Você já se deparou com uma situação em que uma tarefa atrasou e, quando perguntou o motivo, o membro da equipe respondeu: “Ah, mas eu estava esperando por algo de que precisava”?
As dependências são uma das principais causas de atrasos em qualquer projeto. Se você não planejar as dependências de maneira eficaz, não só ficará para trás, como também deixará os membros da equipe do projeto sem nada para fazer até que a tarefa anterior seja concluída.
Na gestão de projetos, isso pode ter consequências financeiras, reputacionais e motivacionais.
Nesta postagem do blog, exploramos o conceito de atrasos e como ele pode ajudá-lo a planejar melhor os projetos, evitar atrasos, maximizar a utilização de recursos e impulsionar os resultados desejados.
O que é atraso?
O atraso na gestão de projetos refere-se ao atraso entre tarefas dependentes umas das outras. É o período de espera antes que a atividade sucessora possa começar, mesmo após a conclusão da atividade predecessora.
Se você já participou de uma videoconferência e alguém disse: “Há um atraso nesta chamada”, você já sabe o que é atraso. É o tempo que leva entre o momento em que seu colega diz algo e você recebe a informação para poder responder. Na melhor das hipóteses, isso pode frustrar as pessoas na chamada. Na pior das hipóteses, pode tornar toda a chamada improdutiva.
Portanto, compreender o atraso, suas causas e consequências é fundamental para o gerenciamento bem-sucedido do projeto.
Visão geral abrangente do atraso no gerenciamento de projetos
Em termos simples, o atraso é um conceito de programação e planejamento que representa um atraso ou espera imprevistos entre tarefas subsequentes.
Como o atraso é calculado?
Medimos o atraso em unidades relevantes para o cronograma do projeto, como horas, dias ou semanas.
Se a tarefa A (atividade predecessora) for concluída no primeiro dia e a tarefa B (atividade sucessora) só puder começar após três dias, seu atraso será de três dias.
Quais são as características do atraso?
Algumas das principais características do atraso são as seguintes.
Inesperado: um atraso raramente é esperado. Ele ocorre sem aviso prévio ou aviso. Por exemplo, um membro da equipe fica doente ou uma máquina quebra.
Indesejável: O atraso é uma “demora” no fluxo do processo, o que é prejudicial para o projeto.
Pós-facto: como o atraso é inesperado, ele não pode ser previsto. Portanto, ele só pode ser identificado em retrospecto e respondido.
Efeitos em cadeia: um atraso em qualquer parte da fase do projeto tem efeitos em cadeia em várias tarefas e marcos. Por exemplo, em um projeto de software, se a análise de qualidade for atrasada porque a assinatura do software de automação de testes expirou, as tarefas de implantação e DevOps também serão atrasadas.
Qual é o objetivo do atraso?
O atraso é uma medida de latência. Ele ajuda você a seguir os princípios de gerenciamento de projetos e melhorar os resultados ao:
Medindo a eficiência: o atraso se refere ao nível de ineficiência no processo. É o primeiro passo para otimizar o fluxo de trabalho.
Identificação de lacunas: se uma etapa específica do processo causa atrasos, o atraso revela uma lacuna que precisa ser preenchida.
Previsão de tempo de inatividade: embora o tempo de atraso não seja uma medida preditiva/preventiva, ele pode ajudar a identificar possíveis gargalos para o próximo ciclo. Por exemplo, se uma determinada máquina causa atrasos repetidamente, você pode planejar sua substituição/reparo.
Criação de backup: muitas vezes, o atraso resulta de inadequações no processo. Por exemplo, se você tiver apenas um desenvolvedor na equipe, até mesmo as férias dele podem causar um atraso. Entender isso pode ajudá-lo a criar um backup.
Quais são alguns indicadores de atraso comumente usados no gerenciamento de projetos?
Os indicadores de atraso são métricas do atraso nos projetos. Eles são calculados após o evento ou após a conclusão do projeto para avaliar o desempenho.
Na gestão de projetos, alguns indicadores de atraso comumente usados são:
- Atraso: a diferença entre a data planejada e a data real de entrega da tarefa.
- Impacto a jusante: o atraso causado ao projeto como resultado do atraso em uma tarefa específica.
- Perda de produtividade: tempo improdutivo gasto pelos membros da equipe que estavam aguardando a conclusão da tarefa anterior.
- Perda de receita: perda potencial de vendas/receita ou multas devido a atrasos
O atraso é frequentemente confundido com o prazo de entrega, outro conceito importante na gestão de projetos. Vejamos como eles são semelhantes ou diferentes.
Prazo de entrega vs. atrasos
O prazo de entrega é o tempo total necessário para concluir um projeto do início ao fim.
Ao contrário do tempo de ciclo, que mede quanto tempo leva para criar o produto — como desenvolver um recurso ou fazer café —, o tempo de espera mede a duração entre o pedido do cliente e a entrega do produto, incluindo logística, atendimento ao cliente etc. Abordamos mais sobre tempo de ciclo x tempo de espera em uma postagem anterior do blog.
A fórmula mais básica para o prazo de entrega é: Prazo de entrega = Data de conclusão do projeto – data de início do projeto. No entanto, ao planejar um projeto, os gerentes calculam esse prazo como o tempo total necessário para concluir cada tarefa do projeto e o tempo de espera necessário, se houver.
O prazo de entrega ajuda os gerentes de projeto no agendamento de tarefas/recursos. Ele os ajuda a entender as dependências e a programar o trabalho de acordo. Vamos dar um exemplo simples de um projeto de software.
O prazo de desenvolvimento pode ser de dois dias: um dia para testes e um dia para implantação. Se o projeto começar na segunda-feira, os gerentes de projeto podem atribuir tarefas aos desenvolvedores para segunda e terça-feira, aos analistas de qualidade para quarta-feira e aos DevOps para quinta-feira.
Ao contrário do atraso, o prazo de entrega é uma ferramenta de previsão/planejamento. As principais diferenças entre os dois são as seguintes.
| Prazo de entrega | Atrasos |
|---|---|
| O prazo de entrega é o tempo necessário para concluir o projeto do início ao fim. | O atraso é o tempo de espera ou latência entre duas etapas consecutivas. |
| Ferramenta preditiva: usada para um planejamento eficaz | Ferramenta retrospectiva: usada para medir o desempenho |
| Previsível e inevitável | Imprevistos e evitáveis |
Embora diferentes, tanto o tempo de atraso quanto o tempo de adiantamento são essenciais para medir o desempenho do projeto. Veja como.
Planejamento e programação
O prazo de entrega ajuda os gerentes de projeto a planejar tarefas e atividades dependentes com base em suas metas de gerenciamento de tempo. O atraso ajuda a criar contingências.
Por exemplo, se o prazo de entrega de um projeto de desenvolvimento for de 10 dias, você pode programar as tarefas de acordo com isso. Se o atraso médio em projetos anteriores foi de 2 dias, você pode incluir isso em sua programação e planejar a entrega em 12 dias.
Utilização e otimização de recursos
O prazo de entrega ajuda a utilizar os recursos de forma eficaz, enquanto o atraso ajuda a criar um backup.
Por exemplo, você pode usar o prazo de entrega para atribuir tarefas na ordem do fluxo do processo. E use o atraso para contratar recursos adicionais ou alugar máquinas. Isso pode mudar dependendo se é um projeto único ou recorrente.
Gestão de desempenho
O prazo de entrega é medido em relação às metas, enquanto o atraso ideal é zero.
Por exemplo, se o tempo estimado para desenvolver um recurso é de 16 horas, esse é o prazo alvo para essa tarefa. Se um desenvolvedor demorar mais, seu desempenho não atenderá às expectativas.
No entanto, o atraso ocorre quando eles tiram licença médica ou quando seus computadores apresentam mau funcionamento. Portanto, isso não é uma questão de desempenho e não aparece em suas avaliações. No entanto, esse atraso afeta a entrega do projeto e deve ser considerado durante a revisão do sprint/projeto.
Responsabilidade
O prazo de entrega é uma responsabilidade coletiva, e todos os membros da equipe e gerentes de projeto são responsáveis por mantê-lo adequado. O atraso é uma ineficiência do processo, que é de responsabilidade da liderança.
Fatores que afetam o tempo de espera e atrasos na produção
Vários fatores podem afetar o tempo de espera e atraso no gerenciamento do cronograma do projeto, tanto positiva quanto negativamente. Alguns dos principais fatores são os seguintes.
Disponibilidade de recursos: se os recursos estiverem prontamente disponíveis, os prazos de entrega serão mais curtos e vice-versa. Por outro lado, se alguns recursos estiverem disponíveis e outros não, poderá haver atrasos. Por exemplo, se você tiver desenvolvedores, mas não testadores suficientes, haverá um atraso entre essas duas fases do desenvolvimento.
Dependências: A natureza das dependências do projeto influencia os prazos de entrega e atrasos. Dependências fortes, em que uma tarefa não pode começar até que a anterior seja concluída, tendem a aumentar os atrasos. Em contrapartida, tarefas com dependências mais flexíveis podem permitir prazos de entrega reduzidos por meio da sobreposição de tarefas.
Complexidade do projeto: projetos complexos com várias tarefas e fases interdependentes provavelmente sofrerão atrasos prolongados. Isso se deve à maior necessidade de coordenação e garantia de qualidade entre as tarefas.
Requisitos das partes interessadas: medidas rigorosas de controle de qualidade ou processos de aprovação mais longos podem prolongar o tempo de espera/atraso, pois os projetos aguardam confirmação para prosseguir.
Políticas de gerenciamento de riscos: projetos com estratégias agressivas de gerenciamento de riscos provavelmente terão atrasos menores, pois os gerentes terão abordado preventivamente possíveis atrasos e acidentes.
Dependendo do motivo, do impacto e das consequências, os atrasos podem ser medidos, gerenciados e minimizados para otimizar os fluxos de trabalho. Veja como.
Como lidar e gerenciar atrasos na gestão de projetos
O atraso pode ser um prejuízo considerável para a execução eficaz do projeto, que precisa ser continuamente minimizado e gerenciado. Aqui estão algumas dicas e estratégias para conseguir isso usando uma ferramenta robusta de gerenciamento de projetos como o ClickUp.
Mapeie dependências
Mesmo os projetos mais simples têm tarefas dependentes. Por exemplo, o faturamento depende da aprovação do projeto pelo cliente. Conhecer essas dependências ajuda a planejar melhor.
Ao configurar seu projeto usando as tarefas do ClickUp, vincule as tarefas dependentes e veja seu impacto nos prazos de entrega. Você também pode usar o método do caminho crítico para estimar o tempo de um projeto com precisão.
Acompanhe o tempo
Incentive todos os membros da equipe a controlar o tempo dedicado às suas tarefas. Isso ajuda os gerentes de projeto a estimar com precisão os prazos de entrega.
O controle de tempo de projetos do ClickUp permite iniciar e parar um cronômetro, adicionar um intervalo de tempo ou adicionar horas/minutos para cada tarefa e subtarefa. Também existem vários modelos de gerenciamento de tempo no ClickUp para ajudá-lo a estimar o tempo de forma eficaz.
Programe corretamente
Use as estimativas de tempo, dependências e caminho crítico para programar seu projeto com prazos de entrega ideais e atrasos mínimos.
Cronograma: defina prazos para cada tarefa e visualize o projeto usando a visualização do calendário do ClickUp. Certifique-se de que eles sejam razoáveis e alcançáveis.
Atribuir: distribua tarefas aos membros da equipe com base em suas habilidades e disponibilidade. A visualização de carga de trabalho do ClickUp é um ótimo lugar para obter insights sobre o agendamento de recursos. Por exemplo, se você enfrentar atrasos na implantação de um incremento por não ter recursos DevOps suficientes, use a visualização de carga de trabalho para realocar membros da equipe de tarefas de manutenção não críticas.
Esclareça: use a visualização do gráfico de Gantt do ClickUp para ver as dependências e as tarefas sobrepostas no cronograma do seu projeto.
Por exemplo, a revisão do código depende da conclusão da codificação. Verifique se esta última está programada para ser concluída antes da primeira. Caso contrário, arraste e solte os prazos.
Se você é novo na gestão de projetos complexos com dependências, os modelos de projeto com gráfico de Gantt do ClickUp estão aqui para ajudar.
Mantenha um tempo de reserva: mesmo que suas estimativas de tempo sejam precisas, você deve esperar alguns atrasos. Colocar estrategicamente reservas nos cronogramas do projeto pode ajudar a gerenciar o tempo de atraso de maneira eficaz.
Por exemplo, adicionar uma margem entre as fases de integração do sistema e de testes de aceitação do usuário em um projeto de desenvolvimento pode acomodar atrasos inesperados sem afetar a data de conclusão do projeto.
Comunique-se
Falhas de comunicação podem causar atrasos e demoras desnecessárias. Para evitar isso, comunique-se de forma proativa e regular.
- Os comentários aninhados nas tarefas do ClickUp permitem que as equipes façam perguntas umas às outras e obtenham respostas contextuais, evitando atrasos no compartilhamento de conhecimento.
- A visualização do ClickUp Chat mostra todas as conversas em um só lugar, para que suas equipes não tenham atrasos nas respostas.
- As automações do ClickUp eliminam o trabalho excessivo, evitando atrasos nas tarefas administrativas.
- Os lembretes do ClickUp ajudam a manter o controle sobre prazos, responsabilidades e qualquer outra coisa que precise de atenção.
Mais importante ainda, monitore e otimize
Atrasos são um sintoma de problemas sistêmicos. Atrasos repetidos indicam que algo em algum lugar está errado. Para corrigir o processo, monitore o andamento do projeto regularmente.
Os painéis do ClickUp permitem que você veja todos os relatórios necessários em um só lugar. Por exemplo, se você quiser ver todas as tarefas atrasadas por taxa de atraso, pode configurar um widget para isso no ClickUp.
Use esses relatórios para identificar as causas principais dos atrasos e eliminá-las sistematicamente.
Otimize os fluxos de trabalho para minimizar atrasos no cronograma do projeto com o ClickUp
Todo projeto é um fluxo complexo de atividades e informações. Atrasos resultantes da espera por algo são quase inevitáveis.
No entanto, uma boa gestão de projetos depende da eliminação desses atrasos. Se você pretende concluir um projeto de acordo com os requisitos, dentro do prazo e do orçamento, não pode se dar ao luxo de ter atrasos.
O software abrangente de gerenciamento de projetos da ClickUp foi projetado para evitar isso. Ele inclui recursos poderosos para otimizar os fluxos de trabalho do projeto e eliminar atrasos desnecessários. Desde a estimativa do tempo necessário até a visualização de relatórios de progresso em tempo real, a ClickUp tem tudo o que você precisa para manter o controle do seu projeto.
Cumpra sempre os prazos. Experimente o ClickUp gratuitamente hoje mesmo!
Perguntas frequentes sobre atrasos
1. Qual é um exemplo de atrasos?
Atrasos são demoras inesperadas entre um processo e outro.
No desenvolvimento de software, isso pode ser o período de espera entre a codificação e a revisão do código devido ao desenvolvedor sênior ter sido chamado para outro projeto.
Na indústria, um exemplo de atrasos é o atraso na entrega de uma peça sobressalente devido a problemas na cadeia de abastecimento.
2. Qual é outra palavra para atrasos?
Outra palavra para atrasos é “período de espera”. Esse termo se refere ao intervalo durante o qual nenhuma atividade produtiva ocorre em uma tarefa específica.
3. O que são atrasos e prazos de entrega?
Ambos são conceitos de programação usados na gestão de projetos para gerenciar a sequência de tarefas em andamento.
O atraso é o período de espera entre tarefas. Normalmente, é imprevisível e resulta de um erro/acidente.
O prazo de entrega é o tempo que decorre entre o início de um processo e sua conclusão. É o tempo estimado necessário para que todas as tarefas da sequência sejam concluídas.