Gerenciar um projeto pode parecer um quebra-cabeça em que as peças ficam mudando de forma. Para gerentes de projeto e líderes de equipe, organizar essas peças para formar uma imagem clara é fundamental para concluir um projeto com sucesso.
A organização de projetos consiste em organizar sua equipe e tarefas de forma a reduzir a confusão e levar a resultados positivos.
Desde a escolha de estruturas adequadas de gerenciamento de projetos até o uso de ferramentas inteligentes que mantêm todos no caminho certo, temos as estratégias de que você precisa para tornar seus projetos mais tranquilos.
Esteja você na fase inicial do projeto, gerenciando a execução do projeto ou equilibrando vários projetos ao mesmo tempo com vários gerentes, essas práticas recomendadas ajudarão você e sua equipe a navegar pelas complexidades do projeto sem complicações.
Vamos começar!
O que é organização de projetos na gestão de projetos?
A organização de projetos é o processo de definição clara e sistemática de funções, responsabilidades, tarefas e cronogramas ao executar um projeto. Esse método garante que todos saibam exatamente o que precisam fazer desde o início do projeto até sua conclusão, promovendo a coordenação e a execução eficazes de todas as atividades.
É a espinha dorsal que permite que os membros da equipe de projeto trabalhem juntos de forma integrada, garantindo que as metas do projeto sejam cumpridas dentro do prazo e com eficiência.
Por que a organização de projetos é importante na execução estratégica
A organização de projetos não se resume a fluxos de trabalho organizados — é a sua estratégia em ação. Seja gerenciando lançamentos de produtos, implementações para clientes ou transformações internas, uma configuração de projeto bem estruturada garante:
- Alinhamento com os objetivos da empresa
- Uso mais inteligente dos recursos
- Tomada de decisões mais rápida
- Menos surpresas no meio do projeto
É assim que equipes de alto desempenho entregam resultados de forma consistente, e não apenas produtos.
Papel da estrutura organizacional
Pense na estrutura como o sistema operacional do seu projeto. Ela define como as decisões fluem, quem faz o quê e com que rapidez você pode responder às mudanças. Com base no tamanho e na complexidade da sua equipe:
- Startups ou equipes com um único produto prosperam com estruturas enxutas e funcionais que proporcionam agilidade e expertise.
- Agências ou empresas de consultoria beneficiam de estruturas matriciais para equilibrar as exigências dos clientes e as capacidades internas.
- Empresas que executam iniciativas paralelas muitas vezes precisam de estruturas projetadas para manter o controle e a velocidade de entrega.
A estrutura certa elimina ambiguidades e permite que você lidere com clareza.
Use o guia Hierarquia de projetos do ClickUp para estruturar melhor seus projetos e equipes:
- Área de trabalho → Toda a sua empresa
- Espaços → Departamentos, unidades de negócios ou principais clientes
- Pastas → Fases específicas do projeto ou equipes (útil para fluxos de entrega complexos)
- Listas → Grupos de tarefas alinhadas com os objetivos (por exemplo, design, desenvolvimento, lançamento)
- Tarefas → Itens de trabalho essenciais atribuídos aos membros da equipe
- Subtarefas → Divisões passo a passo para reduzir o aumento do escopo e a perda de detalhes
Por que a estrutura organizacional é importante na gestão de projetos
O sucesso de um projeto geralmente depende de quão bem ele está estruturado — não em funções rígidas, mas na criação de uma estrutura flexível e funcional que ajude as equipes a se adaptarem e se alinharem.
Veja o que uma boa estrutura permite:
- Comunicação clara entre equipes
- Maior eficiência através de fluxos de trabalho definidos
- Maior alinhamento entre os esforços individuais e os objetivos do projeto
Quando todos sabem quem está fazendo o quê e como seu trabalho se encaixa no panorama geral, os projetos avançam com menos atritos e mais foco.
Onde o ClickUp se encaixa:
O ClickUp facilita a construção dessa estrutura com atribuições de tarefas claras, atualizações em tempo real e cronogramas definidos, ajudando você a manter seu projeto organizado, dentro do prazo e focado nos resultados.
Tipos de estruturas organizacionais de projetos (e quando usá-las)
Escolher a estrutura certa para o projeto pode determinar o sucesso ou o fracasso do seu fluxo de trabalho. Abaixo estão os três principais tipos de estruturas organizacionais de projetos, com exemplos reais para ajudar você a decidir qual é a mais adequada para cada caso.
1. Estrutura organizacional funcional
Visão geral:Os projetos são gerenciados dentro de departamentos existentes, como RH, marketing ou TI. O chefe do departamento normalmente supervisiona a execução do projeto.
Quando funciona melhor:
- Iniciativas internas, como melhorar processos em nível de departamento (por exemplo, automatizar a integração de RH ou revisar fluxos de trabalho de marketing)
- Organizações com dependências multifuncionais limitadas — onde um departamento pode lidar com todo o projeto
- Empresas com equipes fortes e isoladas e hierarquias departamentais claras
- Projetos sensíveis a custos que não exigem equipes de projeto em tempo integral
Exemplos de cenários:
- Uma equipe de RH reformulando o sistema de avaliação de funcionários
- Um departamento financeiro que simplifica os processos orçamentários
2. Estrutura organizacional projetada
Visão geral:O projeto é o foco principal. As equipes são formadas especificamente para cada projeto e se reportam exclusivamente ao gerente de projetos.
Quando funciona melhor:
- Agências ou consultorias que entregam projetos específicos para clientes
- Startups ou equipes de produto lançando recursos importantes
- Lançamentos de produtos ou eventos multifuncionais que exigem atenção total e alta autonomia
- Iniciativas com prazos definidos e orientadas para resultados, onde a rapidez e o foco são cruciais
Exemplos de cenários:
- Lançar um novo produto SaaS dentro de um prazo rigoroso
- Executar uma grande campanha de marketing em vários canais
- Oferecendo uma solução personalizada para um cliente empresarial
3. Estrutura organizacional matricial
Visão geral:Um modelo híbrido em que os funcionários se reportam tanto a um gerente funcional quanto a um gerente de projetos, equilibrando estabilidade e agilidade.
Quando funciona melhor:
- Empresas que executam vários projetos em diferentes departamentos (por exemplo, TI + Operações + Marketing)
- Equipes globais ou remotas que precisam de flexibilidade, mas ainda assim precisam se alinhar com os departamentos principais
- Empresas de tecnologia ou organizações orientadas para produtos que operam em sprints, mas dependem de conhecimentos funcionais (por exemplo, desenvolvimento, controle de qualidade, marketing, experiência do usuário)
- Organizações que gerenciam várias iniciativas estratégicas simultaneamente
Exemplos de cenários:
- Uma equipe de produto coordenando com design, engenharia e jurídico para lançar um recurso em conformidade com o GDPR
- Uma empresa que está migrando para um novo sistema ERP, envolvendo TI, finanças e operações
💡 Dica final para gerentes de projetos
Se você gerencia equipes multifuncionais e dinâmicas, uma estrutura matricial geralmente oferece o melhor dos dois mundos. Mas se o foco da sua equipe é claro e isolado, adotar uma estrutura por projetos pode acelerar as coisas. Para trabalhos rotineiros de departamento, a estrutura funcional ainda funciona muito bem. e o sucesso do seu projeto.
Estabelecendo equipes eficazes dentro de estruturas organizacionais
As equipes são os motores de qualquer projeto, conduzindo-o do início ao fim. Elas são cruciais na organização do projeto, garantindo que tudo, desde o panorama geral até os mínimos detalhes, receba a atenção que merece.
Compreender a integração das equipes dentro da estrutura organizacional mais ampla mostra por que equipes multifuncionais podem melhorar significativamente os resultados dos projetos.
O papel das equipes no sucesso dos projetos
As equipes transformam estratégia em ação. Funções claras minimizam a confusão e fortalecem a colaboração, essencial para equipes remotas ou multitarefas.
A importância das equipes multifuncionais
Equipes multifuncionais unem diversas habilidades, desde o desenvolvimento até o marketing, quebrando silos e acelerando a resolução de problemas em ambientes ágeis e dinâmicos.
Fatores-chave para a eficácia da equipe
Comunicação clara, objetivos compartilhados e responsabilidade impulsionam o sucesso. Ferramentas como o ClickUp garantem o alinhamento com acompanhamento transparente e atualizações em tempo real para equipes focadas e distribuídas.
A integração cuidadosa da equipe dentro da sua estrutura cria um ambiente flexível que impulsiona o sucesso do projeto e a melhoria contínua.
Como criar uma estrutura de organização de projetos
Para criar uma estrutura de organização de projetos, você precisa de um roteiro que leve diretamente ao sucesso. Ele guiará sua equipe com eficiência pelas reviravoltas de um projeto complexo.
Veja como incorporar práticas específicas e aproveitar um software gratuito de gerenciamento de projetos como o ClickUp pode melhorar significativamente esse processo:
Adote as melhores práticas do setor para gerenciamento de projetos
Na gestão de projetos, selecionar a metodologia certa é fundamental para o sucesso. Dependendo das necessidades do seu projeto, você pode escolher as metodologias Agile ou Waterfall — cada uma tem seus pontos fortes e se adapta a diferentes tipos de projetos.
Metodologia ágil com o ClickUp
O Agile é mais adequado para projetos que exigem flexibilidade e atualizações frequentes. Essa metodologia é ideal para projetos de desenvolvimento de software, onde os requisitos, o escopo e as soluções evoluem por meio de esforços colaborativos.
Com a plataforma de gerenciamento ágil de projetos da ClickUp, equipes ágeis podem gerenciar sprints com eficácia, acompanhar o progresso usando quadros Kanban e ajustar prioridades em tempo real. Esses recursos garantem que a metodologia seja perfeitamente adaptada para atender às demandas dinâmicas de seus projetos.
Dica profissional: É sempre uma boa ideia reunir os requisitos e traçar o plano do projeto antes de escolher a metodologia — um processo conhecido como desenvolvimento do projeto.
Metodologia Waterfall com o ClickUp
Por outro lado, a metodologia Waterfall é adequada para projetos com requisitos claros e fixos e um escopo bem definido que não muda. Essa abordagem tradicional é frequentemente preferida na construção, manufatura e outros setores em que as etapas sequenciais do projeto devem ser concluídas uma de cada vez.
O ClickUp oferece suporte ao gerenciamento de projetos Waterfall, permitindo que as equipes definam etapas, tarefas e marcos que seguem um caminho linear, garantindo que cada fase seja concluída antes do início da próxima.
Você pode usar o modelo de gerenciamento de projetos Waterfall do ClickUp para fornecer à sua equipe cronogramas claros, escopo das entregas e metas/objetivos para cada fase do seu projeto.
Acompanhe o progresso das tarefas com status personalizados, como Concluído, Em andamento, Precisa de informações, Bloqueado e A fazer para cada etapa do projeto. Use campos personalizados para adicionar atributos como Duração em dias, Taxa de conclusão e Observações, para ter uma visão geral detalhada dos seus projetos. Mantenha-se dentro do cronograma para alcançar os resultados do seu projeto com IA, dependências de tarefas, lembretes automáticos e muito mais.
Dica profissional: antes de decidir sobre uma metodologia, avalie a natureza do seu projeto. Por exemplo, escolha a abordagem ágil se o seu projeto exigir feedback contínuo e adaptabilidade. Opte pelo método Waterfall quando o escopo do projeto estiver claro desde o início e as mudanças forem mínimas.
A versatilidade do ClickUp em oferecer suporte a ambas as metodologias permite que você personalize sua abordagem de gerenciamento de projetos para melhor atender às necessidades da sua equipe e do seu projeto.
Com o ClickUp, você pode personalizar tarefas e definir funções claras para todos, garantindo que a equipe se comunique bem e que as tarefas sejam distribuídas de maneira inteligente. Isso melhora o escopo do seu projeto e estabelece um modelo replicável para o sucesso em projetos futuros.
O papel do software de gerenciamento de projetos como o ClickUp na organização de projetos
Nos ambientes de trabalho híbridos e acelerados de hoje, organizar projetos com eficiência é fundamental. O ClickUp oferece um conjunto abrangente de ferramentas projetadas para manter seus projetos em dia e sua equipe alinhada, independentemente do tamanho da equipe ou do setor.
1. Planeje fluxos de trabalho de projetos nos quadros brancos do ClickUp
Os quadros brancos ClickUp simplificam o planejamento estratégico e a colaboração, mapeando visualmente os fluxos de trabalho. Use notas adesivas, arrastar e soltar e ferramentas de desenho para delinear as fases e dependências do projeto.
Exemplo: Como usar os quadros brancos do ClickUp para uma campanha de marketing
- Permita a colaboração em tempo realPermita que sua equipe de marketing crie e edite em conjunto para que todos vejam suas funções no contexto.
- Comece com notas adesivasCapture canais importantes, como redes sociais, publicações em blogs, Google Ads e e-mail.
- Use caixas de texto ou listas com marcadoresDivida as etapas necessárias para lançar a parte da campanha de cada canal.
- Reorganize notas e etapasOrganize-as em um fluxo de trabalho visual claro.
- Conecte tarefas usando a ferramenta canetaMostre dependências de tarefas—por exemplo, design antes da publicação, aprovação antes do lançamento do anúncio.
2. Otimize a organização de projetos com as tarefas do ClickUp
O gerenciamento eficaz de tarefas é fundamental para qualquer projeto bem executado. O ClickUp Tasks oferece aos gerentes de projeto um espaço centralizado para atribuir tarefas, definir prazos claros e acompanhar o progresso, garantindo que todos os membros da equipe entendam suas funções e como suas contribuições se alinham aos objetivos gerais do projeto.
Principais recursos que fortalecem a organização de projetos
- Visualizações personalizáveis Escolha a visualização que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho ou às preferências da sua equipe. Use a Visualização em lista ou a Visualização em tabela para revisões diretas das tarefas. Alterne para Quadros Kanban para acompanhar as tarefas visualmente ou Gráficos de Gantt para gerenciar dependências e cronogramas. Essa flexibilidade ajuda cada equipe — design, desenvolvimento, marketing — a trabalhar da maneira mais eficiente.
- Escolha a visualização que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho ou às preferências da sua equipe.
- Use a Visualização em lista ou a Visualização em tabela para revisões diretas das tarefas.
- Mude para quadros Kanban para acompanhar tarefas visualmente ou gráficos de Gantt para gerenciar dependências e cronogramas.
- Essa flexibilidade ajuda cada equipe — design, desenvolvimento, marketing — a trabalhar da maneira mais eficiente.
- Dependências de tarefas Defina dependências para definir a ordem correta de execução. Evite que as equipes iniciem tarefas antes que os pré-requisitos sejam concluídos. Esse recurso é especialmente útil em projetos sequenciais, como sprints de software ou pipelines de produção de conteúdo.
- Defina dependências para definir a ordem correta de execução.
- Evite que as equipes comecem a trabalhar nas tarefas antes que os pré-requisitos sejam concluídos.
- Esse recurso é especialmente útil em projetos sequenciais, como sprints de software ou pipelines de produção de conteúdo.
- Campos personalizados Capture detalhes adicionais, como prioridade da tarefa, estimativas de tempo ou tags específicas do departamento. Mantenha todo o contexto em um só lugar, facilitando a filtragem, classificação e priorização de tarefas entre equipes.
- Capture detalhes adicionais, como prioridade de tarefas, estimativas de tempo ou tags específicas do departamento.
- Mantenha todo o contexto em um só lugar, facilitando a filtragem, classificação e priorização de tarefas entre equipes.
- Automações Automatize etapas repetitivas, como atualizar status, atribuir membros da equipe ou enviar lembretes de prazos. Reduza o trabalho manual e garanta que nenhuma tarefa seja esquecida, mesmo em projetos complexos com várias equipes.
- Automatize etapas repetitivas, como atualizar status, atribuir membros da equipe ou enviar lembretes de prazos.
- Reduz o trabalho manual e garante que nenhuma tarefa seja esquecida, mesmo em projetos complexos com várias equipes.
- Escolha a visualização que melhor se adapta ao seu fluxo de trabalho ou às preferências da sua equipe.
- Use a Visualização em lista ou a Visualização em tabela para revisões simples das tarefas.
- Mude para quadros Kanban para acompanhar tarefas visualmente ou gráficos de Gantt para gerenciar dependências e cronogramas.
- Essa flexibilidade ajuda cada equipe — design, desenvolvimento, marketing — a trabalhar da maneira mais eficiente.
- Defina dependências para definir a ordem correta de execução.
- Evite que as equipes comecem a trabalhar nas tarefas antes que os pré-requisitos sejam concluídos.
- Esse recurso é especialmente útil em projetos sequenciais, como sprints de software ou pipelines de produção de conteúdo.
- Capture detalhes adicionais, como prioridade de tarefas, estimativas de tempo ou tags específicas do departamento.
- Mantenha todo o contexto em um só lugar, facilitando a filtragem, classificação e priorização de tarefas entre equipes.
- Automatize etapas repetitivas, como atualizar status, atribuir membros da equipe ou enviar lembretes de prazos.
- Reduz o trabalho manual e garante que nenhuma tarefa seja esquecida, mesmo em projetos complexos com várias equipes.
Cenário real: desenvolvimento de software em ação
- Atribua tarefas como: “Corrigir bugs da V2.1” à equipe de desenvolvimento usando a Visualização em quadro para um acompanhamento ágil “Escrever o texto da experiência do usuário para a tela inicial” aos redatores na Visualização em lista para um melhor foco
- “Corrigir bugs da versão 2.1” para a equipe de desenvolvimento usando a Visualização do quadro para acompanhamento ágil
- “Escreva o texto UX para a tela inicial” para redatores na Exibição em lista para melhor foco
- Use dependências de tarefas para que os redatores só comecem depois que o trabalho de desenvolvimento estiver concluído
- Adicione campos personalizados para sinalizar bugs críticos ou tarefas de cópia de alto impacto
- Defina automações para notificar as partes interessadas quando o desenvolvimento estiver concluído e a redação puder começar
- “Corrigir bugs da versão 2.1” para a equipe de desenvolvimento usando a Visualização do quadro para acompanhamento ágil
- “Escreva o texto UX para a tela inicial” para redatores na Exibição em lista para melhor foco
Ao usar esses recursos, o Gerenciamento de Tarefas do ClickUp transforma trabalhos dispersos em um sistema estruturado. Ele oferece visibilidade, responsabilidade e coordenação, seja você gerenciando uma pequena equipe ágil ou uma iniciativa multifuncional complexa. Os recursos de gerenciamento fornecem atribuição clara de tarefas e visibilidade, ao mesmo tempo em que aumentam significativamente a colaboração e a eficiência em toda a equipe do projeto.
3. Acompanhe suas metas com precisão usando o ClickUp Goals
O ClickUp Goals é uma ferramenta poderosa para definir e acompanhar os KPIs do seu projeto, que são cruciais para medir o sucesso de qualquer projeto. Esse recurso permite definir métricas específicas, como alcance da meta ou taxas de engajamento, fornecendo uma visão clara da eficácia da sua campanha.
- Defina KPIs mensuráveis: defina metas específicas e orientadas para resultados, como número de impressões nas redes sociais, taxas de conversão ou métricas de adoção de recursos, adaptadas às necessidades do seu projeto.
- Acompanhamento em tempo real: Mantenha-se atualizado com painéis ao vivo que visualizam o progresso nas principais métricas, mantendo sua equipe focada e motivada.
- Métricas personalizáveis: configure métricas para corresponder às suas prioridades estratégicas, sejam elas alcance, engajamento, eficiência orçamentária ou velocidade interna.
- Tome decisões informadas: use dados em tempo real para identificar o que está funcionando e o que não está. Se uma campanha tiver um desempenho abaixo do esperado, realoque os esforços de conteúdo ou altere as mensagens sem perder o ritmo.
- Integrado com tarefas: vincule metas diretamente a tarefas relacionadas, como criação de conteúdo, publicação ou controle de qualidade, para que todos entendam como seu trabalho contribui para o resultado geral.
📌 Exemplo:Está realizando uma campanha de reconhecimento da marca?
- Defina uma meta ClickUp de 500 mil impressões nas plataformas sociais
- Atribua tarefas para cada canal — Instagram, LinkedIn e conteúdo do blog
- Acompanhe os resultados diariamente usando painéis visuais
- Se o desempenho cair, transfira recursos do blog para mídias pagas com base no feedback em tempo real
- Todas as partes interessadas permanecem alinhadas e ágeis durante todo o processo
Com o ClickUp, o estabelecimento e o acompanhamento de metas não são isolados — eles são integrados diretamente ao fluxo de trabalho da sua equipe. Isso cria um ambiente de gerenciamento de projetos mais transparente, responsável e orientado para resultados.
4. Maximize a eficiência com o modelo de gerenciamento de projetos ClickUp
O modelo de gerenciamento de projetos ClickUp foi projetado para diferentes estilos de gerenciamento de projetos, oferecendo visualizações personalizáveis, como listas, quadros e gráficos de Gantt, para se adaptar a várias necessidades de projetos.
Principais recursos incluem:
- Colunas personalizáveis: ajuste as colunas para acompanhar detalhes importantes, como status da tarefa, prioridade, responsável e prazos, para que nada seja esquecido.
- Ferramentas integradas: aproveite recursos integrados como controle de tempo, dependências de tarefas e notificações automáticas para otimizar a execução.
- Atualizações colaborativas: habilite atualizações e comentários em tempo real para que sua equipe possa coordenar alterações, sinalizar obstáculos e compartilhar o progresso em um só lugar.
📌 Exemplo: Um gerente de projetos de TI responsável por atualizações de infraestrutura pode:
- Use um gráfico de Gantt para programar implantações de software e hardware
- Mude para a visualização em quadro para reuniões diárias e acompanhamento do progresso das tarefas
- Acompanhe o tempo gasto em tarefas importantes, como patches de servidor ou revisões de controle de qualidade, para otimizar os recursos
👉 Assim como outros modelos do ClickUp, este combina organização de tarefas com automação do fluxo de trabalho, facilitando o acompanhamento do andamento do projeto sem precisar usar várias ferramentas. Seja para gerenciar um lançamento de marketing, um ciclo de sprint ou uma iniciativa em todo o departamento, este modelo traz estrutura e dinamismo para a sua execução. Com o ClickUp, você tem as ferramentas necessárias para controlar um projeto desde o início.
Dominando o caminho estratégico para a organização de projetos
Adicionar uma abordagem estruturada aos seus projetos amplia o potencial de sucesso. Integrar um software de gerenciamento de projetos, as melhores práticas do setor e uma estrutura organizacional robusta pode ser transformador para os gerentes de equipe de projetos e para toda a organização. Essa abordagem holística da coordenação de projetos garantirá que cada membro da equipe esteja alinhado com as metas do projeto e que a comunicação flua sem obstáculos.
A jornada do gerenciamento de projetos é de aprendizado e adaptação contínuos. Adotar uma abordagem estratégica para a organização de projetos, apoiada pelas ferramentas e práticas certas, prepara o terreno para superar as metas do projeto. Isso ajuda você a combinar sua visão estratégica com as ferramentas certas para dar vida à sua visão.
Ao aproveitar ferramentas como o ClickUp, você cria uma visão clara do seu projeto. A plataforma oferece um espaço onde a colaboração prospera, as decisões são baseadas em dados e cada marco é um passo em direção à realização do potencial total do seu projeto.
Pronto para transformar a abordagem da sua organização de gerenciamento de projetos? Descubra como o ClickUp pode ser a melhor solução.
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Perguntas frequentes (FAQ)
1. Quais são as vantagens da estrutura organizacional de projetos?
A estrutura organizacional do projeto oferece inúmeras vantagens, incluindo funções e responsabilidades claras, comunicação aprimorada, alocação eficiente de recursos e melhor supervisão do projeto.
Isso permite que as equipes trabalhem de forma colaborativa e lidem com complexidades com maior agilidade, aumentando, em última instância, as taxas de sucesso dos projetos.
2. Qual é a definição de organização baseada em projetos?
Uma organização orientada para projetos é uma estrutura empresarial que organiza as atividades em torno de projetos, em vez de funções ou produtos. Nesta configuração, as equipes são formadas para trabalhar em projetos específicos com uma data de início e fim definida, com foco em alcançar os objetivos do projeto e entregar valor ao cliente ou à organização.
3. Qual é o objetivo de uma estrutura organizacional de projetos?
O objetivo de um organograma ou estrutura organizacional de projetos é fornecer uma estrutura clara para gerenciar e executar projetos. Ele descreve a hierarquia de tomada de decisões, atribui funções e responsabilidades específicas aos membros da equipe e estabelece os processos de comunicação e colaboração.
Essa estrutura é essencial para coordenar esforços, gerenciar recursos de forma eficaz e garantir que as metas do projeto sejam cumpridas dentro do prazo e do orçamento.