Telkens wanneer u een nieuwe medewerker aan boord haalt, is de grote vraag: hoe snel kunnen we hem of haar op stoom krijgen? Zelfs doorgewinterde medewerkers kunnen wegversperringen tegenkomen en als u uw senior medewerkers vraagt om alles te laten vallen om anderen, nieuw of oud, op te leiden, kost dat veel middelen en productiviteit.
Dat is waar trainingshandleidingen voor werknemers om de hoek komen kijken. Hiermee kunt u het trainingsprogramma stroomlijnen en werknemers alle begeleiding geven om voortdurend te leren zonder dat uw leidinggevend personeel hier voortdurend mee belast wordt. Met een trainingshandleiding blijft iedereen op schema zonder dat uw topmensen van hun werk worden gehaald en de productiviteit wordt opgeofferd.
Op dezelfde manier is een trainingshandleiding voor verkopers handig bij het inwerken van uw zakenpartners, omdat ze dan over de middelen beschikken om uw werkstromen effectief te ondersteunen. Bedrijven gebruiken ook product- en servicehandleidingen om complexe of technische producten voor hun klanten te vereenvoudigen, terwijl speciale handleidingen voor hardware- en softwaretraining gebruikers in staat stellen om een nieuw stuk technologie soepel te bedienen.
In deze blogpost leggen we uit hoe je een interne trainingshandleiding voor je organisatie maakt.
Wat is een trainingshandleiding?
Een trainingshandleiding is een gestructureerd document of gids met gedetailleerde instructies voor het uitvoeren van specifieke organisatorische taken. Het is een belangrijke bron voor professionele ontwikkeling en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde normen en praktijken volgt.
Soorten trainingshandleidingen
- Bedrijfsbeleidshandboeken: Ze beschrijven de missie, visie, waarden en het gedetailleerde beleid van het bedrijf en zorgen ervoor dat werknemers de organisatiecultuur en -normen begrijpen
- Technische trainingshandleidingen: Technische documentatie geeft stap voor stap instructies over het gebruik van specifieke tools, technologieën of software binnen het bedrijf
- Handleidingen voor inwerken: Duidelijke, uitgebreide inwerkdocumenten helpen nieuwe werknemers hun rollen te begrijpen, evenals de verwachtingen van het bedrijf en hoe ze de eerste paar weken op hun werk moeten navigeren
- Handleidingen voor product- of servicetraining: Deze leren werknemers over de producten of diensten van het bedrijf, zodat ze klanten beter kunnen helpen of hun werk beter kunnen uitvoeren
- Veiligheidstrainingshandboeken: Ze beschrijven procedures en protocollen om de veiligheid op de werkplek te garanderen, de voorschriften na te leven en risico's te minimaliseren
- Handleidingen voor procestraining: Dit zijn standaard werkwijzen, procedures en werkstromen die worden gevolgd in verschillende functies van de organisatie (marketing, engineering, financiën, juridische zaken, personeelszaken, enz.)
- DEI-trainingshandboeken: Training over diversiteit, gelijkheid en inclusie (DEI) handleidingen onderwijzen lezers over inclusief denken op de werkplek. Ze leren lezers om verschillende achtergronden te waarderen en een eerlijke behandeling en kansen voor iedereen te garanderen
Waarom zijn trainingshandleidingen belangrijk?
- De prestaties van werknemers verbeteren: Trainingshandboeken voorzien werknemers van de nodige kennis om hun werk effectief uit te voeren, waardoor de productiviteit toeneemt
- Bevorderen van consistente werkpraktijken: Ze standaardiseren het trainingsproces en zorgen ervoor dat alle werknemers dezelfde informatie krijgen, wat leidt tot uniformiteit in werkpraktijken
- Helpen kennis te behouden: Trainingshandleidingen dienen als naslagwerk dat werknemers kunnen raadplegen wanneer ze hun kennis moeten opfrissen, wat helpt bij het behouden van kennis op de lange termijn
- Ondersteunt onboarding: Goed gestructureerde trainingshandleidingen helpen nieuwe werknemers sneller op stoom te komen, zodat ze minder tijd nodig hebben om productief te worden
- Bevordert naleving en veiligheid: Handleidingen zorgen ervoor dat werknemers de voorschriften en veiligheidsprocedures kennen, waardoor het risico op niet-naleving en ongevallen afneemt
- Genormaliseerde processen en procedures: Trainingshandleidingen bieden consistente, gedetailleerde instructies om ervoor te zorgen dat alle werknemers dezelfde stappen en richtlijnen volgen. Dit vermindert de kans op fouten, wat leidt tot efficiëntere en betrouwbaardere activiteiten
Hoe maak je een trainingshandleiding van hoge kwaliteit?
Alle trainingshandleidingen van hoge kwaliteit die we gezien hebben, hebben één aspect gemeen. Ze gebruiken de agile methodologie om gebruikers te trainen en verdeel complexe beschrijvingen in verteerbare delen zodat lezers het kunnen begrijpen en leren. Laten we de basisstappen begrijpen die nodig zijn om je eigen trainingshandleiding te maken.
Stap-voor-stap handleiding voor het maken van een trainingshandleiding
Stap 1: Definieer het doel van de handleiding
Het maken van een effectieve trainingshandleiding begint met een duidelijk trainingsabonnement. Overweeg het gebruik van een sjabloon voor een trainingsplan om ervoor te zorgen dat de content in uw trainingshandleiding overeenkomt met de doelen van het bedrijf en de behoeften van de werknemer. Als het bedrijf bijvoorbeeld de klantenservice wil verbeteren, moet het trainingshandboek zich richten op het verbeteren van de interactievaardigheden met de klant.
Overweeg het gebruik van de ClickUp Training Matrix Sjabloon om ervoor te zorgen dat uw trainingshandleiding voldoet aan de behoeften van uw werknemers.
ClickUp Training Matrix Sjabloon
ClickUp's Training Framework Sjabloon helpt u:
- Doelen te stellen voor de trainingshandleiding
- Cursusmateriaal organiseren en visualiseren
- De voortgang bijhouden terwijl werknemers leren
Dit sjabloon voor online trainingshandleidingen helpt je bij het ontwerpen van een duidelijke, georganiseerde layout voor je handleiding. Met de intuïtieve interface kunt u uw content logisch structureren, zodat iedereen erin kan navigeren.
Stap 5: Schrijf de content
Nu zijn we bij de belangrijkste stap in het maken van een trainingshandleiding: schrijven. Maak duidelijk, beknopt en uitgebreid materiaal dat de benodigde informatie effectief overbrengt aan je publiek.
Hier leest u hoe u ervoor kunt zorgen dat de content van uw trainingshandleiding aan deze normen voldoet:
wat wel en niet te doen bij het schrijven van een trainingshandleiding | Do's | Don'ts | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------ | | Houd de taal eenvoudig. Gebruik vakjargon om verschillende concepten uit te leggen | Breek de content op met koppen, opsommingstekens, korte alinea's en stappen om de leesbaarheid te vergroten | Geef altijd context en achtergrondinformatie met gedetailleerde uitleg, vooral bij complexe procedures | Gebruik visuele hulpmiddelen zoals diagrammen, schermafbeeldingen en stroomdiagrammen om de inhoud boeiender te maken. Limiet uw content tot tekst
Je kunt het volgende gebruiken ClickUp Brein als een schrijfassistent om de kwaliteit van uw content te verbeteren. Of u nu de eerste tekst opstelt of deze verfijnt, ClickUp Brain biedt verschillende functies die uw trainingshandleiding aanzienlijk kunnen verbeteren.
GebruikClickUp Brain om ideeën te brainstormen en duidelijke, heldere en boeiende content voor uw trainingshandleiding te schrijven
ClickUp Brain kan u helpen om snel trainingshandleidingen op te stellen door content te genereren op basis van aanwijzingen of bestaand materiaal. U kunt het gebruiken om standaard werkprocedures te maken, herhalende secties in te vullen of de content te verfijnen en op te poetsen nadat u uw trainingshandleiding hebt opgesteld. Het kan helpen om de toon, duidelijkheid en structuur te verbeteren.
Verder kun je de AI-assistent gebruiken om:
- De spelling in je trainingsdocumenten en Taken automatisch te controleren, zonder dat er plugins of extensies nodig zijn
- Transcripts maken door je spraak automatisch om te zetten in tekst
- Vragen van vergaderingen en clips beantwoorden
- Tabellen maken met gedetailleerde gegevens, statistieken en inzichten voor verschillende onderwerpen
💡Pro Tip: Een van de opvallende functies van ClickUp Brain is de mogelijkheid om gedetailleerde technische documentatie te genereren. U kunt dit gebruiken om een trainingshandleiding te schrijven met complexe technische instructies. Voer gewoon specifieke vereisten in en ClickUp Brain kan goed gestructureerde en uitgebreide documentatie produceren die naadloos in uw handleiding wordt geïntegreerd.
Lees wat Yvi Heimann te zeggen heeft over ClickUp Brain:
We hebben de tijd die we aan bepaalde werkstromen besteden kunnen halveren doordat we ideeën, frameworks en processen direct in ClickUp kunnen genereren.
Yvi Heimann, Adviseur bedrijfsefficiëntie
Stap 6: feedback verzamelen
Begin met uw team te vragen om de handleiding grondig door te nemen. Deze controle moet ervoor zorgen dat de content duidelijk, nauwkeurig en gemakkelijk te begrijpen is. Verzamel vervolgens gestructureerde feedback met ClickUp Formulieren .
Maak intuïtieve formulieren door voorwaarden en regels te gebruiken in de weergave ClickUp Formulier
U kunt aangepaste formulieren maken om feedback te verzamelen over specifieke handleidingen, zoals duidelijkheid, nauwkeurigheid en bruikbaarheid. Deze formulieren behandelen alle belangrijke punten en helpen bij het duidelijk vastleggen van suggesties en zorgen die systematisch kunnen worden aangepakt.
U kunt ook samenwerken met behulp van ClickUp's weergave van chatten, waarmee leden van het team rechtstreeks in het document real-time feedback kunnen geven.
Wijs actiepunten toe en zorg ervoor dat u altijd verantwoordelijk bent met ClickUp Chat
Voeg iedereen toe aan gesprekken over werk met behulp van @mentions, wijs opmerkingen toe en gebruik opsommingstekens en banners om werkdetails beter te communiceren. U kunt ook bepalen wie toegang heeft tot elke chat en een notificatie krijgen wanneer iemand een gesprek bijwerkt.
Stap 7: Integreer interactieve elementen
Het opnemen van interactieve elementen in uw trainingshandleiding is essentieel om deze boeiender te maken.
Het opnemen van quizzen aan het einde van elke sectie is een geweldige manier om te testen of lezers de content begrijpen. Deze quizzen geven direct feedback en helpen lezers bij het identificeren van gebieden die verder moeten worden doorgenomen.
Gebruiken ClickUp's integratiemogelijkheden kunt u deze interactieve elementen in uw trainingshandleiding invoegen en zo uw content verbeteren zonder uw werkruimte te verlaten.
Bijvoorbeeld, ClickUp's integratie met tools zoals GitHub kunt u visuele elementen rechtstreeks vanuit uw software werkruimten invoegen. U kunt diagrammen, stukjes code of andere visuele hulpmiddelen toevoegen om een dynamische, interactieve trainingshandleiding te maken die de leerling informeert en betrekt.
Verspreid je trainingshandleiding via e-mail automatisering met ClickUp
- Geautomatiseerd delen van documenten: Stel automatisering in ClickUp in die een waarschuwing of notificatie triggert wanneer een nieuwe versie van de trainingshandleiding wordt geüpload
U kunt bijvoorbeeld de automatisering "Wanneer een taak wordt verplaatst naar een {specifieke status}, stuur dan een e-mail" gebruiken om relevante belanghebbenden automatisch op de hoogte te stellen wanneer de handleiding is bijgewerkt of klaar is voor verdeling.
Best practices voor trainingshandleidingen
Neem uw merkidentiteit op
Het opnemen van uw merkidentiteit zorgt ervoor dat de trainingshandleiding samenhangend is en aansluit bij het imago van uw bedrijf.
Hoe te implementeren:
✅ Gebruik consequent de kleuren en lettertypen van uw merk
✅ Zet uw bedrijfslogo op elke pagina van de trainingshandleiding
✅ Behoud de stem van uw merk
✅ Verwerk de kernwaarden van uw bedrijf in de content
Maak de handleiding interactief
Door interactieve elementen toe te voegen aan de trainingshandleiding worden lezers betrokken en begrijpen ze het materiaal beter.
Hoe implementeren:
✅ Voeg quizzen toe aan het einde van hoofdstukken
✅ Voeg video tutorials toe om complexe onderwerpen uit te leggen
✅ Gebruik klikbare koppelingen voor eenvoudige navigatie
✅ Gebruik interactieve elementen zoals sleep-en-zet oefeningen
Voorbeelden uit de praktijk toevoegen
Voorbeelden uit de echte wereld maken de content relateerbaar en gemakkelijker toe te passen in de praktijk.
Hoe te implementeren:
✅ Gebruik casestudies die relevant zijn voor uw branche
✅ Neem op scenario gebaseerde vragen op om problemen op te lossen
deel succesverhalen uit het bedrijf
✅ Geef voorbeelden van veelgemaakte fouten en hoe deze te vermijden
Gebruik duidelijke taal en vermijd jargon
Duidelijke taal in een trainingshandleiding maakt deze gemakkelijk te lezen.
Hoe te implementeren:
✅ Vereenvoudig technische termen waar mogelijk
✅ Definieer noodzakelijk jargon duidelijk bij het eerste gebruik
✅ Schrijf in korte, duidelijke zinnen
✅ Gebruik actieve stem om duidelijke instructies te geven
Structureer de content voor duidelijke navigatie
Een duidelijke navigatie in het trainingshandboek voor werknemers helpt gebruikers om snel en gemakkelijk de informatie te vinden die ze nodig hebben.
Hoe implementeren:
✅ Maak een gedetailleerde tabel met inhoud
✅ Gebruik beschrijvende koppen en subkoppen
✅ Houd alinea's en paragrafen beknopt
✅ Gebruik een consistente opmaak in het hele document
Voeg aantekeningen toe voor complexe instructies
Het toevoegen van aantekeningen helpt bij het maken van een uitgebreide trainingshandleiding die ingewikkelde procedures verduidelijkt.
Hoe te implementeren:
verdeel complexe Taken in eenvoudige stappen
✅ Gebruik diagrammen om instructies te illustreren
✅ Voeg tooltips toe voor extra informatie
✅ Voeg aantekeningen toe voor belangrijke tips of herinneringen
Zorg voor toegankelijkheid
Toegankelijkheid zorgt ervoor dat de handleiding door alle werknemers kan worden gebruikt, ook door werknemers met een handicap.
Hoe te implementeren:
zorg voor alt-tekst voor alle afbeeldingen en diagrammen
✅ Gebruik contrastrijke kleuren voor tekst en achtergronden
✅ Kies leesbare lettertypen en geschikte groottes van lettertypen
✅ Zorg ervoor dat content schermlezer-vriendelijk is
Vraag om feedback en collegiale toetsing
Feedback en collegiale toetsing zorgen voor een nauwkeurige, gebruikersvriendelijke en goed opgebouwde trainingshandleiding.
Hoe implementeren:
deel delen met relevante leden van het team
✅ Verzamel gestructureerde feedback door middel van enquêtes of formulieren
✅ Werk de handleiding regelmatig bij op basis van feedback
Voorbeelden van onze favoriete trainingshandleiding voor werknemers
Er bestaan verschillende uitgebreide trainingshandleidingen. U kunt voorbeelden van trainingsvideo's of tekst, maar dit zijn onze favorieten. Geen verrassing, ze zijn allebei van ClickUp.
ClickUp clips ClickUp Clips' video training is een uitstekend voorbeeld van het maken van een beknopte, boeiende en effectieve trainingshandleiding.
Waarom wij er dol op zijn:
- Visueel leren: Het format van de video biedt een dynamische en interactieve manier om te leren, die tegemoet komt aan visuele leerders
- Overzichtelijke content: De trainingsvideo is kort en concentreert zich op de sleutel functies zonder de kijker te overweldigen
- Stapsgewijze begeleiding: Elke stap wordt gedemonstreerd, waardoor complexe Taken gemakkelijker te begrijpen zijn
- Boeiende presentatie: Het gebruik van aanwijzingen op het scherm en voorbeelden in realtime houdt de kijker betrokken en helpt bij het vasthouden van de informatie
ClickUp Documenten De ClickUp Docs trainingshandleiding bevat alles wat u moet weten over het gebruik van ClickUp Docs. Het is een goed gestructureerde en gedetailleerde handleiding die gebruikers helpt bij het leren en beheersen van een tool.
Waarom wij het geweldig vinden:
- Detailrijke uitleg: De handleiding biedt diepgaande instructies voor het gebruik van ClickUp Docs, waardoor gebruikers gemakkelijk aan de slag kunnen
- Gestructureerde layout: De content is goed georganiseerd, met duidelijke koppen en subkoppen, zodat gebruikers de informatie die ze nodig hebben snel kunnen vinden
- Interactieve elementen: Ingebedde koppelingen en afbeeldingen verbeteren de leerervaring door visuele referenties en aanvullende bronnen te bieden
Gebruiksvriendelijk ontwerp: De handleiding is ontworpen met de gebruiker in gedachten. Het format is helder en toegankelijk en gemakkelijk te volgen
Creëer trainingshandleidingen met ClickUp
Opleidingshandleidingen zijn levensredders bij het inwerken van nieuwe werknemers of het bijscholen van oudere werknemers.
In het brede universum van trainingssoftware onderscheidt ClickUp zich duidelijk.
De interface van ClickUp is niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook flexibel voor een breed bereik van trainingsvereisten. Of het nu gaat om het implementeren van een eenvoudig onboardingproces voor werknemers of een volledig trainingsprogramma voor het ontwikkelen van vaardigheden, met ClickUp wordt het maken en beheren van online trainingshandleidingen een fluitje van een cent.
Je kunt ClickUp Docs gebruiken om uitgebreide trainingshandleidingen te maken, automatiseringen om updates en verdeling te stroomlijnen en integraties om interactieve elementen zoals video's en quizzen in te sluiten. Er worden ook verschillende sjablonen voor trainingshandleidingen meegeleverd, zodat u snel aan de slag kunt.
Klaar om uw trainingsprogramma te verbeteren? Meld u vandaag nog gratis aan op ClickUp .