Van de woestijn naar het bureau: werkversnippering is universeel
Niet zo lang geleden was ik in Saoedi-Arabië voor een vergadering met leiders van de eerste EV-fabrikant van het land en 's werelds grootste staatsinvesteringsfonds. Deze organisaties bouwen dingen op een schaal die moeilijk te bevatten is: skiresorts van 20 miljard dollar, kubusvormige steden van de grootte van twaalf Empire State Buildings. Het is waanzinnig en inspirerend.
Maar wat mij het meest opviel, was niet de omvang van hun projecten, maar de omvang van hun uitdagingen. Waar ter wereld je ook bent, werkversnippering is de stille kracht die teams tegenhoudt. Of je nu een futuristische stad bouwt of een verkoopteam in de VS leidt, de symptomen zijn hetzelfde: te veel apps, processen en context die tussen hen wegglijden.
Het is ongelooflijk om te zien hoe ClickUp zijn ding doet in een heel ander deel van de wereld, maar de realiteit is dat werkversnippering overal voorkomt.
Het probleem benoemen: wat is werkversnippering?
Werkversnippering is de fragmentatie van apps, processen, context en nu ook AI op de werkplek in onderling niet-verbonden systemen – een steeds vaker voorkomende uitdaging voor moderne teams. Het is een verborgen belasting op productiviteit, innovatie en betrokkenheid. We schatten dat het wereldwijd meer dan 2,5 biljoen dollar aan verloren productiviteit kost. Maar de werkelijke kosten zijn moeilijker te meten: de frustratie, vermoeidheid en het gevoel dat het werk moeilijker is dan het zou moeten zijn.
Het verraderlijke aan werkversnippering is dat het zich zelden openlijk manifesteert. De meeste mensen noemen het niet bij naam, maar voelen alleen de symptomen: vertragingen, frustratie, chaos. Het duurt eeuwig om dingen klaar te krijgen. Mensen zijn gefrustreerd. Er heerst een algemeen gevoel van vermoeidheid en vertraging. Maar onderliggend is de oorzaak altijd dezelfde: losstaande tools, inconsistente processen, ontbrekende context.
Mijn eerste strijd met werkversnippering: de Snowflake-jaren
Ik kwam voor het eerst in aanraking met werkversnippering bij Snowflake.
Ons sales ops-team hield zich bezig met allerlei soorten projecten: lokale prijsstelling, nieuwe werkstroom, noem maar op. Maar elk project werd beheerd in Wrike, terwijl afhankelijkheden in Salesforce stonden en het ontwikkelteam hun werk bijhield in Jira. Er was geen tweerichtingssynchroniseren. Elke week waren er vergaderingen om te controleren of de prioriteiten op één lijn lagen. Het was een marteling.
Dat had als resultaat enorme frustratie binnen teams, interpersoonlijke conflicten en een kalender vol vergaderingen die niets opleverden. Iedereen trok een andere kant op.
De technologie moest ons helpen om sneller te werken, maar in plaats daarvan remde het ons af. Ik herinner me nog hoe vervelend het was om in die vergaderingen te zitten, wetende dat het gebrek aan integratie ons niet alleen tijd kostte, maar ook ons moreel.
De moderne verkoopstack: wanneer elke minuut telt
Het leiden van een verkoopteam betekent tegenwoordig werken met een zware tech stack: Outreach, Salesforce, ZoomInfo, Clari, LinkedIn Sales Navigator – de lijst is eindeloos. Verkopers schakelen tussen verschillende tools om één e-mail te versturen. En in de verkoop is tijd letterlijk geld. Als het tien minuten duurt om een e-mail te versturen in plaats van twee, verlies je echt geld.
Wanneer er een nieuwe tool of functie wordt geïntroduceerd of iemand iets wil kopen of invoeren, is mijn eerste instinct om te vragen waar en hoe we dit binnen onze huidige systemen kunnen doen. Ik wil niets toevoegen tenzij het absoluut noodzakelijk is.
Kan en moet dit allemaal in één enkel venster worden weergegeven? De betere vraag is: wat is er nodig om dat mogelijk te maken?
De waarheid? Elke nieuwe tool zorgt voor meer ruis, meer 'spookwerk', meer blinde vlekken en meer complexiteit om mee om te gaan. Het werk is al ingewikkeld genoeg: elk team heeft processen die de verkoopafdeling moet volgen. Dus hoe eenvoudiger we het werk kunnen maken, hoe beter.
De verborgen kosten van werkversnippering vanuit het perspectief van de klant: symptomen versus onderliggende oorzaak
De meeste klanten komen niet binnen met de woorden: "We verdrinken in werkversnippering." Wat ze beschrijven zijn de symptomen: "Het werk voelt chaotisch aan." "Het duurt eeuwig om dingen klaar te krijgen." "Mensen zijn gefrustreerd." De onderliggende oorzaak is altijd werkversnippering, maar het is moeilijk te benoemen omdat het zoveel verschillende vormen kan aannemen.
Als ik met leidinggevenden praat, vraag ik hen: als u vijf of acht jaar terug in de tijd zou kunnen gaan, zou u uw systemen dan op dezelfde manier ontwerpen? Iedereen komt tot dezelfde conclusie: nee, ik zou het niet opnieuw op deze manier doen.
Ze beseffen dat een meer doordachte aanpak van informatiesilo's, gegevensoverdracht en samenwerking hen jaren van wrijving had kunnen besparen. Maar de meeste organisaties hebben hun systemen organisch laten groeien, waarbij elk team zijn eigen tools koos – whiteboards, projectmanagementtools en meer – en er weinig tot geen interventie van het management plaatsvond.
Nu ze hun AI-technologiestack willen uitbreiden, staan ze voor een keuze: de fouten uit het verleden herhalen of een meer strategische, uniforme aanpak hanteren. Het antwoord is altijd duidelijk: wees doordacht, wees doelgericht en laat werkversnippering niet opnieuw gebeuren.
Nu AI op de werkplek de norm wordt, begint het ontbreken van een uniforme werkruimte en live context de daadwerkelijke impact ervan te beperken. AI is slechts zo goed als de context waartoe het toegang heeft. Als uw gegevens verspreid zijn over 18 tools, iets wat we Context Sprawl noemen, zult u niet de cumulatieve voordelen zien die AI kan bieden.
Overweldiging overwinnen: de kracht van een North Star
Hoe pak je werkversnippering aan, vooral als het probleem overweldigend lijkt? Voor mij draait het allemaal om het hebben van een North Star.
Context is die leidraad.
De kracht van AI komt pas volledig tot zijn recht als er sprake is van volledige context. Maar dat is niet eenvoudig, vooral als je vastzit in een wirwar van systemen. Zoals we in talloze transformaties in de praktijk hebben gezien, vereist het overwinnen van werkversnippering gedurfde maar stapsgewijze maatregelen: één werkstroom tegelijk kiezen, deze consolideren en momentum opbouwen om tot echte convergentie te komen.
Ik heb geleerd dat je het stuk voor stuk moet aanpakken, maar dat je daarbij wel resoluut en daadkrachtig moet zijn.
Neem bijvoorbeeld projectmanagement. "Gewoon alles overzetten" klinkt eenvoudig, totdat je te maken krijgt met verspreide documenten en half afgewerkte plannen. Of je nu in fasen te werk gaat of in één keer alles omgooit, het echte werk is om de context moedig door te voeren en in het systeem in te bouwen. Halve stappen leiden tot versnipperde kennis; moedige stappen geven AI het volledige plaatje.
Ik deel vaak ons interne verhaal over de overstap van Slack naar ClickUp Chatten. Iedereen was terughoudend. De eerste keer mislukte onze poging om één team per keer over te zetten. Het werkte gewoon niet. Toen we vervolgens moedig en daadkrachtig waren en in niet mis te verstane bewoordingen aankondigden dat Slack op een bepaalde dag zou worden stopgezet en iedereen zou overstappen naar ClickUp Chatten, gebeurde het ook echt! Slack was verdwenen, iedereen was overgestapt en het was geweldig. Nu hebben we magische AI-ervaringen in ClickUp Chatten die we anders niet zouden hebben gehad.
Ik begrijp het, de inertie van de status quo is sterk. Maar de toekomst van werk vereist een gedurfd, doelgericht plan. Als leiders moeten we echter erkennen dat het juist het gebrek aan top-downbegeleiding is dat werkversnippering in de eerste plaats heeft veroorzaakt.
The Matrix: een blauwdruk voor AI-transformatie
Ik gebruik een raamwerk, een soort matrix voor AI-transformatie. Het gaat niet om het najagen van glimmende objecten of het toevoegen van meer tools. Het gaat om:
- Uw werkruimte verenigen: Gefragmenteerde gegevens zijn de kryptoniet van AI. Breng uw werk samen op één plek: een echte geconvergeerde AI-werkruimte
- Context prioriteren: AI heeft context nodig om waarde te kunnen leveren. Koppel uw gegevens, processen en gesprekken aan elkaar in een verbinding
- Operationele kampioenen empoweren: Zoek de mensen in uw organisatie die in systemen denken en geef hen een platform om verandering te stimuleren
- Krachtig, top-down leiderschap: stel de visie vast, neem de beslissing en communiceer onophoudelijk het 'waarom'
- bottom-up ondersteuning: *Verandering is een teamsport. Ondersteun uw teams om te experimenteren, te bouwen en deel wat werkt
- Herhaal en schaal: begin klein, meet de impact en schaal wat werkt
Wanneer AI wordt toegepast op gefragmenteerde, gescheiden gegevens, is dat alsof je een chef-kok vraagt om een maaltijd te bereiden met ingrediënten die verspreid zijn over 18 keukens. Maar wanneer je je werkruimte en context verenigt – een echte Converged AI Workspace – kan AI eindelijk zijn belofte waarmaken: inzichten aan het licht brengen, taken automatiseren en je team de ruimte geven om zich te concentreren op wat belangrijk is. Daarom gaat het bij het oplossen van werkversnippering met AI niet alleen om efficiëntie, maar ook om het ontsluiten van geheel nieuwe manieren van werken.
Het verschil van ClickUp: AI die echt voor u werkt
Als ik met teams over AI praat, is de grootste uitdaging niet het enthousiasme, maar de uitvoering. Iedereen wil slimmere tools. Maar zonder toegang tot de echte context – wat je team aan werk doet, wat er al is besproken, wat er vervolgens moet gebeuren – voelt de meeste AI uiteindelijk losstaand en teleurstellend aan.
Dat is waar ClickUp Brain om de hoek komt kijken . Omdat het in uw werkruimte aanwezig is, begrijpt het echt wat er gaande is. Het haalt informatie uit uw taken, documenten, chats en doelen om antwoorden te geven die gebaseerd zijn op de realiteit, niet op gissingen.
En het is flexibel. Je kunt schakelen tussen toonaangevende AI-modellen, zoals ChatGPT, Claude, Gemini en meer, afhankelijk van wat je op dat moment nodig hebt. Een snelle conceptversie? Een slimme samenvatting? Diepere redeneringen? Je hebt verschillende opties, zonder dat je je werkstroom hoeft te onderbreken.
Dan is er nog ClickUp Brain MAX, een desktop-AI-assistent, die nog een stap verder gaat. Je kunt praten en het luistert letterlijk. Met behulp van de Talk to Text-functie kun je zeggen wat je denkt en dit omzetten in een update, een taak, een document – wat je maar nodig hebt. Het is contextbewust, altijd actief en wordt slimmer naarmate je het vaker gebruikt.
Het gaat niet alleen om AI omwille van AI. Het gaat om AI die uw werk daadwerkelijk beter maakt.
De culturele revolutie: een 10x team opbouwen
De toekomst van werk draait niet alleen om betere tools, maar ook om een nieuwe mentaliteit. Ik geloof dat de toekomst eruit ziet dat mensen mensen aansturen en individuele bijdragers agenten aansturen. Zo verdien je tien keer zoveel met je personeelsbestand.
Maar met technologie alleen kom je er niet. Het is een culturele revolutie. Bij ClickUp reserveren we elke vrijdag een uur voor onze verkopers om AI te bouwen. Dat is een absurd concept: verkopers van de werkvloer halen, weghalen bij activiteiten die inkomsten genereren, om AI te bouwen. Maar het is de enige manier om iedereen in staat te stellen 30-40% van zijn werk te automatiseren en tijd vrij te maken voor wat echt belangrijk is.
Dat is een culturele revolutie. De bedrijven en leiders die dat nog te doen, zullen zien dat hun bedrijf tien keer zo snel groeit en succes boekt.
IT alleen kan dit niet bewerkstelligen. Alleen eindgebruikers kennen de details van hun werk. De bedrijven die succesvol zijn, zullen elke medewerker in staat stellen om te denken als een oprichter, hun eigen werkstroom en agents te bouwen en innovatie van onderaf te stimuleren.
Weerstand overwinnen: de rol van peer champions
Verandering is moeilijk. Ik ga terug naar het voorbeeld van de overstap van Slack naar ClickUp Chat. Ja, er was weerstand: mensen wilden hun aangepaste emoji's en vertrouwde interface behouden. Pas toen we een definitieve, bedrijfsbrede overstap maakten, bleef het hangen. En veel krediet gaat naar de mensen die deze verandering luidruchtig en enthousiast hebben aangevoerd.
Je moet de mensen in je bedrijf vinden die van nature in systemen denken en hen een platform bieden om je bedrijf vooruit te helpen. Het was de sleutel om operationele kampioenen te empoweren. Zij werden pleitbezorgers en hielpen hun collega's zich aan te passen en te gedijen in de nieuwe omgeving. Verandermanagement is niet alleen een top-downrichtlijn, het is een beweging die zowel leiderschap als ondersteuning van de basis vereist.
Werkelijk resultaat uit de praktijk: van frustratie naar werkstroom
Sinds deze veranderingen heb ik de transformatie met eigen ogen gezien. Vergaderingen die vroeger over afstemming gingen, gaan nu over actie. AI brengt inzichten naar voren nog voordat ik erom vraag. Vertegenwoordigers besteden minder tijd aan het schakelen tussen tools en meer tijd aan verkopen. De frustratie is vervangen door werkstroom.
En onze klanten? Degenen die deze aanpak omarmen, zien hetzelfde resultaat. Het is niet gemakkelijk, want het is nooit eenvoudig om jarenlange werkversnippering ongedaan te maken. Maar met een duidelijk kompas, daadkrachtig leiderschap en de bereidheid om te investeren in cultuur is het mogelijk.
en de cijfers bevestigen dit. Volgens een Total Economic Impact™-onderzoek van Forrester behaalden teams die ClickUp gebruikten een ROI van 384% en bespaarden ze 92.400 uur in het derde jaar. *
Conclusie: het is nu tijd om in actie te komen
Werkversnippering is het grootste probleem van het moderne werk. Maar het is niet onvermijdelijk. Met een uniforme werkruimte, contextrijke systemen en AI-aangedreven werkstroom kunnen teams tijd terugwinnen, de productiviteit verhogen met AI, innovatie mogelijk maken en werkplekken creëren die voor iedereen werken.
Ik raad aan om te beginnen met reflectie: waar komt werkversnippering voor in uw organisatie? Wat is één gedurfde stap die u dit kwartaal kunt zetten om de context te verenigen en uw team meer mogelijkheden te geven?
De toekomst is aan degenen die werkversnippering oplossen: één platform, één AI hub, één cultuuromslag tegelijk.