Todos nós queremos manter nossos dados de TI organizados, mas isso é complicado. Isso se torna ainda mais complicado quando lidamos com ativos de TI tangíveis.
O rastreamento de ativos de TI, como hardware, software, licenças e outros recursos, pode ser um desafio com atualizações frequentes, alterações de configuração e a necessidade constante de garantir que estamos em dia com os contratos de licenciamento.
Hoje, apresentamos os benefícios de uma estratégia eficaz de gerenciamento de ativos de TI para manter seu inventário atualizado. Lidar com a depreciação de ativos, as complexidades do licenciamento de software e o rastreamento do ciclo de vida dos dispositivos sempre foi um desafio.
Vamos direto ao assunto!
O que é gerenciamento de ativos de TI?
O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) é o processo estratégico de supervisão de todo o ciclo de vida dos ativos de tecnologia de uma organização, desde a aquisição, passando pela implantação e utilização, até a manutenção e o descarte final.
O gerenciamento de ativos de TI envolve tarefas como
- Inventariar hardware, software e dados
- Rastreamento de licenças e contratos
- Otimizar o uso dos ativos para evitar desperdício
- Descarte seguro de ativos após sua vida útil
O ITAM e o ITSM (Gerenciamento de Serviços de TI) estão relacionados aos ativos de TI e ao seu gerenciamento e, por isso, costumam ser usados de forma intercambiável. No entanto, suas abordagens e objetivos diferem significativamente. Considere-os como dois capítulos diferentes do mesmo livro.
Por exemplo, o ITAM funciona como o arquiteto e o construtor de uma casa, enquanto o ITSM funciona como o gerente da propriedade ou a equipe de manutenção.
O ITAM garante que os materiais (ativos) adequados sejam escolhidos, adquiridos e construídos (implantados) para otimizar a funcionalidade e a relação custo-benefício. Por outro lado, o ITSM mantém principalmente a casa (serviços) em boas condições condições de funcionamento , aborda problemas operacionais prontamente (resolve incidentes) e melhora a experiência do usuário (qualidade do serviço).
Aqui está uma análise simples para ajudá-lo a entender as nuances:
| Parameter | ITAM | ITSM |
|---|---|---|
| O ITAM oferece suporte ao ITSM, fornecendo informações precisas e atualizadas sobre os ativos disponíveis. O ITSM depende dos dados do ITAM para fornecer serviços eficientes e confiáveis. | O ITSM precisa de dados precisos sobre os ativos de TI subjacentes do ITAM para tomar decisões informadas sobre alocação de recursos, atualizações de serviços e resolução de incidentes. | |
| O ITAM abrange todo o ciclo de vida de um ativo, desde a aquisição e a implantação até a otimização, a manutenção e a eventual aposentadoria. Com o ITAM, você considera custos, riscos e conformidade para cada estágio. | O ITSM concentra-se principalmente no fornecimento e no suporte contínuos de serviços, abrangendo o gerenciamento de incidentes, a resolução de problemas, o gerenciamento de mudanças e os acordos de nível de serviço (SLAs). | |
| O ITAM ajuda você a analisar a infraestrutura de TI individual (hardware, software, dados) como entidades distintas. Ele rastreia seu ciclo de vida, concentrando-se nas implicações financeiras, contratuais e operacionais. | O ITSM considera os ativos de TI como componentes dos serviços prestados aos usuários. O foco do ITSM envolve entregas operacionais e suporte a esses serviços, garantindo eficiência, tempo de atividade e satisfação do usuário. | |
| O ITAM visa minimizar os gastos com os ativos de TI, maximizando a utilização, gerenciando as licenças de software de forma eficaz e evitando a redundância. | Por outro lado, o ITSM se esforça para fornecer serviços de TI de alta qualidade aos usuários, minimizando o tempo de inatividade, resolvendo problemas rapidamente e melhorando continuamente os processos de fornecimento de serviços. | |
| ITAM mostra o custo por ativo, a taxa de conformidade de licenças, a taxa de utilização de ativos e o retorno sobre o investimento (ROI). | O ITSM revela o tempo médio para reparo (MTTR), o tempo médio para solução (MTTR), o tempo de atividade do serviço, a satisfação do usuário e a taxa de resolução de incidentes. | |
| O ITAM fornece ferramentas de descoberta de ativos, CMDB (Configuration Management Database), sistemas de gerenciamento de contratos e ferramentas de conformidade de licenças. | O ITSM ajuda apenas com /href/https://clickup.com/pt-BR/blog/67666/software-de-central-de-servicos/service desks/%href/, sistemas de emissão de tíquetes, ferramentas de gerenciamento de configuração, monitoramento e plataformas de análise. |
Benefícios do gerenciamento de ativos de TI
Vamos mostrar como a implementação de um Gerenciamento de Ativos de TI (ITAM) eficaz traz inúmeros benefícios para a sua equipe, tanto do ponto de vista financeiro quanto operacional:
1. Redução de custos
O ITAM ajuda você a priorizar os investimentos com base na utilização dos ativos e nas necessidades comerciais. Ao otimizar a alocação de recursos, você garante que eles sejam direcionados para projetos de alto valor.
E mais, Software de gerenciamento de ativos de TI ajuda a identificar e eliminar ativos subutilizados ou redundantes. Como resultado, ele reduz as renovações desnecessárias de licenças e as compras de hardware.
E como você tem acesso a dados precisos sobre os ativos, poderá negociar contratos melhores para licenças de software e acordos de manutenção com os fornecedores. A negociação lhe proporcionará os melhores negócios e, ao mesmo tempo, aumentará a relação custo-benefício e a eficiência operacional.
2. Segurança e conformidade aprimoradas
Uma função importante do software de gerenciamento de ativos de TI envolve a criação de um inventário detalhado de todos os ativos de TI, incluindo hardware, software e locais de armazenamento de dados. Dessa forma, você identifica, rastreia e protege os dados confidenciais. Você também minimiza a vulnerabilidade e elimina o risco de não conformidade, evitando multas caras e repercussões legais.
Além disso, a ferramenta ITAM também o ajuda a gerenciar proativamente contratos e renovações para evitar vulnerabilidades de segurança e interrupções de serviço. O monitoramento contínuo ajuda a rastrear o acesso, o uso e as anomalias dos dados, permitindo a detecção imediata de atividades suspeitas ou tentativas de acesso não autorizado.
3. Aumento da eficiência e da produtividade
O conhecimento da localização e do status de todos os ativos ajuda os funcionários a encontrar rapidamente o que precisam, aumentando a produtividade. A automação de tarefas demoradas, como o rastreamento do inventário de todos os ativos e as atualizações de software, liberará a equipe de TI para iniciativas mais estratégicas.
O ITAM ainda melhora seu processo de tomada de decisões. Use dados confiáveis e atualizados para tomar decisões informadas sobre o gerenciamento do ciclo de vida dos ativos, aquisições e alocação de recursos.
Processos ITAM
O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) é um processo contínuo que garante que todos os aspectos do ciclo de vida dos ativos de sua infraestrutura de TI, desde o hardware e o software até os dados, sejam rastreados, otimizados e protegidos.
Aqui está um detalhamento passo a passo de um processo ITAM padrão :
Etapa 1: solicitação
- O usuário envia uma solicitação: Um funcionário precisa de um novo laptop, licença de software ou acesso a dados. Faça isso por meio de um sistema de emissão de tíquetes, e-mail ou pessoalmente
- Validação da solicitação: O departamento de TI analisa a solicitação, verificando a urgência, a legitimidade e o alinhamento com o orçamento e as políticas
- Aprovação/negação: Aprovar ou negar a solicitação com base na validação. Se aprovada, ela passa para o estágio de atendimento
Etapa 2: atendimento
- Identificação do ativo: Com base na solicitação, a equipe de TI identifica o ativo apropriado - um modelo específico de laptop, tipo de licença de software ou nível de acesso aos dados
- Aquisição ou fornecimento: Em seguida, a equipe constrói, compra, aluga ou licencia o ativo. O processo pode envolver a comunicação com o fornecedor, a ativação da licença e a configuração do acesso aos dados
- Entrega e instalação: A equipe de TI instala o ativo no dispositivo ou no local de trabalho do usuário. Isso pode envolver entrega física, instalação de software ou configuração de permissões de acesso a dados
Etapa 3: implantação
- Configuração e integração: A equipe configura o ativo de acordo com as necessidades do usuário, incluindo a configuração de aplicativos, migração de dados e configurações de segurança
- Treinamento e suporte ao usuário: O usuário recebe treinamento sobre como usar o ativo de forma eficaz e segura. O suporte contínuo também é fornecido para resolver quaisquer problemas
- **Documentação e manutenção de registros: documente e armazene todos os detalhes da implementação, inclusive configurações, materiais de treinamento e recursos de suporte, para referência futura
Etapa 4: monitoramento
- Rastreamento do desempenho do ativo: A equipe de TI monitora o desempenho do ativo, incluindo taxas de utilização, atualizações de software e vulnerabilidades de segurança
- **Verificações de conformidade: realizam inspeções regulares para garantir o uso adequado da licença, a conformidade com a segurança dos dados e a adesão às políticas internas
- Manutenção proativa: Com base nos dados de monitoramento, a equipe programa tarefas de manutenção preventiva para otimizar o desempenho do ativo e evitar tempo de inatividade
Etapa 5: serviço
- Gerenciamento de incidentes: A equipe de TI aborda problemas ou incidentes relacionados ao ativo, como falhas de software, violações de segurança ou problemas de acesso a dados
- Suporte da central de serviços: Os usuários recebem suporte contínuo para usar o ativo por meio de uma central de serviços ou outros canais de suporte
- Feedback e comentários do usuário: A equipe reúne os comentários do usuário sobre o desempenho e a usabilidade do ativo e os utiliza para aprimorar os processos futuros do ITAM
Etapa 6: aposentadoria
- Avaliação do fim da vida útil: Quando o ativo chega ao fim da vida útil, a equipe avalia sua condição, as considerações de segurança dos dados e o impacto ambiental
- Descomissionamento: A equipe de TI descomissiona o ativo com segurança, incluindo limpeza de dados, descarte de hardware e encerramento da licença
- **Relatórios e análises de desativação: Documente os detalhes da desativação e analise o processo para melhorias futuras
Todo o processo não é uma ciência de foguetes. No entanto, pode ser um desafio simplificar todo o fluxo de trabalho.
Veja abaixo algumas práticas recomendadas para criar um processo e um fluxo de trabalho de gerenciamento de ativos de TI concreto e eficaz.
Melhores práticas de gerenciamento de ativos de TI
Gerenciar ativos comerciais é mais do que apenas mantê-los sob controle. Ele também envolve a redução de custos e a incorporação de recursos de automação e autoatendimento no processo.
Siga estas práticas para estabelecer um sistema eficaz de gerenciamento de ativos de TI em sua organização:
1. Automatize o ITAM para aumentar a eficiência
Use ferramentas automatizadas para localizar e rastrear todo o hardware, software e dados em sua rede. Da mesma forma, automatize fluxos de trabalho para provisionar novos ativos, incluindo instalação de software, configuração e definição de acesso de usuário.
Implemente sistemas de monitoramento automatizados para rastrear o desempenho dos ativos, o uso de licenças e a conformidade. Aproveite os dados em tempo real para gerar relatórios e identificar possíveis problemas de forma proativa.
Por meio de portais de autoatendimento, você também pode permitir que os usuários solicitem ativos e serviços simples de TI (como redefinições de senha e downloads de software). Isso libera os recursos de TI para tarefas de nível mais alto.
2. Importância do gerenciamento de ativos de TI em tempo real
Obtenha insights imediatos sobre seu cenário de TI com base em dados em tempo real. Identifique e resolva possíveis problemas como vulnerabilidades de segurança, lacunas de conformidade de licenças ou ativos subutilizados antes que se transformem em problemas significativos.
Garanta que seus usuários possam acessar as versões mais recentes do software e receber suporte técnico imediato, resolvendo os problemas à medida que eles surgirem.
3. Mantenha os custos de gerenciamento de serviços de TI baixos
Acompanhe as taxas de utilização e identifique os ativos subutilizados. Considere a possibilidade de reaproveitar, compartilhar ou aposentar ativos desnecessários para reduzir os custos de hardware e software.
Além disso, automatize seu gerenciamento de licenças para garantir a conformidade e negociar modelos de licenciamento ideais com os fornecedores. Evite comprar licenças desnecessárias ou exceder os limites de uso.
O monitoramento proativo e a manutenção preditiva com base em dados em tempo real ajudam a identificar possíveis falhas de hardware e a evitar tempo de inatividade e reparos dispendiosos.
4. Melhore as taxas e os tempos de resolução
Desenvolva uma base de conhecimento abrangente e forneça aos usuários ferramentas de solução de problemas de autoatendimento.
Isso ajudará os usuários a resolver problemas comuns de forma independente, reduzindo a carga de trabalho da sua equipe. Implementar sistemas automatizados de emissão de tíquetes e fluxos de trabalho para priorizar, atribuir e rastrear a resolução de incidentes. Isso garante tempos de resposta mais rápidos e melhores taxas de resolução.
Monitore e analise as interações de suporte ao usuário em tempo real. Identifique tendências, gargalos e áreas de melhoria para refinar sua operações da central de serviços .
5. Manter a conformidade com o ITAM
Realize regularmente verificações automatizadas de conformidade com licenças de software, violações de segurança de dados e adesão a políticas internas.
Implante um processo estruturado de gerenciamento de auditoria para rastrear descobertas de conformidade, ações corretivas e documentação de auditoria.
A prática recomendada aqui é instruir os usuários sobre suas funções e responsabilidades na manutenção da conformidade. Realize sessões internas para treiná-los sobre as práticas recomendadas de segurança e as normas de privacidade de dados.
6. Conheça os padrões de autoatendimento dos usuários e gerencie os níveis de serviço do contrato
Use dados de portais de autoatendimento para entender quais ativos e serviços de TI os usuários solicitam com frequência. Em seguida, priorize e aprimore as opções de autoatendimento.
Monitore os níveis de serviço de contrato (SLAs) acompanhando o desempenho dos serviços de TI fornecidos por fornecedores externos. Certifique-se de que eles cumpram seus compromissos de SLA para resposta, resolução e disponibilidade de serviço. Caso contrário, aperte o controle sobre eles.
Por fim, mantenha canais de comunicação abertos com usuários e fornecedores. Aborde suas preocupações de forma proativa e colabore para otimizar as opções de autoatendimento e os serviços de TI contratados.
Desafios potenciais das práticas de ITAM
Embora o ITAM ofereça inúmeros benefícios, ele também enfrenta desafios. Aqui estão alguns possíveis obstáculos:
Gerenciamento distribuído
Embora seja uma boa prática inventariar todos os ativos de TI que a organização adquire, manter os dados organizados também é um desafio, especialmente quando se trabalha com equipes dispersas.
Esse gerenciamento distribuído com partes e peças dispersas dificulta a atualização dos dados em tempo real. Até mesmo encontrar as informações se torna um desafio.
O ClickUp Docs ajuda a anotar e armazenar informações de ativos de TI de forma centralizada para evitar esses cenários. Você pode compartilhar facilmente o documento com sua equipe, com permissão específica baseada em função para quem pode visualizar, editar ou acessar o documento.
Dificuldades de automação ITAM
A implementação e a manutenção de ferramentas de automação sofisticadas podem parecer muito caras e complexas. E como você está integrando a automação aos sistemas e bancos de dados de TI existentes, as coisas podem dar errado.
Além disso, a automação também exige medidas de segurança caras para evitar acesso não autorizado ou violações de dados. Além disso, em algum momento, confiar totalmente na automação para obter eficiência nos leva a ignorar questões sutis ou necessidades dos usuários.
Fluxos de trabalho ITAM complexos
O ITAM envolve fluxos de trabalho complexos para coletar, armazenar e atualizar dados de ativos de TI regularmente, deixando espaço para dispositivos e softwares não gerenciados ou não contabilizados.
O uso desses dispositivos pode permanecer invisível para a equipe de gerenciamento de ativos de TI, gerando riscos de segurança e problemas de conformidade.
Além disso, a atualização regular dos dados é bastante complexa. Alguns usuários podem precisar de ajuda ou hesitar em fornecer informações precisas. Ou até mesmo resistir ao rastreamento devido a preocupações com a privacidade.
Certos ativos, como dispositivos móveis ou recursos baseados em nuvem, podem ser difíceis de rastrear e contabilizar de forma eficaz.
Aumento dos custos de gerenciamento de serviços de TI
Seria útil se você tivesse previsões precisas dos custos de TI e do ROI para iniciativas de otimização e gerenciamento de ativos de software, mas isso acaba se tornando complexo. Os processos existentes e os contratos com fornecedores também podem ser revisados para reduzir os custos.
Identificar e reaproveitar ativos subutilizados pode ser frustrante porque exigirá esforço. Ativos não identificados ou desatualizados geralmente geram despesas inesperadas, especialmente quando surgem vulnerabilidades de segurança ou problemas de conformidade.
Dificuldade em manter a conformidade com os regulamentos
Manter-se atualizado com as normas de segurança e privacidade de dados em constante mudança pode ser difícil.
E manter uma documentação meticulosa e trilhas de auditoria para conformidade exige tempo e esforço para ser implementado.
E quanto aos possíveis erros humanos? A não conformidade acidental devido a erros humanos ou falta de conscientização gera multas e penalidades.
Como otimizar o gerenciamento de ativos de TI
Explore estas dicas para superar os obstáculos e garantir a eficiência do gerenciamento de ativos de TI gerenciamento de ativos digitais :
Abordar a automação em uma maneira gradual
Comece aos poucos. Implemente a automação gradualmente, concentrando-se em tarefas repetitivas, como uma ferramenta de gerenciamento de ativos ou gerenciamento de licenças de software. Escolha ferramentas de automação que sejam intuitivas e fáceis de aprender e usar pela equipe de TI.
Garanta uma integração perfeita com os sistemas existentes para evitar silos de dados e manter a precisão. Automatize as tarefas de rotina mas mantenha o controle humano para decisões complexas e detecção de anomalias.
Incentive a transparência do usuário por meio da comunicação e da educação sobre riscos de segurança e procedimentos de relatório. Aproveite as ferramentas para descobrir e atualizar automaticamente as informações sobre ativos em todos os sistemas e locais.
Isso capacita os usuários com portais seguros para autoatualizarem seus dispositivos e informações de software. Considere soluções de marcação física ou digital para rastrear com precisão os dispositivos móveis e outros ativos úteis.
Gerencie os custos de gerenciamento de serviços de TI
Realize auditorias regulares de custos. Analise seus padrões de gastos atuais e identifique áreas para otimização, como licenças de software subutilizadas ou hardware redundante.
Além disso, considere o desenvolvimento de modelos de previsão robustos usando a análise de dados para prever os custos futuros de TI e o ROI para possíveis iniciativas de otimização.
Fique atento às mudanças na conformidade normativa
Assine as atualizações e participe de conferências ou workshops relevantes para ficar a par da evolução dos requisitos de conformidade. Use as soluções de software certas que automatizam as verificações de conformidade, geram relatórios e simplificam os processos de auditoria.
Realize avaliações de risco regulares para identificar possíveis lacunas de conformidade e vulnerabilidades para resolvê-las antes que se tornem problemas. Faça parcerias com especialistas em segurança e conformidade ou busque orientação profissional e assistência de consultores de segurança e conformidade de TI experientes.
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FAQs comuns
**1. O que é gerenciamento de ativos de TI?
O gerenciamento de ativos de TI é a supervisão estratégica dos ativos de tecnologia de uma organização, desde a aquisição até a aposentadoria. Ele abrange o rastreamento, a otimização, a proteção e a garantia de conformidade de hardware, software e dados.
**2. Qual é o escopo do gerenciamento de ativos de TI?
O gerenciamento de ativos de TI abrange a jornada tecnológica de uma organização, desde a aquisição de ativos de hardware e software até a otimização de seu uso, garantindo a segurança e a conformidade e descartando-os de forma responsável. Trata-se de uma abordagem abrangente para maximizar o valor dos investimentos em TI em todo o seu ciclo de vida.
**3. Quais são os três principais resultados do gerenciamento de ativos de TI?
O gerenciamento de ativos de TI oferece três objetivos principais:
- Utilização eficiente dos recursos, maximizando o uso dos ativos e minimizando o desperdício
- Segurança e conformidade aprimoradas por meio do gerenciamento de vulnerabilidades e da adesão às normas
- Otimização de custos por meio de controle de licenças, redução de manutenção e gerenciamento inteligente do ciclo de vida dos ativos