Optymalizacja cyklu pracy z dokumentami jest kluczem do dobrego prowadzenia działalności. Nie jest to jednorazowe ćwiczenie, ale coś, co należy wykonywać regularnie, aby zapewnić maksymalną wydajność.
Należy stale zadawać sobie pytanie, czy przepływy pracy są wydajne i dobrze zorganizowane. Czy zapewniają szybkie zatwierdzenia i wskazują jasne obowiązki? A może są one powolne i zdezorganizowane, z opóźnieniami i zamieszaniem utrudniającym postęp?
Zastanów się nad cyklem pracy w Twojej firmie związanym z dokumentami. Rozważ następujące scenariusze, aby ocenić, na jakim etapie znajduje się Twoja organizacja:
- Czy zatwierdzenia są podpowiedziane szybko, żądania projektów dokładnie rejestrowane, a role krystalicznie jasne?
- A może masz do czynienia z opóźnionymi zatwierdzeniami, wnioskami o projekty, które utknęły w martwym punkcie i powszechnym zamieszaniem dotyczącym tego, kto co robi?
Jeśli twoje doświadczenia skłaniają się ku temu drugiemu, oznacza to, że twoje procesy wymagają transformacji. Z pomocą przychodzi oprogramowanie do obiegu dokumentów - gwarantowane rozwiązanie usprawniające codzienne operacje. Narzędzia te poprawią wydajność poprzez usprawnienie procesów biznesowych.
Wybór odpowiedniego oprogramowania do obiegu dokumentów ma kluczowe znaczenie dla udoskonalenia i optymalizacji maszyny organizacyjnej.
Czym jest oprogramowanie do cyklu pracy nad dokumentami?
Oprogramowanie do obiegu dokumentów pomaga zarządzać całym cyklem życia dokumentu. Usprawnia dane powstania dokumentu, zaczynając od pomysłu i obejmuje kontrolę wersji, śledzenie zatwierdzeń, udostępnianie i przechowywanie zawartości.
Sprawdźmy, jak najlepsze narzędzia do obiegu dokumentów w 2024 roku mogą zrewolucjonizować operacje biznesowe.
Czego należy szukać w oprogramowaniu do cyklu pracy
Szukając najlepszego oprogramowania do obsługi cyklu pracy, należy skupić się na funkcjach, które poprawiają wydajność, usprawniają operacje i chronią dane. Kluczowe elementy, na które należy zwrócić uwagę to:
- Automatyzacja cyklu pracy: Wybierz oprogramowanie do obiegu dokumentów, które może zautomatyzować powtarzalne zadania, od routingu dokumentów po procesy zatwierdzania, uwalniając zespół od ręcznych zadań
- Zarządzanie dokumentami w chmurze: Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, zapewniając, że zespół pozostaje na tej samej stronie, niezależnie od tego, czy pracuje zdalnie, czy w biurze
- Kompleksowy obieg dokumentów: Szukaj rozwiązań, które oferują solidny system zarządzania dokumentami - od danych powstania, skanowania i archiwizacji po wyszukiwanie i usuwanie - usprawniając zarządzanie cyklem życia dokumentów
- Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa: Upewnij się, że oprogramowanie do obiegu dokumentów posiada solidne protokoły bezpieczeństwa, w tym uprawnienia dostępu i ścieżki audytu, aby chronić poufne informacje
- Możliwości integracji: Wybierz oprogramowanie do obiegu dokumentów, które płynnie integruje się z istniejącymi narzędziami i systemami, umożliwiając ujednolicony obieg dokumentów
- Dostosowanie i skalowalność: Wybierz platformy, które oferują niestandardowe szablony, przetwarzanie formularzy i interfejs typu "przeciągnij i upuść", umożliwiając dostosowanie cyklu pracy do unikalnych procesów biznesowych
- Zaawansowane zarządzanie użytkownikami: Szukaj kluczowych funkcji, które umożliwiają zarządzanie rolami i obowiązkami użytkowników, zapewniając, że tylko autoryzowany personel może uzyskać dostęp, edytować lub udostępniać dokumenty
10 najlepszych programów do obsługi cyklu pracy w 2024 roku
Odpowiednie oprogramowanie do obiegu dokumentów powinno obsługiwać złożone cykle pracy z finezją i zapewniać skalowalne, bezpieczne i integracyjne oprogramowanie do obiegu dokumentów, aby sprostać zmieniającym się potrzebom biznesowym. Przyjrzyjmy się 10 najlepszym programom do obiegu dokumentów w 2024 roku.
1. ClickUp
ClickUp to nie tylko narzędzie do całościowego zarządzania projektami, ale także kompleksowe narzędzie do usprawniania procesu tworzenia, zarządzania i współpracy nad dokumentami. Jest to centralny hub do zarządzania sposobem udostępniania, edytowania, poprawiania i wymiany dokumentów między członkami zespołu, sprzyjający zwiększonej kontroli i organizacji.
Wszechstronność ClickUp jest widoczna w jego szerokich możliwościach rozszerzenia, które stanowią połączenie z ponad 1000 narzędzi. Natywne integracje synchronizują się z istniejącym cyklem pracy i zapewniają ujednoliconą platformę dla zadań i projektów.
Najlepsze funkcje ClickUp
Dokumenty ClickUp DocuWare umożliwia organizacjom usprawnienie operacji w różnych działach, takich jak sprzedaż, HR i finanse. Projektując i automatyzując procesy dostosowane do unikalnych wymagań, DocuWare napędza zespół w kierunku zwiększenia wydajności.
Najlepsze funkcje DocuWare
- Efektywna automatyzacja niestandardowych cykli pracy dzięki oprogramowaniu do zarządzania obiegiem dokumentów DocuWare za pomocą interfejsu "przeciągnij i upuść"
- Zapewnij precyzyjną obsługę dokumentów i podejmowanie decyzji dzięki głębokiej kontroli i przejrzystości
- Dostęp do zadań związanych z cyklem pracy w dowolnym miejscu dzięki wsparciu mobilnemu i efektywne zarządzanie zadaniami dzięki automatycznym aktualizacjom, wyczyszczonym przypisaniom, eskalacjom i regułom zastępowania
Limity DocuWare
- Praca z dokumentami w trybie offline może stanowić wyzwanie, które może ograniczać wydajność w instancjach bez dostępu do Internetu
- Wszechstronna funkcja DocuWare wiąże się z krzywą uczenia się, która może być stroma dla niektórych, zwłaszcza tych bez zaplecza technicznego
Ceny DocuWare
- Ceny niestandardowe
Oceny DocuWare
- G2: 4.5/5 (220 opinii)
- Capterra: 4.6/5 (88 głosów)
3. Fluix
via Fluix Fluix przekształca uciążliwe procesy papierowe w usprawnione cyfrowe cykle pracy z dokumentami. Wdrożenie Fluix pozwala organizacji na przyjęcie środowiska bez papieru, automatyzację rutynowych zadań i wyeliminowanie wąskich gardeł ograniczających wydajność.
Niezależnie od tego, czy jesteś liderem na rynku, czy rozwijającym się przedsiębiorstwem, pakiet narzędzi Fluix został zaprojektowany w celu wzmocnienia ram operacyjnych dzięki cyfrowym dokumentom i automatyzacji cyklu pracy.
Najlepsze funkcje Fluix
- Scentralizuj oprogramowanie do zarządzania dokumentami za pomocą Fluix, aby zwiększyć dokładność, bezpieczeństwo i zgodność z przepisami
- Uzyskaj kontrolę nad procesami w celu szybszego zatwierdzania i poprawy zgodności z przepisami dzięki Fluix
- Przekształcanie danych w strategiczne spostrzeżenia w celu podejmowania świadomych decyzji i usprawnień operacyjnych dzięki Fluix
- Dostęp do aktualnych i dokładnych informacji z ujednoliconego źródła, umożliwiający podejmowanie decyzji w oparciu o dane
Limity Fluix
- Możliwości Fluix w zakresie tworzenia formularzy mogą być złożone i stanowić wyzwanie dla codziennych użytkowników
- Użytkownicy doświadczają niedogodności związanych z koniecznością przełączania się między różnymi paskami narzędzi w celu podświetlania i zaznaczania, a proces dodawania zakładek jest uciążliwy
Ceny Fluix
- Pakiet podstawowy: $$$a 50 za użytkownika miesięcznie, przy minimalnym wymaganiu 10 użytkowników
Oceny Fluix
- G2: 4.8/5 (18 opinii)
- Capterra: 4.8/5 (45 głosów)
4. DocuSign
via DocuSign DocuSign oferuje oprogramowanie do obiegu dokumentów usprawniające proces zawierania umów w różnych funkcjach Business. Jest ono przydatne w przypadku podpisów elektronicznych i pomaga przekształcić cały cykl życia umów, od danych powstania do realizacji i zarządzania.
Podstawowe funkcje DocuSign
- Cyfrowe wysyłanie, podpisywanie i zatwierdzanie dokumentów za pomocą bezpiecznej i prawnie wiążącej funkcji podpisu elektronicznego DocuSign, dostępnej na dowolnym urządzeniu na całym świecie
- Automatyzacja całego procesu zarządzania umowami za pomocą DocuSign CLM, od sporządzania do odnawiania, w celu zwiększenia wydajności i zmniejszenia ryzyka
- Automatyczne generowanie dokładnych i spójnych dokumentów oraz wykorzystanie analityki DocuSign do wglądu w procesy związane z umowami w celu optymalizacji obiegu dokumentów
Limity DocuSign
- Możliwości DocuSign w trybie offline mogą być czasami ograniczone, co stanowi wyzwanie dla użytkowników, którzy muszą pracować z dokumentami bez dostępu do Internetu
Ceny DocuSign
- Personal: 15 USD/miesiąc za podstawowe potrzeby związane z podpisem elektronicznym
- Standard: 45 USD/miesiąc za użytkownika dla Teams
- Business Pro: 65 USD/miesiąc za użytkownika
- Enterprise: Niestandardowy cennik
Oceny DocuSign
- G2: 4.5/5 (2,327 opinii)
- Capterra: 4.8/5 (517 opinii)
5. Avokaado
via Avokaado Avokaado CLM to kompleksowe oprogramowanie do obiegu dokumentów, zaprojektowane w celu umożliwienia teamom z różnych działów automatyzacji, negocjowania, e-podpisywania i zarządzania umowami w łatwy i wydajny sposób. Jego celem jest wyeliminowanie ręcznej pracy, umożliwiając organizacjom skupienie się na strategicznych zadaniach poprzez wykorzystanie mocy automatyzacji cyklu pracy w procesach zawierania umów.
Najlepsze funkcje Avokaado
- Automatyzacja tworzenia, negocjowania i zarządzania umowami dzięki Avokaado CLM w celu przyspieszenia cyklu życia i zapewnienia zgodności i dokładności
- Usprawnij współpracę Teams nad umowami dzięki Avokaado, umożliwiając płynną komunikację i obieg dokumentów ze wszystkimi zainteresowanymi stronami
- Przyspiesz procesy zatwierdzania dzięki bezpiecznym funkcjom podpisywania elektronicznego Avokaado CLM, umożliwiającym składanie podpisów elektronicznych z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie
Limity Avokaado
- Użytkownicy pracujący na małych ekranach laptopów mogą mieć trudności z odczytaniem tekstu w procesie tworzenia wersji roboczej, zwłaszcza gdy opcje pojawiają się po prawej stronie, zasłaniając widok głównego pola tekstowego
Ceny Avokaado
- Konto Free: Unlimited użytkowników, do pięciu dokumentów/miesiąc
- Prywatny obszar roboczy: Niestandardowy cennik
- Rozwiązanie on-prem: Ceny niestandardowe
Oceny Avokaado
- G2: Za mało opinii
- Capterra: Za mało opinii
6. FileHold
via G2 FileHold został zaprojektowany w celu usprawnienia i automatyzacji cyklu pracy z dokumentami, zapewniając bezpieczny i kontrolowany dostęp do dokumentów w całej organizacji. Dostosowany do potrzeb firm poszukujących wydajnych przepływu pracy w zarządzaniu dokumentami fileHold oferuje różne funkcje zwiększające bezpieczeństwo dokumentów, dostępność i zgodność z przepisami.
Najlepsze funkcje FileHold
- Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów i zgodności z przepisami dzięki bezpiecznemu, kontrolowanemu dostępowi do dokumentów FileHold tylko dla autorów
- Usprawnienie operacji dzięki konfigurowalnym cyklom pracy nad dokumentami do ich przeglądania i zatwierdzania, automatyzacja procesów biznesowych
- Utrzymanie wydajności dzięki dostępowi do dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie z dowolnego urządzenia dzięki FileHold
Limity FileHold
- Możliwości aplikacji mobilnej FileHold są ograniczone
- Złożoność konfiguracji ról i uprawnień bezpieczeństwa może być zniechęcająca, potencjalnie prowadząc do zagrożeń bezpieczeństwa danych, jeśli nie jest odpowiednio zarządzana
Ceny FileHold
- Niestandardowy cennik
Oceny FileHold
- G2: Za mało recenzji
- Capterra: 4.7/5 (45 opinii)
7. CFlow
przez CFlow CFlow to bezkodowa platforma obiegu dokumentów, która rewolucjonizuje sposób, w jaki Business obsługuje procesy operacyjne. Eliminuje tradycyjne formularze papierowe, e-maile i arkusze kalkulacyjne, wprowadzając automatyzację przepływu pracy, która obiecuje wydajność i produktywność.
Najlepsze funkcje CFlow
- Szybkie rozpoczęcie automatyzacji obiegu dokumentów dzięki bibliotece gotowych do użycia szablonów obiegu dokumentów dla różnych działów
- Płynna integracja z narzędziami innych firm dzięki łatwej integracji API Cflow z G Suite, Office 365 i innymi
- Zapewnienie bezpieczeństwa danych dzięki solidnemu szyfrowaniu i automatyzacji tworzenia kopii zapasowych w kuloodpornych centrach danych AWS
- Możliwość elastycznego zatwierdzania, pozwalająca użytkownikom spoza Cflow na zatwierdzanie wniosków, zwiększając ich użyteczność
limity Cflow
- Zdarzały się instancje niskiej wydajności podczas przesyłania dużej ilości danych,
Ceny CFlow
- Happy Plan: $12/miesiąc za użytkownika dla minimum 10 użytkowników
- Joy Plan: $16/miesiąc za użytkownika dla minimum 10 użytkowników
- Bliss Plan: $22/miesiąc za użytkownika przy minimum 10 użytkownikach
Oceny CFlow
- G2: 5.0/5 (53 opinie)
- Capterra: Za mało opinii
8. Docsumo
via Docsumo Docsumo to oprogramowanie do obiegu dokumentów dostosowane do wydajnego i dokładnego wyodrębniania danych z nieustrukturyzowanych dokumentów.
Docsumo, którego celem jest przekształcenie obiegu dokumentów w branżach takich jak finanse, ubezpieczenia, nieruchomości i pożyczki, oferuje szereg funkcji zaprojektowanych w celu zminimalizowania wysiłku ręcznego i zmaksymalizowania dokładności danych.
Funkcje Docsumo
- Wykorzystanie wstępnie wyszkolonych API Docsumo do natychmiastowego wdrożenia na dokumentach takich jak faktury i ID
- Poprawa dokładności ekstrakcji danych dzięki uczeniu maszynowemu Docsumo, które uczy się na podstawie każdego dokumentu
- Skuteczne wyodrębnianie danych ze złożonych tabel dokumentów dzięki funkcji Table Vision
- Ocena wiarygodności danych za pomocą wyników zaufania dokładności danych Docsumo
Limity Docsumo
- Wstępne ustawienia i szkolenie modeli może trwać dłużej niż oczekiwano, szczególnie w przypadku dokumentów o znacznej zmienności
Ceny Docusumo
- Growth plan: Zaczyna się od 500 USD/miesiąc
- Business Plan: Ceny niestandardowe
- Enterprise plan: Niestandardowy cennik
Oceny Docusumo
- G2: 4.7/5 (46 opinii)
- Capterra: Za mało recenzji
9. Document Logistix
via Document Logistix Document Logistix oferuje rozwiązania do zarządzania dokumentami w celu usprawnienia i automatyzacji procesów obiegu dokumentów w różnych sektorach, w tym w obszarze zobowiązań, zasobów ludzkich, zaopatrzenia i innych. Rozwiązania te są elastyczne i mogą być wdrażane lokalnie, w chmurze lub jako SaaS, aby dostosować się do unikalnych potrzeb różnych Business.
Najlepsze funkcje Document Logistix
- Automatyzacja operacji front-office i back-office dzięki kompleksowym rozwiązaniom do obiegu dokumentów w celu cyfrowej transformacji dokumentów
- Dostęp do aplikacji sektorowych dla logistyki, edukacji, produkcji i innych, aby sprostać wyjątkowym wyzwaniom branżowym
- Zwiększenie wydajności dzięki możliwościom integracji ze starszymi wersjami systemów i wiodącymi rozwiązaniami obiegu dokumentów bez zakłócania istniejącego obiegu dokumentów
Limity Document Logistix
- Document Logistix nie posiada kompleksowego wsparcia technicznego i usług szkoleniowych, co podkreśla brak satysfakcji klienta i ciągłego uczenia się
Ceny Document Logistix
- Niestandardowy cennik
Oceny Document Logistix
- G2: Za mało opinii
- Capterra: Za mało opinii
10. Revver
via Business Review Revver, dawniej eFileCabinet, przekształca systemy zarządzania dokumentami ze złożonego zadania w łatwą czynność zapewniającą wzrost i pozytywny wpływ. Ta innowacyjna platforma oferuje kompleksowy zestaw narzędzi do digitalizacji, automatyzacji i optymalizacji procesów zależnych od dokumentów, sprzyjając lepszym praktykom pracy i usprawniając operacje biznesowe w różnych sektorach.
Najlepsze funkcje Revver
- Automatyzacja przechowywania i organizacji dokumentów w celu wyeliminowania chaosu w zakresie zawartości dzięki Revver
- Gwarantuje natychmiastowe wyszukiwanie dokumentów, znacznie skracając czas wyszukiwania
- Przyspieszenie obiegu dokumentów dzięki podpisowi elektronicznemu i narzędziom do współpracy umożliwiającym bezproblemowe udostępnianie dokumentów
- Zwiększ wydajność i zminimalizuj błędy ludzkie dzięki automatyzacji procesów biznesowych i powtarzalnych zadań
- Zapewnienie ochrony dokumentów dzięki zabezpieczeniom na poziomie bankowym i kompleksowym funkcjom zarządzania
Revver limit
- Niektórzy użytkownicy wyrazili potrzebę bardziej dostępnych zasobów szkoleniowych, aby w pełni wykorzystać jego funkcje
Ceny Revver
- Ceny niestandardowe
Oceny Revver
- G2: 4.3/5 (355 recenzji)
- Capterra: Za mało recenzji
Wzmocnij swoje dokumenty, podnieś swój Business z ClickUp
Analiza opcji oprogramowania do obiegu dokumentów pokazuje, jak ważny jest wybór rozwiązania, które:
- Efektywnie zarządza dokumentami Business
- Usprawnia operacje dzięki automatyzacji obiegu dokumentów
Wybór odpowiedniego oprogramowania do obiegu dokumentów może przekształcić operacje biznesowe z chaosu w wydajność. Chociaż każda platforma oferuje unikalne funkcje, ClickUp wyróżnia się jako najlepsze oprogramowanie do obiegu dokumentów, wyróżniając się możliwością przekształcania dokumentów papierowych w cyfrowy, łatwy do zarządzania format.
Dzięki wszechstronnym dokumentom ClikUp, konfigurowalnym szablonom i solidnym integracjom, ClickUp upraszcza system zarządzania dokumentami oraz zwiększa współpracę i wydajność. Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji dodatkowo usprawniają obieg dokumentów, zapewniając precyzyjne i szybkie zakończenie zadań przez zespół.
Innowacyjna platforma ClickUp to kolejny krok w kierunku napędzania innowacji i rozwoju dla firm gotowych na usprawnienie cyklu pracy z dokumentami. Zarejestruj się za Free już dziś i rozpocznij swoją podróż w kierunku doskonałości operacyjnej.