Op zoek naar een abonnement voor je team?
Zoek niet verder!
Hoe complex je project ook is, wij zorgen ervoor!
In dit artikel helpen we je bij het opstellen van een uitgebreid project abonnement voor een betere samenwerking tussen teams. We geven je een stap-voor-stap uitleg van wat je Nog te doen staat. Je krijgt ook een paar handige sjablonen voor projectplannen om meteen aan de slag te gaan met een modelprojectplan.
Laten we aan de slag gaan..
Wat is een projectplan?
Een projectplan beschrijft de noodzakelijke stappen om een project te voltooien. Het identificeert de reikwijdte, deliverables, doelen en deadlines van je project.
Zonder een projectplan heb je geen duidelijkheid over:
- Waar het project over gaat.
- Wat deobjectieven van het project zijn.
- Wat de deliverables van het project zijn.
- Wat de tijdlijn van het project is.
- Wie er aan elk project werken en in welke capaciteit.
- Welke middelen nodig zijn om het project te voltooien.
Een goed opgesteld abonnement bespaart je veel tijd en geld. Het is de meest betrouwbare manier om uw doelen van het project binnen deadlines.
Belangrijkste onderdelen van een succesvol project abonnement
1. Begroting
Een goed project abonnement bevat altijd een aanbevolen budget . Het is een eenvoudige manier om uw uitgavenprocessen bij te houden en het project winstgevend te houden.
2. Gedetailleerd werk Taken
Je abonnement moet een uitsplitsing van het werk bevatten van elke taak en subtaak die bij het project hoort.
3. Project planning
Een projectplan moet een projectschema bevatten om je project soepel te laten verlopen. Je moet de tijdlijn van het project in kaart brengen om ervoor te zorgen dat je je deadlines haalt.
4. Beheer van middelen
In je projectmanagement abonnement moet je een inventarisatie maken van de middelen die je tot je beschikking hebt om ze effectief te beheren. Deze middelen kunnen bijvoorbeeld mankracht, software, hardware of tijd zijn.
5. Communicatiesystemen
Je project abonnement moet je project doelstellingen en verwachtingen duidelijk communiceren. Bovendien moeten er software en systemen aanwezig zijn zodat je team gemakkelijk kan communiceren.
6. Projectbereik
Een succesvol project abonnement schetst duidelijk de scope. Het definieert wat de doelen zijn en wat er onder valt. Dit helpt je voorkomen dat scope creep
- wat uw voortgang drastisch kan vertragen.
7. Projectresultaten
Een projectmanager kan projectplannen gebruiken om de doelen te beschrijven, mijlpalen van het project en deliverables die bij elke fase van het project horen.
Hoe maak je een geweldig project abonnement?
Succesvol een project plannen is niet moeilijk, maar het kan tijdrovend zijn als je niet weet hoe je het planningsproces moet aanpakken. Om je tijd te besparen, hebben we het planningsproces opgedeeld in negen eenvoudige stappen die je gemakkelijk kunt volgen.
Stap 1: Doe je onderzoek
Voordat je een project abonnement maakt, moet je alle beschikbare informatie doornemen. Je moet begrijpen wat de client (intern of extern) wil en wat hij wil bereiken.
Neem alle belangrijke documenten en projectgerelateerde communicatie grondig door. Dit kunnen gesprekken zijn die je met de client hebt gevoerd, ideeën die je hebt opgeschreven, voorlopige gegevens die je hebt verzameld - alles.
Het gebruik van een Wiki of document management tool zoals ClickUp docs is de eenvoudigste manier om al deze informatie in een georganiseerde ruimte te bewaren.
Pas als je een grondig begrip hebt van waar je aan gaat werken, kun je er een modelproject abonnement voor opstellen.
Stap 2: Stel uzelf de juiste vragen
Zodra je alle informatie op orde hebt, is het tijd om aan je project abonnement te gaan werken. Voordat je aan een project begint, is het altijd belangrijk dat je je er goed bij voelt.
Stel jezelf de volgende vragen:
- Wat zijn de vereisten van de client voor dit project?
- Is er nog iets anders dat ik nodig heb van de client en de belanghebbenden van het project?
- Hebben we gewerkt met eenwork breakdown structure zoals deze?
- Wat zijn de duidelijke obstakels voor de voortgang van dit project?
- Heb ik genoeg mensen om aan dit project te werken?
- Welke andereuitdagingen zal ik tijdens het project tegenkomen?
Door deze vragen in een vroeg stadium te beantwoorden, verklein je de kans op onverwachte problemen. Je hebt je due diligence gedaan en bent nu klaar om aan je project te gaan werken.
Stap 3: samenwerken met uw team
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/04/high-five.gif vrouwen high five-ing /%img/
De meeste projectmanagers betrekken hun team niet bij de hele fase van projectmanagement. het team is verantwoordelijk voor **_het uitvoeren _van het abonnement, niet voor de strategie, toch?
Dit resulteert in grote problemen in je work breakdown structure.
Omdat je nooit rekening hebt gehouden met de mening van je team, kunnen ze problemen hebben met bepaalde doelen, deliverables of mijlpalen van het project. Je zit nu opgescheept met een abonnement dat niet aansluit bij de capaciteiten of ambities van je team. Je kunt opnieuw beginnen en een nieuw abonnement afsluiten of doorgaan met het huidige abonnement dat deadlines zal overschrijden of niet aan je verwachtingen zal voldoen.
Geen van beide opties is ideaal.
Projectmanagers kunnen dit dilemma vermijden door hun team al in een vroeg stadium bij het projectmanagement te betrekken. Als voorbeeld kunnen ze een INPLANNEN . Het is een eenvoudige stap die de kans dat je project budgetten en einddata overschrijdt, aanzienlijk kan verkleinen.
Stap 4: Stel doelen, te leveren prestaties en prioriteiten vast
Zodra je je team bij elkaar hebt, kun je beginnen met het uitwerken van de reikwijdte van het project. Je projectscope omvat je doelen, prioriteiten en project deliverables.
Laten we eens kijken naar elk van deze elementen.
A) Doelen
De eerste stap in dit proces is het bepalen van doelen voor het project. Naast grote projectdoelen zoals voltooiing en lanceringen van projecten, moet je ook kleinere doelen bijhouden. Dit kunnen doelen voor projecten zijn met betrekking tot:
- Software meesterschap
- Productiviteit
- Teamwerk en samenwerking
- Zelfmanagement
Onthoud dat deze kleinere doelen van vitaal belang zijn en een enorme rol zullen spelen in het succes van je project. Als je team een duidelijk idee heeft van wat ze moeten doen, kunnen ze meteen aan de slag.
B) Deliverables
Aan elk doel dat door een projectmanager wordt ingesteld, moet een deliverable gekoppeld zijn. Het is belangrijk om deze deliverables duidelijk te definiëren voor je team voordat ze aan hun project beginnen. Dit geeft ze een concreet idee van wat er van hen verwacht wordt en hoe ze voortgang kunnen boeken.
Project deliverables hoeven niet alleen tastbare items te zijn zoals rapporten en bestanden. Als je bijvoorbeeld met software werkt, kan het ontwikkelen van een kleurenschema worden beschouwd als een deliverable.
Het enige wat een deliverable hoeft te doen, is het bewijs laten zien van de voortgang van een project in een bepaalde fase. Als je dit eenmaal voor elkaar hebt, kan je team snel door hun werk heen.
C) Prioriteiten
De instelling van prioriteiten voor de doelstellingen van je project is een ander belangrijk onderdeel van het proces van projectplanning. Het toekennen van prioriteiten aan doelen helpt je team te begrijpen welke taken op een bepaald moment belangrijk zijn.
Voorbeeld: ervoor zorgen dat een formulier voor aanmelding is het vastleggen van de gegevens in je CRM belangrijker dan het uitzoeken van het perfecte kleurenschema voor het formulier.
Stap 5: Delegeer
als je echt wilt groeien als ondernemer, moet je leren delegeren
- Richard Branson, Brits ondernemer
De verleiding is begrijpelijk voor een projectmanager om elk werkproces te overzien. Ze willen toch dat de voortgang soepel verloopt en dat er geen haperingen optreden?
Het probleem met die aanpak is dat je alles vertraagt. Door alles via jou te laten lopen, creëer je enorme knelpunten in de werkstroom van je team. Delegeren is een essentieel onderdeel van het plannen van projecten. Je moet je team vertrouwen om dingen Klaar te krijgen, anders zul je als bedrijf nooit voortgang boeken.
Het kan ongelooflijk nuttig zijn om je team bij je abonnement te betrekken. Als ze hun capaciteiten kennen, zijn ze beter in positie om te begrijpen of ze een Taak aankunnen. Zo wordt het delegeren een gezamenlijke inspanning waarbij niemand meer hooi op zijn vork neemt dan hij kan.
Stap 6: Plan uw projectplan in een grafiek
Nadat je doelen, deliverables en personeel hebt vastgesteld, kun je beginnen met het uitzetten van de tijdlijn van je project in een Gantt-diagram.
Denk aan Gantt grafieken zijn verouderd?
Eigenlijk zijn ze behoorlijk geëvolueerd! Als u ClickUp grafieken gebruikt, zult u ontdekken hoe cool ze eigenlijk kunnen zijn!
Dit is een geweldige manier om uw team een visueel overzicht te geven van wat er komen gaat. Uw Gantt grafiek zal elke taak, toegewezen persoon en deadline bevatten. Je team hoeft maar één blik te werpen en ze weten wat er komen gaat.
Gantt Charts zijn vooral handig voor het in kaart brengen van mijlpalen, die kunnen dienen als check-in punten voor je team. Het is ook een geweldig hulpmiddel om de afhankelijkheid van je taken te inventariseren en beheer de prioriteiten van je taken. Als je weinig tijd hebt, kun je altijd het kritieke pad van een project berekenen om te bepalen wat de snelste manier is om dingen Klaar te krijgen.
Voor meer informatie over wat een kritiek pad is en hoe u het berekent in ClickUp, klikt u op hier .
Stap 7: Accepteer dat dingen buiten de planning vallen
Hoewel je je niet kunt voorbereiden op het onverwachte, kun je de schade die het kan toebrengen aan de voortgang van je project tot een minimum beperken.
Laat altijd wat ruimte over in je projectschema om projectproblemen op te lossen. Geen enkel project zal ooit precies verlopen zoals het is abonnement - maar dat is niet per se een slechte zaak. Zolang je deze wendingen behandelt als een leerproces en je aanpast, komt het wel goed.
Stap 8: Blijf communiceren met je team
Het is belangrijk om tijdens een project altijd een directe communicatielijn met uw team te hebben. Zo hebben ze een kanaal om eventuele projectupdates of problemen te melden. U kunt gemakkelijk de balans opmaken van de status van uw project en verdere acties aanbevelen.
Communicatiekanalen helpen je team ook om met elkaar samen te werken. Vaak zijn er meerdere mensen betrokken bij project Taken en moeten ze samenwerken om alles Klaar te krijgen. Een robuust communicatiekanaal dat overweg kan met afbeeldingen, video's en bestanden zoals ClickUp commentaren is een geweldige manier om uw team goed te laten samenwerken.
Stap 9: Voer een evaluatie en analyse na het project uit
Het is belangrijk voor projectmanagers om een post-projectevaluatie uit te voeren. Zo kunt u evalueren hoe effectief uw abonnement was en eventuele problemen oplossen.
Betrek je team erbij en laat ze aangeven wat ze wel en niet leuk vonden aan de installatie van het project. Dit is waardevolle feedback die je zal helpen om in de toekomst een teamvriendelijker abonnement te maken.
Hoe ClickUp kan helpen bij het plannen van projecten
Hoewel het plannen van projecten een ingewikkeld proces kan zijn, ClickUp kan u helpen dit te stroomlijnen. Het heeft alles wat je maar kunt wensen van software voor projectmanagement:
- Taken en subtaken
- Checklists
- Gantt grafieken
- Aangepaste statussen
- Aangepaste notificaties
- Meerdere weergaven - Kanban, Lijst, Kalender, enz.
- Tal van integraties
en dat is nog maar het begin!
Hier ziet u hoe ClickUp u kan helpen om uw projectmanagement abonnement met gemak uit te voeren:
Project Planning Vereiste #1: Creëer een geordende project ruimte
Een van de sleutelelementen van projectplanning is het creëren van een projectruimte die netjes en geordend is. Uw team moet een duidelijke ruimte hebben om zich te organiseren en samen aan projectactiviteiten te werken. Elk project heeft een ruimte nodig die het volgende omvat:
- Gedetailleerde Taak Beschrijvingen
- Subtaken
- Checklists
- Toegewezen personen
ClickUp oplossing: Georganiseerde hiërarchie in projecten
ClickUp geeft uw team een gestructureerde ruimte om al hun projectgerelateerde activiteiten te organiseren. De structuur van ClickUp ziet er als volgt uit: Werkplek > Ruimte > Mappen > Lijsten > Taken > Subtaken.
Hieronder vindt u een overzicht van elk van deze niveaus:
Werkplek: Dit is de hiërarchie op het hoogste niveau waar je je bedrijf opdeelt in individuele teams.
Ruimtes: Dit zijn plaatsen die gewijd zijn aan bepaalde subgroepen in je team, zoals " productbeheer " of "testen"
Mappen: Hier sla je projectgerelateerde lijsten op
Lijsten: Hier staan al je individuele projecten in een lijst.
Taken: Hier gebeurt het meeste werk. Elke taak heeft zijn eigen subtaken, gedetailleerde projectbeschrijvingen, opmerkingen en nog veel meer.
Subtaken: Elke taak kan worden opgesplitst in afzonderlijke subtaken.
Checklists: Je kunt een checklist of to-do lijst inbouwen in werktaken of subtaken. Zo kun je bijvoorbeeld een checklist voor kwaliteitscontrole instellen voor het testen van software.
Projectplanning Vereiste #2: Gedetailleerde projectinformatie verzamelen
Een modelprojectplan geeft uw team toegang tot alle projectgerelateerde informatie. Dit is van vitaal belang omdat ze kunnen inventariseren waar ze mee werken en u kunnen helpen bij het opstellen van een strategisch abonnement om een project aan te pakken.
ClickUp oplossing: ClickUp Docs
ClickUp Docs is een ingebouwde wiki-tool voor uw business. U kunt het gebruiken als kennisbank om belangrijke bedrijfsinformatie en projectgerelateerde documenten op te slaan. Aangezien deze documenten naast hun relevante projecten worden opgeslagen, zal uw team er zonder problemen toegang toe hebben.
Hier zijn enkele functies van Docs die van pas komen:
- ClickUp's Docs kunnen zo gedetailleerd zijn als u wilt. U hebt toegang tot opties voor het opmaken van rijke tekst om een document voor een projectplan te maken dat een nauwkeurige weergave is van het project.
- U kunt pagina's in documenten nesten om informatie gemakkelijk te categoriseren.
- Je kunt de toegangsrechten voor elk document aanpassen om ervoor te zorgen dat alleen bepaalde mensen rechten hebben voor bewerking en weergave.
- Je kunt zelfs Google je document laten indexeren zodat het opduikt in zoekopdrachten op het web.
Met ClickUp Docs creëert u moeiteloos gedetailleerde informatie voor uw teams.
Project Planning Vereiste #3: Collaborative Ideation
Het is belangrijk om uw team bij de planning van het project te betrekken. Door hun input in uw planningsstrategieën op te nemen, kunt u een projectmanagement abonnement opstellen dat op hun capaciteiten is afgestemd.
ClickUp oplossing: Geïntegreerde mindmaps
Met de mindmaps van ClickUp kunt u uw team betrekken bij uw projectplanningsfase. Ze zullen het gemakkelijk vinden om hun gedachten op papier te zetten en een abonnement uit te tekenen dat het beste werkt voor henzelf en het project.
Aangezien de mindmaps van ClickUp ingebouwd zijn, is het gemakkelijk om deze ideeën naadloos over te brengen naar uw projectruimte en ermee aan de slag te gaan!
Project Planning Vereiste #4: Prioriteiten en afhankelijkheden
Uw project beheertool moet prioriteiten van taken ondersteunen . Dit helpt je team om de belangrijkste Taken eerst aan te pakken en uit de weg te ruimen.
Een andere belangrijke taak is ervoor zorgen dat je team de bestellingen in de juiste volgorde uitvoert. Een goede manier om dit te doen is door taken te blokkeren tot bepaalde vorige taken voltooid zijn.
ClickUp oplossing: Krachtige prioriteiten en afhankelijkheden
ClickUp is uitgerust met prioriteiten voor taken en afhankelijkheid om ervoor te zorgen dat uw project altijd vlot vordert. Hier wordt elke functie nader bekeken: Prioriteiten ClickUp laat u prioriteiten toevoegen aan elke Taak om uw team te laten weten wat eerst gedaan moet worden. Deze prioriteiten zijn ook voorzien van een handig kleurcodesysteem voor eenvoudige identificatie:
- Rood: Dringend
- Geel: Hoge prioriteit
- Blauw: Normale prioriteit
- Grijs: Lage prioriteit
Aangezien deze kleurcodering standaard is in ClickUp, zal uw team geen probleem hebben om de prioriteiten van de taken te identificeren, ongeacht het project waaraan ze werken. Ze hebben ook de mogelijkheid om taken te filteren en sorteren op prioriteit, zodat ze gemakkelijker kunnen worden aangepakt.
#
Afhankelijkheid
ClickUp biedt u een heleboel verschillende afhankelijkheden om ervoor te zorgen dat uw team activiteiten in de juiste bestelling uitvoert. Hier ziet u wat u krijgt in ClickUp:
Wacht op afhankelijkheid: Dit laat uw team weten dat ze niet aan deze taak moeten beginnen totdat een vorige is voltooid.
Blokkerend blok: Hiermee wordt voorkomen dat een taak wordt gestart totdat een vorige is Voltooid.
Afhankelijkheid waarschuwing: ClickUp waarschuwt gebruikers tegen het sluiten van een Taak wanneer deze wacht op een andere die voltooid moet worden.
Unblocking Notificaties: Uw projectteam ontvangt notificaties zodra een taak is gedeblokkeerd, zodat ze eraan kunnen gaan werken.
Met de afhankelijkheid van ClickUp hoeft u zich geen zorgen te maken over het handmatig informeren van uw team over de juiste bestelling van taken. ClickUp doet het automatisch voor u!
Project Planning Vereiste #5: Delegatie
U zult taken moeten delegeren aan verschillende leden van uw team om ervoor te zorgen dat uw werklast gelijkmatig wordt verdeeld. Je projectmanagement software moet je een effectieve manier geven om taken te verdelen en leden van het team te laten weten wat ze nog moeten doen.
Als je dit niet hebt, moet je dit proces handmatig uitvoeren, wat onpraktisch kan zijn - vooral als je met complexe projecten werkt.
ClickUp oplossing: Toegewezen opmerkingen ClickUp's functie voor toegewezen opmerkingen maakt het ongelooflijk eenvoudig om een taak toe te wijzen aan een lid van het team. U hoeft alleen maar een opmerking aan een persoon toe te wijzen en deze wordt omgezet in een Taak.
ClickUp stuurt hen hiervan ook een notificatie zodat het niet over het hoofd wordt gezien. Ze hebben ook de mogelijkheid om een opmerking als opgelost te markeren wanneer ze Klaar zijn. Hierdoor is er geen follow-up meer nodig om te zien of ze het voltooid hebben of niet.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2019/04/image6.png clickUp Nog te doen lijst en commentaar /%img/
Project Planning Vereiste #6: Gantt Grafiek Planning
Het plannen van je project in een Gantt Chart is een ongelooflijk belangrijk onderdeel van je planningsproces. Het geeft je projectteam een visueel overzicht van wat er gaande is en stelt je in staat om snel wijzigingen aan te brengen in de planning. Zonder een Gantt Chart is het moeilijk om het "grotere plaatje" te zien en kun je je taken niet zo effectief plannen.
ClickUp oplossing:
Ingebouwde Gantt grafieken
ClickUp wordt geleverd met krachtige ingebouwde Gantt grafieken om de voortgang van uw team op een project gemakkelijk in kaart te brengen. ClickUp's Gantt grafieken kunnen:
- Automatisch uw afhankelijkheid van taken aanpassen wanneer u items opnieuw plant.
- Het percentage van de voortgang van uw project berekenen op basis van voltooide taken/totaal aantal taken.
- Verwachte vs. huidige voortgang van het project vergelijken.
- Uw kritieke pad berekenen om te bepalen welke taken u prioriteit moet geven.
Project Planning Vereiste #7: Communicatie
Communicatie is een essentieel onderdeel van elk projectmanagement abonnement. Je moet met je team communiceren om op de hoogte te blijven van de voortgang van je project. Een effectief communicatiekanaal kan ook eventuele zorgen van je team over een project wegnemen. Als ze twijfels hebben, kunnen ze die gemakkelijk uiten.
ClickUp oplossing: Krachtige opmerkingen
ClickUp-taaken zijn voorzien van ingebouwde commentaarsecties waarmee uw team gemakkelijk met elkaar kan praten tijdens een project. Dit is wat u kunt doen met ClickUp opmerkingen:
- Uw team kan afbeeldingen, koppelingen en bestanden toevoegen aan hun opmerkingen om het hen gemakkelijker te maken hun punt over te brengen.
- ClickUp ondersteunt ook taggen in opmerkingen, zodat u een teamlid direct op de hoogte kunt brengen van iets.
- Er zijn aparte commentaarsecties voor elke Taak - uw gesprekken zijn netjes georganiseerd.
- ClickUp kan ook worden geïntegreerd met een messaging tool zoals Slack om ervoor te zorgen dat de gesprekken van uw team worden toegevoegd aan uw project ruimte.
Sjablonen voor projectplanning
Een sjabloon voor projectplannen is een geweldige manier om meteen met uw planning te beginnen. Kopieer gewoon uw projectinformatie in een sjabloon voor een projectplan en u kunt aan de slag!
Zodra je clickUp begint te gebruiken hebt u toegang tot al deze sjablonen om uw project meteen te plannen.
Sjabloon voor projectmanagement Sjabloon gebruiken 
sjabloon ### RoadMap - Gantt Weergave
#
Sjabloon voor projectroutekaart Sjabloon gebruiken
RoadMap - sjabloon voor bordweergave
#
Projectmanagement - sjabloon voor projectweergave
Conclusie
Een project proberen te plannen is niet de gemakkelijkste Taak ter wereld. Het hoeft echter ook geen raketwetenschap te zijn.
Met een goede tool voor projectmanagement zoals ClickUp heb je alles wat je nodig hebt om een effectief projectmanagement abonnement uit te voeren!
Waarom niet meld u aan voor ClickUp en het zelf ervaren?