"Communicatie is de sleutel" is iets wat we allemaal wel eens hebben gehoord. Effectieve communicatie is de hoeksteen van elke persoonlijke relatie, maar is minstens zo belangrijk in een professionele omgeving.
Een succesvolle werkplek gedijt bij ideale horizontale communicatie. Dus of je nu met een collega over een taak praat of een e-mail verstuurt, je moet de principes van efficiënte horizontale communicatie toepassen
Maar voordat we dieper ingaan op dit concept, gaan we eerst eens kijken wat horizontale communicatie precies is en hoe dit de interacties op de werkvloer beïnvloedt.
Wat is horizontale communicatie?
Horizontale communicatie omvat de interacties tussen mensen of afdelingen die op hetzelfde niveau binnen een organisatie werken. Het wordt ook wel laterale communicatie genoemd en is net zo belangrijk voor het bedrijf als externe communicatie.
In het boek Organizational Communication van Michael J. Papa wordt horizontale communicatie gedefinieerd als de 'werkstroom van berichten tussen functionele gebieden' op een bepaald niveau van een organisatie. Wanneer mensen direct en effectief communiceren met hun collega's, wordt het gemakkelijker om 'problemen op te lossen, informatie te delen tussen verschillende werkgroepen en taken te coördineren tussen afdelingen of project teams'
Of u nu in een klein of groot bedrijf werkt, interne werkstromen bepalen in wezen de sfeer op kantoor en helpen bij het opbouwen van interpersoonlijke relaties op de werkplek.
Deze communicatie kan persoonlijk, telefonisch of via e-mail plaatsvinden. Maar welke vorm het ook aanneemt, het heeft een directe invloed op de productiviteit en bedrijfsprestaties. Daarom is het belangrijk dat we effectieve communicatie op het werk begrijpen en in praktijk brengen.
Horizontale of laterale communicatie begrijpen
Elke werkplek heeft regelmatige communicatie nodig om soepel te kunnen functioneren.
Hoewel informele persoonlijke interacties helpen bij het opbouwen van interpersoonlijke relaties met uw collega's, is effectieve communicatie op het werk de sleutel tot groei in elke organisatie.
De officiële werkstroom kan taakinstructies, e-mails met projectupdates, hulpvragen enzovoort omvatten. Strikt genomen vallen deze in een werkruimte onder horizontale communicatie.
Bijvoorbeeld: de grafische afdeling van uw bureau moet de copywritingafdeling informeren over wijzigingen in pictogrammen en thema's voor de volgende advertentiecampagne. Ze kunnen hiervoor een vergadering beleggen en ook een e-mail sturen waarin de nieuwe normen worden vermeld.
Kortom, een interactie geldt als horizontale communicatie als deze:
- Komt voor bij mensen of eenheden op hetzelfde hiërarchische niveau
- Is enigszins informeel en minder gestructureerd
- Streeft naar samenwerking en het oplossen van problemen
- Vergemakkelijkt coördinatie, het delen van informatie en het oplossen van conflicten
De communicatieketen kan in deze gevallen lang, tijdrovend en storend zijn. Voor u het weet, bent u de helft van uw werkdag kwijt met het versturen en ontvangen van e-mails, memo's, enz.
Pro-tip: Gebruik de e-mailbeheer- en redactiefuncties van ClickUp om ervoor te zorgen dat uw communicatie georganiseerd en gemakkelijk toegankelijk blijft. Het fungeert als een centrale hub om alles gestroomlijnd en op één plek te houden, waardoor u niet meer hoeft te schakelen tussen uw inbox en verschillende redactietools. U kunt het zelfs gebruiken om specifieke e-mails om te zetten in taken in ClickUp.
Sleutelkenmerken van effectieve horizontale communicatie
Effectieve horizontale communicatie heeft een aantal duidelijke kenmerken:
- Duidelijkheid: De communicatie is duidelijk en doelgericht, in een format dat door de ontvanger wordt begrepen en geïnterpreteerd
- Actief luisteren: Het doel is om goed te luisteren en eventuele twijfels of hindernissen vooraf te bespreken
- Transparantie: De wijze, content en intentie van de communicatie bevorderen het opbouwen van vertrouwen, transparantie en verantwoordelijkheid
- Samenwerking: Horizontale communicatie heeft tot doel de samenwerking te optimaliseren en silo's uit de werkstroom te verwijderen voor een soepele bedrijfsvoering
- Innovatie stimuleren: Door het voor teams gemakkelijk te maken om ideeën te delen, wordt innovatie en out-of-the-box denken gestimuleerd
- Opvolging: De betrokkenen trekken conclusies uit de communicatie en volgen deze op met discussies of acties indien nodig
- Ondersteunend: Teams die horizontale communicatie effectief beheren, bieden leden een veilige ruimte om hun gedachten en ideeën met vertrouwen te delen
In het beste geval stimuleert horizontale communicatie teamwork, vergroot het de verantwoordelijkheid en creëert het zichtbaarheid onder collega's. Het versterkt het gevoel dat er binnen een organisatie naar een gemeenschappelijk doel wordt gewerkt, wat gemakkelijker wordt met de juiste communicatiemiddelen.
Communicatietools voor op de werkplek helpen u alle interacties te centraliseren en teams op één lijn te houden, met de nadruk op de sleutelkenmerken van effectieve communicatie.
Horizontale communicatie verschilt in de eerste plaats van de twee andere soorten communicatie op de werkplek: diagonale en verticale communicatie.
Horizontale versus diagonale communicatie
Terwijl horizontale communicatie plaatsvindt tussen individuen of afdelingen op hetzelfde niveau, is diagonale communicatie meer hybride.
Het omvat zowel neerwaartse communicatie (met medewerkers op lagere niveaus van de hiërarchie) als opwaartse communicatie (met medewerkers op hogere niveaus van de hiërarchie), ongeacht hun afdeling.
Stel dat u een salesmanager bent die een seizoenscampagne moet leiden. U moet samenwerken met marketingprofessionals en managers om regelmatig advertentieteksten en nieuwsbrieven voor deze campagne op te stellen. Al uw communicatie hierover zou als diagonaal worden beschouwd.
Effectieve diagonale communicatie kan de productiviteit van een bedrijf en de tevredenheid van de werknemers verbeteren. Hetzelfde geldt voor verticale communicatie.
Horizontale versus verticale communicatie
verticale communicatie vindt plaats tussen mensen die tot twee niveaus van de hiërarchie behoren. Deze vorm van communicatie kan zowel opwaarts als neerwaarts zijn.
Instance, het senior management van uw bedrijf houdt een algemene vergadering om het budget en de abonnementen voor het volgende boekjaar te bespreken. Ze delen hun visie en beslissingen met iedereen op de werkvloer, tot en met de medewerkers op het laagste niveau van de hiërarchie.
Het omgekeerde is wanneer een medewerker aan zijn leidinggevende rapporteert over de voortgang van een project. Dit rapport wordt vervolgens doorgegeven aan de vicepresident van de afdeling voor een betere besluitvorming.
Dit zijn beide goede voorbeelden van verticale communicatie.
In tegenstelling tot horizontale communicatiestructuren heeft verticale communicatie een sterker en duidelijker feedbackkanaal, waardoor er minder ruimte is voor discussie over hetzelfde probleem.
Horizontale communicatie wint echter aan belang in het moderne bedrijfsleven vanwege het transparante en flexibele karakter en de positieve impact op de bedrijfscultuur.
Het belang en het doel van horizontale communicatie
Op het risico af dat we in herhaling vallen: horizontale communicatie is de sleutel tot een gezonde en collaboratieve werkomgeving. Het versterkt de vier pijlers van een positieve werkcultuur: teamwork, efficiëntie, probleemoplossend vermogen en werkplezier.
Laten we meer informatie over het doel en de voordelen van horizontale communicatie:
Verbetert de samenwerking en het teamwerk
Het succes van elk project hangt af van realtime samenwerking tussen medewerkers en afdelingen. Problemen worden eenvoudiger op te lossen en informatie kan gemakkelijker worden gedeeld. U kunt knelpunten verminderen en sneller resultaten behalen voor een hogere productiviteit.
Als bijvoorbeeld meerdere mensen tegelijkertijd aan een bestand werken, is het het beste als er een online versie van het bestand is met toegangsrechten, waar ze kunnen samenwerken wanneer dat nodig is en de taak snel gezamenlijk kunnen voltooien.
Zorgt voor een snelle en efficiënte werkstroom
Informatiestroom betekent niet alleen informatie delen via chats of e-mails, maar ook gegevens uitwisselen tussen processen en tools binnen de organisatie. Slimme tools voor communicatiebeheer stimuleren effectieve samenwerking en het delen van informatie, terwijl de hiërarchie in de rapportage behouden blijft en alle belanghebbenden worden betrokken.
U kunt uw informatiekanalen bijhouden en indien nodig terugvallen op elke thread.
Verbetert het oplossen van problemen en conflicten
Conflicten en belemmeringen in de werkstroom zijn onvermijdelijk in elke organisatie. Door een georganiseerd lateraal communicatiekanaal te onderhouden, kunt u dergelijke scenario's gemakkelijker aanpakken.
U kunt verschillende mensen en teams op de hoogte houden en communiceren tussen werkgroepen. U kunt ook transparantere manieren vinden om conflicten op te lossen met een eerlijk en geïnformeerd besluitvormingsproces op basis van effectieve communicatie.
Met effectieve laterale communicatie kunt u openheid in interacties stimuleren en mensen uitnodigen om hun ideeën en perspectieven te delen. Dit zorgt voor een meer gastvrije werksfeer en verbetert de relatie tussen werknemers en het bedrijf aanzienlijk.
ClickUp Whiteboards is de perfecte plek voor jou en je teamleden om samen ideeën te bedenken, te visualiseren en te plannen. Iedereen in je team kan tegelijkertijd aan het Whiteboard werken, waar ze ook zijn.
Horizontale communicatie in platte organisaties
De structuur van uw organisatie bepaalt vaak hoe effectief u tussen afdelingen kunt communiceren. Het kan leiden tot informatieblokkades, communicatiesilo's, vertragingen binnen het bedrijf, enzovoort.
Het is veilig om te zeggen dat een strikt gescheiden organisatiestructuur effectieve communicatie in de weg staat. Het andere alternatief is een platte organisatie, waarbij bedrijven de hiërarchie tussen afdelingen afschaffen. Op deze manier is alle communicatie in een platte organisatie horizontaal
Enkele populaire voorbeelden van platte organisaties zijn Amazon, Netflix en Spotify. Deze bedrijven hebben geprobeerd de middenlaag van het management te verwijderen om innovatie en besluitvorming te versnellen, wat leidt tot snellere oplossingen.
Simpel gezegd gaat het bij cross-functioneel werken om het overslaan van hiërarchieën. In plaats van te wachten tot je leidinggevende contact met je opneemt, kun je rechtstreeks contact opnemen met andere afdelingen en samenwerken om het probleem sneller op te lossen.
In deze gevallen bevordert een minimale hiërarchie de samenwerking, de ambitie van medewerkers, lateraal leren en innovatiever denken. Medewerkers nemen zelfstandig beslissingen, wat het gevoel van eigendom vergroot en de kennis van het bedrijf versterkt.
Net als alles in het leven is horizontale communicatie niet alleen maar rozengeur en maneschijn; het heeft zijn voor- en nadelen.
Voordelen en nadelen van horizontale communicatie
Als horizontale communicatie goed wordt toegepast, stimuleert dit effectief teamwerk, verbeterde productiviteit en lagere operationele kosten. Het zorgt ook voor eenheid onder werknemers, waardoor ze het gevoel krijgen dat ze naar een gemeenschappelijk doel werken.
Als horizontale communicatie niet goed wordt beheerd, kan dit leiden tot knelpunten in het bedrijf. Medewerkers raken verstrikt in de valkuilen van communicatie via meerdere kanalen, verliezen hun doelstellingen uit het oog en veroorzaken vertragingen in de werkstroom.
Stel je eens voor hoe lang het zou duren om honderden e-mails te lezen en te beantwoorden, belangrijke taken op een lijst te zetten, feedback te vragen en wijzigingen in een project door te voeren. Hoe groter de hoeveelheid ineffectieve communicatie, hoe moeilijker het is om positieve resultaten te behalen.
Voordelen
In het beste geval heeft horizontale communicatie tal van voordelen:
- Verbeterde werktevredenheid: Medewerkers voelen zich meer gemotiveerd in een flexibele werkcultuur waar ze vrij zijn om met elkaar te communiceren over een project
- Kortere responstijden: Door rechtstreeks met de betrokken personen te communiceren, worden problemen aanzienlijk sneller opgelost
- Snellere besluitvorming: door minder managementlagen te doorlopen, kunt u sneller beslissingen nemen en problemen in realtime aanpakken
- Verbeterde communicatie: Laterale communicatie verbetert de werkrelaties en zorgt voor een vlottere samenwerking
- Minder miscommunicatie: Wanneer alle belanghebbenden open communiceren, wordt de kans op misverstanden aanzienlijk verkleind
Cons
De nadelen van horizontale communicatie ontstaan wanneer deze niet systematisch wordt toegepast of georganiseerd, wat tot het volgende leidt:
- Gebrek aan controle: managers en leidinggevenden hebben minder controle over beslissingen in een horizontale aanpak
- Grotere kans op conflicten: De kans op conflicten neemt toe wanneer de communicatie plaatsvindt tussen afdelingen op hetzelfde hiërarchische niveau
- Tijdverspilling: Als horizontale communicatie niet efficiënt wordt georganiseerd en bijgehouden, kan dit leiden tot meer tijdverlies bij kleine problemen
- Meer verwarring: Wanneer er meerdere communicatiekanalen moeten worden onderhouden, kan een medewerker dagelijks in de war raken
- Informatiesilo's: Er is niets dat garandeert dat alle relevante informatie met de belanghebbenden wordt gedeeld, wat kan leiden tot kennisverlies en het ontstaan van silo's
- Informele benadering: Horizontale communicatie is vaak informeel en voldoet in bepaalde gevallen mogelijk niet aan het bedrijfsbeleid
Hoe de uitdagingen te verminderen
De nadelen lijken zorgwekkend, maar er zijn eenvoudige maatregelen die u kunt nemen om de risico's van horizontale communicatie te beperken.
Houd managers en leidinggevenden op de hoogte
De beste manier om laterale communicatie te reguleren is door leidinggevenden op de hoogte te houden. Zo weet je zeker dat je leidinggevenden op de hoogte zijn van de status van taken en betrokken zijn bij de informatie-uitwisseling. Dit kan ook helpen in lastige situaties waarin je misschien een leidinggevende nodig hebt. Het stelt leidinggevenden ook in staat om rapportages over een project te maken en indien nodig te communiceren met andere teams.
Verminder het aantal e-mails door berichtenkanalen te gebruiken
Gecentraliseerde communicatiesoftware voorkomt communicatie-overload door de meeste e-mailcommunicatie te vervangen door realtime chats via berichtenplatforms. Dit is effectiever en bespaart tijd: mensen reageren doorgaans sneller op korte chatberichten dan op e-mails. Als u dus snel hulp nodig hebt van een SME over een concept, hoeft u niet te wachten op hun e-mailreactie. Berichten sturen is slimmer en sneller.
ClickUp Chat View biedt een gestroomlijnde oplossing voor uw communicatiebehoeften op de werkplek met geavanceerde functies zoals het toewijzen van opmerkingen en het taggen van mensen. Maak chatrooms voor specifieke projecten, teams of onderwerpen, zodat gesprekken overzichtelijk blijven en informatieoverload wordt voorkomen.
Bepaal uw beschikbare uren
Het is belangrijk om strikte werktijden aan te houden wanneer u voornamelijk vertrouwt op horizontale communicatie. Uw collega's kunnen denken dat u 24 uur per dag beschikbaar bent en u op ongebruikelijke tijdstippen benaderen met queries en verzoeken. Voorkom dat door duidelijke grenzen te stellen aan uw beschikbaarheid en een notificatieschema op te stellen, zodat u alleen berichten ontvangt tijdens werkuren.
De meeste berichtenplatforms hebben een functie 'niet storen' waarmee je notificaties elke dag gedurende een bepaalde periode kunt pauzeren. Gebruik deze functie en de opties voor dempen en stil voor een betere balans tussen werk en privé.
Stel communicatiedoelen
Je communicatiedoelen moeten SMART zijn:
- Specifiek
- Meetbaar
- Haalbaar
- Relevant
- Tijdgebonden
Gebruik ClickUp-doelen om duidelijke doelen voor uw communicatie te stellen, zodat u op koers blijft, taken op tijd voltooit en uw productiviteit optimaliseert. De grotere doelen kunnen eenvoudig worden opgesplitst in ClickUp-taken voor betere resultaten. Deze taken kunnen communicatiebehoeften benadrukken, zoals het maken van rapporten of het delen van updates met belanghebbenden.
Hiervoor zijn enkele weloverwogen strategieën nodig om de samenwerking in het algemeen te verbeteren.
Strategieën voor het verbeteren van horizontale communicatie
Gebruik een tool voor projectmanagement
Intelligente projectmanagementsoftware beschikt over meerdere communicatiekanalen voor samenwerking, zoals chat of instant messaging, documentatie, video-oproepen en inboxen. Het helpt u om communicatie via meerdere platforms onder één paraplu te brengen en automatiseert ook taken zoals herinneringen voor vergaderingen en notificaties bij afwezigheid.
Gebruik AI-aangedreven ClickUp om een totaaloplossing te vinden voor al uw communicatie- en samenwerkingsbehoeften op de werkplek.
Organiseer uw werk, chat met teamleden, wijs actiepunten toe aan teamgenoten, sluit links in en deel ze, deel documenten en verfijn uw boodschap met uitgebreide bewerkingsfuncties. Deze functies kunnen de communicatie binnen teams verbeteren voor een beter prestatiebeheer.
Benut de kracht van AI met ClickUp Brain om uw schriftelijke communicatie te verbeteren. ClickUp Brain kan automatisch lange documenten, e-mails of discussies binnen ClickUp-taken samenvatten. Dit kan collega's die in verschillende afdelingen werken helpen om snel de belangrijkste punten uit elkaars werk te begrijpen, waardoor het begrip en de werkstroom worden verbeterd.
Gebruik sjablonen voor communicatieplannen
Communicatiesjablonen zijn een solide bron voor het plannen van zakelijke interacties. Ze hebben aangepaste velden, weergaven en functies voor projectmanagement waarmee u gepersonaliseerde berichten kunt maken en gesprekken met belanghebbenden kunt coördineren.
Een communicatieplan helpt u om:
- Verbeter de kwaliteit van de communicatie
- Organiseer interacties op basis van organisatiedoelen, tijdlijnen en afdelingen
- Standaardiseer uw boodschap
- Focus op sleutelcijfers met snelle doorlooptijden
Sjablonen voor communicatieplannen kunnen een sleutelrol spelen bij het verbeteren van de samenwerking tussen teamleden. Een sjabloon helpt u een effectieve boodschap op te stellen door overbodige informatie weg te laten en uw doelgroep effectief te targeten.
Door aanpasbare sjablonen te gebruiken voor uw communicatieplan kunt u zich ook concentreren op de juiste doelgroepen en communicatiekanalen, nuttige CTA's maken, uw communicatiestrategie rond het bedrijf plannen en organiseren en uw stijl en toon consistent houden.
Verbeter de samenwerking en houd uw inspanningen bij met behulp van de ClickUp-sjabloon voor communicatie. Pas het abonnement aan uw specifieke bedrijfsbehoeften aan door aangepaste velden, statussen en weergaven toe te voegen. Functies zoals deadlines, taakopmerkingen, automatisering, AI en meer helpen u deze sjabloon effectief te gebruiken voor zowel interne als externe communicatie.
Pro-tip: Gebruik ClickUp Brain om je eigen unieke sjablonen voor vergaderagenda's of samenwerkingsabonnementen te maken
Werk samen met HR
De personeelsafdeling van uw bedrijf kan een nuttige bondgenoot zijn om horizontale communicatie te bevorderen. Zij kunnen verschillende afdelingen officieel aanmoedigen om meer met elkaar te communiceren, ideeën uit te wisselen, te innoveren, samen te werken en conflicten op een constructieve manier op te lossen.
Elk bedrijf heeft zijn eigen beleid voor het omgaan met communicatieproblemen, maar een paar standaardmaatregelen kunnen helpen om alles in alle organisatiestructuren soepel te laten verlopen:
- Standaard communicatiekanalen opzetten, zoals digitale platforms en regelmatige check-in vergaderingen
- Alle belanghebbenden aanmoedigen om vergaderingen en presentaties te houden en bij te wonen
- Contact opnemen met medewerkers om hun pijnpunten in kaart te brengen en maatregelen te nemen om deze aan te pakken
- Silo's analyseren en verwijderen door betere samenwerking
ClickUp-sjablonen voor HR en werving zijn ideaal voor het ondersteunen van laterale communicatie en het opbouwen van content voor meerdere scenario's, zoals rapporten, jaarlijkse doelen, sollicitatieformulieren, een bedrijfswiki, enzovoort.
Controleer de interne communicatie
Als u communicatie niet bijhoudt en analyseert, hoe kunt u dan achterhalen wat er misgaat en waarom?
Elke organisatie heeft baat bij interne audits. Deze moeten vooral gericht zijn op het identificeren van slecht presterende onderdelen van de werkstroom en het optimaliseren ervan voor betere resultaten. Regelmatige analyse en implementatie van feedback kunnen helpen om de productiviteit te maximaliseren en ineffectieve communicatiekanalen uit te bannen.
Ontwikkel een effectieve strategie voor horizontale communicatie
Communicatiestrategieën zijn in hoge mate aanpasbaar, afhankelijk van de eisen en doelen van uw organisatie.
Het opstellen van een effectieve horizontale communicatiestrategie heeft grote voordelen voor een werkplek, omdat het:
- Helpt bij een betere verdeling van kennis door het standaardiseren van geplande vergaderingen, nieuwsbrieven, prestatiebeoordelingen, enzovoort
- Helpt werknemers hun vaardigheden aan te scherpen en biedt hen de tools die ze nodig hebben om hun werk efficiënt uit te voeren
- Zorgt ervoor dat uw organisatie regelmatig de belangrijke KPI's haalt
- Stimuleert samenwerking bij het oplossen van problemen
- Vermindert het aantal lange en overbodige vergaderingen
- Bevordert de afstemming tussen verschillende afdelingen en teams op verschillende locaties en in verschillende tijdzones
Blink uit in horizontale communicatie met ClickUp
Nu u een goed beeld heeft van horizontale communicatie en hoe deze uw werkcultuur ten goede komt, is de volgende stap het kiezen van een geschikt samenwerkingsplatform voor uw organisatie. Het juiste platform versterkt alle voordelen van laterale communicatie, zoals transparantie, flexibiliteit, teamwork en productiviteit in interacties.
Het enige wat je nodig hebt is ClickUp om iedereen op dezelfde pagina te krijgen en communicatieproblemen te voorkomen. Doe mee en breng een revolutie teweeg in je werkdag door de samenwerking te verbeteren, de zichtbaarheid te vergroten, alledaagse taken te automatiseren en projecten altijd op tijd op te leveren.
Meld je gratis aan op het ClickUp-platform en ga binnen enkele seconden aan de slag met communicatie van de volgende generatie!