Przejrzystość finansowa ma kluczowe znaczenie przy zarządzaniu budżetami działów i projektów w ramach wydatków firmy. Od kampanie marketingowe od oprogramowania po podróże i nie tylko, koszty szybko się sumują. Bez spójnego nadzoru trudno jest uzasadnić ich wartość.
Usprawniony system śledzenia wydatków jest niezbędny do przejrzystego raportowania finansowego. Dostosowana dokumentacja zapewnia szczegółowy wgląd w to, gdzie przepływają pieniądze w ramach projektu, działu i wydatków na poziomie zespołu. Ściślejsze prognozy i dowód ROI stają się możliwe dla dużych i małych inicjatyw. 🏆
Dzięki instrukcjom krok po kroku dowiesz się, jak tworzyć raporty zarządzania wydatkami w Excel . Wykorzystaj ten przewodnik jako punkt wyjścia do rozmów na temat optymalizacji egzekwowania polityki wydatków w Twojej firmie!
Czym właściwie jest raport wydatków biznesowych? Przyjrzyjmy się kilku kluczowym cechom skutecznych raportów wydatków.
Co to jest raport wydatków biznesowych?
Raport wydatków biznesowych to dokument, który śledzi wydatki firmy na produkty, usługi, wynagrodzenia i inne koszty. Dokument zawiera wiersze i kolumny, które rejestrują datę, opis, dostawcę, kwotę, kategorię i inne szczegóły wymienionych wydatków
Zakładki programu Excel w arkuszu kalkulacyjnym służą do oddzielania wydatków według działów, projektów, osób lub innych typów. Formuły obliczają sumy wydatków według tygodnia, miesiąca, kwartału lub dowolnego określonego zakresu dat.
Dzięki śledzonym wydatkom menedżerowie mogą odpowiedzieć na istotne pytania dotyczące pracy nad projektem i alokację zasobów : Do budżety projektów są zgodne z rzeczywistymi kosztami? Czy wydatki trafiają do właściwych kodów GL? Które koszty szybko rosną?
Korzyści z używania programu Excel do organizowania arkuszy wydatków obejmują:
- Śledzenie budżetu działu: Podgląd kwartalnych lub rocznych wydatków w porównaniu do przydzielonego budżetu
- Dokładność prognozowania: Dostrzeganie trendów wydatków w przeszłości w celu przewidywania przyszłych wydatków firmy
- Organizacja: Utrzymanie jednego, ustandaryzowanego szablonu raportu wydatków i systemu ułatwiającego audyt paragonów i faktur
Mamy nadzieję, że osiągniesz zdrowy poziom uporządkowanych danych, dzięki czemu nie będziesz zaskoczony zmianami budżetu w ostatniej chwili i będziesz mieć najdokładniejszy obraz finansowy. To prowadzi nas do głównego wydarzenia: Ustawienie zarządzania wydatkami!
Jak utworzyć raport wydatków biznesowych w programie Excel
Zanim zaczniemy, omówmy podstawowe potrzebne komponenty:
- Dowolna wersja programu Excel: Wykorzystamy uniwersalną funkcjonalność arkusza kalkulacyjnego
- Paragony i dokumentacja wydatków: Wszystkie zapisy transakcji do wprowadzenia (dlaczego nie zacząć od następnego raportu wydatków?)
- Kategorie wydatków: Zdefiniuj listę typów wydatków istotnych dla Twojej działalności
Po zebraniu niezbędnych informacji, mamy już wszystkie składniki potrzebne do dostosowania szablonu raportu wydatków w programie Excel. Przejdźmy od razu do przewodnika krok po kroku!
Krok 1: Pobierz nasz darmowy szablon raportu wydatków
Zamiast tworzyć narzędzie do śledzenia wydatków od podstaw, skorzystaj z naszego bezpłatnego szablonu raportu wydatków w programie Excel. Zawiera on już standardowe pola śledzenia dla dat/dostawców/kwot oraz gotowe formuły do automatycznego sumowania według kategorii. Zastąp fikcyjne dane swoimi wydatkami biznesowymi, zachowując wbudowane formuły. 🧪
Wystarczy otworzyć plik do pobrania, aby wykonać poniższe kroki!
Pobierz szablon Excel
Krok 2: Skonfiguruj informacje nagłówka
Na górze wprowadź kluczowe szczegóły, aby zidentyfikować raport:
- Przygotowano dla: Dodaj nazwę pracownika lub działu, który poniósł wydatki
- Przesłany przez: Wymień, kto przygotował/wniósł wkład w informacje o wydatkach i arkusz kalkulacyjny
- Cel: Krótko wyjaśnij powód sporządzenia raportu (cotygodniowe spotkanie budżetowe, prośba kierownika, ogólne operacje działu)
- Okres wydatków: Wprowadź datę początkową i końcową (dzień, miesiąc i 4-cyfrowy rok) wraz z zakresem dat dla wszystkich udokumentowanych transakcji
Używaj nagłówków arkuszy, aby nadać kontekst i przejrzystość osobom sprawdzającym budżet
Krok 3: Konfigurowanie kategorii wydatków
Listy rozwijane w szablonie arkusza kalkulacyjnego wydatków nie zostały dołączone, aby poprawić, jakby to powiedzieć, "gołą" estetykę Excela.
Służą one bardzo potrzebnemu celowi czystej kategoryzacji i spójności we wszystkich transakcjach w całej firmie.
Dotyczy to również wprowadzanie danych również. Rozwijane listy są niezawodnym sposobem na bezbłędne przetwarzanie danych i usprawnioną analizę. Jeden błędnie wpisany typ wydatku lub kod kosztu może wytrącić wszystko z równowagi. ⚖️
Oto jak zablokować swoje kategorie za pomocą rozwijanych list:
- Kliknij pozycję Office Supplies (komórka B18), a pojawi się ikona rozwijanej strzałki
- Przejdź do Paska narzędzi menu u góry, kliknij Dane > Weryfikacja danych_, a otworzy się wyskakujące okienko
- W polu tekstowym Źródło przepisz listę, aby pasowała do kategorii wydatków w Twojej firmie. Oddziel każdą kategorię przecinkiem. (Zalecamy ułożenie ich w kolejności alfabetycznej, aby ułatwić nawigację)
- Po zakończeniu kliknij Zastosuj i przejrzyj nową listę, klikając ikonę rozwijanej strzałki
- Powtórz ten sam proces dla innych rozwijanych nagłówków: Vendor, Cost, Center, Code, Payment, Method i Payment Status
- Aby edytować kategorie w przyszłości, w razie potrzeby dodaj lub usuń tekst w polu tekstowym Źródło
Edycja wstępnie utworzonych kategorii dla spójnego śledzenia wydatków biznesowych
Krok 4: Wypełnij szablon pozycjami wierszy
Na koniec dodaj każdy indywidualny wydatek biznesowy jako własny wiersz. Wszystko tkwi w szczegółach, więc uwzględnij jak najwięcej kontekstu, aby uzyskać przejrzystą dokumentację finansową.
- Data wydatku: Dzień, miesiąc i rok poniesienia wydatku
- Kategoria wydatku: Kategoria wydatku (Marketing, Podróże, Opłaty profesjonalne)
- Dostawca: Pełna nazwa prawna osoby lub firmy zgodna z ich W-8 lub W-9. (Nie należy niepokoić księgowego pseudonimami)
- Kod centrum kosztów: Wewnętrzne centrum kosztów z planu kont, z którym powiązany jest wydatek
- Opis wydatku: Krótki opis szczegółowo opisujący transakcję
- Kwota: Kwota wydatku w dolarach
- Metoda płatności: W jaki sposób kwota została zapłacona (karta kredytowa, gotówka, czek)
- Status płatności: Wydatki opłacone lub oczekujące
Zauważysz, że dodaliśmy łącznie 7 opcji statusu płatności. Twoi sprzedawcy nie znają Twoich sumiennych przyjaciół od finansów tak dobrze jak Ty, więc te szczegółowe etapy procesu zwrotu kosztów zapewniają przejrzystość harmonogramów dotyczących poniesionych wydatków. Dodatkowy kontekst pomaga kierownikom projektów w prowadzeniu rozmów z dostawcami oczekującymi na płatność. 💬
Niewielkie, ale znaczące opcje dostosowywania zmieniają arkusz kalkulacyjny wydatków w silnik wglądu finansowego. Dokumenty te będą przechowywane w dokumentacji firmy, więc więcej atrybutów zwiększa wartość analityczną.
Umożliwienie zespołom dokładnego śledzenia płatności w procesie wydawania
Krok 5: Łączne wydatki według kategorii
Podświetlone komórki mają wbudowane formuły zapewniające sumy dla każdej kategorii wydatków. Pozwala to na każdorazowe śledzenie rozkładu wydatków.
Automatyczne sumowanie wydatków według kategorii
Dobra wiadomość: Matematyka nie jest wymagana! 🤩
Zła wiadomość: Jest pewien haczyk. 👀
Zatrzymujemy się teraz, ponieważ następny krok wymaga cierpliwości Jedi. Jak dotąd masz już wszystkie pozycje w arkuszu wydatków. Następnie musisz dołączyć paragony i inne dokumenty źródłowe.
Krok 6: Dodaj paragony i odpowiednie dokumenty źródłowe
Chcielibyśmy móc powiedzieć, że proces ten jest łatwy w programie Excel, ale dołączanie plików szybko staje się kłopotliwe. Po pierwsze, musisz przekonwertować każdy paragon na osobny plik PDF zamiast JPEG. Następnie nazwij je w odpowiednim formacie, który Excel może łatwo przechowywać.
Aby dodać pliki, potrzebne są zaawansowane funkcje Objects i/lub Object Linking and Embedding (OLE) programu Excel. Wykonywanie tego, co powinno być podstawowym zadaniem, staje się żmudne. Na przykład pliki firm innych niż Microsoft mają skomplikowany proces przesyłania. Funkcje na pasku narzędzi menu, które powinny być klikalne, są nieaktywne, więc wymaga to prób i błędów.
Jeśli korzystasz już z arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel w Internecie, najlepszym i najbardziej wydajnym podejściem byłoby użycie OneDrive firmy Microsoft. Rozwiązałoby to kilka problemów, które zespoły prawdopodobnie napotkają w aplikacjach Excel:
- Pliki w internetowym magazynie plików sprawią, że dane będą dostępne za pośrednictwem przeglądarki
- Zespoły nie będą musiały instalować programu Excel na wszystkich swoich urządzeniach, aby współpracować nad danymi
- Każdy może pracować z danymi za pomocą programu Excel, nawet jeśli pracują z różnymi wersjami
Nawet najbardziej zaawansowani użytkownicy muszą korzystać z tych samych pętli, aby podłączyć pliki zewnętrzne.
Ale jeśli chcesz być po Ciemnej Stronie Mocy, platforma produktywności, która wykracza poza prosty szablon raportu wydatków, jest miejscem, w którym zdarzają się strategiczne sojusze i partnerstwa
Przywitaj się z ClickUp! 👋
Utwórz raport wydatków z ponad 15 widokami i narzędziami automatyzacji ClickUp
3 szablony do stworzenia zautomatyzowanego zestawu narzędzi nadzoru finansowego
Chociaż Excel od dawna jest starszym programem do śledzenia wydatków, jego ograniczenia w zakresie współpracy, elastyczności i funkcjonalności przemawiają za migracją niezbędnej dokumentacji finansowej, takiej jak raporty wydatków, do dedykowanych platform produktywności, takich jak ClickUp.
Dzięki konfigurowalnym, zautomatyzowanym przepływom pracy do zatwierdzania, edycji metodą "przeciągnij i upuść", uprawnieniom opartym na rolach, funkcjom sztucznej inteligencji, formularzom wydatków i wizualizacjom trendów wydatków, Twoja firma może szybciej podejmować świadome decyzje. 📊
Wybraliśmy trzy szablony wydatków w ClickUp, aby pokazać, w jaki sposób przyjazne dla użytkownika narzędzia ClickUp zwiększają możliwości dokumentacji księgowej w porównaniu do statycznych arkuszy Excel nękanych problemami z wersjonowaniem.
Uwaga: Koniec ze złymi wiadomościami!
1. Szablon wydatków i raportów biznesowych ClickUp
najlepsze dla: Zastąpienie walki o zgodność z przepisami praktycznymi rozwiązaniami_
Użyj widoku tabeli ClickUp, aby współpracować nad zadaniami związanymi z wydatkami z partnerami księgowymi
Szablon Szablon wydatków i raportów biznesowych ClickUp i wszystkie szablony ClickUp zawierają konfigurowalne widoki w celu optymalizacji konfiguracji raportów, zatwierdzeń, tagów i innych.
Jeśli nie jesteś zaznajomiony z widokami w oprogramowaniu do zarządzania projektami, pomyśl o nich jak o różnych folderach lub przegrodach w jednej szafce na dokumenty. Każdy widok grupuje wybrane informacje, ale wyświetla je w różny sposób, aby dopasować je do określonych kryteriów w oparciu o to, co jest najważniejsze dla danej osoby lub celu.
Szeroki zakres personalizacji tego szablonu otwiera drzwi do współpracy całego zespołu w ramach platformy ClickUp. Działy księgowości, finansów i inne nie muszą tworzyć dodatkowych raportów ani przesyłać informacji pocztą elektroniczną. 📥
Zamiast tego ClickUp ogranicza podwójną pracę, ułatwiając wszystkim członkom Workspace dostęp do współdzielonych informacji w jednym miejscu. Lepszy kontekst oznacza produktywne rozmowy, gdy nadejdzie czas na uzgodnienie raportów wydatków.
Sytuacje takie jak naruszenia zasad lub zmiany budżetów stają się szybsze do wykrycia. W rezultacie kierownicy projektów mają lepszy wgląd we wzorce wydatków, możliwości oszczędności i niespójności.
Sparuj ten szablon z szablonem_ Szablon przygotowania podatkowego ClickUp **_aby usprawnić przygotowanie podatkowe dzięki możliwościom śledzenia czasu, tagom, ostrzeżeniom o zależnościach, wiadomościom e-mail i nie tylko!
2. Szablon raportu wydatków ClickUp dla małych firm
najlepsze dla: Zarządzanie zadaniami związanymi z obsługą i płatnościami dostawców_
Segmentuj wydatki związane z podróżą za pomocą podkategorii w dokumencie ClickUp
Uproszczenie raportowania to tylko pozorna korzyść płynąca z szablonu Szablon raportu wydatków ClickUp dla małych firm . Zarządzanie projektami i księgowość pod jednym dachem. Zintegrowane harmonogramy łączą wydatki z rezultatami, klientami i fakturami, aby zmaksymalizować wydajność finansową i operacyjną.
Zaprojektowany z myślą o właścicielach firm i małych zespołach, szablon ten pomaga zarządzać obsługą dostawców, więc prośba o płatność i wymogi regulacyjne nie są pomijane. 🔍
Wszystkie narzędzia są dostępne na platformie:
- Funkcje importu i osadzania dla Excela, Arkuszy Google i innych aplikacji roboczych
- Przypomnienia o automatyzacji zadań do zarządzania odnowieniami i przeglądami
- Raporty pulpitu nawigacyjnego do przeglądu dotychczasowych wydatków
- Pola niestandardowe do śledzenia szczegółów dostawcy
Dzięki tym funkcjom oraz setkom innych narzędzi do współpracy i integracji w ClickUp, małe firmy mogą bez wysiłku koordynować współpracę wewnętrzną i zewnętrzną.
Sparuj ten szablon z_ szablony księgowe do śledzenia aktywów, zobowiązań i kapitału własnego firmy!
3. Szablon raportu wydatków ClickUp
najlepsze dla: Przejęcie kontroli nad wydatkami firmy_
Monitoruj sprzedawców, którzy są opłacani przy użyciu określonych metod płatności, w celu ich dokładnego śledzenia
Firmy o ugruntowanej pozycji na rynku i agencje dbające o koszty powinny korzystać z szablonu Szablon raportu wydatków ClickUp do szybkiego dostarczania strategicznych informacji finansowych. Uzyskaj ogólny obraz i widok pozycji wymagany do optymalizacji wydatków na rozwój. ⚡️
Wypróbuj wbudowane narzędzia do przewidywania przyszłego budżetu i zapotrzebowania na zasoby w oparciu o dotychczasowe wyniki. Integracje łączą pracę klienta z wydatkami, podczas gdy narzędzia do raportowania i przepływy pracy pozwalają kierownikom projektów zaoszczędzić czas na śledzeniu opłat oznaczonych przez księgowość.
Dzięki narzędziom upraszczającym nadzór nad wydatkami i wykonywanie niezbędnych obowiązków służbowych, w tym elastycznym polom do organizowania odbiorców płatności i kwot, menedżerowie mają możliwość dostosowania śledzenia wydatków do swoich przepływów pracy.
Sparuj ten szablon z_ Szablon formularza płatności ClickUp do tworzenia łatwych w użyciu formularzy online!
Dodatkowe szkolenia Excel odblokowane
Chociaż niniejszy przewodnik koncentruje się na tworzeniu własnego raportu wydatków, program Excel może wspierać inne potrzeby biznesowe - jeśli zostanie prawidłowo wdrożony.
Biorąc pod uwagę to, co ClickUp wnosi do firm, mamy więcej zasobów, wskazówek i szablonów, aby uzupełnić Twoją wiedzę na temat programu Excel. Sprawdź te dodatkowe przewodniki i najlepsze praktyki, gdy Excel musi zabłysnąć! ✨
Zarządzanie czasem i śledzenie
Dowiedz się, jak tworzyć w programie Excel kalendarze, karty czasu pracy, harmonogramy i inne narzędzia do planowania dni i śledzenia pracy.
- Jak utworzyć kalendarz w programie Excel
- Jak obliczyć czas w programie Excel
- Jak utworzyć arkusz czasu pracy w programie Excel
- Jak utworzyć listę zadań do wykonania w programie Excel
Wizualizacja danych i pulpity nawigacyjne
Przekształć swoje dane w Excelu w efektowne wizualizacje dzięki tym szczegółowym samouczkom!
- Jak utworzyć pulpit nawigacyjny KPI w programie Excel
- Jak utworzyć pulpit nawigacyjny w programie Excel
- Jak utworzyć wykres w programie Excel
Zarządzanie projektami
Twórz wykresy Burndown, wykresy Gantta, tablice Kanban i inne w programie Excel, aby planować i zarządzać przepływami pracy.
- Jak utworzyć wykres Burndown w programie Excel
- Jak utworzyć tablicę Kanban w programie Excel
- Jak utworzyć wykres Gantta w programie Excel
- Jak wyświetlić strukturę podziału pracy w programie Excel
- Jak utworzyć oś czasu projektu w programie Excel
Organizacja
Uporządkuj informacje o firmie i pracownikach za pomocą narzędzia organizacyjne w programie Excel.
- Jak utworzyć bazę danych w programie Excel
- Jak utworzyć schemat organizacyjny w programie Excel
Bonus: Sprawdź szablony raportów wydatków w programie Microsoft Excel!
Ulepsz swoje przepływy pracy z wydatkami dzięki widokom ClickUp
Ostatecznie kluczem jest zagwarantowanie przejrzystości, dostępności i dokładności w raportowaniu wydatków, aby pieniądze przepływały dokładnie zgodnie z przeznaczeniem.
Mamy nadzieję, że niniejszy przewodnik przedstawił możliwości aktualizacji zarządzanie wydatkami przepływy pracy. Raportowanie wydatków to prawdziwy wysiłek zespołowy, a zespoły, które chcą zaspokoić potrzeby i preferencje nadzoru, nie powinny być ograniczone przez program Excel. 🧑💻
Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wypróbowane i sprawdzone arkusze kalkulacyjne, czy nowsze scentralizowane centra, mówimy: "Dlaczego nie jedno i drugie?" Rozpocznij bezpłatny obszar roboczy w ClickUp lub import arkuszy kalkulacyjnych do widoku tabeli ClickUp!