Het idee van organisatorische verandering op het gebied van structuur, processen, werkstijl en infrastructuur (te midden van digitalisering) kan je team onzeker maken. Misschien zelfs angstig. Van jouw kant, en zelfs voor het team, is er een gevoel van controleverlies.
In deze blog kijken we naar hoe je de controle kunt behouden - of terugwinnen - bij het doorvoeren van veranderingen. We bespreken hoe je een zekere mate van voorspelbaarheid kunt creëren en je team kunt helpen zich ook zo te voelen.
Aan het einde van de rit zou je je klaar moeten voelen om een succesvolle verandering efficiënt te abonneren en de stress van het hele team te minimaliseren terwijl je hen door het proces leidt.
Begrijpen van leiden door verandering
Dus, wat betekent mensen leiden door verandering eigenlijk?
Je eerste gedachte gaat misschien uit naar het communiceren van je visie op de geplande organisatorische verandering en vervolgens het team zover krijgen dat ze hun acties afstemmen op de nieuwe manier van doen.
En je hebt gelijk.
Maar mensen verzetten zich tegen verandering. En daarom houdt veranderingsmanagement ook in dat je de redenen voor weerstand erkent en begrijpt, tegenwerking overwint en de buy-in van medewerkers verkrijgt.
Mensen verzetten zich niet tegen verandering. Ze zijn ertegen om veranderd te worden!
Peter Senge, wetenschapper en auteur
Het helpt om strategisch te zijn over hoe je je organisatie of team door deze periode leidt. Hier lees je hoe:
- Met de juiste balans van kracht, vastberadenheid, vertrouwen en empathie kun je je richten op wat je team nodig heeft om te profiteren in plaats van een burn-out te krijgen van de verandering
- Wanneer je succesvol leiding geeft aan veranderingsmanagement, behoud je de productiviteit, loyaliteit en het vertrouwen. Je maakt van verandering een groeikans
- De beste leiders gebruiken verandering om een diepere band tussen het team en de organisatie te ontwikkelen
Aan de andere kant, wat gebeurt er als je er niet in slaagt om kritisch na te denken over het leiden van verandering? Het tegenovergestelde van wat we hierboven beschreven - een laag moreel, beschadigde loyaliteit, verminderde productiviteit en de stress die voortkomt uit onzekerheid en onvervulde aanpassingsbehoeften.
De 3 C's van effectief leiderschap door verandering
Bij leidinggeven door verandering draait alles om het communiceren van het 'wat' - dat wil zeggen, wat er moet veranderen en wat dit betekent voor de dagelijkse routine van je werknemers en hun algemene KPI's. Maar het 'waarom' is net zo belangrijk als het 'waarom'. Maar het 'waarom' is net zo belangrijk. En dat brengt ons bij de drie C's van effectief leiderschap bij verandering .
De drie C's van leiderschap bij verandering kunnen worden gelezen als 'duidelijk-complicerend-kritisch', 'communicatie-samenwerking-overeenstemming', of 'duidelijkheid-aanmoediging-overeenstemming' Hoewel deze allemaal belangrijk zijn, zouden wij zeggen dat je duidelijkheid, consensus en overleg nodig hebt.
Duidelijkheid
Je hebt meer kans op buy-in van je werknemers als je team de beweegredenen achter de organisatorische verandering begrijpt. Je vraagt hen om te gaan met alle moeilijkheden van een andere routine, veranderende systemen of een gloednieuwe reeks doelen - het minste wat je kunt doen is vertellen waarom. Indien mogelijk (en waar), vertel hen dan hoe een succesvolle verandering hen ten goede zal komen.
Laten we dit beter begrijpen aan de hand van een voorbeeld
Stel je voor dat je een retailbedrijf leidt en overstapt op een ander e-commerceplatform. Natuurlijk moeten teams van inkoop en marketing tot financiën en klantenservice zich vertrouwd maken met het platform. Het klinkt als een hoop gedoe om niets.
Maar wat als u uitlegt hoe elk team baat heeft bij de overstap?
De belofte van beter voorraadbeheer zou je inkoopteam helpen om de verandering positief te bekijken en het platform te verwelkomen in plaats van zich ertegen te verzetten.
Ook marketeers zullen minder weerstand hebben tegen tools die hen helpen hun werk nog sneller en efficiënter te doen. En welk team van de klantenservice zal niet blij zijn met het vooruitzicht van minder glitches bij het inchecken en minder klachten van klanten na de eerste vlaag van query's van klanten over zaken als "Waar kan ik mijn aankoopgeschiedenis vinden in jullie nieuwe layout van de winkel?"
Deel KPI's en stappenplannen met teams en individuen om uw verwachtingen duidelijk te maken. Dit formaliseert niet alleen uw verwachtingen, maar biedt het team ook een bron waar ze dagelijks naar kunnen verwijzen.
Consensus
Al dat gepraat over mensen die zich verzetten tegen verandering, maar u hebt vast wel eens gehad dat uw team u benaderde met het verzoek om verandering (zoals "laten we deze automatiseringstool aanschaffen", bijvoorbeeld).
De moraal van het verhaal? Mensen omarmen de veranderingen die ze voorstellen. Dus waarom zou je je niet op dit idee baseren als je je team door veranderingen leidt?
Nodig waar mogelijk teams en individuen uit om het veranderingsproces te begeleiden, te informeren en er deel van uit te maken in welke capaciteit dan ook. Praat al vroeg in de ideatiefase met ze in plaats van pas achteraf.
In het voorbeeld hierboven, bijvoorbeeld, wat als de leiders van het e-commercebedrijf een vergadering zouden houden voordat ze een nieuw platform kiezen? Stel je voor dat ze de teams vragen wat hun grootste zorgen zijn en dan terugkomen met het platform als oplossing voor de problemen van de werknemers.
Plotseling voelt het team een gevoel van verantwoordelijkheid en investering in organisatorische verandering. Ze vroegen om verbeteringen en de organisatie heeft actie ondernomen om hun problemen te verlichten.
Natuurlijk heb je niet altijd de mogelijkheid om het hele team bij bepaalde beslissingen te betrekken. Bijvoorbeeld, wat als je teams nodig hebt om specifieke acties te voltooien omdat het cruciaal is voor naleving? Dan is er geen sprake van dat je het team bij zo'n beslissing betrekt. In dergelijke situaties vertrouw je op de eerste C, namelijk duidelijkheid.
💡Pro Tip: Het laten zien van "wat als we dit niet zouden doen" scenario's kan consensus creëren, zelfs rond eenzijdige beslissingen op basis van regelgeving of dwang.
Je kunt bijvoorbeeld voorbeelden laten zien van hoe niet-naleving kan resulteren in boetes of reputatieverlies. Op deze manier, zelfs als je team geen deel uitmaakte van de beslissing, zijn jullie het allemaal eens over de te volgen weg.
Overleg
Wees beschikbaar voor uw team voor overleg tijdens de veranderingsproces .
Afhankelijk van de grootte van uw organisatie wilt u misschien ook bekwame interne 'change champions' (gebruik een vergelijkbare term) in dienst nemen om te helpen wanneer teams en individuen vragen hebben of vastlopen.
In ons voorbeeld van de migratie van e-commerce platforms hierboven, willen leiders misschien een team samenstellen van mensen die in eerdere banen hebben gewerkt met het platform waarnaar je wilt overstappen. Dit kunnen ook mensen zijn die meer vertrouwen hebben in het platform omdat ze gekozen zijn voor een speciale introductie bij de leverancier of om een andere reden.
In een bredere context, als de organisatie niet goed weet hoe ze de verandering moet aanpakken, kan het werken met een externe consultant helpen om de valkuilen van een verkeerde aanpak te vermijden.
Als je je zorgen maakt over incrementele uitgaven, zet dan de kosten van het inhuren van een consultant af tegen de prijs van het niet goed doen.
Je kunt ook overwegen hoe deze optimalisaties de kosten, inkomsten en winstgevendheid zullen beïnvloeden. Opeens lijkt het betalen van een fractie van die potentiële besparingen of inkomsten om de klus goed te doen misschien nog niet zo'n slecht idee. Dat gezegd hebbende, doe de rekensom en ken uw afwegingen.
Het belang van de 3 C's van leidinggeven bij verandering kan niet genoeg worden benadrukt. Als je verandering leidt met duidelijkheid en consensus en beschikbaar blijft voor overleg, leid je verandering effectief - het wordt dan gemakkelijk om de visie van het leiderschap over te dragen aan degenen die het daadwerkelijk uitvoeren.
💡Pro Tip: Hoewel je misschien overleg moet delegeren, moet je open en toegankelijk blijven. Maak tijd en help je team om zich gezien en gewaardeerd te voelen op dit moment. Je hebt misschien niet altijd alle antwoorden, maar het helpt als je team ziet dat je bent toegewezen om samen antwoorden te vinden. De kenmerk van een echte leider is het vermogen om jezelf staande te houden, zelfs te midden van onenigheid. Bovendien doe je dit met het oog op de belangen van de organisatie. Verlies dat nooit uit het oog.
Sleutel stappen, vaardigheden en strategieën voor het leiden door verandering
In het vorige hoofdstuk heb je de mindset gekregen die je nodig hebt om verandering succesvol aan te pakken. In dit deel bespreken we wat je precies moet doen. Laten we beginnen met de vijf stappen van het leiden van succesvolle veranderingsinitiatieven, geleid door de mindset-aanwijzingen die we in het vorige hoofdstuk hebben behandeld.
Stap 1: Kondig een duidelijke visie voor organisatorische verandering aan
Je kunt je aankondiging beginnen met een e-mail en opvolgen met een vergadering (of voor de omgekeerde aanpak kiezen). Hoe dan ook, geef de details van de verandering samen met een uitleg. Zorg voor de duidelijkheid en consensus waar we het over hadden tijdens het communiceren.
Deze communicatie moet sterk, zelfverzekerd en vastberaden klinken. Maar vergeet niet je e-mail (of geplande toespraak) terug te lezen om er zeker van te zijn dat er genoeg gevoel in zit. Breng enthousiasme en empathie in het gesprek, afhankelijk van de context.
💡Pro Tip: Gebruik ClickUp Brain's AI-schrijfassistent als uw brainstormpartner bij het maken van deze communicatie en om ervoor te zorgen dat u de boodschap - en de toon - precies goed overbrengt!
Stap 2: Geef vragen en opmerkingen
"Wat vinden we hiervan?" is een goede manier om te beginnen als u uw aankondiging tijdens een vergadering hebt gedaan.
Polls en vragenlijsten kunnen volgen op e-mail en andere formulieren van tekstcommunicatie (deze kunnen anoniem zijn). Stuur mondelinge voelsprieten uit naar vertrouwde partijen en moedig hen aan om hetzelfde te doen in hun eigen teams en afdelingen.
Dit voelt ontmoedigend en het zal zeker niet gemakkelijk zijn als je op onenigheid stuit. Maar zie het als een kans voor een open dialoog, een kans voor jou om de twijfels weg te nemen.
Dit is een forum voor jou om te horen welke aanpassingen je nodig hebt, zodat je voorzieningen kunt treffen. Het is een kans om de reden voor weerstand te begrijpen en manieren te vinden om die te overwinnen. Dit is ook het moment waarop je consensus kunt bereiken door de minder wenselijke resultaten van niet transformeren te laten zien.
💡Pro Tip: Wil je mensen helpen om je eerlijke feedback te geven? Maak anonieme enquêtes zodat werknemers zonder aarzelen hun angsten en twijfels kunnen uiten. ClickUp Formulieren helpt u aangepaste enquêtes te maken en efficiënt input te verzamelen.
Stap 3: Schets de volgende stappen
Ga de vergadering of het bericht over de aankondiging van de verandering in met een gedetailleerd abonnement op wat er daarna gebeurt.
Natuurlijk is het mogelijk dat bij sommige soorten transformatie elke afdeling de verandering op een unieke manier ervaart en een bijbehorend uniek abonnement heeft.
Niettemin zullen de meeste items van individuen, teams en afdelingen elkaar beïnvloeden en op elkaar inspelen. Neem de tijd om uit te zoeken welke delen van het abonnement moeten worden besproken in vergaderingen op organisatieniveau en welke kunnen worden gedelegeerd naar communicatie op afdelings- en teamniveau.
Dit is een kans om vertrouwen op te bouwen en de twijfels en angsten die gepaard gaan met verandering weg te nemen. Als je abonnement rotsvast en uitvoerbaar lijkt, zal je team zich waarschijnlijk minder gestrest voelen.
Houd tijdlijnen zo realistisch mogelijk om onnodige wrijving te voorkomen. Houd een marge aan voor vertragingen.
Stap 4: Aanhoudende weerstand aanpakken
Niet iedereen zal zich uitspreken tijdens de vergadering op organisatieniveau. U krijgt misschien wat betrouwbare feedback uit peilingen en enquêtes, maar veel van het echte sentiment van het team zal waarschijnlijk in gesprekken naar voren komen.
Dat is waar je 'change champions', afdelingshoofden en teammanagers in beeld komen. Zij moeten niet alleen op team- en individueel niveau verwachtingen, actiepunten en middelen rond de verandering schetsen, maar ook gewoon chatten.
Vraag mensen hoe ze zich voelen bij een kopje koffie (of een pizzatraktatie?) met het team. Verwelkom openhartige opmerkingen. Nodig mensen uit om tijd voor zichzelf te vragen als ze vragen hebben die ze niet graag stellen of meningen die ze niet graag uiten.
Als je je team aanmoedigt om deel te nemen aan dialoog na aankondiging, benadruk dan de noodzaak van wederzijds respect en empathie in deze gesprekken.
Stap 5: Tel elke overwinning
In de vlaag van actie-items afvinken op het enorme transformatieplan dat u in stap 3 presenteerde, is het normaal om uw ogen op de prijs te houden (en uw voet op het gaspedaal). Dat gezegd hebbende, neem de tijd om mijlpalen te erkennen en te vieren. Applaudisseer voor prestaties. Spreek je waardering uit. Koop taart voor ze.
Lees meer: Tips om je team te motiveren
Hoe zit het met teams op afstand?
Als je een team op afstand of een hybride team hebt, volg dan alle bovenstaande stappen maar dring aan op individuele, vriendelijke check-in telefoongesprekken. Je kunt veel leren van iemands toon en nog meer van een één-op-één interactie. Moedig mensen aan om camera's aan te zetten voor online vergaderingen of laat in ieder geval je eigen gezicht zien om de echtheid van de gevoelens te delen die we in stap één hebben beschreven.
Bereid je goed voor voordat je naar buiten gaat
Leiding geven aan verandering is ontmoedigend en hier kan een goede voorbereiding helpen.
Het is een goed idee voor veranderingsleiders om tijd te besteden aan het abonneren op communicatie (tot en met elk woord in een e-mail of toespraak), zich te concentreren op luisteren (en niet alleen op horen), in de huid van hun team te kruipen en zich te organiseren.
Communicatie
Transparante communicatiestrategieën zijn van cruciaal belang bij het leiden van veranderingen. Maak een abonnement op de reeks e-mails, toespraken en sleutelboodschappen die u wilt verzenden. Houd alles eerlijk, eenvoudig en to the point. Bied een duidelijke visie en feiten met betrekking tot voorgestelde veranderingsinitiatieven in plaats van retoriek.
Lees ook: Boeken om uw communicatievaardigheden op te frissen
Luistervaardigheden
Als leider bent u waarschijnlijk al een goede luisteraar. Nu is het tijd om dit vermogen meer dan ooit aan te spreken. Dit is waar stap twee van het veranderingsproces (en de consensuscomponent van de 3 C's) om draait.
Emotionele intelligentie
Een hoog EQ wordt steeds relevanter voor gezond leiderschap, zelfs wanneer het business as usual is. Lees je online in en abonneer je op gratis bronnen die je kunnen helpen deze vaardigheden aan te scherpen. Emotionele intelligentie helpt je om emoties waar te nemen die niet geuit worden en daarop te reageren.
Lees meer: Emotionele intelligentie op het werk
Taakorganisatie
Gebruik een tool voor verandermanagement om het proces te stroomlijnen, de voortgang bij te houden en samenwerking tijdens veranderingsinitiatieven mogelijk te maken.
Hier, software voor wijzigingsbeheer zoals ClickUp-taak kan helpen bij het consolideren van al uw taken op het gebied van wijzigingsbeheer op één platform.
ClickUp Documenten
Met ClickUp Docs wordt het plannen van veranderingen een fluitje van een cent
Met ClickUp Documenten kunnen u en uw team in realtime documenten maken, delen en eraan samenwerken. Dit stroomlijnt het proces van het samenstellen en bijwerken van projectbriefings, aantekeningen bij vergaderingen, strategiedocumenten en andere documenten die kunnen bijdragen aan uw overgangsproject.
Je kunt taken, koppelingen en opmerkingen centraliseren door ze direct aan deze documenten toe te voegen.
Veranderingsleiders houden van ClickUp Docs omdat het hen in staat stelt om:
- Gemakkelijk nieuwe middelen creëren met behulp van kant-en-klare sjablonen
- Instructies, ideeën en opmerkingen delen en ernaar terugkeren wanneer dat nodig is
- Iedereen uitnodigen om hun gedachten te delen
ClickUp Whiteboards
de Whiteboards van ClickUp bieden een platform om ideeën om te zetten in actie_
Met ClickUp Whiteboards dankzij de functies voor samenwerking kunt u uw Sprints voor verandermanagement bijhouden en het team uitnodigen om mee te denken over de toekomst. U kunt meerdere whiteboards maken en zelfs gastgebruikers van leveranciers- of client-teams uitnodigen om toegang te krijgen tot whiteboards wanneer dat nodig is.
Mensen houden van de Whiteboards van ClickUp omdat ze u in staat stellen om:
- Ideeën uit te wisselen op de plek waar het werk gebeurt
- Externe teams erbij te betrekken
- Ideeën gemakkelijk in actie kunt omzetten
ClickUp Clips
/$$img/
maak een einde aan verwarring en fouten met video-instructies met ClickUp Clips_
Samenwerken kost minder tijd en gaat veel sneller met ClickUp Clips waarmee u uw scherm kunt opnemen, sleutelinformatie kunt vastleggen en deze clips kunt delen met uw team. U kunt instructies en nieuwe manieren om dingen te doen met Voltooid delen, zodat teams ze op hun gemak kunnen bekijken.
Gebruikers van ClickUp zijn dol op deze functie omdat ze hiermee:
- Laten zien in plaats van vertellen, waardoor verwarring en "lost in translation" fouten worden geëlimineerd
- Clips kunnen opslaan voor hergebruik, zodat ze minder vaak herhaald hoeven te worden (en er dus minder vergaderingen nodig zijn!)
- Geautomatiseerde transcripties delen voor leden van het team die de voorkeur geven aan schriftelijke instructies
Ook handig: De 3 fasen van soepel veranderingsmanagement
Begin goed met kant-en-klare sjablonen
ClickUp ondersteunt u ook met nuttige bronnen, waaronder handige sjablonen voor wijzigingsbeheer die je helpen om een abonnement te nemen en het proces op gang te brengen.
ClickUp's sjabloon voor de checklist voor veranderingsbeheer
ClickUp's sjabloon voor de checklist voor verandermanagement
Een geweldige manier om veranderingsinitiatieven te starten is met een checklist, en dat is waar ClickUp's sjabloon voor een checklist voor verandermanagement kan van pas komen.
Met dit sjabloon kunt u uw veranderdoelen identificeren, relevante processen en protocollen schetsen, uw teams voorbereiden op de overgang en de voortgang bijhouden in elke stap van het veranderingsproces.
ClickUp's sjabloon voor wijzigingsvoorstellen
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/change-proposal.png Breng structuur aan in uw goedkeuringsproces voor wijzigingen met de sjabloon voor wijzigingsvoorstellen van ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6142604&department=professional-services Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Een andere nuttige bron is ClickUp's sjabloon voor wijzigingsvoorstellen die u kunt gebruiken wanneer u wijzigingen voorstelt die de goedkeuring van besluitvormers en zakelijke partners nodig hebben.
Deze planner helpt u om alle noodzakelijke stappen en middelen te schetsen die u nodig hebt voor een succesvolle verandering, om met vertrouwen een werkbare tijdlijn en budget te creëren en om iedereen op de hoogte te houden van wat er gebeurt en waarom.
ClickUp's Eenvoudige sjabloon voor veranderingsbeheer
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Change-Management-Checklist-Template.jpg ClickUp sjabloon voor checklist voor verandermanagement https://app.clickup.com/signup?template=t-211271992&department=pmo Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Als je een klein bedrijf hebt en de zaken eenvoudig wilt houden, ClickUp's sjabloon voor een eenvoudig wijzigingsplan is waar u wilt beginnen.
Dit sjabloon helpt u aan de slag te gaan met een bruikbaar abonnement, zelfs als u nog nooit een tool voor projectplanning en -management hebt gebruikt. Maak een plan, houd wijzigingen bij en identificeer problemen op een effectieve manier, en maak en bewerk subcategorieën die passen bij de unieke context van uw project.
Bereid je voor op veranderingsmanagement als een leider
Leiding geven aan verandering hoeft geen pijnlijke oefening te zijn voor u en uw team, ook al gaat het gepaard met uitdagingen en tijdelijke aanpassingsproblemen.
Een berekende aanpak, consistente communicatie, oprecht luisteren en je team het grote geheel laten zien, kunnen je helpen om de verandering met minimale wrijving door te komen.
Bereid je er bovendien op voor dat je weerstand met empathie en openheid tegemoet treedt en dat je rekening houdt met het feit dat je tegenstemmers misschien individueel zult moeten ontmoeten, vragen zult moeten beantwoorden en afstemming zult moeten verkrijgen.
Duik vooral in de verandering gewapend met een abonnement en een platform, zoals ClickUp, dat u helpt om dat plan perfect uit te voeren. Gaat u binnenkort veranderen? Meld u aan voor ClickUp's platform voor veranderingsbeheer gratis, en begin dingen op een rijtje te zetten voor een geweldige start.