de integração é uma pessoa dedicada da minha equipe que mostra aos novos contratados como tudo funciona durante a integração. O plano de integração foi personalizado para minha equipe e para mim e consistia em materiais que eu deveria ler ou coisas necessárias que eu deveria fazer para obter minhas credenciais e configurar meu ambiente, ou sugestões para tornar minha integração mais tranquila. Trabalhei no plano no meu tempo livre, entre reuniões de equipe ou sessões de integração, e me reunia com meu colega de integração diariamente.
Meu amigo e meu plano foram essenciais para me ajudar a decidir no que eu realmente precisava me concentrar na minha integração. ”
3. Não explicar seu software de integração
Seu software de integração de funcionários unifica as várias etapas do processo de integração. Ele elimina o “nervosismo do primeiro dia” que um funcionário pode enfrentar, ajuda-o a se adaptar à sua nova função e permite que os gerentes de contratação acompanhem o progresso.
Os líderes de RH muitas vezes presumem que o funcionário está familiarizado com a ferramenta de integração, mas isso nem sempre é verdade. Sem orientação sobre como usar o software, os funcionários ficam confusos e não conseguem aproveitá-lo ao máximo, e os gerentes de contratação não conseguem ter uma visão clara do progresso do novo contratado.
Solução
- Ofereça treinamento: forneça materiais pré-gravados ou treinamento presencial para orientar seus funcionários sobre o software de integração. Dê a eles algum tempo para se familiarizarem com a ferramenta.
- Explique os detalhes: aprofunde-se na ferramenta e explique cada detalhe minucioso. Certifique-se de que todos, independentemente de seus conhecimentos técnicos, entendam o software como a palma da mão.
- Enfrente os desafios: incentive os novos contratados a fazer perguntas sobre a ferramenta, se houver, e ajude-os quando eles se depararem com algum problema.
4. Excesso de informações nos primeiros dias
Os líderes de RH podem sobrecarregar os novos funcionários com informações durante o processo de adaptação, sem sequer perceber. Isso acontece durante os primeiros dias ou semanas após a contratação. Com tanta informação para assimilar, os novos funcionários têm dificuldade em absorver tudo o que lhes é transmitido.
Embora seja importante fornecer informações essenciais que ajudem os funcionários a compreender e cumprir suas responsabilidades, sobrecarregá-los com informações só tornará a transição mais complicada.
Soluções
- Manual do funcionário: Elabore um manual do funcionário (um documento que contenha as políticas e diretrizes da empresa) para comunicar o que é aceitável e o que não é aceitável no local de trabalho. Esse manual deve servir como um recurso de referência para responder a perguntas relacionadas à comunicação da equipe, segurança no local de trabalho, uso dos recursos/propriedades da empresa, código de vestimenta e regras disciplinares.
Se você estiver se sentindo aventureiro, experimente o método da Nordstorm — o manual do funcionário deles é uma filosofia da empresa resumida em uma única frase poderosa: “Use o bom senso em todas as situações. Não haverá regras adicionais.”
Embora o manual completo tenha cerca de 7.500 palavras, eles fazem um ótimo trabalho ao capturar sua filosofia central com sagacidade e concisão.
- Lista de verificação de integração: mantenha uma lista de verificação de integração à mão ao receber novos funcionários na empresa. Essa lista garantirá uma experiência de integração consistente, eliminará erros e assegurará que tudo corra bem. Você também pode usar modelos de integração para simplificar esse processo.
- Dê tempo a eles: compartilhe o manual do funcionário alguns dias antes da data de admissão (junto com a documentação de integração) e dê aos novos contratados algum tempo para se familiarizarem com a filosofia da empresa. No dia em que eles entrarem, você pode ir direto para a orientação e apresentá-los aos colegas de equipe.
5. Não coletar feedback
É provável que nem todos os funcionários tenham a mesma opinião sobre o processo de integração. Uma das melhores maneiras de evitar contratempos iniciais é perguntar aos novos funcionários sobre suas experiências de integração.
Os novos funcionários estão mais engajados nas primeiras semanas e tendem a ser mais transparentes em seus feedbacks. Coletar e compilar feedbacks ao longo do tempo pode lhe dar uma visão precisa do que os funcionários apreciam e do que você pode melhorar. Isso pode ajudá-lo a ajustar a jornada de integração.
Solução
- Faça com que eles se sintam à vontade: os funcionários que se sentem bem-vindos e cuidados encontram satisfação em suas funções. Crie uma atmosfera em que o feedback construtivo seja apreciado e trabalhado para que os funcionários saibam que suas opiniões são importantes.
- Faça sessões individuais: você pode tentar uma abordagem mais personalizada, realizando sessões individuais com os novos funcionários. Isso permite que as equipes de RH façam perguntas específicas e usem o feedback para melhorar a jornada de integração.
- Realize pesquisas e enquetes: pesquisas quantitativas oferecem uma visão holística das experiências de integração em grande escala. Faça perguntas sobre recursos e marcos para saber o que se destaca para os funcionários e realize enquetes breves para entender como eles estão se adaptando aos seus cargos.
Na ClickUp, buscamos melhorar constantemente nossos processos de integração com feedback útil dos novos contratados. Os novos contratados preenchem formulários de pesquisa dedicados para compartilhar como estão se sentindo durante a integração. Eles também compartilham suas sugestões para melhorias no programa. Também usamos painéis para visualizar esses dados e acompanhar as áreas a serem refinadas e criar uma experiência de integração geral melhor.
6. Não definir expectativas claras
A entrada de um novo funcionário na sua equipe traz muitas mudanças, tanto para o funcionário quanto para a empresa. Um dos maiores erros que as equipes de RH podem cometer é não definir expectativas claras desde o início.
A clareza sobre o trabalho, as expectativas e as operações do dia a dia pode fazer uma enorme diferença na experiência de integração.
Solução
- Crie expectativas: antes de comunicar as expectativas a um novo contratado, crie e refine uma lista de expectativas. Isso evita falhas de comunicação e agiliza o processo de contratação. A lista deve incluir os valores e o desempenho esperados do funcionário como indivíduo e membro da equipe, bem como os recursos que um novo contratado deve esperar da empresa.
- Comunique as expectativas: dê o exemplo, informando quando o candidato receberá uma resposta sua. Durante a fase de contratação, reserve alguns minutos para explicar o que se espera dos funcionários.
- Gerencie e acompanhe as expectativas: não é fácil impor as expectativas e verificar se elas estão sendo atendidas. Para ajudar os funcionários a se sentirem confortáveis na função e acompanhar seu progresso, você pode criar um plano de 30-60-90 dias, que destaca as metas e expectativas de integração divididas em fases menores.
7. Não contextualizar a integração
Em organizações complexas, um novo contratado muitas vezes se sente como um peixe fora d'água. As coisas acontecem muito rápido para eles, e eles se sentem perdidos.
Isso se torna um problema ainda maior se você usar um processo de integração padronizado que não leve em consideração as habilidades e expectativas do novo funcionário.
Solução
- Elimine a introdução: experiências de contratação contextualizadas são envolventes, o que é o oposto de assistir a um vídeo introdutório. Isso desperdiça tempo e contradiz a próxima etapa do processo.
Reid destaca que nenhuma das sessões de integração na Netflix foi entediante.
“Ninguém quer ficar sentado em uma sala (ou, no meu caso, na frente de um computador) por uma ou duas horas assistindo alguém ler slides. Cada uma delas foi interativa de alguma forma e abordou conceitos ou temas muito interessantes da Netflix, o que foi revigorante. Por exemplo, uma apresentação incluiu um jogo com o Kahoot! para testar nossos conhecimentos.”
- Crie um fluxo de contratação contextualizado: a melhor maneira de garantir que os novos funcionários se sintam conectados à sua função é ter uma jornada de integração interativa, contextualizada ao seu departamento e perfil.
- Explique o processo: um fluxo de integração contextualizado é mais eficaz quando um novo funcionário sabe como usá-lo. As equipes de RH devem explicar a configuração com antecedência para que os funcionários possam aproveitá-la ao máximo.
8. Baixo envolvimento dos funcionários
De acordo com a Gallup, apenas 23% dos funcionários estão engajados em seu trabalho globalmente. O desengajamento decorre da falta de clareza sobre o trabalho e a carreira, experiências ruins com gerentes e falta de senso de pertencimento à empresa.
As equipes de RH precisam se esforçar mais para revitalizar as métricas de engajamento. E que melhor maneira de fazer isso do que causar uma primeira impressão duradoura?
Solução
- Crie uma cultura interna forte: os novos contratados observam como os outros funcionários trabalham e se imaginam em seus cargos. Se você conseguir cultivar um ambiente interno colaborativo e encorajador para os funcionários, os novos contratados se sentirão mais engajados no trabalho.
- Reconheça as vitórias: os novos funcionários apreciam quando seus colegas e gerentes reconhecem seu trabalho. Isso aumenta muito a confiança e incentiva os funcionários a se empenharem mais no trabalho.
- Faça check-ins frequentes: quando o gerente ou alguém do RH aparece ocasionalmente, isso mostra que as pessoas se preocupam com o novo funcionário. Todos esses pequenos esforços contribuem muito para promover o engajamento dos funcionários.
9. Não abordar as diferenças
Você pode notar algumas diferenças marcantes de opinião entre funcionários novos e antigos. Elas podem decorrer de diferenças geracionais, culturais ou temperamentais. É normal ter opiniões conflitantes, mas deve haver um certo nível de alinhamento entre os funcionários.
Sem a iniciativa do líder de RH ou do gerente de contratação, pode ser difícil manter a equipe alinhada e trabalhar em direção a objetivos comuns.
Solução
- Lidere pelo exemplo: trate todos os funcionários com o mesmo respeito durante o processo de integração. Em vez de tentar moldar todos da mesma forma, deixe espaço para celebrar as diferenças.
- Crie um espaço colaborativo: incentive os funcionários novos e antigos a colaborar entre si, conhecer-se melhor, resolver conflitos de forma construtiva e trabalhar como uma equipe.
- Crie programas de mentoria: os membros seniores da equipe podem orientar os novos contratados por um período específico para ajudá-los a entender suas responsabilidades. Esses programas permitem que os novos funcionários aprendam e criem laços com os superiores da equipe.
10. Não usar um sistema de acompanhamento
Entrar em uma nova organização é uma mudança enorme. Por mais tranquilo que seja o processo de integração, ele parece assustador. Se o funcionário achar difícil se adaptar ao novo ambiente de trabalho, sua motivação diminuirá e ele poderá até considerar mudar de emprego.
Além de um mentor, eles também precisarão do apoio de um colega que os orientará (virtualmente ou pessoalmente) em seu novo local de trabalho. Isso os ajudará a entender as nuances da função. Sem isso, todo o sistema de integração perderá o toque humano essencial.
Solução
- Ofereça um colega de integração: torne uma prática padrão emparelhar seu novo funcionário com um colega de integração — um amigo que tornará os primeiros dias no local de trabalho menos intimidadores (e mais produtivos!).
De acordo com a Microsoft, a frequência das reuniões entre os colegas de integração e os novos contratados teve um impacto significativo na percepção dos novos contratados sobre sua produtividade.
Entre aqueles que se reuniram com seu colega pelo menos uma vez nos primeiros 90 dias, 56% sentiram que o colega acelerou seu progresso para se tornarem produtivos em suas funções. Esse número aumentou constantemente com o aumento da frequência das reuniões. Para aqueles que se reuniram duas a três vezes, a porcentagem subiu para 73%, e subiu para 86% para aqueles com quatro a oito reuniões.
Notavelmente, 97% dos novos contratados que se reuniram com seu colega mais de oito vezes nos primeiros 90 dias creditaram a ele a ajuda para alcançar uma produtividade rápida.
- Aumente a confiança: o colega de integração será o sistema de apoio do funcionário, instruindo-o sobre os processos da empresa e mantendo sua confiança.
- Incentive novas conexões: o colega pode apresentar o funcionário a outros membros da equipe. Isso faz com que ele se sinta à vontade para se abrir e construir conexões no local de trabalho.
Ferramentas para lidar com os desafios da integração de funcionários
Se não forem resolvidos, os desafios da integração levam a uma baixa satisfação dos funcionários. As dicas que discutimos nesta postagem do blog permitirão que você simplifique o processo de integração.
Desde o momento em que você publica uma vaga de emprego até o funcionário entrar na força de trabalho e se adaptar, implementar pequenas mudanças criará um impacto maior a longo prazo.
Para reunir todas as etapas em um hub centralizado, você precisa de uma ferramenta de RH abrangente. Que opção melhor do que a Plataforma de Recursos Humanos da ClickUp?
Melhore o processo de integração com a plataforma ClickUp HR.
- Fique por dentro do desempenho, do engajamento e do desenvolvimento dos funcionários com os painéis personalizáveis do ClickUp.
- Colete feedback usando enquetes, pesquisas e solicitações com os formulários personalizáveis do ClickUp. Eles ajudam você a acompanhar os dados de resposta dos funcionários e obter insights para melhorar o processo de integração.
- Crie wikis da empresa para ajudar os novos contratados a se familiarizarem com o trabalho usando o ClickUp Docs. Adicione páginas aninhadas, edite em tempo real e mantenha as informações atualizadas. Além disso, adicione comentários para que as equipes departamentais possam contribuir quando necessário.
- Estabeleça canais de comunicação abertos entre a liderança, os gerentes e os novos contratados com os comentários e as tags do ClickUp.
O ClickUp permite que você personalize seu sistema de RH criando status e campos personalizados. Você pode criar uma experiência de integração consistente e, ao mesmo tempo, adicionar elementos específicos para contextualizar o processo.
Enfrente os desafios da integração com os modelos do ClickUp.
Os modelos do ClickUp oferecem uma solução poderosa para lidar com vários desafios de integração para novos membros da equipe, incluindo sobrecarga de informações, lacunas de conhecimento, dependência excessiva de mentores individuais e compreensão de fluxos de trabalho, sistemas e processos.
Usar os modelos a seguir ajudará você a enfrentar essas questões de frente.
1. Modelo de lista de verificação de integração do ClickUp
A integração é um processo longo e sinuoso. Ao contratar em grande escala, você precisa garantir que todas as etapas envolvidas sejam cumpridas — desde o registro das informações pessoais do funcionário e a discussão sobre salário e benefícios até a coleta de feedback após a integração.
O modelo de lista de verificação de integração do ClickUp oferece uma lista de tarefas pronta para uso para mantê-lo no caminho certo. Ele inclui:
- Instruções passo a passo sobre como concluir as tarefas de integração
- Atualizações em tempo real sobre o status e o progresso das tarefas
- Opção para definir prazos e prioridades
É um salva-vidas para gerentes de contratação ocupados que buscam se manter mais organizados e manter uma experiência de integração uniforme. A liderança também pode usar este modelo para monitorar como o processo de integração se desenrola.
2. Modelo de integração de funcionários do ClickUp
Com o modelo de integração de funcionários do ClickUp, você pode fornecer aos seus novos funcionários um roteiro sobre o que se espera deles nas primeiras semanas e como eles podem cumprir suas funções nos primeiros 90 dias após ingressarem na organização.
Isso oferece clareza aos funcionários na navegação pela nova função, sem tirar sua autonomia. Eles podem acompanhar facilmente seu progresso com metas mensuráveis e pedir ajuda a colegas mais experientes ou colegas de trabalho, se necessário.
O modelo reúne todos os pequenos detalhes que o funcionário precisa lembrar para realizar seu trabalho. Eles não precisam alternar entre vários documentos para entender sua função — podem ir direto ao ponto!
3. Modelo de integração de funcionários do ClickUp (90 dias)
Se você segue a estrutura de integração 30-60-90, o modelo de integração de funcionários do ClickUp se encaixa perfeitamente no seu fluxo de trabalho.
Isso ajuda você a elaborar um plano de ação para o novo funcionário, descrevendo o que ele deve realizar e que tipo de treinamento deve receber nos primeiros 30, 60 e 90 dias após ingressar na empresa.
Use o modelo para detalhar a missão e a visão da função, descrições específicas da função, áreas de responsabilidade, principais responsabilidades, principais partes interessadas e metas mensuráveis.
Vamos entender melhor essa abordagem com um exemplo de integração.
Se formos criar um plano 30-60-90 para um novo analista de marketing em uma agência de marketing, ele ficará mais ou menos assim:
Os primeiros 30 dias
- Orientação e integração: familiarize-se com a cultura, as políticas e os procedimentos da empresa. Reúna-se com os principais membros da equipe e partes interessadas.
- Aprenda sobre ferramentas e sistemas: Entenda as ferramentas e plataformas de análise de marketing utilizadas pela agência.
- Estude campanhas anteriores: analise campanhas de marketing anteriores para entender a abordagem da agência, os sucessos e as áreas que precisam ser melhoradas.
- Acompanhe os membros da equipe: dedique tempo acompanhando analistas seniores e outros membros da equipe para entender os fluxos de trabalho e os processos.
- Comece a análise de dados: comece a analisar os dados de campanhas recentes para identificar tendências, padrões e insights.
Dias 31-60
- Analise os dados em profundidade: Continue analisando os dados de campanhas anteriores, com foco em técnicas de análise mais sutis e contextuais.
- Desenvolva modelos de relatórios: crie modelos padronizados para relatar o desempenho da campanha aos clientes e às partes interessadas internas.
- Contribua para discussões estratégicas: Participe de reuniões estratégicas, oferecendo sugestões com base em análises de dados e pesquisas.
- Inicie projetos independentes: assuma projetos menores de forma independente, sob a orientação de membros seniores da equipe.
- Trabalhe com feedback: obtenha feedback de colegas e supervisores e identifique áreas para melhoria e aperfeiçoamento.
Dias 61-90
- Lidere pequenos projetos: assuma a liderança em projetos de análise de marketing em pequena escala, desde a coleta de dados até a análise e a geração de relatórios.
- Apresente as conclusões: apresente as conclusões de projetos independentes à equipe e, possivelmente, aos clientes, demonstrando sua capacidade de obter insights acionáveis.
- Aprimore habilidades: concentre-se em aprimorar habilidades específicas com base em feedback e autoavaliação. Isso pode incluir melhorar as habilidades de visualização de dados, aprender técnicas estatísticas avançadas ou dominar novas ferramentas de análise.
- Contribua para o desenvolvimento de estratégias: Contribua ativamente para o desenvolvimento de estratégias de marketing para as próximas campanhas.
- Prepare-se para a próxima fase: reflita sobre as conquistas e os desafios dos primeiros 90 dias e implemente os aprendizados na próxima fase de sua função na agência.
Você também pode ajustar o modelo para atender aos requisitos de diferentes funções e setores.
Facilite o processo de integração com o ClickUp
Lidar com os desafios comuns da integração significa começar com o pé direito. Priorizar primeiras impressões positivas aumenta a retenção e a felicidade e cria uma cultura que diz: “Você está em casa!”
Com a plataforma multifuncional de gerenciamento de projetos e recursos humanos da ClickUp, você pode simplificar a documentação, a comunicação, a coleta de feedback e o acompanhamento do progresso. Isso torna a integração muito mais fácil!
Comece a usar o ClickUp e experimente você mesmo!