Hoewel bijna iedereen wel eens in een leidinggevende rol terechtkomt, brengt het werk van een projectmanager unieke en soms onvoorspelbare verantwoordelijkheden met zich mee.
Als projectmanager en teamleider moet u zich houden aan de procedures en werkwijzen van uw bedrijf, maar u moet ook openstaan voor feedback en uw werkstroom waar nodig aanpassen.
Daar komen sjablonen voor projectmanagement goed van pas!
In dit bericht bespreken we enkele methodologieën voor projectmanagement en geven we tips om u te helpen bij het aangaan van uitdagingen. En we geven u een geweldige sjabloon voor projectmanagement in ClickUp om dit te doen.
1. Bepaal je verantwoordelijkheden
Het is maandagochtend en je hebt drie sollicitatiegesprekken met potentiële nieuwe medewerkers.
Je hebt ook nog eens 13 vergaderingen met huidige medewerkers en het aantal e-mails in je inbox stijgt tot boven het punt waarop er geen weg meer terug is.
Hoe houd je het overzicht?
Visualiseer eerst je belangrijkste aandachtspunten als manager. Verdeel je overkoepelende rol systematisch in kleinere, beter beheersbare stukken.
De hiërarchie van ClickUp maakt dit een eenvoudig proces. U kunt projecten aanmaken voor elke groep die u beheert binnen één centrale ruimte. Gebruik vervolgens uw lijsten binnen elk project om de verschillende onderdelen van het project op te splitsen. Hier is een voorbeeld:
Ruimte: Management > Project: Personeel > Lijsten: Werknemer 1, Werknemer 2, enz.
Het platform heeft zelfs kant-en-klare projectsjablonen die u direct in uw team kunt plaatsen om aan de slag te gaan:
2. Volg uw voortgang in realtime
Soms is het instellen van een deadline voor een project of taak gewoon niet genoeg. Wanneer u meerdere opdrachten moet beheren die zijn gedelegeerd aan grote groepen mensen, kan het erg moeilijk zijn om te weten waar alles staat.
De oplossing? Zoek een manier om direct updates van je hele team te krijgen zodra er veranderingen plaatsvinden.
In ClickUp kunt u dit eenvoudig instellen met aangepaste velden.
Genereer unieke taakkolommen om contactgegevens, voortgang, links naar belangrijke documenten en meer te beheren.
Naarmate de toegewezen personen deze velden bijwerken, krijgt u op één plek een overzicht van de werkstromen van iedereen:
U kunt zelfs aangepaste status-werkstromen voor elk van uw projecten maken. Teamgenoten kunnen taken van de ene fase naar de andere verplaatsen, zodat u altijd weet of alles op schema ligt:
Een andere belangrijke functie van ClickUp is Rapportage.
Rapporten maken het eenvoudig om de voortgang van uw teamgenoten vanuit verschillende invalshoeken en binnen een bepaalde periode te volgen. Bekijk aan welke taken is gewerkt, wie er achterstallige acties heeft en meer:
Bekijk ten slotte ook zeker de functie Portfolios van ClickUp. Met Portfolios kunt u al deze geweldige abonnementen in een ultiem overzicht op hoog niveau plaatsen, zodat u eenvoudig de voortgang en gezondheid van alles in uw team kunt volgen.
3. Plan altijd vooruit
Als manager krijgt u te maken met veel uiteenlopende verzoeken. Of u nu verantwoordelijk bent voor het werven en opleiden van nieuwe medewerkers, het aansturen van een verkoopteam of het plannen van een groot evenement, u bevindt zich waarschijnlijk in een positie waarin veel van uw collega's naar u kijken voor actie.
Hoe kunt u al deze verzoeken tijdig afhandelen en tegelijkertijd de duidelijkheid en daadkracht bieden die uw teamgenoten nodig hebben?
Je moet vooruitdenken en de tijd vrijmaken die nodig is om dingen gedaan te krijgen. Bepaal wanneer een project moet beginnen, eindigen en alles wat daartussenin komt.
Met de tijdweergave van ClickUp kunt u niet-geplande taken slepen en neerzetten om start- en deadlines rechtstreeks aan uw kalender toe te voegen.
U kunt ze ook een kleurcode geven op basis van hun status, of de kalender filteren op toegewezen persoon om te zien wie waar aan werkt.
Weet u niet zeker wanneer u een bepaalde taak moet inplannen?
Probeer een tijdsinschatting toe te voegen om aan te geven hoe lang u denkt dat het zal duren om de taak te voltooien. Zo kunt u de taak beter in uw kalender plaatsen wanneer u er klaar voor bent.
Conclusie
Ongeacht de omvang van uw managementverantwoordelijkheden, er zijn altijd tools die u kunt implementeren om meer gedaan te krijgen, sneller. In plaats van elke taak en vergadering bij te houden op plakbriefjes (of erger nog, in uw hoofd), kunt u uw werkstromen synchroniseren in één samenhangend platform