Przejrzystość finansowa ma kluczowe znaczenie przy zarządzaniu budżetami działów i projektów w ramach wydatków firmy. Od kampanie marketingowe od oprogramowania po podróże i nie tylko, koszty szybko się sumują. Bez spójnego nadzoru uzasadnienie wartości staje się trudne.
Usprawniony system śledzenia wydatków jest niezbędny do przejrzystego raportowania finansowego. Dostosowana do potrzeb dokumentacja zapewnia szczegółową widoczność przepływu pieniędzy na poziomie projektu, działu i zespołu. Ściślejsza prognoza i dowód ROI stają się możliwe dla dużych i małych inicjatyw. 🏆
Dzięki instrukcjom krok po kroku dowiesz się, jak tworzyć raporty z zarządzania wydatkami w następujących obszarach Excel . Wykorzystaj ten przewodnik jako punkt wyjścia do rozmów na temat optymalizacji egzekwowania polityki wydatków w Twojej firmie!
Czym właściwie jest raport wydatków w biznesie? Przyjrzyjmy się kilku kluczowym funkcjom raportów wydatków o wysokiej skuteczności.
Co to jest Business Expense Report?
Raport wydatków biznesowych to dokument, który śledzi wydatki firmy na produkty, usługi, wynagrodzenia i inne koszty. Dokument zawiera wiersze i kolumny, które rejestrują datę wydatków na liście, opis, dostawcę, kwotę, kategorię i inne szczegóły.
Zakładki Excela w arkuszu kalkulacyjnym służą do oddzielania wydatków według działów, projektów, osób lub innych typów. Formuły obliczają sumy wydatków według tygodnia, miesiąca, kwartału lub dowolnego określonego zakresu dat.
Dzięki śledzeniu wydatków, menedżerowie mogą odpowiedzieć na istotne pytania dotyczące pracy nad projektami i alokację zasobów : Do zrobienia budżety projektów są zgodne z rzeczywistymi kosztami? Czy wydatki trafiają do właściwych kodów GL? Które koszty szybko rosną?
Korzyści z używania programu Excel do organizowania arkuszy wydatków obejmują:
- Śledzenie budżetu działu: Widok kwartalnych lub rocznych wydatków w porównaniu do przydzielonego budżetu
- Dokładność prognozy: Dostrzeganie trendów wydatków w przeszłości w celu przewidywania przyszłych wydatków firmy
- Organizacja: Utrzymanie jednego, ustandaryzowanego szablonu i systemu raportowania wydatków w celu ułatwienia kontroli paragonów i faktur
Mamy nadzieję, że osiągniesz zdrowy poziom uporządkowanych danych, dzięki czemu nie będziesz zaskoczony zmianami budżetu w ostatniej chwili i będziesz mieć najdokładniejszy obraz finansowy. To prowadzi nas do głównego wydarzenia: Ustawienie zarządzania wydatkami!
Jak utworzyć raport wydatków Business w Excelu
Zanim zaczniemy, omówmy podstawowe potrzebne komponenty:
- Dowolna wersja programu Excel: Użyjemy uniwersalnej funkcji arkusza kalkulacyjnego
- Paragony i dokumentacja wydatków: Wszystkie rekordy transakcji do wprowadzenia (Dlaczego nie zacząć od następnego raportu wydatków?)
- Kategorie wydatków: Zdefiniuj listę typów wydatków istotnych dla Twojej działalności
Po zebraniu niezbędnych informacji, mamy już wszystkie składniki potrzebne do niestandardowego szablonu raportu wydatków w Excelu. Przejdźmy od razu do przewodnika krok po kroku!
Krok 1: Pobierz nasz darmowy szablon raportu wydatków
Zamiast tworzyć narzędzie do śledzenia wydatków od podstaw, skorzystaj z naszego darmowego szablonu raportu wydatków w Excelu. Zawiera on już standardowe pola śledzenia dla dat/dostawców/kwot oraz gotowe formuły do automatycznego sumowania według kategorii. Zastąp fikcyjne dane swoimi wydatkami biznesowymi, zachowując wbudowane formuły. 🧪
Wystarczy otworzyć plik do pobrania, aby wykonać poniższe kroki!
Pobierz szablon Excel
Krok 2: Ustawienie informacji nagłówka
Na górze wprowadź kluczowe informacje identyfikujące raport:
- Przygotowano dla: Dodaj nazwę pracownika lub działu, który poniósł wydatki
- Przesłany przez: Lista osób, które przygotowały/przyczyniły się do przygotowania informacji o wydatkach i arkusza kalkulacyjnego
- Cel: Krótko wyjaśnij powód sporządzenia raportu (cotygodniowe spotkanie budżetowe, prośba kierownika, ogólne działania działu)
- Okres wydatków: Wprowadź datę początkową i końcową (dzień, miesiąc i 4-cyfrowy rok) wraz z zakresem dat dla wszystkich udokumentowanych transakcji
Używaj nagłówków arkuszy, aby nadać kontekst i przejrzystość osobom weryfikującym budżet
Krok 3: Ustawienie kategorii wydatków
Listy rozwijane w szablonie arkusza kalkulacyjnego wydatków nie zostały dołączone do zrobienia porządku z, jakby to powiedzieć, "gołą" estetyką Excela.
Służą one bardzo potrzebnemu celowi czystej kategoryzacji i spójności we wszystkich transakcjach w całej firmie.
Dotyczy to również wprowadzanie danych również. Rozwijane listy są niezawodnym sposobem na bezbłędne przetwarzanie danych i usprawnioną analizę. Jeden błędnie wpisany typ wydatku lub kod kosztu może wytrącić Wszystko z równowagi. ⚖️
Oto jak zablokować kategorie za pomocą rozwijanej listy:
- Kliknij element linii Office Supplies (komórka B18), a pojawi się ikona rozwijanej listy
- Przejdź do Paska narzędzi menu u góry, kliknij Dane -> Weryfikacja danych, a otworzy się wyskakujące okienko
- W polu tekstowym Źródło przepisz listę tak, aby odpowiadała kategoriom wydatków w twoim Business. Oddziel każdą kategorię przecinkiem. (Zalecamy ułożenie listy w kolejności alfabetycznej, aby ułatwić nawigację)
- Po zakończeniu kliknij Zastosuj i przejrzyj nową listę, klikając ikonę rozwijanej strzałki
- Powtórz ten sam proces dla innych rozwijanych nagłówków: Vendor, Cost Code, Payment Method i Payment Status
- Aby edytować kategorie w przyszłości, dodaj lub usuń tekst w polu tekstowym Source w zależności od potrzeb
Edycja wstępnie utworzonych kategorii dla spójnego śledzenia wydatków biznesowych
Krok 4: Wypełnij szablon elementami linii
Na koniec dodaj każdy pojedynczy wydatek biznesowy jako własny wiersz. Wszystko tkwi w szczegółach, więc uwzględnij jak najwięcej kontekstu, aby uzyskać przejrzystą dokumentację finansową.
- Data wydatku: Dzień, miesiąc i rok poniesienia wydatku
- Kategoria wydatku: Kategoria wydatku (Marketing, Podróże, Opłaty profesjonalne)
- Dostawca: Pełna nazwa prawna osoby lub firmy zgodna z ich W-8 lub W-9. (Nie należy niepokoić księgowego pseudonimami)
- Kod centrum kosztów: Wewnętrzne centrum kosztów z planu kont, z którym powiązany jest wydatek
- Opis wydatku: Krótki opis szczegółowo opisujący transakcję
- Kwota: Kwota wydatku w dolarach
- Metoda płatności: W jaki sposób kwota została zapłacona (karta kredytowa, gotówka, czek)
- Status płatności: Wydatki opłacone lub oczekujące
Zauważysz, że dodaliśmy łącznie 7 opcji statusu płatności. Twoi sprzedawcy nie znają Twoich sumiennych przyjaciół od finansów tak dobrze jak Ty, więc te zniuansowane sceny procesu zwrotu kosztów zapewniają przejrzystość oś czasu wokół poniesionych wydatków. Dodatkowy kontekst pomaga kierownikom projektów w prowadzeniu rozmów z dostawcami oczekującymi na płatność. 💬
Niewielkie, ale znaczące opcje niestandardowe zmieniają arkusz kalkulacyjny wydatków w silnik wglądu finansowego. Dokumenty te będą przechowywane w dokumentacji firmy, więc więcej atrybutów zwiększa ich wartość analityczną.
Umożliwienie zespołom dokładnego śledzenia płatności w procesie wydawania
Krok 5: Łączne wydatki według kategorii
Podświetlone komórki mają wstępnie zbudowane formuły, aby zapewnić sumy dla każdej kategorii wydatków. Pozwala to na każdorazowe śledzenie dystrybucji wydatków.
Automatyczne sumowanie wydatków według kategorii
Dobra wiadomość: Matematyka nie jest wymagana! 🤩
Zła wiadomość: Jest pewien haczyk. 👀
Zatrzymujemy się teraz, ponieważ następny krok wymaga cierpliwości Jedi. Jak dotąd masz wszystkie elementy w arkuszu wydatków. Następnie musisz załączyć paragony i inne dokumenty źródłowe.
Krok 6: Dodaj paragony i odpowiednie dokumenty źródłowe
Chcielibyśmy móc powiedzieć, że ten proces jest łatwy w Excelu, ale załączanie plików szybko staje się kłopotliwe. Po pierwsze, będziesz musiał przekonwertować każdy paragon na osobny plik PDF zamiast JPEG. Następnie nazwij je w odpowiednim formacie, który Excel może łatwo przechowywać.
Aby dodać pliki, potrzebne są zaawansowane funkcje Objects i/lub Object Linking and Embedding (OLE) programu Excel. Wykonanie tego, co powinno być podstawowym zadaniem, staje się żmudne. Na przykład pliki firm innych niż Microsoft mają skomplikowany proces przesyłania. Funkcje na pasku narzędzi menu, które powinny być klikalne, są nieaktywne, więc wymaga to prób i błędów.
Jeśli już korzystasz z arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel w sieci, najlepszym i najbardziej wydajnym podejściem byłoby użycie OneDrive firmy Microsoft. Rozwiązałoby to kilka problemów, które zespoły prawdopodobnie napotkają w aplikacjach Excel:
- Pliki w internetowym magazynie plików sprawią, że dane będą dostępne za pośrednictwem przeglądarki
- Teams nie będą musieli instalować programu Excel na wszystkich swoich urządzeniach, aby współpracować nad danymi
- Każdy może pracować z danymi za pomocą programu Excel, nawet jeśli pracują z różnych wersji
Nawet najbardziej zaawansowani użytkownicy muszą korzystać z tych samych obręczy, aby połączyć pliki zewnętrzne.
Ale jeśli chcesz być po Ciemnej Stronie Mocy, platforma wydajności, która wykracza poza prosty szablon raportowania wydatków, jest miejscem, w którym zdarzają się strategiczne sojusze i partnerstwa
Przywitaj się z ClickUp! 👋
Twórz raporty wydatków z ponad 15 widokami i narzędziami automatyzacji ClickUp
3 szablony do tworzenia zautomatyzowanego zestawu narzędzi nadzoru finansowego
Chociaż Excel od dawna jest starszą wersją programu do śledzenia wydatków, jego limity dotyczące współpracy, elastyczności i funkcji przemawiają za migracją niezbędnej dokumentacji finansowej, takiej jak raporty wydatków, do dedykowanych platform wydajności, takich jak ClickUp.
Dzięki dostosowywanym, zautomatyzowanym cyklom pracy do zatwierdzania, edycji metodą "przeciągnij i upuść", uprawnieniom opartym na rolach, funkcjom AI, formularzom wydatków i wizualizacjom trendów wydatków, Twój biznes może szybciej podejmować świadome decyzje. 📊
Wybraliśmy trzy szablony wydatków w ClickUp, aby pokazać, w jaki sposób przyjazne dla użytkownika narzędzia ClickUp zwiększają możliwości dokumentacji księgowej w porównaniu do statycznych arkuszy Excel nękanych problemami z wersjonowaniem.
Notatka: Stąd nie ma już złych wiadomości!
1. Szablon wydatków i raportowania w ClickUp Business
najlepsze dla: Zastąpienie walki o zgodność z przepisami praktycznymi rozwiązaniami_
Użyj widoku tabeli ClickUp, aby współpracować nad zadaniami związanymi z wydatkami z partnerami księgowymi
Szablon Szablon wydatków i raportowania Business ClickUp i wszystkie szablony ClickUp zawierają konfigurowalne widoki w celu optymalizacji konfiguracji raportowania, zatwierdzeń, etykiet i innych.
Jeśli nie jesteś zaznajomiony z widokami w oprogramowaniu do zarządzania projektami, pomyśl o nich jak o różnych folderach lub przegrodach w jednej szafce na dokumenty. Każdy widok grupuje wybrane informacje, ale wyświetla je w inny sposób, aby dopasować je do określonych kryteriów w oparciu o to, co jest najważniejsze dla danej osoby lub celu.
Głębokość niestandardowego szablonu otwiera drzwi do współpracy całego zespołu w ramach platformy ClickUp. Działy księgowości, finansów i inne nie muszą tworzyć dodatkowych raportów ani przesyłać informacji pocztą e-mail. 📥
Zamiast tego ClickUp ogranicza podwójną pracę, ułatwiając wszystkim członkom obszaru roboczego dostęp do udostępnianych informacji w jednym miejscu. Lepszy kontekst oznacza wydajne rozmowy, gdy nadejdzie czas na uzgodnienie raportów wydatków.
Sytuacje takie jak naruszenia zasad lub zmiany budżetów stają się szybsze do wykrycia. W wyniku tego kierownicy projektów mają większą widoczność wzorców wydatków, możliwości oszczędności i niespójności.
Paruj ten szablon z Szablon przygotowania podatkowego ClickUp aby usprawnić przygotowywanie dokumentów podatkowych dzięki możliwości śledzenia czasu, etykietom, ostrzeżeniom o zależnościach, e-mailom i nie tylko!
2. Szablon raportu wydatków ClickUp dla małych firm
najlepsze dla: Zarządzanie zadaniami związanymi z obsługą i płatnościami dostawców_
Segmentuj wydatki związane z podróżą za pomocą podkategorii w dokumencie ClickUp
Uproszczenie raportowania to tylko pozorna korzyść płynąca z szablonu Szablon raportu wydatków ClickUp dla małych firm . Zarządzanie projektami i księgowość w jednym miejscu. Zintegrowane osie czasu łączą wydatki z rezultatami, klientami i fakturami, dzięki czemu zmaksymalizujesz wydajność finansową i operacyjną.
Zaprojektowany z myślą o właścicielach firm i małych teamach, szablon ten pomaga w zarządzaniu sprawami związanymi z dostawcami, więc prośba o płatność i wymogi regulacyjne nie są pomijane. 🔍
Wszystkie narzędzia są dostępne na platformie:
- Funkcje importu i osadzania dla Excela, Arkuszy Google i innych aplikacji roboczych
- Przypomnienia o automatyzacji zadań do zarządzania odnowieniami i przeglądami
- Raporty pulpitu do przeglądu dotychczasowych wydatków
- Pola niestandardowe do śledzenia szczegółów dotyczących dostawców
Dzięki tym funkcjom oraz setkom innych narzędzi do współpracy i integracji w ClickUp, małe firmy mogą bez wysiłku koordynować współpracę wewnętrzną i zewnętrzną.
Sparuj ten szablon z_ szablony księgowe do śledzenia aktywów, zobowiązań i kapitału własnego firmy!
3. Szablon raportu wydatków ClickUp
najlepsze dla: Przejęcie kontroli nad wydatkami firmy_
Monitoruj dostawców, którzy są opłacani przy użyciu określonych metod płatności w celu ich śledzenia
Firmy o ugruntowanej pozycji na rynku i agencje dbające o koszty powinny korzystać z szablonu Szablon raportowania wydatków ClickUp do szybkiego dostarczania strategicznych informacji finansowych. Uzyskaj duży obraz i widoki poszczególnych elementów wymagane do optymalizacji wydatków na rozwój. ⚡️
Wypróbuj wbudowane narzędzia do przewidywania przyszłego budżetu i zapotrzebowania na zasoby w oparciu o dotychczasowe wyniki. Integracje pozwalają połączyć pracę klienta z wydatkami, a jednocześnie narzędzia do raportowania i cykle pracy oszczędzają czas kierowników projektów na śledzenie opłat oznaczonych przez księgowość.
Dzięki narzędziom upraszczającym nadzór nad wydatkami i wykonywanie niezbędnych obowiązków służbowych, w tym elastycznym polom do organizowania odbiorców płatności i kwot, menedżerowie mają możliwość dostosowania śledzenia wydatków do swoich przepływów pracy.
Paruj ten szablon z Szablon formularza płatności ClickUp do tworzenia łatwych w użyciu formularzy online!
Dodatkowe szkolenia Excel odblokowane
Chociaż niniejszy przewodnik koncentruje się na tworzeniu własnych raportów wydatków, Excel może stanowić wsparcie dla innych potrzeb biznesowych - jeśli zostanie odpowiednio wdrożony.
Biorąc pod uwagę to, co ClickUp wnosi do Businessu, mamy więcej zasobów, wskazówek i szablonów, które uzupełnią Twoją wiedzę na temat Excela. Sprawdź te dodatkowe przewodniki i najlepsze praktyki, gdy Excel musi zabłysnąć! ✨
Zarządzanie czasem i śledzenie czasu
Dowiedz się więcej o tym, jak tworzyć w Excelu kalendarze, karty czasu pracy, harmonogramy i inne narzędzia do planowania dni i śledzenia pracy.
- Jak utworzyć kalendarz w programie Excel
- Jak obliczyć czas w programie Excel
- Jak utworzyć kartę czasu pracy w programie Excel
- Jak utworzyć listę do zrobienia w Excelu?
Wizualizacja danych i pulpity nawigacyjne
Przekształć swoje dane w Excelu w efektowne wizualizacje dzięki tym szczegółowym samouczkom!
- Jak stworzyć pulpit KPI w Excelu
- Jak utworzyć pulpit nawigacyjny w programie Excel
- Jak utworzyć wykres w programie Excel
Zarządzanie projektami
Twórz wykresy Burndown, wykresy Gantta, tablice Kanban i inne w programie Excel, aby planować i zarządzać cyklami pracy.
- Jak utworzyć wykres Burndown w programie Excel
- Jak utworzyć tablicę Kanban w programie Excel
- Jak utworzyć wykres Gantta w programie Excel
- Jak wyświetlić strukturę podziału pracy w programie Excel
- Jak utworzyć oś czasu projektu w programie Excel
Organizacja
Uporządkuj informacje o firmie i pracownikach za pomocą narzędzia organizacyjne w programie Excel.
Bonus: Sprawdź szablony raportowania wydatków w Microsoft Excel!
Ulepsz swój cykl pracy z wydatkami dzięki widokom ClickUp
Kluczem do sukcesu jest zagwarantowanie przejrzystości, dostępności i dokładności w raportowaniu wydatków, tak aby pieniądze przepływały dokładnie zgodnie z przeznaczeniem.
Mamy nadzieję, że niniejszy przewodnik przedstawił możliwości aktualizacji zarządzanie wydatkami cykl pracy. Raportowanie wydatków to prawdziwy wysiłek zespołowy, a zespoły, które chcą zaspokoić potrzeby i preferencje nadzoru, nie powinny być ograniczone przez program Excel. 🧑💻
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wypróbowane i sprawdzone arkusze kalkulacyjne, czy nowsze scentralizowane huby, mówimy: "Dlaczego nie jedno i drugie?" Rozpocznij darmowy obszar roboczy w ClickUp lub import arkuszy kalkulacyjnych do widoku tabeli ClickUp!