Van de chaostheorie tot marketinganalyse: de aangeboren menselijke zoektocht naar betekenis draait vaak om oorzaak en gevolg. Bij elke ervaring willen we de oorzaak achterhalen. Bij elke handeling willen we de gevolgen of effecten voorzien.
Dit komt vooral veel voor in het bedrijfsleven, waar elk werk bestaat uit een reeks onderling samenhangende taken, wat betekent dat wanneer er één misgaat, alles als een kaartenhuis in elkaar stort.
Om dit te voorkomen, maken bedrijfsleiders en mensen die verantwoordelijk zijn voor projectmanagement gebruik van een hulpmiddel dat het oorzaak-gevolgdiagram wordt genoemd, waarmee de triggers en redenen voor specifieke gebeurtenissen in kaart worden gebracht.
In deze blogpost gaan we bekijken hoe u deze oorzaak-gevolgdiagrammen in uw organisatie kunt gebruiken om complexe problemen op te lossen.
Wat is een oorzaak-gevolgdiagram?
Een oorzaak-gevolgdiagram is een visuele weergave van de mogelijke oorzaken van een bepaalde gebeurtenis. Het diagram gaat ervan uit dat elke oorzaak (d.w.z. afwijking, onvolkomenheid of fout) een bron van variatie in het eindresultaat is.
Simpel gezegd: als je twee kopjes suiker aan je koffie toevoegt in plaats van de aanbevolen twee lepels (een fout), krijg je een drankje dat te zoet is! Als je te veel melk toevoegt (een afwijking), wordt de koffie te slap.
Oorzaak-gevolgdiagrammen, ook wel visgraatdiagrammen of Ishikawa-diagrammen genoemd, zijn in de jaren twintig van de vorige eeuw ontworpen door de beroemde organisatietheoreticus Kaoru Ishikawa en vormen krachtige hulpmiddelen voor systeemdenken. Ze helpen bij het effectief begrijpen en beheren van complexe industriële processen.
Het belang van oorzaak-gevolgdiagrammen
In wezen scheidt een goed oorzaak-gevolgdiagram het kaf van het koren. Het brengt de factoren die een rol spelen duidelijk in kaart en laat al het overige buiten beschouwing. Dit kan in alle sectoren een uitstekend hulpmiddel zijn bij het oplossen van problemen.
In het bedrijfsleven, en met name bij productontwikkeling, gebruiken teams het visgraatdiagram om de onderliggende oorzaken van een onverwachte gebeurtenis te achterhalen.
Als er bijvoorbeeld een ongeplande storing optreedt, kan het IT-operatieteam het visgraatdiagram gebruiken om alle bijdragende factoren in kaart te brengen alvorens de daadwerkelijke oorzaak te achterhalen.
In projectmanagement wordt het visgraatdiagram vaak gebruikt bij de planning van middelen. Projectmanagers simuleren versies van het verwachte resultaat op basis van een combinatie van oorzakelijke factoren, zoals mensen, processen en technologie.
Bij kwaliteitscontrole, zoals bedoeld door Ishikawa, brengen teams de bijdragende factoren in kaart – zoals metingen, materiaal, mensen, processen, machines, enz. – om vast te stellen wat de oorzaak was van de defecte output.
In alle sectoren zijn de voordelen van oorzaak-gevolgdiagrammen onbetwistbaar.
- Duidelijkheid: Inzicht krijgen in de verschillende, elkaar beïnvloedende factoren die ervoor zorgen dat een defect of gebeurtenis optreedt
- Snelheid: Versnel het oplossen van problemen op basis van het uitgebreid in kaart brengen van alle gerelateerde elementen in het proces
- Efficiëntie: Het vermogen om mogelijke resultaten van wijzigingen in het proces te simuleren en het proces daarop aan te passen
- Effectiviteit: Oorzaken en symptomen in kaart brengen om te begrijpen wat er werkelijk aan de hand is
Laten we eens kijken hoe dit in de praktijk zou werken als werk.
Onderdelen van een oorzaak-gevolgdiagram
Hoewel het oorzaak-gevolgdiagram uiterst eenvoudig is, bestaat het uit een aantal onderdelen, zoals:
Panelen: Het oorzaak-gevolgdiagram wordt in twee delen weergegeven. Aan de linkerkant staan alle mogelijke oorzaken of bijdragende factoren, zoals materiaal, arbeid, omgeving, enz. Aan de rechterkant staat het gevolg of het probleem.
Centrale as: De centrale as verbindt de twee zijden, loopt van links naar rechts en is vervolgens verbonden met de verschillende primaire en secundaire factoren die een rol spelen.
Primaire oorzaken: Elke bijdragende factor heeft doorgaans een primaire oorzaak. Als voorbeeld kan een lage materiaalkwaliteit bijvoorbeeld de primaire oorzaak van het defect zijn, wat in het diagram ook als zodanig wordt weergegeven.
Secundaire oorzaken: Er kunnen ook secundaire oorzaken voor het defect zijn, die de primaire oorzaak versterken. Als voorbeeld kan het opslaan van materiaal van slechte kwaliteit in een vochtig magazijn bijvoorbeeld van invloed zijn geweest op de output.
Afhankelijk van de structuur van uw organisatie en proces kunt u een willekeurig aantal bijdragende factoren hebben, die worden weergegeven als visgraatdiagrammen.
Nu u weet wat elke vorm in het diagram betekent, gaan we er een maken.
Hoe maak je een oorzaak-gevolgdiagram?
Het maken van een oorzaak-gevolgdiagram is ook een manier om de processen tot in detail te begrijpen. Let dus goed op en bekijk elke stap grondig.
1. Bepaal het effect
Het oorzaak-gevolgdiagram kunt u het beste van rechts naar links opstellen. Bepaal, voordat u beslissingen neemt, wat het gevolg, de fout, het probleem of de kwestie is. Zorg ervoor dat uw definitie van het gevolg specifiek is en voor alle belanghebbenden gemakkelijk te begrijpen is.
Als je bijvoorbeeld zegt: „De kwaliteit is gedaald”, zou je het effect kunnen omschrijven als: „Het aantal bugs in de productiecode is de afgelopen drie maanden met 20% toegenomen.”
Hier zijn enkele sjablonen voor probleemformuleringen ter inspiratie.
Teken nu de dunne centrale lijn met een pijl die naar het effect wijst.
2. Identificeer de factoren die hieraan bijdragen
Houd er rekening mee dat er een willekeurig aantal factoren kan zijn die op de een of andere manier invloed hebben op het resultaat. Het is het beste om ze allemaal in uw diagram op te sommen. Om deze hoofdcategorieën van factoren te identificeren, kunt u een van de volgende benaderingen gebruiken.
Brainstormen: Breng je team bij elkaar om ideeën op een bord te zetten. Stel relevante teamleden vragen over wat ze doen, hoe ze het doen en waarom.
U kunt bijvoorbeeld bedrijfsanalisten, ontwikkelaars en testers bijeenroepen voor een vergadering om te onderzoeken waarom het aantal bugs is toegenomen.
ClickUp Whiteboards is een geweldige manier om plakbriefjes, tekst, opmerkingen en meer toe te voegen.
Als je nog niet bekend bent met virtueel samenwerken of het gebruik van het Ishikawa-diagram, probeer dan eens de oorzaak-gevolgdiagram-sjabloon van ClickUp. Deze volledig aanpasbare, beginnersvriendelijke Whiteboard-sjabloon helpt je om causale relaties in kaart te brengen en de onderliggende oorzaken effectief te identificeren.
Als dit nieuw voor je is, kun je het visgraatdiagram ook in Excel tekenen.
Procesmapping: Breng stap voor stap het gehele proces in kaart dat tot het effect leidt. In het geval van softwarefouten kunnen dit bijvoorbeeld de volgende stappen zijn:
- Coderen
- Codebeoordeling
- Testen
- Bugtracking
- Implementatie in de productie
Extra tip: Gebruik een willekeurig stroomdiagramsjabloon om deze stap te versnellen.
Gebruik van een raamwerk: Aangezien het een zeer populair hulpmiddel is, zijn er tal van raamwerken en sjablonen beschikbaar die het oorzaak-gevolgdiagram ondersteunen.
In de productie is als voorbeeld de lijst met de vijf M's – mankracht, materiaal, methoden, machines en metingen – te noemen, die aangemerkt worden als factoren die hieraan bijdragen.
Op dezelfde manier kunt u er een vinden die geschikt is voor uw business. Plaats de bijdragende factoren in afzonderlijke rechthoeken aan de linkerkant. Teken verbindingspijlen naar de centrale as.
3. Identificeer de belangrijkste oorzaken
Maak onder elke bijdragende factor een lijst met de belangrijkste oorzaken. De mogelijke oorzaken voor een toename van softwarefouten zouden bijvoorbeeld als volgt kunnen zijn.
- Codering: programmeerfouten, logische fouten
- Codereview: tekortkomingen in het proces, tijdsdruk voor senior ontwikkelaars
- Testen: Onvoldoende testen, onvolledige use cases
- Bugtracking: handmatig bijhouden, onvolledige bugbeschrijvingen
Teken verbindingslijnen van elke primaire oorzaak naar de centrale as om de causale relatie aan te geven.
4. Identificeer secundaire oorzaken (indien van toepassing)
Soms kan er een reden zijn waarom een van de primaire oorzaken zich voordoet.
Er zou bijvoorbeeld sprake kunnen zijn van een toename van fouten in de programmeerprocessen als gevolg van het ontbreken van organisatiebrede normen voor het schrijven van hoogwaardige code.
Buiten de technische sector kunnen logische fouten optreden doordat ongeschikte of onervaren kandidaten worden aangenomen.
Trek verbindingslijnen van de secundaire oorzaak naar de primaire oorzaak om uitgebreide relaties weer te geven. Als u klaar bent, ziet uw diagram er ongeveer zo uit als hieronder.
5. Controleer de nauwkeurigheid en validiteit
Zodra u het volledige oorzaak-gevolgdiagram hebt getekend, is het tijd om alles nogmaals te controleren. Zorg ervoor dat:
- Elke oorzaak volgt een logische keten naar het gevolg
- Elke stap past binnen het operationele kader van het effect dat u onderzoekt
- Eventuele oorzaken van de derde of vierde orde worden nauwkeurig geïntegreerd
- Alle bijdragende factoren zijn tot in detail onderzocht, waarbij alle oorzaken zijn meegenomen
Dat zijn de basisprincipes. Met enkele tips en trucs kunt u nog meer uit uw oorzaak-gevolgdiagrammen halen. Hier leest u hoe.
Tips voor effectieve oorzaak-gevolgdiagrammen
Wanneer een gevolg duidelijk is, zoals een tandenpijnveroorzakend zoete kop koffie, zijn de oorzaken eenvoudig in kaart te brengen. Zakelijke problemen zijn echter zelden eenduidig. Iets wat op het eerste gezicht voor de hand ligt, zoals een bug in de code, kan verschillende oorzaken hebben. Volg deze best practices om oorzaak-gevolgdiagrammen effectief te tekenen en te gebruiken.
Gebruik het als een kader (niet als bewijs)
Het oorzaak-gevolgdiagram is geen bewijs van een probleem. Het is slechts een hulpmiddel om een theorie te ontwikkelen. Het brengt alle factoren in beeld die het probleem zouden kunnen veroorzaken. Fishbone-diagrammen kunnen het best worden gebruikt als kader voor het onderzoeken van de werkelijke oorzaak van het probleem.
⚡️Sjabloonarchief: Sjablonen voor visgraatdiagrammen
Zorg dat het overzichtelijk is (niet ingewikkeld)
Goede oorzaak-gevolgdiagrammen moeten de onderzoeker een uitgebreide lijst geven van alles wat onderzocht moet worden. Zorg er dus voor dat u niets over het hoofd ziet door aan te nemen dat het triviaal is of geen verband houdt met het gevolg.
Nog te doen is er echter op letten dat u niet te veel irrelevante elementen toevoegt. Dit kan het diagram onoverzichtelijk en moeilijk te interpreteren maken.
Omarm herhaling (niet redundantie)
Dezelfde primaire of secundaire oorzaak kan onder twee bijdragende factoren vallen. In het voorbeeld van softwarefouten kan een gebrek aan vaardigheden zowel onder ‘codeen’ als onder ‘testen’ een primaire oorzaak zijn. Voeg gerust beide toe, omdat het om twee verschillende zaken gaat.
Zorg er echter voor dat u zich niet onnodig herhaalt. Als voorbeeld kunnen ‘gebrek aan vaardigheden’ en ‘gebrek aan ervaring’ in deze context hetzelfde betekenen en hoeven ze niet te worden herhaald.
Gebruik ze proactief (niet alleen reactief)
Vaak gebruiken teams het oorzaak-gevolgdiagram om de oorzaken van een probleem te achterhalen. Maar dat is niet de enige manier. Je kunt het ook gebruiken om mogelijke problemen te simuleren die voortvloeien uit een keuze die je maakt.
Stel bijvoorbeeld dat bij het coderen een fout de primaire oorzaak is. U zou kunnen veronderstellen dat een wijziging in de programmeertaal invloed zou kunnen hebben op het resultaat. Op basis hiervan kunt u simuleren in hoeverre dit het probleem zou oplossen en op basis daarvan beslissingen nemen.
Laten we dat aan de hand van enkele voorbeelden illustreren.
Voorbeelden van oorzaak-gevolgdiagrammen
Een oorzaak-gevolgdiagram is een eenvoudige weergave van de relatie tussen de oorzaken en de gevolgen. U kunt dit in elke vorm in kaart brengen die voor u het beste werkt. Hier zijn enkele voorbeelddiagrammen ter inspiratie.
Procesanalyse
Laten we beginnen met een van de eenvoudigste voorbeelden van een werkstroomdiagram. Dit diagram van TIBCO bekijkt het volledige proces van het inschakelen van een lamp om mogelijke oorzaken voor een storing te identificeren.
Kwaliteitsmanagement
Het volgende voorbeeld is afkomstig uit het boek ‘Guide to Quality Control’ van de oorspronkelijke maker, Kauro Ishikawa. Dit diagram illustreert alles wat nodig is om ‘heerlijke rijst’ te maken.
Oorzaakanalyse
Zoals de naam al aangeeft, worden in een visgraatdiagram verschillende mogelijke oorzaken met elkaar verbonden aan de hand van de graten van een vis. In dit voorbeeld uit de Six Sigma-studiegids wordt het oorzaak-gevolgdiagram gebruikt om de redenen te onderzoeken voor klachten over de dienstverlening als gevolg van een onjuiste afdichtingsdiameter.
⚡️Sjablooncentrum: Andere sjablonen voor oorzaakanalyse waaruit u kunt kiezen.
Probleembeheersing
Wanneer u tijdens uw projectmanagement een probleem tegenkomt, is het visgraatdiagram een uitstekend hulpmiddel voor diagnose. Hier leest u hoe u met behulp van een sjabloon een analyse van de onderliggende oorzaak uitvoert.
De sjabloon voor oorzaakanalyse van ClickUp is een volledig aanpasbaar raamwerk op gemiddeld niveau waarmee je gegevens kunt analyseren, de kern van het probleem kunt identificeren en effectieve en duurzame oplossingen kunt vinden.
Of u nu de oorzaak van een softwarefout opspoort of problemen in uw assemblagelijn identificeert, met dit sjabloon kunt u problemen gemakkelijker oplossen.
Gedragsanalyse en voorspellingen
Deze afbeelding uit een onderzoek toont alle mogelijke oorzaken en suboorzaken van problemen met de betrouwbaarheid van systemen. Er wordt gebruikgemaakt van het visgraatdiagram om een hulpmiddel te creëren waarmee betrouwbaarheidsingenieurs het gedrag van industriële systemen kunnen modelleren, analyseren en voorspellen.
Informatiebeheer
Dit oorzaak-gevolgdiagram geeft een overzicht van alle belemmeringen die organisaties ervan weerhouden hun gegevens als bedrijfsmiddel te beheren. Het is gebaseerd op de inzichten van wetenschappers en bedrijfsleiders uit Australië, Zuid-Afrika en de VS en is bedoeld om gesprekken over effectief informatiebeheer op gang te brengen.
Aanpasbaar visgraatdiagram
Als je een proces in kaart brengt dat zo complex is als dit, is de ClickUp-sjabloon voor een visgraatdiagram een uitstekend startpunt. Deze sjabloon voor gevorderden helpt je alle oorzaken in te delen in de categorieën omgeving, machine, mens, materiaal en methode, om zo verbindingen te leggen tussen het probleem en de factoren die daarop van invloed zijn.
Onderling samenhangende oorzaken en gevolgen
Dit diagram wijkt af van de traditionele visgraatstijl en laat zien hoe het effect van het ene proces de oorzaak kan worden van het volgende. Het is een handig kwaliteitsinstrument om onderling samenhangende oorzaken en gevolgen van elk willekeurig proces te visualiseren.
Zoals u aan de bovenstaande voorbeelden kunt zien, is er niet één enkele juiste manier om een oorzaak-gevolgdiagram op te stellen. Er zijn verschillende hulpmiddelen voor oorzaakanalyse die aan uw uiteenlopende behoeften voldoen. Er zijn echter fouten die u kunt vermijden.
Veelgemaakte fouten die u moet vermijden
Als het op de juiste manier wordt gebruikt, is het oorzaak-gevolgdiagram een krachtig hulpmiddel. Bij onjuist gebruik kan het echter nadelige gevolgen hebben. Hieronder volgen enkele fouten die u moet vermijden bij het maken en gebruiken van het visgraatdiagram.
Overhaaste beslissingen
Een goed oorzaak-gevolgdiagram moet grondig en volledig zijn. Vaak tekenen teams een eenvoudig diagram en haasten ze zich om het te gebruiken voor besluitvorming, wat ten koste gaat van het nut van het diagram.
Teken het diagram zorgvuldig en volledig. Doe grondig onderzoek naar het gehele proces en zorg ervoor dat u aan alles hebt gedacht. Controleer het diagram nogmaals als u klaar bent.
Problemen onnauwkeurig definiëren
Het oorzaak-gevolgdiagram is slechts zo nuttig als het nauwkeurig is. Soms maken teams de onschuldige fout om onnauwkeurige of niet-gerelateerde oorzaken aan het diagram toe te voegen. Ook kunnen ze onjuiste causale relaties leggen.
Vraag deskundige ondersteuning bij het opstellen van het diagram. Bespreek het diagram met verschillende vakspecialisten om de nauwkeurigheid te waarborgen.
Potentiële oorzaken verwarren met gegevens
Het Ishikawa-diagram geeft slechts een visueel overzicht van alle mogelijke oorzaken van een gevolg of gebeurtenis. Het biedt niet per se informatie over welk element de oorzaak van de gebeurtenis is.
Gebruik het oorzaak-gevolgdiagram om theorieën te formuleren. Test vervolgens zelfstandig de logische consistentie van de theorie en elke causale relatie voordat je tot een conclusie komt.
Het diagram statisch houden
Het Ishikawa-diagram is alleen nauwkeurig op het moment van aanmaken. Processen evolueren en veranderen in de loop van de tijd. Als het diagram statisch blijft, worden recente veranderingen over het hoofd gezien, waardoor het niet effectief is bij het oplossen van problemen.
Werk uw oorzaak-gevolgdiagram regelmatig bij. Zorg ervoor dat het diagram is bijgewerkt voordat u het gebruikt voor een analyse van de onderliggende oorzaak.
Creëer een positief effect met ClickUp
Moderne bedrijfsprocessen zijn complex en vaak onzichtbaar. Laten we software als voorbeeld nemen. Tegenwoordig splitsen teams grote softwarepakketten op in kleine functies en implementeren ze deze als onafhankelijke, maar onderling verbonden eenheden. Dit betekent dat als één functie niet goed werkt, dit te wijten kan zijn aan de talloze andere functies waarmee deze verbonden is.
In dergelijke scenario’s kan een goed oorzaak-gevolgdiagram een krachtig visueel hulpmiddel zijn om problemen te traceren en oplossingen te vinden. Het helpt om het probleemoverzicht duidelijk te begrijpen. Als gevolg daarvan kunt u ook oplossingen modelleren en simuleren om te zien of deze tot onbedoelde gevolgen leiden.
Of je nu een complex architectuurdiagram in oorzaak-gevolg-format tekent of gewoon je processen in kaart brengt, ClickUp biedt alles wat je nodig hebt om dit te beheren. ClickUp Whiteboards zijn een flexibele, aanpasbare en herhaalbare manier om oorzaken en gevolgen te beheren. Los problemen effectief op. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit.