🧠 Wist u dat? 63% van de klanten houdt rekening met uw onboardingproces voordat ze zich toewijzing aan uw dienst. Dat maakt onboarding een van de krachtigste (en onderbenutte) onderdelen van het verkoopproces.
Als u ooit een project bent gestart en na enkele weken merkte dat u nog steeds op zoek was naar basisinformatie, zoals een bedrijfsadres, de huidige marketingstrategie of zelfs het primaire contactpunt, dan heeft u een vragenlijst voor het onboarden van clients nodig.
De juiste sjabloon voor een vragenlijst voor het onboarden van klanten bespaart tijd. Het zet ook de toon voor een soepel onboardingproces, helpt u afgestemd te blijven op de bedrijfsdoelen van de klant en bouwt vanaf dag één een succesvollere relatie met de klant op.
Of u nu een solo-freelancer bent, deel uitmaakt van een marketingbureau of een dienstverlenend bedrijf, door vooraf de juiste vragen te stellen, kunt u de communicatie stroomlijnen, iedereen op dezelfde pagina houden en sneller en soepeler werken.
In deze gids behandelen we het volgende:
- Wat is een vragenlijst voor het onboarden van clients?
- Waarom is dit belangrijk voor de onboarding-ervaring van uw klanten?
- Wat moet ik opnemen (met voorbeeldvragen op basis van echte werkstromen)?
- Een gratis online formulier dat u kunt aanpassen in ClickUp
- Hoe u de onboarding van nieuwe clients eenvoudig kunt automatiseren en opschalen
We laten u ook zien hoe u ClickUp kunt gebruiken om uw onboardingformulier voor klanten op te stellen, follow-ups te beheren, herbruikbare sjablonen te maken en taken aan teams toe te wijzen, zodat u zich kunt concentreren op het werk en niet op het papierwerk. 🛠️
Wat is een vragenlijst voor het onboarden van clients?
Een vragenlijst voor het onboarden van clients is een hulpmiddel om voorafgaand aan het project alles op één lijn te krijgen: een gestructureerde manier om informatie van clients te verzamelen voordat u aan het werk gaat. Zie het als een slimme, strategische vragenlijst voorafgaand aan de verkoop, die leidt tot betere resultaten en minder verrassingen.
In plaats van heen en weer te e-mailen, helpt een goed gestructureerd formulier voor het onboarden van clients u om details te verzamelen zoals:
- De target audience en business objectives van de client
- Hun digitale marketingstrategie en favoriete sociale mediaplatforms
- Ontwerp assets, krijg toegang tot inloggegevens en plak eerdere campagnes
- Hun communicatiestijl, pijnpunten en verwachtingen
Het helpt u en uw team efficiënter te werken, duidelijke verwachtingen te scheppen en onnodige interacties met klanten te verminderen. En het geeft de klant een gevoel van duidelijkheid en structuur, wat de sleutel is tot het opbouwen van een sterke klantrelatie.
💡Pro tip: Behandel onboarding als een product. Test het, herhaal het en verbeter het continu, net zoals u dat met elk ander kernproduct zou doen. Uw formulier is niet 'klaar' – het is uw MVP.
Of u nu sociale media beheert, een website ontwikkelt, merkmiddelen ontwerpt of financiële diensten verleent, een vragenlijst voor het onboarden van clients helpt u:
- Zet de toon voor een professionele relatie
- Begrijp de visie van de client vanaf dag één
- Signaleer vroegtijdig rode vlaggen (👀 kijk naar jou, onmogelijke tijdlijnen)
- Bescherm uzelf tegen scope creep later in het proces
🧠 Wist u dat? Die eerste onboarding-fase is niet alleen papierwerk – psychologen zeggen dat deze fase een grote invloed heeft op de totale perceptie die een client heeft van uw competentie en betrouwbaarheid voor het hele project! Over eerste indrukken gesproken!
Waarom u een vragenlijst voor het onboarden van clients nodig hebt
Ooit een project gestart met een vage e-mail thread en een hoopvol hart? 😅 Herkenbaar, maar ook riskant.
Een gedegen vragenlijst voor het onboarden van nieuwe clients neemt het giswerk weg. Het helpt u om belangrijke informatie te verzamelen, verwachtingen op elkaar af te stemmen en vanaf dag één een succesvollere relatie met uw client op te bouwen.
Dit is waarom het onmisbaar is voor elk marketingbureau, elke freelancer of elk servicegericht team:
Het maakt deel uit van een goed onboardingproces voor clients, waarmee u laat zien dat u georganiseerd en proactief bent
Cliënten die een duidelijke, professionele vragenlijst ontvangen, weten dat ze in goede handen zijn. Het geeft aan dat u dit eerder hebt gedaan en dat u er bent om het proces soepel en strategisch te laten verlopen. Denk aan: "Stuur ons uw merkmiddelen en ideale tijdlijn voor de lancering" in plaats van "Laat me weten wanneer u tijd hebt..."
Het vermindert scope creep en onaangename verrassingen
U weet van tevoren of de client drie of twaalf ontwerpopties verwacht. U ziet ook meteen of de tijdlijnen of verwachtingen niet overeenkomen, voordat dit op het laatste moment tot een noodsituatie leidt. Nooit meer: "Wacht even... dacht u dat dit geen betaalde add-on was?"
Hiermee kan uw team projecten sneller starten en de communicatie stroomlijnen
Wanneer uw team op één plek toegang heeft tot alle klantinformatie – doelen, logins, deliverables – is het eenvoudiger om taken te starten zonder achter updates aan te jagen. Dit betekent ook soepelere overdrachten en minder knelpunten.
Het signaleert vroegtijdig rode vlaggen door middel van een slim, strategisch ontworpen vragenlijst voor clients
Als hun antwoorden vaag, onrealistisch of verwarrend zijn, is dat voor u het teken om opheldering te vragen of uw keuze te heroverwegen. De juiste vragen brengen rode vlaggen vroeg aan het licht, zodat u later niet vastloopt in een pijnlijke relatie met een client.
U kunt moeiteloos opschalen door belangrijke stappen te sjabloneren en te automatiseren
In plaats van elke keer aangepaste introductie-e-mails te schrijven of lange kick-offgesprekken te voeren, kunt u uw vragenlijst versturen, antwoorden verzamelen en aan de slag gaan. Nog beter? Met tools zoals ClickUp kunt u de hele werkstroom automatiseren, zodat u niet elke keer opnieuw hoeft te beginnen. 🧠
💡 Pro-tip: Veel serviceprofessionals geven een voorproefje van hun bredere digitale marketingstrategie of werkstroom tijdens de onboardingfase. Uw formulier kan dienen als een zachte pitch voor uw volledige dienstenaanbod. Zorg er wel voor dat het overzichtelijk en duidelijk is.
📮ClickUp Insight: Vergaderingen stimuleren innovatie en zetten aan tot actie – als ze werken. Maar de realiteit? Bijna de helft van alle werknemers verspilt kostbare tijd met het vragen van antwoorden aan collega's die ze al zouden moeten weten, waardoor het werk voortdurend wordt onderbroken. ClickUp's Connected Search en ClickUp Brain elimineren dit kostbare heen-en-weer-gepraat door direct AI-aangedreven antwoorden te geven vanuit uw hele digitale ecosysteem. Elk bestand, elke aantekening van een vergadering, elke opgenomen clip en elke integratie van een derde partij wordt doorzoekbare kennis, zodat niemand tijd hoeft te verspillen met het achterhalen van informatie bij collega's. 💫 Echte resultaten: Teams zoals QubicaAMF hebben met ClickUp meer dan 5 uur per week teruggewonnen – dat is meer dan 250 uur per jaar per persoon – door verouderde kennisbeheerprocessen te elimineren. Stel je voor wat je team zou kunnen creëren met een extra week productiviteit per kwartaal!
Welke vragen moeten in een vragenlijst voor het onboarden van clients worden opgenomen?
Elk bedrijf werkt anders. Maar één ding is universeel: als u in het begin niet de juiste vragen stelt, bent u het hele project op zoek naar duidelijkheid. 😵💫
💡Pro-tip: U kunt uw vragenlijst rechtstreeks in ClickUp maken en beheren met behulp van formulieren. U hebt geen extra software voor het maken van formulieren of Google Forms nodig. Bovendien kunt u met ClickUp antwoorden omzetten in taken, eigenaren toewijzen en de voltooiing bijhouden, allemaal op één plek.
U bent niet 'te klein' om te stroomlijnen. Of u nu een solopreneur bent of een groeiend team, een goede onboarding zorgt ervoor dat iedereen er professioneler uitziet en zich ook zo voelt.
Daar komt een goede onboarding-vragenlijst goed van pas. Hieronder hebben we de belangrijkste vragen voor clients per categorie ingedeeld, met korte uitleg zodat u begrijpt waarom ze belangrijk zijn en hoe u ze kunt aanpassen aan uw werkstroom.
Hier zijn de categorieën en steekproefvragen die niet mogen ontbreken in uw formulier voor het onboarden van clients:
🎯 Doelen en doelstellingen van het project
Deze vragen helpen u het grotere plaatje te zien – het waarom achter het project – zodat u werk kunt leveren dat daadwerkelijk impact heeft.
1. Wat zijn de belangrijkste doelen van dit project? Begrijp wat de client uiteindelijk wil bereiken: meer leads, merkbekendheid, betrokkenheid van gebruikers of iets anders. 📌 Helpt u uw strategie af te stemmen op het ondersteunen van echte bedrijfsresultaten.
2. Hoe wordt succes gemeten? Dit laat zien welke statistieken belangrijk zijn voor de client, zoals conversies, groei van het verkeer, lager verloop of visuele verbeteringen. 📌 Houdt de verwachtingen duidelijk en legt de basis voor rapportage over prestaties.
3. Heb je hier al eerder met iemand aan gewerkt? Leer van hun eerdere ervaringen: wat ze goed vonden, wat hen frustreerde en wat ze hopen dat anders zal zijn. 📌 Helpt je fouten te voorkomen en sneller vertrouwen op te bouwen.
4. Zijn er must-haves of dealbreakers? Clients kunnen platformvoorkeuren, merkregels of niet-onderhandelbare deadlines hebben. Het is beter om deze vroeg aan de orde te stellen. 📌 Voorkomt problemen met de scope en verrassingen halverwege het project.
Deze vragen stemmen het werk af op de zakelijke doelen van uw client en zorgen ervoor dat u niet alleen assets levert, maar ook impact.
✨ Leuk weetje: Je kunt memes of aangepaste GIF's insluiten in ClickUp-documenten. Voeg een dansende corgi-GIF toe aan je onboardingdocument wanneer clients hun checklist voltooien, want het afronden van taken moet een feestje zijn. 🎉🐶
🧾 Bedrijfs- en contactgegevens
Dit gedeelte legt de basis voor communicatie en administratie. Het lijkt misschien eenvoudig, maar het voorkomt verwarring in de toekomst.
1. Wat is het volledige adres en de naam van uw bedrijf? Verzamel de officiële bedrijfsnaam voor contracten en facturering, plus de website om hun huidige branding, berichtgeving en online aanwezigheid te bekijken. 📌 Geeft u context en houdt uw administratie consistent.
2. Wie is de primaire contactpersoon voor dit project? Verduidelijkt wie verantwoordelijk is voor goedkeuringen, feedback en communicatie. 📌 Voorkomt knelpunten door ervoor te zorgen dat u weet wie u moet bereiken.
3. Wat is het beste e-mailadres en telefoonnummer voor communicatie? Zelfs als u al e-mails hebt uitgewisseld, zorgt dit ervoor dat u over de gewenste contactgegevens voor het project beschikt. 📌 Stroomlijnt updates en voorkomt verloren berichten.
4. Zijn er nog andere belanghebbenden die we moeten betrekken? Sommige clients hebben meerdere mensen nodig voor goedkeuringen of updates. Zorg nu voor duidelijkheid om last-minute verrassingen te voorkomen. 📌 Helpt u bij het beheren van communicatieverwachtingen en tijdlijnen.
Deze helpen u om communicatielijnen af te bakenen en onnodige vertragingen in de interactie met clients te voorkomen.
💌 Tip voor een goede klantrelatie: Maak een sectie 'Maak kennis met het team' in uw onboarding-document met vriendelijke biografieën en foto's. Dit is vooral handig als uw client met meerdere mensen zal werken.
📦 Omvang en te leveren resultaten
In dit gedeelte wordt gedefinieerd wat wel en niet is inbegrepen en waar de grenzen liggen. Dit is essentieel om misverstanden, vertragingen en scope creep te voorkomen.
5. Welke diensten verwacht u van ons? Krijg duidelijkheid over de exacte aard van het werk: ontwerp, content aanmaken, ontwikkeling, consulting, enz. 📌 Zorgt ervoor dat uw voorstel en de verwachtingen van de client op elkaar zijn afgestemd.
6. Welke resultaten verwacht u aan het einde van het project? Laat hen een lijst maken van alles wat ze verwachten te ontvangen: bestanden, rapporten, campagnes, trainingen, documentatie. 📌 Helpt u bij het opstellen van nauwkeurige tijdlijnen, takenlijsten en overdrachtsprocessen.
7. Zijn er diensten of deliverables die u nu niet nodig hebt, maar in de toekomst wel? Dit brengt potentieel toekomstig werk (en upsell-kansen) aan het licht en versterkt tegelijkertijd de grenzen van de huidige scope. 📌 Helpt u bij het plannen van follow-ups en voorkomt verzoeken om 'nog één ding'.
8. Welke mate van betrokkenheid of samenwerking verwacht u van ons? Sommige clients willen veel contact en wekelijkse synchronisaties. Anderen geven de voorkeur aan hands-off, deliver-and-go. 📌 Hiermee kunt u uw werkstroom, vergaderingen en communicatieaanpak plannen.
Deze vragen helpen u potentiële upsells te identificeren en zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit over wat er is inbegrepen.
✨ Leuk weetje: Door een tijdlijn met successen van clients op te nemen in uw onboarding-document (bijv. "Dit is wat succes er na 30/60/90 dagen uitziet") kunt u de waargenomen waarde verbeteren voordat u deliverables verstuurt.
⏳ Tijdlijn en budget
Deze vragen helpen u te bepalen of de tijdlijn en financiële verwachtingen van de client realistisch zijn en of deze aansluiten bij uw beschikbaarheid en prijzen.
9. Wanneer wilt u dat het project van start gaat? Dit helpt u bij het plannen van de kick-off en bij het bepalen of uw huidige werklast de door hen gewenste tijdlijn kan accommoderen. 📌 Voorkomt planningsconflicten en verkeerde verwachtingen.
10. Heb je een vaste deadline of is de tijdlijn flexibel? Sommige clients hebben vaste lanceringsdata die gekoppeld zijn aan gebeurtenissen of campagnes. Anderen hebben misschien wat speelruimte. 📌 Geeft aan hoe je mijlpalen structureert en taken prioriteert.
11. Wat is uw geschatte budget voor dit project? Door vooraf inzicht te krijgen in het budget, kunt u de omvang, middelen en leveringsaanpak daarop afstemmen. 📌 Helpt u overlevering (of onderlevering) te voorkomen en opent de deur voor onderhandelingen over de omvang.
12. Is het budget voldoende voor alle deliverables, of moeten we een gefaseerde prijsafspraak maken? Deze vraag is vooral nuttig bij grote of complexe projecten waarbij voor meerdere fasen een budget nodig is. 📌 Biedt u flexibiliteit bij het structureren van de opdracht en het managen van verwachtingen.
Met duidelijke antwoorden kunt u uw verkoopproces met meer vertrouwen beheren en misverstanden achteraf voorkomen.
✨ Leuk weetje: Checklists verminderen stress. Volgens psychologen geeft het afvinken van items je hersenen een dopamine-kick. Daarom vinden clients het fijn om tijdens de onboarding begeleid te worden met een duidelijke lijst met taken.
🎨 Merkrichtlijnen en middelen
Als u iets visueels, geschreven of voor het publiek bestemd creëert, moet u aansluiten bij de bestaande merkidentiteit van de client. In dit gedeelte vindt u informatie over hoe u de materialen kunt verzamelen die dat mogelijk maken.
13. Heb je bestaande merkrichtlijnen? Dit omvat onder meer de toon, kleur paletten, lettertypes, beeldstijlen en berichtgeving. 📌 Zorgt ervoor dat je werk consistent is met hun merk op alle kanalen.
14. Kunt u uw logo, sjablonen of merkmateriaal delen? Vraag assets aan zoals logobestanden (in meerdere formats), sjablonen voor sociale media, eerdere campagnes of stijlreferenties. 📌 Voorkomt heen-en-weer-gepraat en versnelt het ontwerp-/contentproces.
15. Zijn er merken of stijlen die u mooi (of juist niet mooi) vindt? Deze vraag geeft u creatieve richting, zelfs wanneer clients moeite hebben om hun voorkeuren te beschrijven. 📌 Vermindert giswerk en revisies door u een visueel of stilistisch kompas te geven.
16. Heeft u een voorkeur voor een bepaalde toon voor content of berichten? Of deze nu speels, professioneel, minimalistisch of gedurfd is, de toon helpt om een samenhangende klantervaring te behouden. 📌 Zo kunt u uw schrijfstijl of communicatieaanpak hierop afstemmen.
Dit gedeelte ondersteunt een vlottere samenwerking bij visuele of schriftelijke deliverables en zorgt ervoor dat deze aansluiten bij uw huidige marketingstrategie.
🔐 Toegang en aanmeldingen
Als uw werk het beheren van platforms, het analyseren van gegevens of het samenwerken binnen de systemen van de client omvat, heeft u vanaf dag één de juiste toegang nodig. Dit gedeelte zorgt ervoor dat niets de werkstroom vertraagt.
17. Tot welke platforms of tools hebben we toegang nodig? Dit kunnen CRM's, advertentieaccounts, analysetools, websites, sociale media of interne platforms voor projectmanagement zijn. 📌 Helpt u bij het plannen van de installatietijd en voorkomt u blokkades halverwege het project.
18. Hoe wilt u inloggegevens veilig delen? Moedig het gebruik van tools zoals LastPass, 1Password of eenmalige linkgenerators aan in plaats van e-mails met platte tekst. 📌 Houdt de uitwisseling veilig, professioneel en georganiseerd.
19. Biedt u beheerderstoegang of beperkte toegang? Als u het toegangsniveau kent, kunt u beter bepalen welke taken u zelfstandig kunt voltooien. 📌 Voorkomt vertragingen of afhankelijkheid later in het project.
20. Moeten we aparte accounts aanmaken voor onze teamleden? Afhankelijk van de tool kan het veiliger (en schaalbaarder) zijn om individuele logins te hebben. 📌 Dit zorgt voor naleving en helpt bij het controleren van toestemmingen en verantwoordelijkheid.
21. Moeten we een geheimhoudingsverklaring of documentatie voor het onboarden van klanten ondertekenen? Veel clients, vooral in gereguleerde sectoren, eisen formele overeenkomsten voordat ze gevoelige informatie delen. 📌 Bouwt vertrouwen op en beschermt beide partijen in een vroeg stadium van het onboardingproces van nieuwe clients.
🚀 Realiteitscheck: 86% van de klanten zegt loyaal te blijven als onboarding en voortdurende educatie worden geboden.
⚖️ Juridische of compliance-informatie
Dit gedeelte behandelt het papierwerk, de regelgeving en speciale overwegingen die moeten worden geregeld voordat het werk officieel van start gaat. Het draait allemaal om het beschermen van zowel u als de client.
21. Moeten we een geheimhoudingsverklaring of andere vertrouwelijkheidsovereenkomsten ondertekenen? Sommige clients, vooral in de tech-, financiële of juridische sector, eisen een geheimhoudingsverklaring voordat ze gevoelige informatie delen. 📌 Helpt u vertrouwen op te bouwen en zorgt ervoor dat protocollen voor gegevensbescherming worden nageleefd.
22. Moeten we wettelijke, veiligheids- of nalevingsvereisten naleven? Denk aan GDPR, HIPAA, branchecertificeringen of intern bedrijfsbeleid. 📌 Zorg ervoor dat u voldoet aan de regelgeving die van invloed is op de manier waarop gegevens worden opgeslagen, gedeeld of verwerkt.
23. Heeft u een voorkeurscontractformat, of moeten wij u het onze toesturen? Sommige clients gebruiken hun eigen master service agreements. Anderen verwachten dat u het contract verstrekt. 📌 Verduidelijkt wie verantwoordelijk is voor het juridische kader en versnelt het kickoff-proces.
24. Wie moet de overeenkomst ondertekenen of juridische documenten goedkeuren? Zorg dat u weet wie bevoegd is om te ondertekenen, zodat u later niet achter goedkeuringen aan hoeft te jagen. 📌 Helpt u juridische of factureringsvertragingen te voorkomen.
🧠 Wist u dat? 97% van de mensen vindt video een effectief hulpmiddel om nieuwe klanten te verwelkomen en te informeren, en 74% heeft een video bekeken om te leren hoe een nieuwe app of website werkt. 69% vindt dat meer video de onboarding zou verbeteren.
Hoe u de vragenlijst kunt verstrekken en automatiseren
U hebt uw vragenlijst voor het onboarden van clients opgesteld – dat is een goed begin. Maar de volgende uitdaging is hoe u deze kunt versturen en de antwoorden kunt beheren zonder te verdwalen in e-mails, rommelige formulieren of het achterhalen van ontbrekende bijlagen.
Het handmatig verzamelen van clientinformatie is niet ideaal als u een professionele ervaring wilt bieden en georganiseerd wilt blijven. Wat u nodig hebt, is een systeem dat betrouwbaar:
- Leg vooraf de juiste informatie vast
- Bewaar alle klantgerelateerde gegevens, assets en aantekeningen op één centrale plek
- Automatiseert routinetaken en zorgt voor een soepel verloop van het proces
- Geeft u en uw team duidelijk zicht op de status van de onboarding van elke client
Met ClickUp kunt u zeker zo'n efficiënt onboarding-systeem opzetten. Laten we stap voor stap bekijken hoe u dit kunt doen.
🧠 Stap 1: Brainstorm over uw vragenlijst voor het onboarden van klanten
De eerste stap in elk onboardingproces is het verzamelen van de juiste informatie. Een sterke vragenlijst voor het onboarden van klanten moet de doelen, uitdagingen, tijdlijnen en communicatievoorkeuren van uw klant blootleggen. Maar het schrijven van relevante, duidelijke en volledige vragen is niet altijd eenvoudig, vooral wanneer u in verschillende sectoren werkt.
Dit is waar ClickUp Brain een nuttige mede-maker wordt.
Gebruik het om:
- Stel onboarding-vragen op die zijn afgestemd op uw diensten of type client
- Verbeter de duidelijkheid, toon of structuur van bestaande formulieren
- Genereer meerkeuzeopties of vervolgvragen
- Analyseer eerdere reacties van clients om veelvoorkomende blokkades of inzichten te identificeren
Hier is een voorbeeld van het gebruik van ClickUp Brain voor het genereren van vragen voor het onboarden van klanten op basis van uw branche.
Prompt:
"Ik wil een lijst met vragen voor het onboarden van klanten maken die is afgestemd op een SaaS-tool voor projectmanagement zoals ClickUp. Deze vragen moeten me helpen om de doelen, uitdagingen en verwachtingen van klanten te begrijpen, zoals hoe ze de tool willen gebruiken, de grootte van hun team en hun voorkeuren voor de werkstroom. Kunt u een uitgebreide lijst met onboardingvragen genereren om mijn proces te begeleiden?"
Hier is een voorbeeld van het gebruik van ClickUp Brain om inzichten te genereren uit de verzamelde gegevens van de klanten.
Prompt:
"Hier is een reeks vragen en antwoorden voor het onboarden van klanten, verzameld bij meerdere klanten tijdens het onboardingproces voor een SaaS-projectmanagementtool zoals ClickUp. Analyseer deze gegevens om één belangrijke bruikbare inzicht te identificeren dat de onboardingervaring aanzienlijk kan verbeteren. Houd in uw analyse rekening met de doelen, uitdagingen, teamdynamiek en functievoorkeuren van klanten. "
🎯 Belangrijkste voordeel: ClickUp AI helpt u writer's block te overwinnen, tijd te besparen bij het opstellen, ervoor te zorgen dat al uw vragen worden behandeld en een consistente toon te behouden in al uw onboardingcommunicatie. Zie het als uw handige assistent voor het aanmaken van content.
📝 Stap 2: Stel documenten en ondersteunend materiaal op voor de onboarding
Zodra uw formulier is ingesteld, is de volgende stap het voorbereiden van ondersteunend materiaal dat het onboardingproces voor beide partijen soepel laat verlopen. Dit kan een welkomstbericht, een gestructureerd onboarding document, een client checklist en gedetailleerde instructies over wat er vervolgens gebeurt omvatten.
ClickUp Docs maakt dit onderdeel eenvoudiger en overzichtelijker.
Zo gebruikt u het effectief:
- Maak een document voor nieuwe klanten met een overzicht van de tijdlijn, projectfasen en communicatieverwachtingen
- Voeg links toe naar uw onboardingformulier, veelgestelde vragen, goedkeuringsprocessen of gedeelde mappen
- Voeg een checklist toe (bijv. "Wat we van u nodig hebben voor de start") om uw client op het juiste spoor te houden
- Gebruik interne opmerkingen om in realtime samen te werken met uw team
🎯 Belangrijkste voordeel: Deze "single source of truth" bespaart zowel u als uw client tijd en helpt fouten door het gebruik van verouderde informatie te voorkomen.
💡Pro tip: Creëer een automatisering die direct na het indienen van het formulier een subtaak uit een sjabloon toewijst, zoals 'Welkomst-e-mail verzenden'. Gepersonaliseerde onboarding = sterke eerste indruk.
🎥 Stap 3: Leg de belangrijkste stappen uit met een video
Soms is tekst niet voldoende, vooral wanneer u uitlegt hoe een formulier moet worden ingevuld of hoe men door een gedeelde ruimte moet navigeren. 88% van de videomarketeers zegt dat video heeft bijgedragen aan een beter begrip van hun product of dienst bij gebruikers.
Zelfs een goed geschreven onboarding-document kan vragen onbeantwoord laten, vooral wanneer clients moeten werken met tools of uw onboarding-formulier moeten invullen. Korte, contextuele video's kunnen helpen om processen uit te leggen, verwarring te verminderen en herhaalde vragen te voorkomen.
Met ClickUp Clips kunt u het volgende opnemen:
- Een persoonlijk welkomstbericht dat een menselijk tintje toevoegt
- Een schermtutorial die clients door uw onboardingformulier loodst
- Een rondleiding door de client hub, waar u kunt zien waar documenten, deadlines en deliverables zich bevinden
- Een visuele uitleg van uw proces of tijdlijn
🎬 Clips worden automatisch getranscribeerd en eenvoudig gekoppeld aan taken, opmerkingen of onboardingdocumenten.
Door een korte video toe te voegen, kunt u de eerste indruk van uw client verbeteren en wrijving verminderen voordat het project begint.
Leg inzichten vast, maak video-aankondigingen, deel tutorials en genereer AI-aangedreven transcripties met ClickUp Clips
🎯 Belangrijkste voordeel: Clips voegen een persoonlijk tintje toe, maken instructies glashelder, verminderen heen-en-weer-vragen en kunnen het onboardingproces interactiever en ondersteunender maken voor uw client. Bovendien kunt u Clip-links eenvoudig rechtstreeks delen in ClickUp-taken, opmerkingen of documenten.
🧠 Wist u dat? 86% van de klanten zegt dat ze eerder loyaal blijven aan een bedrijf dat investeert in onboarding content om hen te informeren en welkom te heten nadat een deal is gesloten.
📋 Stap 4: Maak een gestructureerd en schaalbaar onboardingformulier
Nadat u uw vragenlijst voor het onboarden van klanten hebt afgerond, is de volgende stap het omzetten ervan in een professioneel, eenvoudig in te vullen onboardingformulier. Dit formulier moet logisch gestructureerd zijn, voorzien zijn van uw huisstijl en flexibel genoeg zijn om aan verschillende diensten of projecttypes te worden aangepast.
ClickUp-formulieren helpen u krachtige intake-werkstromen op te zetten die meer doen dan alleen gegevens verzamelen.
Gebruik het om:
- Voeg keuzelijsten, selectievakjes, open tekstvelden en velden voor het uploaden van bestanden toe
- Gebruik voorwaardelijke logica om vervolgvragen te tonen op basis van eerdere antwoorden (bijv. type dienst of projectomvang)
- Converteer verzonden formulieren automatisch naar taken, compleet met aangepaste velden die zijn gekoppeld aan belangrijke klantgegevens
- Stuur verschillende verzendingen naar verschillende mappen, teams of automatiseringen op basis van formulierantwoorden
🤖 Bonus: zodra een client het formulier heeft ingediend, kan ClickUp AI zijn antwoorden samenvatten, actiepunten markeren of een vervolgbericht opstellen, waardoor u kostbare tijd bespaart.
Met deze installatie wordt uw onboardingformulier de eerste stap in uw werkstroom, en niet slechts een statisch verzendformulier.
🎯 Belangrijkste voordeel: Deze methode zorgt ervoor dat u elke keer weer georganiseerde, consistente gegevens ontvangt, waardoor u een solide basis voor het project legt en een gepolijst imago aan uw client presenteert.
🧠 Wist u dat? U kunt AI binnen ClickUp gebruiken om formulierreacties samen te vatten, actiepunten voor te stellen of follow-up e-mails op te stellen, allemaal zonder van tabblad te wisselen.
📁 Stap 5: Bouw een gecentraliseerde client hub
Uw client moet niet door e-mails hoeven te spitten om merkrichtlijnen, tijdlijnen of volgende stappen te vinden. Nadat u het onboardingformulier hebt voltooid, geeft u hen één plek waar ze alles kunnen vinden.
Met ClickUp kunt u binnen enkele minuten een herbruikbare client hub bouwen:
- Sla hun onboarding-document, gedeelde bestanden, aantekeningen van vergaderingen en antwoorden op vragenlijsten voor klanten op
- Koppel taken die verband houden met het onboardingproces van klanten
- Organiseer alles in een ClickUp-map, met weergaven voor 'Clientinformatie', 'Assets', 'Voorbereiding kick-off', enzovoort.
- Tag stakeholders, wijs checklistitems toe en laat inline opmerkingen achter – allemaal op één plek
Het creëren van een hub versterkt de transparantie, vergroot het vertrouwen van de client en zorgt ervoor dat uw interne team bij elke stap op één lijn blijft.
⚙️ Stap 6: Automatiseer interne taken en overdrachten
Zodra de klantgegevens zijn ingediend, begint het werk achter de schermen. Het handmatig toewijzen van taken, het bijwerken van statussen en het informeren van teamleden kan echter vertragend werken, vooral als uw klantenlijst groeit.
Met ClickUp Automatisering kunt u slimme werkstromen opzetten die reageren op het verzenden van formulieren en acties van clients.
U kunt:
- Wijs project eigenaren toe op basis van servicetype
- Stel deadlines of checklists in op basis van antwoorden op het formulier (bijv. budgetbereik of tijdlijn)
- Breng uw ontwerper, schrijver of ontwikkelaar automatisch op de hoogte wanneer een formulier is ingediend
- Verplaats taken van 'Nieuwe client' naar 'In uitvoering' zodra de checklist voor het onboarden is voltooid
✅ Dit verandert uw onboarding-werkstroom in een systeem dat zichzelf draait, waardoor uw team meer tijd heeft om zich te concentreren op creatief werk en de levering aan de client.
💡Pro tip: Gebruik automatisering om een teamlid op de hoogte te stellen als een formulier na X dagen nog niet is ingediend. Het is een leuke manier om een duwtje in de rug te geven zonder te zeuren.
📊 Stap 7: Houd de voortgang van de onboarding bij en blijf deadlines voor
Naarmate uw onboarding-pijplijn groeit, is het niet voldoende om alleen te weten in welke fase elke client zich bevindt. U moet ook de timing, de werklast van het team en aankomende mijlpalen in de gaten houden. Zonder een duidelijk systeem raakt u gemakkelijk het overzicht kwijt.
Dat is waar de visuele weergaven en dashboards van ClickUp van pas komen. Ze geven u volledige zichtbaarheid in uw onboardingproces voor klanten, of u nu een snelle statuscontrole, een rapport op hoog niveau of een op datum gebaseerd schema wilt.
Begin met een bord- of lijstweergave om clients te ordenen op fase van onboarding. Gebruik aangepaste statussen zoals Formulier verzonden, intake ontvangen, activa in behandeling of Onboarding voltooid om de voortgang in één oogopslag te volgen. U ziet meteen wie er vastzit, wie er wacht en wie klaar is om te beginnen.
Schakel vervolgens over naar Kalenderweergave om uw onboardingactiviteiten in de loop van de tijd te bekijken.
Dit is vooral handig voor:
- Deadlines voor het verzenden van formulieren of het beoordelen van content plannen
- Blokkeer tijd voor interne voorbereidingen en kick-offgesprekken
- De beschikbaarheid van resources voor verschillende clients coördineren
- Drukke weken identificeren en werklast vroegtijdig aanpassen
Wilt u een totaaloverzicht? Maak een ClickUp-dashboard om de onboarding over de hele linie te monitoren.
U kunt het volgende opnemen:
- Vragenlijsten gegroepeerd op toegewezen persoon of status om de capaciteit van het team te beheren
- Berekeningswidgets om het aantal clients in elke fase te tellen
- Grafieken om tijdlijnen voor onboarding en gemiddelde voltooiingssnelheid te visualiseren, zodat u weet waar elke client staat
- Formulier widgets om de laatste verzendingen van uw onboarding-formulier te bekijken
U kunt zelfs dashboards delen (met toestemming) om clients op de hoogte te houden, zonder voortdurend updates te versturen.
💡 Pro tip: Gebruik ClickUp's Relationships om onboarding-taken te koppelen aan gerelateerde projecten, gedeelde documenten of deliverables. Dit creëert een volledig verbonden werkstroom vanaf de eerste intake van de client tot de oplevering van het project — zonder hiaten of giswerk.
🎯 Belangrijkste voordeel: Centraal bijhouden voorkomt dat er dingen over het hoofd worden gezien, helpt bij het beheren van de capaciteit van het team en stelt u in staat potentiële vertragingen vroegtijdig te signaleren.
Stap 8: Verbeter de samenwerking en communicatie met clients
Zodra de onboarding begint, worden duidelijkheid en communicatie uw meest waardevolle hulpmiddelen. Zonder een gedeeld systeem voor updates, taken en tijdlijnen kunnen er gemakkelijk dingen door de mazen van het net glippen.
ClickUp helpt u de samenwerking te centraliseren, zodat uw clients zich ondersteund voelen en uw team op koers blijft.
💬 Werk in realtime samen met ClickUp Chat
In plaats van te vertrouwen op verspreide e-mails of externe berichtenprogramma's, kunt u een speciale chat-thread aanmaken in de onboarding-map of -taak van de client.
Gebruik het om:
- Beantwoord korte vragen
- Deel updates en feedback
- Tag stakeholders voor goedkeuringen
- Plaats links naar documenten, formulieren of bestanden
U kunt aangepaste chatkanalen maken, zoals #Client-ABC-Onboarding of #Quick-Approvals, zodat alle communicatie contextueel gekoppeld blijft aan het project.
💡 Pro tip: Maak sleutelberichten (zoals tijdlijnen of bestandslinks) vast in de chat-thread, zodat je client niet door e-mails hoeft te spitten.
📅 Plan en voer vlottere kick-offgesprekken
Gebruik de kalenderweergave van ClickUp om de kick-offvergaderingen met uw klanten te plannen. U kunt ook integreren met Google Agenda om de beschikbaarheid tussen teams te synchroniseren. Voeg vergaderagenda's, notities en volgende stappen rechtstreeks toe aan de onboardingtaak van de klant of aan het gekoppelde document, zodat alles op één plek staat.
📋 Begeleid uw clients met gedeelde checklists
Stel vanaf dag één duidelijke verwachtingen met een client checklist. Gebruik ze binnen een taak of document om essentiële actiepunten te schetsen, zoals:
- Logo-bestanden uploaden
- Voltooi het onboarding-formulier
- Bekijk de gedeelde tijdlijn
- Keur de projectomvang goed
- Wijs elk item toe aan de client met een deadline, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt en wanneer
🔐 Deel toegang veilig met gasttoegang
Geef clients zichtbaarheid waar dat belangrijk is met ClickUp's gasttoegang. Nodig hen uit voor specifieke taken, lijsten of documenten met aangepaste instellingen voor toestemming. Zo blijven interne details privé en krijgen clients de transparantie die ze nodig hebben.
🔗 Integreer met de tools die uw clients al gebruiken
ClickUp maakt verbinding met populaire platforms zoals Slack, Google Drive en Zoom, zodat u bestanden kunt delen, vergaderingen kunt plannen en de communicatie kunt stroomlijnen zonder van tabblad te wisselen of de werkstroom van uw client te verstoren. 💡 Het resultaat: een duidelijk, collaboratief onboardingproces voor klanten dat uw clients meer mogelijkheden biedt, de communicatie georganiseerd houdt en uw team helpt om met vertrouwen te presteren.
Gebruik de sjabloon voor het onboarden van klanten van ClickUp om meteen aan de slag te gaan
Als u niet alles vanaf nul wilt opbouwen, begin dan met de ClickUp-sjabloon voor het onboarden van klanten.
Het bevat:
- Vooraf opgestelde formulieren om intake-gegevens te verzamelen
- Gestructureerde takenlijsten en statussen om elke stap van het onboardingproces bij te houden, van intake tot kick-off
- Gedeelde documenten om merkrichtlijnen, middelen, belangrijke contactpersonen en communicatieaantekeningen op één plek te ordenen
- Automatisering om follow-ups te triggeren, interne voorbereidingstaken toe te wijzen en overdrachten en tijdige leveringen te garanderen
Pas het sjabloon aan uw diensten aan, kopieer het voor elke nieuwe client en win elke week uren handmatig werk terug.
💡Pro-tip: Volg de onboarding op met doordachte feedbackvragen, zoals:
- Was het formulier duidelijk en gemakkelijk te voltooien?
- Heeft de onboarding u meer vertrouwen gegeven in ons proces?
- Is er iets wat u graag eerder had willen weten?
🎯 Tip voor succes bij clients: Neem bestaande clients opnieuw aan wanneer er nieuwe mensen bij komen of wanneer de doelen veranderen. Zo blijft iedereen op één lijn en krijgt iedereen nieuwe energie.
Samenvatting: begin sterk, blijf georganiseerd en schaal eenvoudig op
Een vragenlijst voor het onboarden van clients is niet zomaar een formulier, maar de eerste stap in het opbouwen van vertrouwen, het instellen van verwachtingen en het leveren van een uitstekende ervaring. Door vooraf de juiste vragen te stellen, verzamel je niet alleen informatie, maar leg je ook de basis voor betere communicatie, minder obstakels en meer succesvolle resultaten.
En met ClickUp? U verstuurt niet alleen een formulier en hoopt dat het goed komt. U centraliseert uw proces, automatiseert het drukke werk en breidt uw diensten vol vertrouwen uit.
Van intakeformulieren en taaksjablonen tot dashboards, documenten en automatiseringen: ClickUp helpt u een werkstroom voor het onboarden van clients te creëren die naadloos, strategisch en zelfs leuk in gebruik is.
💡 Klaar om uw onboarding-werkstroom op te zetten? Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp!