Já se deparou com uma situação em que uma tarefa é atrasada e, quando você pergunta o motivo, o membro da equipe diz: "Ah, mas eu estava esperando algo de que preciso"?
As dependências são um dos maiores motivos de atrasos em qualquer projeto. Se você não planejar as dependências de forma eficaz, não apenas ficará para trás, mas também terá membros da equipe do projeto girando os polegares até que a tarefa anterior seja concluída.
No gerenciamento de projetos, isso pode ter consequências financeiras, de reputação e motivacionais.
Nesta postagem do blog, exploramos o conceito de tempo de atraso e como ele pode ajudá-lo a planejar melhor os projetos, evitar atrasos, maximizar a utilização de recursos e gerar os resultados desejados.
O que é tempo de atraso?
O tempo de atraso no gerenciamento de projetos refere-se ao atraso entre tarefas que dependem umas das outras. É o período de espera antes que a atividade sucessora possa começar, mesmo após a conclusão da atividade predecessora.
Se você já participou de uma videoconferência e alguém disse: "Há um atraso nesta chamada", você já sabe o que é tempo de atraso. É o atraso entre o momento em que seu colega diz algo e você o recebe para poder responder. Na melhor das hipóteses, isso pode frustrar as pessoas na chamada. Na pior das hipóteses, pode tornar toda a chamada improdutiva.
Portanto, compreender o tempo de atraso, suas causas e consequências é fundamental para o sucesso do gerenciamento de projetos.
Visão geral abrangente do tempo de atraso no gerenciamento de projetos
Em termos simples, o tempo de atraso é um conceito de programação e planejamento que representa um atraso imprevisto ou uma espera entre tarefas subsequentes.
Como o tempo de atraso é calculado?
Medimos o tempo de atraso em unidades relevantes para o agendamento do projeto, como horas, dias ou semanas.
Se a tarefa A (atividade predecessora) terminar no primeiro dia e a tarefa B (atividade sucessora) puder começar somente após três dias, seu tempo de atraso será de três dias.
Quais são as características do tempo de atraso?
Algumas das principais características do tempo de atraso são as seguintes.
Inesperado: Um atraso raramente é esperado. Ele ocorre sem aviso prévio. Por exemplo, um membro da equipe fica doente ou o maquinário quebra.
Indesejável: O tempo de atraso é um "atraso" no fluxo do processo, o que é prejudicial ao projeto.
Pós-fato: Como o tempo de atraso é inesperado, ele não pode ser previsto. Portanto, ele só pode ser identificado em retrospecto e respondido.
Efeitos downstream: Um atraso em qualquer parte da fase do projeto tem efeitos posteriores em várias tarefas e marcos. Por exemplo, em um projeto de software, se a análise de qualidade for atrasada porque a assinatura do software de automação de testes expirou, a implementação e as tarefas de DevOps também serão atrasadas.
Qual é a finalidade do tempo de atraso?
O tempo de atraso é uma medida de latência. Ele ajuda você a acompanhar
princípios de gerenciamento de projetos
e melhorar os resultados:
Medir a eficiência: O tempo de atraso refere-se ao nível de ineficiência do processo. É a primeira etapa para otimizar o fluxo de trabalho.
Identificação de lacunas: Se uma determinada etapa do processo causar atrasos, o tempo de atraso indica uma lacuna que precisa ser preenchida.
Previsão de tempo de inatividade: Embora o tempo de atraso não seja uma medida preditiva/preventiva, ele pode ajudar a identificar possíveis gargalos para o próximo ciclo. Por exemplo, se uma determinada máquina causar atrasos repetidamente, você pode planejar a sua substituição/reparo.
Backup de construção: Muitas vezes, o tempo de atraso resulta de inadequações no processo. Por exemplo, se você tiver apenas um desenvolvedor na equipe, até mesmo as férias dele podem causar atrasos. Entender isso pode ajudá-lo a criar um backup.
Quais são alguns indicadores de atraso comumente usados no gerenciamento de projetos?
Os indicadores de atraso são métricas de tempo de atraso em projetos. Eles são calculados após o evento, ou o projeto é concluído para avaliar o desempenho.
No gerenciamento de projetos, alguns indicadores de atraso comumente usados são:
- Atraso de tempo: A diferença entre a data planejada e a data real da entrega da tarefa
- Impacto downstream: O atraso causado ao projeto como resultado do atraso em uma tarefa específica
- Perda de produtividade: Tempo improdutivo gasto pelos membros da equipe que estavam aguardando a conclusão da tarefa anterior
- Perda de receita: Possível perda de vendas/receita ou penalidades devido ao atraso
O tempo de atraso é frequentemente confundido com o tempo de espera, outro conceito importante no gerenciamento de projetos. Vamos dar uma olhada em como eles são semelhantes ou diferentes.
Lead Time vs. Lag Time
Tempo de avanço
é o tempo total necessário para concluir um projeto do início ao fim.
Diferentemente do tempo de ciclo, que mede o tempo necessário para criar o produto - como desenvolver um recurso ou fazer um café -, o lead time mede a duração entre o pedido do cliente e a chegada do produto, incluindo logística, atendimento ao cliente etc. Falamos mais sobre
tempo de ciclo vs. tempo de execução
em uma postagem anterior do blog.
O mais básico
é Lead time = data de conclusão do projeto - data de início do projeto. No entanto, ao planejar um projeto, os gerentes o calculam como o tempo total necessário para concluir cada tarefa do projeto e o tempo de espera necessário, se houver.
O lead time ajuda os gerentes de projeto com a programação de tarefas/recursos. Ele os ajuda a entender as dependências e a programar o trabalho de acordo. Vejamos um exemplo simples de um projeto de software.
O lead time para desenvolvimento pode ser de 2 dias, 1 dia para testes e 1 dia para implementação. Se o projeto começar na segunda-feira, os gerentes de projeto poderão atribuir tarefas aos desenvolvedores de segunda a terça-feira, aos analistas de qualidade na quarta-feira e ao DevOps na quinta-feira.
Ao contrário do tempo de atraso, o lead time é uma ferramenta de previsão/planejamento. As principais diferenças entre os dois são as seguintes.
| Tempo de espera | Tempo de atraso |
|---|---|
| Lead time é o tempo necessário para concluir o projeto do início ao fim. Lag time é o atraso ou a latência entre duas etapas subsequentes | |
| Ferramenta preditiva: Usada para uma programação eficaz | Ferramenta retrospectiva: Usada para medir o desempenho |
| Previsível e inevitável | Imprevisível e evitável |
Diferenças entre lead time e lag time
Embora diferentes, tanto o lead time quanto o lag time são essenciais para medir o desempenho do projeto. Veja como.
Planejamento e programação
O lead time ajuda os gerentes de projeto a planejar tarefas e atividades dependentes com base em suas
metas de gerenciamento de tempo
. O tempo de atraso ajuda a criar contingências.
Por exemplo, se o lead time de um projeto de desenvolvimento for de 10 dias, você poderá programar as tarefas de acordo. Se o tempo médio de atraso em projetos anteriores foi de 2 dias, você pode incluir isso em seu cronograma e planejar a entrega em 12 dias.
Modelo de linha do tempo do ClickUp Gantt
para ver como as dependências afetam os tempos de avanço e de atraso
Utilização e otimização de recursos
O lead time ajuda a utilizar os recursos de forma eficaz, enquanto o lag time ajuda a criar um backup.
Por exemplo, você pode usar o lead time para atribuir tarefas na ordem do fluxo do processo. E usar o tempo de atraso para contratar recursos adicionais ou alugar máquinas. Isso pode mudar de acordo com o fato de se tratar de um projeto único ou recorrente.
Gerenciamento de desempenho
O tempo de espera é medido em relação às metas, enquanto o tempo de atraso ideal é zero.
Por exemplo, se o tempo estimado para desenvolver um recurso for de 16 horas, esse é o lead time desejado para essa tarefa. Se um desenvolvedor demorar mais, seu desempenho não atende às expectativas.
Definição de metas de lead time e gerenciamento de desempenho no ClickUp
No entanto, o tempo de atraso é quando eles tiram licença médica ou o computador apresenta problemas de funcionamento. Portanto, isso não é uma questão de desempenho e não aparece em suas avaliações. No entanto, esse atraso afeta a entrega do projeto e deve ser considerado durante a revisão do sprint/projeto.
Responsabilidade
O lead time é uma responsabilidade coletiva, e cada membro da equipe e gerente de projeto é responsável por manter um bom lead time. O tempo de atraso é uma ineficiência do processo, que é de responsabilidade da liderança.
Fatores que afetam o lead time e o tempo de atraso na produção
Vários fatores podem afetar o lead time e o lag time no gerenciamento do cronograma do projeto, tanto positiva quanto negativamente. Alguns dos principais fatores são os seguintes.
Disponibilidade de recursos: Se os recursos estiverem prontamente disponíveis, os prazos de entrega serão mais curtos e vice-versa. Por outro lado, se alguns recursos estiverem disponíveis e outros não, pode haver defasagem. Por exemplo, se você tiver desenvolvedores, mas não tiver testadores suficientes, haverá um atraso entre essas duas fases de desenvolvimento.
Dependências: A natureza das dependências do projeto influencia os tempos de avanço e de atraso. Dependências fortes, em que uma tarefa não pode ser iniciada até a conclusão da anterior, tendem a aumentar os tempos de atraso. Por outro lado, tarefas com dependências mais frouxas podem permitir tempos de espera reduzidos por meio da sobreposição de tarefas.
Complexidade do projeto: Projetos complexos com várias tarefas e fases interdependentes provavelmente terão tempos de atraso maiores. Isso se deve à maior necessidade de coordenação e garantia de qualidade entre as tarefas.
Requisitos das partes interessadas: Medidas rigorosas de controle de qualidade ou processos de aprovação mais longos podem estender o tempo de lead/lag à medida que os projetos aguardam confirmação para prosseguir.
Políticas de gerenciamento de riscos: Os projetos com estratégias agressivas de gerenciamento de riscos provavelmente terão tempos de atraso menores, pois os gerentes teriam abordado preventivamente possíveis atrasos e acidentes.
Dependendo do motivo, do impacto e da consequência, os tempos de atraso podem ser medidos, gerenciados e minimizados para otimizar os fluxos de trabalho. Veja como.
Como lidar e gerenciar o tempo de atraso no gerenciamento de projetos
O tempo de atraso pode ser um prejuízo considerável para a execução eficaz do projeto, que precisa ser continuamente minimizado e gerenciado. Aqui estão algumas dicas e estratégias para conseguir isso usando uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como o ClickUp.
Mapear dependências
Até mesmo os projetos mais simples têm tarefas dependentes. Por exemplo, o faturamento depende da aprovação do projeto pelo cliente. Conhecer essas dependências ajuda a planejar melhor.
Quando você configura seu projeto usando
Tarefas ClickUp
vincule as tarefas dependentes e veja o impacto delas nos prazos de entrega. Você também pode usar o método do caminho crítico para estimar com precisão o tempo de um projeto.
Planeje, organize e colabore em qualquer projeto com o gerenciamento de tarefas personalizado
Controle o tempo
Incentive cada membro da equipe a monitorar o tempo de suas tarefas. Isso ajuda os gerentes de projeto a estimar com precisão os prazos de entrega.
Controle de tempo do projeto ClickUp
permite iniciar e parar um cronômetro, adicionar um intervalo de tempo ou adicionar horas/minutos para cada tarefa e subtarefa. Há também vários
modelos de gerenciamento de tempo
no ClickUp para ajudá-lo a estimar o tempo de forma eficaz.
Agendar corretamente
Use as estimativas de tempo, dependências e
para programar seu projeto com prazos de entrega ideais e tempos de atraso mínimos.
Agendamento: Defina prazos para cada tarefa e visualize o projeto usando o
Visualização do calendário do ClickUp
. Certifique-se de que seja razoável e factível.
Atribuir: Atribua tarefas aos membros da equipe com base em suas habilidades e disponibilidade. A visualização de carga de trabalho do ClickUp é um ótimo lugar para obter insights sobre
. Por exemplo, se você enfrentar um atraso na implantação de um incremento porque não tem recursos de DevOps suficientes, use a exibição Carga de trabalho para realocar os membros da equipe de tarefas de manutenção não críticas.
Visualize e gerencie qualquer projeto com os gráficos de Gantt do ClickUp
Esclarecer: Use
Visualização do gráfico de Gantt do ClickUp
para ver as dependências e as tarefas sobrepostas na linha do tempo do seu projeto.
Por exemplo, a revisão de código depende da conclusão da codificação. Verifique se a última está programada para ser concluída antes da primeira. Caso contrário, arraste e solte os prazos.
Se você não tem experiência em gerenciar projetos complexos com dependências, o ClickUp's
Modelos de projeto de gráfico de Gantt
estão aqui para ajudar.
Mantenha o tempo de reserva: Mesmo que suas estimativas de tempo sejam precisas, você deve contar com alguns atrasos. Colocar buffers estrategicamente nos cronogramas do projeto pode ajudar a gerenciar o tempo de atraso de forma eficaz.
Por exemplo, adicionar um buffer entre a integração do sistema e as fases de teste de aceitação do usuário em um projeto de desenvolvimento pode acomodar atrasos inesperados sem afetar a data de término do projeto.
Comunique-se
As falhas de comunicação podem causar atrasos e defasagens desnecessários. Para evitar isso, comunique-se de forma proativa e regular.
- Os comentários aninhados nas tarefas do ClickUp permitem que as equipes façam perguntas umas às outras e obtenham respostas contextualmente, evitando atrasos no compartilhamento de conhecimento
- A visualização do ClickUp Chat mostra todas as conversas em um só lugar, para que suas equipes não tenham atrasos nas respostas
- Automações do ClickUp eliminam o trabalho pesado, evitando atrasos nas tarefas administrativas
- Lembretes do ClickUp ajudam a manter o controle de prazos, responsabilidades e qualquer outra coisa que precise de atenção
Mais importante ainda, monitore e otimize
Os tempos de atraso são um sintoma de problemas sistêmicos. Tempos de atraso repetidos indicam que algo em algum lugar está quebrado. Para corrigir o processo, monitore o progresso do projeto regularmente.
Painéis do ClickUp
permitem que você veja todos os relatórios de que precisa em um só lugar. Por exemplo, se você quiser ver todas as tarefas atrasadas de acordo com a taxa de atraso, poderá configurar um widget para isso no ClickUp.
Use esses relatórios para identificar as causas principais do tempo de atraso e eliminá-las sistematicamente.
Use os Dashboards do ClickUp para visualizar os KPIs de toda a organização em tempo real
Otimize os fluxos de trabalho para minimizar os atrasos no cronograma do projeto com o ClickUp
Todo projeto é um fluxo complexo de atividades e informações. Os atrasos resultantes do fato de alguém estar esperando por algo são quase inevitáveis.
Entretanto, o bom gerenciamento de projetos depende da eliminação desses atrasos. Se você pretende concluir um projeto de acordo com os requisitos, dentro do prazo e do orçamento, não pode se permitir atrasos.
O software abrangente de gerenciamento de projetos do ClickUp foi projetado para evitar isso. Ele inclui recursos poderosos para otimizar os fluxos de trabalho do projeto e eliminar atrasos desnecessários. Desde a estimativa do tempo necessário até a visualização de relatórios de progresso em tempo real, o ClickUp tem tudo o que você precisa para manter o controle do seu projeto.
Seja sempre pontual.
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Perguntas frequentes sobre o tempo de atraso
1. O que é um exemplo de tempo de atraso?
O tempo de atraso é o atraso inesperado entre um processo e o seguinte.
No desenvolvimento de software, isso pode ser o período de espera entre a codificação e a revisão do código devido ao fato de o desenvolvedor sênior ter sido chamado para outro projeto.
Na manufatura, um exemplo de tempo de atraso é o atraso na entrega de uma peça sobressalente em decorrência de problemas na cadeia de suprimentos.
2. Qual é a outra palavra para tempo de atraso?
Outra palavra para tempo de atraso é "período de espera" Esse termo se refere ao intervalo durante o qual nenhuma atividade produtiva ocorre em uma tarefa específica.
3. O que é tempo de atraso e tempo de espera?
Ambos são conceitos de agendamento usados no gerenciamento de projetos para gerenciar a sequência de tarefas em andamento.
O tempo de atraso é o atraso ou o período de espera entre as tarefas. Normalmente, ele é imprevisto e resulta de um erro/acidente.
Lead time é o tempo que decorre entre o início de um processo e sua conclusão. É o tempo estimado para que todas as tarefas da sequência sejam concluídas.