De meeste teams hebben geen communicatieprobleem.
Ze hebben een probleem met communicatieproblemen.
Updates staan in Slack. Beslissingen worden via DM's genomen. Bestanden staan in e-mails. De status zit in iemands hoofd. En op de een of andere manier is het enige dat je altijd niet kunt vinden, het bericht dat je eigenlijk nodig hebt.
Teams besteden 60% van hun tijd aan 'werk rondom werk': statuscontroles, context zoeken, wisselen tussen tools en herhaaldelijk opvolgen. Communicatieproblemen zorgen ervoor dat dit percentage stilletjes normaal wordt.
Over mij: een ClickUp Verified Consultant en expert op het gebied van oplossingsarchitectuur
Ik ben Christopher Day, oprichter en hoofdarchitect van Upicent , een bureau voor oplossingsarchitectuur dat gespecialiseerd is in het bouwen van ClickUp-werkruimten voor bedrijven van elke grootte.
In een recent webinar van de ClickUp-community heb ik gedeeld hoe mijn team ClickUp Chat gebruikt om de versnipperde communicatie op te lossen.
Dit perspectief is gebaseerd op jarenlange ervaring met het bouwen van ClickUp-werkruimten en sjablonen voor echte teams, niet alleen op theorie. Onze benadering van chat is dus gebaseerd op ontwerp van werkstroom.
Het probleem: versnipperde communicatie over verschillende tools en kanalen
Net als veel andere teams begon ons bureau met Slack. Berichten, updates en beslissingen werden heen en weer gestuurd tussen verschillende chatrooms, terwijl het eigenlijke werk ergens anders plaatsvond.
Dat betekende:
- Belangrijke context was verspreid over meerdere tools (en we hadden te maken met Work Sprawl ).
- Gesprekken hadden geen betrouwbare verbinding met de taken en sjablonen waarop ze van invloed waren.
- Leden van teams op afstand in verschillende tijdzones hadden moeite om te weten wie er beschikbaar was en wanneer.
De aanpak: migreren naar een uniform platform voor teamcommunicatie en -samenwerking
Toen ClickUp Chat werd gelanceerd, heb ik het grondig bekeken en zag ik al snel het potentieel van communicatie op hetzelfde platform als taken, documenten en sjablonen. We zijn preventief overgestapt van Slack naar ClickUp Chat en hebben daar geen spijt van gehad.
Als je nieuwsgierig bent, volgt hier een kort overzicht van hoe ClickUp Chat werkt:
Het echte voordeel voor ons kwam niet alleen voort uit het feit dat we nu konden 'chatten binnen ClickUp'. Nee, het was veel meer dan dat.
ClickUp bood ons een Converged AI-werkruimte , waar gesprekken, werk en context standaard met elkaar verbonden zijn.
In een dergelijk systeem is een bericht niet zomaar een bericht. Het kan rechtstreeks naar een taak verwijzen, een document oproepen, een automatisering triggeren of het begin van echt werk worden. Niemand hoeft tijd te verspillen met het kopiëren van links tussen tools of het vijf keer herhalen van dezelfde context.
En met ClickUp's Contextual AI, ClickUp Brain, is je werkruimte niet langer alleen een plek om communicatie op te slaan. Het is een plek waar AI het daadwerkelijk begrijpt, samenvat en je team helpt om er sneller op te reageren.
Dat is het verschil tussen een eenvoudige app voor chatten en een app die is ontwikkeld om communicatieproblemen bij de bron aan te pakken.
Het goed aanpakken: begin met de architectuur van de werkruimte, niet met chatkanalen
De architectuur van de werkruimte is zowel het begin als het einde van je ClickUp-ervaring.
De architectuur van de werkruimte is zowel het begin als het einde van je ClickUp-ervaring.
Mijn belangrijkste mantra is simpel: de architectuur van je werkruimte moet je strategie voor chatten bepalen.
Als je nog geen ervaren ClickUp Power User bent, is dit de eenvoudigste manier om de architectuur van ClickUp (of projecthiërarchie ) te begrijpen:
- Een Space is vergelijkbaar met een afdeling of belangrijke functie (marketing, levering, product, klantwerk).
- Een map is als een programma of werkstroom binnen die ruimte (campagnes, Sprints, onboarding).
- Een lijst is waar het eigenlijke werk wordt georganiseerd (backlog, verzoeken, taken, bugs).
De meeste teams doen het tegenovergestelde. Ze beginnen eerst met chatten. Ze maken een lange lijst met kanalen zoals #aankondigingen, #bugs, #willekeurig, #verzoeken-van-klanten... en proberen pas later die gesprekken weer te koppelen aan het werk.
Zo begint communicatieproblemen.
Koppel de ingebouwde hiërarchie van projecten van ClickUp aan Chat
In ClickUp staan de hiërarchie en ClickUp Chat samen in één zijbalk.
Elke ruimte, map en lijst kan zijn eigen speciale chatkanaal hebben.
Het is standaard 'slapend' – het is er wanneer je het nodig hebt. Maar zodra je op Kanaal toevoegen klikt, krijgt die exacte locatie een gerichte stroom van gesprekken die gekoppeld is aan echt werk.
Dit is waarom dat belangrijk is:
- Kanalen nemen automatisch het deel en de toestemming overAls iemand geen toegang heeft tot het werk, ziet hij of zij het kanaal niet. Geen aparte uitnodigingen. Geen handmatige controle.
- De juiste mensen krijgen automatisch de juiste updatesJe volgt de ruimte/map/lijst waarin je daadwerkelijk werkt, en het lidmaatschap van het kanaal komt vanzelf overeen met de mensen die actie kunnen ondernemen.
- Chat weerspiegelt eindelijk hoe het werk is gestructureerdCommunicatie wordt onderdeel van de werkruimte – niet een parallel universum waar beslissingen worden genomen en vervolgens worden vergeten.
Wanneer je chat opbouwt rond de vorm van het werk, besteden teams minder tijd aan het sorteren van berichten en meer tijd aan het voortzetten van projecten.
Maak van belangrijke locaties gerichte kanalen
In het webinar hebben we dit gedemonstreerd aan de hand van een Digital Products-gebied in onze werkruimte – in feite de plek waar het team onze ClickUp-sjablonen bouwt en onderhoudt.
Normaal gesproken zouden teams dit oplossen door een breed #product-announcements-kanaal aan te maken in Slack (of welke chattool ze ook gebruiken). Het probleem is dat het kanaal ver verwijderd is van het daadwerkelijke werk. Het wordt een extra stroom updates die mensen vluchtig doorlezen, missen of vergeten te koppelen aan taken.
In plaats daarvan hebben we iets eenvoudigers gedaan binnen ClickUp:
- Een speciale lijst met Aankondigingen aangemaakt binnen ons gebied Digitale producten
- Klik op Kanaal toevoegen in die lijst om direct een chatkanaal aan te maken dat hieraan gekoppeld is.
- De juiste mensen als volgers toegevoegd, zodat alleen het team dat verantwoordelijk is voor dat werk het ziet.
Nu verschijnt elke aankondiging over onze digitale producten op dezelfde plek waar het daadwerkelijke productwerk wordt gestructureerd.
Zorg ervoor dat de leden van een kanaal overeenkomen met degenen die op de berichten kunnen reageren.
Omdat kanalen aan locaties zijn gekoppeld, wordt door de instellingen voor delen van de werkruimte al bepaald wie een kanaal kan zien en volgen. We gebruiken dit om de communicatie zowel gericht als vindbaar te houden:
- Iedereen met toegang tot de ruimte, map of lijst kan het kanaal volgen.
- Zodra ze als volgers zijn toegevoegd, zien ze elke update zonder dat ze een apart Slack-kanaal nodig hebben waarvoor een uitnodiging vereist is.
- Nieuwe leden van het team krijgen direct inzicht in de historische context door te bladeren door het kanaal dat is verbonden met de locatie waartoe ze zojuist toegang hebben gekregen.
💡 Pro-tip: Als er nieuwe mensen aan een kanaal deelnemen, laat ze dan niet door wekenlange berichten scrollen om alles op een rijtje te krijgen. Gebruik AI CatchUp in ClickUp Chat om direct een samenvatting te geven van wat ze gemist hebben – belangrijke beslissingen, huidige prioriteiten en open threads – zodat ze snel de context begrijpen en kunnen beginnen met bijdragen zonder het team om een samenvatting te vragen.
Hoe je gesprekken aan het werk kunt koppelen met taakrelaties in ClickUp
We vertrouwen op taakrelaties om ervoor te zorgen dat de chat verbonden blijft met het werk waarover het gaat.
Als je nog niet bekend bent met ClickUp, volgt hier een eenvoudige uitleg: een taakrelatie is gewoon een manier om twee taken aan elkaar te koppelen, zodat de context verbonden blijft. In plaats van een gesprek dat geïsoleerd plaatsvindt in een chatprogramma, kun je met ClickUp dat gesprek koppelen aan de taak waarop het betrekking heeft, zodat het bericht niet verloren gaat zodra de thread stilvalt.
In het webinar zie je hoe ik een alpha build-werkruimte binnenstap waar mijn team geavanceerde sjablonen samenstelt voor onze aankomende marktplaats – alles van agile Scrum-omgevingen met roadmaps en ceremonies tot interne ticketsystemen en ondersteuningshubs.
Wanneer een teamlid een video-update over een sjabloon opneemt (bijvoorbeeld een gedetailleerde handleiding voor een agile Scrum-projectsjabloon), doen we het volgende:
- Deel de video-update in het relevante chatkanaal.
- Gebruik Relationships om dat bericht rechtstreeks te koppelen aan de specifieke Taak (bijvoorbeeld de Taak Aan de slag-gids).
- Laat ClickUp de berichten consolideren in de activiteitenstream van de Taak.
Dat betekent dat iedereen die de Taak later opent, het volgende ziet:
- De taakdetails en velden
- Gerelateerde berichten en video-updates op één plek
- Een duidelijk overzicht van wat er is besproken, wat er is veranderd en waarom.
Dit is een van de gemakkelijkste manieren om communicatieproblemen op lange termijn te verminderen. Het verandert chatten van een wegwerpgesprek in een duurzame context die bij het werk hoort.
📮ClickUp Insight: 75% van de mensen zegt dat het chatten elke ochtend voelt als een rustige start van de werkdag. De rest beschrijft het als een tweede baan!
De paradox? Chatten voelt productief aan, totdat je je realiseert dat je de helft van je dag besteedt aan scrollen, zoeken of het herlezen van lange, onsamenhangende threads.
We hebben chatten te snel gemaakt voor context en te gefragmenteerd voor duidelijke follow-up. ClickUp Chat brengt de focus terug. Het koppelt gesprekken aan echt werk, waar een bericht direct een taak, een follow-up of een beslissingsmoment kan worden. ClickUp Brain vat die ook samen, omdat je werk en chat eindelijk met elkaar verbonden zijn!
Hoe je automatisering en AI kunt gebruiken om herhalingen in ClickUp Chat te voorkomen
⚡️ Hier is een van mijn beste (maar stiekeme!) professionele tips: laat de automatiseringen en AI van ClickUp waar mogelijk het samenvatten, notificeren en beantwoorden in je chatkanalen afhandelen. Op die manier kan je team zich concentreren op beslissingen nemen, in plaats van op het zoeken naar informatie.
Twee patronen vallen op:
AI-aangedreven documenten van vermeldingen
We kunnen kleine 'AI-teams' of regels creëren die controleren of een specifiek AI-document in een taak wordt vermeld. Wanneer dat gebeurt, genereert ClickUp een samenvattend document voor die taak, waarin de belangrijkste details en activiteiten tot dan toe worden gebundeld.
Dit is vooral handig wanneer een taak veel heen-en-weer-communicatie vereist. In plaats van door updates en opmerkingen te scrollen, krijg je een overzichtelijk document met alleen de belangrijkste informatie.
Autopilot-agenten in kanalen
In bepaalde kanalen (bijvoorbeeld een webdev-kanaal) kunnen we Autopilot Agents inschakelen, zodat wanneer er een bericht wordt geplaatst, de agent automatisch antwoordt.
Dat antwoord zou kunnen zijn:
- Breng aan het licht wat er gaande is in gerelateerde taken
- Beantwoord veelgestelde vragen
- Verwijs iemand naar het juiste document of de volgende stap
Zo krijgen mensen direct hulp*, zonder dat iemand van het team zijn werk hoeft te onderbreken om te reageren.
📚 Lees meer: Deze patronen sluiten aan bij de bredere visie van ClickUp op AI-gestuurd werkbeheer, waarbij functies als ClickUp Super Agents en ClickUp Brain teams helpen hun productiviteit te verhogen en snel veranderende gesprekken bij te houden.
Als u deze richting wilt verkennen, zijn deze diepgaande analyses nuttige hulpmiddelen:
Hoe je ClickUp kunt gebruiken om de communicatieproblemen van teams op afstand op te lossen: het dagelijkse logboekritueel
Ons bureau werkt volledig op afstand, met leden van het team die verspreid zijn over meerdere tijdzones. En in een gedistribueerde installatie ontstaat er al snel een wildgroei aan communicatie. Om het heen-en-weer-geping en de 'ben je er?'-berichten te verminderen, hebben we een dagelijks logboek-systeem in ClickUp gebouwd.
Zo werkt het werk:
- In onze Human Resources-ruimte hebben we een lijst met dagelijkse logboeken aangemaakt in de map Team.
- Elk teamlid heeft een specifieke taak waarvoor hij of zij verantwoordelijk is voor het bijwerken.
- De Taak omvat aangepaste statussen zoals Online, Deep Work, Reizen, Verlof en Pauze.
- Automatiseringen houden statuswijzigingen in de gaten en sturen een bericht naar een speciaal chatkanaal voor dagelijkse logboeken.
Als ik mijn status dus op 'Pauze' zet voor dertig minuten, plaatst de automatisering een vriendelijke update in het kanaal 'Dagelijkse logboeken' met de naam van de Taak, status en duur, in feite zeggend: "Ik heb nu pauze, stoor me alsjeblieft niet."
📌 Het resultaat: iedereen in het team kan direct zien wie beschikbaar is voor een kort gesprek, wie aan het werk is en wie offline is, zonder dat willekeurige kanalen worden overspoeld met statusupdates.
Waarom dit zo goed werkt voor teams op afstand
Dit patroon biedt remote teams zoals het onze een eenvoudige manier om:
- Respecteer elkaars concentratietijd en persoonlijke grenzen
- Je hoeft niet meer te raden of iemand beschikbaar is voor een telefoongesprek
- Bewaar statusupdates op één voorspelbare plek in plaats van verspreid over DM's.
We gebruiken deze statussen zelfs bij het plannen van follow-ups in andere kanalen. Als iemand pauze heeft of niet op kantoor is, kunnen we een bericht plannen voor wanneer hij of zij terug is. Zo blijft de communicatie essentieel in plaats van constant.
Van versnipperde berichten naar een doelgericht intern communicatiesysteem: kopieer deze ClickUp-chatten-installatie
Onze benadering van ClickUp Chat is niet zozeer gericht op 'weer een nieuwe messaging-tool', maar meer op het opzetten van een doelgericht communicatiesysteem dat aansluit bij de structuur van ons werk. En u kunt dit ook kopiëren!
- Ontwerp eerst een duidelijke werkruimtearchitectuur
- Maak belangrijke locaties om tot gerichte kanalen
- Gebruik een lijst met dagelijkse logboeken voor aanwezigheid op afstand
- Koppel belangrijke berichten aan taken met behulp van Relationships.
- Maak van repetitieve vragen een door AI ondersteunde wiki-werkstroom
Dit systeem hielp ons om van Slack-achtige versnippering naar ClickUp-aangedreven duidelijkheid over te stappen.
Maar maak je geen zorgen, je hoeft niet alle patronen in één keer toe te passen. Begin met de vraag:
- Waar hebben we al een solide hiërarchie (ruimtes, mappen, lijsten) die een eigen kanaal verdient?
- Hoe kan een lijst met dagelijkse logboeken ons team op afstand helpen om zich aan de focus-tijd en beschikbaarheid te houden?
- Welke kanalen met veel verkeer zouden baat hebben bij taakrelaties of automatische agents, zodat we onszelf niet voortdurend hoeven te herhalen?
Ga vervolgens verder vanaf dat punt.
Begin met een gratis ClickUp-account en ga aan de slag!
Christopher is de oprichter van Upficient, een onafhankelijke provider van ClickUp-oplossingen die grote en kleine bedrijven over de hele wereld voorziet van krachtige ClickUp-oplossingen. Ze hebben ook een marktplaats voor ClickUp-sjablonen – van OKR- en EOS-besturingssystemen tot agile projectomgevingen en interne ondersteuningshubs – gericht op gebruikers van Business Plus en Enterprise.