10 desafios e soluções para a integração de funcionários

Uma recepção calorosa é muito importante!

Pesquisas mostram que as primeiras impressões podem realmente convencer os novos contratados a permanecer (ou não) na organização a longo prazo.

Um processo eficaz de integração de funcionários fala muito sobre a organização e a gerência e define o tom para os dias, meses e anos que virão. Ele mostra que você se preocupa com os novos funcionários e deseja que eles prosperem. Afinal de contas, os novos funcionários de hoje são as estrelas de amanhã!

Mas quando a integração é feita em escala, surgem alguns desafios inevitáveis. Como líder de RH ou gerente de contratação, você deve combater os obstáculos e manter a consistência na integração.

E nós estamos aqui para ajudá-lo a identificar esses desafios e oferecer possíveis soluções.

10 desafios e soluções de integração

Vamos nos aprofundar nos 10 desafios de integração que as empresas enfrentam e nas maneiras de resolvê-los.

1. Descrição inadequada do cargo

O maior erro de integração é aquele que você pode eliminar pela raiz: publicar descrições de cargos vagas. Não é uma boa ideia ficar repetindo anúncios de emprego antigos porque, provavelmente, muita coisa mudou desde a última contratação.

Sem clareza suficiente sobre o que a função implica, as habilidades e qualificações obrigatórias e a remuneração, você pode atrair o grupo de talentos errado. Nesses casos, você terá de reiniciar o processo de contratação do zero, o que é caro e demorado.

Solução

• Colaboração com a gerência superior: Os líderes de RH ou os gerentes de contratação podem colaborar com os chefes de departamento para delinear o que a empresa está procurando em uma possível contratação e desenvolver uma descrição de cargo de acordo
• Inclua todas as informações relevantes: Certifique-se de que a listagem de cargos inclua o seguinte: um título de cargo claro, responsabilidades e expectativas, habilidades obrigatórias e obrigatórias, qualificações, salário e benefícios, modo de trabalho e uma breve apresentação da empresa
• Atualize os documentos: Se você tiver que usar uma descrição de cargo antiga, atualize-a completamente para atender à visão e às necessidades atuais da organização

2. Excesso de papelada manual

Quando um novo funcionário entra na empresa, o programa de integração padrão o familiariza com os sistemas, as normas, as ferramentas, a documentação legal, os métodos de trabalho e os benefícios dos funcionários da empresa.

Em geral, isso envolve muita papelada manual, o que leva a uma experiência de integração ruim. Porque, sejamos realistas, ninguém gosta de ser bombardeado com um monte de documentos no primeiro dia de trabalho - isso é esmagador e coloca pressão desnecessária sobre o funcionário.

Solução

• Elimine o uso de papel: Reduza a papelada bagunçada e torne-se digital com o software de integração de funcionários para funções remotas e no escritório. Compile todos os documentos de integração em um repositório seguro e centralizado e compartilhe-os com os novos funcionários quando necessário
• Comece cedo: Não espere pelo dia da adesão - envie os documentos necessáriosdocumentos de integração um ou dois dias antes como parte do pacote de boas-vindas. O novo contratado terá algum tempo para ler os documentos, entender melhor sua função e esclarecer quaisquer dúvidas antecipadamente
• Compartilhe documentos específicos da função: Em vez de compartilhar toda a lista de documentos durante a pré-integração, forneça apenas informações relevantes (como ferramentas específicas do departamento, módulos de treinamento, POPs e estrutura da equipe) para manter as coisas organizadas desde o início e criar uma experiência positiva de integração do funcionário

A Netflix é um ótimo exemplo disso. Cecili Reid, que entrou na Netflix como engenheiro de software, compartilha seu processo de integração na empresa em um publicação pessoal no Medium :

_"Quando abri meu e-mail no primeiro dia, recebi um plano de integração do meu colega de integração. Um amigo de integração é uma pessoa dedicada da minha equipe que mostra aos novos contratados o caminho a ser percorrido enquanto eles são integrados. O plano de integração foi personalizado para minha equipe e para mim e consistia em materiais que eu deveria ler ou coisas necessárias que eu deveria fazer para obter minhas credenciais e o ambiente configurado ou sugestões para tornar minha integração mais tranquila. Trabalhei no plano em meu próprio tempo, entre as reuniões de equipe ou sessões de integração, e me reuni com meu colega de integração diariamente

meu amigo e o plano foram essenciais para me ajudar a decidir no que eu realmente precisava me concentrar em minha integração."_

3. Não explicar seu software de integração

Seu software de integração de funcionários unifica as várias partes móveis do processo de integração. Ele elimina o "nervosismo do primeiro dia" que um funcionário pode enfrentar, ajuda-o a se adaptar à sua nova função e permite que os gerentes de contratação acompanhem o progresso.

Os líderes de RH geralmente presumem que o funcionário está familiarizado com a ferramenta de integração, mas isso nem sempre é verdade. Sem orientação sobre o uso do software, os funcionários se sentem confusos e não conseguem aproveitá-lo ao máximo, e os gerentes de contratação não conseguem ter uma visão clara do progresso do funcionário.

Solução

• Forneça treinamento: Ofereça materiais pré-gravados ou treinamento presencial para orientar seus funcionários sobre o software de integração. Dê a eles algum tempo para brincar com a ferramenta
• Explicar os detalhes: Aprofunde-se na ferramenta e explique cada detalhe minucioso. Certifique-se de que todos, independentemente de seus conhecimentos técnicos, entendam o software como a palma de suas mãos
• Enfrente os desafios: Incentive os novos participantes a fazer perguntas sobre a ferramenta, se houver, e ajude-os quando eles se depararem com um problema

4. Sobrecarga de informações nos primeiros dias

Os líderes de RH podem sobrecarregar os novos funcionários com informações durante o processo de aclimatação, mesmo sem perceber. Isso acontece durante os primeiros dias ou semanas de trabalho. Com muita coisa para fazer, os novos funcionários têm dificuldade para absorver o que está sendo entregue a eles.

Embora seja importante fornecer informações importantes que ajudarão os funcionários a entender e a cumprir suas responsabilidades, afogá-los em informações só tornará a transição mais complicada.

Soluções

• Manual do funcionário:Criar um manual do funcionário (um documento que contém as políticas e diretrizes da empresa) para comunicar o que é aceito e o que não é aceito no local de trabalho. Ele deve servir como um recurso para responder a perguntas relacionadas à comunicação da equipe, segurança no local de trabalho, uso de recursos/propriedade da empresa, código de vestimenta e regras disciplinares.

Se estiver se sentindo aventureiro, experimente a maneira Nordstorm - o manual do funcionário é uma filosofia da empresa resumida em uma única e poderosa frase: "Use o bom senso em todas as situações. Não haverá regras adicionais."

Embora o manual completo da empresa tenha cerca de 7.500 palavras, eles fazem um ótimo trabalho ao capturar sua filosofia principal com inteligência e brevidade.

• Lista de verificação de integração: Mantenha uma lista de verificação de integração à mão enquantoao dar as boas-vindas aos novos funcionários na empresa. Essa lista de verificação garantirá uma experiência de integração consistente, eliminará erros e garantirá que tudo ocorra sem problemas. Você também pode usarmodelos de integração para simplificar esse processo
• Dê a eles tempo: Compartilhe o manual do funcionário alguns dias antes da data de admissão (juntamente com a documentação de integração) e dê aos novos funcionários algum tempo para se familiarizarem com o espírito da empresa. No dia da admissão, você pode ir direto para a orientação e apresentá-los aos colegas de equipe

5. Não coletar feedback

É provável que nem todos os funcionários tenham a mesma opinião sobre a jornada de integração. Uma das melhores maneiras de evitar contratempos iniciais é perguntar aos novos funcionários sobre suas experiências de integração.

Os novos funcionários estão mais envolvidos nas primeiras semanas e provavelmente serão mais transparentes em seus comentários. A coleta e a compilação de feedback ao longo do tempo podem lhe dar uma visão precisa do que os funcionários apreciam e do que pode ser melhorado. Isso pode ajudá-lo a aperfeiçoar a jornada de integração.

Solução

• Deixe-os à vontade: Os funcionários que se sentem acolhidos e cuidados têm satisfação em suas funções. Crie uma atmosfera em que o feedback construtivo seja apreciado e trabalhado para que os funcionários saibam que suas opiniões são importantes
• Faça sessões individuais: Você pode tentar uma abordagem mais personalizada fazendo sessões individuais com os novos funcionários. Isso permite que as equipes de RH façam perguntas específicas e usem o feedback para melhorar a jornada de integração
• Realize pesquisas e enquetes: As pesquisas quantitativas fornecem uma visão holística das experiências de integração em escala. Faça perguntas sobre recursos e marcos para saber o que se destaca para os funcionários e realize pesquisas breves para entender como eles estão se adaptando ao trabalho

Na ClickUp, procuramos aprimorar constantemente nossos processos de integração com o feedback útil dos novos contratados. Os novos contratados preenchem formulários de pesquisa específicos para compartilhar como estão se sentindo durante a integração. Eles também compartilham suas sugestões de melhorias no programa. Também usamos painéis para visualizar esses dados e rastrear as áreas para aperfeiçoar e criar uma melhor experiência geral de integração.

6. Não definir expectativas claras

Um novo funcionário que se junta à sua equipe traz muitas mudanças - tanto para o funcionário quanto para a empresa. Um dos maiores erros que as equipes de RH podem cometer é não definir expectativas claras desde o início.

A clareza sobre o cargo, as expectativas e as operações cotidianas pode fazer uma enorme diferença na experiência de integração.

Solução

• Crie expectativas: Antes de comunicar as expectativas a um novo contratado, crie e refine uma lista de expectativas. Isso evita falhas de comunicação e agiliza a contratação. A lista deve incluir os valores e o desempenho esperados do funcionário como indivíduo e membro da equipe e os recursos que o novo contratado deve esperar da empresa
• Comunique as expectativas: Dê exemplos, notificando quando o candidato deve entrar em contato com você. Durante a fase de contratação, dedique alguns minutos para explicar o que se espera dos funcionários
• Gerencie e monitore as expectativas: Não é fácil impor as expectativas e verificar se elas são atendidas. Para ajudar os funcionários a se sentirem confortáveis na função e acompanhar o progresso deles, você podecriar um plano de 30-60-90 diasque destaca osmetas de integração e as expectativas divididas em fases menores

7. Não contextualizar a integração

Em organizações complexas, um novo contratado geralmente se sente como um peixe fora d'água. As coisas se movem rápido demais para ele, e ele se sente sem noção.

Isso se torna um problema ainda maior se você usar uma jornada de integração padronizada que não leve em consideração o conjunto de habilidades e as expectativas do novo funcionário.

Solução

• Elimine a introdução: As experiências de contratação contextualizadas são envolventes, o que é o oposto de assistir a um vídeo introdutório. Isso desperdiça tempo e contradiz a próxima etapa do processo

Reid destaca que nenhuma das sessões de integração na Netflix foi entediante.

"Ninguém quer ficar sentado em uma sala (ou, no meu caso, na frente de um computador) por uma ou duas horas vendo alguém ler os slides. Cada uma delas foi interativa de alguma forma e vinculada a conceitos ou temas muito interessantes da Netflix, o que foi revigorante. Por exemplo, uma apresentação incluiu um jogo com o Kahoot! para testar nosso conhecimento."

• Crie um fluxo de contratação contextual: A melhor maneira de garantir que os novos funcionários se sintam conectados à sua função é ter uma jornada de integração interativa que seja contextualizada ao seu departamento e perfil
• Explique o processo: Um fluxo de integração contextualizado é mais eficaz quando o novo funcionário sabe como usá-lo. As equipes de RH devem explicar a configuração antecipadamente. As equipes de RH devem explicar a configuração com antecedência para que os funcionários possam aproveitá-la ao máximo

8. Baixo envolvimento dos funcionários

De acordo com a Gallup, apenas 23% dos funcionários estão engajados em seu trabalho globalmente. O desinteresse decorre da falta de clareza sobre o trabalho e a carreira, de experiências ruins com os gerentes e da falta de senso de pertencimento à empresa.

As equipes de RH precisam se esforçar mais para revitalizar as métricas de engajamento. E que melhor maneira de fazer isso do que causar uma primeira impressão duradoura?

Solução

• Crie uma cultura interna forte: Os novos contratados observam como os outros funcionários trabalham e se visualizam em seus cargos. Se você puder cultivar um espaço interno colaborativo e encorajador para os funcionários, os novos contratados se sentirão mais engajados no trabalho
• Reconheça as vitórias: Os novos funcionários apreciam o fato de seus colegas e gerentes reconhecerem seu trabalho. É um grande impulso de confiança e incentiva os funcionários a se esforçarem mais em seu trabalho
• Faça visitas frequentes: Quando o gerente ou alguém do RH aparece ocasionalmente, isso mostra que as pessoas estão preocupadas com o novo funcionário. Todos esses pequenos esforços contribuem muito para promover o envolvimento dos funcionários

9. Não abordar as diferenças

Você pode notar algumas diferenças gritantes de opinião entre funcionários novos e antigos. Elas podem se originar de diferenças geracionais, culturais ou de temperamento. É normal ter pontos de vista conflitantes, mas deve haver um certo nível de alinhamento entre os funcionários.

Sem a iniciativa do líder de RH ou do gerente de contratação, pode ser difícil manter a equipe na mesma página e trabalhar para atingir metas compartilhadas.

Solução

• Lidere pelo exemplo: Trate todos os funcionários com igual respeito durante o processo de integração. Em vez de tentar moldar todos em um mesmo formato, deixe espaço para celebrar as diferenças
• Crie um espaço colaborativo: Incentive os funcionários novos e antigos a colaborarem entre si, a se conhecerem, a resolverem conflitos de forma construtiva e a trabalharem como uma unidade
• Estabeleça programas de orientação: Os membros mais antigos da equipe podem orientar os novos funcionários por um período específico para ajudá-los a entender suas responsabilidades. Esses programas permitem que os novos funcionários aprendam e se relacionem com os superiores da equipe

10. Não usar um sistema de amigos

Entrar em uma nova organização é uma mudança enorme. Apesar de o processo de integração ser tranquilo, ele parece assustador. Se o funcionário achar difícil se adaptar ao novo espaço de trabalho, sua motivação diminuirá e ele poderá até pensar em mudar de emprego.

Além de um mentor, ele também precisará do apoio de um colega que o guiará (virtual ou pessoalmente) pelo novo local de trabalho. Isso os ajudará a entender as nuances da função. Sem isso, todo o sistema de integração perderá o toque humano essencial.

Solução

• Ofereça um parceiro de integração: Torne uma prática padrão colocar um parceiro de integração em seu novo funcionário - um amigo que fará com que os primeiros dias no local de trabalho sejam menos intimidadores (e mais produtivos!) De acordo com a Microsoft a frequência das reuniões entre os colegas de integração e os novos contratados afetou significativamente a percepção dos novos contratados sobre sua produtividade.

Entre aqueles que se reuniram com seus amigos pelo menos uma vez nos primeiros 90 dias, 56% sentiram que o amigo acelerou seu progresso para se tornar produtivo em sua função. Esse número aumentou de forma constante com o aumento da frequência das reuniões. Para aqueles que se reuniram de duas a três vezes, a porcentagem subiu para 73% e para 86% para aqueles com quatro a oito reuniões.

Notavelmente, 97% dos recém-contratados que se reuniram com seu colega mais de oito vezes nos primeiros 90 dias creditaram ao colega o fato de tê-los ajudado a alcançar uma rápida produtividade

• Aumentar a confiança: O amigo de integração será o sistema de apoio do funcionário, o instruirá sobre os processos da empresa e manterá sua confiança
• Incentivar o estabelecimento de novas conexões: O buddy pode apresentar o funcionário a outros membros da equipe. Isso faz com que ele se sinta à vontade para se abrir e criar conexões no local de trabalho

Ferramentas para lidar com os desafios da integração de funcionários

Se não forem resolvidos, os desafios da integração levam à baixa satisfação do funcionário. As dicas que discutimos nesta postagem do blog permitirão que você simplifique o processo de integração.

Desde o momento em que você publica uma lista de empregos até o momento em que o funcionário entra na força de trabalho e se adapta, a implementação de pequenas mudanças criará um impacto maior a longo prazo.

Para reunir todas as etapas em um hub centralizado, você precisa de uma ferramenta de RH abrangente. Que opção melhor do que A Plataforma de Recursos Humanos do ClickUp ?

Melhore o processo de integração com a plataforma ClickUp HR

• Fique por dentro do desempenho, do envolvimento e do desenvolvimento dos funcionários com a plataforma personalizávelClickUp Dashboards

Obtenha relatórios em tempo real sobre tarefas atribuídas ou concluídas, tempo gasto em tarefas, datas de conclusão e muito mais com os Dashboards do ClickUp

• Colete feedback usando enquetes, pesquisas e solicitações com oFormulários do ClickUp. Eles ajudam você a rastrear os dados de resposta dos funcionários e a obter insights para melhorar o processo de integração

Colete feedback sobre a experiência de integração usando o ClickUp Forms

• Crie wikis da empresa para que os novos contratados se atualizem usandoDocumentos do ClickUp. Adicione páginas aninhadas, edite em tempo real e mantenha as informações atualizadas. Além disso, adicione comentários para que as equipes dos departamentos contribuam quando necessário

Adicione informações, edite e colabore em wikis da empresa com o ClickUp Docs

• Estabeleça canais de comunicação abertos entre a liderança, os gerentes e os novos contratados com oComentários do ClickUp eTags do ClickUp

Permita que novos funcionários e a liderança se comuniquem sobre tarefas usando ClickUp Comments e ClickUp Tags atribuídos

O ClickUp permite que você personalize seu sistema de RH criando status e campos personalizados. Você pode criar uma experiência de integração consistente e, ao mesmo tempo, adicionar elementos específicos da função para contextualizar o processo.

Enfrente os desafios de integração com os modelos do ClickUp

Os modelos do ClickUp oferecem uma solução poderosa para enfrentar vários desafios de integração para novos membros da equipe, incluindo sobrecarga de informações, lacunas de conhecimento, dependência excessiva de mentores individuais e a compreensão de fluxos de trabalho, sistemas e processos.

O uso dos modelos a seguir o ajudará a enfrentar esses problemas de frente.

1. Modelo de lista de verificação de integração do ClickUp

Faça o download deste modelo

Organize as tarefas de integração com o modelo de lista de verificação de integração do ClickUp

A integração é um processo longo e sinuoso. Ao contratar em grande escala, você precisa garantir que está cumprindo todas as etapas envolvidas, desde o registro das informações pessoais do funcionário e a discussão sobre remuneração e benefícios até a coleta de feedback pós-integração. Modelo de lista de verificação de integração do ClickUp oferece uma lista de tarefas pronta para uso para mantê-lo no caminho certo. Ele vem com:

• Instruções passo a passo sobre como concluir as tarefas de integração
• Atualizações em tempo real sobre o status e o progresso das tarefas
• Opção para definir prazos e prioridades

É um salva-vidas para gerentes de contratação atarefados que desejam se manter mais organizados e manter uma experiência de integração uniforme. A liderança também pode usar esse modelo para monitorar como o processo de integração se desenvolve.

2. Modelo de integração de funcionários do ClickUp

Faça o download deste modelo

Prepare o caminho para uma iniciação tranquila em uma nova função com o modelo de integração de funcionários do ClickUp

Com o Modelo de integração de funcionários do ClickUp com o modelo de integração de funcionários do ClickUp, você pode fornecer aos seus novos funcionários um roteiro do que se espera deles nas primeiras semanas e como eles podem desempenhar suas funções nos primeiros 90 dias após ingressarem na organização.

Isso oferece aos funcionários clareza na navegação pela nova função sem tirar a autonomia deles. Eles podem acompanhar facilmente seu progresso com metas mensuráveis e pedir ajuda aos superiores ou colegas, se necessário.

O modelo consolida todos os pequenos detalhes que o funcionário precisa lembrar para realizar seu trabalho. Ele não precisa fazer malabarismos entre vários documentos para entender sua função - ele pode ir direto ao assunto!

3. Modelo de integração de funcionários do ClickUp (90 dias)

Faça o download deste modelo

Oriente os novos contratados a aprenderem as regras de seu trabalho nos primeiros três meses de trabalho com o modelo de integração de funcionários do ClickUp

Se você seguir a estrutura de integração 30-60-90, Modelo de integração de funcionários do ClickUp se encaixaria perfeitamente em seu fluxo de trabalho.

Ele o ajuda a elaborar um plano de ação para o novo funcionário, descrevendo o que ele deve realizar e que tipo de treinamento de funcionários deve receber nos primeiros 30, 60 e 90 dias após a entrada.

Use o modelo para elaborar a missão e a visão da função, as descrições específicas das funções, as áreas de propriedade, as principais responsabilidades, as principais partes interessadas e as metas mensuráveis.

Vamos entender melhor essa abordagem com um exemplo exemplo de integração .

Se tivermos que criar um plano 30-60-90 para um novo analista de marketing em uma agência de marketing, ele será mais ou menos assim:

Os primeiros 30 dias

• Orientação e integração: Familiarize-se com a cultura, as políticas e os procedimentos da empresa. Reúna-se com os principais membros da equipe e partes interessadas
• Ferramentas e sistemas de aprendizagem: Entenda as ferramentas e plataformas de análise de marketing usadas pela agência
• Estudar campanhas anteriores: Analisar campanhas de marketing anteriores para entender a abordagem, os sucessos e as áreas de melhoria da agência
• Acompanhe os membros da equipe: Passe algum tempo acompanhando os analistas seniores e outros membros da equipe para entender os fluxos de trabalho e os processos
• Iniciar a análise de dados: Começar a analisar dados de campanhas recentes para identificar tendências, padrões e percepções

Dias 31-60

• Mergulhe fundo nos dados: Continue analisando os dados de campanhas passadas, concentrando-se em técnicas de análise mais matizadas e contextuais
• Desenvolver modelos de relatórios: Criar modelos padronizados para relatar o desempenho da campanha aos clientes e às partes interessadas internas
• Contribuir para discussões estratégicas: Participar de reuniões estratégicas, oferecendo contribuições com base em análises e pesquisas de dados
• Iniciar projetos independentes: Assumir projetos menores de forma independente, sob a orientação de membros sênior da equipe
• Trabalhar com feedback: Obter feedback de colegas e supervisores e identificar áreas de melhoria e aperfeiçoamento

Dias 61-90

• Liderar pequenos projetos: Assumir a liderança de projetos analíticos de marketing de pequena escala, desde a coleta de dados até a análise e o relatório
• Apresente os resultados: Apresente os resultados de projetos independentes para a equipe e, possivelmente, para os clientes, demonstrando sua capacidade de obter insights acionáveis
• Aprimorar habilidades: Concentre-se em aprimorar habilidades específicas com base em feedback e autoavaliação. Isso pode incluir o aprimoramento das habilidades de visualização de dados, o aprendizado de técnicas estatísticas avançadas ou o domínio de novas ferramentas de análise
• Contribuir para o desenvolvimento da estratégia: Contribuir ativamente para o desenvolvimento de estratégias de marketing para as próximas campanhas
• Prepare-se para a próxima fase: Reflita sobre as conquistas e os desafios dos primeiros 90 dias e implemente os aprendizados na próxima fase de sua função na agência

Você também pode ajustar o modelo para atender aos requisitos de diferentes funções e setores.

Torne o processo de integração mais fácil com o ClickUp

Para lidar com os desafios comuns de integração, é preciso começar com o pé direito. Priorizar as primeiras impressões positivas aumenta a retenção e a felicidade e cria uma cultura que diz: "Você está em casa!

Com a plataforma multifuncional de gerenciamento de projetos e de recursos humanos do ClickUp, você pode simplificar a documentação, a comunicação, a coleta de feedback e o acompanhamento do progresso. Isso torna a integração muito fácil! Comece a usar o ClickUp e experimente você mesmo!