Je werkt aan een belangrijk project en je moet de exacte procedure vinden voor het indienen van een RFP.
Je doorzoekt op het laatste moment je hele werkruimte en het lijkt bijna onmogelijk om te vinden wat je zoekt. Klinkt dit bekend?
Deze situaties komen veel te vaak voor. De meeste organisatorische informatie is opgeslagen in silo systemen zoals mappen en ongelijksoortige toepassingen, waardoor het moeilijk is om de informatie te vinden die je nodig hebt.
Maar wat als je een digitale organizer had voor het collectieve brein van je team, zoals een goed georganiseerde bibliotheek waar je snel kunt zoeken naar en toegang hebt tot belangrijke informatie?
Dat is waar kennisbeheersystemen om de hoek komen kijken.
In deze blog bespreken we kennisbeheersystemen en het belang ervan. We geven ook een lijst met voorbeelden van populaire kennisbeheersystemen om u een duidelijker beeld te geven van de beschikbare oplossingen en hoe ze de efficiëntie van de organisatie verbeteren.
Kennisbeheersysteem begrijpen
Een kennisbeheersysteem helpt een organisatie externe kennis (documenten, rapporten of handleidingen) en stilzwijgende kennis (persoonlijke ervaringen of inzichten) te vangen, op te slaan en te delen
Het KMS maakt gebruik van de collectieve kennis van de organisatie om innovatie te stimuleren, de efficiëntie te verbeteren en de besluitvorming te verbeteren. Laten we eens kijken waarom u een kennisbeheersysteem nodig hebt en wat de voordelen zijn van de integratie ervan in uw bedrijfsvoering.
Rol van een kennisbeheersysteem in verschillende scenario's
Het kennisbeheersysteem dient de volgende gevallen:
- Centraliseren van informatie: Een robuust kennismanagementsysteem fungeert als een gecentraliseerd platform voor het opslaan en organiseren van verschillende soorten organisatorische informatie en waardevolle kennis
- Kennis delen: Deze systemen hebben meestal functies zoals discussieforums of wiki's die gebruikt kunnen worden om organisatorische kennis beschikbaar te maken voor verschillende teams
- Training en inwerken: Nieuwe werknemers hebben toegang tot how-to artikels, content management systemen, gecentraliseerde opslagplaatsen, enz. voor gedetailleerd opleidingsmateriaal. Een goed doordachte kennismanagementstrategie versnelt de time-to-value voor werknemers en zorgt ervoor dat ze snel aan de slag kunnen
- Zelfbediening: Uw klanten hebben toegang tot het kennisbeheerplatform om zelf oplossingen te vinden voor query's
Voordelen van een kennisbeheersysteem
- Eenvoudige toegang tot cruciale organisatie-informatie, waardoor ze sneller weloverwogen beslissingen kunnen nemen
- Minder tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie en meer werk doen
- Kerninzichten en strategieën vastleggen en opslaan om de continuïteit van de activiteiten te waarborgen
- Voortbouwen op bestaande informatie om huidige processen te verbeteren, continu leren te ondersteunen en nieuwe oplossingen te creëren
Kenmerken van een goed kennisbeheersysteem
Hier zijn enkele functies die u moet overwegen bij het kiezen van een effectief kennisbeheersysteem.
- Gebruiksvriendelijkheid: Kies een kennisbeheersoftware die intuïtief en gebruiksvriendelijk is. Ingewikkelde systemen verhogen de cognitieve belasting van gebruikers, waardoor ze uiteindelijk afhaken
- Samenwerking: Het juiste kennisbeheersysteem biedt samenwerkingsfuncties zoals discussieforums, chatten in de app en wiki's om naadloos delen van kennis aan te moedigen
- Analytics:Ingebouwde rapportage en analysetools geven inzicht in het gebruik van het systeem, de betrokkenheid van gebruikers, de klanttevredenheid en de effectiviteit van uw kennismanagementinspanningen
- Content management: Het systeem moet gebruikers in staat stellen om meerdere content formats te gebruiken en afbeeldingen, video's, audiobestanden en presentaties te uploaden. Zoek ook naar functies waarmee u verschillende soorten content kunt categoriseren
- Zoeken en ophalen: Met een krachtige zoekfunctie met filters kunnen gebruikers gemakkelijk informatie zoeken en ophalen in uw kennissysteem
- AI-powered: De beste kennismanagementtools zijn nu uitgerust met AI- en ML-functies
💡Pro Tip: Zorg ervoor dat u een effectieve kennismanagementstrategie die kwaliteitscontrole en nauwgezet contentbeheer omvat om organisatorische informatie goed te gebruiken.
Het belang van AI en machine learning in moderne kennisbeheersystemen
AI en machinaal leren spelen een sleutelrol bij het verbeteren van het vermogen van kennisbeheersystemen om informatie vast te leggen en te organiseren.
Een AI-gestuurde zoekmachine kan query's van gebruikers beter begrijpen, waardoor de relevantie van de zoekresultaten voor gebruikers wordt verbeterd. Het interpreteert de intentie van de gebruiker uit de query door specifieke trefwoorden te analyseren en deze te matchen met de informatie die beschikbaar is in het systeem. Content die nauw aansluit bij de zoekwoorden wordt vervolgens aan de gebruiker getoond.
ML-algoritmen kunnen ook de beschikbare gegevens analyseren en deze vergelijken met veelgebruikte trefwoorden of frequente query's om eventuele hiaten in de content van de kennisbank te identificeren. Op deze manier kunt u proactief nieuwe gegevens creëren en ervoor zorgen dat iedereen toegang heeft tot de meest recente informatie.
💡Pro Tip: AI-schrijftools kunnen worden geconfigureerd om het aanmaken van content te automatiseren, zodat uw bedrijfsinformatie snel en nauwkeurig wordt gedocumenteerd.
10 voorbeelden van kennisbeheersystemen
Hier zijn de beste opties als u op zoek bent naar een kennismanagementtool om organisatorische processen zoals training en onboarding te stroomlijnen, informatie te centraliseren voor eenvoudige toegang en de samenwerking tussen teamleden te verbeteren.
1. ClickUp
Vereenvoudig het werkbeheer met projectmanagement van ClickUp ClickUp is een krachtige alles-in-één projectmanagementtool die dankzij zijn robuuste functies ook dienst doet als kennisbeheersysteem. Het biedt verschillende mogelijkheden om informatie vast te leggen, te organiseren en te delen.
De veelzijdige functies, zoals ClickUp Documenten en ClickUp-taak maakt het aanmaken van wiki's, opslagplaatsen voor documenten en kennisgerelateerd Taakbeheer mogelijk. U kunt kennis organiseren in verschillende ClickUp Ruimtes , mappen en lijsten, waardoor relevante informatie gemakkelijk te vinden en te openen is.
Bovendien zijn de samenwerkingstools van ClickUp, zoals ClickUp chatten en Toegewezen commentaar teams kunnen samenwerken aan documenten, inzichten delen en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit met de laatste updates.
Door een gecentraliseerde hub voor kennisdeling en samenwerking te bieden, kan ClickUp processen stroomlijnen, de efficiëntie verbeteren en een cultuur van continu leren binnen uw organisatie bevorderen.
2. SharePoint
via Microsoft SharePoint van Microsoft is een uitgebreid pakket tools voor content- en kennisbeheer voor ondernemingen waarmee organisaties informatie kunnen delen en beheren met teams. Functies zoals de documentbibliotheek, intranet en zoekfilters maken het gebruikers gemakkelijk om relevante informatie te vinden.
3. IBM Watson
via IBM IBM Watson bestaat uit een set AI-tools en -toepassingen om het kennisontdekkingsproces te stroomlijnen. De zoekfunctie van het platform -Watson Discovery gebruikt natuurlijke taalverwerking om inzichten te ontdekken die diep in zakelijke documenten verborgen zitten.
IBM Watson analyseert grote hoeveelheden gegevens en content om er automatisch nuttige inzichten en patronen uit te halen.
4. Notion
via Notion Notion is een alles-in-één werkruimte voor aantekeningen maken en kennisbeheer. Het platform wordt gebruikt om aanpasbare kennisdatabases te bouwen met categorieën, tags en koppelingen.
Functies zoals een gedeelde werkruimte, commentaar en vermeldingen maken samenwerking in realtime mogelijk en maken het tot een goed kennisbeheersysteem. Bovendien kun je documenten, pagina's en databases koppelen zodat informatie contextueel en gemakkelijk toegankelijk is.
5. Confluence van Atlassian
via Atlassian Teams van ontwikkelaars gebruiken Confluence van Atlassian vaak om interne kennisbanken te bouwen en bedrijfskritische processen te documenteren.
Functies zoals gelijktijdige bewerking, inline opmerkingen, vermeldingen en notificaties stellen teams in staat om in realtime samen te werken binnen de kennisbeheersysteem om tijd te besparen zoeken naar informatie in silo's.
De functie van de zoekmachine indexeert de beschikbare informatie zodat gebruikers informatie kunnen vinden aan de hand van verschillende attributen zoals titel, content of tags.
6. Goeroe
via Goeroe Guru is een software voor kennisbeheer die documenten, applicaties en chats verbindt tot één enkele bron van waarheid. Dit betekent dat uw teams de collectieve kennis van uw organisatie kunnen doorzoeken vanuit een gecentraliseerde hub zonder verspreide informatie te moeten doorzoeken.
De NLP functie kan worden gebruikt om query's van gebruikers te analyseren en de meest relevante informatie weer te geven op basis van specifieke kenmerken zoals rol, locatie en eerdere activiteiten.
7. Helpjuice
via Helpjuice Als u op zoek bent naar een kennisbankoplossing om nieuwe klanten te werven, selfservice mogelijk te maken en werknemers te trainen, dan is Helpjuice een goede optie. De gebruikersvriendelijke interface is gemakkelijk aan te passen en kan worden aangepast aan de esthetische voorkeuren van uw merk.
Helpjuice kan worden gebruikt voor klantondersteuning en om informatie te delen met interne teams.
8. Document360
via Document360 Document360 is een van de populaire documentbeheersystemen en biedt geavanceerde functies voor bewerking en delen van documenten. Met de drag-and-drop bouwer kun je aangepaste opslagplaatsen voor kennis maken die passen bij de identiteit van je merk. Het heeft tot zes niveaus van categorieën en subcategorieën om rommelige informatie te organiseren en gerelateerde artikelen te koppelen.
9. Bloomfire
via Bloomfire Bloomfire's kennisbeheersysteem stroomlijnt de implementatie en goedkeuring van zakelijke tools en processen. In plaats van informatie te organiseren in ingewikkelde bestandsstructuren, kunt u de documentbeheerfuncties van Bloomfire gebruiken om content te categoriseren, te taggen en te doorzoeken.
Met de functies voor automatisch synchroniseren wordt informatie uit meerdere bronnen automatisch gesynchroniseerd, zodat gebruikers over de meest recente informatie beschikken en er minder handmatige updates nodig zijn.
10. HubSpot
Via HubSpot HubSpot Service Hub helpt bedrijven hun klantenservice te verbeteren door een kennisbank functie te bieden om zelfbedieningshulpmiddelen te creëren. Je kunt een gestructureerde opslagplaats van kennis maken die onder andere FAQ's, helpartikelen en how-to gidsen bevat om antwoorden te geven op terugkerende query's van klanten.
De analysefunctie geeft inzicht in de sleutelgegevens zoals gebruikersbetrokkenheid, ticketomleiding, artikelprestaties en zoektrends om de effectiviteit van uw kennisbank te meten.
Soorten kennisbeheersystemen
Er zijn verschillende soorten kennisbeheersystemen, elk met verschillende functies. Zodra u precies weet wat voor soort organisatorische kennis u wilt delen en met wie, kunt u het juiste systeem kiezen uit de onderstaande voorbeelden.
1. Interne kennisbank
Een interne kennisbank is een systeem dat ontworpen is om informatie te delen met de werknemers van een organisatie. Het doel is om alle belangrijke bedrijfsinformatie op één locatie te organiseren en te beheren, zodat teams er altijd toegang toe hebben.
Medewerkers kunnen efficiënter werken met snelle toegang tot bedrijfsbeleid, procedures, handboeken en andere belangrijke documentatie. Het grootste voordeel van een interne kennisbank is dat leden van het team in de hele organisatie dezelfde, actuele bronnen gebruiken.
Een uitgebreide interne kennisbank fungeert ook als een selfserviceportaal voor werknemers, waardoor teams minder vaak contact hoeven op te nemen met HR, IT of andere afdelingen om herhaalde query's op te lossen.
💡Pro Tip: Gebruik Het ClickUp sjabloon voor werknemershandboeken, beleidsregels en procedures om een uitgebreide interne kennisbron te creëren voor het maken en beheren van werknemersgerichte documentatie. Het biedt een gestructureerd kader dat essentiële onderwerpen behandelt zoals bedrijfsinformatie, werknemersrechten en -verantwoordelijkheden, vergoedingen en voordelen, prestatiemanagement en meer.
ClickUp's sjabloon voor werknemershandboeken, beleidsregels en procedures
Met dit sjabloon kunt u:
- Onboarding vereenvoudigen enkennisbeheer voor nieuwe medewerkers en zorg dat ze snel aan de slag kunnen
- Samenwerken met belanghebbenden om ervoor te zorgen dat de informatie inzichtelijk en accuraat is
- Kennis organiseren op categorieën zoals HR-beleid, afdelingsinformatie, handleidingen voor inwerken en meer
- Afbeeldingen, video's en koppelingen toevoegen om het document contextvoller te maken voor teamleden
Daarnaast kun je snelstartinstructies maken en iedereen in je team een solide basis bieden om een kennisbank te maken met behulp van de ClickUp Wiki sjabloon . Het is een flexibel sjabloon dat kan worden aangepast aan het ontwerp van uw merk en ervoor kan zorgen dat uw teams op de hoogte blijven van belangrijke onderwerpen.
Lees meer: Free sjablonen voor kennisbank in Word & ClickUp
6. Databases
Daarnaast kunt u databases maken in ClickUp door Lijsten en Mappen te gebruiken. Hiermee kunt u verschillende soorten informatie opslaan en aangepaste velden gebruiken om kenmerken vast te leggen, zoals contactgegevens, datums, budgetten, beoordelingen, beoordelingen en meer.
Hierdoor kunnen uw teamgenoten relevante informatie snel en gemakkelijk uit de database halen.
7. Versiebeheer
Een van de belangrijkste aspecten van kennisbeheer is begrijpen hoe content in deze systemen is geëvolueerd.
ClickUp biedt versiebeheer, waarmee u wijzigingen kunt bijhouden en historische versies van een document kunt bekijken. Het houdt een controlespoor bij waarmee u kunt zien wie wijzigingen heeft aangebracht en wanneer deze zijn aangebracht om de nauwkeurigheid en transparantie van informatie te behouden.
Kennisbeheer stroomlijnen met ClickUp
Kennisbeheer is een uitgebreid proces dat de efficiëntie van uw organisatie en bedrijfsprocessen in het algemeen garandeert.
U moet een kennisbeheersysteem kiezen dat voldoet aan de specifieke behoeften en voorkeuren van uw organisatie.
ClickUp is een uitstekende oplossing voor kennisbeheer omdat het zowel als interne als externe kennisbank kan dienen.
Functies zoals de ingebouwde AI-assistent, collaboratieve documentatie, Taakbeheer, versiebeheer en universeel zoeken zorgen ervoor dat waardevolle informatie altijd beschikbaar is voor uw werknemers wanneer ze die nodig hebben. Gratis aanmelden op ClickUp om een intuïtief kennisbeheersysteem voor uw organisatie te bouwen.