Het dodelijkste ongeluk in de geschiedenis van de luchtvaart, bekend als de ramp op het vliegveld van Tenerife, wordt toegeschreven aan ".. een misverstand tussen de toren en het vliegtuig. " In wezen een communicatieprobleem.
Of je nu een vliegtuig bestuurt, een tekst voor een website schrijft of software bouwt, ineffectieve communicatie kan buitengewone gevolgen hebben. In deze blogpost onderzoeken we communicatiebarrières en hoe je ermee om kunt gaan.
Inzicht in communicatiebarrières
Een communicatiebarrière is alles wat de ene persoon belemmert om duidelijk te communiceren en de andere persoon/personen belemmert/belemmert om de boodschap te begrijpen. Communicatiebarrières kunnen op verschillende manieren schadelijk zijn voor de functie van een organisatie.
❗️Kwaliteit: Ineffectieve communicatie creëert hiaten in het begrip, wat resulteert in suboptimaal werk.
❗️Productiviteit: Zonder een volledig begrip van de instructies kunnen leden van het team er te lang over doen om de instructies te verwerken, proberen en falen, of inefficiënt werken.
❗️Effectiviteit: Stel je communicatiebarrières voor tussen een werknemer en een klant/manager, wat tot misverstanden leidt. De medewerker zal moeite hebben om effectief te leveren wat van hem/haar verwacht wordt.
❗️Onthouding: Wanneer communicatie moeilijker wordt - elke dag barrières overwinnen - raken teamleden vermoeid en raken ze niet meer betrokken. Dit kan de prestaties op de werkplek aanzienlijk beïnvloeden.
❗️Innovatie: Collectieve creativiteit vereist een soepele communicatie. Zonder dat zou innovatie een verre droom zijn.
❗️Cultuur: Goede communicatie creëert een gevoel van collectieve doelen. Het gebrek daaraan creëert een disfunctionele cultuur waarin mensen afstandelijk of zelfs wantrouwig zijn. Communicatiebarrières zijn zelfs een belangrijke reden voor het Grote Ontslag en het stille opstappen.
Als dat klinkt als overdreven, laten we dan eens kijken hoe het gebeurt op de werkvloer.
Gemeenschappelijke communicatiebarrières op de werkplek
Er is sprake van goede communicatie als iemand zijn boodschap duidelijk verwoordt en op een manier die gemakkelijk en volledig wordt begrepen door het beoogde publiek. Alles wat dit in de weg staat, kan worden beschouwd als een communicatiebarrière. Hier volgen tien voorbeelden.
1. Fysieke barrières
De eenvoudigste communicatiebarrière is fysiek. Of je nu probeert te communiceren met iemand op een paar meter afstand van je tijdens een concert of een presentatie geeft over defecte apparatuur, fysieke barrières zijn overal.
Ze zijn eenvoudig omdat ze duidelijk en tastbaar zijn. Ze kunnen worden verholpen door het systeem aan te passen.
Als je bijvoorbeeld moeite hebt om een concept uit te leggen aan iemand aan de telefoon, kun je een tool voor videoconferenties met gedeelde schermen gebruiken om het probleem van deze communicatiebarrière op te lossen.
2. Psychologische barrières
In tegenstelling tot fysieke barrières, bevinden psychologische barrières zich in de hoofden van mensen en zijn daarom veel complexer om te behandelen. Enkele veelvoorkomende psychologische barrières van de spreker zijn plankenkoorts, sociale angst, spraakstoornissen, problemen met het gevoel van eigenwaarde, enzovoort.
De ontvanger kan ook psychologische barrières hebben, zoals vooroordelen, oordelen en ongeteste aannames, waardoor gesprekken achter gesloten deuren niet effectief zijn.
3. Taalbarrières
De meest elementaire taalbarrière is wanneer twee mensen niet dezelfde taal spreken. Een Engelse moedertaalspreker uit de VS kan bijvoorbeeld taalbarrières ervaren als hij communiceert met collega's in Frankrijk, Duitsland of Japan, waar Engels niet de eerste taal is.
Maar dat is niet de enige taalbarrière. Accenten, dialecten, technische termen, plaatselijk taalgebruik of zelfs een onbekende metafoor kunnen de communicatie belemmeren. Als je bijvoorbeeld friet bestelt, krijg je twee totaal verschillende dingen in de VS en het VK!
Aan de andere kant kunnen teams en organisaties hun eigen taal hebben.
Zo zijn termen als 'het gordijn afpellen', 'in het konijnenhol vallen', 'zijbalk' enz. veelgebruikt, maar niet bekend bij mensen die dat taaltje niet spreken.
Ons sociale team heeft daar veel over te zeggen!
4. Culturele barrières
Culturele verschillen creëren communicatiebarrières. Zo kan de machtsafstand in sommige oosterse culturen groot zijn, waardoor junior teamleden hun bazen niet graag uitdagen.
Sommige organisaties, vooral die met een lange staat van dienst, kunnen een formele werkcultuur hebben waar alle communicatie schriftelijk moet gebeuren in specifieke formats. Hierdoor kan veel informatie onuitgesproken blijven, waardoor communicatiehiaten op de werkplek .
Het kan ook zijn dat je een nieuw teamlid hebt dat tot nu toe in een andere cultuur werkte en dat je moet bijsturen om effectief met je te kunnen communiceren.
5. Organisatorische barrières
Organisatorische eigenaardigheden kunnen vaak communicatiebarrières vormen.
Een voorbeeld: een startup die gebouwd is door een kleine groep goede vrienden kan zich uitgesloten voelen van nieuwe werknemers buiten hun netwerk.
Een team op afstand dat niet over de juiste vaardigheden beschikt communicatiemiddelen op de werkplek kunnen ook barrières opwerpen. Zonder een gemeenschappelijke plek om alle gesprekken te voeren, raken teams uiteindelijk verstrooid met informatie over verschillende tools, waardoor er scheuren in het begrip ontstaan.
6. Procesbarrières
Elke organisatie is een verzameling processen. Om een Taak te doen, voeren meerdere mensen onderdelen uit, die vervolgens worden overgedragen aan anderen als onderdeel van een samenhangend proces. Stel je nu een situatie voor waarin één persoon niet weet aan wie hij het moet doorgeven of hoe hij het goed moet doen.
In teams voor softwareontwikkeling is de overdracht tussen ontwerper en ontwikkelaar een veel voorkomende uitdaging.
7. Barrières in de context
Er is sprake van een contextbarrière als de mensen die met elkaar communiceren niet dezelfde informatie hebben over de achtergrond, doelen, behoeften, enz. van het project.
Een nieuw lid van een team kent bijvoorbeeld misschien niet alle eerdere oplossingen die zijn geprobeerd om een bepaald probleem op te lossen, wat resulteert in herwerk. Als het content team geen stijlgids heeft, kan hun output inconsistent zijn.
8. Technologische barrières
De meeste communicatie verloopt tegenwoordig digitaal. Maar niet iedereen voelt zich op dezelfde manier op zijn gemak met digitale communicatie.
Sommigen begrijpen emoji's misschien niet - ken je iemand die de duim omhoog-emoji onbeleefd vindt? Anderen hebben hun videocamera misschien verkeerd geplaatst tijdens een vergadering. Toegankelijkheid kan ook barrières opwerpen.
9. Emotionele barrières
De tijd dat we onze emoties thuis hielden heeft plaatsgemaakt voor het meenemen van je hele zelf naar het werk. Hoe dan ook, elke werkplek is een potpourri van mensen die verschillende emoties en houdingen koesteren.
Iemand die een slechte ochtend heeft gehad, staat misschien niet open voor kritische feedback. Een gestrest teamlid is misschien niet bereid om een stapje extra te zetten.
10. Barrières in het waardesysteem
Gewoonlijk wordt het beste werk gedaan door mensen met gemeenschappelijke overtuigingen, zoals transparantie, integriteit, klantgerichtheid, enz. Wanneer de waardesystemen van mensen met elkaar in conflict zijn, wordt de communicatie verbroken.
Als een manager bijvoorbeeld gelooft dat goed werk wordt gedaan als het team persoonlijk vergadert, maar het team liever op afstand werkt, kan elke partij bevooroordeeld raken ten opzichte van zijn eigen weergave en communicatiebarrières opwerpen, zelfs als dat onbedoeld gebeurt.
Hoewel communicatiebarrières aanzienlijke gevolgen kunnen hebben, zijn het gebeurtenissen die in elke organisatie voorkomen. Ze zijn een natuurlijk resultaat van het samenbrengen van verschillende mensen om aan gemeenschappelijke doelen te werken.
Wees dus niet bang voor communicatiebarrières. Creëer systemen om ze te overwinnen. Zo werkt het.
Overwinnen van communicatiebarrières
Communicatiebarrières zijn onvermijdelijk. De eerste stap om ze te overwinnen is ze te observeren en te begrijpen. Begin daar.
Identificeer communicatiebarrières
Stel strategische vereisten op om gemeenschappelijke barrières te observeren, te identificeren en te begrijpen.
- Maak het onderdeel van de sleutelprestatie-indicatoren van elke manager om communicatiestoringen te controleren
- Moedig werknemers aan om problemen rond communicatie ensamenwerking op de werkplek
- Nodig leden van het team uit om regelmatig feedback te geven over de effectiviteit van het team
Koester een communicatieve cultuur
Creëer een cultuur van effectieve communicatie in uw organisatie. Moedig de zender van de boodschap aan om de verantwoordelijkheid te nemen dat de boodschap begrepen wordt. Stel de ontvangers in staat om vragen te stellen of ideeën ter discussie te stellen als ze verduidelijking nodig hebben. Geef het voorbeeld door transparantie, openheid en samenwerking te tonen.
Regelmatig trainingen geven
Iedereen kan communiceren, maar effectieve communicatie is iets heel anders. Stel iedereen in staat om effectief te communiceren door regelmatige training.
Afhankelijk van de vaardigheden van uw personeel kan dit gaan over aandachtig luisteren, e-mails schrijven, werken op afstand, inclusief taalgebruik, of communicatie met de client . Het helpt ook om hapklare lessen, posters of checklists te hebben op hoe deel je informatie met teamleden? of hoe miscommunicatie op het werk te voorkomen .
Instrumenten en middelen instellen voor effectieve communicatie
Verwacht niet dat iedereen weet hoe je effectief communiceert. Stel systemen in die hen aanmoedigen om het nog beter te doen.
Bijvoorbeeld, softwareontwikkelingsteams kunnen sjablonen of formulieren gebruiken om alle relevante informatie vast te leggen. Teams voor content kunnen editors/proofreaders inhuren die zorgen voor consistentie.
In feite kunnen deze systemen zo eenvoudig zijn als een format voor de agenda van elke vergadering. Of zo uitgebreid als een samenwerkingsplatform zoals ClickUp .
Bonus lezen: Hier zijn enkele hulpmiddelen voor asynchrone communicatie die kunnen helpen.
Teamsamenwerking
Moderne teams hebben behoefte aan effectieve hybride werkplekcommunicatie . Ze hebben een plek nodig om contextueel te communiceren en om projecten, taken, opmerkingen, documenten en videoconferenties met elkaar te verbinden. ClickUp chatten is ontworpen om precies dit mogelijk te maken. Gebruik ClickUp Chat voor overcommunicatie op het werk . Maak kanalen die overeenkomen met de manier waarop uw werkruimte is georganiseerd. Houd iedereen op de hoogte met berichten. Verbind bestaande Taken of creëer nieuwe Taken vanuit chatten gesprekken. Instellen van one-click gesprekken met automatische samenvattingen en action items allemaal binnen ClickUp!
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Clickup-chat.gif ClickUp chatten /%img/
effectief communiceren met ClickUp Chat_
Taakbeheer
Wil communicatie effectief zijn, dan moet het gaan over het wat, hoe, wie en wanneer. In projectmanagementtermen zou dit het volgende zijn:
- Wat: Een kort verzoek of een functie
- Hoe: Standaarden of acceptatiecriteria
- Wie: Toegewezen persoon of eigenaar van de Taak
- Door wanneer: Deadline
Met een goed hulpmiddel voor taakbeheer kunt u dit allemaal documenteren. ClickUp Taken biedt dit alles en meer. Het stelt u in staat om tijd in te schatten, bij te houden, opmerkingen uit te wisselen en een willekeurig aantal aangepaste velden toe te voegen.
En wat nog meer? U kunt ook ClickUp Commentaar toewijzen om ervoor te zorgen dat de communicatie bij het juiste lid van het team terechtkomt.
Aan de andere kant kun je je teams de overvloed aan notificaties laten overwinnen met ClickUp Inbox . Het helpt uw teams om alles op één plaats te zien en zich te concentreren op wat belangrijk is.
Als dit nieuw voor je is, probeer dan ClickUp's sjabloon voor communicatieabonnementen om aan de slag te gaan. Verbeter interne en externe berichtgeving, creëer kennisbanken, deel op grote schaal en minimaliseer communicatiebarrières met dit sjabloon.
⚡️Sjabloon Archief: Meer sjablonen voor communicatieplannen om uit te kiezen.
Documentatie
Niet genoeg achtergrondinformatie hebben is een van de grootste problemen bij het maken van een keuze uitdagingen voor virtuele teams . Pak dat aan met duidelijke documentatie.
Of het nu gaat om een serviceovereenkomst (SLA) of de bedrijfscultuur, schrijf het op met ClickUp Documenten . Gebruik de verschillende stylingelementen om belangrijke punten te benadrukken. Koppel gerelateerde documenten, koppel ze aan werkstromen, tag mensen en bewerk samen.
de communicatiebasis instellen met ClickUp Docs_
Als u trainings- en opleidingsmateriaal maakt, probeer dan ClickUp clips . Gebruik het om uw proces ondubbelzinnig te demonstreren met schermopname.
Brainstormen
De eenvoudigste manier om communicatiebarrières te doorbreken is om ze letterlijk op dezelfde pagina te krijgen. Draai ClickUp Whiteboards en brainstorm ideeën, teken processen, bespreek patronen of prototype producten.
Zodra het team akkoord is, kunt u elementen omzetten in taken en direct vanaf uw whiteboard aan de slag gaan!
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/11/image-498.png ClickUp Whiteboards /%img/
samen brainstormen met ClickUp Whiteboards_
Samenwerken
Als u meerdere digitale tools gebruikt in uw organisatie, zal de communicatie versnipperd raken. Voorkom dat door al uw tools te integreren in één gecentraliseerde communicatie platform. ClickUp integreert met meer dan 1000 tools, zoals Slack, Zoom, Google Werkruimte, GitHub en Discord. U kunt ook automatisch informatie van tientallen tools in ClickUp importeren.
Automatisering
Niet alle communicatie hoeft handmatig te gebeuren. ClickUp Automatiseringen biedt meer dan 100 kant-en-klare sjablonen waarmee u snel aan de slag kunt. Taken zoals een ontwikkelaar op de hoogte stellen wanneer het testteam een bug heeft gemaakt of een editor waarschuwen dat er een nieuw artikel in de pijplijn zit, kunnen automatisch worden gedaan.
AI kan dit nog een stapje hoger brengen. Leden van teams kunnen met AI discussiëren, samenwerken en brainstormen op manieren die tot nu toe onmogelijk waren. Krijg direct antwoord op al hun projectgerelateerde vragen, maak automatische samenvattingen, voer spellingscontroles uit, bouw sjablonen, transcribeer video's en nog veel meer met ClickUp Brein .
AI-samenwerking met ClickUp Brain
Verschillende organisaties zijn erin geslaagd om communicatiebarrières te minimaliseren met bovenstaande tools en strategieën. Laten we er een paar bekijken.
Voorbeelden en casestudies uit de echte wereld
Als je ooit een film in een vreemde taal met ondertitels hebt bekeken, dan heeft het bedrijf op efficiënte wijze één formulier voor communicatiebarrières overwonnen. Je zult om je heen zien dat bedrijven verschillende strategieën en tactieken volgen om effectiever te communiceren. Hieronder volgen enkele voorbeelden.
Meertaligheid bij de VN
De Verenigde Naties bestaan uit 193 leden, waarvan de mensen bijna evenveel talen spreken. Het elimineren van taalbarrières in zo'n organisatie vraagt om een doordachte, allesomvattende en onwrikbare aanpak communicatiestrategieën .
De VN is een van de grootste werkgevers van taalprofessionals ter wereld. De instelling stelt hoge normen voor tolken (van spraak naar spraak) en vertalen (van geschreven woord naar geschreven woord) in verschillende talen.
Toespraken tijdens VN gebeurtenissen worden simultaan getolkt in zes officiële talen - Arabisch, Chinees, Engels, Frans, Russisch en Spaans. Voor degenen die in een andere taal willen spreken, biedt de VN op verzoek vertolking en vertaling.
Disambiguatie in Wikipedia
Ooit de disambiguatiemelding bovenaan een Wikipedia pagina gezien? Probeer bijvoorbeeld eens te zoeken naar Top Gun of Prince. Je vindt een bericht dat je vertelt waar de huidige pagina over gaat en dat je ergens anders heen leidt als je iets anders zoekt.
Screengrab van Wikipedia pagina voor 'prins'
Desambiguatie is een geweldige manier om culturele en contextuele barrières voor communicatie te minimaliseren. Het helpt mogelijke misverstanden te voorkomen en maakt alternatieve informatie beschikbaar voor de gebruiker in verschillende culturen. Het is gericht op de gebruiker, empathisch en effectief.
Hoe ClickUp's marketing team ClickUp gebruikt
ClickUp's gedistribueerde marketingteam werkt met tientallen freelancers en bureaus om het werk Nog te doen. Toen het team zich uitbreidde, de geografische locaties zich verspreidden en de budgetten verdrievoudigden, ontstonden er verschillende communicatiebarrières.
Om met dit vliegwiel om te gaan, creëerde het marketingteam een virtuele werkruimte met ClickUp. Met functionele mappen, lijsten, doelen en dashboards lanceert het team naadloos campagne na campagne, naast hun gewone werk.
Inspiratie nodig? Lees meer over hoe ClickUp marketing team ClickUp gebruikt .
Airbnb CEO minimaliseert één-op-één vergaderingen
In een recent interview noemde Brian Chesky, de CEO van Airbnb, het model van één-op-één vergaderingen gebrekkig. Hij zei,
Wat er gebeurt is dat ze vaak niet praten over de dingen waar je over wilt praten.
Brian Chesky, CEO van Airbnb
Om psychologische en culturele barrières rond transparante communicatie weg te nemen, geeft Cheskey de voorkeur aan vergaderingen met meerdere deelnemers. Hij gelooft dat het meer mensen helpt om bij te dragen en elkaar uit te dagen, wat de werkstroom van informatie en de besluitvorming versnelt.
Breek uw communicatiebarrières met ClickUp
Goede communicatie is de basis van alles, of het nu gaat om persoonlijke relaties, zakelijke functies of openbare interacties. Iedereen, van president tot piloot, moet elke dag duidelijk, assertief en effectief kunnen communiceren.
Daarom zijn er communicatieprofessionals zoals speechschrijvers, processen zoals het trainingsprogramma voor crew resource management en tools voor samenwerking op de werkplek zoals ClickUp.
Met ClickUp kunt u niet alleen effectief communiceren, maar het ook contextueel, multimodaal en geautomatiseerd maken. Kijk wat een uitgebreide tool voor projectmanagement voor u kan doen. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit .